«Esta situación también nos permitió seguir dando capacitaciones y asesorías»: Entrevista con Jacobo Babines López, director del Archivo Histórico del Archivo General del Estado de Oaxaca

Hoy nos encontramos con Jacobo Babines López, quien es licenciado en Historia y cursó el Master universitario en Gestión Documental y Administración de Archivos en la Universidad Internacional de Andalucía, con más de veinte años de experiencia en el rescate, organización, conservación y organización del patrimonio documental de México, actualmente se desempeña como Director del Archivo Histórico del Archivo General del Estado de Oaxaca.

(Archivoz) ¿Qué es el Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO)?

El Archivo General del Estado de Oaxaca, es un órgano desconcentrado de la Secretaria General, con autonomía técnica, administrativa, operativa y de gestión, que tiene por objeto promover la organización de archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental del Estado de Oaxaca, con el fin de salvaguardar la memoria estatal a corto, mediano y largo plazo, así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas conforme a las disposiciones previstas en la Constitución Federal y Estatal, la leyes federales, la legislación local y demás disposiciones normativas aplicables a la materia de archivos.

(Archivoz) En años recientes, hubo una modificación importante, transitando de Archivo Histórico a Archivo General del Estado, ¿cuál considera ha sido el reto más importante en torno a esta transición?

En el 2017, se decretó la creación del Archivo General del Estado de Oaxaca, así como el traslado de todo su patrimonio documental a su nueva sede en Canteras, el mayor reto ha sido integrar a los usuarios e investigadores a la nueva normatividad existente, en cuanto a la consulta, los nuevos instrumentos de consulta, servicios de digitalización, horarios de atención, pero poco a poco hemos logrado que un mayor número de usuarios y servicios se vayan dando año con año.

(Archivoz) Caso contrario, ¿cuál considera ha sido el mayor beneficio?

El mayor beneficio, es que se organizó todo el material que constituye el Archivo Histórico, identificándose fondos, secciones y series documentales, años y números de cajas que conforman a cada fondo.

Además de la construcción de un edificio diseñado para el resguardo y conservación del patrimonio documental y no solo eso, sino que permitiera la interacción con el público en general, a través del parque del deporte, la sala de exposiciones, auditorio, talleres y bibliotecas, todo un conjunto arquitectónico de modernidad y majestuosidad.

(Archivoz) El AGEO tiene tres ejes rectores: el de la organización, el de la conservación y el de la difusión, ¿podría indicarnos cuáles son sus actividades más representativas en cada rubro?

El primer eje tiene que ver con la organización de los archivos de trámite, concentración e históricos, ya que de acuerdo con la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca, el Archivo General del Estado de Oaxaca, se vuelve eje rector de la organización de los archivos de los sujetos obligados, por lo cual se capacita, asesora y valoran los trabajos hechos por los sujetos obligados, en cuanto a sus instrumentos archivísticos (Cuadro General Archivístico, Catálogo de Disposición Documental, Inventarios generales y de baja documental). Actividades que realiza la Dirección de Clasificación de Archivos.

El segundo eje, corresponde a la Dirección de Archivo Histórico, con tres funciones principales: la primera, la recepción y resguardo de los Archivos Históricos que sean patrimonio documental del estado de Oaxaca, con la formulación y actualización de instrumentos de control y consulta de los fondos resguardados para que el público en general pueda consultarlos, la segunda, la estabilización, conservación y restauración del patrimonio documental en sus diversos formatos, que permita la preservación de los documentos históricos y por último, la reprografía digital del material que por la importancia de la información que contiene, requiera ser preservado en un formato digital, para que esto agilice su consulta y se pueda conservar para la posteridad.

En cuanto al tercer eje, responde a la difusión de todas las actividades que se realizan en los dos anteriores ejes, sirviendo de diferentes medios de comunicación, ya sean escritas, audio y video, a través de diferentes plataformas, periódicos, redes sociales (Facebook, Twitter) nuestra página oficial en internet, YouTube, etc. Además de realizar actividades culturales, para que nuestros usuarios puedan acceder a testimonios documentales, conservaciones en el archivo, conferencias, talleres, obras de teatro, etc.

(Archivoz) No podemos dejar de lado uno de los acontecimientos recientes más relevantes: la declaratoria de emergencia sanitaria generada por el virus SARS- COV2 (COVID – 19), misma que continúa vigente en nuestro país, ¿cómo afectó o modificó las dinámicas y actividades archivísticas del AGEO esta situación?

El Gobierno del Estado de Oaxaca, preocupado por el bienestar y salud de sus trabajadores, desde el inicio de emergencia sanitaria, decidió suspender las actividades presenciales en cada una de sus dependencias e instituciones, este fue el primer gran reto que tuvimos que enfrentar, idear formas hibridas para continuar con nuestras actividades institucionales, por lo que se ideo trabajar desde nuestras casas, y de las tareas que son imprescindibles de realizar en nuestro edificio, se organizan con antelación, además de llevar estrictamente nuestro protocolo de seguridad, para tener un entorno seguro dentro de las áreas de trabajo.

De igual importancia ha sido aprovechar la estancia en el hogar, para tomar cursos, talleres, webinars, realizados vía online, esto para que nuestro personal se actualice, capacite y se desarrolle profesionalmente y con estos elementos se pueda desarrollar mejor nuestras actividades y poder ofrecer un mejor servicio a nuestros usuarios.

Esta situación también nos permitió dentro de la Dirección de Clasificación de Archivos, seguir dando capacitaciones y asesorías a los sujetos obligados mediante las plataformas de Meet y Zoom, aumentando al 200 %, estas actividades, esto para que siguieran realizando sus instrumentos archivísticos (cuadro general de clasificación CGCA, catálogo de disposición documental CADIDO, inventarios generales y de baja documental).

Por la emergencia sanitaria, tuvimos que cerrar la sala de consulta, pero no dejamos de recibir las solicitudes de nuestros usuarios, a los cuales les remitimos un archivo con el listado de documentos que se localizaron de la información solicitada, y se les ofrece el servicio de digitalización de los mismos, para que puedan continuar con sus investigaciones, a la distancia.

Por último, hemos estado recibiendo otros archivos o colecciones, para su resguardo y conservación dentro de los repositorios del AGEO.

En el 2020, en el mes de noviembre recibimos la Colección de Manuel R. Palacios Luna, quien fue director de la estación de ferrocarriles de Oaxaca, su acervo data 1946 a 1960. En el mes de diciembre se hizo el traslado y recepción del Archivo Histórico Judicial de Oaxaca, que está conformado por 5872 cajas AG10 y que data de 1540 a 1969. En ese mismo mes se recibieron las Colecciones: Ferretería y Mercería el Gallo y Lic. Alfredo Castillo Gómez, conformados por 66 y 82 cajas AG12 respectivamente, y que datan de 1910 a 1970 y siglos XVIII y XX.

En este 2021, se recibió en el mes de febrero el Archivo del Sindicato de Trabajadores Ferrocarrileros de la República Mexicana, sección 22, conformado por 1571 expedientes. Y en este mes de marzo se trasladó el Archivo Histórico del Registro Civil, resguardado en 2544 cajas AG12, que data de 1861 a 1936.

De esta forma se han aumentado los archivos que se resguardan en el AGEO, los cuales estarán en proceso de organización, estabilización, digitalización y difusión. Estas tareas se harán en conjunto con la Fundación Alfredo Harp Helú, la Biblioteca de Investigaciones Juan de Córdoba, la Coordinación de Archivos Civiles y Eclesiásticos de Oaxaca, el Museo Infantil de Oaxaca y el Archivo General del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de Oaxaca.

(Archivoz) En relación con la pregunta anterior, y a casi un año de este acontecimiento, ¿se ha implementado o implementará algún plan de acción?

Desde septiembre del 2020, se implementó un protocolo de seguridad, el cual se lleva estrictamente con el personal, en el cual asientan todas las medidas  de sanidad, convivencia, para realizar nuestras actividades de forma presencial en las instalaciones del AGEO. Por ejemplo se ha decidido volver a las actividades presenciales dentro del archivo, en un formato de 14 x 14, guardando la sana distancia y llevando constantemente el equipo de protección para seguridad de nuestro personal.

Dado que hemos visto que es muy requerido el servicio de digitalización, también se ha decidido reforzar el Departamento de Reprografía, aumentando en número de personas que laboran en él, mejorar nuestros procedimientos, para mejorar nuestros servicios, y así poder contar con un amplio acervo digital, al cual puedan acceder nuestro usuarios.

(Archivoz) Respecto a la realidad que viven actualmente los archivos en el Estado de Oaxaca, ¿cuál considera es su principal desafío?

Que cada uno de los sujetos obligados del Estado, conforme su sistema institucional de archivos, contar con su coordinador de archivos, tener sus áreas de archivo de trámite, concentración e histórico, que se formulen y actualicen sus instrumentos archivísticos  (cuadro general de clasificación, catálogo de disposición documental, inventarios generales y de baja documental), llevar de una forma programada sus transferencias y bajas documentales. No todos los sujetos obligados llevan homogéneamente la implementación de sus sistemas institucionales, por lo que se requiere que todos instrumenten de forma coordinada su sistema institucional de archivos.

(Archivoz) ¿Qué podría recomendarles a aquellos estados que no han transitado o bien se encuentran en proceso de transición hacia sus Archivos Generales?

Lo medular es contar con su propia Ley de Archivo Estatal, que este alineada a la Ley General de Archivos, ya que es fundamental que todos sigamos el mismo modelo que se pretende con la implementación de Sistema Nacional de Archivos, y siendo los Archivos Generales los responsables de llevar a cabo la implementación de la ley local de archivos, esto de mano con la integración de su  Consejo Estatal de Archivos y de su Comité Técnico de Archivos.

Y considerando que cada Estado se viven diferentes realidades dentro de sus Archivos Generales, ellos mismos diagnosticaran cuáles son sus fortalezas y debilidades para la implementación de su Sistema Local de Archivos. Y de las experiencias que cada Archivo  General haya acumulado, se puedan compartir dentro de los trabajos que se realizan en el Consejo Nacional de Archivos.

(Archivoz) Finalmente, nuestros lectores no lo saben, pero el primer acercamiento para llevar a cabo esta entrevista, fue con la intención de difundir materiales de reciente publicación por parte del AGEO, ¿podría hablarnos un poco de estos?

Uno de los medios que hemos estando usando y experimentado, para la difusión de los materiales que se resguardan dentro del Archivo Histórico del AGEO, ha sido a través de la plataforma de ISSUU, donde hemos publicado dos trabajos digitales: Oaxaca festeja nuestra Independencia y Crimen y castigo, fotografía penitenciaria en el siglo XIX, el  primero de ellos contiene testimonios documentales relativos a los programas públicos: de los actos cívicos y festejos patrióticos en los municipios de Oaxaca de 1829 a 1947. El segundo contiene fotografías que datan de 1888 a 1891, de los reos de la cárcel pública estatal de Oaxaca, las cuales forman parte de los expedientes creados para la liberación de los presos, a través de la sentencia dictada por el Juzgado de lo Criminal o la Corte de Justicia, quienes remiten una copia al Alcaide de la Cárcel Pública, para ejecutar la sentencia.

Estas publicaciones han tenido una buena recepción, ya que han sido tienen 1007 impresiones y 703 lecturas, por lo cual este año vamos a realizar otras dos publicaciones, de los materiales que se resguardan en el archivo histórico.

Jacobo, agradecemos mucho la atención y el tiempo brindado, estamos seguros que nuestros lectores se acercarán a fin de conocer un poco más sobre este importante archivo, para ellos les pedimos consulten sus redes sociales.

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