Archivoz tuvo el privilegio de entrevistar a Marilín Isis Molina López, Directora de Comunicación Institucional de la Universidad de La Habana, quien en su etapa de formación profesional trabajo como Especialista en Comunicación del Archivo Nacional de la República de Cuba (ARNAC) (2013-2017). Marilín se recuerda por sus aportes al fortalecimiento de la imagen de la institución, a partir del trabajo realizado en el diseño e implementación de la Estrategia de comunicación (2014-2017); por el asesoramiento para el rediseño de la identidad visual, la interfaz web y la señalética del ARNAC; la implantación del Manual de Identidad Visual del Archivo y el diseño e implementación de la Campaña de comunicación por los 175 años de fundada la entidad (noviembre 2014-enero 2015). Además, es autora de artículos científicos relacionados con la comunicación institucional, la imagen y reputación corporativas, así como las estrategias de comunicación para la difusión archivística. Docente en temáticas como la planeación estratégica en comunicación, las relaciones públicas, la gestión de comunicación empresarial y la comunicación en instituciones de Archivo, entre otras. Por estas razones dialogamos:
(Archivoz) En 2013 empieza tu labor en el Archivo Nacional de la República de Cuba en la esfera de comunicación, cómo caracterizas esa experiencia en tu vida profesional.
(Marilín Isis Molina López) Fue una experiencia novedosa y muy enriquecedora para mí. Por primera vez me acercaba al mundo fascinante de los archivos. Antes había investigado y propuesto estrategias de comunicación para empresas e instituciones varias; pero gestionar la comunicación institucional en un archivo histórico marcó mi vida profesional y mi visión sobre este tipo de organización. Introducirme en sus dinámicas diarias, conocer sobre sus diferentes áreas, sobre la labor de los archiveros e investigadores me motivó a buscar, desde las ciencias de la comunicación, soluciones a su invisibilidad, su menosprecio, su imagen de decadencia. Es así como desde el Grupo de comunicación del Archivo Nacional comencé a desarrollar, junto a mis compañeras, una gestión de comunicación institucional consecuente con las necesidades que presentaba entonces la entidad.
(Archivoz) A pesar del poco tiempo laborado en esta institución tus aportaciones científicas a la actividad fueron muchas ¿Cuál consideras tu contribución a los procesos comunicativos en el Archivo Nacional?
(MIML) Bueno, no diría que fueron muchos aportes; pero sí considero que se inició un camino hacia una comunicación institucional integrada, no limitada a la promoción, sino concebida para su gestión desde las formas de comunicación interna, externa y de mercadotecnia, con objetivos de imagen y la concepción de un estrecho vínculo con la difusión archivística.
Debo resaltar, además, que los logros en este sentido fueron resultado del trabajo en equipo. No solo por la laboriosidad que caracterizó al Grupo de Comunicación en aquel periodo por la Dirección General, los investigadores, archiveros y todas las áreas que colaboraron con la actividad de comunicación.
Gracias a todo eso se realizó un diagnóstico de comunicación interna y externa, de cuyos resultados se derivó la Política de Comunicación y toda una planeación estratégica en este sentido que contempló: estrategia de comunicación (2014-2017), planes operacionales anuales, jornadas, destacándose la campaña comunicacional realizada por el 175 aniversario del Archivo Nacional. La misma se celebró con la mayor cantidad de actividades concentradas en el periodo comprendido desde noviembre de 2014 hasta enero de 2015, aunque se estuvieron realizando acciones conmemorativas durante todo el año 2015. Acciones que se evaluaban con sistematicidad y que alcanzaron un impacto significativo en los públicos de interés y en la sociedad de forma general.
En el contexto de estas celebraciones se realizaron numerosas actividades que mostraron ese nexo indisoluble entre la comunicación y la difusión archivística: exposiciones documentales, jornadas de puertas abiertas, concursos, talleres y asambleas internas para el reconocimiento a trabajadores. Se diseñó un identificador visual para la campaña y de ello se derivaron una serie de aplicaciones para diferentes medios y soportes. Se realizaron productos promocionales, comerciales y audiovisuales. Fue especial ese año la participación en la Feria Internacional del Libro de La Habana Cuba, entre otras acciones que contribuyeron a fortalecer la imagen de esta institución en el imaginario colectivo, a la vez que contribuyeron a la educación y la sensibilización de los públicos sobre la importancia de preservar el patrimonio documental, que no solo es una responsabilidad de los archiveros y de estas instituciones, sino que todos somos responsables de que perdure en el tiempo nuestra identidad y cultura. Fue gratificante realmente.
Por otra parte, tuve el honor de formar parte del claustro del Diplomado en Gestión Documental, para impartir el tema sobre la Comunicación Institucional para los archivos históricos. Es algo que siempre agradeceré al Archivo Nacional, a su Dirección General y a su Comité Académico, pues la docencia es muy importante para mí y el hecho de hacerlo para este público tan especial como son los administradores y especialistas de los archivos, fue y es un reto que disfruto cada vez que me encuentro frente a un nuevo grupo. Siento que aporto a ese necesario empeño de hacer más visible la labor que realizan; de ofrecer herramientas para que los públicos se sensibilicen más con la preservación del patrimonio documental; que se conozca más la riqueza contenida en las instituciones de archivo y se le otorgue el merecido reconocimiento a quienes celosamente custodian los fondos documentales de la nación, que contienen información invaluable para la administración, la ciencia, la política, la cultura, la educación y cada una de las esferas de la sociedad.
En esencia creo que el aporte desde lo comunicacional ofrecido a la institución, estuvo dado, sobre todo, por esa necesaria vinculación teórico-práctica de la difusión archivística y la comunicación institucional. Se comenzó entonces a trazar un camino que es el que en la actualidad se continúa perfeccionando.
(Archivoz) ¿Crees que la Comunicación como ciencia puede contribuir a la preservación del patrimonio documental? Y ¿Crees que la Archivística como ciencia aporta algo a la comunicación?
(MIML) Desde luego que mi respuesta es sí para ambas interrogantes. Jesús Martín-Barbero, destacado comunicólogo recientemente fallecido, dijo que “la comunicación es hoy un lugar estratégico desde donde pensar la sociedad” y considero que para los archivos del siglo XXI la comunicación y la gestión consciente y profesional de la misma, constituye un imperativo para cumplir exitosamente su misión ante la sociedad en la que están enclavados y a la que se deben.
La comunicación es una de las actividades más antiguas y útiles, pues enriquece la vida del ser humano al mediar entre este y los diferentes procesos sociales a los que se enfrenta. Es una expresión genuina de la civilización y encuentra como escenario, todos los espacios en los que dos o más individuos intercambian mensajes basados en ideas, sentimientos, emociones, conocimientos e información. Es por ello que la comunicación está presente en la familia, la comunidad, la escuela, las empresas e instituciones y también a nivel global, es decir, en la sociedad. Comunicación se deriva de la raíz latina comunis, que significa poner en común, compartir, se tiene o se vive algo en común.
En el caso de las instituciones de archivo ¿cómo aunar esfuerzos de archiveros y especialistas con usuarios y la sociedad en general, para preservar el patrimonio documental de una comunidad, una provincia o un país? Respuestas puede haber disímiles y me atrevo a aseverar que, en ninguna de las posibles, dejarían de estar acciones comunicativas. Y es que poner en común este patrimonio, conlleva compartir las mejores formas de custodiarlo, organizarlo, conservarlo y difundirlo.
La labor de estas instituciones, sin embargo, para hacer valer esa identidad de la que son portadoras, no se limita solo a la preservación de estos bienes, sino que requieren concienciar a la ciudadanía de la importancia del patrimonio para el país y la necesidad de que todos tengan parte en su cuidado, a fin de que perdure para futuras generaciones. Ello supone la implementación de acciones de comunicación y difusión para educar a los públicos de interés y al pueblo en esta noble tarea.
Entre los nuevos campos del saber en las ciencias de la comunicación en el presente siglo se encuentran la comunicación organizacional, la producción editorial, editoración o editorialización, la comunicación pública, la comunicación digital, las relaciones públicas y el diseño, entre otros. Esta interdisciplinariedad se debe manifestar en el funcionamiento de las instituciones de archivo, las que deben contar con una planeación estratégica en comunicación consecuente con la estrategia organizativa de la entidad y el contexto en el que esta realiza su actividad.
Por su parte, según afirma la destacada investigadora cubana Mayra Mena (2008), “la archivística reúne el conjunto de conocimientos que el hombre ha desarrollado sobre la naturaleza y las características de los documentos y de los archivos, y se encarga de todo el trabajo que es necesario realizar para conocerlos y tratarlos a cabalidad.”
En este sentido, al igual que la comunicación, la archivística tiene como centro la actividad del ser humano. Precisamente el registro de esa actividad a través de fuentes documentales es evidencia de la práctica social, es decir, de las comunicaciones personales e institucionales de los individuos (correspondencia, documentos familiares, administrativos, jurídicos y de índoles diversas). Gracias a esos documentos (también fotográficos, fonográficos, cinematográficos; los mapas y otros materiales cartográficos; partituras originales o impresas; ediciones de interés especial y grabaciones sonoras; los objetos de interés numismático y filatélico, incluidos los sellos fiscales y otros análogos, sueltos o en colecciones), fuentes primarias del conocimiento histórico, las instituciones científicas, culturales y educativas pueden comunicar a la sociedad los valores identitarios de la nación.
La información contenida en los acervos documentales y todo el tratamiento archivístico del que es objeto, propicia la producción social comunicativa de la que habla el eminente comunicólogo Manuel Martín Serrano. Dicha información es destinada al conjunto de la comunidad, una vez que ha sido procesada debidamente por los archivos, puede ser difundida por instituciones especializadas en la producción de comunicación pública. Tal es el caso de los medios masivos y las editoriales, facilitadoras o mediadoras en la distribución y uso de la misma. De ahí que la información emanada de los archivos constituya materia prima y sólida base para la realización de productos comunicativos varios (audiovisuales, libros, visitas y exposiciones virtuales, aplicaciones para teléfonos móviles, entre otros).
La difusión archivística es una actividad inherente a las instituciones de archivo y consiste esencialmente en desarrollar acciones que desde el nivel estratégico se conciban para el mutuo acercamiento entre estas y la sociedad, apuntando no solo hacia los usuarios tradicionales (investigadores), sino también hacia los nuevos usuarios (docentes, estudiantes de los diferentes niveles escolares, comunidad y población en general). Ello implica la difusión y divulgación de la labor de los archivos, de los fondos documentales que custodian y del valor de estos para la administración, la cultura, la ciencia, la educación, la identidad y la preservación de la memoria histórica de los pueblos. Su aplicación requiere adaptarse a los actuales escenarios, donde las nuevas tecnologías constituyen una fortaleza para acercar el conocimiento a los diferentes públicos y concienciarlos a la vez, para juntos salvaguardar el patrimonio documental.
En tal sentido, algunas de las actividades de difusión que realizan los archivos son las jornadas de puertas abiertas, exposiciones documentales, concursos, talleres y conferencias, cursos de habilitación y de postgrado, presentación de resultados de investigaciones a través de libros, revistas, catálogos y multimedias, charlas educativas y tertulias, eventos científicos, así como la reproducción de documentos como material didáctico, promocional y comercial.
Estas y otras actividades son coordinadas, organizadas y llevadas a la práctica por diferentes especialistas. Ello requiere de una comunicación efectiva en el interior de los archivos, controlada por la administración y planificada e implementada por profesionales de la comunicación. El esfuerzo común estará orientado, además, hacia un vínculo externo favorable, que potencie la relación que estas entidades sean capaces de desarrollar con sus usuarios y público en general.
Por eso y por muchas otras razones que se pudieran abordar, las ciencias de la comunicación y la archivística poseen una relación innegable. Se requiere, por tanto, realizar estudios en torno a este nexo, que permita profundizar en el mismo y generar propuestas a favor de la preservación del patrimonio documental y de la memoria histórica.
(Archivoz) Cuánto crees que aportó a tu desarrollo profesional y en las nuevas funciones que desarrollas, tu paso por el Archivo Nacional.
(MIML) Haber trabajado en esa institución me aportó y me aporta mucho aún en mi desempeño profesional. El ARNAC significa una escuela para mí, una escuela que revisito en innumerables ocasiones y no me refiero solo a hacerlo físicamente, está presente en mi día a día. Desde la forma en que organizo mis archivos personales y mis archivos de trabajo; la manera en que considero debe funcionar el archivo de gestión de la Dirección que represento, para un mejor uso de la información y en función de la memoria histórica mi organización; hasta el valor que como investigadora y lectora o usuaria de información, le otorgo a las obras que se sustentan en fuentes documentales históricas.
Siempre tengo presente como docente, como investigadora y desde cualquier función que realice, que para desempeñar esos roles y responsabilidades es imprescindible conocer quiénes somos, de dónde venimos y hacia dónde vamos; no solo para actuar en consecuencia con ello, también para dejar a las futuras generaciones el legado necesario para construir la sociedad que requiera su tiempo, su época. Y esa herencia está en el patrimonio que seamos capaces de crear, preservar y difundir en la actualidad, en el momento histórico concreto que nos ha tocado vivir.
(Archivoz) Sinceramente muchas gracias por sus aportaciones y su tiempo. Felicidades en sus nuevas misiones y que la buena nueva de los Archiveros siempre la acompañe.
