Secretaria–Geral do Ministério da Justiça

“É o momento para o reconhecimento do investimento realizado nesta área e uma oportunidade para o seu incremento”: Entrevista com Alexandra Lourenço

Entrevistámos Alexandra Lourenço, Diretora de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas da Secretaria–Geral do Ministério da Justiça.

 

(ARCHIVOZ) Fale-nos um pouco do seu percurso e das organizações em que desempenhou funções técnicas e de dirigente de nível intermédio, antes de chegar à Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, onde se encontra desde o início deste ano.

(Alexandra Lourenço) Anteriormente, durante mais de uma década fui Chefe de Divisão de Arquivo na Direção-Geral do Tribunal de Contas e também mais de uma década Chefe de Divisão de Normalização e Apoio à Administração na Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas. Em ambos os casos o exercício dos cargos pautou-se pela inovação, por trazer valor acrescentado à instituição e no caso da DGLAB ao sistema arquivístico da Administração Pública.

(ARCHIVOZ) Atualmente é Diretora de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas na Secretaria-Geral do Ministério da Justiça. Como carateriza a sua função neste cargo?

(AL) É uma função abrangente, envolve a gestão dos recursos documentais e informacionais, nas suas várias perspetivas, arquivo, biblioteca, espólio museológico, numa atuação integradora e dinâmica, contemplando as vertentes institucional e ministerial, conjugadas com uma componente social ativa.

(ARCHIVOZ) Ao longo da sua carreira tem orientado inúmeros projetos, de grande envergadura, com destaque, nos últimos anos, para a MEF (Macroestrutura funcional) e o ASIA (Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística), no âmbito das funções que desempenhou como Chefe de Divisão de Normalização e Apoio à Administração na Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas. Fale-nos um pouco dos principais objetivos e benefícios para a Administração Pública destas iniciativas.

(AL) Estes projetos colaborativos, que contaram a participação de quase duas centenas de interlocutores da Administração Local, Central e do Setor Público Empresarial, manifestam que é possível refletir, construir e evoluir em conjunto na área da gestão da informação.

Visaram a construção de uma linguagem comum para as entidades com funções de natureza pública e a determinação de prazos de conservação e destinos para a informação produzida no âmbito desses processos de negócio, numa abordagem de topo e suprainstitucional para a criação da memória do Estado, numa perspetiva de co-responsabilização dos intervenientes nos processos transversais, em que o dono do processo se responsabiliza pela conservação dos documentos constituintes, podendo os participantes eliminar os documentos resultantes da sua intervenção, findo os prazos de conservação, associados aos direitos e deveres resultantes do processo.

Estes projetos deram origem ao desenvolvimento de três componentes: 1/ a documental, consubstanciada na “Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública”, referencial que serve de base à elaboração de planos de classificação e tabelas de seleção; 2/ a tecnológica, materializada na plataforma CLAV – Classificação e Avaliação da Informação Pública, que disponibiliza orientações e ferramentas para a normalização das práticas de classificação e avaliação, para a interação entre a Administração Pública e o órgão de coordenação do sistema arquivístico nacional e ainda para a melhoria do conhecimento do cidadão sobre o Estado, 3/ a legislativa, corporizada na proposta de diploma legal “Regime jurídico para a classificação e avaliação da informação arquivística”.

(ARCHIVOZ) O novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19 colocaram novos desafios aos arquivos, obrigando os seus responsáveis e colaboradores a adaptar-se a novas metodologias e formas de trabalhar. Fazendo uma retrospetiva desta nova realidade, que se faz sentir desde meados de março de 2020, como é que acha que os arquivos foram capazes de se reinventar e dar uma resposta eficaz aos problemas e oportunidades surgidas?

(AL) A sociedade adaptou-se e reinventou-se para responder aos efeitos da pandemia causada pelo novo coronavírus.

Ao nível da gestão da informação, esta adaptação veio demonstrar a inevitabilidade do caminho da desmaterialização, a digitalização da sociedade. A interação dos intervenientes nos processos passou a realizar-se por formas menos convencionais, recorrendo maioritariamente ao correio eletrónico, quando as transações informacionais não se verificam em plataformas orientadas ao negócio.

Um dos grandes desafios para os profissionais da informação passa pela institucionalização destas formas de interação, transformando estes atos em documentos oficias, associados à metainformação que os permitirá gerir em contexto institucional, de forma a garantir os direitos e deveres associados, bem como a sua preservação no médio e longo prazo.

A gestão dos sistemas de informação numa visão universalista são o desafio que se impõe a estes profissionais.

Na perspetiva dos arquivos históricos, este contexto veio igualmente acentuar a importância do estar em linha, à distância de um clique para obter a resposta na hora. É o momento para o reconhecimento do investimento realizado nesta área e uma oportunidade para o seu incremento.

De uma forma genérica, demonstrou-se que a resposta ao cidadão, às empresas, à entidade onde se trabalha é tanto melhor quanto o tratamento da sua informação e dados for efetuado com qualidade. Esta pode ser a ocasião para se reivindicar o reforço do papel do profissional de informação.

(ARCHIVOZ) Tem uma notável experiência como docente em Ciência da Informação, nomeadamente como assistente convidada, desde 2004 na Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, na Universidade Autónoma de Lisboa, entre 1999 e 2009, e no Instituto Superior de Línguas e Administração, entre 2001 e 2004, para além de ter sido monitora em cursos técnico-profissionais de arquivo e em ações de formação da BAD. Considerando este percurso, como encara a formação dos profissionais nesta área?

(AL) A formação nesta área exige uma renovação permanente, acompanhando a evolução tecnológica e societal, que aportam novas formas de produção informacional e a necessidade de novas formas de tratamento e disponibilização da informação e dos dados.

No contexto atual, por muitos denominado da pós-verdade, é ainda indispensável que a formação dos profissionais de informação os dote das ferramentas que lhes permitam atuar aquando da conceptualização dos sistemas da produção documental e informacional, assegurando que, na criação dos documentos e informação intrínseca, estes se encontram dotados dos elementos que certificam a sua autenticidade, fidedignidade, integridade, mas também acessibilidade no momento da criação e ao longo dos tempos.

(ARCHIVOZ) Entre 2014 e o final de 2020 foi Presidente do Conselho Diretivo da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas, Profissionais da Informação e Documentação. Que balanço faz do exercício destas funções?

(AL) Em termos de Associação, desenvolveu-se uma profunda alteração das suas bases internas e de gestão. A BAD encontra-se dotada de novos Estatutos, que proporcionam uma visão mais inclusiva, integradora e representativa dos associados; novas instalações, mais dignas, amplas e adaptadas às suas funções; novas formas de comunicação, como o site Eventos BAD.

Em termos de impacto na sociedade, a BAD foi trazida para a rua, é importante comunicar entre parceiros, mas é igualmente importante que os outros, a sociedade, nos conheçam e percebam o que fazemos.

Em defesa dos associados, dos profissionais de informação e dos serviços de informação e documentação, foi igualmente incrementada uma vertente de reivindicação, com uma componente de atuação política junto dos grupos parlamentares e dos membros do governo e com a participação em movimentos cívicos e cooperativistas, como a Plataforma Cultura em Luta, o Unidxs pelo presente e futuro da cultura em Portugal ou o PP-CULT Plataforma pelo Património Cultural.

É ainda de realçar alguns projetos com impacto na comunidade de profissionais de informação, como o Projeto Bibliotecas para o Desenvolvimento e a Agenda 2020 – financiado pela IFLA  – e o projeto de divulgação do papel dos profissionais de informação no âmbito do Regulamento Geral de Proteção de Dados.

(ARCHIVOZ) Uma última pergunta, tendo em conta o seu extraordinário trajeto nesta área, nomeadamente ao nível técnico, dirigente, docente e associativo, como é que vê o futuro dos arquivos em Portugal e quais é que pensa que são os grandes desafios e oportunidades para os profissionais da informação?

(AL) Os profissionais de informação, independentemente do nome que tomaram – arquivistas, documentalistas, gestores de informação… – foram essenciais ao longo dos tempos quer no papel de garantes da custódia documental, quer no de mediadores da informação.

Na vertente técnica, hoje, impõe-se uma permanente adaptação ao contexto tecnológico de produção informacional, já não é suficiente liderar a conceptualização e gestão dos sistemas de gestão documental, é indispensável intervir de raiz nos sistemas de informação orientados ao negócio.

Na vertente societal, em plena era da pós-verdade, perante o problema de notícias falsas nas redes sociais, na internet em geral, bem como na comunicação social, é imprescindível tornar acessível a informação administrativa e científica, incorporar a mediação informacional no quotidiano e atuar na promoção da literacia informacional e digital.

O grande desafio e oportunidade será sempre a capacidade para promover uma maior interação entre profissionais, porque é em conjunto, ajudando-nos, complementando-nos, que crescemos e que obtemos reconhecimento.


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

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