Proyectos de interés

Artículos o entrevistas sobre proyectos en el ámbito de los archivos y de la gestión documental

«Al no haber un estándar de catalogación es más complicado el trabajo, pero eso es parte de la dificultad que queremos salvar con el proyecto»: Entrevista a los investigadores e investigadoras del Proyecto Silknow

Silknow es un proyecto de investigación internacional financiado por la Comisión Europea, dedicado a resaltar la importancia del patrimonio de la seda para Europa como espacio de intercambio cultural, económico y lingüístico a través de la conservación, comprensión y divulgación del patrimonio cultural europeo relacionado con los textiles de seda entre los siglo XV y XIX. Y cuenta con la colaboración de instituciones como el Instituto Cervantes, la Organización Mundial del Turismo, el Victoria and Albert Museum (Reino Unido), Patrimonio Nacional (España), Centre des Monuments Nationaux (Francia) y The Getty Research Institute (EE. UU.).

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«Eran tweets que servirían como gran testimonio de todo lo que se había callado e ignorado sobre violaciones y violencia de género»: Entrevista a Aniol Maria, Técnico de Archivo (2ª parte)

Continuamos con la segunda parte de la entrevista Aniol María, técnico de Archivo en el Departamento de Políticas Digitales y Administración Pública de la Generalitat de Catalunya. Esta vez, nos habla sobre los modelos de transparencia de las Administraciones Públicas y de uno de los proyectos más interesantes en los que ha colaborado, como el proyecto #Cuéntalo.

También has trabajado en grupos de trabajo para la transparencia y datos abiertos desarrollando un modelo de transparencia para auditar la información de instituciones públicas ¿Cómo se crea un modelo de transparencia? ¿Lo aplican las instituciones o las Administraciones Públicas?

(AM) Un Modelo de transparencia  se crea dedicando muchas horas, días, semanas, a recopilar todos los estándares nacionales e internacionales, y todas las normas técnicas disponibles sobre transparencia y datos abiertos. Haciendo un compendio y determinando unos indicadores con su puntuación relacionada entre ellos, para que la mejora según el modelo siga un proceso progresivo que ayude a incorporar e integrar en profundidad la gestión documental dentro de esas instituciones públicas que se verán beneficiadas por un mayor cumplimiento en transparencia.

Personalmente esperaba que fuera difícil de aplicar por exigencias de nivel técnico que integramos, de hecho debía ser un reto si queríamos aproximarnos a la excelencia. Estábamos viendo que otros modelos conseguían puntuar en valores tan altos las instituciones que era difícil determinar el grado de exigencia o de trabajo interno de esas instituciones. Y casos paradójicos que algunas instituciones aprobaron esos modelos con notas excelentes en transparencia, pero en cambio saltaban alarmas de “mala gestión” y era difícil entonces explicar esa disparidad.

Con nuestro modelo sacar una nota media aprobada exige tener temas básicos, todo siempre dentro de leyes y estándares internacionales, muy claros y definidos. Y premia esas instituciones que apuestan por estas exigencias y creen en ellas, como base para ofrecer unos niveles de transparencia y datos abiertos exigibles en la sociedad en que vivimos. Podemos decir que por ahora quien se ha propuesto el reto de nuestra auditoría ha conseguido cumplir, y cuando ven y les explicas el nivel al que están, les reconforta saber que todo lo que habían invertido vale la pena y los resultados salen.

Si tuviera que valorar del 1 al 10 el nivel de transparencia en la Administración Pública en España, ¿cuál sería la puntuación?

(AM) No hemos evaluado a nivel de Administración Pública Española, por ahora han sido experiencias a nivel de Cataluña. Y me sería difícil tener una opinión basada en datos más que en percepciones sobre otras administraciones autonómicas.

Mi percepción sobre la transparencia en España es que se sigue abusando tanto del método de la filtración, que casi parece que sea la única manera de publicar información interna de las instituciones y que impacte la ciudadanía. Pero la filtración es un método traumático, sucio en calidad de datos, injusto para la confianza necesaria en cualquier democracia. Es preferible y yo diría que imperativo que la publicación de datos e información pública, provenga de fuentes documentales oficiales que permitan rastrear el origen institucional. Que haya una desclasificación sistemática de aquella documentación que ha adquirido valor histórico o necesita ser publicada para fines informativos o de investigación en la actualidad. Esta idea no sale solo del sector archivístico o del periodismo, sino que la defienden grandes profesionales del poder judicial, legislativo, incluso el ejecutivo, pero hay trabajo pedagógico por hacer.

Ya para acabar nos gustaría que nos hablase del proyecto #Cuéntalo, el proyecto más mediático del que ha formado parte, que pretendía recopilar los testimonios de los abusos sexuales sufridos por mujeres. ¿Cómo surgió la idea y en qué consistió?

(AM) Como he contado antes, en la AAC-GD en 2017 ya veníamos de una práctica de captura y recopilación de tweets en momentos muy relevantes informativamente. Y después del 1 de octubre pasamos unos meses que seguimos capturando algunos hashtags por mera experimentación, ya que ninguno llegaba a ser tan voluminosos como ese.

Foto de Marjorie Grassler

Hasta que en pleno 2018 el caso de violación múltiple conocido como “La Manada ” volvió a ser actualidad, esta vez con mucho más impacto en los medios y la sociedad española, y el 8 de marzo se organizó  una Huelga Feminista. Eso nos alertó que algo estaba evolucionando dentro del feminismo y que la indignación podía ir a más en los siguientes días.

Pasó marzo y llegó abril. A finales de abril un jueves 26 al mediodía (hora española) salió la sentencia del “Caso de La Manada”, sentencia en ese momento que rebajaba la violación a solo agresión y dejaba en libertad vigilada los culpables. Eso fue un mazazo para toda esa gente que se había indignado por el impacto del caso, ya que dejaba a la víctima indefensa y con su escalofriante testimonio en duda por parte del sistema judicial. Fue entonces que la periodista Cristina Fallarás se hartó de ver cómo se cuestionaba la víctima, y ese mismo 26 de abril publicó un tweet con la etiqueta #Cuéntalo  en el que animaba a toda víctima de violación a que contaran sus casos públicamente, al estilo de lo que había conseguido #MeToo  pero dirigido a un sector de la sociedad que no hubiera tenido visibilidad mediática hasta entonces.

En el Grupo de Transparencia y Datos Abiertos de la AAC-GD nos llegó al día siguiente el impacto de ese hashtag, ya que habíamos estado atentos a otro hashtag que surgió antes justo al salir la sentencia que fue el de #NoEsAbusoEsViolación. Pero el mismo fin de semana vimos muy claro que #Cuéntalo sería el que ocuparía toda la atención y empezamos su captura.

  

Esa captura nos llevó semanas enteras de estar pendientes muchas horas del ordenador, con insomnio por no saber si seríamos capaces de completar la captura a tiempo. Era tal el volumen de publicaciones que podías empezar una captura de 5 días de ese hashtag un viernes por la tarde y terminar un domingo casi a medianoche ininterrumpidamente. Seguramente si hubiéramos sabido más sobre lo que se tarda en capturar y sobre cómo sería el impacto lo habríamos planificado mucho mejor. Pero aún con el agotamiento fue una experiencia apasionante con mucha adrenalina y angustia por lo que se tardaba en completar las capturas. Y de cierto pánico cuando te dabas cuenta que estabas recopilando mensajes que te destrozaban al leerlos, y a la vez eran tweets que servirían como gran testimonio de todo lo que se había callado e ignorado sobre violaciones y violencia de género a lo largo de demasiados años.

En fin, volvamos al aspecto técnico de #Cuéntalo. Al terminar esa captura lo primero que hicimos fue contactar con Karma Peiró  que era nuestra periodista de referencia en tema de datos abiertos y difusión para ver qué se podía hacer. Karma quedó abrumada por la cantidad de datos que estábamos ofreciendo y rápidamente se puso en contacto con Cristina Fallarás para explicarle lo que teníamos. Cristina Fallarás nos contó que ya había hablado con instituciones y gente de la política como Ada Colau, la alcaldesa de Barcelona, para comentar qué se podría hacer con #Cuéntalo, pero que les faltaba cómo obtener los tweets así que cuando le ofrecimos nosotros los tweets todo encajó. A partir de allí fue ir probando hasta que quien mejor nos pudo ayudar con trabajar esos datos que teníamos fue el equipo de Fernando Cucchietti en el BSC-CNC. Ellos se encargaron durante meses  de la elaboración de la visualización ya que disponían de los conocimientos y sabían manejar la potencia computacional para hacerlo. Y una vez obtenida esa compleja visualización creamos una web para Proyecto Cuéntalo para contarlo, y nos dedicamos a presentarlo en conferencias y jornadas.

 

“Memorias del Siglo XX no es un archivo comunitario, pero es un espacio en el cual las comunidades ven reflejadas sus memorias”. Entrevista a Nicolás Holloway Guzmán, Coordinador de Capacitaciones en Memorias del Siglo XX.

Si bien forma parte recientemente del Archivo Nacional de Chile -desde inicios del año 2019-, el proyecto Memorias del Siglo XX lleva más de doce años ejecutando un modelo de gestión participativa en diversas localidades a lo largo del país, a través de las Bibliotecas Públicas, Museos y otros espacios patrimoniales, recopilando más de 10.000 documentos digitales y fotografías, junto al registro de más de 250 entrevistas testimoniales que nos cuentan la historia de las comunidades de la voz de sus propios protagonistas. Entrevistamos a Nicolás Holloway G., Coordinador de Capacitaciones, quien nos explica la metodología que los transforma hoy en un referente del trabajo participativo y de la promoción de archivos comunitarios en el marco de los desafíos que supone la construcción de la nueva institucionalidad archivística, cultural y patrimonial.

(Archivoz) ¿Qué es Memorias del Siglo XX y desde dónde surge esta iniciativa? ¿Tomaron como referente alguna iniciativa similar?

(Nicolás Holloway) Memorias del Siglo XX es un proyecto que surgió el año 2007 en la ex Dibam (Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos), actual Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, que a su vez es parte del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio. Surgió en el contexto del Bicentenario de Chile (1810-2010), ante la pregunta por la memoria y la valoración documental que no hace parte de las instituciones patrimoniales tradicionales como la Biblioteca Nacional, el Archivo Nacional, los museos, etc. Sus dos objetivos principales son promover la participación en procesos sociales o colectivos de memoria y diversificar las colecciones institucionales. En el proceso de creación del proyecto se hizo un levantamiento de experiencias similares a nivel nacional, donde si bien no se encontró nada exactamente igual, desde fines de los noventa se reconocen algunas iniciativas de gestión participativa en bibliotecas públicas y museos del país, y previamente en el ámbito de la educación popular y la memoria local. A su vez, a nivel internacional, hemos revisado y encontrado elementos y experiencias similares en otros países, pero por lo general se centran en la recopilación de fotografías y/o la generación de repositorios virtuales con imágenes, o sea con un foco más documental. No me atrevería a decir que no hay, pero la verdad no conocemos otros programas similares que promuevan espacios sociales de encuentro y diálogo en torno a la memoria y al patrimonio local o comunitario.

(Archivoz) ¿Cuál es la metodología de trabajo de Memorias del Siglo XX?

(NH) La metodología se propone como un círculo en expansión, donde el primer paso es la difusión y convocatoria, en la cual el espacio que está convocando difunde e invita a los vecinos a que asistan y participen de este proyecto. Esta difusión puede ser puerta a puerta, volantes, afiches, redes sociales, radios locales, etc. y se realiza de la mano de la o el jefe de biblioteca, quien conoce mejor a sus vecinos y los convoca a la primera instancia que es un encuentro comunitario de memoria. En este encuentro se reúne un grupo de vecinos, en promedio 15 ó 20 personas, dependiendo de las condiciones climáticas, la cercanía, la estrategia de convocatoria, etc. En el encuentro se plantea la pregunta orientadora ¿Qué recordamos del siglo XX y del pasado reciente?, se hacen trabajos en grupo, una plenaria, y a través de una línea de tiempo se identifican ciertos elementos colectivos del recuerdo. Casi siempre aparecen elementos comunes en la primera instancia como por ejemplo: los medios de transporte, el tren, los terremotos, el Golpe de Estado o la Reforma Agraria, y también aparecen otros temas que son particulares de cada identidad local. Esa es una primera cartografía o visualización de las temáticas, desde donde se pueden abrir varias sucesivas y los encuentros se pueden hacer una vez al mes o cada tres semanas, dependiendo del entusiasmo y los tiempos de las encargadas en las bibliotecas. Después de los encuentros, que se pueden hacer permanentes, se abre el proceso de recopilación y documentación, en los cuales se invita al vecino a que lleve sus fotografías y documentos a la biblioteca o la institución anfitriona, para que sea digitalizado y documentado. Se genera entonces una copia digital master, una copia de uso, se describe y se autoriza la publicación en el sitio web, para que sea parte del repositorio y se realice la catalogación en el nivel central, a quienes se les envía la digitalización. Hay un primer levantamiento descriptivo participativo, es decir: tú vienes con tu fotografía y nos cuentas la historia de ella. Creo que junto con los encuentros de memoria, esta es una de las mayores riquezas de nuestro material, porque las fotos fueron valoradas, descritas y testimoniadas por quien las llevó. Finalmente los documentos se devuelven al propietario, y se hace una elaboración y devolución a la comunidad, porque es un principio de la propuesta metodológica que lo compartido por la comunidad, les pertenece, por lo tanto tiene que ser exhibido en su espacio local, ya sea a través de una exposición, cápsulas radiales o entrevistas en formato audiovisual que se difunden en medios locales. Aproximadamente el 80% de los procesos decantan en una exposición o muestra fotográfica, que también resulta ser un estímulo para ampliar el recordar colectivo, ya que la gente se reconoce en las imágenes y se anima a compartir y traer más material documental. En este sentido la devolución no cierra el ciclo de trabajo, más bien lo vuelve a abrir para profundizar o ampliar las temáticas tratadas.

(Archivoz) ¿Siempre se devuelve a las personas los materiales que aportan? ¿No se han creado archivos locales con lo recopilado?

(NH) Los documentos siempre se devuelven al propietario, no hay un afán extractivista o expropiador, es tu foto, tu recuerdo. Sin embargo como ahora somos parte del Archivo Nacional nos estamos cuestionando qué pasará cuando alguien desee transferir o donar documentos, porque en ese caso nos tenemos que hacer parte de la política más amplia de archivo en estas materias. A su vez, todo esto está bajo el plan de conformación de los Archivos Regionales, que por ley tendrán que empezar a crearse dos por año, por lo que en caso de donaciones, el material debería quedarse –probablemente- en la capital regional para luego formar parte del patrimonio documental local/regional.

(Archivoz) ¿Cuánto tiempo dura el proceso desde que comienza hasta que concluye?

(NH) Uno podría decir en modo esquemático que el proceso puede llevar unos dos años entre difusión y convocatoria, luego una seguidilla de encuentros, después el proceso de recopilación y descripción participativa, para finalmente generar una elaboración que dé cuenta de las memorias, y devolverla a la comunidad, re-elaboradas en una exposición, cuadernillo o cápsulas radiales. Es importante mencionar que el encargado local no deja todas sus otras funciones para dedicarse a esto, sino que es una tarea extra que asume, por lo general con mucho entusiasmo y compromiso porque les hace sentido el rescate y la promoción de la cultura y memoria local, por eso si bien se podría realizar todo el ciclo intensamente durante un año, en la práctica son aproximadamente dos.
Actualmente hay algunas bibliotecas que están desde el 2009 continuando el proceso, en distinta intensidad. Por ejemplo, en Tongoy han seguido profundizando o ampliando algunos temas y ya es parte de la cultura de la biblioteca local el encuentro comunitario de memoria, que hacen acompañado de mate y churrascas , transformándolo en un encuentro social reconocido. Entonces no hay un egreso definido a priori, sino más bien un espacio constante de construcción de memoria.

(Archivoz) En términos prácticos, ¿qué tipo de material reciben?

(NH) En un 80 o 90% la documentación que nos facilitan las personas que participan del proceso son fotos, porque también es lo más común. El siglo XX supuso la democratización de la fotografía, por lo que es un gran testimonio. Pero también tenemos afiches, panfletos, mapas, etc. En el sitio incluso es posible acceder al material por formato. Sabemos también que no todas las experiencias significativas fueron fotografiadas por diversas razones, por lo cual, los encuentros, la oralidad y las entrevistas testimoniales, también cumplen un rol en la posibilidad de narrar las experiencias colectivas.

(Archivoz) ¿Cuál es el rol de Memorias del Siglo XX para acercar el espacio institucional a la comunidad y desde el otro lado, la historia no contada, no oficial a la historia oficial o formal si se parte siempre desde la institucionalidad?

(NH) Memorias trata de acercar los espacios institucionales al cotidiano de la gente, por eso no se desarrolla en las capitales regionales necesariamente o con el estandarte del ministerio, sino que se desarrolla en el espacio local que es la biblioteca pública, en la cual los vecinos se reúnen, se encuentran y dialogan en torno a sus experiencias, memorias y patrimonio. Sabemos que somos parte de la institucionalidad y la biblioteca también lo es, por lo tanto hay ciertas limitantes, pero también son espacios que posibilitan una cobertura mayor que si fuéramos una agrupación o sociedad particular.
Por otra parte, este proyecto promueve ejercicios sociales de memoria, que es diferente a historia o historiografía porque no hay una pregunta de investigación que subyace, o una hipótesis. Siempre partimos de la pregunta general “¿Qué recordamos del siglo XX y del pasado reciente” y ahí a partir de una lluvia de ideas vamos identificando ciertos hitos que resultan aglutinadores o nudos temáticos de los recuerdos y testimonios. No pretendemos hacer la historia de cada uno de los pueblos en los que estamos, sino más bien promovemos el ejercicio de dinamizar el acto del recuerdo, de la memoria.

(Archivoz) ¿Qué tipo de profesionales son los que trabajan tanto desde el equipo del programa como en la localidad misma?

(NH) El equipo central actualmente está constituido por 7 personas, entre los cuales hay dos sociólogas, una periodista, tres historiadoras/es y un audiovisualista. Además, nos apoyan dos bibliotecarias que nos aportan también con todo lo relacionado a las tecnologías de la información y aquello que en nuestra propia historia interna llamábamos catalogación y hoy sabemos que en nomenclatura archivística es descripción. A nivel regional, los que nos apoyan en las bibliotecas públicas son sus encargadas/os, y también bibliotecarias/os, antropólogas/os, periodistas u otros profesionales del ámbito de las humanidades y las ciencias sociales. Hasta ahora no habíamos trabajado directamente con archiveros, pero dado que nos integramos recientemente al Archivo Nacional, y éste generó un área de trabajo relativa a los archivos comunitarios, contamos con un archivero y una antropóloga trabajando en conjunto con Memorias y que sin duda nos aportarán significativamente en términos técnicos, metodológicos y políticos.

(Archivoz) ¿Cuál es el espacio que ocupa Memoria Siglo XX en la reciente proliferación y construcción de archivos comunitarios en Chile?

(NH) Creo que ocupa un espacio por una parte de experiencia en trabajos participativos que tienden a lo comunitario, porque incluso la noción de comunidad es algo que uno podría problematizar. Pero para nosotros con nuestra premisa, es la comunidad pragmática que se reúne y se encuentra en el anhelo de compartir un espacio y ejercicio de memoria. Los archivos comunitarios son un ámbito en formación que desde el Archivo Nacional se empezó a trabajar este año, al alero de Memorias del Siglo XX y se han contratado profesionales para que generen propuestas en la idea de continuar este camino, porque tampoco tenemos la receta de qué hacer y cómo hacerlo exactamente. Probablemente sean muy distinto el archivo feminista, el de los afrodescendientes, o el del espacio de memorias y derechos humanos, porque hay particularidades que no se pueden imponer a priori, entonces lo que Memorias ha venido haciendo es aportar desde su trabajo participativo con comunidades. Hay una propuesta metodológica que ha sido muy flexible, con la que se han hecho trabajos en bibliotecas, museos, recintos penitenciarios, colegios, etc. y desde ahí aporta una manera organizada o secuencial con técnicas y procesos bien descritos. Memorias del Siglo XX no es un archivo comunitario, pero es un espacio en el cual las comunidades ven reflejadas sus memorias. No es propiamente un archivo, pero sí un espacio de reconocimiento y valoración de las experiencias comunes y documentos que tradicionalmente han estado alejadas de la institucionalidad.

*Memorias del Siglo XX cuenta con una plataforma digital (https://www.memoriasdelsigloxx.cl/) donde es posible navegar en su archivo a través de temas, lugares, tiempo y formatos. A su vez, se encuentran disponibles para descargar todas las publicaciones que han realizado, incluyendo las ocho Guías de Capacitación, un manual didáctico con procedimientos e instrumentos de trabajo para llevar a cabo la propuesta metodológica utilizada durante 12 años en el proyecto y que es posible replicar en cualquier otro proyecto similar de construcción memorias y/o de archivo comunitario.

«Aplicar tecnología capaz de tomar decisiones de una manera eficiente y sin equivocaciones ha sido uno de los grandes retos»: Entrevista a Arturo Ferreira, CEO en iArchiva

Recientemente, saltaba la noticia (publicada en el Diario de Sevilla) sobre una empresa almeriense que había desarrollado un gestor documental para el tratamiento y la clasificación automática de documentos. Ante la interesante apuesta tecnológica, e intuyendo el enorme impacto que podría tener en la profesión el desarrollo de soluciones tecnológicas similares basadas en inteligencia artificial, decidimos entrevistar a su CEO, Arturo Ferreira, para conocer de primera mano su propuesta tecnológica y su opinión sobre el futuro profesional.

(Archivoz) Buenos días, Arturo, muchas gracias por dedicarnos unos minutos para esta entrevista en la que pretendemos conocer mejor el gestor documental que habéis desarrollado en iArchiva basado en inteligencia artificial. Antes de nada, ¿nos hablas un poco de ti? ¿Qué formación tienes y cómo empezaste a enfocar tu carrera profesional hacia la realización de proyectos de desarrollo de software en gestión documental?

(Arturo Ferreira) Siempre gracias a vosotros. Soy Ingeniero Técnico en Informática y empecé mi experiencia profesional muy temprano, con apenas 18 años. Cuando acabé mi carrera, me fui a Madrid a trabajar a Indra, donde al cabo de pocos años estuve dedicado a proyectos internacionales y finalmente a la gestión de contenidos con las primeras versiones de Sharepoint y CMS de Microsoft. Posteriormente dejé el tema de la gestión documental unos años en los que trabajé en Terra, Azertia y finalmente en Ibermática donde ya entre como Gerente de Cuentas. Esto ultimo me dio la capacidad de orientar el negocio hacia partes interesantes como era la gestión de contenidos digitales, transformación digital, ciudades digitales, etc., donde empecé a tener contacto con Alfresco, Nuxeo, Documentum, Filenet, etc.

Por el 2007 implantando, probablemente, uno de los primeros sistemas de transformación digital documental, recuerdo una formación en una empresa que cambió mi perspectiva para siempre. Una empleada de la empresa decía, con mucho criterio, que esto de los gestores documentales estaba muy bien, pero que ella en papel tenía su procedimiento de catalogación implementado y que era muy rápido y que ahora estaba anclada a la pantalla del ordenador sin posibilidad de cambiar el procedimiento del programa para cambiarlo y consecuentemente, el proceso iba a ser tan rápido y tan lento como nosotros mismos habíamos desarrollado. ¿Que sentido tenía aquello si no podría aplicar la inteligencia del ordenador al procedimiento en sí mismo para que no le preguntara obviedades. Aquello me dio que pensar, y tenía razón, así que me puse a ver el estado del arte respecto a la automatización en gestores documentales, y la sorpresa es que no había nada. Y de ahí surgió la idea de iArchiva. En el año 2010 me propuse desarrollar la tecnología y elaborar un proyecto piloto que permitiera ver si existía tecnología suficiente para hacer esto. En el año 2013 empezamos a hacer las primeras implantaciones para obtener el feedback de nuestros clientes y en el año 2016 nació iArchiva como el producto que conocemos hoy.

(Archivoz) ¿Cuándo viste la oportunidad de aplicar la inteligencia artificial a los procesos documentales complejos como la clasificación o la descripción de documentos?

(AF) Uno de los primeros problemas que nos encontramos en las primeras versiones de los pilotos desarrollados, era la rigidez del sistema. Necesitábamos tener capacidad de improvisación y de toma de decisiones ante situaciones y documentos nuevos aunque muy parecidos a otros que iArchiva si tenía la experiencia de tratar. Para esto decidimos implementar un sistema de inteligencia artificial que no solo fuera capaz de intuir que hacer con un documento en una situación desconocida, si no que además aprendiera de las pocas interacciones que realiza con los usuarios.

(Archivoz) ¿Cómo nació IArchiva y cómo funciona exactamente? ¿Cuál dirías que ha sido el mayor reto a la hora de desarrollar esta solución tecnológica?

(AF) iArchiva nació con la idea de automatizar por completo la gestión de un documento, desde su creación o llegada a la empresa pasando por su gestión y validación hasta su almacenamiento definitivo. Es decir, suprimir la gestión de los documentos por parte del personal. Para esto iArchiva analiza el contenido de los documentos y en base a su información es capaz de tomar decisiones por sí mismo respecto a las actividades que se deben realizar con ese documento.

Desde un punto de vista global, el reto ha sido entrar de lleno con tecnología tan innovadora en un entorno tan poco evolucionado desde un punto de vista tecnológico como la gestión documental. Esta claro que la tecnología siempre ha estado al alcance, pero en las empresas siempre ha existido, existe y existirá, una fuerte tendencia a la gestión de documentos en papel, ya sea por confianza del trabajador, como retrasos en algunas administraciones en su capacidad de gestión y recepción de documentos electrónicos.

Desde un punto de vista técnico, el aplicar tecnología capaz de tomar decisiones de una manera eficiente y sin equivocaciones ha sido uno de los grandes retos. Además, nosotros tomamos la decisión de hacer un análisis de documentos sin plantillas (no haciendo reconocimientos zonales) para que iArchiva pudiera ser mas polivalente y sobre todo independiente del formato del documento, dándole realmente importancia a su contenido. Esto conlleva la realización de un análisis sintáctico del documento y en muchas ocasiones aplicar la experiencia adquirida por el sistema en situaciones similares. Desde luego esto no sería posible si iArchiva no pudiera adaptarse a nuevas situaciones.

(Archivoz) Entendemos que la mejora en la velocidad de procesamiento y en el ahorro de costes debe ser muy importante, pero imaginamos que se cuenta con algún porcentaje de error en el tratamiento documental que hacéis. ¿Qué métodos utilizáis para solventar estos problemas?

(AF) Efectivamente, el ahorro de costes es muy importante, tanto que el retorno de inversión de iArchiva es inferior a 6 meses. En el caso de los errores, yo no los llamaría tal, iArchiva no tomará nunca una decisión incorrecta sobre un documento, pero puede ser que tenga dudas en que hacer con él. En ese caso se levanta una llamada al usuario para que despeje las dudas de la identificación del documento para que este pueda seguir su curso. iArchiva aprende de lo que hace el usuario y se adapta para que la proxima situación parecida en la que se vuelva a encontrar sea capaz de resolverla.

(Archivoz) ¿Habéis contado con documentalistas o archiveros a la hora de desarrollar el proyecto?

(AF) Al inicio del proyecto consultamos a distintos documentalistas para asesorarnos a la hora de ver el estado del arte y establecer las mejores practicas en la gestión de documentos. Desde el punto de vista electrónico, un documento no está sujeto a las limitaciones físicas de su ubicación, disponibilidad, etc., así que tuvimos que hacer nuestra propia metodología de trabajo adaptando las distintas metodologías disponibles que fueran «procesables» desde un punto de vista electrónico y que se pudieran enseñar a una inteligencia artificial.

(Archivoz) Con la proliferación de desarrollos basados en software libre, hace unos años hubo cierto auge en la implementación de soluciones de gestión documental. ¿Crees que en el futuro se extenderá el uso de estos sistemas basados en inteligencia artificial? ¿Ves posible el desarrollo estos sistemas en software libre?

(AF) Los gestores documentales que implantabamos hace 10-15 años no eran otra cosa que programas que permitían traspasar un procedimiento manual a su símil electrónico inmediato. Esto ha sido suficiente durante algunos años, aunque la gran mayoría de las empresas no tienen todavía un gestor documental en su organización, es por eso que creo que estas soluciones no acabaron de encajar en las organizaciones o ser entendidas por los usuarios.

Los gestores documentales que implantabamos hace 10-15 años no eran otra cosa que programas que permitían traspasar un procedimiento manual a su símil electrónico inmediato. Clic para tuitear

El software libre ha sido la clave para desarrollar esta tecnología y hacerla asequible para los distintos programas que utilizamos todos los días. Nosotros mismos utilizamos muchas tecnología de software libre. Otra cosa que vayamos a encontrar una solución completa «in the box» que se pueda implantar directamente en nuestra empresa. Desde luego, la inteligencia artificial terminará por estar en todo, ya que proporciona una capacidad de adaptación a situaciones nuevas que no lo tiene la tecnología tradicional. De hecho muchos de las mejores tecnologías de inteligencia artificial son de software libre.

(Archivoz) Otro punto interesante de vuestro proyecto es la posibilidad de explotación de los datos. ¿Qué aporta vuestra solución tecnológica en este aspecto en contraposición a otros tipos de software de gestión documental?

(AF) iArchiva está diseñado principalmente para se autónomo y no depender en la mayoría de los casos de un usuario. Además como he dicho antes, no trabajamos con plantillas que nos impediría flexibilizar el reconocimiento de un documento mas allá de su estructura. A diferencia de otros sistemas de gestión documental, esto nos da la capacidad de analizar la información contenida en la documentación mas allá de su estructura y formato. Esto nos permite la explotación de los datos y gestionar no solo los documentos existentes, si no que además predecir cuando un documento debería llegar o avisar al usuario si ese documento no ha llegado

(Archivoz) ¿Está preparada la administración pública para implementar este tipo de soluciones? ¿Os habéis encontrado con muchas reticencias?

(AF) La administración ha sido la gran impulsora de este tipo de soluciones. Desde que decidieran comunicarse con las empresas de manera electrónica se ha producido una evolución increíble de las soluciones de transformación digital. No obstante debido a la crisis, se produjeron dos grupos muy diferenciados. Los que lograron realizar su transformación digital porque empezaron pronto, y los que empezaron tarde y la dejaron a medias. Aunque existen diversas leyes que regulan la administración electrónica, debido al parón evolutivo que produjo la crisis, propició que algunas administraciones se quedaran sin presupuesto para finalizar sus proyectos de transformación digital.

El problema radica en que, con el ánimo de cumplir los objetivos impuestos en temas de procedimiento electrónico administrativo, los procedimientos se trasladaron, olvidándose de partes esenciales como la gestión de la documentación. ¿Qué sentido tiene un procedimiento administrativo electrónico si al final tengo que imprimirme los documentos? La documentación electrónica en muchos casos debe sobrevivir al software y al hardware, por lo que debemos definir sistemas de almacenamiento longevos y preparados para miles de millones de documentos. Desde un punto de vista estructural, esto es un reto en sí mismo. El trasladar únicamente los procedimientos de manera electrónica, olvidándonos de la longevidad y estructuras documentales en muchos casos después de algunos años de uso, está produciendo un abandono sistemático de su uso en algunas administraciones.

¿Qué sentido tiene un procedimiento administrativo electrónico si al final tengo que imprimirme los documentos? Clic para tuitear
(Archivoz) Ya hemos comentado en otras entrevistas el impacto que tendrá en el empleo la normalización de proyectos basados en inteligencia artificial ¿Qué opinas sobre ello?

(AF) Efectivamente, la normalización conlleva una capacidad de interconexión entre sistemas desarrolladas por distintas personas y empresas, compartir información y la estandarización. La inteligencia artificial no deja de ser, hoy día, algo que a vista de muchos es de «laboratorio» y sin embargo está aquí para quedarse. De la misma forma que otras tecnologías han definido sus estándares como el «OpenHardware» que permitió la estandarización de los sensores y controladores de Arduino, o en la misma gestión documental electrónica que establecieron CMIS como estándar de interconexión entre ellos, PDF/A como estándar de archivo longevo.

La normalización siempre ha llevado a la explosión de la tecnología y su completa adaptabilidad y evolución y, por ende, supervivencia. En el futuro, al igual que la construcción de piezas o la ingeniería, transformaron profesiones como la arquitectura, la ingeniería civil o la informática, sufriendo una profunda transformación en su aplicación. Yo, que soy Ingeniero Informático, he visto como continuamente cambiaba mi profesión, y he pasado de programar ordenadores en ensamblador (binario) a los lenguajes de alto nivel que, debido a la estandarización, nos permiten desarrollar complejas tecnologías a una velocidad que hace 10 años parecía impensable.

«En un proyecto de esta envergadura es fundamental la planificación y el compromiso de todos los que participamos en él.» Entrevista a Zulaika Navarro y Diana Ramos, Archiveras de la RSEAPT

Desde 1777 que se fundó La Real Sociedad Económica de Amigos del País de Tenerife (RSEAPT) se ha convertido en un acervo documental y bibliográfico importante de la memoria histórica canaria. Es por ello, que RSEAPT ha comenzado una tarea titánica: la catalogación de sus fondos para su futura digitalización, que permitirá la consulta de estos desde cualquier parte del mundo. Dicho proceso de catalogación ha sido encomendado a las Archiveras-bibliotecarias de la Institución: Zulaika Navarro y Diana Ramos, quienes nos han concedido una entrevista.

(Archivoz) Primero que nada, muchas gracias por concedernos esta entrevista a la Revista Archivoz. Ambas son Archiveras-bibliotecarias de la RSEAPT, ¿Podrían contarnos brevemente su trayectoria profesional y cómo llegaron a dicha institución?

(Zulaika Navarro): Muchas gracias a ustedes, por darnos la oportunidad de hablar de nuestro trabajo en la Real Sociedad Económica de Amigos del País de Tenerife (RSEAPT) Yo soy licenciada en Historia por la Universidad de La Laguna (ULL), con formación en archivística y biblioteconomía, conservación documental y bibliográfico, digitalización y difusión del patrimonio. En 2004 realicé unas prácticas del Curso de Especialización Archivística de la Fundación Carlos de Amberes y la UNED en la RSEAPT, pasando a formar parte del personal del archivo-biblioteca meses después.

 He compaginado mi labor en esta institución junto con otros trabajos vinculados al patrimonio, como el de directora de un grupo de catalogación del patrimonio mueble en el Museo Militar de Almeyda mediante un convenio de colaboración entre el Ministerio de Defensa y el de Cultura. También he trabajado como auxiliar de sala en el Archivo Histórico Provincial de Tenerife atendiendo las consultas de los investigadores junto con diversas tareas archivísticas.

Socia de número de la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA) y actual tesorera de la Asociación de Bibliotecarios/as y Documentalistas de Canarias (ByD Canarias).

(Diana Ramos): Como mi compañera Zulaika soy licenciada en Historia, por la Universidad de La Laguna (ULL), y desde que finalicé mi licenciatura me he centrado en mi formación en el campo de la archivística. En este sentido, realicé el curso de Especialización Archivística de la Fundación Carlos de Amberes y la UNED, que posteriormente he ido ampliando, y diversificando, con formación en digitalización, implantación de sistemas de gestión documental o software libre. Actualmente, estoy finalizando el máster en Historia de la Ciencia y Comunicación Científica, donde espero poder realizar un trabajo de investigación relativo a los archivos científicos.

A nivel profesional, tuve la oportunidad de conocer distintas salidas laborales siendo becaria en: la Casa Lercaro, en la Biblioteca Pública del Estado en Santa Cruz de Tenerife (Casa de La Cultura) y, por último, en el mundo de los archivos donde tuve la oportunidad de descubrir esta profesión en el Archivo Histórico Provincial de Santa Cruz de Tenerife. Posteriormente, trabajé en varios proyectos archivísticos en el Instituto de Astrofísica de Canarias (IAC), hasta que contactaron conmigo para incorporarme a la Real Sociedad.

Soy socia de la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA), como mi compañera, donde también he tenido la oportunidad de formar parte de la junta directiva  y, además, de poder trabajar en el equipo de comunicación de la asociación.

(Archivoz)¿De cuántos fondos y documentos se compone el archivo de la RSEAPT? ¿Hay alguna joya documental que crean que merece ser destacada?

(ZN):La tipología documental es muy variada y el valor histórico de los documentos en general es notable, como joya documental solemos destacar la Ejecutoria de Hidalguía de Simón Valdés por ser uno de los documentos más antiguos del archivo pues data de 1576, además sus ilustraciones le dan un valor artístico indudable. Nunca falla en las visitas escolares o cuando nos visitan otros colectivos de diversos tipos.

(DR): Coincido con Zulaika, la ejecutoria de Simón Valdés es una de las joyas de la casa. Resulta visualmente muy atractiva, es capaz de captar la atención del alumno más díscolo en las visitas escolares, y su estado de conservación es impresionante.  Sin embargo, tenemos muchas otras joyas de igual importancia. Por ejemplo, el borrador “Ensayos sobre la historia natural y civil de las Islas Canarias” de José Viera y Clavijo. También destaca la documentación relativa a la creación de la Universidad de San Fernando, el Jardín Botánico o la documentación relativa a las milicias de Canarias.

¿Cuántos documentos tenemos? Estamos en pleno proceso de catalogación, por lo que el número es solo una aproximación, pero estamos por encima de los 30.000 documentos. A esta cifra, debemos sumar los fondos que recientemente se han incorporado a la institución y, que aún no han sido tratados por encontrarse en cuarentena. Este volumen equivale a 25 fondos y colecciones documentales.  Unas cifras que, afortunadamente, siguen creciendo gracias a las donaciones.

(Archivoz) Su meta es digitalizar los fondos del RSEAPT, pero antes de ello están en un proceso de catalogación, ¿Podrían hablarnos sobre este proceso, del análisis documental que están llevando a cabo y si es posible comentarnos la configuración del cuadro de clasificación?

(ZN): Es el proceso clave de todo el proyecto y el que más tiempo requiere. Es una labor conjunta, para poder elaborar la planificación de las tareas archivísticas. Destacar que tiene un gran peso la labor de investigación de los propios documentos y, de sus productores.

(DR): Como indica Zulaika, la casilla de salida a nuestro trabajo es la investigación previa a nuestra intervención. El objetivo de esta fase es conocer al productor, o productores, y comprender cómo se ha formado el fondo que vamos a trabajar, qué es realmente lo que tenemos ante nosotras. Durante esta etapa acudimos a un variado conjunto de fuentes, que varía en función del productor, y que nos puede llevar a consultar desde fuentes legislativas a bibliografía sobre los productores. Esta fase de investigación se complementa, se realiza casi de forma paralela, con una “prospección documental”. Es decir, comenzamos a investigar a la propia documentación,  a través de su estudio. Son dos etapas que para mí se solapan, porque muchas veces estás con la documentación y, al mismo tiempo, documentándote sobre ella.  Por supuesto, sobra decirlo, pero también la propia documentación nos habla sobre su formación, por lo que es otra fuente con la que trabajamos. A partir de aquí, se inicia el proceso de identificación y clasificación de las series documentales, que compondrán el cuadro de clasificación. La elección del tipo de cuadro varía en función al propio fondo.

Hasta aquí la teoría que todos conocemos, pero ¿cómo se plasma esto en nuestro trabajo en la RSEAPT? Durante un año, hemos trabajo sobre tres conjuntos documentales muy diferentes entre sí. Por un lado, un fondo institucional (RSEAPT) y, dos colecciones documentales (Tabares de Nava y José Rodríguez Moure). En el caso de la RSEAPT hemos optado por un cuadro orgánico-funcional y, en el caso de las colecciones los cuadros aún no se han definido del todo, aún estamos estudiándolos.  Con este camino ya andado, hemos procedido a la descripción.  Siguiendo la norma ISAD (G) hemos llevado a cabo la descripción, a nivel de unidad documental, el fondo de la institución y las dos colecciones.

(Archivoz) La catalogación es una tarea minuciosa y compleja ¿Cuánto tiempo estiman que les llevará todo este proceso?

(DR): Es muy difícil calcular cuánto tiempo nos puede tomar esta tarea. Durante esta primera etapa, que nos ha llevado aproximadamente un año, hemos podido describir el fondo de la RSEAPT, y las dos colecciones que te mencionaba, que son los más voluminosos.  Sin embargo, durante este año hemos contado con el apoyo de una empresa externa, que nos ha permitido avanzar en el proceso. Hemos estado dos personas a tiempo completo, 8 horas diarias describiendo, y mi compañera Zulaika prestando apoyo cuando la atención a los investigadores se lo ha permitido. Además de esto, debemos tener en cuenta que seguimos recibiendo donaciones documentales, patrimoniales y bibliográficas que también debemos atender. No sé el tiempo que nos llevará, pero trabajamos duro por acortar al máximo el tiempo para finalizar esta tarea.

(ZN): Además hay que tener en cuenta que el archivo se sigue ampliando con diversas donaciones por ello el tiempo total es difícil de concretar.

(Archivoz) Por último, me gustaría preguntarles ¿Qué significado tiene para ustedes este proyecto? y, sobre todo, ¿qué representa el trabajo de archivero?

(DR): Es un proyecto fundamental. Se trata de describir todos y cada uno de los documentos, que conforman los fondos y colecciones de la entidad, para facilitar de esta manera su consulta. Una consulta abierta a cualquier ciudadano, investigador o curioso que desee conocer nuestro patrimonio. Es también, al menos para mí, un reto porque estamos hablando de identificar, clasificar, describir y, en algún momento, digitalizar un patrimonio en continuo crecimiento. Por eso, es importante definir el trabajo desde la base y, poder mantener la misma línea de trabajo de cara a cualquier nueva donación. En un proyecto de esta envergadura es fundamental la planificación y, el compromiso de todos los que participamos en él.

(ZN): Es una muy buena ocasión para conocer los fondos del archivo en profundidad y poder dar un mejor servicio no sólo a los investigadores sino también a la propia institución.

Considero que la labor del archivero es fundamental porque facilita y mejora la gestión documental de la entidad al tener bien controlados los documentos. Nuestro objetivo es poder mantener la integridad del archivo, asegurar la accesibilidad y también entre otras cosas fomentar la conservación y uso del patrimonio documental. Actuamos, como no puede ser de otra forma, siguiendo los principios del código deontológico de los archiveros.

 

 

«Tenemos una legislación tremendamente garantista que nos obliga a cumplir con una infinidad de requisitos…»: Entrevista a Pedro Cabrera, archivero del Ayuntamiento de Tinajo (II)

iiContinuamos hoy con la entrevista realizada a Pedro Cabrera, archivero del Ayuntamientpo de Tinajo:
(Archivoz) ¿Realmente es la administración electrónica tan compleja? ¿por qué está costando tanto trasladar el concepto de «archivo electrónico único»? ¿qué tiene de diferente el «archivo electrónico único»?

(PC) La administración española es compleja por si misma, no existe una hoja de ruta concreta y a la hora de enfrentarnos a este nuevo entorno, nos vemos nadando en un mar de dudas, del todo comprensible. Tenemos una legislación tremendamente garantista que nos obliga a cumplir con una infinidad de requisitos que hasta ahora desconocíamos y eso crea desconcierto además de  desconfianza, traduciéndose en infinidad de ocasiones, en tratar de adaptar el documento electrónico al mundo de lo físico, de hecho el legislador así lo ha hecho con los conceptos, tanto de documento como de expediente, si lo analizamos es un calco de la tramitación en papel.

En cuanto al Archivo Electrónico Único y enlazando con el principio, creo que estamos frente a una incomprensión de las circunstancias en la que se producen documentos electrónicos, que están alterando los tradicionales principios de la archivística, pues estos han dejado de ser funcionales en un entorno, el electrónico, que es invisible, dinámico e inestable. Creo que la preocupación y el debate en torno a este nuevo fenómeno y me refiero al archivo, se debe al hecho de que los que formamos esta comunidad, en lugar de intentar modificar nuestra noción de documento, pretendemos domesticar la tecnología para ajustarla a lo que hasta ahora hemos reconocido como documento. Es decir, seguimos pensando en los documentos electrónicos con mentes de papel.

En infinidad de ocasiones he oído como se afirma que la gestión del documento electrónico es lo mismo que con el papel y que solo cambia el soporte, lo que es radicalmente incierto, de hecho, si sometemos al documento a un análisis nos encontramos con que el documento es evidencia a efectos de rendición de cuentas, que tiene un contenido, un contexto y una estructura reconocible y además un soporte fijo. Sin embargo un documento electrónico también es evidencia a efectos de responsabilidad y memoria pero el contenido, el contexto y su estructura no son reconocibles de manera inmediata y además carece de soporte fijo, lo que equivale a decir que prácticamente no existe aunque si existe la funcionalidad de reflejar evidencia obligándonos a construir otra percepción del mismo, pues la evidencia no está contenida en un objeto estable sino en la actividad de documentar acciones.  Ahora el archivo está siendo reconfigurado, y sus límites están siendo redefinidos, lo que implica que ya no podemos describir como antes sobre objetos que nunca está terminados, ni valorar como antes puesto que tal decisión tiene consecuencias sobre otros sistemas con los que compartimos información, ni clasificar como antes en unos sistemas funcionales donde estas, cada vez están más repartidas, ni transferir como antes, pues requiere de un complejo sistema capaz de descubrir que es lo que se transfiere, cuando y como. Tomar decisiones a priori de qué hacer con las firmas que tratan de proteger algo cuando ellas mismas son más efímeras que aquello que protegen, ni podemos conservar como antes puesto que estos objetos digitales no se pueden conservar, sólo podemos conservar la capacidad de representarlos y precisamente por ello sería deseable, desde mi punto de vista, desplazar el concepto de conservación a largo plazo, que del todo es imposible, por el concepto de conservación en muchos periodos cortos. Por tanto es ahí donde para nosotros se encuentra el verdadero reto y no en la consecución de buenos o puros sistemas de gestión de documentos.

(Archivoz) Hablemos de metadatos. Con los metadatos mínimos obligatorios y con esquemas como eEMGDE, ¿lo tenemos todo resuelto? ¿cómo podemos interoperar globalmente (a nivel europeo/comunitario e internacional)? Tras haber asistido al e-archiving Building Block celebrado en Madrid hace unas semanas ¿cómo encaja la iniciativa e-Archiving en este contexto?

(PC) El objetivo del eEMGDE, un modelo conceptual multientidad, no es otro que el uso de relaciones y eventos para dejar constancia del contexto en un sistema de gestión de documentos. Este esquema no se crea para describir ni para preservar.

¿Cómo podemos interoperar a nivel transfronterizo? no podemos o no podemos en tanto en cuanto no se llegue a un acuerdo a nivel de europeo, se construya y normalice un sistema de interoperabilidad que lo haga posible. En mi participación en una de las mesas de debate dejé clara mi postura, desde mi punto de vista la iniciativa  e-Archiving no encaja en nuestra administración o mejor dicho en la producción, como en la preservación de nuestros documentos que tienen un formato específico, ENI que nada tiene que ver con los modelos presentados. La interoperabilidad de la que se habla en el contexto de e-Archiving es entre un productor y un archivo y entre archivos en sistemas comunes de preservación con orientación hacia la difusión,  facilita un conjunto universal de estándares y especificaciones para transmitir, describir y conservar datos digitales, mientras que el ENI prescribe interoperabilidad entre todas las administraciones públicas no sólo a nivel de archivo,  lo que no significa que tengamos que desechar el uso de las herramientas del e-archiving Building Block. Tanto RODA como Archivo Electrónico así como RODA-IN para la conformación de paquetes de transferencia, podrían implementarse, en el marco de la administración electrónica española, aunque desechando las especificaciones de E-ARK, para adaptarlas a ENI. Otra posibilidad de implementación sería que nuestros archivos utilizaran esta especificaciones a modo de esquema de salida como ya es capaz de realizar Archive.

Mención aparte son las especificaciones para la preservación de bases de datos, conjuntamente con SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases) cuyo formato abierto desarrollado por Swiss Federal Archives, ha sido diseñado para archivar bases de datos relacionales en una forma neutral con respecto a los proveedores, un proyecto que considero que no debemos perder de vista y como no, el proyecto de los Archivos Nacionales de Eslovenia, que a mí me llamó poderosamente la atención, pues se trata de la preservación de geodatos, una solución a la cual nos podríamos enfrentar en nuestra institución si se dan las condiciones.

(Archivoz) ¿Qué les dirías a los ayuntamientos pequeños (y medianos) españoles que no están iniciando las transformaciones necesarias para instaurar la administración electrónica?

(PC) Simplemente, esto no es una moda, sino que hablamos de derechos y por tanto los ciudadanos no deberían tener que esperar.

(Archivoz) ¿Qué procesos habéis incluido desde vuestro ayuntamiento en la plataforma digital?

(PC) El sistema de archivo y preservación digital del Ayuntamiento de Tinajo se encuentra sustentado sobre el modelo de «sistema de información de archivo abierto» (Open Archival Information System – OAIS) de la norma ISO 14721. Este es el estándar internacional de mayor reconocimiento para la implantación de sistemas de archivo y preservación digital, además de contar con la certificación en ENS, UNE-ISO 14.721:2015 y Certificado  ISO 27.001 de seguridad de la información. El almacenamiento se basa en Cloud redundado

Módulo de Descripción

Módulo de Consulta

Catálogo de Autoridades

Gestión del Cuadro de Clasificación

Módulo de Gestión de Archivo Físico

Integración con los sistemas de producción a través de APIS y Web Service

Descripción automática desde la estructura interna de datos transferidos

Ingesta de paquetes SIP

Procesos de Validación de SIP

Creación y Archivado de paquetes AIP

Emisión de Paquetes DIP

Integración con el módulo de difisión OAI-PMH

Gestión activa de preservación tanto de los paquetes transferidos desde los sistemas de producción así como de la documentación digitalizada a efectos de difusión.

Control de riesgos de obsolescencia de formatos y versiones

Control de obsolescencia del plan de preservación.

Control de desactualización de comunidades designadas y de bases de conocimiento.

Sistema de autorizaciones.

Protocolos de eliminación y Auditorías del sistema

(Archivoz) Podemos decir que estamos en una nueva revolución en lo que se refiere a la creación de cuadros de clasificación de una tradición archivística a un nuevo concepto plenamente funcional donde las series se confunden con los procedimientos ¿hacia dónde nos dirigimos?

(PC) Me cuesta muchísimo a estas alturas, hablar de los cuadros de clasificación. En nuestra institución, la clasificación, fue sometida en su momento a discusión y la conclusión que llegamos fue que clasificamos, para vincular los documentos al contexto de creación, el cuadro no es más que una herramienta para clasificar cualquier cosa, no sólo series y para clasificar series, no es estrictamente necesario que sea bajo el uso de un cuadro, también podría conseguirse el mismo objetivo con un tesauro o con un catálogo de procedimientos, lo que nos conduce, al menos a nosotros, a pensar que si algo no funciona se cambia. Pero si hablamos del contexto donde se desarrolla la producción de documentos, aparece otra cuestión a resolver y es que no es posible reducirla a un solo contexto lineal pues los documentos no se relacionan sólo con otros documentos, sino también con funciones, procesos, agentes y estas relaciones no están predefinidas de antemano. Volviendo a los cuadros, la solución en nuestro caso y teniendo en cuenta el contexto, fue simplemente pragmática, si existe un procedimiento administrativo, existirá una serie y por tanto dentro de nuestro marco de producción la base no es la serie sino el procedimiento al cual aplicamos la clasificación.

Hay que tener en cuenta que el archivo municipal ha optado por un modelo basado en las relaciones,  en lugar de la tradicional y única contextualización simultanea que nos ofrece un cuadro de clasificación. Por tanto, un catálogo de procedimientos, al cual se le aplica el código de clasificación en combinación con otras herramientas que nos ofrece ya el propio sistema, se ha revelado mucho más eficaz y nos permite, desde el principio, una adecuada contextualización. En primer lugar, y como ya hemos explicado, disponemos de un catálogo de procedimientos, pero además hemos creado otro de agentes, aquéllos que se han definido dentro del organigrama de la organización y un tercero de interesados, tanto de carácter físico como jurídico, lo que nos permite la contextualización de estas entidades por medio de vinculación en la propia aplicación de producción, no sólo con el procedimiento elegido sino que también nos permite vincular éste con otros que pudieran tener relación. Además quedan documentados todos y cada uno de los procesos realizados por dichos agentes por medio de traza de auditoría. De esta manera, al vincular un procedimiento con un expediente queda vinculado con la actividad que refleja y éste con el agente que lo generó, y una vez que el expediente o documento y sus objetos asociados ingresan en el depósito, se vincularán en la aplicación de archivo a su serie correspondiente, mediante la inserción en su nivel correspondiente quedando de esta manera perfectamente jerarquizado, consiguiendo una triple contextualización a nivel de agente, actividad y serie, todas entidades de distinto tipo. Esto es lo que podría llamarse el Archivo 3D o, mejor aún, Archivo de matriz multidimensional.

(Archivoz) Precisamente hoy, 24 de marzo, ha salido publicado la aprobación del Esquema de Metadatos Comunes (eEMC) como recomendación de uso para todas las administraciones públicas dentro del sistema InSide de la AGE.

(PC) Sí, metadatos de negocio que algunos esperábamos como agua de mayo, desde nuestro punto de vista son necesarios y por tanto bienvenidos, aunque me resulta extraño que no se hayan definidos los valores de la mayoría, que es lo realmente importante.

(Archivoz) Qué palabras dirigirías a los Secretarios municipales que desde una última modificación legal ( Real Decreto 128/ 2018 de 16 de marzo por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Admón. Local con habilitación de carácter nacional) han sido nombrados encargados de los Archivos en lo Admón. Local? ¿qué panorama tenemos los archiveros locales a partir de esta “sinrazón”?

(PC) Que somos la personas que necesitan para la correcta gestión y preservación de nuestros documentos. En cuanto al Real Decreto, no han sido nombrados como encargados, sino como el funcionario a ejercer la superior dirección de los archivos y registros de la Entidad Local, una denominación con unas connotaciones que van mucho más allá de la de encargado. Si examinamos, a vuelapluma, la legislación desde el siglo XIX hasta hoy, entre las funciones asignadas a los secretarios, están la de encargado del orden, custodia  y metódica colocación de todos los expedientes, órdenes y demás papeles, formando índices de ellos., así aparece de la Instrucción para el gobierno económico-político de las provincias de 1823 y de manera parecida en el Real Decreto para el arreglo provisional de los ayuntamientos de la península e islas adyacentes de 1835, y en la Ley de organización y atribuciones de ayuntamientos de 1843 pero a partir de esta fecha, tanto en el Reglamento para la ejecución de la Ley de 8 de enero de 1845 sobre organización y atribuciones de los ayuntamientos, la Ley de Organización y Administración municipal de 1856, la Ley Municipal de 1870, la Ley Municipal de 1877, el Estatuto Municipal de 1924 y el Decreto de 16 de diciembre de 1950  por el que se aprueba el Texto articulado de la ley de Bases de Régimen Local de 1945 estas mismas funciones sólo serán ejercidas por los secretarios donde no haya archivero o funcionario especialmente encargado de este servicio.

Por tanto y a la vista del devenir de esta función en el seno de la administración local podríamos decir que ha correspondido desarrollarla a los archiveros desde 1845 hasta nuestros días y no se entiende como en pleno siglo XXI volvemos a principios del siglo XIX, el objetivo del legislador en encomendar estas funciones a los secretarios con este Real Decreto no alcanzo a verlas, creo que se tendría que haber utilizado la formula existente que ya aparecía en la legislación, es decir, la ejercerán los secretarios allí donde no haya Archivero.  

 

 

«Hemos optado por un Servicio de Archivo algo más centrado en la gestión documental administrativa y no tanto en la visión tradicional del archivo»: Entrevista a Pedro Cabrera, Archivero del Ayuntamiento de Tinajo (I)

I)Hablamos con un profesional activo en redes sociales y conocido por sus intervenciones en congresos y conferencias, además como archivero de Tinajo, colabora con la empresa Odilo, es un honor para nosotros entrevistarle:
(Archivoz) A finales de febrero el Ayuntamiento de Tinajo fue nominado en tres categorías en los premios que se otorgaron en el contexto del IX Congreso de Innovación y Servicios Públicos (CNIS) http://www.cnis.es/. Además, ya había recibido nominaciones en años anteriores ¿Cuáles eran las propuestas innovadoras que presentaba? ¿Cómo el Ayuntamiento de un municipio de pequeño tamaño como es Tinajo tiene esta capacidad de innovar?

(Pedro Cabrera) Se presentaron cinco candidaturas; El Archivo Electrónico Único, un Archivo Ciudadano, Tinajo  Security System, TINAJO GIS del Dato Geográfico al Certificado Urbanístico Automatizado, Licita Tinajo y el Sistema Integral de Gestión de la Administración Electrónica. De estos proyectos,  fueron tres los que obtuvieron nominación como finalistas:

Premio mejor proyecto de adecuación al ENS con El Archivo Electrónico Único, un Archivo Ciudadano,

Premio mejor Iniciativa de Innovación con TINAJO GIS del Dato Geográfico al Certificado Urbanístico Automatizado.

Premio mejor proyecto ejecutado de Adecuación normativa a las Leyes 39 y 40 y Accesibilidad  con Sistema Integral de Gestión de la Administración Electrónica.

Pues no lo sé, supongo que la innovación está en las personas que están al frente de este tipo de proyectos. En este sentido, el equipo de trabajo constituido al efecto, del cual formo parte conjuntamente con la Secretaría y con el respaldo político tanto del Concejal de Nuevas Tecnologías y Archivo, así como del Alcalde, está dando importantes pasos y avanzado en iniciativas encuadradas en esta estratégica de modernización y mejora en la gestión, a efecto tanto de responsabilidad como de memoria, con una clara orientación estratégica de la corporación municipal hacia la necesidad de Modernizar la Gestión del Ayuntamiento, cuyo objetivo prioritario no es otro que la atención e información a la ciudadanía.

(Archivoz)Después de estas nominaciones sin conseguir finalmente premio… ¿qué intenciones tenéis para el futuro? ¿os presentaréis a otros concursos?

(PC) Seguir trabajando y mejorando en lo posible lo hecho hasta ahora. En cuanto a los concurso, nos hemos presentado, con el proyecto Automated Service of Urban Planning Certificates, a los Premios EPSA de la UE, compitiendo con 462 proyectos de los cuales han pasado a la segunda fase 146 de los cuales 54 son de Administraciones Locales o Supralocales, entre las que se encuentra Tinajo, de un total de 28 países, para posteriormente pasar las siguientes fases, aunque no tendremos noticias hasta octubre de este mismo año. Por otro lado, hemos tomado la decisión de presentarnos a los premios Novagob 2019 cuyo congreso se celebrará en Sevilla en el mes de octubre.

(Archivoz)¿Desde cuándo tenéis archivo municipal en Tinajo, llevas 15 años en el mismo,…debéis ser uno de los pioneros en la isla y en muchos otros municipios?

(PC) Efectivamente, 15 largos años con unos comienzos un tanto desordenado, en un entorno donde la consideración del archivo era poco menos que la de un almacén de papel donde iría a pasar, irremediablemente a mejor vida, el patrimonio documental de la institución que lo había producido. Así, con una más que preocupante carencia de medios de todo tipo, comenzamos nuestra aventura, la cual nos ha llevado a sortear una serie de vicisitudes a lo largo de todos estos años. Por otro lado, nada de lo ocurrido nos ha hecho perder la perspectiva de concebir proyectos de mayor o menor envergadura, aunque, haciendo algo de autocrítica, algunos de estos proyectos no fueron mucho más allá de intentos fallidos, mientras otros, por el contrario, vieron la luz.

En la isla ya existían otros Ayuntamiento prestando servicio de archivo mucho antes que Tinajo, aunque con una orientación más centrada en el investigador, mientras que en Tinajo hemos optado por un Servicio de Archivo algo más centrado en la gestión documental administrativa y no tanto en la visión tradicional del archivo, aunque sin perder de vista la vertiente cultural que es otra forma de gestión algo distinta, pero necesaria. Con esta orientación hacia la modernización continuamos la construcción de un modelo integrado de gestión, que respondiera a principios de innovación y a los retos futuros de los servicios públicos, permitiendo un crecimiento y adaptación rápidos y sencillos a las nuevas necesidades. La ejecución de este proyecto y la consecución de sus objetivos, lo definimos como un modelo de administración pública que pudiera ser un referente de futuro para los Archivos Municipales similares al nuestro con un cambio de visión orientado a responder a la exigencia de una administración más transparente y eficaz, cada vez más cercana, alineada con las nuevas tecnologías y con soluciones estándares de mercado en continuo proceso de innovación.

(Archivoz)El Archivo de Tinajo está trabajando en un proyecto que has bautizado como «El archivo ciudadano» donde las personas son las que adquieren el protagonismo ¿en qué consiste esta idea? ¿qué la diferencia del papel tradicional del archivo?

(PC) La idea nació en el año 2015, cuando nos planteamos la implantación del Archivo Electrónico, en ese momento, no habían entrado en vigor las nuevas leyes 39 y 40 de 2015, y por tanto el concepto de Archivo Electrónico Único se encontraba y aún se encuentra en situación de indefinición.

Concretamente el Servicio de Archivo eligió Odilo A3W-AE y su módulo de preservación para la gestión del depósito digital seguro, donde se conservarán de manera auténtica no sólo los objetos resultantes del sistema de producción sino también los componentes asociados a los mismos, además de permitirnos integrar, con sólo una misma aplicación, tanto la gestión de documentos en soporte físico como electrónicos. Este depósito se apoya en un modelo OAIS, aunque la orientación integradora elegida por el Archivo Municipal, en lugar de mantenerse en condiciones de aislamiento, conecta y recoge tanto documentos como metadatos desde el punto de origen de los mismos. Estos puntos de origen, los definiremos como los sistemas de producción que transferirán los documentos al Archivo, que en estos momentos son, por un lado, el tramitador y gestión de expedientesde la empresa esPublico.Gestiona y por otro, el sistema de Videoactas de la empresa Ambiser, posteriormente y aprobado en nuestra hoja de ruta, la posibilidad de archivar sistemas de información geográfica, en estos momentos en proceso de análisis. Por tanto, la idea se basa en el desarrollo de un modelo alternativo de preservación digital, para crear y mantener un depósito interoperable en conexión, aunque con cierta separación, con los sistema de producción descritos, mediante Apis y servicios web, manteniendo las condiciones de aislamiento que requiere la legislación,  Así, una vez y que un expediente se declare cerrado, pasará a un primer estadio de archivo, realizado en la aplicación de producción por el archivo municipal, único órgano con permiso para ello, para posteriormente pasar a ser ingresado a través de nuestra aplicación Odiloa3w-ae en nuestro depósito digital seguro, si es que ha podido definir una concordancia entre los datos generados y los que alojará la aplicación, procediendo a transferir los expedientes junto con los metadatos mínimos obligatorios y los complementarios del documento, expediente, índice, firmas. Todos estos objetos llegan unidos mediante paquete SIP y antes de aceptarlos se comprueba la estructura normalizada de documentos y expedientes, además del chequeo de firmas.

Pero el verdadero reto se nos plantea a la hora de decidir transferir los objetos resultantes del aplicativo productor de VIDEOACTAS planteándose diversos problemas técnicos que han tenido que ser resueltos para su puesta en funcionamiento:

En primer lugar, ha sido necesario definir un modelo de paquete de información compatible con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas de interoperabilidad y que, al mismo tiempo, fuera capaz de albergar unos contenidos con unas características especiales como son las vídeo-actas (un documento audiovisual, de gran tamaño, con diversas firmas, etc.), acompañadas de otros documentos en formatos como el pdf.

Para esto, la empresa Odilo, conjuntamente con el Archivo Municipal y la colaboración de Ambiser ha definido un nuevo modelo de paquete SIP/PIT (Submission information package o paquete de información de transferencia) con una estructura respetuosa con el estándar establecido por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico y la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico. Este modelo de paquete ha sido asumido como propio por la empresa Ambiser para todos los intercambios de documentos. Este modelo de paquete elaborado por Odilo se encuentra en periodo de estudio por los técnicos de la AGE para su validación y su posible establecimiento como estándar para este tipo de materiales.

El segundo de los retos pasaba por la automatización del proceso de transferencia desde la plataforma de VideoActa de Ambiser, a la plataforma de archivo Odilo A3W-AE. Una institución con recursos limitados, como el caso del Ayuntamiento de Tinajo, requiere que los procesos de una intervención humana se reduzcan al máximo. Este caso no podía ser una excepción: el envío de paquetes de información desde VideoActa, la recepción por parte de A3W-AE, su descripción, la creación de registros descriptivos y su difusión en el portal de archivo debían ser procesos completamente automatizados.

Y así se ha hecho. Una vez finalizada la tramitación de la sesión y generada la documentación, se genera un paquete de información (SIP/PIT) y se pone a disposición de A3W-AE, donde el archivero se encarga de aceptar o rechazar el ingreso. A partir de esa acción, todo el proceso es automático:

Se genera un paquete de información de archivo (AIP/PIA – Archival information package o paquete de información de archivo) para la conservación a largo plazo del conjunto de documentación.

Se extraen los metadatos descriptivos (asunto de la sesión, participantes, etc.) y, de forma automatizada, se generan fichas descriptivas para el paquete y para cada uno de los objetos que lo conforman.

Si así lo determina el archivero, el contenido ya descrito, también se difunde automáticamente en el portal de archivo de la institución al que los ciudadanos pueden acceder libremente y sin restricción.

Pero para nosotros, con estos complejos desarrollos no terminaba todo, creíamos y creemos que  para terminar de construir nuestro Archivo Electrónico Único, debíamos afrontar de manera decidida una cuestión de vital importancia: EL ACCESO DIRECTO AL ARCHIVO, UNA CARPETA CIUDADANA, cuyo objetivo se centra en mejorar el acceso a la documentación pública y a la que es personal y propia de cada ciudadano, siempre asegurando los criterios de confidencialidad y protección de datos personales, pero sin coartar las posibilidades de acceso remoto que exige el contexto actual de administración electrónica, lo que ha requerido todo un proceso previo de definición conceptual para permitir un acceso controlado a determinados conjuntos de documentación. Efectivamente, los sistemas actuales de tramitación incorporan unas descripciones pobres, no pensadas para la reutilización y gestión automatizada de la documentación, y con poca información relacionada con las cualidades de confidencialidad, datos personales, etc. En este sentido, el Ayuntamiento de Tinajo ha tenido que realizar un proceso previo de adaptación de los expedientes administrativos conservados en el Archivo para que los criterios de acceso fuesen adecuados al contexto de cada documento. Así, el trabajo para determinar qué expedientes y documentos concretos pueden ser accesibles si se acredita la identidad de un ciudadano ha sido muy manual, pero ha permitido sentar las bases de un proceso más automatizado a medio plazo, pudiendo incorporar servicios telemáticos adicionales junto con estas funcionalidades: solicitud virtual de documentación, copias auténticas, etc.

En segundo lugar, ha sido necesario adaptar la aplicación de archivo (A3W-AE) para permitir un acceso acreditando la identidad de los ciudadanos. Para conseguir este acceso se están ejecutado, puesto que es un proyecto aún en curso, las siguientes actividades:

– Creación de un acceso mediante clave y contraseña, certificado digital o cl@ve en el portal de archivo del Ayuntamiento de Tinajo. Esto permite a los ciudadanos acceder a documentación que les es propia, consultarla, obtener copias, etc. El acceso a esta documentación es automático en función de los permisos definidos por el Archivo. Actualmente está disponible el acceso mediante clave y contraseña para, progresivamente, incorporar el resto.

– Definición de un servicio web para integrar los servicios de consulta del Archivo con la sede electrónica del Ayuntamiento. De este modo, el ciudadano no tiene que visitar diferentes páginas y servicios del Ayuntamiento, sino que puede acceder a la documentación en trámite y a la archivada a través de un único servicio. Esta parte del proyecto se encuentra actualmente en fase de ejecución.

Estas funcionalidades, junto con las de difusión en abierto implantadas mediante la integración de un módulo OAI-PMH que permite reutilizar el contenido de carácter patrimonial por recolectores de todo el mundo, entre ellos Hispana y Europeana configuran al Archivo del Ayuntamiento de Tinajo como  una de las instituciones con mayor transparencia y acceso a la documentación y, además, de una manera controlada y automatizada. Todo este proceso, unido a la configuración de permisos y restricciones de acceso, junto a las potentes medidas de seguridad aplicadas sobre el entorno en el que desarrolla este complejo procedimiento, ofrece garantías suficientes de que los documentos y expedientes se mantienen tan auténticos e íntegros como en el momento en que se realizó la transferencia, teniendo en cuenta que inevitablemente, en entornos digitales, éstos sufrirán en algún momento procesos de migración, conversión o refresco produciendo alteraciones que serán admisibles siempre que no impliquen cambios en los aspectos esenciales del documento y expediente.

(Archivoz) ¿Cuándo te planteaste tú o los miembros de tu corporación iniciar el proceso de inclusión de vuestro ayuntamiento en la Administración electrónica?

(PC) Todo comienza en el año 2008 cuando se decide emprender por el Ayuntamiento el primer esfuerzo, en previsión de la inminente implementación de un sistema de gestión documental con vistas hacia la administración electrónica. Se pretendía implantar una herramienta de gestión electrónica de expedientes orientada a las funciones del área de urbanismo como mecanismo previo a la implantación de la administración electrónica en las demás oficinas de gestión. Ante este hecho, el Archivo Municipal desarrolla un proyecto cuya finalidad era analizar los procedimientos de las distintas áreas de gestión, como primera fase, que pudiera permitir que los documentos que se generaran por medio de la citada aplicación pudieran ser convenientemente gestionados, contextualizados y conservados a efectos tanto de responsabilidad como de memoria. Nos encontramos con una más que evidente falta de colaboración, lo que produjo que casi de inmediato quedara abortado el proyecto, aunque hay que decir que en unos pocos departamentos el resultado no se nos reveló tan negativo, pudiendo definir algunos procedimientos.

Ante este fracaso, analizamos los hechos y llegamos a la conclusión de que en contra de este primer acercamiento jugó el hecho de que había sido promovido por un área desconocida, el Archivo. Otro elemento en contra fue el hecho del inexistente apoyo de la alta gestión, además, por qué no decirlo, de la falta de empatía mostrada por algunos técnicos. Por último, y a pesar de las reiteradas llamadas a la responsabilidad realizadas por el responsable del archivo municipal sobre la conveniencia de encarar de una vez por todas una política real de gestión documental, sobre el sistema implantado, no encontramos respuestas satisfactorias, limitándose simplemente a dar soluciones a corto plazo. Tal sistema fue desarrollado incomprensiblemente de manera aislada y no normalizada, sufría cambios y fallos en el sistema, los cuales no quedaban documentados, no era capaz de generar metadatos, no respondía a una necesaria interoperabilidad y por tanto daba la espalda a la legislación, era imposible de implementar, y lo peor es que era imposible de mantener por ser extremadamente caro.

Ahora la situación ha cambiado, y los responsables políticos, conscientes de la necesidad de una gestión integral si se quería implantar una administración electrónica eficaz, han mandatado un cambio de estrategia. Esto se tradujo en la creación, a principios del año 2014, de una comisión de trabajo que estudiara la implantación de un sistema capaz de producir y conservar, dentro del marco legislativo, documentos electrónicos, es decir, desde el momento que un ciudadano accede a la sede electrónica y registra una petición de tramitación, hasta que el expediente y todos sus componentes quedan depositados y teniendo valor permanente. Ante tal necesidad, nos enfocamos de manera decidida a explorar las oportunidades del Cloud Computing como modo de prestación de servicios, lo que se traduciría en crear y mantener evidencia en un entorno en el que nuestro sistema ya no es sólo nuestro sistema, sino más bien nuestro sistema en el sistema de otro, que a su vez aloja los sistemas de otros más, y por tanto un contexto nuevo y diferente a todo lo conocido. En el caso del Ayuntamiento de Tinajo, la primera medida tomada fue eliminar de manera decidida el software de gestión que se había implantado, para decidir el uso de tecnologías web como las únicas posibles, dado el escenario elegido. Concretamente se eligieron, en principio, dos aplicaciones, ambas de carácter propietario: por un lado Gestiona de es.publico para el sistema de producción, que a través del uso de varias herramientas de aplicaciones como la sede electrónica, que permite tramitar procedimientos haciendo uso del dni, módulo de firma, registro telemático, que de manera integrada con los servicios de la AGE como SIR, SIA, APODERA, NOTIFICA, BOE, CL@VE constituyen el sistema de tramitación y gestión de expediente. Por su parte el Servicio de Archivo eligió Odilo A3W-AE para la gestión del depósito digital seguro, donde se conservarán de manera auténtica no sólo los objetos resultantes del sistema de producción sino también los componentes asociados a los mismos, además de permitirnos integrar, con sólo una misma aplicación, tanto la gestión de documentos en soporte físico como electrónicos. OPAC del Archivo y su vinculación con un servidor OAI-PMH lo que permitirá la libre descarga, distribución y enlazado de datos normalizados y estructurados de valor. Su mayor potencial es que permite la recolección automatizada de ficheros XML con esquemas normalizados, de metadatos en Dublin Core, ESE, y EDM facilitando por tanto su posterior reutilización, intercambio y explotación sin ninguna barrera financiera, técnica o semántica permitirá trasmitir tanto contenido como metadatos tanto a Hispana como a Europeana e integración con el Sistema de Videoactas para la ingestas de los ficheros en formato ENI. Para la gestión Policial, Vinfopol, para le gestión de videoactas Ambiser, para la licitación electrónica Alicita, la firma biométrica en registro con Vidsigner, para la gestión del territorio Nexus Geographics, con el que nos encontramos desarrollando un front officce, que permita emisión y la descarga por parte de los ciudadanos de Certificados y Cédulas Urbanísticas de manera automatizada,  para la gestión presupuestaria y contable, la aplicación IASoft que está plenamente integrada con el Gestor de expedientes de Gestiona y para la gestión del Padrón de Habitantes, la aplicación de Ayal, que también está integrada para la emisión automática de certificados de residencia y volantes del Padrón y en breve la incorporación como terceros en el sistema de gestión electrónica de las nuevas altas padronales y para la gestión de incidencias en la vía pública la aplicación Línea Verde, también integrada con Gestiona y, en el futuro, con nuestro sistema GIS.

(Archivoz) Por nuestra experiencia, la administración electrónica en un ayuntamiento pequeño tiene sus dificultades para implantarse, pero desde que te oí en tu conferencia en el seno de los archiveros municipales madrileños, dejaste claro que lo único que hay que hacer en principio es querer… y que con pocos recursos puede llevarse a cabo la transformación ya exigida por la ley, ¿qué pasos realizasteis en vuestro ayuntamiento?

(PC) Ya he dado algunas pistas, lo primero es que todo este proceso ha significado la implicación decidida de varios agentes con diferentes perfiles. Por un lado, el representante político, Concejal delegado de  Archivo Municipal y Nuevas Tecnologías, que impulsa y provee a los demás agentes implicados los recursos necesarios para el adecuado alcance de objetivos. La Secretaría General, figura indispensable, impulsora y directora del proyecto, especialista en legislación, es la encargada de estudiar las fórmulas legales aplicables. El Servicio de Informática se encarga de que toda la red de sistemas funcione correctamente y se le apliquen las medidas de seguridad pertinentes, aplicando las mejores tecnologías disponibles. Por último, el Servicio de Archivo Municipal implanta normas técnicas, y dirige las integraciones entre aplicaciones, asegurándose de que los documentos producidos y conservados sean auténticos, fiables e íntegros. Además es necesario un estudio de las mejores tecnologías y en nuestro caso ya hemos dicho que la elección del Cloud Computing fue fundamental, la razón es simple, nuestra institución es incapaz de mantener una infraestructura tecnológica, como la que hemos construido, a través de la implantación de la misma en servidores propios teniendo presente que esta tecnología, es un modo de prestación de servicio, no de producto,  es limpio, ahorra energía, libera de la necesidad de mantener infraestructuras informáticas y además es barato. Tengamos en cuenta que las aplicaciones no están instaladas en ningún equipo físicamente reconocible, lo que se traduce en un ahorro de consumo de recursos físicos, y por lo tanto no tiene que habérselas con problemas de instalación, mantenimiento, copia, sino que delega esas responsabilidades y además, el acceso a las aplicaciones se realiza a través de un navegador de uso común y las implantaciones son independientes de la plataforma, del sistema operativo, del gestor de base de datos, del servidor de aplicaciones y del navegador, lo que hace que nuestro modelo en sí sea mucho más ágil, económico y fácil de gestionar que un modelo en el que el usuario tiene el control.

(Continuará)

I Jornada Archivoz: «Archivos con Arte» (21 de mayo, Sala de conferencias, Facultad CC. de la Documentación. UCM)

Tras unos meses de intenso trabajo y planificación, os presentamos un nuevo proyecto elaborado por el equipo Archivoz:

Las Jornadas temáticas de la Revista Archivoz

La I Jornada Archivoz, bajo el lema «Archivos con Arte», pretende hacer una aproximación a los archivos generados a partir de la actividad artística. Muchos son los archivos, además de los archivos de museos o las colecciones privadas de artistas diversos, que guardan en sus fondos series documentales derivadas de la creación artística. Además, nos parecen igualmente interesantes los proyectos que, utilizando material de archivo, generan interesantes obras de arte (basta ver el trabajo de Elena Rosauro o de Voluspa Jarpa).

En esta primera jornada, deseamos dar voz a diferentes expertos que nos acerquen a este tipo de archivos y de fondos para que nos puedan explicar cómo trabajan y a qué problemas se enfrentan en sus diferentes instituciones.

Además, completaremos la jornada con una sesión de debate un poco alejada del arte en los archivos. La dedicaremos a debatir en torno a los proyectos de difusión colaborativos que, como Archivoz, pretenden acercar a los lectores temas de interés sobre nuestro ámbito profesional. Por ello, contaremos con la presencia de otros «proyectos hermanos» como son Infotecarios y Biblogtecarios para conocer un poco más sobre estos proyectos y poner en valor entre los asistentes las ventajas de embarcarse en proyectos colaborativos virtuales.

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Programa del evento:

De 9:00 a 9:15 horas. Presentación institucional. Intervienen:
De 9:15 a 10:45 horas. 1ª sesión de debate: El arte en los archivos: La memoria del artista
De 10:45 a 11:15 horas. Ponencia: Exposición Archivo Rastro: proyecto expositivo inédito que surge del material fotográfico generado a partir de la compra, digitalización y catalogación de negativos y diapositivas encontrados en el Rastro de Madrid
De 11:15 a 12:00 horas. Pausa para café

Se servirá un pequeño desayuno en la terraza de la cafetería de la Facultad

De 12:00 a 13:30 horas. 2ª Sesión de debate: Redes y colaboración en entornos digitales
  • Saul Equihua. Director de Infotecarios
  • Belén Benito. Co-directora de Biblogtecarios
  • Víctor Villapalos. Director y fundador de Archivoz  y gerente en Sociedad Española de Documentación e Información Científica
  • Modera: Juan José Prieto. Bibliotecario y profesor de la UCM
De 13:30 a 13:45 horas. Despedida institucional. Intervienen:

Esta jornada cuenta el patrocinio de Piql y con la colaboración del Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la UCMy del Grupo de investigación «Políticas de información, tecnologías de la documentación y comunicación científica«.

 

 

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«Ser un colectivo fundado exclusivamente por mujeres no es por pura coincidencia»: Entrevista al proyecto «Archivistas en espanglish»

Archivistas en espanglish es un proyecto que nace de la colaboración de un grupo de archiveras con muchas inquietudes y ganas de trabajar y de aportar a nuestro campo de conocimiento. La casualidad de su encuentro tras un simposio en Nueva York ha dado paso a un incipiente proyecto colectivo de Archiveras en lucha por unos archivos más inclusivos y un trato más justo hacía la cultura latina en el mundo.

(Archivo) Sabemos que el proyecto nació tras un encuentro en Nueva York pero, ¿Nos podéis contar algo más de ese momento? ¿Cómo nació la idea y con qué objetivo decidisteis crear Archivistas en Espanglish?

(Archivistas en espanglish) Aunque todas nos conocíamos o teníamos alguna conexión, nos encontramos de casualidad en un simposio acerca de ética y el web archiving. Fue muy interesante pero no por las razones que uno pensaría al ir a este tipo de evento. Al final del evento decidimos juntarnos e ir por unos tragos y a través de la noche fuimos hablando de cómo durante el simposio se le prestaba demasiada atención a la accesibilidad que tuvieran las personas que hablaran inglés. Lo cual no es nada especial, considerando que estábamos en Nueva York. Pero, muchos de los proyectos presentados no tomaban lugar en Estados Unidos o no utilizaban medios creados en inglés. Aún así, se insistía, muchas veces para la frustración de los ponentes, en querer aclarar cómo tal o cual colección iba a ser accedida en EE.UU y en inglés. Aunque no pasamos el día sentadas una al lado de la otra, cuando nos juntamos nos dimos cuenta que todas compartimos la misma frustración con respecto a momentos específicos del simposio.

Por otra parte, una de las razones por las cuales nos juntamos al final del simposio fue porque todas hablamos español y siempre hay cierto confort en poder expresarte en tu propio idioma. Para algunas de nosotras es más cómodo hablar espanglish mientras que otras hablamos español como primer idioma. Entre la frustración por los eventos del día, más la liberación de hablar poder hablar español y espanglish, más una que otra cerveza… en algún momento alguien dijo “¡archivistas en espanglish!”.  Empezamos a hablar de este colectivo hipotético que se enfoca en el trabajo que se hace en América Latina o por latinos y que se presenta fuera del lente anglo. En realidad no es una idea nueva para ninguna de nosotras ni mucho menos para nuestra comunidad pero creo que nos emocionamos tanto hablando de Archivistas en Espanglish esa noche que nos sentíamos comprometidas a no dejar que la idea se quedara en nada. Unas semanas más tarde nos reunimos oficialmente para hablar de qué nos gustaría ver salir de este colectivo y poco a poco le fuimos dando forma… todavía le estamos dando forma. 

(Archivo) ¿Cómo viven unas archiveras latinoamericanas en Estados Unidos? ¿Qué diferencias observáis entre el papel que ejercen los archivos en USA y el papel que ejercen en países de América Latina?

(AEE) Pues vivimos ganando un salario mínimo y haciendo trabajo poco visibilizado… ¡como en el resto del mundo!  En cuanto a las diferencias, el tipo de accesibilidad (a equipo, a personal, apoyo institucional, etc.) es importante porque aunque en todos nuestros países necesitamos explicar las razones y la importancia para archivar algo y dar acceso, es un poco más fácil el acceso a la tecnología en Estados Unidos, y lo es porque tenemos la opción de encontrar alternativas baratas y a veces variadas por EBay, Amazon, tiendas de segunda mano, etc. Aparte, en Estados Unidos existen diferentes vías de financiamiento para proyectos, desde DIY hasta iniciativas gubernamentales, que no existen en muchos otros países. No es que sea fácil conseguir líneas de financiamiento en Estados Unidos, a veces es casi un segundo trabajo. Pero existen.

(Archivo) Vuestro manifiesto, sin duda, es una declaración de intenciones clara y reivindicativa ¿Qué buscáis de la comunidad profesional?

(AEE) Buscamos la descentralización del archivo para que la gente, quién produce conocimiento/material de archivo, tenga acceso a sus materiales, e igualmente buscamos una mayor visibilidad de nuestras historias. También vemos el potencial del colectivo para ser una red de apoyo profesional y de cierta manera ya lo es. Buscamos que nuestra comunidad se sume a esto pero, tomando en cuenta lo difícil que es colaborar. Siempre reiteramos que se puede colaborar con nosotras enviándonos sugerencias para los recursos del Website o simplemente mensajeándonos para hablar de sus proyectos y así encuadrarlos dentro de nuestros medios de comunicación.

(Archivo) Por propia experiencia, sabemos que los proyectos colaborativos son complicados, más si cabe cuando se pretende dotarlos de un alcance internacional. ¿Qué objetivos os marcáis en el proyecto?

(AEE) Más allá de la programación y las herramientas, como el directorio en nuestra página web, nuestro objetivo es simple: formar lazos de solidaridad y crear espacios de diálogo dentro de la comunidad archivera latinoamericana al igual que sus diásporas latinx. Queremos visibilizar lo que ya está pasando en la comunidad archivística en nuestros países y es muy importante para nosotras hacerlo con una voz auténtica dentro del marco de “Hecho por nosotros y para nosotros”. 

Otro enfoque importante para nosotras es el lenguaje y la accesibilidad. Nuestro nombre es una clara indicación ya que representa el idioma en que conversamos nosotras. Más allá de lo literal, el espanglish, como otras interlenguas/idiomas como el yopará o el portuñol, alude a la hibridación de culturas, la migración y la colonización que son parte de nuestras identidades. Reconocemos la hegemonía que tiene el inglés mundialmente y la rama archivera no está exenta. Queremos amplificar recursos y guías que ya existen en español al igual que hacer iniciativas de traducción colectiva o incluso crear nuevos recursos. Por lo tanto, y a medida que el colectivo se expanda, buscamos incluir también a las comunidades no hispanohablantes de América Latina y el Caribe. Igual, aún seguimos explorando las maneras en las que podemos colaborar a través de muchas regiones y estas colaboraciones seguirán cambiándose y acoplándose a las circunstancias que surjan.

(Archivo) Vemos como el movimiento feminista avanza poco a poco en sus reivindicaciones. Movimientos como el #metoo en USA o la primera huelga feminista en España han puesto el acento en un movimiento que empieza a ser global. ¿Qué se puede hacer desde los archivos a favor del movimiento feminista?

(AEE) El fenómeno de #metoo subraya las realidades que muchas mujeres viven a nivel personal al igual que a nivel profesional y que además revela la transversalidad del patriarcado. Revela cómo este sistema determina como el poder, basado en el dominio y la cultura del silencio es utilizado en una amplia gama de industrias.

En respecto a los archivos, existe esa reacción inmediata de querer enfocarse en colecciones que da visibilidad a los aportes de mujeres al igual que otras comunidades silenciadas  a causa del legado del coloniaje, el racismo y la heteronormatividad. Esto es algo que está pasando ahora. A nivel más profundo, este fenómeno puede promover, dentro del mundo archivero, prácticas y valores centrados en la colaboración equitativa, la empatía y la anti-neutralidad. Valores totalmente opuestos a lo que promueve el patriarcado. Toma nuestra existencia, por ejemplo. El ser un colectivo fundado exclusivamente por mujeres no es por pura coincidencia ya que por experiencia propia reconocemos la importancia de redes de apoyo cuando hay tan poca representación. Somos un ejemplo entre muchos grupos liderados por mujeres (en varios campos) que están creando espacios colaborativos ya que no hay ese sentimiento de individualismo que trunca bastante iniciativas. Esto puede ser algo positivo en la profesión, en hacerlo algo más equitativo y relevante durante estas olas de cambio.

(Archivo) Cuando decís en vuestro manifiesto que “Nos comprometemos a incorporar prácticas anti-opresivas en nuestro trabajo e interrumpir y desafiar jerarquías existentes y modos tradicionales de trabajar un archivo“, ¿a qué os referís exactamente? ¿Cómo se desafían esas prácticas?

(AEE) Dentro de las prácticas archivísticas tradicionales, estamos desafiando los enfoques angloamericanos, occidentales y androcéntricos que han dominado el campo. Como resultado, estos enfoques también han influido en la preservación histórica y de archivo. Nuestro punto de vista es hacer espacio para enfoques alternativos que centren, restauren y conserven la historia cultural de nuestras comunidades latinas. También queremos promover la exploración de cómo se ven estas opciones fuera de las instituciones convencionales que han sido las guardianas tradicionales del campo. Queremos ser inclusivas con  aquellos que desean preservar su historia y que no están afiliados a un repositorio universitario o institucional más grande para así reflejar los intereses, necesidades y prioridades únicos que tienen para archivar la historia de sus comunidades.  Al hacerlo, queremos abrir un diálogo con miras a desarrollar un marco dentro del cual puedan tener lugar los debates sobre dilemas éticos en la práctica crítica de archivos. Tal marco contribuirá a hacer archivos con procesos más inclusivos, emancipatorios, no jerárquicos y de beneficio mutuo.

(Archivo) Por último, ¿qué es un Archivista en Espanglish?

(AEE) Cualquier archivista que cree en el potencial que poseen los archivos como espacios radicales, de resistencia y experimentación en América Latina y que busca crear comunidades de práctica dentro de ese marco.

 

Muchas gracias por concedernos esta entrevista y enseñarnos de primera mano vuestro interesante proyecto.

«Tenemos que ir cerrando esa brecha existente entre el ámbito militar y el civil, y empezar a trabajar de forma conjunta»: Entrevista a Anabel Bello, auxiliar de archivo e historiadora

En esta ocasión, Anabel Bello Platas, protagonista de una entrevista anterior en Archivoz, nos habla de un proyecto personal que tuvo la posibilidad de llevar a cabo.

(Archivoz)- ¿Cómo entraste en contacto con el personal del cuartel del tercio Norte?

(Anabel Bello) A finales del año 2008 recibí la cordial invitación del entonces Coronel del Tercio del Norte, D. Juan Ángel López Díaz, para visitar el Quartel del Nuestra Señora de los Dolores. Lo que era una visita totalmente informal pasó a convertirse en un compromiso que dura ya una década.

El valor arquitectónico e histórico del edificio no se puede poner en duda, lo que es realmente complicado es estimar el valor de lo que contienen estas paredes.

La visita al archivo no estaba prevista, surgió de forma totalmente espontánea y, he de decir, que no pude resistirme, no sé si por curiosidad o por deformación profesional.

De camino a las dependencias, me comunicaron que no sabían exactamente la antigüedad de los fondos, y que tampoco se había hecho nunca un estudio general del tipo de documentación que había; que siempre recordaban que “el palomar” era el lugar donde estaba el archivo y que a lo largo del tiempo se habían hecho una serie de actuaciones orientadas a mejorar el acondicionamiento del local

(Archivoz)- ¿Cuáles fueron esas reformas de acondicionamiento del local?

(AB) Hasta el año 1985 la documentación estaba en estanterías de madera, muchas de ellas rotas por la acción de la carcoma, y por lo tanto la documentación se encontraba directamente sobre el suelo, esto motivó la decisión de cambiar las viejas estanterías de madera por estanterías de metal, las típicas de ángulo ranurado, que todavía a día de hoy perduran en muchos archivos y bibliotecas. Además se procede a dar un orden alfabético- cronológico a las fichas de los expedientes personales; se sustituyen las tablillas de madera de los legajos por tapas de cartón, y se sustituyen también las viejas cuerdas, además se busca una solución para poner cierto orden en la Colección de Boletines que se guardaban en el archivo.

Entre los años 2000 y 2002 se procedió a la sustitución y mejora de la antigua instalación eléctrica del archivo y se instala también el sistema contra-incendios.

Había habido varios intentos fracasados de colaboración con la Universidad para elaborar un proyecto de investigación que estudiara y pusiera en valor la documentación que se encontraba en el Cuartel. Sin embargo no será hasta los años 2005-2006 cuando por primera vez una empresa privada se encargue de realizar algún trabajo en el archivo y se decida preparar dos remisiones de documentación (fundamentalmente expedientes) al Archivo de la Zona.

Entre los años 2006 y 2008 se procede a la reforma del tejado del Cuartel, al aparecer una serie de humedades en el techo que amenazaban la conservación y el estado de los fondos. Se instalan también deshumidificadores y radiadores con la intención de estabilizar el grado de temperatura y humedad.

Con éste panorama llegamos a los años 2008-2010, y a mi visita al Quartel de Dolores. El Archivo original donde se encontraba la documentación está en la tercera planta del edificio. Es una gran sala abuhardillada (en la misma sala por la que se accede al antiguo palomar del cuartel) a la que se accede por una escalera muy estrecha a través una única puerta. La sala cuenta con varias ventanas que además de ofrecer luz natural sirven para ventilar el espacio, lo que sin duda favorece la conservación de los fondos.

(Archivoz)- ¿En qué estado encontraste la documentación?

(AB) La documentación ya estaba colocada en estanterías metálicas de ángulo ranurado, ocupando aproximadamente 700 metros lineales, de los que más o menos la mitad, unos 350 metros, contenían expedientes personales.

Las unidades de instalación en las que se encontraba alojada la documentación era de tipología variada, dependiendo de su antigüedad; desde tablillas de madera unidas con cuerda que sostienen los expedientes a modo de carpeta hasta cajas normalizadas de archivo definitivo, pasando por los tradicionales AZ, etc.

(Archivoz)- ¿Qué tipo de tratamiento consideraste que debía hacerse con la documentación y el local?

(AB) Después de una evaluación rápida y a petición del Coronel consideré, y así mismo lo transmití, que lo prioritario sería acondicionar debidamente el local, si se pretendía mantener la ubicación original, y a continuación empezar una intensa campaña de limpieza y desinsectación de la documentación ya que sin ese paso previo no se podría proceder a localización y evaluación de los fondos para poder después ordenarlos siguiendo las normas archivísticas básicas que permitieran su rápida recuperación en caso de necesidad; y a la vez advertí que todo ello, sin duda alguna, requería un importante esfuerzo humano y una considerable inversión económica.

Les comunico que la documentación que tienen custodiada posee un importante valor histórico y que se puede estudiar desde puntos de vista diferentes o a través de varias disciplinas, lo que la hace todavía más interesante.

Se trata de un archivo totalmente desconocido puesto que no tendría que estar aquí, sino que la documentación debería de haber sido remitida periódicamente al Archivo de la Zona, pero nunca se hizo, y en este momento tampoco les interesaba quedarse sin ella si era posible mantenerla custodiada y en condiciones adecuadas en el propio Cuartel. Todo esto vuelve a incrementar el valor general del archivo, ya que tenemos como en una cápsula del tiempo concentrada la historia de las personas que pasaron por el Quartel de Dolores desde prácticamente su construcción.

(Archivoz)-¿Finalmente cómo pudisteis llevar a cabo el desarrollo del proyecto?

(AB) Después de varias conversaciones y de sondear las opciones reales de intervenir en el archivo, se llega a la conclusión de que lo mejor es proceder a la firma de un convenio a tres partes: la Fundación Universidade de A Coruña (que aportaría el personal técnico), el Consello da Cultura Galega (que se encargaría de la dotación económica) y el Quartel de Dolores (instalaciones y parte del material de trabajo), consiguiendo de esta forma el apoyo y la financiación necesaria para empezar a trabajar.

La firma del primer convenio tuvo lugar en diciembre de 2009 y rápidamente se puso en marcha la primera etapa del proyecto que llevó como título: Estudio y difusión del patrimonio documental gallego: catalogación del Archivo del Tercio del Norte de Infantería de Marina.

En función del estado de la documentación del archivo, el equipo de investigación se propone como meta estudiar y poner en valor este interesantísimo fondo documental; pero la prioridad era poner a salvo los documentos contenidos en los diferentes fondos, debido al deterioro que sufrían fundamentalmente a causa de la carcoma. El segundo paso sería facilitar el acceso a la información que contenían los documentos mediante la limpieza, la lectura y el registro informático de los mismos.

(Archivoz)- Como resultado del trabajo realizado en todos estos años,  ¿qué fondos documentales habéis identificado?

(AB) Fondo propiamente documental. A lo largo 247 años de vida han sido muchos miles de españoles los que han participado de la historia desde este Quartel, sobre todo gallegos, y aunque de los 100 primeros años no poseemos documentación de ningún tipo, durante los últimos 147 años se ha generado un volumen importante, que actualmente está ordenado, y que a “grosso modo” podemos dividir en dos grandes bloques:

El primero estaría dedicado al fondo archivístico, propiamente dicho, compuesto principalmente por:

  • Libros de filiación desde 1923 hasta 2002.
  • Expedientes personales de oficiales, suboficiales y tropa desde 1870 hasta la actualidad, el número aproximado rondaría los 38.000.

El segundo agruparía una serie de Colecciones, que sería conveniente someter a un proceso de selección, catalogación y estudio más preciso:

  • Diario Oficial de Guerra desde 1894 hasta 1936; ésta colección es especialmente importante pues sospechamos que se trata de la única edición conservada en Galicia. Boletín Oficial de la Capitanía General de la Isla de Cuba.- Diario Oficial del Ejército desde 1929 hasta 1963.- Diario Oficial de Marina desde 1900 hasta 1985.- Boletín Oficial del Estado desde 1937 hasta 2000.- Boletín Oficial de Ministerio de Defensa desde 1985 hasta la actualidad.- Documentación de las distintas secciones de la Plana Mayor, como órdenes de ejercicios, libros de habilitación, manuales de armamento, del soldado,…; dentro de este grupo de documentos, las Órdenes Diarias en concreto, incluyen datos tan interesantes como el menú que se servía hace más de 150 años a las tropas allí concentradas o los hechos históricos de la ciudad de Ferrol – Manuales de legislación desde principios del siglo XIX.

La biblioteca está formada por aproximadamente 3.000 volúmenes, algunos de ellos fechados en 1850, pero también en años anteriores, que tratan temas muy concretos desde una perspectiva poco habitual en el ámbito civil, de ahí su enorme valor a día de hoy. Cuenta además con estudios que se centran en conflictos bélicos que tampoco trascendieron más allá del mundo militar. Otro de los temas que también se suele atribuir al ámbito militar es el relativo a la construcción de determinados edificios o estructuras, y esos estudios tampoco salían del ámbito militar, imagino que por cuestiones de seguridad, pero que a día de hoy no sólo suscitan un gran interés, sino que son un complemento perfecto para estudiar la historia local y sobre todo si se trata de ponerla en valor. La mayoría de las colecciones que se encuentran en las bibliotecas públicas o en las universitarias, que son las que yo mejor conozco, no dejan de ser los grandes diccionarios enciclopédicos que tan de moda estaban a partir del siglo XVIII, siendo las más solicitadas y por tanto las que ocupaban mayor espacio en sus estanterías. En el ámbito académico tampoco se prestó demasiada atención a la bibliografía que nacía asociada o relacionada con conflictos bélicos, digamos que la “nueva historia” que se estaba empezando a hacer, dejaba un poco de lado los grandes conflictos, y las grandes figuras, para centrarse en el ámbito local y personal. No existía el intercambio de publicaciones entre las distintas administraciones, con lo cual los libros no tenían un recorrido tan amplio como pueden tener hoy en día.

Además tenemos que tener en cuenta que las tiradas de libros que se editaban en ese momento no se caracterizaban por poner en circulación un gran número de ejemplares, y que el acceso a ellos, a nivel económico tampoco estaba al alcance de todos.

De toda la colección yo destacaría algunos por su rareza y por su difícil acceso:

–  Historia General de España; Lafuente, M. 1869.
–  Historia Universal; Saleta y Cruxent, H. 1890.
–  Thucydides; Valverde Álvarez, E. 1882.
–  La Guerra de Yugurta; Salustio, C. 1879.
–  Historia de la Conquista de Méjico; Solís, A. 1874.
–  Historia de la Conquista de Perú; Prescot, G. 1853.
–  Las Fábricas del Reino de Nápoles; Mariategui, E. 1878.
–  Revolución Francesa; Thiers, 1845.
–  Historia del Sitio de Zaragoza; Alcaide Ibieca, A. 1831.
–  La Guerra Franco- Alemana 1870-71; Moltke. 1891.
–  La Guerra Franco- Alemana 1870-71; Annenkof. 1881.
–  Historia de la Guerra de los cien años. 1750-1850; Constanzo, S. 1858.
–  Oeuvres Historiques (1740-1763;) Napoleón. 1872.
–  L ́armee francaise en 1879. Campagnes L ́italie … Par un officier en retraite. 1879.

La única recomendación que pudimos hacer con respecto a la Biblioteca en cuanto a su conservación fue la de controlar la humedad, ya que algunos de los libros empiezan a mostrar síntomas de afección, y que se procediera a la colocación de productos antipolillas para evitar su acción sobre el papel que también empieza a apreciarse.

Existe también con un importante fondo fotográfico, que se encuentra en un excelente estado de conservación, y apenas es conocido y utilizado por personas ajenas al propio cuartel. Por su singularidad y por lo específico del tema que inmortaliza, debería ser puesto a disposición de todos aquellos que tengan especial interés por conocer los acontecimientos de este período histórico. Pero también se pueden hacer estudios relacionados con la uniformidad y sus distintas variantes a lo largo del tiempo, o por citar algún otro ejemplo se podría hacer un estudio sobre la pervivencia de las normas de protocolo en determinados actos militares

Fondo de partituras musicales. Entre las que se encuentran partituras del maestro Baudot, entre otros, y que engloban diferentes tipos de música, no sólo militar, que es de gran importancia dentro del panorama musical gallego, pero también español.

Fondo cartográfico y las láminas. No sorprende a nadie que hoy pueda decir que los mejores mapas, los mejores planos, la mejor cartografía era la hecha sobre el propio terreno, y para eso los ingenieros militares estaban especialmente preparados. Por lo tanto toda la cartografía que desde hace doscientos años para aquí resulta de más valor para los historiadores, es la realizada en el ámbito militar. En los actuales estudios de toponimia, se solicita continuamente la cartografía de origen militar al ser la más precisa, la más exacta y la que mayor información del terreno ofrece. En la última etapa de nuestro proyecto hemos encontrado una serie de láminas que al principio no supimos muy bien como encajar, después de hacer una serie de estudios hemos llegado a la conclusión de que se trata de láminas en las que se representa a personajes conocidos de la época de la Guerra de Cuba y también alguna de la Guerra Carlista, estas láminas sirven nuevamente para poner cara o humanizar al personaje.

(Archivoz)- Por lo que nos cuentas existe una biblioteca que es muy raro encontrar en el resto de las bibliotecas existentes. Cómo podemos acceder el resto de los mortales a este tipo de fondo?

(AB) Los volúmenes que contiene la Biblioteca de Oficiales son interesantísimos, básicamente porque muchos de los libros no son fáciles de encontrar en otras bibliotecas y que nos ayudarían a completar episodios de nuestra historia hasta ahora desconocidos. En cuanto al acceso, tienes que tener en cuenta de que el  Cuartel tiene unas normas de acceso «un tanto restringidas, pero estoy segura de que presentando un escrito y justificando la necesidad de consultar algún volumen de cara a algún trabajo de investigación… no habría ningún problema. El trato para con nosotras ha sido siempre exquisito y estoy segura de que no es algo anecdótico.

(Archivoz)- ¿Qué resultados habéis obtenido desde el inicio del proyecto hasta hoy?

(AB) Desde diciembre de 2009 hasta marzo de 2016, en seis etapas se han realizado los siguientes trabajos:

  • Del fondo correspondiente a los reemplazos y los expedientes de filiación que van de 1870 a 1900 se han limpiado algo menos de 23100 expedientes. De este total han sido leídos y registrados en la base de datos, realizada exclusivamente para este estudio, unos 6765.
  • Del fondo correspondiente a los reemplazos y los expedientes de filiación que van de 1936 a 1939 se han limpiado y leído 1099.
  • Aunque el estudio pormenorizado de un expediente requiere el acceso al expediente y no tan solo a su ficha o a la información seleccionada para el formulario de la base de datos, debemos tener en cuenta que, gracias a ella podemos acceder de manera sencilla a una serie de informes que van desde, por ejemplo, personal de un determinado grado al servicio de Infantería de Marina pertenecientes a un reemplazo concreto; los originarios de una Comunidad Autónoma determinada, de una profesión concreta, etc.
  • En la base de datos también se tiene acceso a características físicas del personal e incluso algunos datos curiosos relativos a la forma de hablar y referencias a señas particulares. Otra información que podemos obtener es la relativa al estado civil, la profesión, a los méritos o condecoraciones recibidas a lo largo del servicio, historial profesional… Trabajar con las fichas o la base de datos evita la agresión que sufre el papel cuando es manipulado directamente.
  • Se diseñó un proyecto específico para estudiar el fondo fotográfico. El proyecto consistía básicamente en hacer un inventario con la correspondiente catalogación y descripción para saber exactamente el contenido del fondo y ponerlo en relación con los resultados que habíamos obtenido en las etapas anteriores. Primaba como en el caso de la documentación la conservación de las fotografías y su puesta en valor. Para ello la última fase del proyecto contemplaba la digitalización y la creación de un espacio web en el que se pudiese trabajar con la fotografía pero también con su descripción.
  • Se buscó la opinión de un experto musicólogo para evaluar el valor de las partituras.
(Archivoz)- ¿Desde dónde podemos acceder a todo esto?

(AB) Estamos trabajando para poder ofrecer los resultados del proyecto en una plataforma que se va a encargar de realizar el Consello da Cultura Galena, nuestro principal apoyo desde el año 2009, y que sería de acceso público, pero todavía se está valorando la forma más adecuada de hacerlo en cuanto a contenidos y accesibilidad.

(Archivoz)-Como historiadora, todos esos datos os han servido para estudiar la Historia Contemporánea, ¿qué podrías decirnos sobre esto? Tu último libro “Los soldados del Tercio Norte y las tres Españas en la Guerra de Cuba’’ es resultado del estudio de parte de esta documentación, ¿verdad?

(AB) El trabajo y el estudio de los expedientes de filiación nos acerco a otra realidad y nos hizo plantearnos lo que hasta ese momento creíamos saber sobre la Guerra de Independencia de Cuba y el desastre del 98.

Quisimos estudiar y analizar los datos que ofrecían otras fuentes, y sobre todo conocer primero a la persona, y después al soldado, que era enviado a cumplir con su deber en las colonias de Ultramar.

La lectura de aproximadamente 6900 expedientes nos ha proporcionado una serie de datos totalmente objetivos que a nivel general pueden ayudarnos a conocer quiénes eran los soldados que conviviendo en el Quartel de Nuestra Señora de los Dolores, pertenecían al Tercio del Norte de Infantería de Marina en un período muy complejo de la Historia de España que comprendería los años entre 1870 y 1900.

(Archivoz)- ¿Podrías resaltar algunos documentos a nivel diplomático dignos de mencionar que forman parte de los expedientes?

(AB) Hemos seleccionado como documentos curiosos los que tienen relación con los méritos, la concesión de medallas o las distinciones.

Las más mencionadas son “Benemérito de la Patria”, “Bien de la Patria” y en cuanto a las medallas: Medalla Conmemorativa de la Campaña de Cuba (con uno o varios pasadores); Cruz Sencilla del Mérito Naval; Cruz de Plata al Mérito Militar (con distintivos rojo o blanco, alguna pensionada); Medalla Conmemorativa de la Jura de S.M. el Rey Alfonso XIII. Otras medallas que destacamos son las conmemorativas como la Cruz de Plata del M. M. con distintivo blanco por natalicio de S.A.R. la Infanta Heredera Da Ma de las Mercedes (1880); Cruz de Plata del M.M. con motivo del natalicio del Rey D. Alfonso XIII (1888). Además hemos encontrado alguna documentación relativa a la concesión de la Cruz de San Hermenegildo, firmada por Alfonso XII.

Otros documentos que forman parte de los expedientes de filiación serían las partidas de nacimiento, actas de defunción, fe de soltería. Además podemos destacar los testimonios de causas sumarias instruidas al personal, incluidas en algunos expedientes, abiertos por causas diversas tales como: deserción, desobediencia, faltas a guardias, abuso de poder, violencia, alguna incluso por homicidio…En algunos caso conllevaban pena de prisión, recargo en el servicio, calabozo y en otros muchos se sobreseían sin más consecuencias.

Como documentación adjunta los más habituales son: libretas de masita, de ajustes, provisionales, del soldado, algún pagaré, oficios, cartas de pago, hojas del hospital, hojas dentales, vestuario,…

(Archivoz)- ¿Por qué ha sido importante para ti este trabajo a nivel personal y profesional? Has podido realizar un primer trabajo en forma de libro como ya hemos comentado, pero ¿es susceptible esta documentación de mas estudios? intuimos que sí…

Como persona que se dedica al estudio de la historia, poder trabajar con este fondo documental ha sido muy importante porque me ha permitido hacer una reflexión y replantearme lo que yo creía saber acerca de la Guerra de Cuba.

A partir del episodio sucedido el día 5 de junio de 1895 en Piedra Picada hemos ido tejiendo una red que nos permite estudiar la España del XIX, cómo se veía desde la península lo que estaba sucediendo en la colonia, y sobre todo cual era la realidad de esa colonia que lo único que solicitaba a la metrópoli era tener los mismos derechos que el resto de ciudadanos españoles.

A pesar de los años de trabajo con el fondo documental, y de la cantidad de datos que hemos podido avanzar de cara a la realización de estudios posteriores que necesariamente tienen que ser interdisciplinares, podemos concluir que los recursos con los que cuentan en este archivo pueden dar para muchos más años de trabajo y aportan numerosas sorpresas. Se ha hecho mucho, pero todavía queda muchísimo más por hacer.

Como historiadora “de ámbito civil”, dejando un poco al margen lo que han sido las grandes gestas o los grandes personajes, y centrándome sobre todo en la gente, la documentación me lo ha puesto muy fácil, pero a nivel diplomático los documentos de este archivo requieren un estudio en profundidad, las fórmulas a las que responden cada uno de los documentos, los sellos que figuran en ellos, las firmas, el intercambio de correspondencia o los saludos de cortesía, todo esto posee un enorme valor para la diplomática. La paleografía podría decir mucho también acerca de los documentos que conforman el fondo del archivo; y hasta resultaría interesante el análisis que, desde el punto de vista de la medicina, se podría hacer a partir de la información que ofrece cada uno de los expedientes. El estudio de la vida diaria, por ejemplo en cuanto a la alimentación en Galicia, tendría una importante fuente de estudio en la documentación que conforma este archivo…

El estudio pormenorizado de los libros, la información que aporta y sobre todo la visión que contrasta totalmente con la que se ofrece desde el ámbito civil o académico, puede enriquecer muchísimo el conocimiento de nuestra historia.

En definitiva, entre todos tenemos que ir cerrando esa brecha existente entre el ámbito militar y el civil, y empezar a trabajar de forma conjunta y con la clara intención de sumar entre todos. Sabemos que es posible porque desde el año 2009, aquí, en este cuartel y con  personal del mismo hemos sido capaces de hacerlo, trabajando como un verdadero equipo en el que todos tenemos algo que aportar.

“El archivo tiene una dimensión emocional y psicológica que está llena de masacre, muerte y destrucción”: Entrevista a Voluspa Jarpa, artista que trabajó con documentos de la CIA sobre el golpe de estado chileno

Durante 20 años, la artista chilena ha utilizado  archivos desclasificados de los servicios de inteligencia de Estados Unidos para develar, por medio de piezas de arte, la hegemonía ejercida por el Estado norteamericano sobre los países latinos en tiempos de Guerra Fría.

El primer momento que los archivos llamaron la atención de la académica de la Escuela de Arte UC, Voluspa Jarpa, fue cuando a mediados de los noventa y en virtud del Acta de Libertad de Información de la Unesco, Estados Unidos comenzó a desclasificar documentos secretos sobre la relación de la Agencia Central de Inteligencia (CIA) y la dictadura del Comandante en Jefe del Ejército, Augusto Pinochet, quien gobernó Chile entre 1973 y 1990.

En estos documentos, se develó cómo desde la elección del presidente Salvador Allende, en los comicios de 1970, Estados Unidos ya había decidido derrocar al primer gobierno marxista elegido por vías democráticas en el mundo. Además, se evidenció una estrecha relación entre la élite militar y política del país, con directores de la CIA, encomendados por el propio presidente Richard Nixon quién, además, financió la operación.

Las casi 250.000 páginas, gran parte tachada con marcadores negros y en inglés, llamaron la atención de Voluspa Jarpa no como artista, sino como ciudadana: “Me produjo expectativa sobre cómo iba a cambiar o por lo menos iba a poner en tensión la forma en que se ha escrito la historia en Chile y particularmente, la historia del Golpe”.

Aunque en 1998 comenzó a desarrollar sus primeros ejercicios, Voluspa demoró al menos 10 años en abandonar la zona de comodidad, que era la pintura, y poder articular “estrategias artísticas más eficientes”, como las presentadas en 2016 en la exposición En nuestra pequeña región de por acá, curada por Agustín Pérez Rubio en el Museo de Arte Latinoamericano de Bueno Aires (MALBA).

Esta muestra incluyó fotografías, dispositivos sonoros, pinturas y una galería de retratos de personajes públicos de América Latina, “que ocuparon cargos administrativos en el Estado o en organizaciones civiles, y que fueron víctimas de asesinatos políticos o de crímenes no resueltos”, indicó el texto curatorial de MALBA sobre la información recopilada por Voluspa Jarpa.

Allí, la propuesta artística relacionó los documentos desclasificados de los servicios de inteligencia de EE.UU de 1948-1994 sobre diferentes países latinoamericanos, con el mundo del arte, en particular, con el Minimalismo norteamericano.

(Archivoz) A nivel burocrático ¿tuviste dificultades para acceder a estos archivos?

(Voluspa Jarpa) El acceso a ellos cambió de acuerdo a la política estadounidense. Clinton los desclasificó en un sitio web, donde bajé todos los de Chile. Después, cuando vino Bush se disponen solo para ciudadanos de EE.UU, entonces, para conseguir los archivos del cono sur y luego de América Latina, tuve que pedirle a un amigo sus accesos para ir sumando los otros archivos. Lo hicimos entre varios, desde distintas IP, pensábamos que la CIA nos estaba viendo [risas].

(Archivoz) ¿Cuáles fueron tus estrategias para seleccionar entre estos archivos?

(VJ) Dependiendo de la obra son distintas estrategias, la primera y más evidente fue entender que la censura visible en estos documentos permite, paradójicamente, su desclasificación, ya que al estar borrado pasa a estar en el régimen de la imagen y no en el régimen del texto. Este material tiene esa ambigüedad de pasar del texto a la imagen y viceversa. También había una necesidad cronológica y de seleccionar los documentos donde la intromisión de Estados Unidos y su relación con la élite dispuesta a la intervención, era más evidente. Este es un criterio historiográfico-político, mientras que el primero es más bien visual-estético. Estético pero también político, porque cuando te enfrentas a un archivo que está completamente borrado, te enfrentas al poder en una imagen, el poder que administra la información. Yo diría que fueron estas dos tensiones, de ordenar la información y por otro lado dimensionar una imagen simbólica a partir de los archivos, los elementos de edición. También tiene que ver con dar una imagen que represente la monumentalidad de ese material. Que sean millones de archivos sobre América Latina hace que sea abrumador acercarse a él.

(Archivoz) ¿Te sentiste responsable de transmitir lo que estabas trabajando?

(VJ) Sí, fuertemente. De hecho yo creo que fue esa responsabilidad la que me sacó de Chile para ir a Latinoamérica. Cuando lo terminé sentí sacarme de encima un peso gigante, una cosa delirante de asumir.

(Archivoz) Tras todo el trabajo que has desarrollado ¿en qué etapa te encuentras?

(VJ) Estoy cerrando el trabajo con los archivos y ya son casi 20 años. Creo que es suficiente. Creo que ya hice todas las gracias que se me ocurrieron con los archivos. Aunque es un problema de energía también, porque estoy cansada de leer archivos, física y emocionalmente. Tuve un punto de quiebre al leer tanto archivo de inteligencia, con un lenguaje tan distópico. Provoca un pesimismo frente a la humanidad muy difícil de soportar, es una energía que te lleva a una cosa personal, porque uno lo procesa personalmente y lo que me produjo emocional e intelectualmente fue lo que dio origen a la forma de la obra. Es un método creativo un poco desgastante. El archivo tiene una dimensión emocional y psicológica que está llena de masacre, muerte y destrucción. Esto no quiere decir que en 10 años más no retome la obra, pero por ahora quedó cerrado con la exposición de MALBA y todo lo que conllevó.

(Archivoz) ¿Por qué crees que la pintura no funcionaba para presentar los archivos?

(VJ) Fue un problema de representación. Un archivo es un fragmento de una verdad y si tú transformas esa imagen en una representación, lo llevas al campo simbólico, pero no al campo de la verdad que significa un documento, que es la diferencia entre una película de ficción y un documental. El material mismo significaba una verdad histórica y la representación de la pintura no servía para eso. Un terreno simbólico rebajaba ese potencial de verdad que tenían estos documentos.

Eso me llevó a tener que abandonar la pintura y a encontrar estrategias en las que yo pudiera mantener esa relación que provenía del documento de archivo, que tienen que ver con la verdad de los hechos, no con las verdades construidas por la historia.

(Archivoz) ¿La percepción de las personas cambió cuando modificaste la materialidad de las obras?

(VJ) En el tiempo sí, pero eso fue un trabajo de recepción también. Era un material que las personas no querían ver, traumático, que revela una relación colonial de la historia de Chile con respecto a Estados Unidos y eso es algo que no necesariamente se quiere asumir. Hay una dependencia y falta de soberanía que tú puedes leer en esos archivos. La sociedad nunca estuvo preparada para recibirlos, y no solamente la sociedad chilena, a la sociedad latinoamericana le cuesta mucho verse reflejada en esta situación de colonialismo. Las obras buscaron siempre estrategias de diseminación y difusión del material, y de poder hacer que la experiencia de enfrentarse al material para los espectadores fuera no solamente un shock en donde salen corriendo sin querer mirar, sino, una muestra para que la gente se acerque. Transformar la apreciación de los archivos en una experiencia estética.

(Archivoz) Desde esta experiencia y pensando en los estudiantes que quieren trabajar con archivos ¿Crees que éstos le entregan un plus al trabajo artístico?

(VJ) Sí, entregan una dimensión del “real” que no te lo entrega la imagen, el trabajo intelectual o de autor. Entrega una dimensión sobre de qué se trata la realidad. Estos archivos que son secretos, están escritos en un lenguaje al que tú nunca tienes acceso, que es un lenguaje del poder burocrático que está planeando y que te lo está contando, que afecta a países y personas. Es una hiperrealidad que no te la da la narrativa, ni la ficción, ni el símbolo. El archivo te da el dato duro y crudo de la realidad, y eso tiene algo vertiginoso porque una vez que estás ahí alguien lo tiene que trabajar para que otros lo puedan seguir haciendo.

(Archivoz) ¿Alguna autoridad te ha increpado por tu trabajo?

(VJ) No, aunque creo que hay muchas maneras de presionar para que uno deje de hacer lo que está haciendo. El silencio, la exclusión, son maneras mucho más eficientes para demostrar poder real. Lo bueno del arte es que es una fisura, y aunque tú no quieras verlo, terminas viéndolo igual. Por ejemplo, la exposición del MALBA salió en todas partes del mundo excepto en El Mercurio. New York Times, Washington Post, El País y La Tercera, porque La Tercera no tiene a su dueño en la primera línea de la desclasificación.

Voluspa Jarpa (Rancagua, 1971) es una artista visual chilena perteneciente a la generación de artistas de los 90. Desde el año 1994 ha sostenido una extensa producción artística, participando en exposiciones colectivas e individuales, bienales y ferias de arte tanto en Chile como el extranjero. Desde 1998 su trabajo ha destacado por su fuerte contenido crítico que, a partir de archivos desclasificados,  cuestiona parte de la historia reciente de Latinoamérica.

 

Imagen de portada: Presidente de Chile (1970 – 1973) Salvador Allende en el brindis durante la Parada Militar realizada en el entonces Parque Cousiño. Cerca de el: Carlos Prats, Pedro Vuskovic, José Tohá, Raúl Silva Henríquez, César Ruiz Danyau (Fach), Raúl Montero Cornejo (Armada). Esta imagen proviene de la página del sitio de Historia Política de la Biblioteca del Congreso Nacional de Chile, que se encuentra bajo licencia: Creative Commons Atribución 3.0 Chile.

No Todo es Digitalizable: La Experiencia de Digitalizacion en un Archivo De La Oficina Nacional de Procesos Electorales – Perú 2015-1016

Introducción

El presente escrito es el resultado de la experiencia de implementar una línea de digitalización en el Archivo de Gestión de las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (AODPE) Archivo que recibe la producción documental de las oficinas aperturadas temporalmente en diversas regiones del país y que al concluir el proceso electoral cierran sus puertas.

Los documentos que se reciben en el AODPE, corresponden a las gestiones administrativas propias de la organización de un proceso electoral, se hace la salvedad, toda vez que lo denominado “expediente electoral” (documentos generados en las mesas de sufragio) está custodiado en el Archivo Electoral.

La iniciativa de formular un proyecto de digitalización surge por dos preocupaciones muy recurrentes en los Archivos. Primero, el espacio para custodiar lo que ya se tiene y la planificación de futuras transferencias; segundo, el servicio que brinda, puntualmente la ubicación inmediata de la información requerida.

El digitalizar, se ha visto como la solución a muchos problemas en los Archivos del sector público, sea con valor legal (certificada) o con fines de acceso y control, digitalizar, es un trabajo complejo y sobre todo costoso, requiere de una metodología para seleccionar que digitalizar, tomando como punto de partida requisitos mínimos como que los documentos estén organizados o contar con un registro, priorizando las series documentales más importantes, criterios estandarizados como mayor demanda de usuarios o el valor probatorio para la entidad.

Justificación

La Red de Transparencia y Acceso, en su Guía N°5 sobre digitalización, proporciona dos modelos de digitalización certificada, digitalización sin eliminación y digitalización con sustitución del soporte análogo, para ese caso, se optó por la digitalización certificada con el propósito de sustituir (eliminar) en un periodo de 12 meses y en concordancia con la normativa vigente (Decreto Legislativo N° 827. Art.3, Perú) los documentos en soporte papel.

Llevar a cabo trabajos de digitalización (desarrollo e implementación) debe ser un compromiso no solo del área responsable (AODPE), sino una política adoptada por la entidad.

Objetivos

Las entidades que optan por digitalizar, buscan optimizar la gestión documental, potenciar la accesibilidad y difusión de la información que custodian acortando plazos de atención y porque no, racionalizar los recursos que implica el sostenimiento de un Archivo más aun cuando el local que lo alberga es alquilado, como es el caso de AODPE.

Beneficios

Los beneficios resultantes de optar por la digitalización certificada son muchos, reducción de costos en el mantenimiento de un Archivo, tiempos de respuesta más cortos en la atención a usuarios lo que se evidencia en indicadores de atención, pero debe quedar claro que, no hay beneficios sin inversión, el llevar a cabo trabajos de digitalización implica el compromiso de la entidad por sustentarlo económicamente.

Marco legal

En el Perú la legislación respecto a temas digitales y tecnológicos es aún incipiente, el Decreto Legislativo N° 827 (Perú, 1996), Ley que amplía del Decreto Legislativo N° 681(Perú, 1991) a las entidades públicas con fin de modernizar el sistema de archivos oficiales, artículo N° 3 señala un periodo de 12 meses de custodia posterior a la fecha de concluido el trámite del documento, vencido el plazo se puede optar por conservar los documentos en microarchivos, procediendo a eliminar los documentos físicos.

Esta norma debe ser cuidadosamente analizada sin dejar de lado el procedimiento de Eliminación de documentos Directiva N°6-AGN-DGAI (Perú, 1986).

METODOLOGÍA

La digitalización certificada con fines de eliminación que a optado por desarrollar e implementar la ONPE, requirió previamente de un análisis del acervo documental que compone el AODPE con el fin de determinar prioridades y el uso racional de los recursos económicos. Durante el análisis se logró identificar lo siguiente:

 Requisitos

  • El requisito más importante antes de iniciar trabajos de digitalización es que los documentos deben estar organizados, es en vano digitalizar documentos sin un orden lógico.

AÑO

PROCESO ELECTORAL

DOCUMENTOS
ORGANIZADOS

2010

ERM RN – 2010

SI

ERM  2DA V – 2010

SI

2011

EG 1ERA V – 2011

SI

EG 2DA V – 2011

SI

2012

CPR – 2012

SI

EMC – 2012

SI

2013

CPR MARZO – 2013

SI

NEM Y CPR JULIO – 2013

SI

NEM LIMA – 2013

SI

2014

NEM LIMA – 2014

SI

ERM – 2014

SI

ERM 2DA V – 2014

SI

Fuente: Elaboración propia, Informe 450-2015-SGORED-GOECOR/ONPE

CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL

ODPE/01

Actas y cargos de las ODPE

ODPE/02

Correspondencia emitida

ODPE/03

Correspondencia recibida

ODPE/05

Excusas y justificaciones

ODPE/07

Informe finales de gestión de las  ODPE

ODPE/09

Informe de los coordinadores distritales

ODPE/07

Informe final del centro de cómputo

ODPE/12

Credenciales entregadas

Fuente: Programa de Control de Documentos vigente 2012 – 2014

  • Contar con un listado de series documentales
  • Tabla de conservación de las series documentales con los plazos detención.

Prioridades

La prioridad en un proyecto de digitalización es la conservación y difusión de la información, otras prioridades estarán dadas por el estado de conservación (riesgo de pérdida por deterioro), la valoración (ciclo vital), las necesidades de los usuarios (demanda en búsquedas).

Demanda (documentos más consultados)

  • Correspondencia emitida.
  • Correspondencia recibida
  • Informes del Coordinador Distrital
  • Excusas y/o Justificaciones.
  • Actas y cargos de las ODPE

Documentos a susceptibles a digitalizar:

  • La información recogida se sistematizó en el siguiente cuadro:

 

PROCESO ELECTORAL

FOLIOS TOTALES

2010

ERM RN – 2010

229,600

ERM  2DA V – 2010

58,600

2011

EG 1ERA V – 2011

386,300

EG 2DA V – 2011

299,900

2012

CPR – 2012

62,529

EMC – 2012

657

2013

CPR MARZO – 2013

105,401

NEM Y CPR JULIO – 2013

55,279

NEM LIMA – 2013

87,305

2014

NEM LIMA – 2014

12,869

ERM – 2014

ERM 2DA V – 2014

TOTAL

1,298,440

Fuente: Elaboración propia, solicitudes de préstamo y consulta del AODPE

CONCLUSIONES

De la experiencia, se puede concluir que la digitalización es muy útil para optimizar la gestión documental, trae muchos beneficios, pero no todo es digitalizable, es preciso evaluar y determinar qué es importante digitalizar, más aún si los recursos asignados son escasos.

Se concluye, además, que la digitalización es un proceso técnico que debe realizarse tomando como base determinadas premisas técnicas y procedimentales para garantizar un producto de calidad.

Por último, se debe establecer una estrategia de cara a la preservación de los documentos digitalizados y los físicos, pues los documentos digitalizados no reemplazan el físico.

El Archivo Municipal de Leganés sale a la calle

Tras el I Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico celebrado en el centro cívico José Saramago de Leganés, queremos compartir esta iniciativa lanzada el Ayuntamiento de esta misma localidad que a su vez es uno de los patrocinadores del evento. El Archivo busca la participación por parte de sus ciudadanos para compartir sus fotografías antiguas, es una campaña donde animan a enviarlas digitalizadas o entregarlas en formato impreso por un corto tiempo para ser incluidas en sus fondos en formato digital. Posteriormente se pueden encontrar en su buscador y contiene la herramienta de Comentar para añadir contenido extra por parte de los usuarios y por ello contribuir a al historia de esta localidad del sur de Madrid.

«La Campaña de difusión del Portal del Archivo Municipal, pretende ser una herramienta de difusión de los diferentes documentos y fotografías de interés para los ciudadanos de nuestra localidad, así como un mecanismo para que esos mismos ciudadanos puedan participar comentando y haciéndonos llegar sus fotografías y documentos que puedan ser interesantes para todos«. Leganés.org/archivo

Nuevas iniciativas en el CDAEA ¡club de lectura teatral!

«El Teatro Alhambra y el Centro de Documentación de las Artes Escénicas de Andalucía ponen en marcha un club de lectura dirigido a todos aquellos interesados que quieran introducirse en el estudio, la lectura y el debate de obras de teatro«.

Desde Archivoz os animamos a uniros a esta iniciativa de club de lectura a través de la inscripción online. Esta actividad será de periodicidad mensual (máximo de 20 integrantes) y de carácter dinámico con proyecciones de fragmentos de montaje y grabaciones, además de contar con la participación de autores o directores de los textos dramáticos seleccionados. La coordinación será por Bonifacio Valdivia Milla (catedrático de Lengua Castellana y Literatura en la Escuela de Artes de Granada) que dará el pistoletazo de salida este martes 19 de Diciembre a las 20 horas (fechas: Martes 19 diciembre / Martes 30 de enero/ Martes 20 de febrero / Martes 20 de marzo / Martes 24 de abril / Martes 22 de mayo).

El Centro de Documentación de las Artes Escénicas de Andalucía de la Consejería de Cultura se encuentra en la antigua iglesia de Santa Lucía de Granada. Es un centro permanentemente abierto al público con las funciones específicas de difundir la documentación e información de la danza y el teatro de la Comunidad Autónoma de Andalucía. En el CDAEA se complementan constantemente sus fondos con nuevas adquisiciones, investigaciones y con acciones de conservación del patrimonio documental, con la finalidad de dar un servicio de calidad y accesible.

Si quieres más información sobre el centro y descubrir sus fondos «Pertenecemos a la Red Idea, formada por el conjunto de centros de documentación y bibliotecas especializados de la Junta de Andalucía , así mismo formamos parte de la Red Europea de Centros de Información del Espectáculos Vivo ENICPA y de la Asociación Internacional de Bibliotecas y Museos de las Artes Escénicas SIBMAS«.

La cultura es algo que, por suerte, trasciende a cualquier voluntad, control o relato cerrado: Entrevista a los responsables de la Fanzinoteca

La Fanzinoteca es un proyecto de Barcelona que se articula a partir de un fondo de fanzines, hand-made books y otras ediciones de difícil clasificación con el objetivo de difundir este tipo de publicaciones y promover un espacio de práctica, estudio y reflexión de las mismas.

La fanzinoteca se inició en 2005 como un espacio de consulta permanente en Saladestar y al cerrar este espacio el proyecto tomó vida propia bajo el nombre de La Fanzinoteca Ambulant a partir del impulso de las tres personas que conforman el proyecto, Ricardo Duque, Lluc Mayol y Matías Rossi, y con la construcción del módulo itinerante en mayo de 2008.

Desde entonces el proyecto ha colaborado con diversos centros e instituciones como el Arts Santa Mónica, Ars Libris, AlhóndigaBilbaoGutter Fest, Tenderete, Fundació Joan MiróMUSAC, MACBATabakalera, etc.

Actualmente el archivo de publicaciones consta de más de mil doscientos ejemplares catalogados, a la vez que cuenta con aproximadamente la misma cantidad  en el fondo no catalogado. Las publicaciones que conforman el fondo provienen principalmente de España y América Latina y la mayor parte han sido realizados posteriormente en el año 2000.

(Archivoz) A pesar de llevar muchos años en este proyecto, La Fanzinoteca está más en boca de todos los últimos años debido al resurgimiento de la autoedición o small press. ¿Nos podríais hablar un poco sobre vuestro fondo en Barcelona y Valencia? ¿Os gustaría destacar algún fanzine en concreto?

(Fanzinoteca) Bueno, realmente el fondo està ubicado en Barcelona, aunque actualmente Lluc vive en València y por esto consideramos que el proyecto está repartido entre estas dos ciudades.

No sabemos si ahora el proyecto está más en boca de todos, la verdad es que siempre lo pensamos como en una carrera de fondo que, además, no pensamos en ganar (si nos permites el símil deportivo). Es posible que, en algunos ámbitos una cierta “moda” de la autoedición nos haya dado más visibilidad y eso a veces nos sorprende a nosotros mismos. Eso tiene que ver con la actitud con la iniciamos este proyecto que nunca pretendió ser un referente si no más bien un lugar donde aprender, investigar y compartir un interés sobre este tipo de publicaciones. Un lugar común.

Precisamente por esto no tendría mucho sentido destacar un fanzine en particular. Es obvio que tenemos nuestros favoritos (y que van cambiando con los tiempos, claro está), pero la propia esencia del proyecto pone el foco en la diversidad y eclecticismo del fondo.

(Archivoz) En cuanto al archivo, sabemos que “no se sigue ningún rigor metodológico aunque, seguís vuestra propia taxonomía con unos parámetros definidos pero muy amplios”. Nos gustaría conocer un poco más sobre vuestra iniciativa autogestionada, tagging day,  que da forma final a la organización de estos ejemplares. ¿Cómo es ese proceso de etiquetas de catalogación y la digitalización de las cubiertas para vuestro fondo online?

(F) Esto define nuestra posición desde este proyecto. Esta frase sacada de contexto es un poco engañosa. Nos referimos al rigor metodológico con el que se gestiona un archivo tradicional (si hay archivos tradicionales). Pensar en la fanzinoteca como un archivo riguroso pre-supondría que ha habido una idea prévia de aquello que había que archivar y para qué. En este caso pretendemos que la propia evolución del proyecto vaya marcando las necesidades metodológicas al servicio de un proceso, un relato, en construcción constante que además se pone al servicio de la propia esencia “inclasificable”, rizomática, de estas publicaciones. Hay mucho de deriva en todo nuestro proceso, y nos sentimos muy cómodos trabajando así.

Los tagging Days son básicamente jornadas de catalogación colectiva, en las que invitamos a la comunidad afín a este tipo de publicaciones a echarnos una mano con los procesos de catalogación, y a la vez a disfrutar de un día entre publicaciones de variadas procedencias. En estas acciones está reflejado el ADN de nuestro fondo, abrazando la serie de acontecimientos incontrolables por los que un ejemplar entra en el fondo catalogado: Por un lado, los fanzines y publicaciones por catalogar se van acumulando ya sea por aportaciones directas de sus autores, por compras nuestras en ferias o encuentros de autoedición, o por donaciones de otros fondos. De estas publicaciones llevamos al día del Tagging Day unas 300 – 400 publicaciones, y a partir de ahí, los participantes pueden elegir lo que les interese, y sentarse a profundizar en la publicación para luego catalogarla a través de un sistema online que hemos diseñado junto con nuestro colaborador Ulises Soriano. De esta forma, podemos decir que el crecimiento del fondo es un proceso bastante orgánico. ya que el material llega a nuestras manos muchas veces por caminos diferentes a nuestros intereses personales, pero a la vez, el orden y el momento en el que entran en el fondo, depende de los intereses propios de cada uno de los Taggers o catalogadores temporales en cada una de las sesiones.

Durante los Tagging Days además nosotros cocinamos para todos los asistentes, buscando que haya un espacio de distensión y conversación durante la comida, que creemos aporta en una humilde medida, un espacio de intercambio y fortalecimiento de vínculos dentro de las propias escenas de autoedición locales donde se desarrollan.

(Archivoz) El concepto “anarchivo” os acompaña últimamente para definir La Fanzinoteca “desde esa preposición a medio camino entre la  negación, la afirmación y lo anárquico”. ¿Nos podéis explicar un poco más este concepto? ¿Está relacionado con la carga ideológica que normalmente acompaña al movimiento fanzinero?

(F) Exactamente. A esto nos referimos. Se trata de un archivo que se va construyendo sin un plan prefijado. Los ejemplares llegan a nuestras manos por diferentes vías no previstas. Tampoco tenemos una protocolo de actuación, o plan de adquisiciones,  en este sentido, ni un interés especial en completar una imagen de la autoedición en un momento o en un lugar en concreto. A veces hablamos más de trabajar a partir de una acumulación de ejemplares que de una colección. Se trata de material que se junta en nuestras cajas por una cierta “afinidad natural”. Pensamos que esta forma de actuar es más afín a la naturaleza contingente del mundo fanzinero.

(Archivoz)En vuestra web, mencionáis que “responde a la necesidad de recuperar y compartir la pasión por ciertas formas de hacer y entender  la cultura”. ¿Consideráis que el concepto de cultura/Cultura engloba vuestra filosofía o es más bien contracultura?

(F) Hace un tiempo escribimos un texto que llevaba por título “contra la Cultura” en la que nos posicionamos en esta disyuntiva. Básicamente creemos que la cultura es algo que, por suerte, trasciende a cualquier voluntad, control o relato cerrado. O sea que más allá de la apropiación que ciertas instituciones, intelectuales o mercados hagan sobre algunas prácticas, la Cultura nunca podrá representar completamente a la cultura. La idea de contracultura sería entonces una forma de acotar o apropiarse de ciertas prácticas, así que no nos sentimos muy identificados con este concepto.

(Archivoz) Aunque no tengáis ninguna ambición a la hora de producir valor ni generar un patrimonio, realmente esta acción y la colaboración del MACBA o participación en ferias como Gutter Fest, os dan cada vez más difusión tanto dentro como fuera de nuestras fronteras. ¿Cómo son esas experiencias donde promovéis el acceso al fanzine?

(F) De eso se trata, de generar acciones en distintas instituciones y espacios sin establecer excesivas diferencias en caso que sea un museo de arte contemporáneo, una feria o un centro social okupado. Todos ellos son espacios culturales en que se abren posibilidades de relación con distintas personas, colectivos. Las únicas diferencias las establecemos entre ellas son las relaciones económicas que proponemos en cada caso y según las posibilidades de cada lugar, es decir, el presupuesto de una acción en una institución oficial y con capacidad de pagar una remuneración económica se utiliza más adelante en la producción de acciones en instituciones autogestionadas o independientes.

Fanzinoteca

(Archivoz) La fanzinoteca ambulant es una magnífica idea con el objetivo de difundir este tipo de publicaciones ¿Cómo surgió esta innovadora propuesta? ¿Qué otras actividades tenéis relacionadas con el mundo del fanzine?

(F) En realidad fue la génesis del proyecto. Como decíamos al principio el proyecto se inicia a partir de un espacio de consulta que teníamos en una estantería de Saladestar, un espacio autogestionado en Barcelona. Al cerrar el espacio nos preguntamos qué hacer con ese material y la idea de construir un módulo itinerante fue la solución. A partir de ahí, aparecieron distintas formas activar el fondo itinerante con eventos como los “jamzines” (autoedición colectiva en un evento exprés), charlas, talleres, la edición de la revista Minca,  etc.

(Archivoz) En parte y debido a la crisis, la precariedad ha sacudido mentes y desempolvado ideas empujando al fenómeno del resurgimiento del fanzine en papel. El amateurismo, la artesanía y el valor de lo efímero, ha aumentado en España. ¿Qué opináis de esa evolución a lo largo del tiempo?

(F) No creemos que haya un solo motivo por el que lo amateur, el DIY y la autoedición demuestren esta longevidad. Seguramente la crisis fue (o es) una, pero también hay un efecto relacionado con los límites de la sociedad internáutica o la facilidad de acceso a ciertos sistemas de diseño y reproducción o la necesidad de significarse o singularizarse. Óbviamente hay en ello un cierto placer y pasión por un formato por el que mucha gente distinta se siente atraída por un montón de motivos. Intentar hacer una predicción de qué evolución va a tener esto iría en contra de nuestra propia posición ya que plantearía un conocimiento profundo de un fenómeno cultural que pensamos que se escapa a cualquier “radar”.

(Archivoz) Muchas gracias por vuestro tiempo y compartir este interesante proyecto con nosotros.

(F) Muchas gracias a vosotras por vuestro interés!

 

Ya puedes explorar el archivo del Museo del Prado online

Con motivo de los 200 años de la historia del Museo del Prado, el Área de Biblioteca, Archivo y Documentación junto con el Área de Desarollo Digital y Telefónica, han digitalizado todo su archivo histórico documental.  Los fondos se encuentran ubicados en el Casón del Buen Retiro (un edificio creado para el Centro de Estudios del propio Museo) y se compone de más de 10 000 registros de los siglos XIX y XX, incluyendo correspondencia de los directores, gestión económica, proyectos museográficos, Guerra Civil,  archivos personales de la familia Madrazo y Carderera, etc. La exclusividad de este proyecto es remarcable ya que se podría considerar pionero en la difusión de este tipo de fondos museísticos, abanderando el Open Access con motivo de reescribir algunos capítulos de su historia.

«Todavía hay mucha gente que dice que invertir en cultura es un capricho o una frivolidad. Invertir en cultura es tan absolutamente necesario como en infraestructuras viales» (El Mundo. 30/10/2017)

Los fondos se encuentran disponibles en su web desde este pasado lunes 27 de noviembre.

«Queremos que la historia se disfrute con los cinco sentidos»: Entrevista a «La Odisea de la Historia»

La Odisea de la Historia es una empresa con el objetivo de divulgar la historia a través de experiencias. Este reto empresarial lo han fundado los jóvenes Carlos Jiménez y Moisés Hidalgo. Ambos nos han concedido una entrevista en Archivoz para contarnos esta aventura y el contacto con los archivos.

(Archivoz) Bienvenidos Carlos y Moisés, y muchas gracias por colaborar con Archivoz.es. Os agradecemos enormemente el hacernos partícipes de La Odisea de la Historia, debido al gran desafío que plantea el abrirse hueco en el mundo cultural hispalense. ¿Nos podéis dar las razones por las cuales hicisteis la Licenciatura de Humanidades? ¿y os decantasteis por una especialización en historia?

(Moisés) Bueno, creo que a los dos siempre nos ha gustado la historia. En mi caso ha sido un poco culpa de la inercia y la casualidad. Siempre he tenido claro que era de letras, la historia me encantaba, pero también me gustaban otras cosas. Me decanté por la licenciatura de humanidades porque tenía un plan de estudios muy abierto donde se tocaban muchos de los palos que me gustaban (de hecho, casi todos). Fue en los últimos años de carrera cuando me decanté por la historia. Me empecé a entusiasmar con un trabajo que tuve que realizar para la asignatura de Historia Contemporánea y, una vez acabado, el profesor me animó a seguir investigando porque pensaba que podía salir una tesis de ahí. Me fui metiendo cada vez más y me di cuenta de que la investigación me gustaba. Como ya digo, fue un poco mezcla de inercia y azar, y siempre digo que si otras circunstancias se hubieran dado, podría haber acabado estudiando, filosofía o filología clásica en vez de historia.

(Carlos) Yo siempre he sentido fascinación por la historia y sobre todo por la historia antigua. Desde pequeño me quedaba embobado con las películas de Indiana Jones y soñaba con estudiar a las momias cuando fuera mayor. No sé exactamente de dónde viene esa fascinación por el mundo antiguo, pero es algo que siempre he tenido. Cuando tuve que elegir la carrera descubrí el grado de Humanidades, que mezclaba la historia con otras cosas que también me encantaban. Me pareció precioso y me lancé a hacerlo de cabeza, y aún hoy sigo alegrando por haberlo hecho.

(Archivoz) ¿Y en esos estudios, era la asignatura de archivística obligatoria?

(M) En mi caso sí, porque escogí ese itinerario curricular, y si querías seguirlo tenías que cursar una asignatura llamada “Archivística”, tal cual. Creo que el caso de Carlos es un poco diferente, porque en los grados ya desaparecieron las especializaciones.

(C) Claro, en el grado ya no pude tener esa asignatura, así que fue un poco diferente. Lo poco que dimos de archivística fue parcialmente en una asignatura de “TICs”, donde trabajamos con PARES y alguna otra herramienta similar. La verdad es que fue más adelante, en el máster, cuando empecé a relacionarme más con el mundo de los archivos.

(Archivoz) ¿Os pareció adecuado el programa de formación? ¿Realizasteis actividades prácticas?

(C) Sí, puedo decir que aprendí, pero, como he dicho, lo que vi fue poco. Recuerdo que realizamos algunas actividades prácticas con PARES que me resultaron bastante útiles.

(M) Puedo decir que aprendí bastante con la asignatura Archivística. Creo que fue en tercer año de la Licenciatura y hasta ese momento la verdad es que no me había acercado al mundo de los archivos. Además realicé las prácticas de la carrera en un archivo intermedio, en la Delegación del Gobierno en Andalucía, en el que también aprendí mucho. La verdad es que todo esto fue muy útil para conocer la naturaleza y funcionamiento de los archivos, y me acordé bastante de estos conocimientos cuando tuve que manejar documentación de archivo para mi Trabajo de Fin de Máster.

(C) También recuerdo una actividad práctica muy enriquecedora, el “Tour Archivístico”: un viaje que hacíamos visitando distintos archivos históricos españoles, como el Histórico Nacional, el de Simancas y el de la Chancillería de Valladolid.

(M) Sí, yo también tuve la oportunidad de hacer el mismo viaje. De hecho, fui dos veces.

(Risas)

(Archivoz)  Como historiadores, ¿Qué relación habéis tenido con archivos o centros de documentación?

(M) Para mi Trabajo Fin de Máster tuve que manejar una documentación del Archivo del Congreso de los Diputados que estaba prácticamente sin trabajar. Contado brevemente, mi investigación se centraba en el discurso agrarista del Andalucismo histórico en la II República, y la documentación con la que trabajé se encuadraba en torno a los debates sobre la reforma agraria republicana. Era una documentación muy curiosa: cuando se estaba debatiendo en el parlamento esta reforma agraria se abrió un plazo que cualquier interesado mandara sus opiniones, propuestas e inquietudes. Se recibieron muchos documentos de lo más variopintos, enviados por sindicatos, cámaras agrarias, hermandades de labradores, juristas, y también por meros interesados en el tema.

(Archivoz) ¿Qué herramientas encontráis útil tras cursar esos estudios?

(C) Bueno, sobre todo, de lo que nos han dotado estos estudios es de una comprensión clara del mundo archivístico y documentalista. Esto es muy importante y ahora con La Odisea de la Historia nos estamos dando más cuenta que nunca. Me explico: unos conocimientos tales no hacen que seas un experto en todos los temas (algo, de hecho, imposible), pero te enseña a localizar la información, sabes cómo se llega a las fuentes. Tener criterio en este sentido es la mitad del trabajo del historiador… si no más.

(Archivoz) ¿Cómo surge La Odisea de la Historia?

(M) Nos conocimos en Italia, en una de las campañas de excavaciones arqueológicas del Teatro Greco de Villa Adriana (Tívoli), que eran llevadas a cabo por el área de arqueología de la UPO. Allí congeniamos bastante bien, nos dimos cuenta que aparte de compartir ciertos gustos teníamos ambos la misma actitud con respecto a la universidad. Los dos pensábamos que estudiar debía ser mucho más que ir a clase. De allí salieron primeros proyectos: revistas de humanidades, tertulias literarias, ideas de posibles negocios… teníamos muchas ideas, aunque la mayoría eran locuras (risas)… pero bueno, teníamos mucha imaginación y parecía que teníamos claro que queríamos vivir de las humanidades de alguna forma un poco diferente. Seguimos manteniendo el contacto y planeando cosas varios años hasta que llegó la hora en la que decidimos hacer el doctorado, fue entonces, cuando empezamos a darle forma a La Odisea y a apostar seriamente por esta idea.

(C) Es decir, las dificultades que encontrábamos para financiar nuestras investigaciones de doctorado fueron las que nos empujaron a emprender. Conseguir una beca era (y sigue siendo) muy complicado, así que había que buscar una alternativa.

(Archivoz) ¿Qué fuentes consultáis para crear las actividades monográficas en la ciudad de Sevilla?

(C) Depende de la actividad, pero siempre tenemos claro que una de las cosas que nos diferencian del resto de empresas de turismo cultural es precisamente el rigor, el basarnos en la investigación. Lo primero que hacemos cuando apostamos por un tema es un barrido bibliográfico, viendo lo que hay publicado, el nivel y la actualidad del tema. Luego, el siguiente paso lógico, cuando ya vamos teniendo una idea y el tema va cogiendo algo de forma, contactamos con expertos que nos puedan aportar alguna idea, es una ventaja de seguir en la universidad. Los archivos suelen ser el último paso, aunque no siempre llegamos a ese nivel, depende de la temática, insisto. Estamos trabajando ahora, por ejemplo, en el tema de la peste en Sevilla, y para esa actividad sí que hemos consultado algunos documentos de archivo de algunas iglesias. Ahora también estamos trabajando en una actividad sobre las brujas, y también queremos consultar fuentes primarias de procesos inquisitoriales, que creemos que pueden aportar bastante a la hora de acercar la historia a los interesados por el tema.

(Archivoz) ¿Son vuestros clientes capaces de valorar el rigor histórico que demostráis gracias a la investigación realizada en archivos y centros de documentación?

(M) Creemos que sí… o al menos eso queremos creer (Risas)

(C) Sí, claro, nos gusta pensar que es una de las cosas que nos diferencia del resto de empresas del sector. No queremos quedarnos en la historia superficial, en la “historia Wikipedia”, la información facilona y sin poco que aportar. Nosotros buscamos darle una vuelta más, crear discursos novedosos basados en la investigación de calidad, guiándonos siempre por el espíritu de la escuela de Annales, que es sin duda nuestro referente historiográfico más notable.

(Archivoz) ¿Me puedes poner algún proyecto ya realizado o en desarrollo?

(M) Bueno, tenemos básicamente dos tipos distintos de actividades: las rutas y los talleres. Ejemplo de lo primero es “Sexo, amor y vino en la Antigua Roma”, en el que hacemos un recorrido muy diferente por el Museo Arqueológico de Sevilla, explicando los roles sexuales y su relación con el vino, para después pasar a hacer una cata de vinos de la empresa Baetica, un grupo de arqueólogos-enólogos que ha conseguido reproducir el sabor del vino tal y como lo tomaban los antiguos romanos. De lo segundo tenemos “La Noche Vikinga”, un coloquio/degustación en el que realizamos un discurso muy desmitificador sobre la figura de los vikingos, que tanta ficción ha inspirado. Nuestras explicaciones se van intercalando con una degustación de platos de inspiración vikinga, una cata de hidromiel y un espectáculo de lucha con especialistas contratados.

(C) Creemos que se entiende bien nuestra actitud. Queremos que la historia se disfrute con los cinco sentidos y que, por supuesto, sea divertida a la vez que interesante.

(Archivoz)  A priori, parece difícil conjugar en la misma frase las palabras “historia” y “start-up” y, sin embargo, la idea de la Odisea de la Historia es atractiva e innovadora. ¿Cuáles han sido los retos a la hora de planificar vuestro proyecto empresarial?

(C) Bueno, queríamos salirnos del camino trillado de las típicas visitas guiadas, así que sobre todo era crear un tipo de actividades que fuera innovadora, con contenido novedoso, basado en la investigación, como ya hemos dicho. Esto puedo ser un salto mortal al vacío. No teníamos ni idea de cómo enfrentarnos a la creación de una start-up, teníamos muchas ideas porque somos personas muy creativas, pero de temas empresariales… imagínate. Así que arrancar con este proyecto, darle forma y en apenas unos meses estar funcionando ya es todo un reto que hemos superado.

(M) Desde luego, ahora queda seguir dándole forma, consolidar un catálogo de actividades atractivo y sólido, y ampliar el espectro de clientes, proveedores y colaboradores. Eso es lo que hemos tenido que hacer hasta ahora, pero todo ha sido tan rápido que prácticamente no nos hemos dado cuenta, ahora que ya hemos alcanzado un buen ritmo tenemos que detenernos más en estas cuestiones.

(Archivoz) ¿Te gustaría contarnos algo más acerca de tu experiencia en los archivos o en relación con La Odisea de la Historia?

(C) Pues que como ya ha dicho mi compañero todo ha ido muy rápido, llevamos solo unos meses y la gente nos pregunta que cuántos años llevamos con esto (risas). No es broma. Después de este primer impulso tenemos que trabajar en la ampliación del catálogo, que es fundamental. Por ello, tenemos la intención de consultar fuentes primarias para las nuevas actividades, para innovar en el discurso histórico no sólo en el aspecto, por así decirlo, divulgativo, sino también en el científico.

(Archivoz) Muchas gracias!

Mapa del Software Libre, directorio de proyectos en unidades de información

El Mapa del Software Libre es un directorio de proyectos implementados con software libre en unidades de información españolas. Permite conocer qué proyectos se han implementado con aplicaciones de software libre en nuestro territorio y cuáles son las aplicaciones que se han utilizado. El principal punto de acceso a los proyectos son los marcadores geográficos de los diferentes proyectos, aunque también es posible acceder a la información de cada proyecto a través de un buscador, y de las diferentes taxonomías creadas para identificar a los diferentes tipos de entidades (biblioteca pública, universitaria, centro de documentación…), tipos de aplicaciones (repositorios, sistemas integrados de gestión bibliotecaria, sistemas de gestión de contenidos…) o las aplicaciones en cuestión (Omeka, Dspace, WordPress, Koha…).

El principal objetivo de este recurso es dar a conocer proyectos de implementación y facilitar el contacto entre unidades de información susceptibles de estar interesadas en las mismas aplicaciones, proporcionando información sobre aquellos centros que ya se han enfrentado a los problemas habituales a la hora de escoger e implementar un software y que han acabado optando por una solución libre.

Otros objetivos del proyecto son:

  • Aumentar la visibilidad del software libre en el ámbito de la información y la documentación.
  • Facilitar el contacto entre instituciones cercanas que utilizan el mismo software.
  • Facilitar el contacto entre instituciones que quieran implementar una herramienta determinada y no saben a quién dirigirse.
  • Recopilar datos y realizar estudios sobre el uso del software libre en unidades de información de nuestro territorio.

En este sentido, los verdaderos protagonistas del Mapa son los centros que han decidido utilizar software libre en sus instituciones. Los colores de los marcadores hacen referencia a los diferentes tipos de aplicaciones según la siguiente leyenda:

El Mapa ha sido creado por el Grupo de Trabajo de Software Libre para Profesionales de la Información del COBDC. El Grupo, creado en el 2004, tiene entre sus objetivos la investigación y difusión de iniciativas relacionadas con el software libre aplicadas a la biblioteconomía y la documentación, así como a abrir vías de cooperación con otros grupos profesionales interesados en este modelo. Las líneas de trabajo en que el grupo desarrolla sus tareas son:

  • Línea de difusión: tareas relacionadas con la difusión de noticias e iniciativas relacionadas con el software libre (i difusión del propio grupo), organización y asistencia a cursos.
  • Línea de proyectos: colaboraciones y apoyo a proyectos de software libre.
  • Línea de sinergia interprofesional: tareas orientadas a facilitar la convergencia de grupos profesionales interesados en el software libre.

El mapa fue creado en 2013 y, a fecha de hoy, contiene más de 160 proyectos, entre los que se pueden encontrar a modo de resumen de los más representativos:

Resumen de proyectos

Si en vuestro centro habéis implementado software libre os invitamos a colaborar para ofrecer el mejor y más completo de los directorios posibles. Para ello, podéis enviarnos la información de vuestro proyecto para incorporarla al Mapa, desde el siguiente formulario: http://www.cobdc.net/mapasoftwarelibre/como-aparecer-en-el-mapa/