Digitalização

“Ser esse novo sujeito exige investimento em conhecimento que não está nos currículos atuais de formação” entrevista com Vanderlei Batista dos Santos

A Archivoz entrevistou Vanderlei Batista dos Santos. Analista em Documentação e Informação Legislativa da Câmara dos Deputados. Professor e consultor, em nível nacional, de empresas públicas e privadas na área de Gestão de Documentos Eletrônicos.

(Archivoz) Conte um pouco sobre como é ser o Vanderlei Batista dos Santos, trabalhando num dos mais importantes arquivos do país e dentro de um dos poderes da república. Como equilibrar o Vanderlei doutor, com posicionamento epistemológico e o profissional de arquivos?

(Vanderlei Batista dos Santos) A parte boa é que não são atividades excludentes. Me sinto privilegiado por poder pensar a Arquivística e, ao mesmo tempo, testar os conceitos na prática. Mas essa ação dupla seria mais fácil se as demandas do mundo acadêmico e as do exercício da profissão não fossem construídas sobre requisitos tão díspares. Pode-se gastar anos para elaborar uma tese sobre um tema de interesse coletivo para a área, mas a solução para o tratamento e disponibilidade de um acervo de interesse da sua instituição é sempre urgente. Também, a academia tende a reconhecer os pesquisadores e instituições de pesquisa e ensino pelo número de publicações, portanto busca-se escrever muito.

De forma diversa, nas demais instituições, as pesquisas e os estudos técnicos ou teóricos, mesmo que produzidos com rigor acadêmico, são mero pano de fundo para fundamentar decisões quanto a um problema prático enfrentado e, além disso, há pouco incentivo para sua publicação e discussão para além das fronteiras do trabalho. Todavia, sempre houve e, acredito, sempre haverá questionamentos de qualidade no âmbito do exercício profissional. O problema é que é preciso esforço extra para transformar esses questionamentos em textos com qualidade técnica e rigor acadêmico e para desenvolver parcerias que permitam o debate e a difusão desse material produzido.

A experiência arquivística da Câmara dos Deputados já resultou em inúmeros debates teórico-práticos em congressos e seminários, a ponto de realizarmos a cada dois anos, em parceria com o Senado Federal, o “Seminário Gestão Arquivística de Documentos no Poder Legislativo Federal” e outros eventos técnicos arquivísticos abertos ao público em geral, como a “Semana Comemorativa aos 40 anos de Regulamentação da Profissão” .

O Arquivo da Câmara dos Deputados foi criador e organizador de diversas edições do participava do Encontro dos Arquivos do Legislativo, realizado no âmbito do Congresso Nacional de Arquivologia, mas que parece ter sido descontinuado pela baixa mobilização das instituições do poder legislativo. Permanecer produtivo na academia sem um vínculo formal com uma instituição de ensino e pesquisa já é mais difícil. Pessoalmente, busco me “incentivar na produção acadêmica” aceitando convites para palestras e workshops sobre temas técnicos de interesse pessoal e sobre a experiência da Casa, ocasiões em que preciso sistematizar em textos e palestras a prática cotidiana institucional e seus questionamentos. Adicionalmente, participo de conselhos editorais de periódicos arquivísticos ou de ciência da informação.

Mas a discussões teóricas de aplicação prática mais profundas que tenho encontrado ocorrem junto a iniciativas como a Rede Cariniana de Preservação Digital  e, sobremaneira, nos estudos realizados pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos. Essa posição me permite lapidar conhecimentos teóricos no ambiente Câmara dos Deputados e, simultaneamente, repensar e submeter as teorias a um crivo de aplicação prática.

(Archivoz) Sobre isso ainda, o arquivo legislativo é diferente de todos os demais em quais pontos?

(VBS) Não diria que o arquivo legislativo é diferente de todos os demais, mas possui diversas especificidades. Primeiro, somos um arquivo institucional e, ao mesmo tempo, uma instituição de arquivo público. Só esse fato já multiplica exponencialmente nossas funções e requer maior qualificação do profissional para trabalhar conosco. Além disso, temos cadeira no Conselho Nacional de Arquivos, podendo contribuir de forma real com o desenvolvimento da política arquivística brasileira. Nesse escopo de normatização, a proximidade com o processo legislativo oferece a oportunidade para atuação mais próxima aos parlamentares quando da discussão de proposições de interesse da área e da categoria, como certificação digital, digitalização, acesso à informação, proteção de dados pessoais, criação de conselho profissional e pagamento de adicional de insalubridade para quem trabalha em arquivos.

Creio que não é exagero dizer que trabalho no melhor laboratório de arquivística do Brasil. Não porque a instituição possui área para se praticar a atividade arquivística supervisionada, mas por ser possível vislumbrar um estudo de caso de aplicação na Câmara dos Deputado para quase tudo que se pensa em teoria e prática na nossa área. Os quadros de pessoal que a instituição possui, desde a década de 70 do século passado, também colaboram para essa discussão teórico-prática.

Esse fato está documentado na publicação “A Câmara dos Deputados e a Arquivística brasileira”, em que organizei parte da significativa produção intelectual arquivística de autoria dos servidores da Casa, realizada no período de 1970 a 2000. E existem muitos outros estudos e artigos produzidos depois desse período. Apenas como ilustração do que disse, no âmbito das demandas que tivemos ou temos que resolver na instituição estão estudos paleográficos para transcrição de manuscritos desde 1823, descrição e migração de documentos sonoros e audiovisuais produzidos em películas cinematográficas, discos de vinil, fitas Betacam etc.

Aplicação e adaptação do eArq Brasil e instalação e uso dos softwares Archivematica e AtoM e estudos sobre a interoperabilidade entre si e com outros sistemas de negócio ou de gestão de documentos. Elaboração de normas sobre acesso e segurança da informação. Programa de comunicação de conteúdos e atividades do arquivo. Seleção de material e elaboração de textos para exposições e publicações temáticas impressas e em portais institucionais. Uso de inteligência artificial como auxílio para a classificação de documentos. Portal web para descrição colaborativa. Esse é um pequeno conjunto de ações que realizamos ou desejamos realizar e que a instituição oferece as condições para tal. Mas, obviamente, temos que priorizar o que oferece mais retorno para a instituição como um todo e o que pode ser realizado com os recursos atuais.

(Archivoz) Conte um pouco sobre sua trajetória acadêmica. Sua tese de doutorando ainda continua válida? Vale a pena discutir Objeto da arquivística?

(VBS) Sou da segunda turma do curso de Arquivologia da Universidade de Brasil (UnB) e, quando entrei no curso, não tinha expectativas acadêmicas que não a conclusão da graduação e, posteriormente, colocar meu aprendizado à prova no campo de trabalho. Tive a oportunidade de, desde o segundo semestre, trabalhar no Arquivo Público do Distrito Federal (ArPDF), sob a supervisão do Prof. Dr. Luís Carlos Lopes, que foi, juntamente com a professora Heloísa Bellotto, uma grande influência no despertar de meu interesse pela pesquisa.

Meu mestrado surgiu de uma demanda do trabalho no ArPDF, qual seja, a produção de um manual de gestão documental que incluísse o tratamento de documentos eletrônicos. Ao pesquisar o tema e não encontrar material nacional, acabei voltando à UnB, desta feita como aluno do mestrado, concluído em 2001. No ano seguinte, publico o livro “Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística”, pela Associação Brasiliense de Arquivologia (Abarq) e passo os próximos três anos ministrando cursos e palestras sobre o tema. Em 2005, refletindo as discussões suscitados nos cursos e palestras, faço uma revisão do livro, buscando torná-lo mais acessível ao público em geral e atualizando o estado da arte.

Voltando um pouco no tempo, em 2002, passo a integrar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e, nas discussões de um grupo de formação multidisciplinar, vou me tornando cada vez mais especializado no trato com os documentos digitais arquivístico. Quando a CTDE passa a colaborar com o Projeto Interpares (http://www.interpares.org/), com vários de seus integrantes atuando junto ao TEAM Brazil, além de me vincular ao estudo de caso sobre a adoção de “dossiê digital do processo legislativo”, participo do estudo geral de terminologia, contribuindo com a tradução de termos para a “International Terminology Database: Glossary and Dictionary”, estudo que, posteriormente, viria a ser adotado pelo Conselho Internacional de Arquivos para seu “Multilingual Archival Terminology”. Essa experiência com terminologia seria posta à prova no meu doutorado quando me propus a analisar os fundamentos teóricos da área, buscando, para além do reflexo das políticas, legislação, cultura e prática profissional do país analisado, identificar o que constituiria o núcleo duro da disciplina científica Arquivística, ou seja, seus princípios, objetivos e seu objeto de estudo. Apesar da tese ter sido concluída em 2011, fiz algumas atualizações e detalhamentos da proposta inicial quando da publicação do livro resultante dela “A Arquivística como disciplina científica”.

Por outro, lado, apesar daquelas propostas de interpretação da teoria arquivística já terem sido citadas em várias teses e dissertações desde sua produção, ainda não vi qualquer manifestação sobre sua inadequação ou aceitação como um fato. Então, acredito que a tese continua válida e que, também, ainda são necessárias pesquisas que busquem mais convencimento da comunidade acadêmica e profissional sobre o objeto da Arquivística.

(Archivoz) É arquivística ou arquivologia a ciência?

(VBS) Acredito que é um caso de discurso de convencimento e autoafirmação da disciplina frente às demais áreas do saber. Tratei desta questão na minha tese de doutorado, de 2011. Ao analisar os termos à época, fugi da proposta defendida por alguns estudiosos de que as práticas locais constituiriam o que se denomina Arquivística, sendo Arquivologia reservado para a disciplina científica de fato. Buscava uma justificativa mais substancial e fui procurar na etimologia das palavras. Naquela análise etimológica, pude concluir que os dois termos servem para designar uma disciplina científica. Então por que dois termos?

Alguns estudiosos acreditam que, no Brasil, isso se deve à herança francófona (Archivistique) e espanhola (Archivologia) da teoria estudada no país. Então, tanto faz usar um ou outro. No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, aprovado pelo Conarq, é defendida essa visão, embora apresente Arquivologia como termo preferencial. Da minha parte, acredito que uma área precisa possuir, no mínimo, uma denominação única que a identifique.

Neste sentido, opto por Arquivística, por dois motivos principais. Primeiro, rompe publicamente com uma visão comum que via a Arquivologia e os arquivistas como responsáveis por depósitos de papéis, trazendo seus objetivos, objetos e práticas para a contemporaneidade. Segundo, na atualidade, há uma preponderância no uso de Arquivística, portanto, sugiro juntarmo-nos à maioria e fortalecer a proposta. Todavia, ressalto meu entendimento que o fator social é que teve preponderância na existência desses dois nomes.

(Archivoz) Como você vê a renovação da pesquisa da área, mais trabalhos focados em casos específicos e menos teorização, o caminho é esse?

(VBS) Acredito que é algo sazonal. Até poucas décadas todas as discussões teóricas estavam nos manuais fortemente embasados na prática arquivística. No final do Século XX, início do Século XXI, surge e se multiplicam diversos estudos puramente teóricos, primeiro ratificando a Arquivística como disciplina cientifica e, depois, elevando-a a um novo patamar de conhecimento sobre si mesma.

Quer me parecer que é hora de pôr esses conhecimentos à prova em estudos de aplicação prática. De qualquer forma, fico feliz com qualquer viés que se dê à pesquisa arquivística. Afinal, não existe disciplina científica forte sem pesquisa científica que a corrobore ou a questione. Sou do entendimento que não se discute prática sem teoria, senão acabamos numa discussão vazia. Também não vejo como suficiente, em nosso campo teórico, uma teoria que não pode ser posta à prova. A prática arquivística gera teoria e vice-versa.

Outra questão importante, é que os estudos de caso podem servir de primeira experiência de pesquisa e abra as portas para pesquisas mais teóricas. Chamo atenção apenas para a necessidade que os pesquisadores e a academia envidem esforços no sentido de evitar a superficialidade das pesquisas, muitas vezes resultante de política dos órgãos financiadores, ou de instituições educacionais nas quais a exigência de dissertações tem se tornado mera formalidade.

(Archivoz) Existe o Arquivista Digital?

(VBS) Sim, como existem os profissionais de big data, especialistas em experiência do usuário/cliente, profissionais de marketing digital, walker-talker, alfaiate digital entre outros. Existe um profissional que, no escopo de suas atribuições, já se encontra a base das competências que deve possuir esse novo profissional. Acontece, porém, que ser esse novo sujeito exige investimento em conhecimento que não está abarcado nos currículos atuais de formação, visto que sua especificidade demanda um novo conjunto de habilidades e, além disso, uma reinterpretação dos conhecimentos já arraigados. Que fazer, então? Capacitar-se! Em resumo, do arquivista para o arquivista digital existe um gap denominado capacitação.

Entendo que é um novo nicho, e, como sempre, começa com um título criativo e de fácil assimilação, mas pode ser a confirmação de um conceito equivocado que ignora o fato de que ainda demoraremos a nos tornar uma sociedade, verdadeiramente, digital. Podemos usar a visão europeia e norte-americana que separa arquivistas de gestores de documentos como uma analogia. A especialização é melhor ou pior? Vai depender dos interesses da instituição e do foco de investimento do profissional.

Na Câmara dos Deputados, por exemplo, há espaço para um arquivista digital, mas ele precisa entender do tratamento de documentos em papel e processos híbridos que ainda são uma realidade institucional. Então, de fato, minha melhor escolha como gestor ainda seria contratar um arquivista com formação tradicional, mas disposto a investir em uma formação complementar voltada para o uso de tecnologias e para a gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais. Mas e no futuro? Certamente precisaremos de arquivistas digitais, principalmente para as instituições que nascerão no contexto de uma sociedade digital.

(Archivoz) O que mudou do GED para o SIGAD, temos ainda para onde evoluir?

(VBS) Acho que podemos dizer que mudou tudo, mas continuamos na mesma. Os arquivistas agora possuem um termo claro para se referirem às tecnologias de GED implementadas em conformidade com requisitos arquivísticos, um Sigad. Existe um referencial técnico e teórico nacional também nesse sentido, o e-Arq Brasil. Existem ainda orientações pormenorizadas sobre a adoção de repositórios confiáveis de preservação digital para atuarem em conjunto com um Sigad.

Mas o que temos na prática? Apenas para ilustrar, há um sistema de uso maciço na administração pública que não atende aos requisitos do eArq e a implantação de um Governo Digital sem preocupações manifestas sobre a preservação digital. Sim. Temos muito a evoluir. Mas é preciso equalizar a urgência social de digitalização, aqui mencionada no sentido de transformação digital, com os requisitos de autenticidade, integridade e acessibilidade das informações geradas e gerenciadas em sistemas informatizados. Observe que destaquei requisitos de segurança da informação como os mínimos necessários para se implementar GEDs.

Apesar disso tudo, a meu ver, o mercado já está convencido de que há diferenças entre uma solução de GED e o que é um SIGAD, mas não percebeu que esse exige apenas uma série de requisitos que o primeiro trata como opcional. Esses requisitos faltantes podem ser agrupados como mais um módulo de funcionalidades como tantos outros recursos que podem compor uma solução desse tipo e teria, por exemplo, o nome de módulo de “gestão arquivística”.

Na verdade, isso já existe em muitas soluções, o problema é que o nome muitas vezes não condiz com os requisitos que o e-Arq Brasil estabelece para que um GED possa ser chamado de SIGAD. Lembremos que muitas dessas soluções são baseadas em padrões internacionais, mas a gestão de documentos arquivísticos brasileira, principalmente no que diz respeito às instituições públicas, tem especificidades não incluídas nesses padrões.

(Archivoz) Para terminar, nos conte quais as próximas ideias para publicações?

(VSB)Discutir a Arquivística e temas adjacentes sempre me motiva. Ideias nunca faltam. Ainda mais nesses tempos atuais de revogação da necessidade de registro profissional, do encerramento das atividades de comitês e órgãos colegiados (incluídas as câmaras setoriais e técnicas do Conarq), de aprovação de legislação confusa sobre digitalização etc. Seja nesse viés político, seja no âmbito das discussões técnicas propriamente ditas, acredito que ainda temos muito a pesquisar e pensar sobre nossa área. Mas estar na direção do Arquivo da Câmara dos Deputados exige muita dedicação e foco, reduzindo as possibilidades de produção de textos.

Existem muitas pessoas com as quais eu gostaria de discutir e escrever sobre teorias e sua aplicação efetiva, mas meu timing de servidor da administração pública em instituição do legislativo – na qual pesquisa acadêmica arquivística não é prioridade – não se coaduna muito bem com o de servidores de instituições de ensino e pesquisa e sua urgência de publicação. Assim, quase sempre escrevo sozinho, no tempo que disponho. Mas sempre estou disposto a analisar propostas de realização de estudos colaborativos. Na realidade, gostaria de escrever mais frequentemente com parcerias, assim, o texto resultante já seria uma discussão de per si.

Apesar desses contratempos, estou com alguns projetos em andamento, mas sem um prazo previsto de conclusão. Estou transformando meus vídeos “Os arquivistas no contexto da transformação digital” e “O erro arquivístico: viés técnico e conjuntural” em artigos, ao mesmo tempo em que finalizo um artigo em coautoria narrando uma experiência da Câmara dos Deputados de gestão arquivística de banco de dados pela manifestação de documento digital em PDF-A.

Também iniciei outros dois artigos. Um sobre as práticas de gestão de documentos sigilosos na administração pública e outro em que pretendo discutir as especificidades relativas à composição de fundo arquivístico pessoal em tempos de redes sociais e desinformação. Finalmente, devido a um convite recente, estou retomando meus estudos sobre marketing em arquivos, o que pode fazer com que surja um artigo para além dos eslaides que estou preparando.

Ah! Estou analisando uma proposta de revisão à quatro mãos do meu livro “Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística”. Vejamos o que consigo concluir primeiro.

“Temos que bater de porta em porta e mostrar que o Arquivo existe e que a gestão documental é solução e não problema”: Entrevista com Fernando Padula, coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo

(Archivoz) A sua formação é de gestor público, formação na área do Direito, e que muitas vezes se relaciona com a arquivística. Conte um pouco para nós como foi o seu primeiro contato com a arquivologia e como você está encarando estar à frente do maior arquivo público estadual do Brasil

(Fernando Padula) Estou há 20 anos na administração pública. Cursei Direito, depois Gestão Pública em nível de Pós-Graduação e Especialização em Governança e Governabilidade e agora estou fazendo Mestrado sobre Cidades Inteligentes. Nessa trajetória tive dois contatos com o Arquivo Público do Estado – APESP, antes de minha vinda para cá. O primeiro quando fui chefe de gabinete na Secretaria de Assistência e Desenvolvimento Social (2003-2007) instituição que abrigava um grande acervo e que tinha uma massa documental acumulada que não sabíamos como tratar. Na época resolvemos organizar um mutirão para fazer a avaliação e, para isso, solicitamos orientação ao  Arquivo Público. Boa parte daquele acervo era do antigo CETREN (Central de Triagem e Encaminhamento), acumulado pela Secretaria, que foi recolhido para o Arquivo e hoje já está descrito no Guia do Acervo APESP. Foi feito todo o trabalho de higienização, desmetalização, identificação e avaliação dos documentos que deveriam ser eliminados, por serem de guarda temporária, e daqueles cujo destino seria a guarda permanente.

Ao todo foram organizadas e recolhidas ao Arquivo Público 3.913 caixas de prontuários da CETREN, documentos produzidos entre 1970 e 1986. Aquele esforço mobilizou um grupo grande de servidores e direcionou nossa atenção aos equipamentos de proteção individual (EPIs), necessários ao trabalho. Lembro que foi a primeira vez que a Secretaria precisou adquirir luvas e máscaras para  lidar com os documentos. Houve até dificuldade no processo de compra desses itens, mais comuns na área de saúde, mas que eram EPIs essenciais para o trabalho com os arquivos. Depois que o acervo da CETREN foi recolhido fui até o Arquivo Público para ver o acervo e conhecer melhor a instituição.

O segundo contato ocorreu quando eu era chefe de gabinete na Secretaria de Educação, ocasião em que o Arquivo desenvolveu o Programa de Gestão Documental Itinerante – PGDI e nós, enquanto órgão setorial, recebemos a equipe do APESP e apoiamos muito o trabalho de orientação para a identificação de acervos. Foi um processo exercido com afinco e comprometimento pelas duas instituições, seus efeitos repercutiram no Órgão Central, nas Diretorias de Ensino e chegou até nas Escolas. Também naquela época eu já ouvia falar do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc e queria que fosse implantado na Secretaria de Educação que utilizava um sistema mais antigo.  A partir daí compreendi que para implantar o SPdoc era preciso ter a Tabela de Temporalidade de Documentos, então, diante desse pré-requisito, iniciamos o processo de elaboração desse instrumento que, hoje, eu sei que é fundamental para a gestão documental. Esses foram meus contatos iniciais.

Antes de vir para o Arquivo recebi alguns convites de outras instituições, inclusive para continuar exercendo a função de chefia de gabinete, mas percebi que trabalhar no APESP seria adentrar numa área nova, da qual eu tinha gostado pelos contatos iniciais e pelas visitas guiadas que fiz no local. Já tinha me encantado pela instituição e vi que seria um novo desafio. Assim eu vim parar aqui.

Mas teve contato com outros Arquivos anteriormente?

Somente esses contatos pontuais citados, mas passei a ter noção sobre a importância da área arquivística e das instituições de arquivos quando vim trabalhar no APESP. Venho aprendendo e ainda tenho muito a conhecer. Além de conversar com os profissionais das áreas dentro do APESP, também quis conhecer as demais instituições arquivísticas no estado de São Paulo e fui visitar o Instituto de Estudos Brasileiros (IEB), o Centro de Documentação e Memória – CEDEM/UNESP, o Arquivo Histórico Municipal, o Arquivo Edgar Leuenroth (Unicamp), a Fundação Bunge, o Centro de Memória do SESC e outras tantas instituições que me ajudaram a aprofundar sobre as práticas da área, ao mesmo tempo em que conhecia melhor o Arquivo Público do Estado.

Como você está encarando estar à frente do maior arquivo público estadual do Brasil?

Eu me apaixonei pela área, acho que é um privilégio estar aqui. Tenho me dedicado de corpo e alma a fazer tudo o que eu posso pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo. Eu tinha anos de experiência e conhecimento na administração pública e estou transferindo esse conhecimento para ações no APESP. Mas é preciso registrar que eu cheguei em um bom momento no Arquivo, já havia uma nova sede, acompanhada de um concurso público específico para a instituição, em uma nova estrutura organizacional (o Arquivo fazia parte da estrutura da Secretaria de Cultura e hoje está na Secretaria de Governo) com mais recursos e infraestrutura. Enfim, uma série de ganhos dos quais eu não tive participação e que já estavam implantados quando cheguei. O Arquivo tem um corpo de servidores estável e bem formado e a instituição é referência em todo o Brasil. Portanto, eu me sinto um privilegiado e um apaixonado pelo Arquivo Público. Potencializei o que já havia de qualidades, tentei imprimir um estilo de gestão à instituição e inserir o Arquivo no dia a dia dos órgãos da Administração estadual. Acho que avançamos nesse sentido.

Desde que você assumiu o Arquivo Público do Estado de SP, a instituição se direcionou mais para o digital. Dentro das limitações legais e de gestão pública, qual a ideia de incorporar o digital para o mundo dos arquivos?

Demos andamento ao que já existia nesta área. Houve um esforço do Arquivo na parte da gestão documental, em produção de Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades – Fim, em adesão ao SPdoc, e também houve avanço em relação à construção do Guia do Acervo, principalmente em finalizar as descrições dos acervos das Secretarias Estaduais. Em relação aos Documentos Digitais começou a haver demandas dos órgãos e o Arquivo se colocou na discussão. É importante entrar na era digital, mas respeitando os requisitos arquivísticos.

O suporte papel pode acabar, mas os documentos nunca acabarão. Diferentemente de outros estados que implantaram sistemas digitais sem consultar as entidades arquivísticas, em São Paulo o Arquivo Público, enquanto órgão normativo e autoridade na área, participou decisivamente desde a escolha do sistema, no caso um software livre atrelado às regras de gestão documental, até normas e procedimentos, ações de capacitação, modelagem de documentos digitais, mapeamento da constituição do fluxo documental, etc, ações que permitirão que os documentos sejam classificados desde sua criação. Estamos produzindo documentos nato-digitais, aproveitando toda a expertise da área de arquivos a favor desse processo de transformação na administração pública.

Um dos diferenciais do Arquivo Público do Estado é a sua posição. Tanto estratégica, quanto de custeio. Conte um pouco sobre estas conquistas.

É importante que o Arquivo esteja na Secretaria de Governo pois é uma secretaria que tem atuação transversal,  que articula os entes setoriais e permite a implementação de ações nos diversos outros órgãos e entidades. Mas este posicionamento não é estático, por isso, cabe aos gestores e ao corpo técnico da instituição mostrarem a importância para o governo de se ter um arquivo em um órgão estratégico. Por exemplo, o Arquivo é uma unidade central, um órgão normativo, que define regras para os documentos que estão nascendo hoje e cumprindo sua função primária. É quase impossível exercer o papel de unidade central em uma secretaria que não tenha essa função transversal na administração. Seria muito mais complexo cumprir essa tarefa em outra secretaria. Cabe a nós mostrarmos para à administração que nossas atividades são essenciais para o funcionamento do Estado.

Outro diferencial é que, tendo um orçamento próprio, o Arquivo pode planejar suas ações, diferentemente de ser um órgão que disputa verba com outros órgãos e que não sabe quanto terá de recursos anualmente. Além disso, adotamos outras estratégias de manutenção. Um ganho nesse sentido foi a criação do Fundo do Arquivo (Fearq), que permite que as receitas que o Arquivo gera, com a emissão de certidões, por exemplo, componham este fundo, o que não ocorria anteriormente. Além disso, por meio do Fearq, conseguimos reverter a renda da venda de cursos, publicações e outros materiais gerados no Arquivo, para o próprio Arquivo, possibilitando a utilização desta verba para a aquisição de material permanente, por exemplo.

Como convencer um político que tem uma visão ampla acerca de sua função no aparato estatal, de que é importante dar atenção aos arquivos públicos?

Eu não restringiria a políticos. Guardadas as devidas proporções, enxergo na minha função de coordenador ações de duas naturezas: aquelas relacionadas às funções de chefe de governo, ou seja, administrar e manter a instituição funcionando, e as relacionadas às funções de chefe de estado, direcionadas para sensibilizar a administração pública sobre a importância do Arquivo, buscando o fortalecimento institucional e uma abertura e apoio para nossa área e atuação.

É preciso conseguir espaço na agenda de gestores e dirigentes de instituições públicas para mostrarmos a importância do cuidado com seus arquivos. Traduzir o que a organização de documentos significa em termos de respostas mais rápidas ao público, mostrar, por exemplo, que não há necessidade de se gastar recursos públicos com aluguel de espaço para armazenamento de documentos que já cumpriram seus prazos de guarda, como ocorre frequentemente no caso de grandes volumes de relações de remessa cujos prazos de guarda já se esgotaram e que são guardadas desnecessariamente. E essa eficiência é possível com a gestão documental.

É preciso angariar espaço na agenda dos secretários de modo que eles, para além das preocupações com as atividades de suas respectivas secretarias, ainda possam nos ouvir e entender que a gestão de arquivos é importante para o pleno funcionamento do órgão e a eficiente prestação de serviço ao cidadão. É, portanto, um trabalho de conscientização. Tudo isso faz parte de minha tarefa como gestor do Arquivo Público. Temos que bater de porta em porta e mostrar que o Arquivo existe e que a gestão documental é solução e não problema, e que temos um espaço ideal para armazenamento de acervo permanente, com uma equipe qualificada para tratamento, preservação e acesso a esse acervo.

O desafio é romper, primeiro, o estereótipo de que arquivo é um galpão empoeirado. Segundo, é mostrar que todas as áreas precisam fazer sua parte na gestão de documentos e cabe a nós mostrarmos os benefícios que a boa gestão documental e a área de arquivos podem gerar para o dia a dia de todas as instituições.

Fale um pouco dos desafios para os próximos anos para o arquivo que você dirige.

Aponto hoje dois principais desafios: a massa acumulada de documentos nos órgãos do governo e a questão referente aos documentos digitais, considerando que há uma linha de corte com a implantação do Programa SP Sem Papel* que pretende eliminar gradualmente o trâmite de papel e que adotou o sistema SIGA-Doc, Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – SIGAD, software livre, desenvolvido pelo TRF2.

No caso da massa documental acumulada, certamente há, desde ‘tesouros’ – que são documentos de valor arquivístico e histórico e que precisam ser transferidos para o acervo permanente para preservação e acesso – a documentos que já cumpriram seus prazos de guarda e que podem ser eliminados. Obviamente são massas gigantescas de documentos, se pensarmos no número de secretarias, autarquias e fundações somam-se 89 órgãos, fora as ramificações pelo interior do estado. Esse é um grande desafio que deve ser prioridade do Arquivo Público e, nós, mais do que ninguém, temos que lutar para que essa documentação não se perca.

O outro desafio refere-se aos documentos digitais e eu o dividiria em duas partes: a primeira é o desafio de se garantir a boa produção deles desde sua origem. O Arquivo tem a função de criar modelos padrões e apoiar tecnicamente os órgãos para a garantia do fluxo desses documentos. O segundo desafio é a preservação de longo prazo. Atualmente estamos em uma instituição que é referência, mas que está preparada principalmente para a preservação do documento em papel. Ainda não estamos aptos a sermos o ‘Arquivo Digital do Estado de São Paulo’. Já existem muitos estudos internacionais, mas esse é um grande desafio e a instituição está preocupada em estar atualizada com os estudos para essa preservação digital.

Hoje estamos focados na implantação de um sistema de produção de documentos digitais em todo o estado, o “SP Sem Papel”. Porém, sabemos que no Estado de São Paulo existem outros em utilização. Como preservar tudo isso que é gerado em outros sistemas? Temos o desafio de pensar como preservar isso em longo prazo, considerando também aspectos complexos, como, por exemplo, existência de bases de dados diversificadas que contêm informações a serem guardadas. Como preservá-las? É um grande desafio do qual estamos conscientes e que a área como um todo deve ter como objeto de debate em torno da definição de diretrizes, orientações e talvez alguns consensos.

*SP Sem Papel: programa do Governo do Estado de São Paulo para reduzir/eliminar gradualmente o trâmite de papel no âmbito da Administração Estadual. Plataforma corporativa para a produção, tramitação, gestão e controle de processos / documentos digitais, que garante a classificação dos documentos no ato de sua produção de acordo com a Política Estadual de Arquivos.

 

Digitalização de Documentos: Qualidade ou Quantidade?

APRESENTAÇÃO

Os últimos anos vêm sendo marcados pelo aumento vertiginoso de projetos de digitalização de documentos, fruto do avanço tecnológico vivenciado nessa Era Digital. Esses processos estão sendo realizados tanto em instituições públicas, quanto privadas, e inclusive por pessoas físicas. Muitos buscam a digitalização, quase sempre tendo como justificativa a otimização de processos e a disponibilização do espaço físico para atividades finalísticas.

Alguns justificam digitalizar documentos em função da redução de custos dos processos, mas tal argumento é questionável, visto que os custos com digitalização e guarda digital podem chegar a altos valores, o que ainda assim não torna o investimento desnecessário, ou inviável, é preciso avaliar entre tantas variáveis, os resultados que podem trazer, especialmente no que diz respeito ao direito de acesso à informação e a transparência dos atos institucionais. Dessa forma, é necessário encontrar uma equação que viabilize a realização de projetos de digitalização de documentos.

Este artigo busca refletir, mesmo que de forma sintética, sobre conceitos da área da digitalização, e aspectos de produtividade, buscando a correlação entre a qualidade e quantidade quando da realização de projetos que tenham como objetivo a digitalização de documentos, sejam estes arquivísticos ou bibliográficos.

O QUE É DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS?

Antes de tudo, é necessário esclarecer o que se entende por digitalização. Conhecida também como transladação, digitalizar, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA, 2005), é o processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner. Entende-se, no entanto, que não ocorre bem uma transformação, e sim a geração de um representante digital. Se tomarmos o exemplo da fotografia, ficará fácil a compreensão desse fenômeno, ao fotografarmos uma pessoa num banco da praça, ao reproduzirmos esta imagem na tela de nosso celular, ocorreu ali a captura da representação dessa pessoa, e não uma transformação ou conversão dela em outro formato. A pessoa continuará existindo, da mesma forma física, ou seja, não foi transformada, não foi desmaterializada.

A discussão sobre materialização ou desmaterialização é por demais complexa para determinarmos como conceitos concretos ao processo de digitalização, sobre a qual entende-se representada pela ótica da representação da informação. Sobre materialidade, Frohmann (2008) apresenta esta característica como ponto fundamental da informação, destacando a necessidade de valorização da documentação, visto ser elemento que dá materialidade a informação, mas não significa que isto é físico. Frohmann faz uma correlação entre documentos e enunciados, reverberados por Foucault (2012), apesar de deixar claro que enunciado não é documento, mas expressa que os recursos teóricos de massa, energia e força, são campos vastos à materialidade da informação e, aponta, inclusive, a identificação destes recursos na perspectiva da documentação.

Entende-se que a digitalização envolve as etapas de recepção, conferência, preparo, captura, indexação, controle de qualidade, remontagem e devolução do documento. Denota-se a falta na literatura brasileira de termo que venha englobar todo o processo de digitalização, visto que traz uma compreensão de “tornar digital”, destacada no DTA. Neste aspecto, a captura da imagem torna-se aparentemente o único ponto a focar, o único momento do “digitalizar”. Mas, e as outras etapas que envolvem o processo? Enquanto não temos semanticamente tal termo, vamos entender a digitalização como o conjunto de processos que propicia a derivação de um representante digital de um documento em estado analógico. Tal processo é iniciado pela recepção do documento e concluído com a devolução do lote para a destinação final.

 PRODUTIVIDADE EM PROJETOS DE DIGITALIZAÇÃO

É comum a busca de celeridade em projetos de digitalização, é natural que as instituições busquem a realização de projetos que produzam o máximo possível de documentos digitalizados, em um menor tempo. Essa, aliás, é a tônica de projetos em praticamente qualquer área: produzir mais, em menor tempo. Isso não seria ruim, se outra variável da produtividade fosse igualmente considerada, a qualidade dos processos de digitalização.

Dentro deste contexto, pede-se que analise e responda: O que é mais importante num projeto de digitalização, quantidade ou qualidade de documentos digitalizados? Essa resposta parece simples na primeira leitura. Esse questionamento já foi feito em dezenas de turmas e aulas proferidas por este autor e de pronto, a grande maioria das respostas, de forma aproximada, 80% das pessoas, apontam para a qualidade como elemento mais importante. Mas, será? Imaginemos que em um projeto onde deve-se digitalizar 100.000 documentos do setor financeiro no prazo de 20 dias, foram feitos 90.000 documentos, mas destes, numa inspeção de controle de qualidade, foi verificada que 60.000 não atendiam aos critérios mínimos de qualidade definidos no projeto, ou sejam, precisariam ser redigitalizados. Os mesmos 100.000 documentos foram digitalizados por outra equipe, e nesses 20 dias, digitalizaram 5.000 documentos com a mais perfeita qualidade, atendendo a todos os padrões, mas faltaram 95.000 para cumprimento da meta estabelecida. Desta forma, podemos refletir: quem atingiu a melhor produtividade?

Assim estabelecido, em nossa opinião, nenhum dos dois grupos atingiu um nível de produtividade aceitável. Portanto, podemos inferir que a produtividade em projetos de digitalização de documentos é a junção harmoniosa entre quantidade e qualidade. Não adianta digitalizar um grande volume sem padrões mínimos de qualidade, assim como não adianta ter a máxima qualidade numa quantidade irrisória do projeto. Um nível aceitável seria aproximar-se ao máximo da meta, com o mínimo de erros possíveis. Obviamente que diversas variáveis implicam o cumprimento exitoso de uma meta, estrutura adequada, recursos humanos, materiais e financeiros, planejamento, entre outras, o que se busca aqui é refletir uma situação genérica, onde estas variáveis estejam em condições adequadas.

A produtividade é certamente uma das mais relevantes medidas para aferir a performance organizacional de uma instituição. Uma corporação torna-se mais eficiente, atingindo melhores resultados utilizando seus recursos com eficácia, tendo assim perspectivas mais alvissareiras. Peter Drucker (2002), numa visão gerencial, afirma que produtividade é um dos melhores indicadores para comparar a eficácia. Marx (apud Andrade, 2000, p.107), aponta para uma visão mais social correlacionando aspectos de ampliação da mais-valia pelo maior uso e produtividade da força de trabalho.

Buscando aproveitar elementos importantes destes dois pontos de vista, adota-se a visão de Burd (2017) no qual apresenta produtividade como “o resultado obtido quando algo ou alguém possui a qualidade de ser produtivo. Identifica-se como produtivo aquele que fez mais e que ofereceu um resultado maior ou melhor gastando menos. Um exemplo prático seria produzir mais de um determinado produto usando menos horas, energia, água ou quaisquer outros insumos.” (grifos nossos).

Os indicadores da produtividade estão relacionados à busca de melhores resultados em processos internos, e para geração de produtos ou serviços. Trazendo para realidade dos processos de digitalização, podemos dizer que a melhor produtividade é encontrada quando se realiza maior quantidade de digitalizações, com a qualidade desejável, em menor tempo. A digitalização é um processo contínuo, de linha de produção, exigindo claras definições de tarefas e fluxos. Quem faz o quê? Como, quando? Onde, por quê?  A seguir apresenta-se um gráfico correlacionando produtividade com o período de execução do projeto.

Gráfico 1 – Curva de produtividade em projetos de digitalização

Fonte: próprio autor, 2019.

O gráfico foi elaborado a partir da análise de resultados do processo de digitalização de um cliente na digitalização de acervo arquivístico, avaliando a produtividade mensal do projeto, no período de 12 meses. A reta X (produtividade) representa o volume de digitalização e a reta Y (período) o tempo evolutivo deste projeto. Nota-se com o passar do tempo, uma significativa ampliação dos resultados, revelando um grau de maturidade da equipe quanto ao conhecimento do processo, e enfim, uma produção quase linear, atingindo um pico de produtividade. No entanto, percebe-se que a equipe não consegue manter o mesmo nível de produção. Após atingir esse pico, há uma série de variáveis que podem corroborar com esta oscilação, como ausências de funcionários, quebra de equipamentos, documentos em estado de conservação mais críticos, exigindo tratamento documental, etc. Tais elementos devem ser controlados pelo Gerente do Projeto, e constar num Plano de Gerenciamento de Riscos. Podemos dizer que a produtividade nos projetos de digitalização também está relacionada a definição de metas; planejamento; recursos disponibilizados (humanos, materiais, financeiros); grau de amadurecimento da equipe; execução das ações planejadas, monitoramento e controle das ações.

Outro ponto a abordar é que a produtividade relaciona-se com eficácia, eficiência e efetividade. Conceitos próximos, mas que abordam diferentes pontos. Sá (2015) define os três conceitos:

Eficiência: quando algo é realizado da melhor maneira possível, ou seja, com menos desperdício ou em menor tempo. Eficácia: é quando um projeto/produto/pessoa atinge o objetivo ou a meta. Efetividade: capacidade de fazer uma coisa (eficácia) da melhor maneira possível (eficiência).

 

Para ilustrar a produtividade de projetos de digitalização, demonstrando a junção harmoniosa entre quantidade e qualidade, e a tríade eficácia, eficiência e efetividade, apresenta-se a figura ilustrativa abaixo.

Figura 1 – Modelo de produtividade de projetos de digitalização

Fonte: próprio autor, 2019.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Espera-se que tenha ficado aparente a complexidade da tomada de decisão da realização de um projeto de digitalização de documentos, que deve perpassar por uma série de avaliações internas e externas das expectativas e objetivos, dos prazos e condições para realização de tal projeto.

É relevante destacar que não estamos defendendo a digitalização da totalidade, pelo contrário, a decisão da instituição digitalizar um acervo, perpassa por uma análise criteriosa de benefícios e impactos, no sentido mais amplo.

Verifica-se que antes de qualquer processo é necessário pensar na gestão do acervo de forma mais aprofundada. Não adianta digitalizar sem uma organização prévia da documentação física e sem o estabelecimento de políticas internas, independente do porte da organização. Projetos de digitalização como já se abordou, envolvem custos, de milhões a depender do volume documental que se está trabalhando.  Acesso, segurança, compliance e preservação são uma tétrade necessária em projetos de digitalização de documentos.

Outro ponto que merece ser alertado é que estamos nos referindo neste artigo aos documentos digitalizados e não aos natodigitais, que possuem outro universo, visto o seu status quo da originalidade, tornando-se condição sine qua non para estes a manutenção da sua autenticidade. Já os digitalizados, pressupõem seu uso a partir da perspectiva da Lei Federal 12.682/2012, onde os mesmos têm validade jurídica, seguindo os critérios determinados, no entanto, devendo-se manter o documento original – Art. 6º, “os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente”. Pinheiro (2016), demonstra juridicamente que os documentos eletrônicos já possuem valor probante. Argumenta que o ideal é que documentos já nasçam digitais e não que sejam digitalizados, sob pena de perderem a integridade. Ressalta-se que o processo de digitalização simples gera necessidade de prova pericial e que estas questões podem ser solucionadas através de cartórios. Mas, estes são pontos por demais complexos e merecem ser abordados de forma mais longeva em outros artigos.

Destaca-se por fim, a necessidade do conhecimento prévio da legislação e das normativas, especialmente as normas ISO, como exemplo, a ISO/TR 13028:2010 – Informação e documentação, que estabelece diretrizes de implementação para digitalização de registros, e a Resolução 30 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que estabelece diretrizes para digitalização de documentos permanentes.

 

Palavras-chave: Digitalização. Projetos de digitalização de documentos. Produtividade.

 

REFERÊNCIAS

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BRASIL. Presidência da República. Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm. Acesso em: 30 nov. 2014

DURANTI, Luciana. “Rumo a uma teoria arquivística de preservação digital: as descobertas conceituais do Projeto InterPARES,” Arquivo & Administração 4(1) (2005): 5-18.

Flores, Daniel. Santos, Henrique Machado dos; Perspectivas em Ciência da Informação, v.20, n.4, p.197-217, out./dez. 2015 197 Políticas de preservação digital para documentos arquivísticos. Perspectivas em Ciência da Informação, v.20, n.4, p.197-217, out./dez. 2015

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