En esta entrevista hablaremos sobre las auditorías. Un proceso esencial para garantizar la calidad de cualquier activad y que en la gestión documental documental y la administración de archivos, sin duda cumple una función que perdura en el tiempo. Para ello hemos invitado a Lizeth Abasolo Mora, quien desde su experiencia, conocimiento y formación nos contará sobre su importancia e implementación.

Bienvenida Lizeth y gracias por tu tiempo para esta entrevista. Ahora si, entramos en detalle.

(Archivoz) ¿Qué importancia tiene en la actualidad para las instituciones los procesos de auditoría?

(Lizeth Abasolo Mora) Si una institución requiere demostrar su transparencia y buena gestión administrativa deberá ser auditada y los resultados ser públicos. En este momento, todo es auditable.

Las auditorias nos permiten comprobar que el trabajo previo se ha realizado de la mejor manera. Cuando las auditorias resultan ser fiscales o contables toman un mayor grado de importancia ya que de los pre eliminares y observaciones en los resultados dependerá la asignación del recurso para ejercer en un próximo año; así que todo debe ser bien justificado, comprobado y sin manipular datos que son exactos.

Existen auditorías a nivel federal, estatal, internas y externas. Cada una tiene sus propias características, solicitudes y criterios a evaluar. El ser auditado nos permite demostrar la eficiencia de nuestros procesos, pero sobre todo que se ha trabajado de forma correcta respetando las legislaciones que intervienen en una buena administración.

Si las auditorias son con el objetivo de mejorar procesos, habrá que estar atentos a los estándares de calidad que las mismas auditorias solicitan, atender sus observaciones, modificar lo necesario en los proceso y mantener estos criterios con un bajo margen de error.

(Archivoz) ¿Cuál es el papel de la gestión documental en las instituciones públicas y privadas?

(LAM) De una buena gestión documental dependerá el tiempo de respuesta para las solitudes de información, ya sea de auditorías o de solicitudes externas o internas. Una adecuada gestión documental, permitirá formar y conservar la memoria de la misma institución, y con ello, la presencia social de ésta. No solo se limita a comprobar lo necesario o dar respuestas inmediatas, sino que, la gestión documental es fiel prueba de los procesos existentes, del desarrollo de actividades y del buen funcionamiento de la institución.

(Archivoz) ¿Qué aspectos de la gestión documental coadyuva al éxito en los procesos de auditoría?

(LAM) Buena organización, un sistema de búsqueda y recuperación que automatice el mayor número de pasos para el ahorro de tiempo, en la actualidad, la digitalización ha tomado una alta relevancia, ya que es considerada como un proceso indispensable para la eficiencia y eficacia en la gestión de datos en las organizaciones.

Pero para que este proceso de digitalización concluya exitosamente, hay que definir criterios específicos en los procesos administrativos y de organización, para que el resultado final cumpla con las expectativas de los usuarios que consultan los fondos documentales.

(Archivoz) ¿Qué competencias profesionales debe desarrollar el gestor documental que intervenga en procesos de auditoría en las organizaciones?

(LAM) Capacidad de organización del trabajo, la habilidad de optimizar los recursos humanos o materiales existentes para desarrollar las tareas con el máximo de eficacia y eficiencia. Capacidad de resolución de problemas y dar respuesta inmediata para formular soluciones que no estaban previstas en las tareas otorgadas. Capacidad de trabajar en equipo la habilidad para colaborar de manera coordinada para conseguir los objetivos propuestos. Sentido de organización en nuestra rama es básica para lograr mejores resultados, la iniciativa de cambio, pero sobre todo la innovación en cualquier ámbito desde lo técnico hasta lo tecnológico, ser proactivo e innovador.

(Archivoz) ¿Qué procesos de la gestión documental se consideran en las auditorías?

(LAM) Todos los procesos de la gestión documental se consideran en las auditorias, desde el nacimiento de un trámite y los elementos que van adquiriendo los documentos, sus particularidades, información, firmas, toda aquella característica que hace que un soporte cumpla con los requisitos de la diplomacia y su originalidad. Al finalizar su ciclo administrativo y su conservación precautoria. El tiempo de la reserva y el momento en que una auditoria reactiva los valores probatorios de los documentos para iniciar con la presentación de la información, respondiendo siempre a las necesidades demandadas por los auditores y sus representantes.

(Archivoz) ¿En qué fase de la auditoría se hace presente la gestión documental?

(LAM) En realidad, en las auditorias se preocupan más por como la información será presentada, independiente de los procesos de búsqueda y recuperación. En este momento la digitalización toma el auge de todo, la búsqueda y recuperación, el tipo de digitalización, la organización de la documentación y las nomenclaturas que tendrán las muestras solicitadas por los auditores, de ello dependerá el éxito en la evaluación.

La buena organización, facilitara la búsqueda y recuperación acortando el tiempo de entrega, que eso en tiempo de auditoria ayuda mucho, ya que aumenta la oportunidad de una revisión exhaustiva previa a la entrega.

(Archivoz) ¿Cuál es la función del gestor documental en las etapas de planeación, ejecución e informe de las auditorías?

(LAM) El gestor documental participa en todo momento de una autoría, cuando se dan a conocer las muestras solicitadas, los tiempos de entrega – recepción, la organización de recursos humanos, materiales y tecnológicos para lograr los objetivos en tiempo y forma. Poniendo a disposición la información para los auditores, si a los inspectores les surgen dudas respecto al orden interno de la documentación ó al acomodo de los elementos que forman los trámites; Se presentan oportunidades de guiar y acompañar a los mismos auditores en estas evaluaciones. El tiempo de espera de resultados, es un momento donde no se desactiva el trabajo, sino que se logran observar deficiencias o vacíos en los mismos procesos de la gestión mismos que deben ser corregidas de forma inmediata y en el momento de la presentación de los informes, es atender las observaciones, detectar el proceso que se debe adecuar, mejorar o implementar alguna actividad nueva, todo para que en próximas auditorias sean menos los elementos a corregir y con ello alcanzar una transparencia total en los procesos que se llevan a cabo.

Entrevista realizada por Luis Roberto Rivera Aguilera