Biblionova è una cooperativa di servizi per biblioteche, archivi e centri di documentazione che a maggio dello scorso anno ha festeggiato 40 anni di attività.

(Archivoz) Quando e perché nasce Biblionova?

(Marta De Paolis) Biblionova nasce a Roma il 31 maggio 1978, quando 19 soci firmano l’atto costitutivo di una cooperativa “avente per oggetto l’espletamento di ogni tipo di servizi, inteso anche in senso organizzativo, promozionale e di consulenza, in biblioteche e archivi, mostre e comunque centri culturali pubblici e privati, nonché l’aggiornamento e la formazione nel quadro di una politica di promozione dell’occupazione giovanile”. La legge 285 del 1977 sull’occupazione giovanile, incentivava infatti la creazione di cooperative di servizi, anche in ambito culturale.

(Archivoz) Perché la formula di una cooperativa? Ha senso ancora adesso?

(MP) Oltre alle agevolazioni offerte dalla citata legge 285 del 1977 sull’occupazione giovanile, tutti coloro che sono stati soci della Biblionova hanno sempre aderito realmente ai principi del sistema cooperativo: mutualità, solidarietà, democrazia, dimostrando negli anni che tale sistema può essere valido e funzionare non solo in via generale e di principio, ma anche come modello e metodo di lavoro.

Oggi la cooperativa ha un significato diverso ma sempre attuale e, se possibile, ancora più importante. Lavorare insieme, condividere, cooperare è indispensabile per ottimizzare le risorse e la tecnologia ci fornisce ottimi strumenti per il lavoro collaborativo. Oggi fare rete, è un’attitudine naturale, spontanea e questo è perfettamente in linea con la nostra società.

(Archivoz) Che tipo di servizi offre Biblionova?

(MP) Biblionova nei suoi 40 anni di attività ha seguito la sua vocazione iniziale: offrire servizi per le biblioteche. La catalogazione è sempre stato il nostro punto di forza: i nostri soci sono esperti in questo settore, aggiornati sugli standard e le regole nazionali e internazionali, hanno catalogato utilizzando quasi tutti i software di gestione esistenti e trattato qualsiasi tipo di documento.

D’altra parte Biblionova è sempre stata in grado di rinnovarsi e stare al passo con i cambiamenti: dalla nascita del Servizio Bibliotecario Nazionale, alla costituzione al proprio interno del Settore Archivi, dalla digitalizzazione alla documentazione e alla gestione dei flussi documentali. Il Settore Formazione, nato nel 1989, ha anche supportato i soci e collaboratori e si è conquistato un posto importante per qualità nel mondo della formazione professionale.

(Archivoz) A chi si rivolge? Tipologia di clienti/utenti

(MP) Ci rivolgiamo a tutti coloro che abbiano bisogno di organizzare e gestire i propri documenti, intesi come entità fisiche o digitali in cui sono registrate informazioni, a prescindere dal supporto utilizzato per contenerle.

Lavoriamo con biblioteche e archivi di enti pubblici e privati, di grandi e piccole dimensioni. In 40 anni di attività, abbiamo instaurato con i nostri clienti un rapporto di fiducia basato sull’ascolto delle loro esigenze e sulla personalizzazione dei servizi.

(Archivoz) Come vede il futuro delle biblioteche?

(MP) Domanda difficile. Volendo uscire dal discorso che tutti conosciamo delle difficoltà economiche e della scarsità di fondi, preferisco pensare ai bisogni quotidiani che avranno le biblioteche nei prossimi anni e a come una cooperativa come la nostra può continuare a rispondere ad essi. Le biblioteche del futuro saranno sempre più “aperte”, già lo sono in molti casi. Il servizio all’utenza quindi sarà centrale e andrà risolto con risorse adeguate (di tempo e di personale). Bisognerà incrementare la “connettività” dei servizi, utilizzando strumenti di comunicazione e di lavoro meno tradizionali e più diffusi nella società dei social media. Cambierà, è già cambiato, il significato di “conservazione” del documento, e forse bisognerà ripensare l’opportunità stessa della conservazione. La biblioteca dovrà occuparsi soprattutto di disseminazione e gestione di “dati”, centrale sarà anche la funzione di orientamento e selezione dell’informazione.

Da contraltare a questo lavoro di mediazione tra dati e utenti, che avverrà in modo prevalentemente virtuale, ci saranno ancora materiali cartacei da amministrare e poche risorse a questo destinate: problemi di spazio, revisione delle raccolte da fare, procedure di scarto da applicare, donazioni da gestire. La carta occuperà sempre un ruolo importante nella biblioteca, ma sarà utilizzata soprattutto per la lettura di svago: penso agli scaffali aperti delle biblioteche pubbliche e agli scaffali delle sale ragazzi.

(Archivoz) C’è più lavoro adesso negli archivi che nelle biblioteche?

(MP) Per la nostra esperienza fortunatamente c’è lavoro sia nelle biblioteche che negli archivi. Certo, è necessario seguire i cambiamenti dei settori, interpretare e intercettare la domanda, acquisire nuove competenze e restare costantemente aggiornati. Per questo la nostra cooperativa ha dato da sempre un grande spazio alla formazione e all’aggiornamento professionale dei propri soci.

Voi siete molto conosciuti per i vostri servizi nel settore delle biblioteche. Negli ultimi anni state lavorando molto anche per gli archivi. Che importanza ha questo settore all’interno delle vostre attività (e come mai vi state concentrando su questo)?
Siamo nati come cooperativa di bibliotecari e, nel tempo, le biblioteche sono rimaste il nostro ambito di intervento privilegiato.

Tuttavia, nel 1997 abbiamo creato un Settore Archivi e quindi la nostra esperienza nel mondo degli archivi è comunque ventennale. Attualmente stiamo lavorando all’espansione di questo settore. Riteniamo che nei prossimi anni aumenterà la richiesta, già forte, di privati che abbiano bisogno di organizzare i propri archivi correnti e di gestire la propria documentazione. Proprio in questi mesi stiamo portando a termine un ampio percorso di formazione sulla gestione dei flussi documentali che ci permetterà di estendere i nostri servizi oltre i tradizionali ambiti di intervento sugli archivi storici e di deposito.

(Archivoz) L’ambito culturale di cui voi vi occupate è tradizionalmente legato al settore pubblico. Che esperienza avete, dal vostro osservatorio, delle esigenze e delle richieste dei privati e delle aziende nei confronti dei servizi che voi offrite?

(MP) Nel corso di 40 anni di attività Biblionova ha realizzato un modello virtuoso di partnership tra pubblico e privato che nel nostro paese, soprattutto nel settore de beni culturali, non sempre è idilliaco. Quando il settore degli appalti pubblici si è assottigliato in maniera consistente ed è finito il tempo delle grandi commesse, ci siamo rivolti con maggiore attenzione ai committenti privati adattandoci, come sempre, alle esigenze del mercato. Questo ha portato ad un maggior lavoro nel reperimento delle commesse, bilanciato da una minore burocratizzazione e una maggiore agilità operativa.

Per quanto riguarda le esigenze, il cliente privato spesso non dispone di professionisti specializzati (bibliotecari o archivisti), per cui ci richiede spesso, oltre alla catalogazione o schedatura del patrimonio documentario, la gestione completa del servizio, a partire dalla consulenza in fase di ideazione e progettazione. Inoltre il cliente privato può aver bisogno di gestire contemporaneamente biblioteca, archivio e centro di documentazione, coinvolgendo più professionalità e servizi diversi, integrati all’interno dello stesso ente.

Il cliente privato, rispetto al tradizionale cliente pubblico, nella nostra esperienza, ha bisogno di maggiore consulenza e di progettualità ad ampio respiro.

Qualità del servizio e cura del cliente hanno comunque sempre contraddistinto il nostro rapporto con qualsiasi tipo di committenza.

(Archivoz) Sfide per il futuro

(MP) Ne abbiamo più di una: prima di tutto continuare ad essere una cooperativa di riferimento per le biblioteche e gli archivi del territorio, mantenendo i nostri standard qualitativi nei servizi e nella formazione professionale; poi ci piacerebbe esplorare nuove frontiere e conquistare nuovi clienti, uscendo fuori dal mondo delle biblioteche e degli archivi: molti sono i soggetti potenziali che hanno bisogno di organizzare e gestire informazioni, documenti, dati, soggetti potenziali che non rientrano nel circuito tradizionale della gestione documentale. Altro obiettivo, in parte già raggiunto, è lavorare sempre più in progetti di più ampio respiro e aprirci alla partnership con altre società per la dematerializzazione dei documenti in campo archivistico.

Infine più che una sfida un desiderio: lo scorso anno a maggio abbiamo festeggiato i 40 anni della Biblionova circondati da colleghi-amici. Il desiderio è festeggiare i nostri 50 anni allo stesso modo, consapevoli della nostra professionalità, contenti di creare lavoro per giovani bibliotecari e archivisti con il sostegno dei soci più esperti ai quali va tutto il mio più sincero grazie!