Recientemente, saltaba la noticia (publicada en el Diario de Sevilla) sobre una empresa almeriense que había desarrollado un gestor documental para el tratamiento y la clasificación automática de documentos. Ante la interesante apuesta tecnológica, e intuyendo el enorme impacto que podría tener en la profesión el desarrollo de soluciones tecnológicas similares basadas en inteligencia artificial, decidimos entrevistar a su CEO, Arturo Ferreira, para conocer de primera mano su propuesta tecnológica y su opinión sobre el futuro profesional.
(Archivoz) Buenos días, Arturo, muchas gracias por dedicarnos unos minutos para esta entrevista en la que pretendemos conocer mejor el gestor documental que habéis desarrollado en iArchiva basado en inteligencia artificial. Antes de nada, ¿nos hablas un poco de ti? ¿Qué formación tienes y cómo empezaste a enfocar tu carrera profesional hacia la realización de proyectos de desarrollo de software en gestión documental?
(Arturo Ferreira) Siempre gracias a vosotros. Soy Ingeniero Técnico en Informática y empecé mi experiencia profesional muy temprano, con apenas 18 años. Cuando acabé mi carrera, me fui a Madrid a trabajar a Indra, donde al cabo de pocos años estuve dedicado a proyectos internacionales y finalmente a la gestión de contenidos con las primeras versiones de Sharepoint y CMS de Microsoft. Posteriormente dejé el tema de la gestión documental unos años en los que trabajé en Terra, Azertia y finalmente en Ibermática donde ya entre como Gerente de Cuentas. Esto ultimo me dio la capacidad de orientar el negocio hacia partes interesantes como era la gestión de contenidos digitales, transformación digital, ciudades digitales, etc., donde empecé a tener contacto con Alfresco, Nuxeo, Documentum, Filenet, etc.
Por el 2007 implantando, probablemente, uno de los primeros sistemas de transformación digital documental, recuerdo una formación en una empresa que cambió mi perspectiva para siempre. Una empleada de la empresa decía, con mucho criterio, que esto de los gestores documentales estaba muy bien, pero que ella en papel tenía su procedimiento de catalogación implementado y que era muy rápido y que ahora estaba anclada a la pantalla del ordenador sin posibilidad de cambiar el procedimiento del programa para cambiarlo y consecuentemente, el proceso iba a ser tan rápido y tan lento como nosotros mismos habíamos desarrollado. ¿Que sentido tenía aquello si no podría aplicar la inteligencia del ordenador al procedimiento en sí mismo para que no le preguntara obviedades. Aquello me dio que pensar, y tenía razón, así que me puse a ver el estado del arte respecto a la automatización en gestores documentales, y la sorpresa es que no había nada. Y de ahí surgió la idea de iArchiva. En el año 2010 me propuse desarrollar la tecnología y elaborar un proyecto piloto que permitiera ver si existía tecnología suficiente para hacer esto. En el año 2013 empezamos a hacer las primeras implantaciones para obtener el feedback de nuestros clientes y en el año 2016 nació iArchiva como el producto que conocemos hoy.
(Archivoz) ¿Cuándo viste la oportunidad de aplicar la inteligencia artificial a los procesos documentales complejos como la clasificación o la descripción de documentos?
(AF) Uno de los primeros problemas que nos encontramos en las primeras versiones de los pilotos desarrollados, era la rigidez del sistema. Necesitábamos tener capacidad de improvisación y de toma de decisiones ante situaciones y documentos nuevos aunque muy parecidos a otros que iArchiva si tenía la experiencia de tratar. Para esto decidimos implementar un sistema de inteligencia artificial que no solo fuera capaz de intuir que hacer con un documento en una situación desconocida, si no que además aprendiera de las pocas interacciones que realiza con los usuarios.
(Archivoz) ¿Cómo nació IArchiva y cómo funciona exactamente? ¿Cuál dirías que ha sido el mayor reto a la hora de desarrollar esta solución tecnológica?
(AF) iArchiva nació con la idea de automatizar por completo la gestión de un documento, desde su creación o llegada a la empresa pasando por su gestión y validación hasta su almacenamiento definitivo. Es decir, suprimir la gestión de los documentos por parte del personal. Para esto iArchiva analiza el contenido de los documentos y en base a su información es capaz de tomar decisiones por sí mismo respecto a las actividades que se deben realizar con ese documento.
Desde un punto de vista global, el reto ha sido entrar de lleno con tecnología tan innovadora en un entorno tan poco evolucionado desde un punto de vista tecnológico como la gestión documental. Esta claro que la tecnología siempre ha estado al alcance, pero en las empresas siempre ha existido, existe y existirá, una fuerte tendencia a la gestión de documentos en papel, ya sea por confianza del trabajador, como retrasos en algunas administraciones en su capacidad de gestión y recepción de documentos electrónicos.
Desde un punto de vista técnico, el aplicar tecnología capaz de tomar decisiones de una manera eficiente y sin equivocaciones ha sido uno de los grandes retos. Además, nosotros tomamos la decisión de hacer un análisis de documentos sin plantillas (no haciendo reconocimientos zonales) para que iArchiva pudiera ser mas polivalente y sobre todo independiente del formato del documento, dándole realmente importancia a su contenido. Esto conlleva la realización de un análisis sintáctico del documento y en muchas ocasiones aplicar la experiencia adquirida por el sistema en situaciones similares. Desde luego esto no sería posible si iArchiva no pudiera adaptarse a nuevas situaciones.
(Archivoz) Entendemos que la mejora en la velocidad de procesamiento y en el ahorro de costes debe ser muy importante, pero imaginamos que se cuenta con algún porcentaje de error en el tratamiento documental que hacéis. ¿Qué métodos utilizáis para solventar estos problemas?
(AF) Efectivamente, el ahorro de costes es muy importante, tanto que el retorno de inversión de iArchiva es inferior a 6 meses. En el caso de los errores, yo no los llamaría tal, iArchiva no tomará nunca una decisión incorrecta sobre un documento, pero puede ser que tenga dudas en que hacer con él. En ese caso se levanta una llamada al usuario para que despeje las dudas de la identificación del documento para que este pueda seguir su curso. iArchiva aprende de lo que hace el usuario y se adapta para que la proxima situación parecida en la que se vuelva a encontrar sea capaz de resolverla.
(Archivoz) ¿Habéis contado con documentalistas o archiveros a la hora de desarrollar el proyecto?
(AF) Al inicio del proyecto consultamos a distintos documentalistas para asesorarnos a la hora de ver el estado del arte y establecer las mejores practicas en la gestión de documentos. Desde el punto de vista electrónico, un documento no está sujeto a las limitaciones físicas de su ubicación, disponibilidad, etc., así que tuvimos que hacer nuestra propia metodología de trabajo adaptando las distintas metodologías disponibles que fueran «procesables» desde un punto de vista electrónico y que se pudieran enseñar a una inteligencia artificial.
(Archivoz) Con la proliferación de desarrollos basados en software libre, hace unos años hubo cierto auge en la implementación de soluciones de gestión documental. ¿Crees que en el futuro se extenderá el uso de estos sistemas basados en inteligencia artificial? ¿Ves posible el desarrollo estos sistemas en software libre?
(AF) Los gestores documentales que implantabamos hace 10-15 años no eran otra cosa que programas que permitían traspasar un procedimiento manual a su símil electrónico inmediato. Esto ha sido suficiente durante algunos años, aunque la gran mayoría de las empresas no tienen todavía un gestor documental en su organización, es por eso que creo que estas soluciones no acabaron de encajar en las organizaciones o ser entendidas por los usuarios.
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El software libre ha sido la clave para desarrollar esta tecnología y hacerla asequible para los distintos programas que utilizamos todos los días. Nosotros mismos utilizamos muchas tecnología de software libre. Otra cosa que vayamos a encontrar una solución completa «in the box» que se pueda implantar directamente en nuestra empresa. Desde luego, la inteligencia artificial terminará por estar en todo, ya que proporciona una capacidad de adaptación a situaciones nuevas que no lo tiene la tecnología tradicional. De hecho muchos de las mejores tecnologías de inteligencia artificial son de software libre.
(Archivoz) Otro punto interesante de vuestro proyecto es la posibilidad de explotación de los datos. ¿Qué aporta vuestra solución tecnológica en este aspecto en contraposición a otros tipos de software de gestión documental?
(AF) iArchiva está diseñado principalmente para se autónomo y no depender en la mayoría de los casos de un usuario. Además como he dicho antes, no trabajamos con plantillas que nos impediría flexibilizar el reconocimiento de un documento mas allá de su estructura. A diferencia de otros sistemas de gestión documental, esto nos da la capacidad de analizar la información contenida en la documentación mas allá de su estructura y formato. Esto nos permite la explotación de los datos y gestionar no solo los documentos existentes, si no que además predecir cuando un documento debería llegar o avisar al usuario si ese documento no ha llegado
(Archivoz) ¿Está preparada la administración pública para implementar este tipo de soluciones? ¿Os habéis encontrado con muchas reticencias?
(AF) La administración ha sido la gran impulsora de este tipo de soluciones. Desde que decidieran comunicarse con las empresas de manera electrónica se ha producido una evolución increíble de las soluciones de transformación digital. No obstante debido a la crisis, se produjeron dos grupos muy diferenciados. Los que lograron realizar su transformación digital porque empezaron pronto, y los que empezaron tarde y la dejaron a medias. Aunque existen diversas leyes que regulan la administración electrónica, debido al parón evolutivo que produjo la crisis, propició que algunas administraciones se quedaran sin presupuesto para finalizar sus proyectos de transformación digital.
El problema radica en que, con el ánimo de cumplir los objetivos impuestos en temas de procedimiento electrónico administrativo, los procedimientos se trasladaron, olvidándose de partes esenciales como la gestión de la documentación. ¿Qué sentido tiene un procedimiento administrativo electrónico si al final tengo que imprimirme los documentos? La documentación electrónica en muchos casos debe sobrevivir al software y al hardware, por lo que debemos definir sistemas de almacenamiento longevos y preparados para miles de millones de documentos. Desde un punto de vista estructural, esto es un reto en sí mismo. El trasladar únicamente los procedimientos de manera electrónica, olvidándonos de la longevidad y estructuras documentales en muchos casos después de algunos años de uso, está produciendo un abandono sistemático de su uso en algunas administraciones.
[bctt tweet=»¿Qué sentido tiene un procedimiento administrativo electrónico si al final tengo que imprimirme los documentos?»]
(Archivoz) Ya hemos comentado en otras entrevistas el impacto que tendrá en el empleo la normalización de proyectos basados en inteligencia artificial ¿Qué opinas sobre ello?
(AF) Efectivamente, la normalización conlleva una capacidad de interconexión entre sistemas desarrolladas por distintas personas y empresas, compartir información y la estandarización. La inteligencia artificial no deja de ser, hoy día, algo que a vista de muchos es de «laboratorio» y sin embargo está aquí para quedarse. De la misma forma que otras tecnologías han definido sus estándares como el «OpenHardware» que permitió la estandarización de los sensores y controladores de Arduino, o en la misma gestión documental electrónica que establecieron CMIS como estándar de interconexión entre ellos, PDF/A como estándar de archivo longevo.
La normalización siempre ha llevado a la explosión de la tecnología y su completa adaptabilidad y evolución y, por ende, supervivencia. En el futuro, al igual que la construcción de piezas o la ingeniería, transformaron profesiones como la arquitectura, la ingeniería civil o la informática, sufriendo una profunda transformación en su aplicación. Yo, que soy Ingeniero Informático, he visto como continuamente cambiaba mi profesión, y he pasado de programar ordenadores en ensamblador (binario) a los lenguajes de alto nivel que, debido a la estandarización, nos permiten desarrollar complejas tecnologías a una velocidad que hace 10 años parecía impensable.
