gestão do conhecimento

“Ser esse novo sujeito exige investimento em conhecimento que não está nos currículos atuais de formação” entrevista com Vanderlei Batista dos Santos

A Archivoz entrevistou Vanderlei Batista dos Santos. Analista em Documentação e Informação Legislativa da Câmara dos Deputados. Professor e consultor, em nível nacional, de empresas públicas e privadas na área de Gestão de Documentos Eletrônicos.

(Archivoz) Conte um pouco sobre como é ser o Vanderlei Batista dos Santos, trabalhando num dos mais importantes arquivos do país e dentro de um dos poderes da república. Como equilibrar o Vanderlei doutor, com posicionamento epistemológico e o profissional de arquivos?

(Vanderlei Batista dos Santos) A parte boa é que não são atividades excludentes. Me sinto privilegiado por poder pensar a Arquivística e, ao mesmo tempo, testar os conceitos na prática. Mas essa ação dupla seria mais fácil se as demandas do mundo acadêmico e as do exercício da profissão não fossem construídas sobre requisitos tão díspares. Pode-se gastar anos para elaborar uma tese sobre um tema de interesse coletivo para a área, mas a solução para o tratamento e disponibilidade de um acervo de interesse da sua instituição é sempre urgente. Também, a academia tende a reconhecer os pesquisadores e instituições de pesquisa e ensino pelo número de publicações, portanto busca-se escrever muito.

De forma diversa, nas demais instituições, as pesquisas e os estudos técnicos ou teóricos, mesmo que produzidos com rigor acadêmico, são mero pano de fundo para fundamentar decisões quanto a um problema prático enfrentado e, além disso, há pouco incentivo para sua publicação e discussão para além das fronteiras do trabalho. Todavia, sempre houve e, acredito, sempre haverá questionamentos de qualidade no âmbito do exercício profissional. O problema é que é preciso esforço extra para transformar esses questionamentos em textos com qualidade técnica e rigor acadêmico e para desenvolver parcerias que permitam o debate e a difusão desse material produzido.

A experiência arquivística da Câmara dos Deputados já resultou em inúmeros debates teórico-práticos em congressos e seminários, a ponto de realizarmos a cada dois anos, em parceria com o Senado Federal, o “Seminário Gestão Arquivística de Documentos no Poder Legislativo Federal” e outros eventos técnicos arquivísticos abertos ao público em geral, como a “Semana Comemorativa aos 40 anos de Regulamentação da Profissão” .

O Arquivo da Câmara dos Deputados foi criador e organizador de diversas edições do participava do Encontro dos Arquivos do Legislativo, realizado no âmbito do Congresso Nacional de Arquivologia, mas que parece ter sido descontinuado pela baixa mobilização das instituições do poder legislativo. Permanecer produtivo na academia sem um vínculo formal com uma instituição de ensino e pesquisa já é mais difícil. Pessoalmente, busco me “incentivar na produção acadêmica” aceitando convites para palestras e workshops sobre temas técnicos de interesse pessoal e sobre a experiência da Casa, ocasiões em que preciso sistematizar em textos e palestras a prática cotidiana institucional e seus questionamentos. Adicionalmente, participo de conselhos editorais de periódicos arquivísticos ou de ciência da informação.

Mas a discussões teóricas de aplicação prática mais profundas que tenho encontrado ocorrem junto a iniciativas como a Rede Cariniana de Preservação Digital  e, sobremaneira, nos estudos realizados pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos. Essa posição me permite lapidar conhecimentos teóricos no ambiente Câmara dos Deputados e, simultaneamente, repensar e submeter as teorias a um crivo de aplicação prática.

(Archivoz) Sobre isso ainda, o arquivo legislativo é diferente de todos os demais em quais pontos?

(VBS) Não diria que o arquivo legislativo é diferente de todos os demais, mas possui diversas especificidades. Primeiro, somos um arquivo institucional e, ao mesmo tempo, uma instituição de arquivo público. Só esse fato já multiplica exponencialmente nossas funções e requer maior qualificação do profissional para trabalhar conosco. Além disso, temos cadeira no Conselho Nacional de Arquivos, podendo contribuir de forma real com o desenvolvimento da política arquivística brasileira. Nesse escopo de normatização, a proximidade com o processo legislativo oferece a oportunidade para atuação mais próxima aos parlamentares quando da discussão de proposições de interesse da área e da categoria, como certificação digital, digitalização, acesso à informação, proteção de dados pessoais, criação de conselho profissional e pagamento de adicional de insalubridade para quem trabalha em arquivos.

Creio que não é exagero dizer que trabalho no melhor laboratório de arquivística do Brasil. Não porque a instituição possui área para se praticar a atividade arquivística supervisionada, mas por ser possível vislumbrar um estudo de caso de aplicação na Câmara dos Deputado para quase tudo que se pensa em teoria e prática na nossa área. Os quadros de pessoal que a instituição possui, desde a década de 70 do século passado, também colaboram para essa discussão teórico-prática.

Esse fato está documentado na publicação “A Câmara dos Deputados e a Arquivística brasileira”, em que organizei parte da significativa produção intelectual arquivística de autoria dos servidores da Casa, realizada no período de 1970 a 2000. E existem muitos outros estudos e artigos produzidos depois desse período. Apenas como ilustração do que disse, no âmbito das demandas que tivemos ou temos que resolver na instituição estão estudos paleográficos para transcrição de manuscritos desde 1823, descrição e migração de documentos sonoros e audiovisuais produzidos em películas cinematográficas, discos de vinil, fitas Betacam etc.

Aplicação e adaptação do eArq Brasil e instalação e uso dos softwares Archivematica e AtoM e estudos sobre a interoperabilidade entre si e com outros sistemas de negócio ou de gestão de documentos. Elaboração de normas sobre acesso e segurança da informação. Programa de comunicação de conteúdos e atividades do arquivo. Seleção de material e elaboração de textos para exposições e publicações temáticas impressas e em portais institucionais. Uso de inteligência artificial como auxílio para a classificação de documentos. Portal web para descrição colaborativa. Esse é um pequeno conjunto de ações que realizamos ou desejamos realizar e que a instituição oferece as condições para tal. Mas, obviamente, temos que priorizar o que oferece mais retorno para a instituição como um todo e o que pode ser realizado com os recursos atuais.

(Archivoz) Conte um pouco sobre sua trajetória acadêmica. Sua tese de doutorando ainda continua válida? Vale a pena discutir Objeto da arquivística?

(VBS) Sou da segunda turma do curso de Arquivologia da Universidade de Brasil (UnB) e, quando entrei no curso, não tinha expectativas acadêmicas que não a conclusão da graduação e, posteriormente, colocar meu aprendizado à prova no campo de trabalho. Tive a oportunidade de, desde o segundo semestre, trabalhar no Arquivo Público do Distrito Federal (ArPDF), sob a supervisão do Prof. Dr. Luís Carlos Lopes, que foi, juntamente com a professora Heloísa Bellotto, uma grande influência no despertar de meu interesse pela pesquisa.

Meu mestrado surgiu de uma demanda do trabalho no ArPDF, qual seja, a produção de um manual de gestão documental que incluísse o tratamento de documentos eletrônicos. Ao pesquisar o tema e não encontrar material nacional, acabei voltando à UnB, desta feita como aluno do mestrado, concluído em 2001. No ano seguinte, publico o livro “Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística”, pela Associação Brasiliense de Arquivologia (Abarq) e passo os próximos três anos ministrando cursos e palestras sobre o tema. Em 2005, refletindo as discussões suscitados nos cursos e palestras, faço uma revisão do livro, buscando torná-lo mais acessível ao público em geral e atualizando o estado da arte.

Voltando um pouco no tempo, em 2002, passo a integrar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e, nas discussões de um grupo de formação multidisciplinar, vou me tornando cada vez mais especializado no trato com os documentos digitais arquivístico. Quando a CTDE passa a colaborar com o Projeto Interpares (http://www.interpares.org/), com vários de seus integrantes atuando junto ao TEAM Brazil, além de me vincular ao estudo de caso sobre a adoção de “dossiê digital do processo legislativo”, participo do estudo geral de terminologia, contribuindo com a tradução de termos para a “International Terminology Database: Glossary and Dictionary”, estudo que, posteriormente, viria a ser adotado pelo Conselho Internacional de Arquivos para seu “Multilingual Archival Terminology”. Essa experiência com terminologia seria posta à prova no meu doutorado quando me propus a analisar os fundamentos teóricos da área, buscando, para além do reflexo das políticas, legislação, cultura e prática profissional do país analisado, identificar o que constituiria o núcleo duro da disciplina científica Arquivística, ou seja, seus princípios, objetivos e seu objeto de estudo. Apesar da tese ter sido concluída em 2011, fiz algumas atualizações e detalhamentos da proposta inicial quando da publicação do livro resultante dela “A Arquivística como disciplina científica”.

Por outro, lado, apesar daquelas propostas de interpretação da teoria arquivística já terem sido citadas em várias teses e dissertações desde sua produção, ainda não vi qualquer manifestação sobre sua inadequação ou aceitação como um fato. Então, acredito que a tese continua válida e que, também, ainda são necessárias pesquisas que busquem mais convencimento da comunidade acadêmica e profissional sobre o objeto da Arquivística.

(Archivoz) É arquivística ou arquivologia a ciência?

(VBS) Acredito que é um caso de discurso de convencimento e autoafirmação da disciplina frente às demais áreas do saber. Tratei desta questão na minha tese de doutorado, de 2011. Ao analisar os termos à época, fugi da proposta defendida por alguns estudiosos de que as práticas locais constituiriam o que se denomina Arquivística, sendo Arquivologia reservado para a disciplina científica de fato. Buscava uma justificativa mais substancial e fui procurar na etimologia das palavras. Naquela análise etimológica, pude concluir que os dois termos servem para designar uma disciplina científica. Então por que dois termos?

Alguns estudiosos acreditam que, no Brasil, isso se deve à herança francófona (Archivistique) e espanhola (Archivologia) da teoria estudada no país. Então, tanto faz usar um ou outro. No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, aprovado pelo Conarq, é defendida essa visão, embora apresente Arquivologia como termo preferencial. Da minha parte, acredito que uma área precisa possuir, no mínimo, uma denominação única que a identifique.

Neste sentido, opto por Arquivística, por dois motivos principais. Primeiro, rompe publicamente com uma visão comum que via a Arquivologia e os arquivistas como responsáveis por depósitos de papéis, trazendo seus objetivos, objetos e práticas para a contemporaneidade. Segundo, na atualidade, há uma preponderância no uso de Arquivística, portanto, sugiro juntarmo-nos à maioria e fortalecer a proposta. Todavia, ressalto meu entendimento que o fator social é que teve preponderância na existência desses dois nomes.

(Archivoz) Como você vê a renovação da pesquisa da área, mais trabalhos focados em casos específicos e menos teorização, o caminho é esse?

(VBS) Acredito que é algo sazonal. Até poucas décadas todas as discussões teóricas estavam nos manuais fortemente embasados na prática arquivística. No final do Século XX, início do Século XXI, surge e se multiplicam diversos estudos puramente teóricos, primeiro ratificando a Arquivística como disciplina cientifica e, depois, elevando-a a um novo patamar de conhecimento sobre si mesma.

Quer me parecer que é hora de pôr esses conhecimentos à prova em estudos de aplicação prática. De qualquer forma, fico feliz com qualquer viés que se dê à pesquisa arquivística. Afinal, não existe disciplina científica forte sem pesquisa científica que a corrobore ou a questione. Sou do entendimento que não se discute prática sem teoria, senão acabamos numa discussão vazia. Também não vejo como suficiente, em nosso campo teórico, uma teoria que não pode ser posta à prova. A prática arquivística gera teoria e vice-versa.

Outra questão importante, é que os estudos de caso podem servir de primeira experiência de pesquisa e abra as portas para pesquisas mais teóricas. Chamo atenção apenas para a necessidade que os pesquisadores e a academia envidem esforços no sentido de evitar a superficialidade das pesquisas, muitas vezes resultante de política dos órgãos financiadores, ou de instituições educacionais nas quais a exigência de dissertações tem se tornado mera formalidade.

(Archivoz) Existe o Arquivista Digital?

(VBS) Sim, como existem os profissionais de big data, especialistas em experiência do usuário/cliente, profissionais de marketing digital, walker-talker, alfaiate digital entre outros. Existe um profissional que, no escopo de suas atribuições, já se encontra a base das competências que deve possuir esse novo profissional. Acontece, porém, que ser esse novo sujeito exige investimento em conhecimento que não está abarcado nos currículos atuais de formação, visto que sua especificidade demanda um novo conjunto de habilidades e, além disso, uma reinterpretação dos conhecimentos já arraigados. Que fazer, então? Capacitar-se! Em resumo, do arquivista para o arquivista digital existe um gap denominado capacitação.

Entendo que é um novo nicho, e, como sempre, começa com um título criativo e de fácil assimilação, mas pode ser a confirmação de um conceito equivocado que ignora o fato de que ainda demoraremos a nos tornar uma sociedade, verdadeiramente, digital. Podemos usar a visão europeia e norte-americana que separa arquivistas de gestores de documentos como uma analogia. A especialização é melhor ou pior? Vai depender dos interesses da instituição e do foco de investimento do profissional.

Na Câmara dos Deputados, por exemplo, há espaço para um arquivista digital, mas ele precisa entender do tratamento de documentos em papel e processos híbridos que ainda são uma realidade institucional. Então, de fato, minha melhor escolha como gestor ainda seria contratar um arquivista com formação tradicional, mas disposto a investir em uma formação complementar voltada para o uso de tecnologias e para a gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais. Mas e no futuro? Certamente precisaremos de arquivistas digitais, principalmente para as instituições que nascerão no contexto de uma sociedade digital.

(Archivoz) O que mudou do GED para o SIGAD, temos ainda para onde evoluir?

(VBS) Acho que podemos dizer que mudou tudo, mas continuamos na mesma. Os arquivistas agora possuem um termo claro para se referirem às tecnologias de GED implementadas em conformidade com requisitos arquivísticos, um Sigad. Existe um referencial técnico e teórico nacional também nesse sentido, o e-Arq Brasil. Existem ainda orientações pormenorizadas sobre a adoção de repositórios confiáveis de preservação digital para atuarem em conjunto com um Sigad.

Mas o que temos na prática? Apenas para ilustrar, há um sistema de uso maciço na administração pública que não atende aos requisitos do eArq e a implantação de um Governo Digital sem preocupações manifestas sobre a preservação digital. Sim. Temos muito a evoluir. Mas é preciso equalizar a urgência social de digitalização, aqui mencionada no sentido de transformação digital, com os requisitos de autenticidade, integridade e acessibilidade das informações geradas e gerenciadas em sistemas informatizados. Observe que destaquei requisitos de segurança da informação como os mínimos necessários para se implementar GEDs.

Apesar disso tudo, a meu ver, o mercado já está convencido de que há diferenças entre uma solução de GED e o que é um SIGAD, mas não percebeu que esse exige apenas uma série de requisitos que o primeiro trata como opcional. Esses requisitos faltantes podem ser agrupados como mais um módulo de funcionalidades como tantos outros recursos que podem compor uma solução desse tipo e teria, por exemplo, o nome de módulo de “gestão arquivística”.

Na verdade, isso já existe em muitas soluções, o problema é que o nome muitas vezes não condiz com os requisitos que o e-Arq Brasil estabelece para que um GED possa ser chamado de SIGAD. Lembremos que muitas dessas soluções são baseadas em padrões internacionais, mas a gestão de documentos arquivísticos brasileira, principalmente no que diz respeito às instituições públicas, tem especificidades não incluídas nesses padrões.

(Archivoz) Para terminar, nos conte quais as próximas ideias para publicações?

(VSB)Discutir a Arquivística e temas adjacentes sempre me motiva. Ideias nunca faltam. Ainda mais nesses tempos atuais de revogação da necessidade de registro profissional, do encerramento das atividades de comitês e órgãos colegiados (incluídas as câmaras setoriais e técnicas do Conarq), de aprovação de legislação confusa sobre digitalização etc. Seja nesse viés político, seja no âmbito das discussões técnicas propriamente ditas, acredito que ainda temos muito a pesquisar e pensar sobre nossa área. Mas estar na direção do Arquivo da Câmara dos Deputados exige muita dedicação e foco, reduzindo as possibilidades de produção de textos.

Existem muitas pessoas com as quais eu gostaria de discutir e escrever sobre teorias e sua aplicação efetiva, mas meu timing de servidor da administração pública em instituição do legislativo – na qual pesquisa acadêmica arquivística não é prioridade – não se coaduna muito bem com o de servidores de instituições de ensino e pesquisa e sua urgência de publicação. Assim, quase sempre escrevo sozinho, no tempo que disponho. Mas sempre estou disposto a analisar propostas de realização de estudos colaborativos. Na realidade, gostaria de escrever mais frequentemente com parcerias, assim, o texto resultante já seria uma discussão de per si.

Apesar desses contratempos, estou com alguns projetos em andamento, mas sem um prazo previsto de conclusão. Estou transformando meus vídeos “Os arquivistas no contexto da transformação digital” e “O erro arquivístico: viés técnico e conjuntural” em artigos, ao mesmo tempo em que finalizo um artigo em coautoria narrando uma experiência da Câmara dos Deputados de gestão arquivística de banco de dados pela manifestação de documento digital em PDF-A.

Também iniciei outros dois artigos. Um sobre as práticas de gestão de documentos sigilosos na administração pública e outro em que pretendo discutir as especificidades relativas à composição de fundo arquivístico pessoal em tempos de redes sociais e desinformação. Finalmente, devido a um convite recente, estou retomando meus estudos sobre marketing em arquivos, o que pode fazer com que surja um artigo para além dos eslaides que estou preparando.

Ah! Estou analisando uma proposta de revisão à quatro mãos do meu livro “Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística”. Vejamos o que consigo concluir primeiro.

Um panorama sobre a gestão do conhecimento com ênfase nos aspectos humanos

Introdução

 De forma acentuada, os temas relacionados à gestão do conhecimento propagam-se pelas organizações, independente de seu porte, área de atuação, segmento e natureza. Como não poderia deixar de ser, exige-se que os profissionais envolvidos não somente interem-se dos projetos e iniciativas de gestão do conhecimento, mas assumam uma postura proativa e engajada frente às diversas demandas, o que exige a busca constante pela aprendizagem e pelo fomento de competências, envolvendo conhecimentos, habilidades e atitudes. Em gestão do conhecimento não há reserva de mercado: o espaço existe e será ocupado pelos profissionais que se demonstrem mais preparados e com espírito colaborativo. Nesse sentido, a seguir são apresentados os conceitos básicos de gestão do conhecimento objetivando principalmente reforçar a importância do elemento humano como agente catalisador dos processos de captação, organização e disponibilização do conhecimento, contribuindo para a aprendizagem individual e organizacional.

1 Aspectos conceituais da criação do conhecimento

 O significado da palavra “conhecimento” na língua portuguesa está relacionado ao ato de conhecer, ter uma ideia, noção, etc. Além disso, muitas vezes é utilizada como sinônimo de informação e de experiência. Sob o enfoque administrativo, conhecimento é uma das entidades que compõem a clássica tríade: dado, informação e conhecimento. A característica básica dessas entidades é apresentada no quadro 1:

Quadro 1 – Entidades: Dado/Informação/Conhecimento

Dado
Informação
Conhecimento
  • Simples observações sobre o estado do mundo
  • Dados dotados de relevância e propósito
  • Informação valiosa da mente humana
  • Inclui reflexão, síntese, contexto
  • Facilmente estruturado
  • Facilmente obtido por máquinas
  • Frequentemente quantificado
  • Facilmente transferível
  • Requer unidade de análise
  • Exige consenso em relação ao significado
  • Exige necessariamente a mediação humana
  • De difícil estruturação
  • De difícil captura em máquinas
  • Frequentemente tácito
  • De difícil transferência
  • Organizados através dos Bancos de Dados
  • Gerenciadas através dos Sistemas ou Serviços de Informação
  • Gerenciados através das Unidades de Conhecimento

Fonte: Adaptado de Davenport e Prusak (1998, p. 1-8)

O processo de criação do conhecimento foi estudado e estruturado conceitualmente pelos pesquisadores japoneses Nonaka e Takeuchi (1997) e, segundo eles, consiste na dinâmica das atividades proporcionada pela interação entre elos humanos, documentos, treinamentos, reuniões e decisões que, essencialmente, constitui o processo sob o qual a organização retém, utiliza e repassa o conhecimento. Nesse contexto, o conhecimento baseia-se em dados e informações, porém, ao contrário deles, está sempre ligado às pessoas, que são os agentes diretos que desencadeiam a transição de dados e informação para conhecimento.

Ainda, segundo os autores japoneses, o conhecimento é dividido em dois grandes tipos: o conhecimento tácito e o conhecimento explícito. O conhecimento tácito, altamente subjetivo, é caracterizado pela experiência e pelo resultado obtido através da prática; em razão dessa característica, é dificilmente visível e exprimível; é altamente pessoal e difícil de formalizar; abrange ideias, valores, emoções e ideais. Envolve fatores intangíveis, sendo de difícil articulação em linguagem formal, já que se baseia no ser humano a partir da interação de duas dimensões: uma técnica e a outra cognitiva. A dimensão técnica se refere às habilidades do indivíduo (know-how), enquanto a dimensão cognitiva se refere aos modelos mentais, crenças, intuição e percepções do indivíduo, moldando sua forma de perceber o mundo. Já o conhecimento explícito é objetivo e é caracterizado pela racionalidade, pela sequencia e pela teoria. É sistemático (palavras, números, símbolos, etc). Refere-se àquele conhecimento articulado em linguagem formal, externalizado, objetivo, tangível, documentado, que pode ser encontrado em textos, livros, relatórios, documentos escritos em geral, sendo de fácil coleta, codificação e recuperação (NONAKA; TAKEUCHI, 1997).

A criação do conhecimento está baseada na conversão relacional entre o conhecimento tácito e o explícito. A interação entre eles cria os quatro modos de conversão do conhecimento: Socialização, Externalização, Combinação e Internalização. O detalhamento desses conceitos é apresentado no quadro 2:

 

Quadro 2: Os modos de conversão do conhecimento

Socialização
Externalização
Combinação
Internalização
  • Compartilhar
  • Conceituar
  • Sistematizar
  • Operacionalizar
Tácito a tácito

 

Tácito a explícito

 

Explícito a explícito

 

Explícito a tácito
  • Criação do conhecimento a partir da observação, da prática, do compartilhamento de experiências, “do fazer junto”.
  • Criação de conhecimento pela articulação do conhecimento tácito e sua transformação em conhecimento explícito, ato de conceituação
  • Criação do conhecimento pela combinação de dados, informações e conhecimentos sistematizados e articulados formalmente
  • Criação de conhecimento pela comunicação de conhecimentos explícitos que, quando absorvidos e processados pelos indivíduos são entendidos intuitivamente e traduzidos em conhecimento tácito

Fonte: Adaptado de Nonaka e Takeuchi (1997, p.68)

A construção do conhecimento é um processo individual; duas pessoas produzem conhecimentos diferentes a partir da mesma informação (objeto), principalmente porque possuem conhecimento tácito diferente e a leitura que cada um faz de determinada situação é eminentemente pessoal. A maneira como cada um vê e absorve a informação – a relação do indivíduo com o objeto – é que determinará o conhecimento a ser construído. Já a transferência do conhecimento dá-se basicamente pela informação: transferido de forma indireta por meio de veículos como palestras, apresentações, aulas e pela tradição: transferido de forma direta, de pessoa para pessoa, por meio do aprendizado pela prática. É o clássico caminho do aprender com os mais experientes ou mais velhos. Nesse sentido, sem a interação humana, não há a criação do conhecimento, essa é a base dessa teoria cuja premissa deve ser considerada em qualquer projeto ou iniciativa relacionada ao tema.

Sob esses aspectos, distintos dos outros recursos disponíveis, o conhecimento é o único recurso que aumenta com o uso, ou seja, quanto mais for utilizado, mais conhecimento é gerado e assim sucessivamente, em uma crescente exponencial. O ambiente tem um papel fundamental, nesse contexto, por possibilitar a conexão entre as pessoas. Aliás, como já assinalado, todo o processo de criação do conhecimento está fundamentando nas relações humanas; e a gestão do conhecimento, como será visto a seguir, envolve processos e recursos tecnológicos, mas depende diretamente da predisposição das pessoas em compartilhar conhecimento.

 

2 A gestão do conhecimento

 O conceito de gestão do conhecimento, assim como o próprio conhecimento nas organizações, é dinâmico e envolve várias abordagens. Entende-se que a gestão enquanto processo envolve uma série de etapas que visa identificar, captar, organizar, disseminar, compartilhar e reutilizar o conhecimento de uma organização; o conhecimento explícito, registrado em diversos formatos e mídias; e o conhecimento tácito, que envolve as experiências, habilidades e competências humanas.

Algumas definições clássicas de gestão do conhecimento complementam essa visão, como podemos observar:

  • “É o processo pelo qual a organização gera riqueza, a partir do seu conhecimento ou capital intelectual” (BUKOWITZ; WILLIAMS, 2002, p. 17).
  • “Conhecimento tem sido caracterizado como um ativo e o modelo implantado para gerir o conhecimento nas organizações tem sido denominado como Gestão do Conhecimento” (DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p.14).

Para que uma organização implante a gestão do conhecimento, vários caminhos podem ser trilhados:

  • Capturar, armazenar, recuperar e distribuir ativos tangíveis de conhecimento, tais como patentes, direitos autorais, documentos arquivísticos.
  • Coletar, organizar e disseminar conhecimentos intangíveis, tais como know-how e especialização profissional, experiência individual, soluções criativas, etc.
  • Criar um ambiente de aprendizado interativo, no qual as pessoas transfiram prontamente o conhecimento, internalizem-no e apliquem-no para criar novos conhecimentos (adaptado de DAVENPORT; PRUSAK, 1998).

Pode-se afirmar que somente as organizações que aprendem continuamente sobreviverão, principalmente considerando a dinâmica dos negócios atuais, cuja inovação e excelência caminham lado a lado, exigindo processos dinâmicos e eficazes. Embora todas as organizações gerem e utilizem conhecimento, somente algumas poucas gerenciam de fato este conhecimento como elemento crítico para a sua manutenção e evolução. Certamente, isso as difere das demais.

Em relação aos objetivos e benefícios da gestão do conhecimento, segundo Davenport e Prusak (1998), podemos citar:

  • Criar repositórios de conhecimento que reúnam tanto conhecimento quanto informação, principalmente documentos escritos. Estes repositórios podem ser de três tipos: conhecimento externo (inteligência competitiva); conhecimento interno estrutural (documentos arquivísticos, relatórios, produtos, procedimentos e técnicas); conhecimento interno tácito ou informal.
  • Proporcionar ou aumentar o acesso à informação e ao conhecimento, facilitando sua difusão dentro da organização. São enfatizados a conectividade, o acesso e a transferência de informação e conhecimento. A base para tais processos são as tecnologias digitais que garantem a alimentação, o acesso e a transferência em tempo real. O estabelecimento de normas e padrões são essenciais para organizar a memória digital.
  • Criar um ambiente positivo onde a criação, transferência e uso do conhecimento sejam valorizados. Isso envolve visão, valores e comprometimento das lideranças dispostas a encorajar a criatividade individual e o trabalho em equipes multifuncionais.
  • Reconhecer o conhecimento como um bem e enfatizar seu valor para a organização.

A gestão do conhecimento, além disso, conta com alguns elementos essenciais para que seja efetivamente implantada e, o que é mais complexo, seja sustentável:

  • Alta Direção e Lideranças: sem o direcionamento e o apoio irrestrito dos dirigentes, as iniciativas de gestão do conhecimento podem até ser implantadas, mas dificilmente serão mantidas a médio e longo prazo. A alta direção assegura a manutenção do foco e viabiliza o processo como um todo.
  • Tecnologia da Informação: o papel da tecnologia é muito acentuado, principalmente nos repositórios de conhecimento explícito, onde os conhecimentos registrados e armazenados podem ser acessados prontamente por qualquer colaborador autorizado e objetivam facilitar o compartilhamento de conhecimento ao permitir que as pessoas se encontrem rapidamente e que sejam estabelecidos contatos;
  • Gestão de Pessoas: o conhecimento é gerado através da interação humana e seu papel é crucial nas iniciativas de gestão do conhecimento, principalmente se considerarmos que somente um funcionário motivado terá predisposição e interesse para compartilhar seu conhecimento com os demais, tendo em vista os fatores que envolvem esse processo (como poder, insegurança, políticas internas, dentre outros).
  • Serviços de Informação (Bibliotecas e Arquivos): responsáveis pelos processos de gestão da informação e documentação tem papel fundamental na retenção, organização e disseminação do conhecimento e a cada dia ganham mais espaço nas organizações envolvidas estrategicamente com gestão do conhecimento (Adaptado de TERRA, 2005b).

Tendo como pano de fundo esse rápido panorama da gestão do conhecimento, serão apresentados alguns exemplos de iniciativas ligadas à gestão do conhecimento com o objetivo de deixar o tema mais concreto para implantação nas organizações.

 3 Alguns exemplos de iniciativas de gestão do conhecimento

Com base na divisão teórica de Davenport e Prusak (1998), o quadro 3 apresenta algumas iniciativas de gestão do conhecimento a partir dos três eixos: gestão de ativos tangíveis, gestão de ativos intangíveis e ambiente de aprendizado. Em vários casos, a iniciativa pode ser categorizada em mais de um tipo, mas para efeito de visualização ela foi incluída no de maior relevância:

 

Quadro 3: Iniciativas de gestão do conhecimento

Tipo
Descrição
Gestão de ativos tangíveis

(conhecimento explícito)

 

Ferramentas de colaboração como portais, intranets e extranets Portal ou outros sistemas informatizados que capturam e difundem conhecimento e experiência entre trabalhadores/departamentos. Um portal é um espaço web de integração dos sistemas corporativos, com segurança e privacidade dos dados. O portal pode constituir-se em um verdadeiro ambiente de trabalho e repositório de conhecimento para a organização e seus colaboradores, propiciando acesso a todas as informações e aplicações relevantes, e também como plataforma para comunidades de prática, redes de conhecimento e melhores práticas.
Gestão de Conteúdo Representação dos processos de seleção, captura, classificação, indexação, registro e depuração de informações. Tipicamente envolve pesquisa contínua dos conteúdos dispostos em instrumentos, como bases de dados, árvores de conhecimento, redes humanas, etc.
Memória organizacional/

Lições aprendidas/

Banco de Conhecimentos

Registro do conhecimento organizacional sobre processos, produtos, serviços e relacionamento com os clientes. As lições aprendidas são relatos de experiências onde se registra o que aconteceu, o que se esperava que acontecesse, a análise das causas das diferenças e o que foi aprendido durante o processo.
Gestão de ativos intangíveis

(conhecimento tácito)

 

Banco de competências individuais/

Banco de Talentos/

Páginas Amarelas

Repositório de informações sobre a capacidade técnica, científica, artística e cultural das pessoas. A forma mais simples é uma lista on-line do pessoal, contendo um perfil da experiência e áreas de especialidade de cada usuário. O perfil pode ser limitado ao conhecimento obtido por meio do ensino formal e eventos de treinamento e aperfeiçoamento reconhecidos pela Instituição, ou pode mapear de forma mais ampla a competência dos funcionários, incluindo informações sobre conhecimento tácito, experiências e habilidades negociais e processuais.
Coaching Similar ao mentoring, mas o treinador não participa da execução das atividades. Faz parte de processo planejado de orientação, apoio, diálogo e acompanhamento, alinhado às diretrizes estratégicas.
Melhores Práticas

(Best Practices)

 

Difusão de melhores práticas, que podem ser definidas como um procedimento validado para a realização de uma tarefa ou solução de um problema. Inclui o contexto onde pode ser aplicado.
Mentoring Modalidade de gestão do desempenho na qual um expert participante (mentor) modela as competências de um indivíduo ou grupo, observa e analisa o desempenho, e retroalimenta a execução das atividades do indivíduo ou grupo.
Narrativas

 

Técnicas utilizadas em ambientes de gestão do conhecimento para descrever assuntos complicados, expor situações e/ou comunicar lições aprendidas, ou ainda interpretar mudanças culturais. São relatos retrospectivos de pessoal envolvido nos eventos ocorridos.

Fonte: Adaptado de Alvares (2007, não paginado)

A análise das iniciativas apresentadas ilustra que a gestão do conhecimento não pode e não deve ser considerada com uma atividade com começo/meio e fim. Assim como as pessoas e as organizações, a gestão do conhecimento é dinâmica e está diretamente relacionada à maturidade das pessoas em relação ao compartilhamento do conhecimento e a disponibilização de recursos para reter e compartilhar o conhecimento.  Implantar um recurso tecnológico, por exemplo, é apenas uma etapa da gestão do conhecimento, que deve considerar várias outras iniciativas as quais envolvam os aspectos de gerenciar os ativos tangíveis, os ativos intangíveis e criar continuamente espaços motivadores para que as pessoas interajam e aprendam coletivamente.

 Considerações Finais

Questões fundamentais da gestão do conhecimento foram apresentadas e espera-se que os profissionais envolvidos em sua implantação se sensibilizem para o fato de que a gestão do conhecimento não é algo a ser implantando “do zero”, e sim algo a ser diagnosticado e melhorado nas organizações. Isso porque, mesmo sem ter um direcionamento estratégico, todas as organizações já convivem com processos de obtenção, organização, disseminação e compartilhamento de dados, informações e de conhecimentos, mesmo que de forma desestruturada. A gestão do conhecimento, nesse sentido, possibilita a sistematização desses processos de maneira uniforme visando à efetiva gestão desse recurso, de maneira eficaz e alinhada aos objetivos da organização, tendo como foco principal o elemento humano.

REFERÊNCIAS

ALVARES, L. Gestão do Conhecimento: breve introdução. Brasília: UnB, 2007. Não paginado.

BUKOWITZ, W.R.; WILLIAMS, R.L. Manual de gestão do conhecimento: ferramentas e técnicas que criam valor para a empresa. Porto Alegre: Bookman, 2002.

CHOO.W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: SENAC, 2003.

DAVENPORT, T.H. Ecologia da Informação: por que só a tecnologia não basta para ter sucesso na era da informação. Tradução: Bernadette Siqueira Abraão. São Paulo: Futura, 2000.

DAVENPORT, T.H.; PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, 1998.

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