Arquivos públicos

A importância da gestão documental dos arquivos da área da Saúde para as gerações futuras

O presente artigo tem como objetivo apontar alguns aspectos da gestão documental no âmbito da Saúde Pública que elegemos aqui como de nosso ponto focal. A abordagem dos documentos e informações e seus resultados tanto produzem efeitos administrativos mais pragmáticos, que surgem a curto e médio prazo, quanto uma grande herança e chave para a sociedade revisitar, apropriar-se de seu passado e produzir novos significados constituintes de sua memória coletiva e histórica.

Discorreremos sobre esses dois aspectos tendo como referência especificamente o trabalho de instalação e consolidação da gestão documental que vem sendo realizado, desde 2013, na Secretaria de Estado de Saúde do Estado de São Paulo pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA. Três pontos nos moveram nesse trabalho:
1. A liberação imediata de espaços físicos ocupados por documentos cujos prazos de guarda já estavam prescritos, destinando-os para atendimento de demandas administrativas da própria unidade e dos usuários do sistema de saúde;
2. Conscientização por parte dos servidores de que as atividades que realizam devem ser sempre registradas nos documentos, por meio dos quais os processos de trabalho são formalizados e seus valores administrativos e de prova jurídica são garantidos;
3. A introjeção da gestão documental na rotina laboral da unidade para padronizar a produção e tramitação dos documentos.

Esse é um trabalho em andamento, cujo aprendizado é diário e no qual estamos quebrando alguns paradigmas consolidados na administração pública para alcançar nossos objetivos. Além disso, o campo da saúde pública é muito diverso abrangendo várias áreas de atuação (assistências ambulatorial, hospitalar e farmacêutica, ensino, vigilância em saúde, produção de insumos, dentre outras) as quais proporcionam descobertas de novos conteúdos e de uma gama complexa de documentos; não somente isso,  reúnem profissionais técnicos altamente capacitados que exigem acuidade para com seus arquivos.

Através do diálogo com servidores administrativos, técnicos, médicos e cientistas, os benefícios desse trabalho mais fáceis de serem percebidos pelos colaboradores envolvidos são aqueles referentes à reocupação dos espaços físicos liberados pela aplicação da gestão documental, incluindo a organização e a eliminação de documentos prescritos e da massa documental acumulada. A reconquista de espaços dentro de uma edificação promove desde a melhoria das condições ambientais de trabalho até a resolutividade de demandas administrativo-assistenciais da Saúde, proporcionada pela localização de uma informação registrada em documento de arquivo de forma mais célere.

No entanto, esperamos uma mudança mais profunda que potencializa qualitativamente os processos administrativos das instituições de Saúde: o reconhecimento e apropriação  do instrumento de gestão documental por parte dos agentes públicos como uma janela para o entendimento do que são as atribuições gerais do Estado relacionadas à Saúde Pública, como elas são cumpridas cotidianamente nas suas unidades e de como as normas dessa atividade são constituídas histórica e socialmente pela burocracia. Achamos que as políticas arquivísticas na área da Saúde, se assim pensadas pelos servidores, podem ser dinamizadoras de impactos estruturais na organização e na cultura de trabalho institucional.

Por outro lado, notamos que ao romper a compreensão do tema baseada em automatismos e na apropriação acrítica, aqueles que estão envolvidos na gestão documental passam a percebê-la como produto da ação do Estado que funciona de forma planejada e organicamente em parceria com a unidade (e não em oposição). O fato de sensibilizarmos os servidores sobre suas atividades, seu registro documental e sua realidade laboral cotidiana, tem feito surgir propostas para melhorar o fluxo de trabalho,  realizar modificações e atualizações nos sistemas, claro que pautadas na legislação vigente para garantir segurança jurídica.

Atualmente o trabalho de gestão documental na Secretaria de Estado da Saúde foi incorporado por dois movimentos contemporâneos mais amplos, como os que demandam transparência do Poder Público em relação à custódia e ao uso dos dados e informações produzidas/recebidas dos usuários e como os que demandam ingresso definitivo do setor público no mundo digital.

O primeiro se iniciou naqueles países com democracias formais que instituíram normas constitucionais e infraconstitucionais que tornaram possível o controle social sobre o Estado, daí a instrumentalização jurídico-administrativa do recurso da transparência das instituições, principalmente públicas. Aqui, no Brasil, foi criada uma vasta legislação que trata do assunto, desde Constituição Federal de 1988, passando pela Lei de Acesso à Informação – LAI, nº 12.527/2011, até a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, nº 13.709/2018 que passou a vigorar em 2020. A área da Saúde produz e mantém sob a sua guarda documentos com informações sensíveis de pessoas que passam pela assistência e que são protegidas por tais legislações. Nesse contexto, o grande desafio é buscar equilíbrio entre proteger satisfatoriamente os dados pessoais e sensíveis dos cidadãos que usam o serviço público de assistência a Saúde e liberar o acesso a terceiros para exercer direitos ou fins fiscalizatórios em relação ao aparato institucional. Manter-se atualizado sobre legislação e a realidade desse tipo de serviço é uma ação contínua para atendermos e orientarmos adequadamente os servidores públicos.

Quanto ao segundo movimento, a implantação de sistemas de automação de controle do trâmite e de produção de documentos eletrônicos – que vêm substituindo os documentos físicos cada vez mais no âmbito da área da Saúde -, possibilitou para os responsáveis pela política de governança arquivística a oportunidade de incorporar normas e instrumentos de gestão documental a esses sistemas à medida que eram desenvolvidos.  A expansão do uso das tecnologias da informação levou a que os funcionários utilizassem rotineiramente tais sistemas e praticassem conjuntamente os procedimentos arquivísticos de produção, tramitação e protocolo dos documentos, abrandando assim possíveis resistências em perpetrar mudanças na rotina dos servidores incumbidos pela documentação produzida e acumulada.

Nos últimos 30 anos, com a consolidação de diversos serviços do Estado prestados aos cidadãos, e saúde é um deles, a burocracia e suas atividades cresceram para atender tais demandas com eficácia e são permeadas pelo advento das tecnologias de informação e comunicação. Como resultado, a produção/recepção de informações pelo Estado agigantou-se. Diante desse novo panorama, questões que sempre existiram quando os arquivos eram majoritariamente em suporte papel, tomam nova complexidade diante do suporte digital: qual informação pode ser eliminada? O que deve ser guardado permanentemente? O que deve ser guardado temporariamente? Por quanto tempo?

Para alguns profissionais da Tecnologia da Informação a quantidade superabundante de espaço de armazenamento a custos relativamente baixos pode garantir que qualquer montante de informação seja arquivado e mantido indefinidamente. Já os arquivistas têm tido a preocupação com relação a este cenário em diferentes prazos. De fato, pode ser arquivado e mantido indefinidamente? Como ficaria a busca da informação, principalmente aquela registrada em documentos na fase corrente e/ou intermediária, num sistema superlotado? Quanto isso custaria a longo prazo? Mesmo que os sistemas arquivem um indefinido volume de informações, qual a necessidade de se guardar informações que não são históricas ou probatórias?

Reflexões constantes devem ser feitas a respeito desses aspectos desafiadores tanto para o Estado, quanto para a Sociedade. A forma como nós cuidaremos dos arquivos definirá que tipos de soluções teremos a disposição para gerenciar e preservar informações da área da Saúde, bem como que tipos de chaves nós teremos para acessar nossa memória coletiva no âmbito da Saúde Pública.

Bibliografia:

CUNHA, Francisco José Aragão Pedrosa; MEIRELLES, Rodrigo França. Autenticidade e preservação de Registros Eletrônicos em Saúde: proposta de modelagem da cadeia de custódia das informações orgânicas do Sistema Único de Saúde. RECIIS Revista Eletrônica de Comunicação, Informação & Inovação em Saúde. Rio de Janeiro, v. 14, n.3, 2020. Disponível em: https://www.reciis.icict.fiocruz.br/index.php/reciis/article/view/2117. Acesso em 11 de março de 2021.
MEYER, Fernando Aparecido de Oliveira; GONIK, Sandra Sotnik. A implantação da política de arquivos, gestão documental e acesso à informação na Secretaria de Estado da Saúde de São Paulo entre os anos 2013 e 2016: avanços e desafios. Revista do arquivo, São Paulo, n. 3, out./nov. 2016. Disponível em: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/revista_do_arquivo/03/artigo_04.php#inicio_artigo. Acesso em 12 de março de 2021.

.

“As instituições arquivísticas precisam se encontrar e se debruçar sobre as suas especificidades”: Entrevista com Marcelo Chaves, editor chefe da revista do Arquivo, do Arquivo Público do Estado de São Paulo

(Archivoz) Primeiramente gostaria de te agradecer por ter aceitado o convite de entrevista a Archivoz, e parabenizá-lo pelo trabalho de Editoração na direção da Revista do Arquivo. Minha primeira pergunta é a seguinte: Como foi o processo de criação da Revista do Arquivo? Quantos anos a Revista possui?

(MC) Eu que agradeço a oportunidade.

Em abril próximo, no seu sexto ano de existência, o nosso periódico on line, semestral, lançará a sua 12ª edição. O Arquivo Público do Estada de São Paulo, doravante tratado como Apesp, sempre foi tensionado a publicar. Note-se que já em 1884, dois anos após sua criação, vem a público a primeira publicação do Arquivo.

Na sua história, foram várias as publicações oficiais do Apesp. Especificamente, a primeira edição da Revista do Arquivo é publicada em novembro de 2015, em substituição à Revista Histórica on line. periódico criado em 2005. A diferença de nomenclatura dos periódicos já anuncia distinções de propósitos na sua linha editorial. De fato, o atual periódico surge em um processo reativo, com o intuito de tornar a Revista aderente ao perfil institucional do Apesp, pois não somos uma instituição de história tout court, mas sim uma instituição complexa e multifuncional, que produz serviços e conhecimentos específicos e peculiares, à base de trabalhos técnicos especializados. Não obstante, no exercício de suas funções finalísticas os profissionais dos arquivos produzem um conhecimento histórico muito específico e aplicado, podendo até ser considerado como uma vertente particular da historiografia.
A Revista Histórica on line só publicava artigos de história e seu Conselho Editorial não incluía nenhum expoente da Arquivologia, ou da Ciência da Informação. Entendo ser isto um grande equívoco, pois os arquivos e seus técnicos precisam ter voz para divulgar as atividades que lhes são típicas. Os historiadores em geral já têm a sua área bem delimitada e contam com centenas de canais de comunicação e difusão. Ao contrário, os nossos arquivos e os seus trabalhos técnicos ainda são socialmente desprestigiados e invisibilizados, não podendo renunciar a ferramentas que os elevem.

Então, a Revista do Arquivo abriu seu espectro temático para todas as áreas do conhecimento, sem abrir mão, no entanto, do enfoque arquivístico. Abriu suas páginas para a ciência arquivística, uma área particular que produz conhecimentos próprios, a partir dos quais se deve dialogar com outras disciplinas.

(Archivoz) Como funciona o processo de aquisição até a seleção e avaliação dos originais? E depois de aceitos os originais, como é a difusão?

(MC) No caso dos artigos, primeiramente, a editoria define o escopo temático do dossiê, divulga chamada de artigos e prazo de submissão, procede a uma seleção prévia que avalia a pertinência em relação à chamada e também aos aspectos formais da escrita; em seguida, encaminha o artigo para dupla avaliação cega por especialistas no assunto abordado; os seus pareceres são mediados pela editoria, tendo como resultante a aprovação ou reprovação para publicação; a editoria encaminha os pareceres aos autores.

(Archivoz) O Arquivo como instituição produtora de conhecimento, contribui para a Revista do Arquivo?

(MC) Essa é uma pergunta importante, pois os arquivos são, sim, espaços de produção de conhecimentos. Ao contrário do senso comum, as atividades laborais desenvolvidas nos arquivos possuem muita densidade de trabalho intelectual em diferentes especialidades, nas suas mais variadas áreas. Os arquivos são também ambientes que fornecem “matérias-primas” para os estudiosos que reelaboram esses conhecimentos em saberes científicos, principalmente (mas não só) na academia.

Conforme afirmo em editoria da Revista, os arquivos mantêm informações orgânicas, estruturadas, originais, autênticas, registradas em variados suportes, que expressam e descrevem atividades de todas as áreas do conhecimento. Essa “matéria-prima” dos ambientes arquivísticos é fértil para a realização de atividades criativas e fecundas, capaz de dar suporte à produção de conhecimentos técnicos aplicados e também aqueles com maior nível de abstração, em diálogo com as variadas áreas do pensamento.

Por isso, o esforço em cada edição na confecção da Revista do Arquivo é para a ampliação da circulação de ideias em auxílio à produção e difusão de novos conhecimentos na área. Desta forma, quando o setor de difusão do Arquivo do Estado definiu que a sua comunicação deveria se dar, prioritariamente de “dentro para fora” e não se subordinar ao calendário cívico e conjuntural, a revista se propôs a espelhar, de forma representativa, por meio de artigos e entrevistas, os saberes dos técnicos em seu labor cotidiano. Porém, para além de expressar os trabalhos técnicos da instituição, a revista se abriu para a arquivística e para as áreas que com ela mantêm interface.
Em síntese, quais são as seções que compõem a Revista do Arquivo e qual o papel do Arquivo nessas publicações? Temos um dossiê temático composto por artigos científicos que, com suas limitações, tenta cumprir os rituais típicos das revistas acadêmicas; composto também por texto introdutório ao tema, encomendado para o “curador” da edição; e por entrevista(s) com experiente(s) profissional(is) cujas práticas tenham a dizer sobre o objeto temático. Inventamos a subseção Autor(a) convidado(a) para dar vazão a textos relevantes e que não dialogam com o dossiê e também a subseção Versão, que publica textos estrangeiros inéditos em língua portuguesa.

Inventamos a deliciosa e instrutiva seção Intérpretes do acervo, que produz matérias com variados usuários do acervo do Apesp e dos arquivos em geral, com ótimas dicas para pesquisadores.

A seção Prata da casa revela ao “mundo exterior”, com densidade e riqueza de detalhes, os trabalhos desenvolvidos nas diversas áreas técnicas do Apesp.

A seção Vitrine surgiu para dar lugar a textos de divulgação de produtos e trabalhos muito interessantes de profissionais de arquivos, mas que não se ajustam ao formato de artigo científico, e que acabou se tornando divulgador de um corolário mais diversificado, quase disforme. Temos um bom projeto que redesenhará essa seção.

A seção Arquivo em imagens, para além da exploração dos aspectos estéticos e charmosos, tenta ser um projeto de disseminação dos requintes da descrição arquivística de itens do acervo iconográfico do Apesp. Ainda não chegamos lá. Chega a ser constrangedor dizer que não tem sido tarefa simples para a Revista.

Além disso, os editoriais e mesmo as apresentações das edições têm sido marcados pela provocação de reflexões. Eventualmente, há seções especiais e não regulares.

Como podemos supor, não se trata apenas de um periódico acadêmico, com um modelo híbrido próximo do formato de magazine, que possui muita densidade de conteúdo e que parece se adequar a públicos mais especializados.

(Archivoz) Qual é o tipo de usuário real da Revista do Arquivo? E qual tipo de usuário potencial a Revista do Arquivo pretende alcançar?

(MC) Nunca realizamos um estudo de usuários da revista. Não por (pre)concepção, mas por falta de tempo e de condições objetivas favoráveis. Entretanto, o seu perfil editorial, com matérias densas e longas, por si só já demonstra que ela busca o diálogo prioritariamente com o público acadêmico de áreas variadas, em especial estudantes e docentes das chamadas “ciências da informação” e com os profissionais dos arquivos que se propõem à reflexão sobre seus afazeres cotidianos.

Temos a clareza de que essa produção densa de conteúdo deva ser transbordada e reformatada para outros produtos mais assimiláveis para amplos setores de usuários dos arquivos. Mas, para isto, precisaremos estruturar uma equipe de divulgadores da comunicação científica. Porém, as dificuldades são imensas para as instituições arquivísticas, sempre limitadas em termos de estrutura, desprestigiadas por gestores e sufocadas de trabalhos que não podem parar.

(Archivoz) Como é ser uma revista científica estando distante da Universidade?

(MC) Esse é um ponto sensível. Imagine-se quantos são os arquivos públicos no Brasil. Quantos deles possuem equipe estruturada para desempenho dos serviços de difusão? Quantos desses serviços comportam publicações regulares (periódicos) e, dentre estes, quantos mantêm seção com artigos científicos; e, em escala ainda menor, quantos periódicos de instituições arquivísticas assumem com radicalidade a sua área de conhecimento e se arriscam a fortalecer o que chamo de “identidade de arquivo”?

Manter um periódico científico é tarefa complexa e custosa. É justificável que instituições com tanta restrição orçamentária, com exíguos quadros especializados e com tantos desafios a cumprir se deem ao luxo de manter um periódico científico? Acho uma pergunta pertinente.

As instituições arquivísticas precisam se encontrar e se debruçar sobre as suas especificidades, a fim de delimitar o seu lugar na cadeia de produção do conhecimento na área arquivística. Assim como os arquivos não são museus e nem bibliotecas de documentos (muitos assim os veem e os tratam), também não temos nenhuma semelhança com o que conhecemos por “academia”. Não somos e não devemos almejá-las, ou copiá-las, diga-se.

Estou certo de que temos que elaborar um produto que tenha o compromisso da divulgação dos conhecimentos produzidos pelos arquivos e pela área como um todo, sem, no entanto, submetermo-nos ao esquema engessado e restritivo dos periódicos científicos acadêmicos. Mesmo as revistas científicas vinculadas a departamentos universitários passam por dificuldades tremendas e se deparam com um questionável sistema de avaliação que atua como uma espécie de camisa de força e que reproduz uma hierarquização de valores, no plano internacional, que nos lembra reminiscências do pensamento colonizador.

Nós, instituições vinculadas a organismo do poder executivo ou legislativo do Estado, já sofremos com muitas restrições e temos a opção (que departamentos universitários talvez não tenham) de não participar desse esquema.

Já estamos replanejando o nosso periódico para que ele se torne mais aberto para a divulgação de conhecimentos e de produtos elaborados em ambientes universitários e arquivísticos, que seja um veículo mais ágil e mais acessível a um público mais amplo. Tudo isto, sem perder nosso atual rumo editorial.

Ainda tentando responder a essa questão, veja o nosso infortúnio: um dos nossos alvos principais são os formadores do pensamento arquivístico – alunos e professores de universidades das chamadas ciências da informação. No entanto, a nossa pauta editorial brota das entranhas dos arquivos, que reflete nossas dores, dúvidas, angústias, desejos e sonhos dentro delas. Porém, percebemos que essa nossa opção nem sempre dialoga tranquilamente com as múltiplas questões que guiam os currículos e debates das universidades.

Por outro lado, temos ainda uma diminuta massa crítica formada pelas universidades de uma área ainda em formação/consolidação aqui no Brasil. Imagine-se as dificuldades de garimpagem de bons artigos e de pareceristas!

Assim, estamos seguros da nossa opção editorial fincada no fortalecimento da identidade de arquivo, mas temos consciência que ela nos coloca muitos problemas de difícil resolução.

(Archivoz) Você poderia nos dar spoiler sobre o conteúdo da próxima edição?

(MC) O tema da 12ª edição tem a ver com o que aqui conversamos: Os arquivos na cadeia de produção do conhecimento e a formação profissional. Serão publicados 8 artigos, sendo 5 deles que dialogam diretamente com a temática proposta para o dossiê, e artigos que tratam de plano de classificação de documentos, estudo multidisciplinar de processo judicial e outro sobre acervo teatral; a seção Intérpretes do acervo está sensacional com os depoimentos de historiadora especialista na história das bibliotecas e dos livros (Marisa Midori); de uma das maiores estudiosas da imigração espanhola para o Brasil (Marília Cánovas) e uma historiadora que pesquisa sociabilidades das pessoas negras em São Paulo no final do XIX (Yara Morena).

O setor do Apesp evidenciado nessa edição é o inusitado serviço de Monitoria e Fiscalização, que é apresentado aos leitores com as seguintes questões: o que faz um Núcleo com essas aparentes competências expressas na sua nomenclatura? Como assim, “monitoria”? Como assim “fiscalização”? Como atua esse setor? Ele pratica, de fato, o que propõe sua nomenclatura. O que se fiscaliza? Têm os arquivos públicos essa competência?

O Vitrine traz o depoimento de uma pesquisadora que revela o seu encanto pela pesquisa nos arquivos e também uma singela crônica poética que ressalta o valor das coisas miúdas em forma de reminiscências memorialistas neste tempo de pandemia.
Convido os leitores da Archivoz a navegarem no nosso periódico que acabou de lançar o seu primeiro índex geral, já disponível no sítio eletrônico do Arquivo.

Agradeço muito a oportunidade a mim conferida por essa extraordinária publicação que é o Archivoz. Estarei sempre à disposição.


Entrevista realizada por: Débora Vilar

Banner portugués