Saúde pública

A importância da gestão documental dos arquivos da área da Saúde para as gerações futuras

O presente artigo tem como objetivo apontar alguns aspectos da gestão documental no âmbito da Saúde Pública que elegemos aqui como de nosso ponto focal. A abordagem dos documentos e informações e seus resultados tanto produzem efeitos administrativos mais pragmáticos, que surgem a curto e médio prazo, quanto uma grande herança e chave para a sociedade revisitar, apropriar-se de seu passado e produzir novos significados constituintes de sua memória coletiva e histórica.

Discorreremos sobre esses dois aspectos tendo como referência especificamente o trabalho de instalação e consolidação da gestão documental que vem sendo realizado, desde 2013, na Secretaria de Estado de Saúde do Estado de São Paulo pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA. Três pontos nos moveram nesse trabalho:
1. A liberação imediata de espaços físicos ocupados por documentos cujos prazos de guarda já estavam prescritos, destinando-os para atendimento de demandas administrativas da própria unidade e dos usuários do sistema de saúde;
2. Conscientização por parte dos servidores de que as atividades que realizam devem ser sempre registradas nos documentos, por meio dos quais os processos de trabalho são formalizados e seus valores administrativos e de prova jurídica são garantidos;
3. A introjeção da gestão documental na rotina laboral da unidade para padronizar a produção e tramitação dos documentos.

Esse é um trabalho em andamento, cujo aprendizado é diário e no qual estamos quebrando alguns paradigmas consolidados na administração pública para alcançar nossos objetivos. Além disso, o campo da saúde pública é muito diverso abrangendo várias áreas de atuação (assistências ambulatorial, hospitalar e farmacêutica, ensino, vigilância em saúde, produção de insumos, dentre outras) as quais proporcionam descobertas de novos conteúdos e de uma gama complexa de documentos; não somente isso,  reúnem profissionais técnicos altamente capacitados que exigem acuidade para com seus arquivos.

Através do diálogo com servidores administrativos, técnicos, médicos e cientistas, os benefícios desse trabalho mais fáceis de serem percebidos pelos colaboradores envolvidos são aqueles referentes à reocupação dos espaços físicos liberados pela aplicação da gestão documental, incluindo a organização e a eliminação de documentos prescritos e da massa documental acumulada. A reconquista de espaços dentro de uma edificação promove desde a melhoria das condições ambientais de trabalho até a resolutividade de demandas administrativo-assistenciais da Saúde, proporcionada pela localização de uma informação registrada em documento de arquivo de forma mais célere.

No entanto, esperamos uma mudança mais profunda que potencializa qualitativamente os processos administrativos das instituições de Saúde: o reconhecimento e apropriação  do instrumento de gestão documental por parte dos agentes públicos como uma janela para o entendimento do que são as atribuições gerais do Estado relacionadas à Saúde Pública, como elas são cumpridas cotidianamente nas suas unidades e de como as normas dessa atividade são constituídas histórica e socialmente pela burocracia. Achamos que as políticas arquivísticas na área da Saúde, se assim pensadas pelos servidores, podem ser dinamizadoras de impactos estruturais na organização e na cultura de trabalho institucional.

Por outro lado, notamos que ao romper a compreensão do tema baseada em automatismos e na apropriação acrítica, aqueles que estão envolvidos na gestão documental passam a percebê-la como produto da ação do Estado que funciona de forma planejada e organicamente em parceria com a unidade (e não em oposição). O fato de sensibilizarmos os servidores sobre suas atividades, seu registro documental e sua realidade laboral cotidiana, tem feito surgir propostas para melhorar o fluxo de trabalho,  realizar modificações e atualizações nos sistemas, claro que pautadas na legislação vigente para garantir segurança jurídica.

Atualmente o trabalho de gestão documental na Secretaria de Estado da Saúde foi incorporado por dois movimentos contemporâneos mais amplos, como os que demandam transparência do Poder Público em relação à custódia e ao uso dos dados e informações produzidas/recebidas dos usuários e como os que demandam ingresso definitivo do setor público no mundo digital.

O primeiro se iniciou naqueles países com democracias formais que instituíram normas constitucionais e infraconstitucionais que tornaram possível o controle social sobre o Estado, daí a instrumentalização jurídico-administrativa do recurso da transparência das instituições, principalmente públicas. Aqui, no Brasil, foi criada uma vasta legislação que trata do assunto, desde Constituição Federal de 1988, passando pela Lei de Acesso à Informação – LAI, nº 12.527/2011, até a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, nº 13.709/2018 que passou a vigorar em 2020. A área da Saúde produz e mantém sob a sua guarda documentos com informações sensíveis de pessoas que passam pela assistência e que são protegidas por tais legislações. Nesse contexto, o grande desafio é buscar equilíbrio entre proteger satisfatoriamente os dados pessoais e sensíveis dos cidadãos que usam o serviço público de assistência a Saúde e liberar o acesso a terceiros para exercer direitos ou fins fiscalizatórios em relação ao aparato institucional. Manter-se atualizado sobre legislação e a realidade desse tipo de serviço é uma ação contínua para atendermos e orientarmos adequadamente os servidores públicos.

Quanto ao segundo movimento, a implantação de sistemas de automação de controle do trâmite e de produção de documentos eletrônicos – que vêm substituindo os documentos físicos cada vez mais no âmbito da área da Saúde -, possibilitou para os responsáveis pela política de governança arquivística a oportunidade de incorporar normas e instrumentos de gestão documental a esses sistemas à medida que eram desenvolvidos.  A expansão do uso das tecnologias da informação levou a que os funcionários utilizassem rotineiramente tais sistemas e praticassem conjuntamente os procedimentos arquivísticos de produção, tramitação e protocolo dos documentos, abrandando assim possíveis resistências em perpetrar mudanças na rotina dos servidores incumbidos pela documentação produzida e acumulada.

Nos últimos 30 anos, com a consolidação de diversos serviços do Estado prestados aos cidadãos, e saúde é um deles, a burocracia e suas atividades cresceram para atender tais demandas com eficácia e são permeadas pelo advento das tecnologias de informação e comunicação. Como resultado, a produção/recepção de informações pelo Estado agigantou-se. Diante desse novo panorama, questões que sempre existiram quando os arquivos eram majoritariamente em suporte papel, tomam nova complexidade diante do suporte digital: qual informação pode ser eliminada? O que deve ser guardado permanentemente? O que deve ser guardado temporariamente? Por quanto tempo?

Para alguns profissionais da Tecnologia da Informação a quantidade superabundante de espaço de armazenamento a custos relativamente baixos pode garantir que qualquer montante de informação seja arquivado e mantido indefinidamente. Já os arquivistas têm tido a preocupação com relação a este cenário em diferentes prazos. De fato, pode ser arquivado e mantido indefinidamente? Como ficaria a busca da informação, principalmente aquela registrada em documentos na fase corrente e/ou intermediária, num sistema superlotado? Quanto isso custaria a longo prazo? Mesmo que os sistemas arquivem um indefinido volume de informações, qual a necessidade de se guardar informações que não são históricas ou probatórias?

Reflexões constantes devem ser feitas a respeito desses aspectos desafiadores tanto para o Estado, quanto para a Sociedade. A forma como nós cuidaremos dos arquivos definirá que tipos de soluções teremos a disposição para gerenciar e preservar informações da área da Saúde, bem como que tipos de chaves nós teremos para acessar nossa memória coletiva no âmbito da Saúde Pública.

Bibliografia:

CUNHA, Francisco José Aragão Pedrosa; MEIRELLES, Rodrigo França. Autenticidade e preservação de Registros Eletrônicos em Saúde: proposta de modelagem da cadeia de custódia das informações orgânicas do Sistema Único de Saúde. RECIIS Revista Eletrônica de Comunicação, Informação & Inovação em Saúde. Rio de Janeiro, v. 14, n.3, 2020. Disponível em: https://www.reciis.icict.fiocruz.br/index.php/reciis/article/view/2117. Acesso em 11 de março de 2021.
MEYER, Fernando Aparecido de Oliveira; GONIK, Sandra Sotnik. A implantação da política de arquivos, gestão documental e acesso à informação na Secretaria de Estado da Saúde de São Paulo entre os anos 2013 e 2016: avanços e desafios. Revista do arquivo, São Paulo, n. 3, out./nov. 2016. Disponível em: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/revista_do_arquivo/03/artigo_04.php#inicio_artigo. Acesso em 12 de março de 2021.

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“Ações de Educação e Cultura para atender e dar voz as comunidades também devem ser uma preocupação dos Arquivos”: Entrevista com a arquivista Renata Kessler da Fiocruz para a Archivoz

Renata Kessler é Mestre em Ciência da Informação e Arquivista, da entidade brasileira responsável pelas pesquisas em Saúde pública e tratamento de doenças, Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz). Atualmente preside a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e gestiona o Serviço de Gestão de Documentos na Casa de Oswaldo Cruz.

(Archivoz) Conte-nos um pouco da sua trajetória até a Fiocruz.

(RK) Sou graduada em Arquivologia  pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO) e Mestre em Ciencia da Informação pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), estudei Organização e Representação da Informação e Gestão da qualidade na Especialização. Meu primeiro vínculo profissional como arquivista foi em 1998, no Serviço Social da Industria (Sesi-RJ).  Neste período trabalhei na biblioteca, no serviço de microfilmagem e no setor de protocolo e arquivo. Embora o Sesi  seja uma empresa privada tem uma relação bem estreita com o cidadão através da oferta de serviços de Educação e Saúde.  Depois passei a integrar a equipe do antigo Departamento de Aviação Civil (DAC) hoje denominado Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC), participando do projeto  Memória da Aviação Civil no Brasil desenvolvido no Museu Aeroespacial, nesta época participei da organização da documentação museal.

Hoje tecnologista em Saúde pública na Fiocruz  atuo na área de Gestão de documentos  e tenho vivenciado o extenso e árduo caminho na implementação de boas práticas de gestão, as novas demandas na formação profissional e na curadoria dos arquivos. Atualmente sou presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e gestora do Serviço de Gestão de Documentos que integra o Departamento de Arquivo e Documentação da Casa de Oswaldo Cruz, área  responsável pela gestão do arquivo permanente da Instituição.

(Archivoz) Como surgiu seu interesse em Arquivologia e a História das Ciências?

(RK) O interesse em Arquivologia surgiu de uma forma curiosa, por meio de uma observação de uma amiga da minha mãe que era arquivista do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), ela me perguntou quais eran meus planos profissionais para o futuro, e respondi que não estava decidido. Então comentou que eu deveria pensar em Arquivologia, pois eu tinha características favoráveis como ser observadora e organizada, esta foi a minha escolha e hoje sou arquivista na Fundação Oswaldo Cruz.

Meu interesse pela  História da Ciência foi em decorrência do meu vínculo com o Departamento de Arquivo e Documentação. O escopo temático do arquivo permanente da Fiocruz é a Historia da saúde no Brasil e para o desenvolvimento das atividades que me foram destinadas foi necessário conhecer um pouco sobre a História das Ciências, e é exatamente este escopo temático que faz a diferença em atividades como a avaliação de documentos e difusão cultural do acervo.

(Archivoz) Como você define o papel dos Arquivos na Fiocruz?

(RK) Para falar do papel dos arquivos na Fiocruz não posso deixar de falar um pouco das atividades desenvolvidas na gestão do arquivo permanente e na atuação do Sigda (Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos). A Fiocruz através da Casa de Oswaldo Cruz tem o compromiso com a constituição e preservação do Patrimônio histórico cultural da Saúde, e dentro deste universo temos os arquivos que compreendem parcela importante deste conjunto histórico. O acervo arquivistico reúne a produção  de documentos institucionais de caráter permanente, além dos arquivos pessoais de cientistas e sanitaristas, como Oswaldo Cruz e Carlos Chagas, estes arquivos foram inscritos no programa de Memória do Mundo da Unesco.

É importante também falarmos do acervo de história oral que é o resultado de projetos de pesquisa em História da Ciência e da Saúde que reúne depoimentos de atores diversos que atuam no campo da saúde, seja como profissionais ou comunidade do entorno. Esse trabalho é fruto da atividade de pesquisa desenvolvida no próprio Depatamento de Arquivo e Documentação, sem dúvida esta atividade é um diferencial já que é uma ação ativa na constituição do acervo.

Geralmente o arquivo permanente fica restrito ao recolhimento e captação de acervo por doação, neste trabalho é dada voz  a atores distintos que  trazem afetividade aos registros arquivísticos e permitem o registro de memórias pessoais que serão preservadas. O acervo reúne coleções de negativos de vidro, fotografias e documentos sonoros desde 1803 temos, ainda, ações de difusão do acervo e pesquisa  na área de documentação. Em relação ao controle da produção documental tem-se a atuação do Sigda como objetivo definir diretrizes para o tratamento dos arquivos corrente e intermediário, assim como diretrizes para a preservação dos documentos institucionais. Em resumo, as ações de gestão e preservação do documentos arquivísticos na Fiocruz tem dois focos de atuação: priorizar a eficacia e eficiência dos processos, através da padronização na organização de acordo com a legislação Federal, as normas do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) e as demandas internas; e o focar na preservação da Memória da Fiocruz e da própria História da saúde no Brasil.

A Fiocruz tem um compromiso institucional com a constituição e preservação do Patrimônio histórico cultural da Saúde e o arquivo, tem uma parcela valiosa neste missão. Todas as unidades da Fiocruz devem implementar as diretrizes emanadas do Sigda à fim de garantir a organização, tratamento adequado e destinação final da produção documental. E em análise mais ampla garantir que o conjunto de documentos permanentes seja recolhido ao arquivo permanente, assim o arquivo é um agente que promove o cumprimento da missão institucional de produzir, disseminar e compartilhar conhecimento para o fortalecimento do SUS.

(Archivoz) Qual é o maior desafio da Arquivologia atualmente?

(RK) Considero que atualmente a Arquivologia tem dois grandes desafios, o primeiro é a gestão e preservação de documentos digitais, mantendo as características e atributos do documento arquivistico. Este é um desafio que requer além do conceitual teórico arquivistico, um diálogo contínuo com a área de Tecnologia da Informação e uma qualificação acadêmica e profissional orientada para atender às demandas organizacionais e científicas.  O segundo desafio está no campo da ampliação do acesso e da difusão cultural é necessário uma interface maior entre os arquivos e o cidadão, criar estratégias de diversificar os usuários que visitam os arquivos. É fácil nos depararmos com um discurso de que o público usuário dos arquivos é diferenciado, que é restrito pela própria natureza dos arquivos, mas eu acredito que ações de Educação e Cultura para atender e dar voz as comunidades também devem ser uma preocupação dos arquivos.

(Archivoz) Como a Arquivologia pode salvar a Saúde pública em tempos de COVID19?

(RK) Pregunta difícil, será que tem resposta? Podemos partir do princípio  de que a Arquivologia tem como objeto documentos que registram evidências ou prova de que um evento ocorreu. Os arquivos são responsáveis por gerir e disponibilizar  registros de ações e experiências no momento imediato à  execução,  constituindo fonte primária para a reconstrução do passado e evidência de fatos. Em relação a atuação dos arquivos é um momento fértil para também pensarmos nas memórias individuais daqueles que enfrentam o momento de crise, seja como profissional da área da Saúde, na experiência do adoecimento ou no distanciamento social. Podemos dizer que este cenário impulsiona a  busca por investimentos em projetos de registro das ações de pesquisa e das vivências dos indivíduos no isolamento.

Na Fiocruz além da gestão da produção documental relacionadas as atividades de Pesquisa, Educação, Assistência à saúde e Produção de medicamentos e imunobiológico, foi iniciado um projeto intitulado Arquivos na Pandemia onde serão coletadas relatos de médicos, pesquisadores, estudantes e moradores do entorno. Estes relatos poderão proporcionar uma reflexão do momento  de crise a partir de relatos de experiências durante a pandemia.  Nesse contexto, podemos vislumbrar o desempenho dos arquivos em ações diferenciadas. É fato que os registros documentais são legados que permitirão identificar como governo e cidadão  vivenciaram a pandemia.

Podemos dizer que a Arquivologia trata de registros confiáveis, em tempo imediato a ocorrência da ação subsidiando a transparencia pública e as ações de fiscalização na saúde pública.  Os arquivos podem salvaguardar os registros oficias produzidos no âmbito das instituições públicas que serão  a memória da saúde  e “salvar” as impressões individuais daqueles que enfrentaram a  Covid 19.  E ainda oferecer informações de eventos epidemiológicos passados tanto a pesquisadores quanto ao cidadão que busca uma espécie de conforto em saber que no passado as epidemias, foram vencidas pelas descobertas científicas, pelas ações políticas e a solidariedade.