(Archivoz) Para comenzar, háblanos de cómo surgió el proyecto. ¿Qué necesidades se pretenden cubrir? ¿Cuáles fueron los referentes a la hora de abordar el diseño y contenido de la página web?
(Magdalena Merlos) Aranjuez es un referente de la historia y del patrimonio histórico artístico no sólo de España, sino a nivel mundial, como reconoció la UNESCO hace 20 años, al incluir el Paisaje Cultural de Aranjuez en la Lista de Patrimonio Mundial (la gente lo conoce por el nombre inexacto de Patrimonio de la Humanidad, pero es lo mismo).
Obviamente, el patrimonio documental municipal no queda al margen de estos valores. Es necesario hacer accesible y difundir a través de la web los contenidos del archivo del Ayuntamiento de Aranjuez. El archivo ha de salir a la ciudad y proyectarse al exterior. Una de las misiones de los archivos es precisamente esta difusión del patrimonio documental, no sólo para los investigadores, sino para todos los ciudadanos. En este sentido, la experiencia en este tipo de portales en la web de otros archiveros de la Comunidad de Madrid, compañeros del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, ha sido decisiva.
(Archivoz) ¿Cuánto tiempo se ha necesitado para llevarlo a cabo? ¿Cuáles han sido los recursos humanos y técnicos necesarios para desarrollarlo?
(M. M.) Aquí hay que diferenciar entre el portal del archivo y los materiales que se incorporan al portal. Entre el continente (el software) y el contenido (los documentos e instrumentos de descripción). El portal es resultado de la contratación de un servicio, un proceso que para su puesta en marcha puede llevar como máximo 6 meses. Lo cual no quiere decir que sea un trabajo de seis meses y que no tenga un antes y un después. Tal vez la tarea más complicada sea lograr de los concejales delegados el interés y la apuesta por el proyecto técnico que les presentamos y la habilitación presupuestaria para el mismo. Aquí puedo decir que me ha llevado cinco años lograrlo.
Otra cuestión es que hay que tener preparados documentos digitalizados, bases de datos, realizar tareas de selección, lo cual es un trabajo de fondo, iniciado muchos años antes de la puesta en marcha del portal y que no tiene final. En este trabajo hay que contar con la plantilla del archivo que no siempre está dotada con un mínimo de personal, siendo imprescindible un profesional archivero y un auxiliar de archivo. Del mismo modo, la continuidad del proyecto requiere de esta dotación de recursos humanos y presupuestaria. El portal, como cualquier proyecto, requiere de un mantenimiento, que se adapte a las demandas de los ciudadanos a lo largo del tiempo.
(Archivoz) Vuestra web intenta ser una herramienta participativa con los usuarios. En apartados como en “Participa” donde se pueden enviar las fotos particulares o comentar las imágenes de archivo con el fin de ofrecer una mayor contextualización de los documentos, o también por medio de vuestras redes sociales. ¿Cómo se gestiona este feedback de los usuarios por parte del Archivo Municipal?
(M. M.) La gestión de la opinión y participación de los ciudadanos se realiza mediante el personal de archivo. En ocasiones el ciudadano actúa por propia iniciativa, pero es el menor porcentaje de los casos. Se hace necesario, como decía, que el archivo salga al encuentro del ciudadano, que le invite a participar, le estimule. Es esencial para nosotros, archiveros, saber diferenciar entre investigador y ciudadano curioso e interesado por conocer el lugar en el que reside. Son dos perfiles de destinatarios que han de ser atendidos en sus diferentes necesidades.
(Archivoz) En el apartado denominado “Patrimonio” se encuentran las memorias de proyectos de intervención en el Patrimonio cultural de la localidad, así como un recorrido monumental por los hitos de Aranjuez. ¿Se tiene pensado integrar este material en la información turística que se le ofrece a los visitantes?
(M. M.) Me resulta muy curiosa la pregunta, pues algo que es de sentido común no estaba implementado, ello debido a las carencias de comunicación entre áreas como la de turismo, cultura, medioambiente, urbanismo, a la inexistencia de un área específica de patrimonio histórico y a la práctica de no recurrir a personal cualificado especializado a la hora de crear contenidos, optándose en numerosos casos por la colaboración gratuita de bienintencionados aficionados.
En este sentido, creo que ha sido decisivo que nuestra tarea en la institución municipal no sea exclusivamente la de archivera, sino también la de responsable técnico del Área de Patrimonio Histórico, que se concibe desde la transversalidad y que ha tenido en cuenta el valor del archivo. Se venía detectando la disparidad de contenidos (algunos erróneos), ausencia de criterios jerárquicos de discriminación de información principal y secundaria, carencias en el manejo y asimilación del concepto de Paisaje Cultural y de la inscripción de Aranjuez en la Lista de Patrimonio Mundial.
La estrategia, obvia en verdad, era tan sencilla como unificar los contenidos y ahora emplearlos en todas las ventanas del municipio de Aranjuez: web municipal, web de turismo, folletos, programas. El proyecto que en estos días iniciamos de señalética física y móvil, exige como base informativa esos mismos contenidos. El objetivo es que los contenidos que se transmiten al ciudadano, al visitante, al turista, estén unificados y sostenidos en investigaciones de carácter científico y académico de contrastada veracidad. Es esencial que la investigación sea realizada por profesionales formados en el método y en el rigor y que la misma sea la base de la difusión del patrimonio. Es precisamente una de las labores en las que más se está insistiendo sobre los distintos departamentos del Ayuntamiento de Aranjuez.
(Archivoz) Háblanos sobre la parte dedicada a la “Difusión”. Reúne las exposiciones, galerías, líneas temporales, mapas interactivos y Aranjuez en el NODO. Se entiende que lo que se puede ver en este apartado es la parte de exhibición, de publicitación y contextualización de los fondos que custodia el archivo. ¿Con qué criterios se van elaborado estos contenidos? ¿Son contenidos exclusivamente elaborados por el Archivo? ¿Van destinados a una tipología específica de usuarios? ¿Podrías explicarnos en qué consiste el apartado retrofotografías?
(M. M.)Estos contenidos se realizan mediante una cuidada selección que garantiza que lo que se sube al portal es de acceso libre. Partimos de una definición que no siempre se comprende. Los documentos del archivo son públicos (pues emanan de una institución pública) pero ello no es sinónimo de acceso libre. Hay documentos públicos restringidos que no se pueden consultar sin una acreditación de parte interesada, documentos que ni mucho menos se pueden difundir.
Por ejemplo, el fondo fotográfico nunca se subirá al completo, pues hay imágenes cuya difusión podrían vulnerar los derechos de protección de datos de carácter personal.
Igual sucede con los padrones de habitantes, son de acceso restringido y sólo se difunden aquellos que garantizan que no hay ningún superviviente cuyos datos se exponen. Por esa razón no se suben series como los expedientes de quintas, reconocimientos médicos, etc., los planos de una vivienda particular, una variedad de series documentales cuyo contenido es especialmente sensible. Este criterio ya estaba presente en la misma selección de los documentos susceptibles de ser digitalizados.
Por otra parte, los temas de las líneas temporales, las galerías, las exposiciones subrayan las peculiaridades patrimoniales culturales del municipio, como pueden ser los Amotinados Mayores, (un reconocimiento institucional de gran tradición), hitos de nuestro patrimonio histórico, vistas a vuelo de pájaro, Fiestas del Motín (de interés turístico internacional). Los contenidos se elaboran en el archivo, con documentos del archivo.
Ello no impide que en ocasiones se vincule a documentos de otras instituciones., como es el caso del NODO. En estos casos no difundimos de modo directo, sino a través de los links que remiten a la web de la institución que los custodia. Pero el trabajo de búsqueda y selección, aunque no sea de documentos del archivo municipal, sí que lo asumimos desde el archivo.
Las retrofotografías son un viaje al pasado, desde nuestro fondo fotográfico hasta el presente, de imágenes actuales de lugares y rincones del municipio.
Todos estos contenidos van dirigidos al público en general, y con esto hablo -aunque parezca una paradoja- de una tipología muy específica: aquellos ciudadanos que no tienen intereses de investigación pero que sí les gusta conocer los aspectos culturales del municipio en que residen. La misión del archivo no es sólo atender a estudiosos, también salir hacia los ciudadanos. En este sentido es una acción proactiva. Partimos de una certeza, la de fomentar la valoración entre los vecinos y ciudadanos de nuestro patrimonio, el Paisaje Cultural de Aranjuez, reconocido como Patrimonio Mundial por la UNESCO desde 2001. Conocer el patrimonio es fundamental para cuidarlo, protegerlo, disfrutarlo, difundirlo, para fomentar el sentido de pertenencia comunitario.
(Archivoz) Se trata de un proyecto novedoso en cuanto a la difusión de archivos municipales se refiere. ¿Qué reacción estáis teniendo por parte de los usuarios? ¿Pensáis que esta herramienta acercará a otro tipo de públicos no tan familiarizados con el archivo?
(M. M.) Los usuarios habituales han encontrado una herramienta más inmediata para los documentos de mayor consulta, motivo por lo que se inició la digitalización de determinadas series y no otras. Pero como expresaba, está claro que el archivo llega a un público más amplio. La prueba es que el Facebook desde hace más de un año, ha llegado al número máximo de seguidores permitidos, 5000. La conexión entre el portal y las redes sociales es esencial en esa tarea de difusión.
Asimismo, existe una labor que no siempre trasciende, una tarea de presencia del archivo municipal en foros académicos e institucionales fuera del municipio que permiten difundir nuestra ciudad. Para ello se han creado los apartados de «Publicaciones» y el de «Proyección exterior».
(Archivoz) ¿De qué parte de la web te encuentras más satisfecha con los resultados?
(M. M.) De la presentación de los libros de actas del Pleno Municipal. No éramos conscientes en el Archivo de Aranjuez de que teníamos un instrumento de descripción de más de 50.000 registros, un vaciado de las actas de los plenos municipales de acuerdo por acuerdo, sesión tras sesión. Cuando planteamos la accesibilidad mediante buscador que remitiese a cada acuerdo fue cuando descubrimos que este trabajo no tenía precedentes en otros centros de archivo. Nos lo tuvieron que contar.
Obviamente, se trata de una labor de años. Pero en su día, esta base de datos surgió de una necesidad detectada por el archivo: las actas de plenos eran la serie más demandada tanto por los ciudadanos en general, los investigadores en particular, como por las oficinas municipales, en el desarrollo de su gestión administrativa diaria. Este ingente volumen de registros, que exige la asociación de cada uno a una imagen del documento, hace que aún no esté implementado al completo en el portal, tarea que se está realizando de modo progresivo.
(Archivoz) ¿Cuáles son los principales problemas a los que os habéis enfrentado al realizar este proyecto?
Bueno, problemas al realizar y al avanzar… Por un lado, la falta de personal para realizar un seguimiento más profundo de cada uno de los pasos, y también para elaborar contenidos con mayor frecuencia (el blog del archivo, por ejemplo); por otro, la gestión presupuestaria, tanto para la contratación del servicio como para su mantenimiento, que garantice la continuidad del proyecto. Es una cuestión de voluntad política. En estos casos se trasciende el ámbito de la dirección técnica del archivo y las decisiones quedan en manos de los equipos de gobierno. Es muy importante que como técnicos transmitamos las bondades de una actividad o proyecto, pero claro, en última instancia es imprescindible que el receptor político tenga la sensibilidad necesaria para apoyar las propuestas que como directores del servicio elevamos (el portal no es la única); sensibilidad que es la necesaria para atender a las demandas de dotación de personal suficiente y cualificado o de espacios adecuados de custodia.
(Archivoz) Para acabar, me gustaría que nos hablaras sobre el futuro de la web del Archivo Municipal de Aranjuez. ¿Cuáles son los aspectos que te gustaría mejorar o añadir a largo plazo?
(M. M.) La web tiene vocación de ir creciendo en contenido y destinatarios. Más contenidos, para completar secciones ya digitalizadas (patrimonio municipal, elecciones, registro general). También se está trabajando en la firma de un convenio para difundir una colección particular de fotografía a través del portal. A corto plazo se iniciará la gestión del fondo documental y el acceso a la misma vía intranet para las oficinas municipales, para que accedan directamente disminuyendo tiempos, a la información que necesitan para su gestión diaria. Y por supuesto, hacer un seguimiento, pulir, rematar…, con la consciencia de que siempre todo puede hacerse mejor y que el portal del Archivo Municipal de Aranjuez no puede ser estático, sino en continua evolución.
Imagen cedida por el Archivoz Municipal de Aranjuez.
Magdalena Merlos Romero
Directora del Archivo Municipal de Aranjuez
