Archivoz ha l’onore di intervistare Raffaella Vincenti che dal 2016 occupa la carica di Segretario Generale e Responsabile dell’Ufficio presso la Biblioteca Apostolica Vaticana, nomina confermata quest’anno dal Santo Padre. Raffaella ha avuto una carriera brillante da quando si è laureata nel 1994 in Storia della Lingua Italiana (con Luca Serianni) presso La Sapienza di Roma, per proseguire con la specializzazione presso la Scuola Speciale per Archivisti e Bibliotecari alla Sapienza, con una tesi in Informatica per archivi e biblioteche. È stata la prima donna a diventare membro del Consiglio della Biblioteca e dal 2010 insegna Bibliografia e Reference presso la Scuola Vaticana di Biblioteconomia. Data la ripercussione mediatica della sua nomina, abbiamo considerato che ai nostri lettori sarebbe piaciuto conoscere più da vicino questa grande professionale del mondo delle biblioteche.

(Archivoz) Ringraziamo la Dottoressa Vincenti per accedere a collaborare con la nostra rivista. Dottoressa, lo scorso 12 giugno il Vaticano in un comunicato stampa annunciava “il Papa ha nominato capo ufficio presso la Biblioteca Apostolica Vaticana la dottoressa Raffaella Vincenti, segretario della medesima istituzione.” Questa notizia è diventata subito virale al considerarsi un segnale d’apertura, come d’altronde già annunciato da Papa Francesco nella mesa del 1 gennaio 2020, in linea con la necessità di coinvolgere più donne nella presa di decisioni nelle istituzione vaticane.

(RV) Devo confessare che alla notizia è stato dato un risalto mediatico forse eccessivo, perché in realtà, nel mio caso, è stata confermata una carica di cui sono stata già investita nel 2016 da parte di S.E.R. il Card. Parolin, dopo che i miei Superiori in Biblioteca hanno deciso di affidarmi la Segreteria, ma diverse agenzie di stampa hanno enfatizzato la nomina, probabilmente perché è stata resa pubblica insieme a quella, molto più rilevante, di Antonella Sciarrone Alibrandi come membro del Consiglio direttivo dell’Aif.

Sono comunque gratissima al Santo Padre per questa conferma di cui mi ha voluta onorare ufficialmente; papa Francesco ha senza dubbio una grande sensibilità verso la professionalità femminile nello svolgimento delle attività della Santa Sede, ma credo sia altrettanto doveroso far presente che la scelta di inserirmi a capo di un ufficio della Biblioteca è stata operata inizialmente dai Prefetti della Vaticana, prima Raffaele Farina, ora Cardinale, poi Mons. Cesare Pasini, Prefetto attuale, che mi hanno affidato, rispettivamente, la responsabilità della Sezione Accessioni nel 2007 e quella della Segreteria già nel 2012, prima ancora della nomina del Card. Parolin. Entrambi, e prima di loro P. Leonard Boyle, che mi permise, con il mio primo contratto di collaborazione, di lavorare in Biblioteca, hanno sempre operato, nella scelta delle persone a cui affidare i vari incarichi, riconoscendone le competenze indipendentemente dal genere di appartenenza.

Premesso questo, la Biblioteca in effetti testimonia un’ampia presenza femminile in ruoli di responsabilità, in parallelo con una più generale distribuzione degli incarichi apicali delle istituzioni vaticani alle donne.

(Archivoz) Quale è stato il suo percorso professionale dentro le istituzione vaticane? Quali sono le sue funzioni attuali come Segretario Generale della Biblioteca Apostolica Vaticana?

(RV) Come anticipavo nella risposta precedente, sono arrivata in Biblioteca nel 2007, chiamata dall’allora Prefetto Farina (poi Cardinale Bibliotecario e Archivista di Santa Romana Chiesa dal 2007 al 2012), a capo della Sezione Accessioni, l’ufficio che in Vaticana si occupa dell’acquisizione di libri a stampa.

La mia formazione è umanistica: laurea in Storia della Lingua italiana e, successivamente, diploma presso la Scuola Speciale per Archivisti e Bibliotecari, sempre alla Sapienza di Roma; ho anche conseguito i diplomi in Paleografia greca e in Archivistica presso l’Archivio Apostolico Vaticano e quello di Biblioteconomia presso la Scuola Vaticana di Biblioteconomia.

Il mio percorso lavorativo, data la mia formazione, è stato fin da subito fortemente orientato verso le biblioteche e gli archivi: dopo gli esordi proprio in Biblioteca Vaticana nella prima metà degli anni ’90, ho prestato servizio, tra l’altro, in biblioteche di diverse realtà accademiche (British School at Rome, Ecole Française de Rome, Pontificia Università Lateranense, rete URBS – Unione Romana Biblioteche Scientifiche) o presso archivi o centri di documentazione di istituzioni italiane (RAI, ISTAT, Banca di Roma).

Una volta entrata in Vaticana e dopo alcuni anni alla guida della Sezione Accessioni, nel 2012 il Prefetto Mons. Pasini mi ha affidato la Segreteria, che comprende diverse attività di coordinamento, prevalentemente in congiunzione con la Prefettura, di cui in sostanza è parte integrante: gestione delle attività generali di segreteria di Prefettura, Vice Prefettura e Ufficio del Cardinale, incluso anche l’Ufficio Ammissioni, che accoglie gli studiosi e ne gestisce gli accessi nelle Sale; gestione ordinaria del personale; conduzione delle attività legate all’Ufficio Riproduzioni e Diritti; coordinamento delle attività generali di comunicazione della Biblioteca verso l’esterno, inclusa la gestione degli account ufficiali Twitter (in italiano e inglese) e la verifica dei contenuti veicolati dal sito della Biblioteca.

(Archivoz) Quale è la sua opinione personale sulla tendenza aperturista del papa Francesco nel senso di aprire alle donne la possibilità di acceso a posti di lavoro normalmente riservati agli uomini?

(RV) Trovo che la questione meriterebbe di esser posta in termini più generali, abbracciando una trasversalità nel riconoscimento delle competenze e delle conoscenze che travalichi il genere. Sono felice che per le donne si parli sempre più di accesso a posti tradizionalmente riservati agli uomini, ma riterrò che il processo sarà veramente compiuto quando queste notizie non saranno più lette con meraviglia, quando non saranno più considerate eccezionali: a quel punto probabilmente si potrà veramente affrontare il discorso al di fuori del genere e focalizzandosi, come mi pare più giusto, sull’importanza della professionalità tout court. Il Santo Padre ha spesso parlato del “genio” femminile, ricordando le caratteristiche per cui le donne meritano maggior attenzione e responsabilità nello svolgimento delle attività professionali, ma il contesto della Biblioteca, forse anche per la connotazione culturale che la distingue fortemente dalle altre realtà vaticane, ha fatto sua questa attenzione già durante il pontificato di papa Benedetto XVI, che ha nominato alcune mie colleghe a capo di importanti uffici: una di loro era Barbara Jatta, cui poi è stata affidata la Direzione dei Musei Vaticani.

Ma in realtà, da tempo diverse donne in Biblioteca occupano ruoli di responsabilità e con la loro fine competenza arricchiscono enormemente la vita istituzionale e l’insieme delle relazioni e dei processi che, concretamente, si traducono nel servizio offerto agli studiosi. Giusto per limitarmi alla provenienza da paesi di lingua ispanica, non posso non menzionare, con una punta di orgoglio, la collega (e amica) Ángela Nuñez Gaitán, responsabile del Laboratorio di Restauro della Biblioteca. Il settore a lei affidato è stato, per lunga tradizione, ambiente tipicamente maschile. Ángela ha raccolto un’eredità importante, quella delle preziose e insostituibili attività manuali che si sono tramandate di generazione in generazione nel Laboratorio, per coniugarla sapientemente con la sua profonda conoscenza della teoria del restauro moderno e, soprattutto, delle tecnologie che ne permettono l’evoluzione finalizzata alla tutela dei materiali e, contemporaneamente, al rispetto della loro natura di manufatti storici.

(Archivoz) La Biblioteca Vaticana ha dato negli ultimi anni una forte spinta alla digitalizzazione dei suoi fondi manoscritti. Quali sono i progetti in questo senso in un prossimo futuro?

(RV) Al momento siamo ancora molto concentrati sulla prosecuzione della digitalizzazione che, tuttavia, negli anni si è arricchita di microprogetti collaterali che, in effetti, ne hanno aumentato i confini concettuali. Giusto per limitarmi a qualche esempio: dalla semplice riproduzione digitale dei manoscritti sono scaturiti lavori di integrazione con i metadati e di ampliamento delle prospettive di studio collaborativo grazie agli standard di interoperatività come il IIIF, oltre allo studio delle tecnologie più adeguate per la visualizzazione ottimale di elementi altrimenti poco visibili a occhio nudo o per il trattamento digitale di materiali particolarmente delicati, o alle attività a favore della standardizzazione nel campo dei beni culturali dei formati per la conservazione a lungo termine come il FITS. Numerose istituzioni accademiche di rilevanza internazionale ci accompagnano in questi percorsi, spesso sperimentali o pionieristici che, si può dire, costituiscono le nostre prospettive future di ricerca.

(Archivoz) Come ha vissuto e vive la Biblioteca Vaticana le conseguenze del COVID – 19? La Biblioteca Vaticana è una delle istituzioni che per prima ha aperto le sue porte ai ricercatori, rispettando sempre le norme di sicurezza ed igiene necessarie. Come valuta questo sforzo, molto apprezzato dalla comunità scientifica?

(RV) Inizialmente abbiamo trasferito in remoto i processi lavorativi per poter portare avanti le attività ordinarie; non è stato sempre facile, ma abbiamo intrapreso un lavoro consistente di collaborazione serrata fra i vari reparti per garantire anche a distanza la prosecuzione dei servizi che non potevano subire pause o rallentamenti. Successivamente, quando il livello di emergenza è sceso e si è potuto prevedere di aprire la Biblioteca in sicurezza e tornare alle attività ordinarie, abbiamo intrapreso una ricognizione preliminare per valutare i rischi e le limitazioni che gli ambienti ponevano e ci siamo confrontati con il sistema sanitario interno perché ci guidasse nelle scelte ottimali. Una volta appurato che, fatte salve le necessità di distanziamento e rispetto delle norme igieniche, era possibile riprendere con le nostre attività per permettere agli studiosi di completare l’anno accademico in Biblioteca, abbiamo aperto anche le Sale. È stato un grosso impegno ma siamo stati premiati dalla gratitudine degli studiosi, che restano il nostro focus istituzionale.

(Archivoz) Che tipologia di utente consulta ed accede attualmente ai fondi della Biblioteca Vaticana? Per la acquisizione di nuovi fondi bibliografici  che criteri si seguono attualmente?

(RV) I nostri studiosi sono soprattutto accademici o specialisti nelle discipline umanistiche; la Biblioteca è aperta, per desiderio dei pontefici che nel corso del tempo, a partire da Niccolò V in poi, si sono succeduti alla guida della Chiesa, a tutti, senza distinzione di razza, religione o credo politico. Tuttavia, conservando un patrimonio particolarmente delicato e prezioso che abbiamo il dovere di trasmettere alle generazioni future, l’accesso alle collezioni è inevitabilmente disciplinato dalla finalità e specializzazione di studio, che costituisce il criterio distintivo per il rilascio della tessera. Naturalmente accogliamo anche laureati e laureandi, se il lavoro di cui si occupano prevede la consultazione dei nostri materiali. In generale cerchiamo di bilanciare sempre i due aspetti della consultazione e della conservazione, per cui invitiamo gli studiosi, se possibile, a procedere prima con l’analisi delle copie digitali e, successivamente, ad accedere agli originali (a meno che le loro condizioni non siano tali da impedirne la consultazione).

I fondi manoscritti e quelli di materiali particolari come le stampe, le fotografie e il patrimonio numismatico, sono raccolte storiche che sostanzialmente, fatti salvi i casi, abbastanza rari, di donazioni o acquisizioni particolari, non sono regolarmente alimentate; i fondi a stampa (o il loro corrispettivo elettronico) sono invece aperti all’acquisizione, costituendo la linfa vitale delle attività di ricerca accademica e, per questo, esiste un apposito ufficio (di cui ho curato la gestione, come dicevo, dal 2007 al 2012), all’interno del Dipartimento degli Stampati, che ne cura l’acquisizione tramite acquisto, dono o scambio. I criteri sono sostanzialmente legati alla congruenza con le discipline rappresentate dalle collezioni della Biblioteca, e un gruppo di persone esperte delle varie materie, all’interno del nostro staff, assiste la Responsabile dell’ufficio nella selezione dei titoli, fruendo anche delle varie soluzioni offerte dai fornitori più organizzati, che spesso realizzano profili specifici per ciascuna biblioteca così da offrire una scelta di titoli efficace.

(Archivoz) Per ultimo, potrebbe illustrarci i progetti per il futuro in generale della Biblioteca Vaticana?

(RV) Ho già accennato sopra alle attività che corrono parallele alla digitalizzazione e che probabilmente costituiranno il centro tematico dei nostri interessi di sviluppo e ricerca per il futuro. Aggiungo che ogni iniziativa richiede uno sforzo costante per garantire che fondi adeguati ne permettano la copertura economica: i collaboratori, ma anche le attività di indagine e le strumentazioni, necessitano, com’è giusto, di una disponibilità economica che vada oltre il presente o il futuro immediato. Un apposito ufficio, di Promozione e Sviluppo, cura questo specifico aspetto ed è guidato, anch’esso, da una donna. A lei la Prefettura affida indicazioni perché entri in contatto con le realtà più adeguate a sostenerci, non solo economicamente, ma anche con il giusto spirito e la corretta inclinazione di intenti.

Entrevista realizada por Marta Pavón Ramírez y Víctor Villapalos

Biblionova è una cooperativa di servizi per biblioteche, archivi e centri di documentazione che a maggio dello scorso anno ha festeggiato 40 anni di attività.

(Archivoz) Quando e perché nasce Biblionova?

(Marta De Paolis) Biblionova nasce a Roma il 31 maggio 1978, quando 19 soci firmano l’atto costitutivo di una cooperativa “avente per oggetto l’espletamento di ogni tipo di servizi, inteso anche in senso organizzativo, promozionale e di consulenza, in biblioteche e archivi, mostre e comunque centri culturali pubblici e privati, nonché l’aggiornamento e la formazione nel quadro di una politica di promozione dell’occupazione giovanile”. La legge 285 del 1977 sull’occupazione giovanile, incentivava infatti la creazione di cooperative di servizi, anche in ambito culturale.

(Archivoz) Perché la formula di una cooperativa? Ha senso ancora adesso?

(MP) Oltre alle agevolazioni offerte dalla citata legge 285 del 1977 sull’occupazione giovanile, tutti coloro che sono stati soci della Biblionova hanno sempre aderito realmente ai principi del sistema cooperativo: mutualità, solidarietà, democrazia, dimostrando negli anni che tale sistema può essere valido e funzionare non solo in via generale e di principio, ma anche come modello e metodo di lavoro.

Oggi la cooperativa ha un significato diverso ma sempre attuale e, se possibile, ancora più importante. Lavorare insieme, condividere, cooperare è indispensabile per ottimizzare le risorse e la tecnologia ci fornisce ottimi strumenti per il lavoro collaborativo. Oggi fare rete, è un’attitudine naturale, spontanea e questo è perfettamente in linea con la nostra società.

(Archivoz) Che tipo di servizi offre Biblionova?

(MP) Biblionova nei suoi 40 anni di attività ha seguito la sua vocazione iniziale: offrire servizi per le biblioteche. La catalogazione è sempre stato il nostro punto di forza: i nostri soci sono esperti in questo settore, aggiornati sugli standard e le regole nazionali e internazionali, hanno catalogato utilizzando quasi tutti i software di gestione esistenti e trattato qualsiasi tipo di documento.

D’altra parte Biblionova è sempre stata in grado di rinnovarsi e stare al passo con i cambiamenti: dalla nascita del Servizio Bibliotecario Nazionale, alla costituzione al proprio interno del Settore Archivi, dalla digitalizzazione alla documentazione e alla gestione dei flussi documentali. Il Settore Formazione, nato nel 1989, ha anche supportato i soci e collaboratori e si è conquistato un posto importante per qualità nel mondo della formazione professionale.

(Archivoz) A chi si rivolge? Tipologia di clienti/utenti

(MP) Ci rivolgiamo a tutti coloro che abbiano bisogno di organizzare e gestire i propri documenti, intesi come entità fisiche o digitali in cui sono registrate informazioni, a prescindere dal supporto utilizzato per contenerle.

Lavoriamo con biblioteche e archivi di enti pubblici e privati, di grandi e piccole dimensioni. In 40 anni di attività, abbiamo instaurato con i nostri clienti un rapporto di fiducia basato sull’ascolto delle loro esigenze e sulla personalizzazione dei servizi.

(Archivoz) Come vede il futuro delle biblioteche?

(MP) Domanda difficile. Volendo uscire dal discorso che tutti conosciamo delle difficoltà economiche e della scarsità di fondi, preferisco pensare ai bisogni quotidiani che avranno le biblioteche nei prossimi anni e a come una cooperativa come la nostra può continuare a rispondere ad essi. Le biblioteche del futuro saranno sempre più “aperte”, già lo sono in molti casi. Il servizio all’utenza quindi sarà centrale e andrà risolto con risorse adeguate (di tempo e di personale). Bisognerà incrementare la “connettività” dei servizi, utilizzando strumenti di comunicazione e di lavoro meno tradizionali e più diffusi nella società dei social media. Cambierà, è già cambiato, il significato di “conservazione” del documento, e forse bisognerà ripensare l’opportunità stessa della conservazione. La biblioteca dovrà occuparsi soprattutto di disseminazione e gestione di “dati”, centrale sarà anche la funzione di orientamento e selezione dell’informazione.

Da contraltare a questo lavoro di mediazione tra dati e utenti, che avverrà in modo prevalentemente virtuale, ci saranno ancora materiali cartacei da amministrare e poche risorse a questo destinate: problemi di spazio, revisione delle raccolte da fare, procedure di scarto da applicare, donazioni da gestire. La carta occuperà sempre un ruolo importante nella biblioteca, ma sarà utilizzata soprattutto per la lettura di svago: penso agli scaffali aperti delle biblioteche pubbliche e agli scaffali delle sale ragazzi.

(Archivoz) C’è più lavoro adesso negli archivi che nelle biblioteche?

(MP) Per la nostra esperienza fortunatamente c’è lavoro sia nelle biblioteche che negli archivi. Certo, è necessario seguire i cambiamenti dei settori, interpretare e intercettare la domanda, acquisire nuove competenze e restare costantemente aggiornati. Per questo la nostra cooperativa ha dato da sempre un grande spazio alla formazione e all’aggiornamento professionale dei propri soci.

Voi siete molto conosciuti per i vostri servizi nel settore delle biblioteche. Negli ultimi anni state lavorando molto anche per gli archivi. Che importanza ha questo settore all’interno delle vostre attività (e come mai vi state concentrando su questo)?
Siamo nati come cooperativa di bibliotecari e, nel tempo, le biblioteche sono rimaste il nostro ambito di intervento privilegiato.

Tuttavia, nel 1997 abbiamo creato un Settore Archivi e quindi la nostra esperienza nel mondo degli archivi è comunque ventennale. Attualmente stiamo lavorando all’espansione di questo settore. Riteniamo che nei prossimi anni aumenterà la richiesta, già forte, di privati che abbiano bisogno di organizzare i propri archivi correnti e di gestire la propria documentazione. Proprio in questi mesi stiamo portando a termine un ampio percorso di formazione sulla gestione dei flussi documentali che ci permetterà di estendere i nostri servizi oltre i tradizionali ambiti di intervento sugli archivi storici e di deposito.

(Archivoz) L’ambito culturale di cui voi vi occupate è tradizionalmente legato al settore pubblico. Che esperienza avete, dal vostro osservatorio, delle esigenze e delle richieste dei privati e delle aziende nei confronti dei servizi che voi offrite?

(MP) Nel corso di 40 anni di attività Biblionova ha realizzato un modello virtuoso di partnership tra pubblico e privato che nel nostro paese, soprattutto nel settore de beni culturali, non sempre è idilliaco. Quando il settore degli appalti pubblici si è assottigliato in maniera consistente ed è finito il tempo delle grandi commesse, ci siamo rivolti con maggiore attenzione ai committenti privati adattandoci, come sempre, alle esigenze del mercato. Questo ha portato ad un maggior lavoro nel reperimento delle commesse, bilanciato da una minore burocratizzazione e una maggiore agilità operativa.

Per quanto riguarda le esigenze, il cliente privato spesso non dispone di professionisti specializzati (bibliotecari o archivisti), per cui ci richiede spesso, oltre alla catalogazione o schedatura del patrimonio documentario, la gestione completa del servizio, a partire dalla consulenza in fase di ideazione e progettazione. Inoltre il cliente privato può aver bisogno di gestire contemporaneamente biblioteca, archivio e centro di documentazione, coinvolgendo più professionalità e servizi diversi, integrati all’interno dello stesso ente.

Il cliente privato, rispetto al tradizionale cliente pubblico, nella nostra esperienza, ha bisogno di maggiore consulenza e di progettualità ad ampio respiro.

Qualità del servizio e cura del cliente hanno comunque sempre contraddistinto il nostro rapporto con qualsiasi tipo di committenza.

(Archivoz) Sfide per il futuro

(MP) Ne abbiamo più di una: prima di tutto continuare ad essere una cooperativa di riferimento per le biblioteche e gli archivi del territorio, mantenendo i nostri standard qualitativi nei servizi e nella formazione professionale; poi ci piacerebbe esplorare nuove frontiere e conquistare nuovi clienti, uscendo fuori dal mondo delle biblioteche e degli archivi: molti sono i soggetti potenziali che hanno bisogno di organizzare e gestire informazioni, documenti, dati, soggetti potenziali che non rientrano nel circuito tradizionale della gestione documentale. Altro obiettivo, in parte già raggiunto, è lavorare sempre più in progetti di più ampio respiro e aprirci alla partnership con altre società per la dematerializzazione dei documenti in campo archivistico.

Infine più che una sfida un desiderio: lo scorso anno a maggio abbiamo festeggiato i 40 anni della Biblionova circondati da colleghi-amici. Il desiderio è festeggiare i nostri 50 anni allo stesso modo, consapevoli della nostra professionalità, contenti di creare lavoro per giovani bibliotecari e archivisti con il sostegno dei soci più esperti ai quali va tutto il mio più sincero grazie!