gestão documental

“Ações de Educação e Cultura para atender e dar voz as comunidades também devem ser uma preocupação dos Arquivos”: Entrevista com a arquivista Renata Kessler da Fiocruz para a Archivoz

Renata Kessler é Mestre em Ciência da Informação e Arquivista, da entidade brasileira responsável pelas pesquisas em Saúde pública e tratamento de doenças, Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz). Atualmente preside a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e gestiona o Serviço de Gestão de Documentos na Casa de Oswaldo Cruz.

(Archivoz) Conte-nos um pouco da sua trajetória até a Fiocruz.

(RK) Sou graduada em Arquivologia  pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO) e Mestre em Ciencia da Informação pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), estudei Organização e Representação da Informação e Gestão da qualidade na Especialização. Meu primeiro vínculo profissional como arquivista foi em 1998, no Serviço Social da Industria (Sesi-RJ).  Neste período trabalhei na biblioteca, no serviço de microfilmagem e no setor de protocolo e arquivo. Embora o Sesi  seja uma empresa privada tem uma relação bem estreita com o cidadão através da oferta de serviços de Educação e Saúde.  Depois passei a integrar a equipe do antigo Departamento de Aviação Civil (DAC) hoje denominado Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC), participando do projeto  Memória da Aviação Civil no Brasil desenvolvido no Museu Aeroespacial, nesta época participei da organização da documentação museal.

Hoje tecnologista em Saúde pública na Fiocruz  atuo na área de Gestão de documentos  e tenho vivenciado o extenso e árduo caminho na implementação de boas práticas de gestão, as novas demandas na formação profissional e na curadoria dos arquivos. Atualmente sou presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e gestora do Serviço de Gestão de Documentos que integra o Departamento de Arquivo e Documentação da Casa de Oswaldo Cruz, área  responsável pela gestão do arquivo permanente da Instituição.

(Archivoz) Como surgiu seu interesse em Arquivologia e a História das Ciências?

(RK) O interesse em Arquivologia surgiu de uma forma curiosa, por meio de uma observação de uma amiga da minha mãe que era arquivista do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), ela me perguntou quais eran meus planos profissionais para o futuro, e respondi que não estava decidido. Então comentou que eu deveria pensar em Arquivologia, pois eu tinha características favoráveis como ser observadora e organizada, esta foi a minha escolha e hoje sou arquivista na Fundação Oswaldo Cruz.

Meu interesse pela  História da Ciência foi em decorrência do meu vínculo com o Departamento de Arquivo e Documentação. O escopo temático do arquivo permanente da Fiocruz é a Historia da saúde no Brasil e para o desenvolvimento das atividades que me foram destinadas foi necessário conhecer um pouco sobre a História das Ciências, e é exatamente este escopo temático que faz a diferença em atividades como a avaliação de documentos e difusão cultural do acervo.

(Archivoz) Como você define o papel dos Arquivos na Fiocruz?

(RK) Para falar do papel dos arquivos na Fiocruz não posso deixar de falar um pouco das atividades desenvolvidas na gestão do arquivo permanente e na atuação do Sigda (Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos). A Fiocruz através da Casa de Oswaldo Cruz tem o compromiso com a constituição e preservação do Patrimônio histórico cultural da Saúde, e dentro deste universo temos os arquivos que compreendem parcela importante deste conjunto histórico. O acervo arquivistico reúne a produção  de documentos institucionais de caráter permanente, além dos arquivos pessoais de cientistas e sanitaristas, como Oswaldo Cruz e Carlos Chagas, estes arquivos foram inscritos no programa de Memória do Mundo da Unesco.

É importante também falarmos do acervo de história oral que é o resultado de projetos de pesquisa em História da Ciência e da Saúde que reúne depoimentos de atores diversos que atuam no campo da saúde, seja como profissionais ou comunidade do entorno. Esse trabalho é fruto da atividade de pesquisa desenvolvida no próprio Depatamento de Arquivo e Documentação, sem dúvida esta atividade é um diferencial já que é uma ação ativa na constituição do acervo.

Geralmente o arquivo permanente fica restrito ao recolhimento e captação de acervo por doação, neste trabalho é dada voz  a atores distintos que  trazem afetividade aos registros arquivísticos e permitem o registro de memórias pessoais que serão preservadas. O acervo reúne coleções de negativos de vidro, fotografias e documentos sonoros desde 1803 temos, ainda, ações de difusão do acervo e pesquisa  na área de documentação. Em relação ao controle da produção documental tem-se a atuação do Sigda como objetivo definir diretrizes para o tratamento dos arquivos corrente e intermediário, assim como diretrizes para a preservação dos documentos institucionais. Em resumo, as ações de gestão e preservação do documentos arquivísticos na Fiocruz tem dois focos de atuação: priorizar a eficacia e eficiência dos processos, através da padronização na organização de acordo com a legislação Federal, as normas do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) e as demandas internas; e o focar na preservação da Memória da Fiocruz e da própria História da saúde no Brasil.

A Fiocruz tem um compromiso institucional com a constituição e preservação do Patrimônio histórico cultural da Saúde e o arquivo, tem uma parcela valiosa neste missão. Todas as unidades da Fiocruz devem implementar as diretrizes emanadas do Sigda à fim de garantir a organização, tratamento adequado e destinação final da produção documental. E em análise mais ampla garantir que o conjunto de documentos permanentes seja recolhido ao arquivo permanente, assim o arquivo é um agente que promove o cumprimento da missão institucional de produzir, disseminar e compartilhar conhecimento para o fortalecimento do SUS.

(Archivoz) Qual é o maior desafio da Arquivologia atualmente?

(RK) Considero que atualmente a Arquivologia tem dois grandes desafios, o primeiro é a gestão e preservação de documentos digitais, mantendo as características e atributos do documento arquivistico. Este é um desafio que requer além do conceitual teórico arquivistico, um diálogo contínuo com a área de Tecnologia da Informação e uma qualificação acadêmica e profissional orientada para atender às demandas organizacionais e científicas.  O segundo desafio está no campo da ampliação do acesso e da difusão cultural é necessário uma interface maior entre os arquivos e o cidadão, criar estratégias de diversificar os usuários que visitam os arquivos. É fácil nos depararmos com um discurso de que o público usuário dos arquivos é diferenciado, que é restrito pela própria natureza dos arquivos, mas eu acredito que ações de Educação e Cultura para atender e dar voz as comunidades também devem ser uma preocupação dos arquivos.

(Archivoz) Como a Arquivologia pode salvar a Saúde pública em tempos de COVID19?

(RK) Pregunta difícil, será que tem resposta? Podemos partir do princípio  de que a Arquivologia tem como objeto documentos que registram evidências ou prova de que um evento ocorreu. Os arquivos são responsáveis por gerir e disponibilizar  registros de ações e experiências no momento imediato à  execução,  constituindo fonte primária para a reconstrução do passado e evidência de fatos. Em relação a atuação dos arquivos é um momento fértil para também pensarmos nas memórias individuais daqueles que enfrentam o momento de crise, seja como profissional da área da Saúde, na experiência do adoecimento ou no distanciamento social. Podemos dizer que este cenário impulsiona a  busca por investimentos em projetos de registro das ações de pesquisa e das vivências dos indivíduos no isolamento.

Na Fiocruz além da gestão da produção documental relacionadas as atividades de Pesquisa, Educação, Assistência à saúde e Produção de medicamentos e imunobiológico, foi iniciado um projeto intitulado Arquivos na Pandemia onde serão coletadas relatos de médicos, pesquisadores, estudantes e moradores do entorno. Estes relatos poderão proporcionar uma reflexão do momento  de crise a partir de relatos de experiências durante a pandemia.  Nesse contexto, podemos vislumbrar o desempenho dos arquivos em ações diferenciadas. É fato que os registros documentais são legados que permitirão identificar como governo e cidadão  vivenciaram a pandemia.

Podemos dizer que a Arquivologia trata de registros confiáveis, em tempo imediato a ocorrência da ação subsidiando a transparencia pública e as ações de fiscalização na saúde pública.  Os arquivos podem salvaguardar os registros oficias produzidos no âmbito das instituições públicas que serão  a memória da saúde  e “salvar” as impressões individuais daqueles que enfrentaram a  Covid 19.  E ainda oferecer informações de eventos epidemiológicos passados tanto a pesquisadores quanto ao cidadão que busca uma espécie de conforto em saber que no passado as epidemias, foram vencidas pelas descobertas científicas, pelas ações políticas e a solidariedade.  

“Ser esse novo sujeito exige investimento em conhecimento que não está nos currículos atuais de formação” entrevista com Vanderlei Batista dos Santos

A Archivoz entrevistou Vanderlei Batista dos Santos. Analista em Documentação e Informação Legislativa da Câmara dos Deputados. Professor e consultor, em nível nacional, de empresas públicas e privadas na área de Gestão de Documentos Eletrônicos.

(Archivoz) Conte um pouco sobre como é ser o Vanderlei Batista dos Santos, trabalhando num dos mais importantes arquivos do país e dentro de um dos poderes da república. Como equilibrar o Vanderlei doutor, com posicionamento epistemológico e o profissional de arquivos?

(Vanderlei Batista dos Santos) A parte boa é que não são atividades excludentes. Me sinto privilegiado por poder pensar a Arquivística e, ao mesmo tempo, testar os conceitos na prática. Mas essa ação dupla seria mais fácil se as demandas do mundo acadêmico e as do exercício da profissão não fossem construídas sobre requisitos tão díspares. Pode-se gastar anos para elaborar uma tese sobre um tema de interesse coletivo para a área, mas a solução para o tratamento e disponibilidade de um acervo de interesse da sua instituição é sempre urgente. Também, a academia tende a reconhecer os pesquisadores e instituições de pesquisa e ensino pelo número de publicações, portanto busca-se escrever muito.

De forma diversa, nas demais instituições, as pesquisas e os estudos técnicos ou teóricos, mesmo que produzidos com rigor acadêmico, são mero pano de fundo para fundamentar decisões quanto a um problema prático enfrentado e, além disso, há pouco incentivo para sua publicação e discussão para além das fronteiras do trabalho. Todavia, sempre houve e, acredito, sempre haverá questionamentos de qualidade no âmbito do exercício profissional. O problema é que é preciso esforço extra para transformar esses questionamentos em textos com qualidade técnica e rigor acadêmico e para desenvolver parcerias que permitam o debate e a difusão desse material produzido.

A experiência arquivística da Câmara dos Deputados já resultou em inúmeros debates teórico-práticos em congressos e seminários, a ponto de realizarmos a cada dois anos, em parceria com o Senado Federal, o “Seminário Gestão Arquivística de Documentos no Poder Legislativo Federal” e outros eventos técnicos arquivísticos abertos ao público em geral, como a “Semana Comemorativa aos 40 anos de Regulamentação da Profissão” .

O Arquivo da Câmara dos Deputados foi criador e organizador de diversas edições do participava do Encontro dos Arquivos do Legislativo, realizado no âmbito do Congresso Nacional de Arquivologia, mas que parece ter sido descontinuado pela baixa mobilização das instituições do poder legislativo. Permanecer produtivo na academia sem um vínculo formal com uma instituição de ensino e pesquisa já é mais difícil. Pessoalmente, busco me “incentivar na produção acadêmica” aceitando convites para palestras e workshops sobre temas técnicos de interesse pessoal e sobre a experiência da Casa, ocasiões em que preciso sistematizar em textos e palestras a prática cotidiana institucional e seus questionamentos. Adicionalmente, participo de conselhos editorais de periódicos arquivísticos ou de ciência da informação.

Mas a discussões teóricas de aplicação prática mais profundas que tenho encontrado ocorrem junto a iniciativas como a Rede Cariniana de Preservação Digital  e, sobremaneira, nos estudos realizados pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos. Essa posição me permite lapidar conhecimentos teóricos no ambiente Câmara dos Deputados e, simultaneamente, repensar e submeter as teorias a um crivo de aplicação prática.

(Archivoz) Sobre isso ainda, o arquivo legislativo é diferente de todos os demais em quais pontos?

(VBS) Não diria que o arquivo legislativo é diferente de todos os demais, mas possui diversas especificidades. Primeiro, somos um arquivo institucional e, ao mesmo tempo, uma instituição de arquivo público. Só esse fato já multiplica exponencialmente nossas funções e requer maior qualificação do profissional para trabalhar conosco. Além disso, temos cadeira no Conselho Nacional de Arquivos, podendo contribuir de forma real com o desenvolvimento da política arquivística brasileira. Nesse escopo de normatização, a proximidade com o processo legislativo oferece a oportunidade para atuação mais próxima aos parlamentares quando da discussão de proposições de interesse da área e da categoria, como certificação digital, digitalização, acesso à informação, proteção de dados pessoais, criação de conselho profissional e pagamento de adicional de insalubridade para quem trabalha em arquivos.

Creio que não é exagero dizer que trabalho no melhor laboratório de arquivística do Brasil. Não porque a instituição possui área para se praticar a atividade arquivística supervisionada, mas por ser possível vislumbrar um estudo de caso de aplicação na Câmara dos Deputado para quase tudo que se pensa em teoria e prática na nossa área. Os quadros de pessoal que a instituição possui, desde a década de 70 do século passado, também colaboram para essa discussão teórico-prática.

Esse fato está documentado na publicação “A Câmara dos Deputados e a Arquivística brasileira”, em que organizei parte da significativa produção intelectual arquivística de autoria dos servidores da Casa, realizada no período de 1970 a 2000. E existem muitos outros estudos e artigos produzidos depois desse período. Apenas como ilustração do que disse, no âmbito das demandas que tivemos ou temos que resolver na instituição estão estudos paleográficos para transcrição de manuscritos desde 1823, descrição e migração de documentos sonoros e audiovisuais produzidos em películas cinematográficas, discos de vinil, fitas Betacam etc.

Aplicação e adaptação do eArq Brasil e instalação e uso dos softwares Archivematica e AtoM e estudos sobre a interoperabilidade entre si e com outros sistemas de negócio ou de gestão de documentos. Elaboração de normas sobre acesso e segurança da informação. Programa de comunicação de conteúdos e atividades do arquivo. Seleção de material e elaboração de textos para exposições e publicações temáticas impressas e em portais institucionais. Uso de inteligência artificial como auxílio para a classificação de documentos. Portal web para descrição colaborativa. Esse é um pequeno conjunto de ações que realizamos ou desejamos realizar e que a instituição oferece as condições para tal. Mas, obviamente, temos que priorizar o que oferece mais retorno para a instituição como um todo e o que pode ser realizado com os recursos atuais.

(Archivoz) Conte um pouco sobre sua trajetória acadêmica. Sua tese de doutorando ainda continua válida? Vale a pena discutir Objeto da arquivística?

(VBS) Sou da segunda turma do curso de Arquivologia da Universidade de Brasil (UnB) e, quando entrei no curso, não tinha expectativas acadêmicas que não a conclusão da graduação e, posteriormente, colocar meu aprendizado à prova no campo de trabalho. Tive a oportunidade de, desde o segundo semestre, trabalhar no Arquivo Público do Distrito Federal (ArPDF), sob a supervisão do Prof. Dr. Luís Carlos Lopes, que foi, juntamente com a professora Heloísa Bellotto, uma grande influência no despertar de meu interesse pela pesquisa.

Meu mestrado surgiu de uma demanda do trabalho no ArPDF, qual seja, a produção de um manual de gestão documental que incluísse o tratamento de documentos eletrônicos. Ao pesquisar o tema e não encontrar material nacional, acabei voltando à UnB, desta feita como aluno do mestrado, concluído em 2001. No ano seguinte, publico o livro “Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística”, pela Associação Brasiliense de Arquivologia (Abarq) e passo os próximos três anos ministrando cursos e palestras sobre o tema. Em 2005, refletindo as discussões suscitados nos cursos e palestras, faço uma revisão do livro, buscando torná-lo mais acessível ao público em geral e atualizando o estado da arte.

Voltando um pouco no tempo, em 2002, passo a integrar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e, nas discussões de um grupo de formação multidisciplinar, vou me tornando cada vez mais especializado no trato com os documentos digitais arquivístico. Quando a CTDE passa a colaborar com o Projeto Interpares (http://www.interpares.org/), com vários de seus integrantes atuando junto ao TEAM Brazil, além de me vincular ao estudo de caso sobre a adoção de “dossiê digital do processo legislativo”, participo do estudo geral de terminologia, contribuindo com a tradução de termos para a “International Terminology Database: Glossary and Dictionary”, estudo que, posteriormente, viria a ser adotado pelo Conselho Internacional de Arquivos para seu “Multilingual Archival Terminology”. Essa experiência com terminologia seria posta à prova no meu doutorado quando me propus a analisar os fundamentos teóricos da área, buscando, para além do reflexo das políticas, legislação, cultura e prática profissional do país analisado, identificar o que constituiria o núcleo duro da disciplina científica Arquivística, ou seja, seus princípios, objetivos e seu objeto de estudo. Apesar da tese ter sido concluída em 2011, fiz algumas atualizações e detalhamentos da proposta inicial quando da publicação do livro resultante dela “A Arquivística como disciplina científica”.

Por outro, lado, apesar daquelas propostas de interpretação da teoria arquivística já terem sido citadas em várias teses e dissertações desde sua produção, ainda não vi qualquer manifestação sobre sua inadequação ou aceitação como um fato. Então, acredito que a tese continua válida e que, também, ainda são necessárias pesquisas que busquem mais convencimento da comunidade acadêmica e profissional sobre o objeto da Arquivística.

(Archivoz) É arquivística ou arquivologia a ciência?

(VBS) Acredito que é um caso de discurso de convencimento e autoafirmação da disciplina frente às demais áreas do saber. Tratei desta questão na minha tese de doutorado, de 2011. Ao analisar os termos à época, fugi da proposta defendida por alguns estudiosos de que as práticas locais constituiriam o que se denomina Arquivística, sendo Arquivologia reservado para a disciplina científica de fato. Buscava uma justificativa mais substancial e fui procurar na etimologia das palavras. Naquela análise etimológica, pude concluir que os dois termos servem para designar uma disciplina científica. Então por que dois termos?

Alguns estudiosos acreditam que, no Brasil, isso se deve à herança francófona (Archivistique) e espanhola (Archivologia) da teoria estudada no país. Então, tanto faz usar um ou outro. No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, aprovado pelo Conarq, é defendida essa visão, embora apresente Arquivologia como termo preferencial. Da minha parte, acredito que uma área precisa possuir, no mínimo, uma denominação única que a identifique.

Neste sentido, opto por Arquivística, por dois motivos principais. Primeiro, rompe publicamente com uma visão comum que via a Arquivologia e os arquivistas como responsáveis por depósitos de papéis, trazendo seus objetivos, objetos e práticas para a contemporaneidade. Segundo, na atualidade, há uma preponderância no uso de Arquivística, portanto, sugiro juntarmo-nos à maioria e fortalecer a proposta. Todavia, ressalto meu entendimento que o fator social é que teve preponderância na existência desses dois nomes.

(Archivoz) Como você vê a renovação da pesquisa da área, mais trabalhos focados em casos específicos e menos teorização, o caminho é esse?

(VBS) Acredito que é algo sazonal. Até poucas décadas todas as discussões teóricas estavam nos manuais fortemente embasados na prática arquivística. No final do Século XX, início do Século XXI, surge e se multiplicam diversos estudos puramente teóricos, primeiro ratificando a Arquivística como disciplina cientifica e, depois, elevando-a a um novo patamar de conhecimento sobre si mesma.

Quer me parecer que é hora de pôr esses conhecimentos à prova em estudos de aplicação prática. De qualquer forma, fico feliz com qualquer viés que se dê à pesquisa arquivística. Afinal, não existe disciplina científica forte sem pesquisa científica que a corrobore ou a questione. Sou do entendimento que não se discute prática sem teoria, senão acabamos numa discussão vazia. Também não vejo como suficiente, em nosso campo teórico, uma teoria que não pode ser posta à prova. A prática arquivística gera teoria e vice-versa.

Outra questão importante, é que os estudos de caso podem servir de primeira experiência de pesquisa e abra as portas para pesquisas mais teóricas. Chamo atenção apenas para a necessidade que os pesquisadores e a academia envidem esforços no sentido de evitar a superficialidade das pesquisas, muitas vezes resultante de política dos órgãos financiadores, ou de instituições educacionais nas quais a exigência de dissertações tem se tornado mera formalidade.

(Archivoz) Existe o Arquivista Digital?

(VBS) Sim, como existem os profissionais de big data, especialistas em experiência do usuário/cliente, profissionais de marketing digital, walker-talker, alfaiate digital entre outros. Existe um profissional que, no escopo de suas atribuições, já se encontra a base das competências que deve possuir esse novo profissional. Acontece, porém, que ser esse novo sujeito exige investimento em conhecimento que não está abarcado nos currículos atuais de formação, visto que sua especificidade demanda um novo conjunto de habilidades e, além disso, uma reinterpretação dos conhecimentos já arraigados. Que fazer, então? Capacitar-se! Em resumo, do arquivista para o arquivista digital existe um gap denominado capacitação.

Entendo que é um novo nicho, e, como sempre, começa com um título criativo e de fácil assimilação, mas pode ser a confirmação de um conceito equivocado que ignora o fato de que ainda demoraremos a nos tornar uma sociedade, verdadeiramente, digital. Podemos usar a visão europeia e norte-americana que separa arquivistas de gestores de documentos como uma analogia. A especialização é melhor ou pior? Vai depender dos interesses da instituição e do foco de investimento do profissional.

Na Câmara dos Deputados, por exemplo, há espaço para um arquivista digital, mas ele precisa entender do tratamento de documentos em papel e processos híbridos que ainda são uma realidade institucional. Então, de fato, minha melhor escolha como gestor ainda seria contratar um arquivista com formação tradicional, mas disposto a investir em uma formação complementar voltada para o uso de tecnologias e para a gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais. Mas e no futuro? Certamente precisaremos de arquivistas digitais, principalmente para as instituições que nascerão no contexto de uma sociedade digital.

(Archivoz) O que mudou do GED para o SIGAD, temos ainda para onde evoluir?

(VBS) Acho que podemos dizer que mudou tudo, mas continuamos na mesma. Os arquivistas agora possuem um termo claro para se referirem às tecnologias de GED implementadas em conformidade com requisitos arquivísticos, um Sigad. Existe um referencial técnico e teórico nacional também nesse sentido, o e-Arq Brasil. Existem ainda orientações pormenorizadas sobre a adoção de repositórios confiáveis de preservação digital para atuarem em conjunto com um Sigad.

Mas o que temos na prática? Apenas para ilustrar, há um sistema de uso maciço na administração pública que não atende aos requisitos do eArq e a implantação de um Governo Digital sem preocupações manifestas sobre a preservação digital. Sim. Temos muito a evoluir. Mas é preciso equalizar a urgência social de digitalização, aqui mencionada no sentido de transformação digital, com os requisitos de autenticidade, integridade e acessibilidade das informações geradas e gerenciadas em sistemas informatizados. Observe que destaquei requisitos de segurança da informação como os mínimos necessários para se implementar GEDs.

Apesar disso tudo, a meu ver, o mercado já está convencido de que há diferenças entre uma solução de GED e o que é um SIGAD, mas não percebeu que esse exige apenas uma série de requisitos que o primeiro trata como opcional. Esses requisitos faltantes podem ser agrupados como mais um módulo de funcionalidades como tantos outros recursos que podem compor uma solução desse tipo e teria, por exemplo, o nome de módulo de “gestão arquivística”.

Na verdade, isso já existe em muitas soluções, o problema é que o nome muitas vezes não condiz com os requisitos que o e-Arq Brasil estabelece para que um GED possa ser chamado de SIGAD. Lembremos que muitas dessas soluções são baseadas em padrões internacionais, mas a gestão de documentos arquivísticos brasileira, principalmente no que diz respeito às instituições públicas, tem especificidades não incluídas nesses padrões.

(Archivoz) Para terminar, nos conte quais as próximas ideias para publicações?

(VSB)Discutir a Arquivística e temas adjacentes sempre me motiva. Ideias nunca faltam. Ainda mais nesses tempos atuais de revogação da necessidade de registro profissional, do encerramento das atividades de comitês e órgãos colegiados (incluídas as câmaras setoriais e técnicas do Conarq), de aprovação de legislação confusa sobre digitalização etc. Seja nesse viés político, seja no âmbito das discussões técnicas propriamente ditas, acredito que ainda temos muito a pesquisar e pensar sobre nossa área. Mas estar na direção do Arquivo da Câmara dos Deputados exige muita dedicação e foco, reduzindo as possibilidades de produção de textos.

Existem muitas pessoas com as quais eu gostaria de discutir e escrever sobre teorias e sua aplicação efetiva, mas meu timing de servidor da administração pública em instituição do legislativo – na qual pesquisa acadêmica arquivística não é prioridade – não se coaduna muito bem com o de servidores de instituições de ensino e pesquisa e sua urgência de publicação. Assim, quase sempre escrevo sozinho, no tempo que disponho. Mas sempre estou disposto a analisar propostas de realização de estudos colaborativos. Na realidade, gostaria de escrever mais frequentemente com parcerias, assim, o texto resultante já seria uma discussão de per si.

Apesar desses contratempos, estou com alguns projetos em andamento, mas sem um prazo previsto de conclusão. Estou transformando meus vídeos “Os arquivistas no contexto da transformação digital” e “O erro arquivístico: viés técnico e conjuntural” em artigos, ao mesmo tempo em que finalizo um artigo em coautoria narrando uma experiência da Câmara dos Deputados de gestão arquivística de banco de dados pela manifestação de documento digital em PDF-A.

Também iniciei outros dois artigos. Um sobre as práticas de gestão de documentos sigilosos na administração pública e outro em que pretendo discutir as especificidades relativas à composição de fundo arquivístico pessoal em tempos de redes sociais e desinformação. Finalmente, devido a um convite recente, estou retomando meus estudos sobre marketing em arquivos, o que pode fazer com que surja um artigo para além dos eslaides que estou preparando.

Ah! Estou analisando uma proposta de revisão à quatro mãos do meu livro “Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística”. Vejamos o que consigo concluir primeiro.

“Temos que bater de porta em porta e mostrar que o Arquivo existe e que a gestão documental é solução e não problema”: Entrevista com Fernando Padula, coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo

(Archivoz) A sua formação é de gestor público, formação na área do Direito, e que muitas vezes se relaciona com a arquivística. Conte um pouco para nós como foi o seu primeiro contato com a arquivologia e como você está encarando estar à frente do maior arquivo público estadual do Brasil

(Fernando Padula) Estou há 20 anos na administração pública. Cursei Direito, depois Gestão Pública em nível de Pós-Graduação e Especialização em Governança e Governabilidade e agora estou fazendo Mestrado sobre Cidades Inteligentes. Nessa trajetória tive dois contatos com o Arquivo Público do Estado – APESP, antes de minha vinda para cá. O primeiro quando fui chefe de gabinete na Secretaria de Assistência e Desenvolvimento Social (2003-2007) instituição que abrigava um grande acervo e que tinha uma massa documental acumulada que não sabíamos como tratar. Na época resolvemos organizar um mutirão para fazer a avaliação e, para isso, solicitamos orientação ao  Arquivo Público. Boa parte daquele acervo era do antigo CETREN (Central de Triagem e Encaminhamento), acumulado pela Secretaria, que foi recolhido para o Arquivo e hoje já está descrito no Guia do Acervo APESP. Foi feito todo o trabalho de higienização, desmetalização, identificação e avaliação dos documentos que deveriam ser eliminados, por serem de guarda temporária, e daqueles cujo destino seria a guarda permanente.

Ao todo foram organizadas e recolhidas ao Arquivo Público 3.913 caixas de prontuários da CETREN, documentos produzidos entre 1970 e 1986. Aquele esforço mobilizou um grupo grande de servidores e direcionou nossa atenção aos equipamentos de proteção individual (EPIs), necessários ao trabalho. Lembro que foi a primeira vez que a Secretaria precisou adquirir luvas e máscaras para  lidar com os documentos. Houve até dificuldade no processo de compra desses itens, mais comuns na área de saúde, mas que eram EPIs essenciais para o trabalho com os arquivos. Depois que o acervo da CETREN foi recolhido fui até o Arquivo Público para ver o acervo e conhecer melhor a instituição.

O segundo contato ocorreu quando eu era chefe de gabinete na Secretaria de Educação, ocasião em que o Arquivo desenvolveu o Programa de Gestão Documental Itinerante – PGDI e nós, enquanto órgão setorial, recebemos a equipe do APESP e apoiamos muito o trabalho de orientação para a identificação de acervos. Foi um processo exercido com afinco e comprometimento pelas duas instituições, seus efeitos repercutiram no Órgão Central, nas Diretorias de Ensino e chegou até nas Escolas. Também naquela época eu já ouvia falar do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc e queria que fosse implantado na Secretaria de Educação que utilizava um sistema mais antigo.  A partir daí compreendi que para implantar o SPdoc era preciso ter a Tabela de Temporalidade de Documentos, então, diante desse pré-requisito, iniciamos o processo de elaboração desse instrumento que, hoje, eu sei que é fundamental para a gestão documental. Esses foram meus contatos iniciais.

Antes de vir para o Arquivo recebi alguns convites de outras instituições, inclusive para continuar exercendo a função de chefia de gabinete, mas percebi que trabalhar no APESP seria adentrar numa área nova, da qual eu tinha gostado pelos contatos iniciais e pelas visitas guiadas que fiz no local. Já tinha me encantado pela instituição e vi que seria um novo desafio. Assim eu vim parar aqui.

Mas teve contato com outros Arquivos anteriormente?

Somente esses contatos pontuais citados, mas passei a ter noção sobre a importância da área arquivística e das instituições de arquivos quando vim trabalhar no APESP. Venho aprendendo e ainda tenho muito a conhecer. Além de conversar com os profissionais das áreas dentro do APESP, também quis conhecer as demais instituições arquivísticas no estado de São Paulo e fui visitar o Instituto de Estudos Brasileiros (IEB), o Centro de Documentação e Memória – CEDEM/UNESP, o Arquivo Histórico Municipal, o Arquivo Edgar Leuenroth (Unicamp), a Fundação Bunge, o Centro de Memória do SESC e outras tantas instituições que me ajudaram a aprofundar sobre as práticas da área, ao mesmo tempo em que conhecia melhor o Arquivo Público do Estado.

Como você está encarando estar à frente do maior arquivo público estadual do Brasil?

Eu me apaixonei pela área, acho que é um privilégio estar aqui. Tenho me dedicado de corpo e alma a fazer tudo o que eu posso pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo. Eu tinha anos de experiência e conhecimento na administração pública e estou transferindo esse conhecimento para ações no APESP. Mas é preciso registrar que eu cheguei em um bom momento no Arquivo, já havia uma nova sede, acompanhada de um concurso público específico para a instituição, em uma nova estrutura organizacional (o Arquivo fazia parte da estrutura da Secretaria de Cultura e hoje está na Secretaria de Governo) com mais recursos e infraestrutura. Enfim, uma série de ganhos dos quais eu não tive participação e que já estavam implantados quando cheguei. O Arquivo tem um corpo de servidores estável e bem formado e a instituição é referência em todo o Brasil. Portanto, eu me sinto um privilegiado e um apaixonado pelo Arquivo Público. Potencializei o que já havia de qualidades, tentei imprimir um estilo de gestão à instituição e inserir o Arquivo no dia a dia dos órgãos da Administração estadual. Acho que avançamos nesse sentido.

Desde que você assumiu o Arquivo Público do Estado de SP, a instituição se direcionou mais para o digital. Dentro das limitações legais e de gestão pública, qual a ideia de incorporar o digital para o mundo dos arquivos?

Demos andamento ao que já existia nesta área. Houve um esforço do Arquivo na parte da gestão documental, em produção de Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades – Fim, em adesão ao SPdoc, e também houve avanço em relação à construção do Guia do Acervo, principalmente em finalizar as descrições dos acervos das Secretarias Estaduais. Em relação aos Documentos Digitais começou a haver demandas dos órgãos e o Arquivo se colocou na discussão. É importante entrar na era digital, mas respeitando os requisitos arquivísticos.

O suporte papel pode acabar, mas os documentos nunca acabarão. Diferentemente de outros estados que implantaram sistemas digitais sem consultar as entidades arquivísticas, em São Paulo o Arquivo Público, enquanto órgão normativo e autoridade na área, participou decisivamente desde a escolha do sistema, no caso um software livre atrelado às regras de gestão documental, até normas e procedimentos, ações de capacitação, modelagem de documentos digitais, mapeamento da constituição do fluxo documental, etc, ações que permitirão que os documentos sejam classificados desde sua criação. Estamos produzindo documentos nato-digitais, aproveitando toda a expertise da área de arquivos a favor desse processo de transformação na administração pública.

Um dos diferenciais do Arquivo Público do Estado é a sua posição. Tanto estratégica, quanto de custeio. Conte um pouco sobre estas conquistas.

É importante que o Arquivo esteja na Secretaria de Governo pois é uma secretaria que tem atuação transversal,  que articula os entes setoriais e permite a implementação de ações nos diversos outros órgãos e entidades. Mas este posicionamento não é estático, por isso, cabe aos gestores e ao corpo técnico da instituição mostrarem a importância para o governo de se ter um arquivo em um órgão estratégico. Por exemplo, o Arquivo é uma unidade central, um órgão normativo, que define regras para os documentos que estão nascendo hoje e cumprindo sua função primária. É quase impossível exercer o papel de unidade central em uma secretaria que não tenha essa função transversal na administração. Seria muito mais complexo cumprir essa tarefa em outra secretaria. Cabe a nós mostrarmos para à administração que nossas atividades são essenciais para o funcionamento do Estado.

Outro diferencial é que, tendo um orçamento próprio, o Arquivo pode planejar suas ações, diferentemente de ser um órgão que disputa verba com outros órgãos e que não sabe quanto terá de recursos anualmente. Além disso, adotamos outras estratégias de manutenção. Um ganho nesse sentido foi a criação do Fundo do Arquivo (Fearq), que permite que as receitas que o Arquivo gera, com a emissão de certidões, por exemplo, componham este fundo, o que não ocorria anteriormente. Além disso, por meio do Fearq, conseguimos reverter a renda da venda de cursos, publicações e outros materiais gerados no Arquivo, para o próprio Arquivo, possibilitando a utilização desta verba para a aquisição de material permanente, por exemplo.

Como convencer um político que tem uma visão ampla acerca de sua função no aparato estatal, de que é importante dar atenção aos arquivos públicos?

Eu não restringiria a políticos. Guardadas as devidas proporções, enxergo na minha função de coordenador ações de duas naturezas: aquelas relacionadas às funções de chefe de governo, ou seja, administrar e manter a instituição funcionando, e as relacionadas às funções de chefe de estado, direcionadas para sensibilizar a administração pública sobre a importância do Arquivo, buscando o fortalecimento institucional e uma abertura e apoio para nossa área e atuação.

É preciso conseguir espaço na agenda de gestores e dirigentes de instituições públicas para mostrarmos a importância do cuidado com seus arquivos. Traduzir o que a organização de documentos significa em termos de respostas mais rápidas ao público, mostrar, por exemplo, que não há necessidade de se gastar recursos públicos com aluguel de espaço para armazenamento de documentos que já cumpriram seus prazos de guarda, como ocorre frequentemente no caso de grandes volumes de relações de remessa cujos prazos de guarda já se esgotaram e que são guardadas desnecessariamente. E essa eficiência é possível com a gestão documental.

É preciso angariar espaço na agenda dos secretários de modo que eles, para além das preocupações com as atividades de suas respectivas secretarias, ainda possam nos ouvir e entender que a gestão de arquivos é importante para o pleno funcionamento do órgão e a eficiente prestação de serviço ao cidadão. É, portanto, um trabalho de conscientização. Tudo isso faz parte de minha tarefa como gestor do Arquivo Público. Temos que bater de porta em porta e mostrar que o Arquivo existe e que a gestão documental é solução e não problema, e que temos um espaço ideal para armazenamento de acervo permanente, com uma equipe qualificada para tratamento, preservação e acesso a esse acervo.

O desafio é romper, primeiro, o estereótipo de que arquivo é um galpão empoeirado. Segundo, é mostrar que todas as áreas precisam fazer sua parte na gestão de documentos e cabe a nós mostrarmos os benefícios que a boa gestão documental e a área de arquivos podem gerar para o dia a dia de todas as instituições.

Fale um pouco dos desafios para os próximos anos para o arquivo que você dirige.

Aponto hoje dois principais desafios: a massa acumulada de documentos nos órgãos do governo e a questão referente aos documentos digitais, considerando que há uma linha de corte com a implantação do Programa SP Sem Papel* que pretende eliminar gradualmente o trâmite de papel e que adotou o sistema SIGA-Doc, Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – SIGAD, software livre, desenvolvido pelo TRF2.

No caso da massa documental acumulada, certamente há, desde ‘tesouros’ – que são documentos de valor arquivístico e histórico e que precisam ser transferidos para o acervo permanente para preservação e acesso – a documentos que já cumpriram seus prazos de guarda e que podem ser eliminados. Obviamente são massas gigantescas de documentos, se pensarmos no número de secretarias, autarquias e fundações somam-se 89 órgãos, fora as ramificações pelo interior do estado. Esse é um grande desafio que deve ser prioridade do Arquivo Público e, nós, mais do que ninguém, temos que lutar para que essa documentação não se perca.

O outro desafio refere-se aos documentos digitais e eu o dividiria em duas partes: a primeira é o desafio de se garantir a boa produção deles desde sua origem. O Arquivo tem a função de criar modelos padrões e apoiar tecnicamente os órgãos para a garantia do fluxo desses documentos. O segundo desafio é a preservação de longo prazo. Atualmente estamos em uma instituição que é referência, mas que está preparada principalmente para a preservação do documento em papel. Ainda não estamos aptos a sermos o ‘Arquivo Digital do Estado de São Paulo’. Já existem muitos estudos internacionais, mas esse é um grande desafio e a instituição está preocupada em estar atualizada com os estudos para essa preservação digital.

Hoje estamos focados na implantação de um sistema de produção de documentos digitais em todo o estado, o “SP Sem Papel”. Porém, sabemos que no Estado de São Paulo existem outros em utilização. Como preservar tudo isso que é gerado em outros sistemas? Temos o desafio de pensar como preservar isso em longo prazo, considerando também aspectos complexos, como, por exemplo, existência de bases de dados diversificadas que contêm informações a serem guardadas. Como preservá-las? É um grande desafio do qual estamos conscientes e que a área como um todo deve ter como objeto de debate em torno da definição de diretrizes, orientações e talvez alguns consensos.

*SP Sem Papel: programa do Governo do Estado de São Paulo para reduzir/eliminar gradualmente o trâmite de papel no âmbito da Administração Estadual. Plataforma corporativa para a produção, tramitação, gestão e controle de processos / documentos digitais, que garante a classificação dos documentos no ato de sua produção de acordo com a Política Estadual de Arquivos.

 

“Um dos maiores desafios é gerar o chamado comprometimento organizacional.” Entrevista com Mariza Cardoso: Sócio – fundadora da empresa Redata

Essa semana entrevistamos Mariza Cardoso, sócio – fundadora da empresa Redata, vamos conhecer um pouco de sua trajetória e a atuação de sua empresa no ramo da gestão documental.

(Archivoz) Mariza, você é formada em Publicidade e Biblioteconomia, como começou o trabalho em arquivos?

(Mariza Cardoso) Trabalhei em uma empresa do setor aéreo com atendimento de passageiros, em duas consultorias de marketing e em uma consultoria de RH, além de trabalhos autônomos com organização de eventos e pesquisa de mercado, enquanto estudava Publicidade. Já formada em Publicidade e durante a minha formação em Biblioteconomia e Documentação, essa vivência prévia foi fundamental para que eu me tornasse uma profissional liberal, como de fato o bibliotecário deveria ser. Nesta época, final dos anos 80 e início dos 90, não havia profissionais de Arquivologia no mercado, os bibliotecários acabaram assumindo os projetos que apareciam, tanto com suportes bibliográficos como arquivísticos. A vivência prévia e experiências anteriores em consultorias foi fundamental para iniciar nosso trabalho.

(Archivoz)  Quais foram as transformações na área de arquivos ao longo desses anos?

(MC) Aponto a principal delas, no mundo corporativo, que é onde a Redata principalmente atua: a substituição cada vez mais veloz do suporte papel, pelo eletrônico e digital. Arrisco dizer que de 60 a 70% dos documentos hoje estão em meio eletrônico ou digital.

Reitero que tratar documentos nesses suportes representa um dos maiores desafios para o profissional da informação. As empresas ainda engatinham ao tratar desses acervos de forma profissional, com metodologias adequadas, que possibilitem a recuperação e preservação desses acervos.

Por outro lado, abre-se uma oportunidade para os profissionais de informação, trabalho que deve considerar a parceria a quatro mãos com profissionais de tecnologia da informação.

(Archivoz) De elaboração de textos técnicos à gestão documental, como foi essa trajetória?

(MC) Fundada em 1987, a Redata iniciou suas atividades no mercado oferecendo revisão e elaboração de textos técnicos e promocionais; estruturação de manuais de produtos e serviços; normalização de trabalhos acadêmicos e treinamentos abertos e in-company: Redação e Atualização Gramatical, Produção Racional de Documentos, Elaboração de Resumos, Comunicação Oral no Trabalho.

Por solicitação de clientes, nossa empresa começou a desenvolver procedimentos para organização de arquivos administrativos e técnicos. Todo o trabalho foi estabelecido com base na elaboração de procedimentos para cada uma das áreas da empresa cliente, estabelecimento de fluxo documental e centralização parcial da documentação.

A demanda do mercado por essa atividade foi crescendo e nosso foco principal passou a ser a área de documentação.

Em 32 anos de existência, a Redata atendeu clientes de variados portes e segmentos.

Atualmente, a empresa tem se dedicado especificamente à área de documentação.

(Archivoz) Vocês atuam com empresas de diversos ramos, como implantar a gestão de modo tão diverso? Quais são as diretrizes básicas da gestão documental implantada por vocês?

(MC) Geralmente iniciamos pelo diagnóstico do acervo.

Por meio da aplicação de questionários aos colaboradores da organização, realiza-se nesta etapa um levantamento dos procedimentos adotados com relação aos itens armazenados e verifica-se o volume, ferramentas, interface entre as áreas etc.

Esse “raio-x” permite descobrir o que funciona — e, principalmente, o que não funciona — quando o assunto é ordenação de documentos.

Observam-se, inclusive, quais itens são mantidos em (ou rotulados como) arquivo ativo e inativo. Também são medidos os critérios para se descartar um documento ou preservá-lo.

Sugerimos ainda que, antes de se iniciar o diagnóstico, todo o projeto de organização da informação seja explicado aos funcionários da empresa contratante, pois isto facilita muito a compreensão do trabalho e propicia a ambas as partes uma visão mais sistêmica do todo.

Uma vez diagnosticado, projetamos as mudanças que tornem o serviço de organização da informação mais ágil e produtivo. Revisamos as práticas anteriormente adotadas e propomos métodos mais eficazes: elaboramos os procedimentos para sistematizar os processos arquivísticos e a tabela de temporalidade.

Também é neste momento que a Redata costuma realizar workshops para validar os novos protocolos com todos os envolvidos. Geralmente são criados, após as explicações, grupos de trabalho que executam tarefas rápidas a fim de compreender, na prática, como lidar com o acervo dali em diante.

Quando as áreas responsáveis por esse processo entendem os novos procedimentos e dão seu aval, o projeto está enfim pronto para começar a ser implantado.

Com as bases sólidas, a implantação de um projeto de gestão documental significa o início de uma era de mais agilidade e eficiência para a empresa.

Porém, não basta apenas se apegar ao que foi acordado com colaboradores e diretores da companhia e se pôr a trabalhar sem maiores reflexões. Os procedimentos devem ser atualizados periodicamente, para que haja sustentabilidade nas regras e padrões previamente estabelecidos. Isso garante uma governança corporativa de boa qualidade.

O gestor ou gestora do arquivo deve ser avisado e consultado sobre todas as propostas de alteração, pois é ele/ela que zela pelo cumprimento dos protocolos adotados, faz a interface entre a empresa e terceiros (como usuários, clientes finais, prestadores de serviço etc.) e está em contato tanto com a direção quanto com os demais funcionários.

Diferentes setores de uma corporação, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, requerem maneiras distintas de lidar com os materiais relacionados a seus segmentos, e também por isso a figura do líder do acervo é essencial, equilibrando interesses e necessidades e tomando decisões com bases pragmáticas, que ele ou ela colhe no dia a dia do trabalho. Assim, se inicia um ciclo virtuoso de organização de documentos.

(Archivoz) Quais são os maiores desafios dentro das empresas que vocês prestam serviço?

(MC) Um dos maiores desafios é gerar o chamado comprometimento organizacional. Se não houver real engajamento com os propósitos da empresa e até mesmo da sociedade, não há sustentabilidade. Quando uma organização contrata consultores especializados em gestão da informação para, juntos, elaborarem um plano de ação, não é incomum que esse plano seja executado pela metade e depois abandonado por conta da falta de comprometimento e visão dos próprios funcionários da contratante. Diante desse tipo de descaso, se forma um círculo vicioso. Alguém faz um plano “bem bolado” para apresentar numa reunião. Em seguida, obtém bons resultados, conforme implanta o projeto. Porém, no fim das contas, colhe só os primeiros números vistosos e logo aborta a missão, transformando um ideal de acervo organizacional inteligente em um mero movimento carreirista. Pessoas entram e saem das empresas, mas as empresas permanecem, ou assim deveria ser. Não se deveria pensar apenas em termos de metas e bônus, mas, sim, de modo a deixar um legado para a empresa.

(Archivoz) Você foi empreendedora, como vê hoje essa questão, já que a área absorve poucos profissionais, além do atual incentivo no país para que as pessoas virem microempreendedores individuais (MEI)?

(MC) Toda e qualquer escolha tem lados positivos e negativos, já me habituei tanto a essa vivência, que de negativo só consigo ver o risco de assumir o trabalho de toda uma equipe. Você sempre é responsável diante do cliente, portanto, a escolha de pessoas é fundamental e os riscos inerentes independem de você: recessão econômica, mudanças de cenário etc. Positivo é você imprimir sua marca e poder deixar um legado para outras pessoas, tentar fazer alguma diferença.

O nosso modelo de negócio pressupõe assumir projetos com tempo de duração em um mercado extremamente competitivo e pouco valorizado, somos pressionados por valores, prazo etc. Paga-se a outros profissionais, em muitos casos, de três a cinco vezes mais, infelizmente. Contratar autônomos, ou microempreendedores é o que faz a roda girar para todos e possibilita efetivamente ocupação, mesmo que temporária.

(Archivoz) Quais conselhos daria para os profissionais que estão iniciando suas carreiras na área de arquivos?

Dedicação, disciplina, esforço, ética, conduta correta, ser justo, respeitar as pessoas, reconhecer seus erros e acertos e fazer o melhor, com qualidade, tentar sempre se superar, oferecer além do que o cliente pede, mostrar aonde você ou ele, cliente, poderiam chegar.

 

Agradecemos a Mariza pela contribuição com a Archivoz!

 

“A Gestão Documental deve ser tratada de forma centralizada e como um processo de trabalho formal em qualquer empresa”: Entrevista com Rachel Bueno, Especialista em Documentação

Entrevistamos Rachel Bueno, Especialista em Documentação com 40 anos de experiência na área de arquivos, nos conta um pouco de sua trajetória profissional, da gestão documental e dos desafios do profissional arquivista.

(Archivoz) Rachel você é Bibliotecária de formação e Especialista em Documentação, conte-nos o que te levou a mudar da biblioteconomia para a arquivística.

(Rachel Bueno) Na realidade não mudei, simplesmente tropecei na arquivística. No primeiro ano da graduação estagiei em uma empresa de processamento de dados no setor de informação coorporativa; em seguida, também em setor de informação, fui contratada para análise de dados para subsidiar propostas de empreendimentos na área da engenharia.

A partir daí, foi um caminho sem volta: os arquivos. Percebi que realmente minha área era a da informação, mas da informação orgânica e do grande desafio de converter o conceito de “arquivo morto” em gestão, organização e acesso.

(Archivoz) Ainda temos discussões entre os campos da biblioteconomia e arquivística, como você transitou pelas duas áreas, é possível que esses conhecimentos andem juntos e facilite o trabalho dos profissionais dessas áreas? Como?

(RB) Como dito anteriormente, não transitei profissionalmente nas duas áreas; por força da dinâmica da arquivística, não é possível o desenvolvimento de um projeto sem a colaboração de profissionais de outras áreas: biblioteconomia, direito, administração, história, etc.

(Archivoz) Sua atuação maior é como arquivista de documentação corrente, ainda temos problemas conceituais sobre a teoria das idades e muitas vezes a documentação chega sem tratamento algum na fase permanente, como minimizar essa questão?

(RB) Há muitos questionamentos à teoria das três idades, mas a aplicação de políticas de gestão documental, independente da linha de pensamento que se adote é imprescindível para que os documentos permanentes / históricos possam ser preservados e custodiados com proveniência e organicidade.

 (Archivoz) Como foi atuar como arquivista na Prefeitura de São Paulo?

(RB) Tive um privilégio como poucos: ingressei na PMSP no recém-criado Departamento de Informação e Documentação Artística – IDART, subordinado à Secretaria de Cultura do Município. Fiz parte da equipe do Arquivo Multimeios, com um acervo composto por nove grandes áreas temáticas: Arquitetura, artes Cênicas, Artes Gráficas, Cinema, Comunicação de Massa, Fotografia, Literatura e Música. Documentos estes, que já em 1.978 foram agrupados por “evento” (peça teatral, cinema, exposições, etc.), suporte do documento, itens documentais. Eram encaminhados ao Arquivo “descritos” pelo(s) pesquisador(es) da área produtora: temos aí um bom exemplo da “descrição arquivística’ em seus primórdios. No setor de Hemeroteca, tivemos também, a experiência de olhar os periódicos, não como recortes, mas como matérias de interesse sempre ligadas ao momento socio político da época. Não havia “recortes”, o periódico tinha sua página preservada para não perder o contexto.

 (Archivoz) Quais são os desafios do arquivista que atua no setor público? E quais são as mudanças necessárias para uma boa atuação?

(RB) Além da falta de vontade política por parte dos dirigentes, o maior desafio do arquivista em gestão no setor público é o próprio arquivista: não temos graduados o suficiente para cobrir a demanda e para estes falta “vivência”, considerando a extensão do mundo arquivístico. Deveríamos pensar em mudar o conceito do profissional arquivista, tendo em vista que os atuantes mais renomados vêm de outra área: história, jornalismo, administração, etc. Teríamos mais profissionais trazendo ganhos significativos para todos.

(Archivoz) Como é atuar como consultora em empresas privadas? Quais são os desafios que enfrenta?

(RB) Na área privada lidamos muito com a resistência dos colaboradores e como a maioria dos documentos, produzidos hoje, são nato digitais, eles não são vistos como “documentos” e sim arquivos que não incomodam e não ocupam espaço. Outro problema são os aplicativos de ECM e Workflow que são tratados como gestores informatizados de documentos de arquivo, quando na realidade a maioria é só um gestor de informação.

Então há dois momentos distintos, a massa acumulada (geralmente em suporte analógico) e a produção corrente (nato digitais), o desafio? Fazer com que todos tratem o documento e não o suporte.

(Archivoz) Atualmente você é professora na Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo (FESPSP) no curso de Gestão Arquivística. O que falta na formação do profissional da área de arquivos? Como minimizar a defasagem de ensino, já que em São Paulo há somente dois cursos de ensino superior em arquivologia?

(RB) Citei anteriormente que o conceito de arquivista graduado é uma barreira que não atende à demanda existente, tanto no setor público, quanto no privado. O maior mérito dos cursos de pós em Gestão Arquivística é desmistificar os arquivos e mostrar como os caminhos da Arquivística estão ligados a várias áreas de atuação, fazendo com que a defasagem possa ser minimizada.

(Archivoz) Vivemos um momento que todos querem digitalizar seus documentos, esperando que assim todos os problemas sejam resolvidos. Como trabalhar essa questão socialmente, já que temos projetos de leis que visam a queima de arquivos físicos?

(RB) A gestão documental vai muito para além do simples tratamento e digitalização de documentos em papel, mas temos vários aspectos para levar em conta:

– Considerando a história, os interesses de hoje pelo passado mudam com o tempo e eliminar um documento original é “desmaterializar o DNA do documento”; sua destruição deixariam as pesquisas inviáveis, dependendo de como e porque, o contato com o documento é essencial.

 – Como é possível substituir um documento arquivístico original sem termos a garantia de autenticidade e principalmente de sua preservação? Ainda não temos políticas para este armazenamento confiável.

E aí temos um ponto, debatido à exaustão, que é a educação de base: se não houver mais integração nas disciplinas ensinadas desde o início do ensino formal, seja história, ciências, artes, etc., ligadas à observação do passado para melhor compreensão do futuro, não teremos mais do documento histórico, as pesquisas e os muitos porquês.

(Archivoz) Você tem falado em palestras sobre a gestão documental, quais são os caminhos para uma boa gestão?

(RB) A Gestão Documental deve ser tratada de forma centralizada e como um processo de trabalho formal em qualquer empresa. Este tratamento centralizado tem sido um grande desafio principalmente pelo surgimento de novas formas de entrada e saída de documentos (e-mail, por exemplo) e a falta de procedimentos para o controle de documentos arquivísticos desde sua entrada ou produção até sua saída ou arquivamento na instituição. A “boa gestão” está ligada ao entendimento que políticas de gestão documental são a base da informação e do conhecimento, pois esta gestão impacta de forma direta na produtividade e, consequentemente, nos resultados obtidos pela empresa.

(Archivoz) Com mais de 40 anos de carreira, o que você tem a dizer para quem quer seguir a profissão de arquivista?

(RB) Começaria dizendo que é a melhor profissão do mundo: cada acervo é um estudo lógico, desafiante e uma viagem indescritível aos subterrâneos de uma organização. O arquivista é um profissional inter e multidisciplinar, sendo necessário ter disciplina, estudo contínuo (técnico-científico), um conhecimento, ao mesmo tempo amplo, técnico e específico para tratar adequada as informações de qualquer organização ou pessoa física, em qualquer suporte ou formato, com ou sem apoio de tecnologias. Deverá também primar princípios éticos, fundamentais. Poderá atuar como gestor de instituições arquivísticas, na docência, como pesquisador entre outras muitas funções.

Agradecemos a Rachel pela entrevista, e nos falar um pouco de sua larga atuação no mundo dos arquivos e mostrar sua visão sobre a gestão documental e sobre a carreira do profissional arquivista.