arquivo

Gestão de Dados de Pesquisa: Contribuições Arquivísticas

Esse ensaio visa pensar nas possíveis contribuições da arquivística partindo de uma reflexão inicial: qual a perspectiva da arquivística na gestão e preservação dos dados de pesquisa? Haja vista, o arquivo entendido além do lugar tradicional da história e administração, isto é, “Os arquivos constituem também um contributo importante para a investigação. São utilizados em diferentes disciplinas. Estudos sociológicos, demográficos e médicos baseiam-se em arquivos, que servem também para a investigação em artes e em ciências” conforme apontam Rousseau e Couture (1998, p.34). Arquivos são condutores de dados, informação e na percepção da pesquisa isso fica mais evidente por meio da necessidade de preservá-los ao longo do tempo para as gerações futuras.

Questões como gestão, preservação, acesso e dentre outras foram apuradas pela arquivística no desenvolvimento da sua teoria, método e prática. Temos estudos que conseguem responder várias questões que são colocadas hoje, como questões da gestão de dados. Sendo possível, apresentar o lugar da arquivística na gestão de dados de pesquisa, no momento atual de produção intensa de dados. Este lugar situa-se no contexto da memória científica onde o dado tem que ser autêntico, organizado, tratado como um recurso tão importante quanto os recursos financeiros.

Revisitar os fundamentos da arquivística com um novo olhar vai propiciar e fundamentar a aplicação da teoria, da prática arquivística e a atuação do profissional arquivista nesse contexto emergente. Contribuindo para solucionar as indagações ligadas a gestão de dados de pesquisa no que diz respeito a: proveniência, autenticidade, arquivamento, preservação a longo prazo dos dados de pesquisa científica.  Para compreender tais aspectos, serão descritas as principais articulações entre a arquivística e a gestão de dados de pesquisa. Mas antes, será preciso descrever de forma breve como se originou a gestão desses dados.

Importante contextualizar o universo da gestão de dados de pesquisa, no qual está dentro de um movimento maior denominado:  e-Science, que está relacionado aos dados abertos de pesquisa.

O termo e-Science foi designado pela movimentação que surgiu da produção do conhecimento científico baseado no uso compartilhado de recursos e tecnologias da informação e da comunicação de várias áreas do conhecimento. Uma das primeiras nações a citar esse conjunto de ações da pesquisa de grande volume informacional, foi o programa do Conselho Nacional de pesquisa do Reino Unido em 2001.

A e-Science utiliza as tecnologias da informação e da comunicação visando fundamentar a infraestrutura de mudança intrínseca dos métodos científicos de modo a explorar o próprio fazer científico. Extraindo os melhores resultados da pesquisa e atingindo as dimensões de compartilhamento, de recursos computacionais, acesso a conjuntos de dados e uso de plataformas digitais para colaboração e comunicação.

Na atual conjuntura devido aos avanços tecnológicos, a capacidade da sociedade em gerar dados tem se tornado cada vez maior. Gerando oportunidades e impondo desafios que tangem a organização e preservação desse imenso volume de dados.

Pensando nisso, emerge no cenário científico a gestão de dados de pesquisa, que envolve políticas institucionais, organização, acesso, preservação e compartilhamento dos dados de pesquisa. Além de várias agências internacionais de fomento à pesquisa estarem exigindo por parte dos pesquisadores que os dados gerados por suas pesquisas sejam organizados, gerenciados, a fim de garantir a preservação a longo prazo e compartilhamento dos dados de pesquisa.

Dentro desse contexto, durante muitos anos a gestão de dados vem sendo discutida no âmbito da Biblioteconomia, merecendo ser discutida em outras áreas do conhecimento, com o intuito, de desenvolver esse campo emergente com uma equipe multidisciplinar que atua nesse cenário.

Buscando configurar as relações entre a gestão de dados e a Arquivística. Começamos pelo documento arquivístico e o dado de pesquisa. Nesse sentido, Salles e Sayão (2019, p. 36) descrevem que “Dado de pesquisa é todo e qualquer tipo de registro coletado, observado, gerado ou usado pela pesquisa científica, tratado e aceito como necessário para validar os resultados da pesquisa pela comunidade científica”. São evidências de tudo o que você precisa para comprovar o resultado da pesquisa. Independente da forma física ou digital. Podem ser brutos ou primários. Podem decorrer das atividades de pesquisa experimentação, observação, modelagem. São relacionais e funcionais.

Alicerçando essa relação de dados de pesquisa e documento arquivístico. Os documentos de arquivo podem ser mapas, fotografias e demais espécies documentárias podendo ser físico ou digital. Originados no decorrer das atividades de uma instituição pública ou privada como prova de suas funções.

No tocante, ao dado de pesquisa, podemos dizer que ele é dotado de organicidade, sendo gerado no decorrer de um processo, ou seja, da atividade de pesquisa. Com o intuito de fornecer os subsídios para validar as evidências, de prova da atividade de pesquisa. Através dos elementos relacionais e funcionais servindo como registro, evidência, prova e memória. Entendendo a pesquisa como um processo que envolve várias atividades, registros coletados e ao final de todo o processo da pesquisa temos o resultado, ou seja, o dado de pesquisa.

Assim como, a gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitais está para a Arquivística, a curadoria digital de dados de pesquisa está para a gestão de dados de pesquisa. Sayão e Sales (2012, p. 184) afirmam que a curadoria digital é resultado do acúmulo dos conhecimentos e práticas em preservação e acesso a recursos digitais que resultaram num conjunto de estratégias, abordagens tecnológicas e atividades que agora são coletivamente conhecidas como “curadoria digital”. Os autores apontam que, ainda que em evolução, o conceito envolve a gestão atuante durante todo o ciclo de vida de interesse do mundo acadêmico e científico, tendo como perspectiva o desafio atemporal de atender as gerações futuras de usuários.

A curadoria digital diz respeito à gestão ativa de dados durante o tempo que ele continua a ser acadêmico, científico, de pesquisa, de administração e/ou de interesse pessoal com os objetivos de apoiar sua reprodutibilidade, reutilização e agregando valor a esses dados, gerenciando-os do momento de sua criação até que eles sejam determinados como não úteis e garantindo a sua acessibilidade a longo prazo, assim como a sua preservação, autenticidade e integridade (HARVEY, 2010, p. 8, tradução nossa).

A Digital Curation Centre (DCC) resume e justifica a importância das atividades da curadoria digital, no seu próprio lema: “porque boa pesquisa precisa de bons dados”. E bons dados serão acessados se preservados.

A curadoria digital de dados de pesquisa, bem como, a gestão e a preservação de documentos arquivísticos digitais reúne estratégia, abordagens tecnológicas práticas de gestão e preservação. Promovendo o arquivamento, armazenamento e preservação a longo prazo. Com o desafio de preservar não somente o conjunto de dados, mas de preservar sobretudo a capacidade que ele possui de transmitir conhecimento para uso futuro. Sendo gerenciado e preservado por todo o ciclo de vida, garantindo a proveniência, autenticidade, confiabilidade, usabilidade – potencial de reuso e compartilhamento. Caminhando no sentido de preservar a memória científica.

Devemos ressaltar também a atuação do profissional arquivista. Com o papel e responsabilidade de arquivamento, preservação a longo prazo, assegurando a autenticidade, confiabilidade, acesso e promovendo o compartilhamento dos dados de pesquisa.

De acordo com Sayão e Sales (2012, p. 179) uma parte considerável dos resultados das atividades de pesquisa está sendo criada em formatos digitais, como por exemplo, a Ciência aberta. Embora de grande valor, esses dados estão sob o risco de serem perdidos pela obsolescência tecnológica e pela fragilidade inerente das mídias digitais. Dessa forma, a gestão de dados de pesquisa num ambiente distribuído e em rede se torna um desafio crescente para o mundo da pesquisa, para a Ciência da Informação e para a Preservação de Acervos de Ciência e Tecnologia. Como resposta a esse desafio surge a gestão de dados de pesquisa desde o seu planejamento, assegurando a sua preservação por longo prazo, descoberta, interpretação e reuso, seja no presente ou no futuro.

Breve, porém, pontual. Este ensaio teve como objetivo, provocar reflexões que permitam destacar as possíveis contribuições entre a Arquivística e a gestão de dados de pesquisa. Pensando na configuração dinâmica que a Arquivística deve assumir. Foi possível depreender sua inserção na temática dos dados de pesquisa. O Arquivista com o papel e a responsabilidade de garantir a autenticidade, a preservação e o reuso dos dados contribuindo para a manutenção da memória cientifica. A gestão de dados de pesquisa com o viés Arquivístico, consiste em uma área ampla de pesquisa, mas com poucos representantes tratando do assunto. Logo a Arquivística dispõe de instrumentos, estudos e diretrizes para contribuir com as questões dos dados de pesquisa conduzindo a soluções já procuradas pelos grupos envolvidos nesse trabalho.

 

REFERÊNCIAS

HARVEY, Ross. Digital Curation: a how-to-do-it manual. New York: Neal-Schuman, 2010.

ROUSSEAU, J. Y.; COUTURE, C. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa, Publicações Dom Quixote, 1998. 360 p.

SALES, Luana Farias ; SAYÃO, LUÍS FERNANDO . Uma proposta de taxonomia para dados de pesquisa. Revista Conhecimento em Ação, v. 4, p. 31-48-48, 2019.

_____. Curadoria Digital: um novo patamar para preservação de dados digitais de pesquisa. Inf. & Soc.:Est., João Pessoa, v.22, n.3, p. 179-191, set./dez. 2012.Disponível em: < http://www.ies.ufpb.br/ojs/index.php/ies/article/view/12224/8586>. Acesso em: 28 set. 2017.

“O trabalho de um arquivo é uma obrigação permanente e uma responsabilidade de longo prazo”: Entrevista com António Manuel Silva, coordenador do Instituto Anglicano de Estudos Teológicos e do Arquivo Histórico Diocesano em Portugal

O estudo dos arquivos privados tem vindo a desenvolver-se nos últimos anos. Temos muitos casos de arquivos de família, pessoais e religiosos, estes últimos ligados à Igreja Católica Romana. Hoje apresentamos um caso único em Portugal, o Arquivo Histórico da Igreja Lusitana – Comunhão Anglicana de Portugal, através da entrevista com o seu director António Manuel Silva.

(Archivoz) Conte-nos um pouco da História da Igreja Lusitana e do seu arquivo

(António Manuel Silva) A​ Igreja Lusitana é uma diocese extraprovincial da Comunhão Anglicana, uma família de igrejas autónomas em comunhão com a Sé de Cantuária (Inglaterra), tendo o arcebispo de Cantuária como líder e foco de unidade. A Comunhão Anglicana, distribuída pelos cinco continentes, conta atualmente com 86 milhões de membros, mas a Igreja Lusitana é uma pequena igreja minoritária (presentemente formalizada como igreja radicada, nos termos da lei) com cerca de 5000 batizados, que remonta ao ano de 1880, altura em que um grupo de padres egressos da comunhão romana, em desacordo com decisões do concílio Vaticano I e outras afirmações dogmáticas do catolicismo romano procuraram – influenciados pela emergência em Portugal de correntes protestantes e em especial de rito anglicano – instituir uma igreja, de tradição e ordem católicas mas assente em sólidas bases bíblicas e uma espiritualidade evangélica, que fosse histórica e sociologicamente nacional e independente.

Neste cruzamento, aberto, tolerante e inclusivo, entre as tradições católica e evangélica (essência do Anglicanismo), a Igreja Lusitana vem oferecendo à população portuguesa, há quase 130 anos, uma via alternativa de prática religiosa marcada profundamente pelo envolvimento social e comunitário, com particular expressão no campo educativo mas também no apoio aos sectores da comunidade mais fragilizados social e economicamente, à população senior ou às crianças e jovens inseridos em meios familiares menos estáveis, ações que desenvolve através de várias IPSS tuteladas pela Igreja, uma bolsa de estudos, lojas solidárias, o projeto Esperança e outros mecanismos de intervenção local e diocesana.

O Arquivo Histórico da Igreja Lusitana (AHIL), bem como as principais bibliotecas da Igreja, foram objeto de trabalhos pontuais de inventariação e organização desde as décadas de 1980-1990, que todavia nunca tiveram continuidade por falta de pessoal técnico especializado, recursos e uma estratégia concertada de implementação e sustentação. O relançamento do projeto do AHIL, no ano de 2015, envolveu a contratação de uma arquivista em regime de prestação de serviços, a implementação de uma plataforma digital com o software​ livre ICA-Atom/ATOM e a reunião de uma pequena equipa de coordenação e apoio técnico (na sua generalidade não remunerada), envolvendo um técnico de informática e outros colaboradores e consultores.

(Archivoz) Porquê divulgar um arquivo religioso?

(AMS) A história religiosa (e os Arquivos são apenas o seu principal repositório de fontes) não é atualmente apenas a história eclesiástica tradicional (da Igreja e dos seus líderes ou agentes principais) nem se esgota na tradição e narrativas da instituição histórica e sociologicamente dominante (no caso português a Igreja Católica Romana). Os percursos e a vivência das minorias religiosas (cristãs como de outras religiões) são muito importantes porque ao longo da História serviram muitas vezes de elementos percursores (proféticos, como diríamos em linguagem religiosa) de diversos elementos fundamentais da Modernidade, como o livre pensamento, a educação democrática e inclusiva, a paridade de género, etc.

Além do mais, como a seu tempo sublinhou Jorge Borges de Macedo, as minorias constituíram sempre um cenário de alternativas possíveis que o fluir histórico ignorou, rejeitou ou até, por vezes, em parte incorporou sem formalmente adotar, pelo que a sua consideração e análise histórica enriquecem sobremaneira a visão desejavelmente caleidoscópica das sociedades passadas e presentes, em desfavor das perspetivas monolíticas e enviesadas de muita da historiografia tradicional.

Por isso – respondendo diretamente à questão – divulgar um arquivo religioso (neste caso de uma pequena igreja minoritária) não resulta minimamente em expor um acervo de curiosidades ou idiossincrasias de um pequeno ramo da fé cristã em Portugal. Pelo contrário, contribui largamente para explicitar e alargar o espectro interpretativo da prática religiosa no nosso País nos últimos dois séculos, clarificando, num jogo de luz e sombras com múltiplos cambiantes, as práticas e dispositivos da crença dominante, em contraponto com outras práticas e dispositivos que viveram uma longa caminhada de afirmação como alternativas igualmente válidas, legítimas e do mesmo modo contribuintes de uma contemporaneidade civicamente informada, livre e partícipe de um Portugal de todos e em comunhão fraterna com todos.

(Archivoz) Quais as especificidades do Arquivo da Igreja lusitana?

(AMS) O​ Arquivo Histórico da Igreja Lusitana – que inclui documentos desde a primeira metade do século XIX e integra, entre outros fundos, o arquivo diocesano (bispos e instituições nacionais), os arquivos paroquiais, arquivos pessoais de várias personalidades e de muitas outras instituições educativas, assistenciais e de carácter missionário a nível local e regional – apresenta um interesse notório para a compreensão do processo de diferenciação e liberdade religiosa no trânsito entre os últimos decénios da monarquia e as primeiras décadas da República portuguesa.

O direito de cultuar a Deus segundo um rito ou um habitus (no sentido de Bourdieu) diferentes; o direito de ler a Bíblia em vernáculo e na tradução que a cada um aprouver; a opção por um modelo educativo laico, mas de inspiração e ética cívica cristãs – elementos que hoje em dia consideramos como conquistas definitivas e indiscutíveis da nossa sociedade – tiveram na história da Igreja Lusitana e na de outras confissões cristãs minoritárias, importantes páginas de luta e perseguições, de debate e intervenção política, de testemunho abnegado e resiliência corajosa, que a documentação do Arquivo ou da biblioteca e hemeroteca históricas da IL iluminam ou, pelo menos, oferecem como novas fontes de investigação e reflexão à ciência histórica e à sociologia religiosa dos nossos dias.

Importa notar, além do mais, que a documentação arquivística da IL não evidencia apenas os registos de uma certa elite dirigente nem constitui mero repositório eclesiástico de decisões episcopais. Pelo contrário, lança muitas vezes um feixe de luz transversal e diacronicamente representativo sobre todo o tecido social de muitas comunidades locais, como sucede, para citar apenas dois exemplos, com os registos escolares das diversas instituições de ensino que ao longo de mais de um século intervieram no Porto, em Lisboa, em Vila Nova de Gaia e outras localidades, ou os registos de membros das paróquias, missões e outras associações, culturais, religiosas ou mutualistas ligadas à Igreja.

Deve também relevar-se o papel da imprensa lusitana e evangélica em geral (que remonta a 1877 com A Reforma, o primeiro jornal protestante português), não só como veículo de missionação e afirmação dos princípios e crenças das respetivas confissões, mas também como forum de novas ideias e argumentos sociológicos e culturais, palco de polémica e apologética religiosas e repositório da vivência social e económica do meio em que se inseriam.

Por fim, e agora no plano interconfessional e de ação conjunta em favor de objetivos maiores que os da simples afirmação institucional, recorde-se a importância das fontes conservadas no Arquivo Histórico da IL para o estudo do relacionamento entre muitas igrejas cristãs minoritárias nos séculos XIX e XX (com destaque para o fundo do Conselho Português de Igrejas Cristãs, recentemente depositado no AHIL), e destas com a Igreja Católica Romana, com outras igrejas cristãs no estrangeiro e com organismos internacionais como o Conselho Mundial de Igrejas, a Conferência das Igrejas Europeias e outros.

(Archivoz) Como tem sido a recetividade deste projeto?

(AMS) No​ plano da Igreja Lusitana tem sido muito boa, quer por parte de muitos membros da Igreja, quer também dos responsáveis nacionais, como aconteceu desde o início com o Bispo Diocesano (a IL constitui uma única diocese nacional), que compreenderam que o investimento e a valorização do arquivo e biblioteca históricas da Igreja não constituíam um simples «capricho» ou curiosidade de eruditos, mas eram, assertivamente, um imperativo ético e um desígnio importante da Igreja. Tais ações, na verdade, não só respeitam e redimensionam o testemunho de fé e prática de vida dos precursores, fundadores e de todos os que ao longo de mais de um século viveram, sonharam e multiplicaram a sua fé através da IL, como constituem um veículo de projeção institucional da Igreja e, sobretudo, de ampliação do anúncio do evangelho de Jesus Cristo aos homens e mulheres dos nossos dias.

Fora da IL temos também recebido um bom acolhimento e expressões de muito interesse, quer por parte da comunidade académica (onde os estudos sobre minorias religiosas ganham crescente investimento e curiosidade), quer por parte de um público mais generalista (de Portugal e do estrangeiro), que acede à plataforma do arquivo e que em consequência muitas vezes contacta a instituição em busca de informações genealógicas, pessoais ou de outra natureza.

Para esta divulgação muito tem contribuído a plataforma em linha do arquivo (​http://arquivo.igreja-lusitana.org​), que supre as dificuldades de disponibilização física de alguma documentação e oferece estes recursos a uma escala impensável há poucas décadas, e alguns trabalhos de cooperação com outras entidades, como o que resulta de um protocolo com o Arquivo Municipal Sophia de Mello Breyner, de Vila Nova de Gaia, que permitiu que as coleções dos principais jornais históricos da IL estejam disponíveis ao público na plataforma web daquela instituição, sendo a primeira vez que um arquivo público português aloja séries integrais de periódicos religiosos de uma confissão cristã minoritária.

(Archivoz) Quais as perspetivas e investimentos futuros?

(AMS) O​ trabalho de um arquivo é uma obrigação permanente e uma responsabilidade de longo prazo, considerando em especial o contínuo aumento do acervo e a diversificação de suportes. A par da manutenção, melhoria e «alimentação» da plataforma Atom com maior quantidade de documentação descrita e ilustrada com imagens, tem havido um significativo investimento na digitalização profissional das principais séries documentais e de periódicos e projeta-se a médio prazo a instalação do Arquivo e Biblioteca Histórica da IL em espaços dedicados e especialmente beneficiados para o efeito.

Todavia, o interesse e mobilização de meios da IL para estas finalidades, os recursos disponíveis por parte da Igreja são escassos e ficam muito aquém das necessidades do Arquivo, cujo desenvolvimento requer o contributo de pessoal técnico qualificado, equipamento e obras de requalificação de algum vulto para a sua reinstalação em local mais adequado. Desta forma, o Arquivo tem vindo a concorrer (infelizmente sem sucesso) ao apoio de entidades privadas e necessitará obrigatoriamente de captar o financiamento de instituições públicas ou o mecenato de particulares, estando também em análise a possibilidade de angariar apoios junto de identidades estrangeiras para o mesmo efeito.

“Ser esse novo sujeito exige investimento em conhecimento que não está nos currículos atuais de formação” entrevista com Vanderlei Batista dos Santos

A Archivoz entrevistou Vanderlei Batista dos Santos. Analista em Documentação e Informação Legislativa da Câmara dos Deputados. Professor e consultor, em nível nacional, de empresas públicas e privadas na área de Gestão de Documentos Eletrônicos.

(Archivoz) Conte um pouco sobre como é ser o Vanderlei Batista dos Santos, trabalhando num dos mais importantes arquivos do país e dentro de um dos poderes da república. Como equilibrar o Vanderlei doutor, com posicionamento epistemológico e o profissional de arquivos?

(Vanderlei Batista dos Santos) A parte boa é que não são atividades excludentes. Me sinto privilegiado por poder pensar a Arquivística e, ao mesmo tempo, testar os conceitos na prática. Mas essa ação dupla seria mais fácil se as demandas do mundo acadêmico e as do exercício da profissão não fossem construídas sobre requisitos tão díspares. Pode-se gastar anos para elaborar uma tese sobre um tema de interesse coletivo para a área, mas a solução para o tratamento e disponibilidade de um acervo de interesse da sua instituição é sempre urgente. Também, a academia tende a reconhecer os pesquisadores e instituições de pesquisa e ensino pelo número de publicações, portanto busca-se escrever muito.

De forma diversa, nas demais instituições, as pesquisas e os estudos técnicos ou teóricos, mesmo que produzidos com rigor acadêmico, são mero pano de fundo para fundamentar decisões quanto a um problema prático enfrentado e, além disso, há pouco incentivo para sua publicação e discussão para além das fronteiras do trabalho. Todavia, sempre houve e, acredito, sempre haverá questionamentos de qualidade no âmbito do exercício profissional. O problema é que é preciso esforço extra para transformar esses questionamentos em textos com qualidade técnica e rigor acadêmico e para desenvolver parcerias que permitam o debate e a difusão desse material produzido.

A experiência arquivística da Câmara dos Deputados já resultou em inúmeros debates teórico-práticos em congressos e seminários, a ponto de realizarmos a cada dois anos, em parceria com o Senado Federal, o “Seminário Gestão Arquivística de Documentos no Poder Legislativo Federal” e outros eventos técnicos arquivísticos abertos ao público em geral, como a “Semana Comemorativa aos 40 anos de Regulamentação da Profissão” .

O Arquivo da Câmara dos Deputados foi criador e organizador de diversas edições do participava do Encontro dos Arquivos do Legislativo, realizado no âmbito do Congresso Nacional de Arquivologia, mas que parece ter sido descontinuado pela baixa mobilização das instituições do poder legislativo. Permanecer produtivo na academia sem um vínculo formal com uma instituição de ensino e pesquisa já é mais difícil. Pessoalmente, busco me “incentivar na produção acadêmica” aceitando convites para palestras e workshops sobre temas técnicos de interesse pessoal e sobre a experiência da Casa, ocasiões em que preciso sistematizar em textos e palestras a prática cotidiana institucional e seus questionamentos. Adicionalmente, participo de conselhos editorais de periódicos arquivísticos ou de ciência da informação.

Mas a discussões teóricas de aplicação prática mais profundas que tenho encontrado ocorrem junto a iniciativas como a Rede Cariniana de Preservação Digital  e, sobremaneira, nos estudos realizados pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos. Essa posição me permite lapidar conhecimentos teóricos no ambiente Câmara dos Deputados e, simultaneamente, repensar e submeter as teorias a um crivo de aplicação prática.

(Archivoz) Sobre isso ainda, o arquivo legislativo é diferente de todos os demais em quais pontos?

(VBS) Não diria que o arquivo legislativo é diferente de todos os demais, mas possui diversas especificidades. Primeiro, somos um arquivo institucional e, ao mesmo tempo, uma instituição de arquivo público. Só esse fato já multiplica exponencialmente nossas funções e requer maior qualificação do profissional para trabalhar conosco. Além disso, temos cadeira no Conselho Nacional de Arquivos, podendo contribuir de forma real com o desenvolvimento da política arquivística brasileira. Nesse escopo de normatização, a proximidade com o processo legislativo oferece a oportunidade para atuação mais próxima aos parlamentares quando da discussão de proposições de interesse da área e da categoria, como certificação digital, digitalização, acesso à informação, proteção de dados pessoais, criação de conselho profissional e pagamento de adicional de insalubridade para quem trabalha em arquivos.

Creio que não é exagero dizer que trabalho no melhor laboratório de arquivística do Brasil. Não porque a instituição possui área para se praticar a atividade arquivística supervisionada, mas por ser possível vislumbrar um estudo de caso de aplicação na Câmara dos Deputado para quase tudo que se pensa em teoria e prática na nossa área. Os quadros de pessoal que a instituição possui, desde a década de 70 do século passado, também colaboram para essa discussão teórico-prática.

Esse fato está documentado na publicação “A Câmara dos Deputados e a Arquivística brasileira”, em que organizei parte da significativa produção intelectual arquivística de autoria dos servidores da Casa, realizada no período de 1970 a 2000. E existem muitos outros estudos e artigos produzidos depois desse período. Apenas como ilustração do que disse, no âmbito das demandas que tivemos ou temos que resolver na instituição estão estudos paleográficos para transcrição de manuscritos desde 1823, descrição e migração de documentos sonoros e audiovisuais produzidos em películas cinematográficas, discos de vinil, fitas Betacam etc.

Aplicação e adaptação do eArq Brasil e instalação e uso dos softwares Archivematica e AtoM e estudos sobre a interoperabilidade entre si e com outros sistemas de negócio ou de gestão de documentos. Elaboração de normas sobre acesso e segurança da informação. Programa de comunicação de conteúdos e atividades do arquivo. Seleção de material e elaboração de textos para exposições e publicações temáticas impressas e em portais institucionais. Uso de inteligência artificial como auxílio para a classificação de documentos. Portal web para descrição colaborativa. Esse é um pequeno conjunto de ações que realizamos ou desejamos realizar e que a instituição oferece as condições para tal. Mas, obviamente, temos que priorizar o que oferece mais retorno para a instituição como um todo e o que pode ser realizado com os recursos atuais.

(Archivoz) Conte um pouco sobre sua trajetória acadêmica. Sua tese de doutorando ainda continua válida? Vale a pena discutir Objeto da arquivística?

(VBS) Sou da segunda turma do curso de Arquivologia da Universidade de Brasil (UnB) e, quando entrei no curso, não tinha expectativas acadêmicas que não a conclusão da graduação e, posteriormente, colocar meu aprendizado à prova no campo de trabalho. Tive a oportunidade de, desde o segundo semestre, trabalhar no Arquivo Público do Distrito Federal (ArPDF), sob a supervisão do Prof. Dr. Luís Carlos Lopes, que foi, juntamente com a professora Heloísa Bellotto, uma grande influência no despertar de meu interesse pela pesquisa.

Meu mestrado surgiu de uma demanda do trabalho no ArPDF, qual seja, a produção de um manual de gestão documental que incluísse o tratamento de documentos eletrônicos. Ao pesquisar o tema e não encontrar material nacional, acabei voltando à UnB, desta feita como aluno do mestrado, concluído em 2001. No ano seguinte, publico o livro “Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística”, pela Associação Brasiliense de Arquivologia (Abarq) e passo os próximos três anos ministrando cursos e palestras sobre o tema. Em 2005, refletindo as discussões suscitados nos cursos e palestras, faço uma revisão do livro, buscando torná-lo mais acessível ao público em geral e atualizando o estado da arte.

Voltando um pouco no tempo, em 2002, passo a integrar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e, nas discussões de um grupo de formação multidisciplinar, vou me tornando cada vez mais especializado no trato com os documentos digitais arquivístico. Quando a CTDE passa a colaborar com o Projeto Interpares (http://www.interpares.org/), com vários de seus integrantes atuando junto ao TEAM Brazil, além de me vincular ao estudo de caso sobre a adoção de “dossiê digital do processo legislativo”, participo do estudo geral de terminologia, contribuindo com a tradução de termos para a “International Terminology Database: Glossary and Dictionary”, estudo que, posteriormente, viria a ser adotado pelo Conselho Internacional de Arquivos para seu “Multilingual Archival Terminology”. Essa experiência com terminologia seria posta à prova no meu doutorado quando me propus a analisar os fundamentos teóricos da área, buscando, para além do reflexo das políticas, legislação, cultura e prática profissional do país analisado, identificar o que constituiria o núcleo duro da disciplina científica Arquivística, ou seja, seus princípios, objetivos e seu objeto de estudo. Apesar da tese ter sido concluída em 2011, fiz algumas atualizações e detalhamentos da proposta inicial quando da publicação do livro resultante dela “A Arquivística como disciplina científica”.

Por outro, lado, apesar daquelas propostas de interpretação da teoria arquivística já terem sido citadas em várias teses e dissertações desde sua produção, ainda não vi qualquer manifestação sobre sua inadequação ou aceitação como um fato. Então, acredito que a tese continua válida e que, também, ainda são necessárias pesquisas que busquem mais convencimento da comunidade acadêmica e profissional sobre o objeto da Arquivística.

(Archivoz) É arquivística ou arquivologia a ciência?

(VBS) Acredito que é um caso de discurso de convencimento e autoafirmação da disciplina frente às demais áreas do saber. Tratei desta questão na minha tese de doutorado, de 2011. Ao analisar os termos à época, fugi da proposta defendida por alguns estudiosos de que as práticas locais constituiriam o que se denomina Arquivística, sendo Arquivologia reservado para a disciplina científica de fato. Buscava uma justificativa mais substancial e fui procurar na etimologia das palavras. Naquela análise etimológica, pude concluir que os dois termos servem para designar uma disciplina científica. Então por que dois termos?

Alguns estudiosos acreditam que, no Brasil, isso se deve à herança francófona (Archivistique) e espanhola (Archivologia) da teoria estudada no país. Então, tanto faz usar um ou outro. No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, aprovado pelo Conarq, é defendida essa visão, embora apresente Arquivologia como termo preferencial. Da minha parte, acredito que uma área precisa possuir, no mínimo, uma denominação única que a identifique.

Neste sentido, opto por Arquivística, por dois motivos principais. Primeiro, rompe publicamente com uma visão comum que via a Arquivologia e os arquivistas como responsáveis por depósitos de papéis, trazendo seus objetivos, objetos e práticas para a contemporaneidade. Segundo, na atualidade, há uma preponderância no uso de Arquivística, portanto, sugiro juntarmo-nos à maioria e fortalecer a proposta. Todavia, ressalto meu entendimento que o fator social é que teve preponderância na existência desses dois nomes.

(Archivoz) Como você vê a renovação da pesquisa da área, mais trabalhos focados em casos específicos e menos teorização, o caminho é esse?

(VBS) Acredito que é algo sazonal. Até poucas décadas todas as discussões teóricas estavam nos manuais fortemente embasados na prática arquivística. No final do Século XX, início do Século XXI, surge e se multiplicam diversos estudos puramente teóricos, primeiro ratificando a Arquivística como disciplina cientifica e, depois, elevando-a a um novo patamar de conhecimento sobre si mesma.

Quer me parecer que é hora de pôr esses conhecimentos à prova em estudos de aplicação prática. De qualquer forma, fico feliz com qualquer viés que se dê à pesquisa arquivística. Afinal, não existe disciplina científica forte sem pesquisa científica que a corrobore ou a questione. Sou do entendimento que não se discute prática sem teoria, senão acabamos numa discussão vazia. Também não vejo como suficiente, em nosso campo teórico, uma teoria que não pode ser posta à prova. A prática arquivística gera teoria e vice-versa.

Outra questão importante, é que os estudos de caso podem servir de primeira experiência de pesquisa e abra as portas para pesquisas mais teóricas. Chamo atenção apenas para a necessidade que os pesquisadores e a academia envidem esforços no sentido de evitar a superficialidade das pesquisas, muitas vezes resultante de política dos órgãos financiadores, ou de instituições educacionais nas quais a exigência de dissertações tem se tornado mera formalidade.

(Archivoz) Existe o Arquivista Digital?

(VBS) Sim, como existem os profissionais de big data, especialistas em experiência do usuário/cliente, profissionais de marketing digital, walker-talker, alfaiate digital entre outros. Existe um profissional que, no escopo de suas atribuições, já se encontra a base das competências que deve possuir esse novo profissional. Acontece, porém, que ser esse novo sujeito exige investimento em conhecimento que não está abarcado nos currículos atuais de formação, visto que sua especificidade demanda um novo conjunto de habilidades e, além disso, uma reinterpretação dos conhecimentos já arraigados. Que fazer, então? Capacitar-se! Em resumo, do arquivista para o arquivista digital existe um gap denominado capacitação.

Entendo que é um novo nicho, e, como sempre, começa com um título criativo e de fácil assimilação, mas pode ser a confirmação de um conceito equivocado que ignora o fato de que ainda demoraremos a nos tornar uma sociedade, verdadeiramente, digital. Podemos usar a visão europeia e norte-americana que separa arquivistas de gestores de documentos como uma analogia. A especialização é melhor ou pior? Vai depender dos interesses da instituição e do foco de investimento do profissional.

Na Câmara dos Deputados, por exemplo, há espaço para um arquivista digital, mas ele precisa entender do tratamento de documentos em papel e processos híbridos que ainda são uma realidade institucional. Então, de fato, minha melhor escolha como gestor ainda seria contratar um arquivista com formação tradicional, mas disposto a investir em uma formação complementar voltada para o uso de tecnologias e para a gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais. Mas e no futuro? Certamente precisaremos de arquivistas digitais, principalmente para as instituições que nascerão no contexto de uma sociedade digital.

(Archivoz) O que mudou do GED para o SIGAD, temos ainda para onde evoluir?

(VBS) Acho que podemos dizer que mudou tudo, mas continuamos na mesma. Os arquivistas agora possuem um termo claro para se referirem às tecnologias de GED implementadas em conformidade com requisitos arquivísticos, um Sigad. Existe um referencial técnico e teórico nacional também nesse sentido, o e-Arq Brasil. Existem ainda orientações pormenorizadas sobre a adoção de repositórios confiáveis de preservação digital para atuarem em conjunto com um Sigad.

Mas o que temos na prática? Apenas para ilustrar, há um sistema de uso maciço na administração pública que não atende aos requisitos do eArq e a implantação de um Governo Digital sem preocupações manifestas sobre a preservação digital. Sim. Temos muito a evoluir. Mas é preciso equalizar a urgência social de digitalização, aqui mencionada no sentido de transformação digital, com os requisitos de autenticidade, integridade e acessibilidade das informações geradas e gerenciadas em sistemas informatizados. Observe que destaquei requisitos de segurança da informação como os mínimos necessários para se implementar GEDs.

Apesar disso tudo, a meu ver, o mercado já está convencido de que há diferenças entre uma solução de GED e o que é um SIGAD, mas não percebeu que esse exige apenas uma série de requisitos que o primeiro trata como opcional. Esses requisitos faltantes podem ser agrupados como mais um módulo de funcionalidades como tantos outros recursos que podem compor uma solução desse tipo e teria, por exemplo, o nome de módulo de “gestão arquivística”.

Na verdade, isso já existe em muitas soluções, o problema é que o nome muitas vezes não condiz com os requisitos que o e-Arq Brasil estabelece para que um GED possa ser chamado de SIGAD. Lembremos que muitas dessas soluções são baseadas em padrões internacionais, mas a gestão de documentos arquivísticos brasileira, principalmente no que diz respeito às instituições públicas, tem especificidades não incluídas nesses padrões.

(Archivoz) Para terminar, nos conte quais as próximas ideias para publicações?

(VSB)Discutir a Arquivística e temas adjacentes sempre me motiva. Ideias nunca faltam. Ainda mais nesses tempos atuais de revogação da necessidade de registro profissional, do encerramento das atividades de comitês e órgãos colegiados (incluídas as câmaras setoriais e técnicas do Conarq), de aprovação de legislação confusa sobre digitalização etc. Seja nesse viés político, seja no âmbito das discussões técnicas propriamente ditas, acredito que ainda temos muito a pesquisar e pensar sobre nossa área. Mas estar na direção do Arquivo da Câmara dos Deputados exige muita dedicação e foco, reduzindo as possibilidades de produção de textos.

Existem muitas pessoas com as quais eu gostaria de discutir e escrever sobre teorias e sua aplicação efetiva, mas meu timing de servidor da administração pública em instituição do legislativo – na qual pesquisa acadêmica arquivística não é prioridade – não se coaduna muito bem com o de servidores de instituições de ensino e pesquisa e sua urgência de publicação. Assim, quase sempre escrevo sozinho, no tempo que disponho. Mas sempre estou disposto a analisar propostas de realização de estudos colaborativos. Na realidade, gostaria de escrever mais frequentemente com parcerias, assim, o texto resultante já seria uma discussão de per si.

Apesar desses contratempos, estou com alguns projetos em andamento, mas sem um prazo previsto de conclusão. Estou transformando meus vídeos “Os arquivistas no contexto da transformação digital” e “O erro arquivístico: viés técnico e conjuntural” em artigos, ao mesmo tempo em que finalizo um artigo em coautoria narrando uma experiência da Câmara dos Deputados de gestão arquivística de banco de dados pela manifestação de documento digital em PDF-A.

Também iniciei outros dois artigos. Um sobre as práticas de gestão de documentos sigilosos na administração pública e outro em que pretendo discutir as especificidades relativas à composição de fundo arquivístico pessoal em tempos de redes sociais e desinformação. Finalmente, devido a um convite recente, estou retomando meus estudos sobre marketing em arquivos, o que pode fazer com que surja um artigo para além dos eslaides que estou preparando.

Ah! Estou analisando uma proposta de revisão à quatro mãos do meu livro “Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística”. Vejamos o que consigo concluir primeiro.

“Temos que bater de porta em porta e mostrar que o Arquivo existe e que a gestão documental é solução e não problema”: Entrevista com Fernando Padula, coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo

(Archivoz) A sua formação é de gestor público, formação na área do Direito, e que muitas vezes se relaciona com a arquivística. Conte um pouco para nós como foi o seu primeiro contato com a arquivologia e como você está encarando estar à frente do maior arquivo público estadual do Brasil

(Fernando Padula) Estou há 20 anos na administração pública. Cursei Direito, depois Gestão Pública em nível de Pós-Graduação e Especialização em Governança e Governabilidade e agora estou fazendo Mestrado sobre Cidades Inteligentes. Nessa trajetória tive dois contatos com o Arquivo Público do Estado – APESP, antes de minha vinda para cá. O primeiro quando fui chefe de gabinete na Secretaria de Assistência e Desenvolvimento Social (2003-2007) instituição que abrigava um grande acervo e que tinha uma massa documental acumulada que não sabíamos como tratar. Na época resolvemos organizar um mutirão para fazer a avaliação e, para isso, solicitamos orientação ao  Arquivo Público. Boa parte daquele acervo era do antigo CETREN (Central de Triagem e Encaminhamento), acumulado pela Secretaria, que foi recolhido para o Arquivo e hoje já está descrito no Guia do Acervo APESP. Foi feito todo o trabalho de higienização, desmetalização, identificação e avaliação dos documentos que deveriam ser eliminados, por serem de guarda temporária, e daqueles cujo destino seria a guarda permanente.

Ao todo foram organizadas e recolhidas ao Arquivo Público 3.913 caixas de prontuários da CETREN, documentos produzidos entre 1970 e 1986. Aquele esforço mobilizou um grupo grande de servidores e direcionou nossa atenção aos equipamentos de proteção individual (EPIs), necessários ao trabalho. Lembro que foi a primeira vez que a Secretaria precisou adquirir luvas e máscaras para  lidar com os documentos. Houve até dificuldade no processo de compra desses itens, mais comuns na área de saúde, mas que eram EPIs essenciais para o trabalho com os arquivos. Depois que o acervo da CETREN foi recolhido fui até o Arquivo Público para ver o acervo e conhecer melhor a instituição.

O segundo contato ocorreu quando eu era chefe de gabinete na Secretaria de Educação, ocasião em que o Arquivo desenvolveu o Programa de Gestão Documental Itinerante – PGDI e nós, enquanto órgão setorial, recebemos a equipe do APESP e apoiamos muito o trabalho de orientação para a identificação de acervos. Foi um processo exercido com afinco e comprometimento pelas duas instituições, seus efeitos repercutiram no Órgão Central, nas Diretorias de Ensino e chegou até nas Escolas. Também naquela época eu já ouvia falar do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc e queria que fosse implantado na Secretaria de Educação que utilizava um sistema mais antigo.  A partir daí compreendi que para implantar o SPdoc era preciso ter a Tabela de Temporalidade de Documentos, então, diante desse pré-requisito, iniciamos o processo de elaboração desse instrumento que, hoje, eu sei que é fundamental para a gestão documental. Esses foram meus contatos iniciais.

Antes de vir para o Arquivo recebi alguns convites de outras instituições, inclusive para continuar exercendo a função de chefia de gabinete, mas percebi que trabalhar no APESP seria adentrar numa área nova, da qual eu tinha gostado pelos contatos iniciais e pelas visitas guiadas que fiz no local. Já tinha me encantado pela instituição e vi que seria um novo desafio. Assim eu vim parar aqui.

Mas teve contato com outros Arquivos anteriormente?

Somente esses contatos pontuais citados, mas passei a ter noção sobre a importância da área arquivística e das instituições de arquivos quando vim trabalhar no APESP. Venho aprendendo e ainda tenho muito a conhecer. Além de conversar com os profissionais das áreas dentro do APESP, também quis conhecer as demais instituições arquivísticas no estado de São Paulo e fui visitar o Instituto de Estudos Brasileiros (IEB), o Centro de Documentação e Memória – CEDEM/UNESP, o Arquivo Histórico Municipal, o Arquivo Edgar Leuenroth (Unicamp), a Fundação Bunge, o Centro de Memória do SESC e outras tantas instituições que me ajudaram a aprofundar sobre as práticas da área, ao mesmo tempo em que conhecia melhor o Arquivo Público do Estado.

Como você está encarando estar à frente do maior arquivo público estadual do Brasil?

Eu me apaixonei pela área, acho que é um privilégio estar aqui. Tenho me dedicado de corpo e alma a fazer tudo o que eu posso pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo. Eu tinha anos de experiência e conhecimento na administração pública e estou transferindo esse conhecimento para ações no APESP. Mas é preciso registrar que eu cheguei em um bom momento no Arquivo, já havia uma nova sede, acompanhada de um concurso público específico para a instituição, em uma nova estrutura organizacional (o Arquivo fazia parte da estrutura da Secretaria de Cultura e hoje está na Secretaria de Governo) com mais recursos e infraestrutura. Enfim, uma série de ganhos dos quais eu não tive participação e que já estavam implantados quando cheguei. O Arquivo tem um corpo de servidores estável e bem formado e a instituição é referência em todo o Brasil. Portanto, eu me sinto um privilegiado e um apaixonado pelo Arquivo Público. Potencializei o que já havia de qualidades, tentei imprimir um estilo de gestão à instituição e inserir o Arquivo no dia a dia dos órgãos da Administração estadual. Acho que avançamos nesse sentido.

Desde que você assumiu o Arquivo Público do Estado de SP, a instituição se direcionou mais para o digital. Dentro das limitações legais e de gestão pública, qual a ideia de incorporar o digital para o mundo dos arquivos?

Demos andamento ao que já existia nesta área. Houve um esforço do Arquivo na parte da gestão documental, em produção de Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades – Fim, em adesão ao SPdoc, e também houve avanço em relação à construção do Guia do Acervo, principalmente em finalizar as descrições dos acervos das Secretarias Estaduais. Em relação aos Documentos Digitais começou a haver demandas dos órgãos e o Arquivo se colocou na discussão. É importante entrar na era digital, mas respeitando os requisitos arquivísticos.

O suporte papel pode acabar, mas os documentos nunca acabarão. Diferentemente de outros estados que implantaram sistemas digitais sem consultar as entidades arquivísticas, em São Paulo o Arquivo Público, enquanto órgão normativo e autoridade na área, participou decisivamente desde a escolha do sistema, no caso um software livre atrelado às regras de gestão documental, até normas e procedimentos, ações de capacitação, modelagem de documentos digitais, mapeamento da constituição do fluxo documental, etc, ações que permitirão que os documentos sejam classificados desde sua criação. Estamos produzindo documentos nato-digitais, aproveitando toda a expertise da área de arquivos a favor desse processo de transformação na administração pública.

Um dos diferenciais do Arquivo Público do Estado é a sua posição. Tanto estratégica, quanto de custeio. Conte um pouco sobre estas conquistas.

É importante que o Arquivo esteja na Secretaria de Governo pois é uma secretaria que tem atuação transversal,  que articula os entes setoriais e permite a implementação de ações nos diversos outros órgãos e entidades. Mas este posicionamento não é estático, por isso, cabe aos gestores e ao corpo técnico da instituição mostrarem a importância para o governo de se ter um arquivo em um órgão estratégico. Por exemplo, o Arquivo é uma unidade central, um órgão normativo, que define regras para os documentos que estão nascendo hoje e cumprindo sua função primária. É quase impossível exercer o papel de unidade central em uma secretaria que não tenha essa função transversal na administração. Seria muito mais complexo cumprir essa tarefa em outra secretaria. Cabe a nós mostrarmos para à administração que nossas atividades são essenciais para o funcionamento do Estado.

Outro diferencial é que, tendo um orçamento próprio, o Arquivo pode planejar suas ações, diferentemente de ser um órgão que disputa verba com outros órgãos e que não sabe quanto terá de recursos anualmente. Além disso, adotamos outras estratégias de manutenção. Um ganho nesse sentido foi a criação do Fundo do Arquivo (Fearq), que permite que as receitas que o Arquivo gera, com a emissão de certidões, por exemplo, componham este fundo, o que não ocorria anteriormente. Além disso, por meio do Fearq, conseguimos reverter a renda da venda de cursos, publicações e outros materiais gerados no Arquivo, para o próprio Arquivo, possibilitando a utilização desta verba para a aquisição de material permanente, por exemplo.

Como convencer um político que tem uma visão ampla acerca de sua função no aparato estatal, de que é importante dar atenção aos arquivos públicos?

Eu não restringiria a políticos. Guardadas as devidas proporções, enxergo na minha função de coordenador ações de duas naturezas: aquelas relacionadas às funções de chefe de governo, ou seja, administrar e manter a instituição funcionando, e as relacionadas às funções de chefe de estado, direcionadas para sensibilizar a administração pública sobre a importância do Arquivo, buscando o fortalecimento institucional e uma abertura e apoio para nossa área e atuação.

É preciso conseguir espaço na agenda de gestores e dirigentes de instituições públicas para mostrarmos a importância do cuidado com seus arquivos. Traduzir o que a organização de documentos significa em termos de respostas mais rápidas ao público, mostrar, por exemplo, que não há necessidade de se gastar recursos públicos com aluguel de espaço para armazenamento de documentos que já cumpriram seus prazos de guarda, como ocorre frequentemente no caso de grandes volumes de relações de remessa cujos prazos de guarda já se esgotaram e que são guardadas desnecessariamente. E essa eficiência é possível com a gestão documental.

É preciso angariar espaço na agenda dos secretários de modo que eles, para além das preocupações com as atividades de suas respectivas secretarias, ainda possam nos ouvir e entender que a gestão de arquivos é importante para o pleno funcionamento do órgão e a eficiente prestação de serviço ao cidadão. É, portanto, um trabalho de conscientização. Tudo isso faz parte de minha tarefa como gestor do Arquivo Público. Temos que bater de porta em porta e mostrar que o Arquivo existe e que a gestão documental é solução e não problema, e que temos um espaço ideal para armazenamento de acervo permanente, com uma equipe qualificada para tratamento, preservação e acesso a esse acervo.

O desafio é romper, primeiro, o estereótipo de que arquivo é um galpão empoeirado. Segundo, é mostrar que todas as áreas precisam fazer sua parte na gestão de documentos e cabe a nós mostrarmos os benefícios que a boa gestão documental e a área de arquivos podem gerar para o dia a dia de todas as instituições.

Fale um pouco dos desafios para os próximos anos para o arquivo que você dirige.

Aponto hoje dois principais desafios: a massa acumulada de documentos nos órgãos do governo e a questão referente aos documentos digitais, considerando que há uma linha de corte com a implantação do Programa SP Sem Papel* que pretende eliminar gradualmente o trâmite de papel e que adotou o sistema SIGA-Doc, Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – SIGAD, software livre, desenvolvido pelo TRF2.

No caso da massa documental acumulada, certamente há, desde ‘tesouros’ – que são documentos de valor arquivístico e histórico e que precisam ser transferidos para o acervo permanente para preservação e acesso – a documentos que já cumpriram seus prazos de guarda e que podem ser eliminados. Obviamente são massas gigantescas de documentos, se pensarmos no número de secretarias, autarquias e fundações somam-se 89 órgãos, fora as ramificações pelo interior do estado. Esse é um grande desafio que deve ser prioridade do Arquivo Público e, nós, mais do que ninguém, temos que lutar para que essa documentação não se perca.

O outro desafio refere-se aos documentos digitais e eu o dividiria em duas partes: a primeira é o desafio de se garantir a boa produção deles desde sua origem. O Arquivo tem a função de criar modelos padrões e apoiar tecnicamente os órgãos para a garantia do fluxo desses documentos. O segundo desafio é a preservação de longo prazo. Atualmente estamos em uma instituição que é referência, mas que está preparada principalmente para a preservação do documento em papel. Ainda não estamos aptos a sermos o ‘Arquivo Digital do Estado de São Paulo’. Já existem muitos estudos internacionais, mas esse é um grande desafio e a instituição está preocupada em estar atualizada com os estudos para essa preservação digital.

Hoje estamos focados na implantação de um sistema de produção de documentos digitais em todo o estado, o “SP Sem Papel”. Porém, sabemos que no Estado de São Paulo existem outros em utilização. Como preservar tudo isso que é gerado em outros sistemas? Temos o desafio de pensar como preservar isso em longo prazo, considerando também aspectos complexos, como, por exemplo, existência de bases de dados diversificadas que contêm informações a serem guardadas. Como preservá-las? É um grande desafio do qual estamos conscientes e que a área como um todo deve ter como objeto de debate em torno da definição de diretrizes, orientações e talvez alguns consensos.

*SP Sem Papel: programa do Governo do Estado de São Paulo para reduzir/eliminar gradualmente o trâmite de papel no âmbito da Administração Estadual. Plataforma corporativa para a produção, tramitação, gestão e controle de processos / documentos digitais, que garante a classificação dos documentos no ato de sua produção de acordo com a Política Estadual de Arquivos.

 

“É preciso que os arquivistas se dediquem a entender o momento político e a sua participação neste, como buscam aperfeiçoar-se tecnicamente”: Entrevista a Bia Kushnir, diretora geral do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro (AGCRJ)

Entrevistamos Bia Kushnir para conhecer um pouco de sua trajetória e sua missão frente ao arquivo do município do Rio de Janeiro, mundialmente conhecido como um destino turístico, mas que tem muita história para contar. Como gestora, Bia nos conta seus desafios.

(Archivoz) Conte um pouco da sua trajetória de estudante de História à diretora geral do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro:

(Bia Kushnir) Optei pela graduação de História no bojo das campanhas pelas Diretas Já, em 1984. Havia retornado ao país depois de um Programa nos Kibbutz em Israel, onde no Museu do Holocausto percebi que queria trabalhar com o “passado”. Mas não sabia como. Fiquei em dúvida entre os cursos de história e comunicação, mas me achava muito tímida para as redações jornal. Em 1985, entrei para o curso de história da Universidade Federal Fluminense, onde me formei em 1989. Fui estagiária na casa de Oswaldo Cruz/Fiocruz, no setor de Pesquisa do CPDOC/FGV e na Memória da Eletricidade/Eletrobras. Sempre fui uma historiadora debruçada nos Arquivos. Meu mestrado foi história na UFF, defendido em 1994. Dois anos depois, quando publiquei a tese, já estava no doutorado da Universidade Estadual de Campinas, também nada de história. Minha tese de doutorado foi defendida em 2001 e publicada em 2004. Foi considerada o quinto melhor livro ciências humanas pelo Prêmio jabuti. Desde 1998, eu possuía um escritório de pesquisas históricas. Assim, em 2003 recebi o convite de Miguel Falabella, pra quem pesquisava para suas peças de teatro, o convite para ser sua assessora na secretaria municipal de cultura. No ano seguinte eu entregava a equipe que instituiu o memorial Getúlio Vargas.  Um ano depois no início do terceiro governo do prefeito Cesar Maia, fui convidada para assumir o arquivo geral da cidade

(Archivoz) Qual a situação hoje do arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro? Sabemos das limitações históricas de recursos em todo o Brasil, mas como vocês conseguem realizar suas atividades sem prejuízo para o trabalho técnico?

(BK) Estar a muito tempo a frente de uma instituição nos faz administrar tempos de bonança com tempo de adversidade. O Arquivo geral da cidade do Rio de Janeiro vem mantendo a sua missão junto ao Executivo municipal e pautado pela Lei 3404, de 2002. Assim as atividades regulares do arquivo e todos os extras, Que ao longo desses anos eu fui instituído com equipe, vem sendo executado.

(Archivoz) Durante todo esse tempo a frente da direção do arquivo  geral da cidade do Rio de Janeiro, quais iniciativas você tomou para que houvesse oxigenação e as coisas não ficassem limitadas aquisições estanques?

 (BK) É impossível, no dinamismo dos acontecimentos contemporâneos, qualquer estagnação em qualquer instituição pública do país e mesmo no mundo. As necessidades diárias fazem com que cada dia seja um novo desafio para instituir políticas públicas de gestão de documentos, ao mesmo tempo que é necessário cuidar de todo o acervo permanente e retroalimentar a equipe, fazendo com que ela se engaje cada vez mais. São tantos os desafios diários que é impossível estagnação.

(Archivoz) Fale de algum projeto que deixou saudade e nos conteúdos atuais de projetos do arquivo Geral? É possível fazer visitas ao acervo? Existe espaço expositivo?

(BK) Os projetos quando findam, não nos deixam saudades. Cumpriram seu papel, foram concluídos e possibilitaram que tivéssemos novas ideias. Temos um serviço de visitas guiadas, executados pela servidora Geórgia Tavares, e também espaço expositivos.

(Archivoz) Para finalizar: qual o caminho da arquivologia brasileira hoje?

(BK) No meu ponto de vista, o caminho da arquivologia brasileira hoje é aprender fortemente com o realizado pela geração de 1980. O professor José Maria jardim, numa palestra em Brasília no mês passado, comentou que aquela década economicamente para o país, foi perdida, mas para arquivologia foi uma das de maior desenvolvimento. É preciso que os arquivistas se dediquem a entender o momento político e a sua participação neste, como buscam aperfeiçoar-se tecnicamente. Sem uma atuação da comunidade no momento em que vivemos, muitas conquistas serão perdidas em instantes.