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“Temos de guardar e divulgar as provas da repressão para que esta não se repita”: Entrevista com Jorge Janeiro

Entrevistámos Jorge Janeiro, Diretor do Arquivo Distrital de Évora e representante do Alentejo no Conselho Nacional da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Profissionais da Informação e da Documentação.

 

(ARCHIVOZ) Fale-nos um pouco do seu percurso profissional e académico, até chegar a Diretor do Arquivo Distrital de Évora, em 2014.

(Jorge Janeiro) Após completar o Ensino Secundário em Moura segui para Lisboa onde, entre 2001 e 2005, me licenciei em História na Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa. Foi também aí que obtive a pós-graduação, em 2007, e o mestrado, em 2009, em Ciências da Informação e da Documentação. Em 2006, fui estagiário de História no Município de Oeiras, e, entre 2007 e 2009, desenvolvi projetos de arquivo para a Universidade Nova de Lisboa. Em 2008 entrei para o Curso de Estudos Avançados em Gestão Pública (CEAGP), do Instituto Nacional de Administração. Hoje já não existe. Tratava-se de uma formação de elite inspirada na École Nationale d’Administration (ENA) francesa. O exame de admissão era bastante exigente e o curso muniu-nos de competências transversais, o que foi ótimo para mim. Em 2009, entrei por essa via para o Serviço de Informática da atual Autoridade Tributária e, em 2010, fui selecionado num concurso para a Direcção-Geral dos Arquivos, onde trabalhei na área do apoio à Administração até 2014. No entretanto, em 2011, tirei o mestrado em Administração Pública. Desde 2017 que frequento o doutoramento em História Contemporânea na Universidade de Évora, onde, na medida das possibilidades, tenho vindo a tentar investigar a relação entre memória, historiografia e arquivos. O meu percurso académico tem sido todo feito em Portugal, em escolas públicas e quase sempre a trabalhar ao mesmo tempo, o que me ajudou a compreender melhor a ligação entre o conhecimento e a sua aplicação prática. Felizmente, tenho tido o privilégio de poder aplicar esse conhecimento no serviço público, servindo as populações.

(ARCHIVOZ) O Arquivo Distrital de Évora tem à sua responsabilidade um espólio valiosíssimo. Que fundos e coleções gostaria de destacar e quais são os instrumentos de acesso à informação existentes, de forma a permitir a sua pesquisa e acesso?

(JJ) É difícil destacar uns em detrimento de outros. Cometem-se sempre injustiças. Mas, mesmo correndo esse risco, saliento a Coleção de Livros de Música Litúrgica, que merecia a criação de um Centro Interpretativo para que pessoas de todo o mundo a pudessem visitar, o Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Évora, o Arquivo da Santa Casa da Misericórdia de Évora, a Câmara Eclesiástica e o Governo Civil. Há muitos outros e por vezes muito mais consultados, como os fundos paroquiais, judiciais e notariais, mas aqueles são, em regra, os mais antigos e/ou que detêm informação mais densa e diversificada sobre as dinâmicas da região ao longo de vários séculos, permitindo caracterizar a sua evolução. Todos eles foram já objeto de descrição e de digitalização parciais, estando os registos descritivos e as imagens acessíveis na Internet através do DigitArq. Contudo, ainda falta muito para concluir o seu tratamento, não só porque alguns são bastante extensos, mas também porque temos de acudir a outros fundos, numa extensão superior a 4 quilómetros. Mesmo assim, em 2020 alcançámos as metas de 35,3%, quanto à documentação descrita, e de 13,6%, quanto à digitalizada.

(ARCHIVOZ) Tendo em conta a extraordinária dinâmica que carateriza o Arquivo Distrital de Évora, quais os principais projetos que se encontram em curso e os que estão planeados ao longo deste ano?

(JJ) Efetivamente, o Arquivo Distrital de Évora tem-se pautado por dinamizar várias áreas ao mesmo tempo, desde a descrição, à digitalização, passando por algo que é muito importante para a formação integral dos cidadãos, mas também muito esquecido, que é a difusão cultural. Devido à pandemia tivemos de refrear as atividades culturais já planeadas e de redirecionar as nossas energias para a descrição e para a digitalização de fundos. Aí, estamos a acabar de disponibilizar as imagens das conservatórias e da Câmara Eclesiástica que temos em stock e a descrever em passo acelerado documentação como passaportes, registos civis, processos de casamentos e registos de sócios de associações. Nos próximos anos, e o trabalho está planeado para várias décadas, vamos organizar e descrever os fundos judiciais e monástico-conventuais e aprofundar as descrições dos fundos notariais e das conservatórias do registo civil, entre outros. No que concerne à digitalização, esperamos que seja possível avançar com os notários e parte dos judiciais, neste caso, os inventários orfanológicos. No âmbito da região, em cooperação com a Rede de Arquivos, gostaríamos muito de publicar em 2021 a primeira versão do “Roteiro de Fontes para o Estudo da Vinha e do Vinho” e a segunda versão do “Guia dos Arquivos do Distrito”, incluindo mais concelhos e mais arquivos. Queríamos também dinamizar a Rota dos Arquivos do Alentejo, preparando-a para a retoma do turismo após o fim da pandemia.

(ARCHIVOZ) O que nos pode dizer sobre a Rede de Cooperação entre Arquivos, com a designação “Rede de Arquivos do Alentejo – Secção do Distrito de Évora” (RAA-DE), criada pelo Arquivo Distrital de Évora, em 2016, nomeadamente no que respeita às entidades aderentes, objetivos e principais iniciativas desenvolvidas?

(JJ) As redes de cooperação estão previstas desde 1983 no regime jurídico dos arquivos distritais, no qual se determina que estes são “os coordenadores dos arquivos” da sua área de intervenção. O que fiz foi propor ao Senhor Diretor-Geral a criação de uma Rede que espelhasse o previsto na legislação, ou seja, aberta a todas as instituições públicas e privadas da região. O Dr. Silvestre Lacerda aprovou e incentivou o projeto. A RAA-DE, através de uma abordagem cooperativa e voluntária, tem como objetivo difundir as boas práticas, desenvolver projetos comuns e partilhar recursos com vista à qualificação dos arquivos da região. Como objetivo final, ao ajudar os arquivos a disponibilizar facilmente a informação, a RAA-DE pretende ser mais um dispositivo ao serviço da defesa da cultura, da democracia e dos direitos e garantias dos cidadãos. Integram a RAA-DE vários municípios, entidades da Administração Central do Estado, a Universidade de Évora e uma associação.

Em relação às iniciativas, e para não ser fastidioso, vou elencar apenas algumas, as mais emblemáticas. A RAA-DE tem vindo a dinamizar a Festa dos Arquivos, por ocasião do Dia Internacional dos Arquivos, através da realização de atividades enquadradas num programa comum a entidades de vários concelhos. Promoveu formações gratuitas com vista à implementação do AtoM, à aplicação da eliminação de documentos e à salvaguarda do património arquivístico. Nessas formações estiveram também presentes dezenas de representantes de entidades que não integram a Rede e até de fora do distrito. No que toca a produtos técnicos, assinalam-se o “Guia dos Arquivos do Distrito”, o primeiro do País, que teve como objetivo identificar os fundos existentes em cada concelho para os proteger e para facilitar o acesso aos cidadãos. Estamos já a trabalhar numa segunda versão em que procuraremos alargar o número de municípios e de fundos incluídos. Futuramente, o ideal seria ter um Guia dos Arquivos do Alentejo e um Guia dos Arquivos de Portugal. Um segundo projeto foi o “Modelo de Regulamento do Arquivo”. A sua elaboração galvanizou o interesse dos membros da RAA-DE, tendo já servido de base a regulamentos aprovados na região, como é o caso da Universidade de Évora, assim como fora dela, como é o caso do Município de Melgaço, bem lá no Norte. Produzimos, ainda, uma “Estratégia para a Salvaguarda do Património Arquivístico” que já está a dar frutos, com vários municípios a recolher, tratar e disponibilizar fundos de entidades privadas como misericórdias e associações humanitárias, culturais e desportivas. Até ao momento a RAA-DE tem sido uma história de sucesso. E, se Deus quiser, vamos continuar a tornar os sonhos em realidade numa região onde tudo o que se consegue exige uma grande dose de persistência.

(ARCHIVOZ) Considerando o novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19, que, desde há mais de um ano, alteraram profundamente a vida dos arquivos, o que nos pode dizer sobre o que no Arquivo Distrital de Évora tem sido feito, desde março passado, de forma fazer face a esta nova realidade, nomeadamente, no que concerne à organização do trabalho interno, do atendimento aos utilizadores e na disseminação da informação?

(JJ) A pandemia veio alterar o nosso quotidiano no Arquivo Distrital, mas não modificou radicalmente a nossa forma de trabalhar. A diferença foi, essencialmente, deixarmos de prestar serviço presencial em certos períodos. Mas continuámos a trabalhar em casa como o fazíamos no arquivo porque todo o nosso trabalho, com exceção da organização de fundos e da realização de pesquisas e de reproduções, já assentava totalmente em plataformas eletrónicas. Assim, nos períodos de confinamento, desenvolvemos as nossas funções em teletrabalho, passando a fazer descrição de documentos digitalizados. Pontualmente, para responder a pedidos urgentes, deslocámos-nos ao Arquivo Distrital. Claro que, com o confinamento, foi necessário criar um plano de trabalho personalizado para cada trabalhador, de modo a garantir que a produtividade se adequasse a essa realidade. Na prática, o que aconteceu foi que em 2020 o Arquivo Distrital disponibilizou 423 mil imagens digitais e quase 35 mil registos, ou seja, praticamente mais 10 mil registos do que no ano anterior, batendo um recorde nunca antes alcançado. Infelizmente, as atividades culturais perderam algum fôlego, mas, mesmo assim, realizámos 29 ações, uma das quais com grande sucesso nas redes sociais, a rubrica “Olha o que eu encontrei!”, em que damos a conhecer documentos que vamos “encontrando” à medida que os tratamos. Em relação aos leitores, para evitar que manuseassem os instrumentos de descrição documental, procedemos à sua digitalização e disponibilização, na íntegra, na Internet. E, nos períodos em que foi possível a leitura presencial, esta foi feita por marcação prévia numa Sala de Leitura com lotação reduzida a dois lugares. Mesmo com o decréscimo verificado nos últimos anos devido à digitalização de fundos, 2020 foi efetivamente aquele em que tivemos menos leitores desde que estou no Arquivo Distrital. Felizmente, a leitura on-line sofreu uma explosão, estando melhor do que nunca. Nos arquivos, a pandemia encurtou o caminho para o futuro!

(ARCHIVOZ) Atendendo a que se trata de um direito fundamental dos cidadãos, o que nos pode dizer sobre o papel do Arquivo Distrital de Évora na democratização do acesso ao património arquivístico?

(JJ) Os arquivos distritais são fruto da tendência historicista que invadiu o mundo ocidental nos finais do século XIX e inícios do século XX. Integram as infraestruturas da memória e contribuem para a formatação do Ser Humano, ajudando-o a construir a sua identidade. Desde 1974 que Portugal se converteu à democracia e, embora tenha havido e, infelizmente, continue a haver, movimentos ou partidos que preconizem soluções antidemocráticas, temos conseguido manter a liberdade que se alcançou. Os arquivos ajudam-nos a recordar como se vivia na ditadura e também detêm registos de quem a pretende atropelar. Ao facilitarem o acesso aos documentos transformaram-se em pilares da identidade democrática, transmitindo uma cultura de liberdade e de gratuitidade que é difícil encontrar noutros locais. Contudo, tudo pode mudar de um momento para o outro, sobretudo porque, ao contrário de outros países, no nosso País faltou, e continua a faltar, uma certa pedagogia das conquistas da democracia em contraposição com os malefícios da ditadura. Por isso, e apenas a título de exemplo, em 2017 realizámos no Arquivo Distrital de Évora a exposição “Resistência, Revolução e Democracia: Contributos para o estudo do Marxismo no distrito de Évora”. Foi possível ver como a Primeira República e depois a ditadura perseguiram e prenderam os opositores, oprimindo as populações. Foi também possível ver a grande mudança que ocorreu com o 25 de Abril de 1974 (inclusive os seus excessos) e a atitude das próprias autoridades a quem antes estava entregue a repressão. Num dos casos, perante uma denúncia, o governador civil respondeu simplesmente que agora era possível realizar reuniões, pelo que nada havia a fazer para as impedir. Em 2018 organizámos também a mostra documental “Direitos Humanos no Distrito de Évora – Um Olhar sobre o Passado” no âmbito das comemorações dos 70 anos da Declaração Universal dos Direitos Humanos e dos 40 anos de Adesão de Portugal à Convenção Europeia dos Direitos Humanos.  É com iniciativas como estas, tal como com a difusão regular de documentos e exposições na Internet, que temos contribuído para a democratização do acesso ao património arquivístico.

7) No seu mestrado em Administração Pública defendeu, em 2011, no Iscte-Instituto Universitário de Lisboa, o trabalho-projeto “Gestão de informação de arquivo: projeto de plataforma de comunicação em rede para a administração central do estado”. No que consistiu esta proposta?

Na altura estava envolvido no Projeto de Levantamento de Processos de Negócio da Administração Central do Estado. Percebi que, para suportar projetos colaborativos, era necessário criar um mecanismo permanente de comunicação que centralizasse todos os dados recolhidos e que favorecesse a partilha de informação entre os intervenientes. A proposta visava preencher essa lacuna. Hoje continua a ser muito atual e absolutamente necessária, até porque a cooperação entre arquivos tem demonstrado ser um instrumento muito eficaz na concretização das políticas arquivísticas. O modelo vertical, hierárquico, profissional-burocrático deixou de ser o mais adequado num contexto em que o paradigma custodial da Torre do Tombo foi substituído pela proliferação de arquivos centrais nas secretarias-gerais e por arquivos organizacionais, que tomaram em mãos a responsabilidade de gerir a sua própria documentação. Perante um novo posicionamento do órgão de coordenação, no sentido daquilo que se chama a Nova Administração Pública, colaborativa e horizontalizada, torna-se ainda mais premente a necessidade de dar resposta aos projetos e redes de cooperação que vão surgindo, nomeadamente, através de infraestruturas de informação como aquela que propus em 2011, embora com novas atualizações tecnológicas e envolvendo todo o sistema arquivístico nacional.

(ARCHIVOZ) Finalmente, gostaria que nos desse a sua opinião sobre o que pensa serem os grandes desafios e oportunidades com que os profissionais da informação se deparam na atualidade.

(JJ) A meu ver, os grandes desafios são três: a defesa dos arquivos como lugares da memória democrática; a gestão eficaz de enormes quantidades de dados; e a salvaguarda da informação e do património arquivísticos. Os arquivos têm sido, como defende Pierre Nora, lugares de memória. No século XIX, a ânsia de criar nações levou os estados a dotarem-se de instrumentos que favorecessem a uniformização de leituras históricas que visavam a consolidação de sentimentos de pertença dos cidadãos às realidades nacionais, algumas surgidas nessa época. Embora sem sofrer essas dores de parto, Portugal também assumiu a defesa do nacionalismo como importante, até por via do Iberismo, do Ultimato Inglês e das ameaças ao Império. Criaram-se arquivos para que os historiadores pudessem sedimentar a nossa História e para que os cidadãos pudessem resolver as suas burocracias. Hoje, ultrapassada essa fase nacionalista em Portugal, é fundamental que os arquivos se reposicionem como lugares onde se forma a cultura democrática. Temos de continuar a garantir um acesso fácil, livre e gratuito à informação arquivística, preferencialmente, por via remota. Temos de continuar a contribuir para a formação de cidadãos livres, conscientes e de bons costumes, que olham para nós como guardiões de ideais como a liberdade, a igualdade e a fraternidade. Temos de guardar e divulgar as provas da repressão para que esta não se repita.

Já a gestão eficaz de enormes quantidades de dados é um desafio mais técnico, que exigirá dos profissionais competências acrescidas na coleta, na gestão e, principalmente, na recuperação e difusão da informação que têm sob a sua responsabilidade. A aposta na descrição documental é determinante, sendo o RiC uma ferramenta poderosa, até pelo potencial que oferece de inter-relacionamentos. Temos que ser capazes de, lidando com volumes cada vez maiores de informação, proporcionar um acesso rápido aos utilizadores dos recursos que eles precisam e com o grau de qualidade exigido. Se não o fizermos tornar-nos-emos irrelevantes.

A salvaguarda da informação e do património arquivísticos é um desafio que exigirá cada vez mais tempo e recursos. A obsolescência tecnológica obriga os profissionais a manterem uma preocupação constante com a sobrevivência da informação. A avaliação e preservação da informação serão determinantes, mas também a atualização de conhecimentos e a relação próxima com outras áreas do saber. Quanto ao património arquivístico, seja digital seja físico, há a ultrapassar a escassez de recursos face a massas crescentes de informação e documentação. Ter técnicos especializados, espaços e meios tecnológicos para conservar e disponibilizar esse património exigirá dos profissionais competências em gestão e em políticas públicas que atualmente estão ausentes dos curricula universitários.

Há também oportunidades a aproveitar pelos profissionais. A valorização da informação na gestão organizacional é cada vez mais evidente. As organizações, sobretudo no setor terciário, no qual se inclui a maior parte da Administração Pública, assentam as suas atividades na informação que circula nos vários processos de negócio. Nos últimos anos tem havido uma maior tendência para as organizações gerirem todo o ciclo de vida dos documentos e para se dotarem de meios que lhes permitam produzir, gerir e disponibilizar essa informação para os mais variados fins. Paralelamente, até por via da massificação das novas tecnologias, nota-se uma maior apetência dos cidadãos para consumirem produtos informacionais e culturais. As pessoas gostam de pesquisar e de tirar dúvidas sobre factos históricos e têm tempo disponível que aproveitam para esse efeito. Finalmente, as potencialidades da tecnologia como facilitadoras do acesso e da difusão cultural são enormes, colocando os arquivos na ponta dos dedos dos cidadãos, em qualquer ponto do mundo, o que representa uma oportunidade para os arquivos chegarem a públicos mais vastos e para diversificarem a sua oferta, designadamente, explorando “nichos de mercado” através da oferta de produtos culturais. Uma coisa é certa: feitas as contas, entre desafios e oportunidades, não vai faltar trabalho aos profissionais da informação!

Imagem cedida pelo entrevistado.


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

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“É o momento para o reconhecimento do investimento realizado nesta área e uma oportunidade para o seu incremento”: Entrevista com Alexandra Lourenço

Entrevistámos Alexandra Lourenço, Diretora de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas da Secretaria–Geral do Ministério da Justiça.

 

(ARCHIVOZ) Fale-nos um pouco do seu percurso e das organizações em que desempenhou funções técnicas e de dirigente de nível intermédio, antes de chegar à Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, onde se encontra desde o início deste ano.

(Alexandra Lourenço) Anteriormente, durante mais de uma década fui Chefe de Divisão de Arquivo na Direção-Geral do Tribunal de Contas e também mais de uma década Chefe de Divisão de Normalização e Apoio à Administração na Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas. Em ambos os casos o exercício dos cargos pautou-se pela inovação, por trazer valor acrescentado à instituição e no caso da DGLAB ao sistema arquivístico da Administração Pública.

(ARCHIVOZ) Atualmente é Diretora de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas na Secretaria-Geral do Ministério da Justiça. Como carateriza a sua função neste cargo?

(AL) É uma função abrangente, envolve a gestão dos recursos documentais e informacionais, nas suas várias perspetivas, arquivo, biblioteca, espólio museológico, numa atuação integradora e dinâmica, contemplando as vertentes institucional e ministerial, conjugadas com uma componente social ativa.

(ARCHIVOZ) Ao longo da sua carreira tem orientado inúmeros projetos, de grande envergadura, com destaque, nos últimos anos, para a MEF (Macroestrutura funcional) e o ASIA (Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística), no âmbito das funções que desempenhou como Chefe de Divisão de Normalização e Apoio à Administração na Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas. Fale-nos um pouco dos principais objetivos e benefícios para a Administração Pública destas iniciativas.

(AL) Estes projetos colaborativos, que contaram a participação de quase duas centenas de interlocutores da Administração Local, Central e do Setor Público Empresarial, manifestam que é possível refletir, construir e evoluir em conjunto na área da gestão da informação.

Visaram a construção de uma linguagem comum para as entidades com funções de natureza pública e a determinação de prazos de conservação e destinos para a informação produzida no âmbito desses processos de negócio, numa abordagem de topo e suprainstitucional para a criação da memória do Estado, numa perspetiva de co-responsabilização dos intervenientes nos processos transversais, em que o dono do processo se responsabiliza pela conservação dos documentos constituintes, podendo os participantes eliminar os documentos resultantes da sua intervenção, findo os prazos de conservação, associados aos direitos e deveres resultantes do processo.

Estes projetos deram origem ao desenvolvimento de três componentes: 1/ a documental, consubstanciada na “Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública”, referencial que serve de base à elaboração de planos de classificação e tabelas de seleção; 2/ a tecnológica, materializada na plataforma CLAV – Classificação e Avaliação da Informação Pública, que disponibiliza orientações e ferramentas para a normalização das práticas de classificação e avaliação, para a interação entre a Administração Pública e o órgão de coordenação do sistema arquivístico nacional e ainda para a melhoria do conhecimento do cidadão sobre o Estado, 3/ a legislativa, corporizada na proposta de diploma legal “Regime jurídico para a classificação e avaliação da informação arquivística”.

(ARCHIVOZ) O novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19 colocaram novos desafios aos arquivos, obrigando os seus responsáveis e colaboradores a adaptar-se a novas metodologias e formas de trabalhar. Fazendo uma retrospetiva desta nova realidade, que se faz sentir desde meados de março de 2020, como é que acha que os arquivos foram capazes de se reinventar e dar uma resposta eficaz aos problemas e oportunidades surgidas?

(AL) A sociedade adaptou-se e reinventou-se para responder aos efeitos da pandemia causada pelo novo coronavírus.

Ao nível da gestão da informação, esta adaptação veio demonstrar a inevitabilidade do caminho da desmaterialização, a digitalização da sociedade. A interação dos intervenientes nos processos passou a realizar-se por formas menos convencionais, recorrendo maioritariamente ao correio eletrónico, quando as transações informacionais não se verificam em plataformas orientadas ao negócio.

Um dos grandes desafios para os profissionais da informação passa pela institucionalização destas formas de interação, transformando estes atos em documentos oficias, associados à metainformação que os permitirá gerir em contexto institucional, de forma a garantir os direitos e deveres associados, bem como a sua preservação no médio e longo prazo.

A gestão dos sistemas de informação numa visão universalista são o desafio que se impõe a estes profissionais.

Na perspetiva dos arquivos históricos, este contexto veio igualmente acentuar a importância do estar em linha, à distância de um clique para obter a resposta na hora. É o momento para o reconhecimento do investimento realizado nesta área e uma oportunidade para o seu incremento.

De uma forma genérica, demonstrou-se que a resposta ao cidadão, às empresas, à entidade onde se trabalha é tanto melhor quanto o tratamento da sua informação e dados for efetuado com qualidade. Esta pode ser a ocasião para se reivindicar o reforço do papel do profissional de informação.

(ARCHIVOZ) Tem uma notável experiência como docente em Ciência da Informação, nomeadamente como assistente convidada, desde 2004 na Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, na Universidade Autónoma de Lisboa, entre 1999 e 2009, e no Instituto Superior de Línguas e Administração, entre 2001 e 2004, para além de ter sido monitora em cursos técnico-profissionais de arquivo e em ações de formação da BAD. Considerando este percurso, como encara a formação dos profissionais nesta área?

(AL) A formação nesta área exige uma renovação permanente, acompanhando a evolução tecnológica e societal, que aportam novas formas de produção informacional e a necessidade de novas formas de tratamento e disponibilização da informação e dos dados.

No contexto atual, por muitos denominado da pós-verdade, é ainda indispensável que a formação dos profissionais de informação os dote das ferramentas que lhes permitam atuar aquando da conceptualização dos sistemas da produção documental e informacional, assegurando que, na criação dos documentos e informação intrínseca, estes se encontram dotados dos elementos que certificam a sua autenticidade, fidedignidade, integridade, mas também acessibilidade no momento da criação e ao longo dos tempos.

(ARCHIVOZ) Entre 2014 e o final de 2020 foi Presidente do Conselho Diretivo da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas, Profissionais da Informação e Documentação. Que balanço faz do exercício destas funções?

(AL) Em termos de Associação, desenvolveu-se uma profunda alteração das suas bases internas e de gestão. A BAD encontra-se dotada de novos Estatutos, que proporcionam uma visão mais inclusiva, integradora e representativa dos associados; novas instalações, mais dignas, amplas e adaptadas às suas funções; novas formas de comunicação, como o site Eventos BAD.

Em termos de impacto na sociedade, a BAD foi trazida para a rua, é importante comunicar entre parceiros, mas é igualmente importante que os outros, a sociedade, nos conheçam e percebam o que fazemos.

Em defesa dos associados, dos profissionais de informação e dos serviços de informação e documentação, foi igualmente incrementada uma vertente de reivindicação, com uma componente de atuação política junto dos grupos parlamentares e dos membros do governo e com a participação em movimentos cívicos e cooperativistas, como a Plataforma Cultura em Luta, o Unidxs pelo presente e futuro da cultura em Portugal ou o PP-CULT Plataforma pelo Património Cultural.

É ainda de realçar alguns projetos com impacto na comunidade de profissionais de informação, como o Projeto Bibliotecas para o Desenvolvimento e a Agenda 2020 – financiado pela IFLA  – e o projeto de divulgação do papel dos profissionais de informação no âmbito do Regulamento Geral de Proteção de Dados.

(ARCHIVOZ) Uma última pergunta, tendo em conta o seu extraordinário trajeto nesta área, nomeadamente ao nível técnico, dirigente, docente e associativo, como é que vê o futuro dos arquivos em Portugal e quais é que pensa que são os grandes desafios e oportunidades para os profissionais da informação?

(AL) Os profissionais de informação, independentemente do nome que tomaram – arquivistas, documentalistas, gestores de informação… – foram essenciais ao longo dos tempos quer no papel de garantes da custódia documental, quer no de mediadores da informação.

Na vertente técnica, hoje, impõe-se uma permanente adaptação ao contexto tecnológico de produção informacional, já não é suficiente liderar a conceptualização e gestão dos sistemas de gestão documental, é indispensável intervir de raiz nos sistemas de informação orientados ao negócio.

Na vertente societal, em plena era da pós-verdade, perante o problema de notícias falsas nas redes sociais, na internet em geral, bem como na comunicação social, é imprescindível tornar acessível a informação administrativa e científica, incorporar a mediação informacional no quotidiano e atuar na promoção da literacia informacional e digital.

O grande desafio e oportunidade será sempre a capacidade para promover uma maior interação entre profissionais, porque é em conjunto, ajudando-nos, complementando-nos, que crescemos e que obtemos reconhecimento.


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

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“Há muito ainda a explorar sobre os sistemas de informação pretéritos que nos ajudarão a conhecer e a compreender a documentação em fase definitiva”: Entrevista com Nelson Vaquinhas

Entrevistámos Nelson Vaquinhas, Chefe de Divisão na Câmara Municipal de Loulé e membro integrado do CIDEHUS.UÉ – Centro Interdisciplinar de História, Culturas e Sociedades da Universidade de Évora

(ARCHIVOZ)  Como nasceu o Arquivo Municipal de Loulé, onde se encontra, qual a sua missão e visão, quais os serviços que integra e qualquer outro aspeto que considere importante para o seu conhecimento.

(Nelson Vaquinhas) Agradeço antes de mais o convite que me foi dirigido pela equipa editorial da ARCHIVOZ para esta entrevista, em particular ao Doutor Paulo Batista.

A história do Arquivo Municipal de Loulé ainda se encontra por fazer, ancestral como a existência da Câmara Municipal.  De forma sucinta, foi instituído formalmente enquanto serviço em 1984, como Arquivo Histórico Municipal de Loulé, localizado no primeiro andar da Alcaidaria do Castelo. Em 2005, passa a designar-se Arquivo Municipal de Loulé. O edifício, onde atualmente se encontra sediado o Arquivo Municipal de Loulé, na rua Dr. Cândido Guerreiro, foi inaugurado no dia 4 de agosto de 2007.

A missão do Arquivo Municipal é gerir a informação produzida e recebida pela Câmara Municipal, no âmbito das suas atribuições e competências. Enquanto serviço certificado pelo Sistema de Qualidade, o Arquivo Municipal tem como visão a satisfação das partes interessadas através da melhoria contínua dos seus serviços.

O Arquivo Municipal está integrado na Divisão de Arquivo e Documentação criada no organograma da Câmara Municipal publicado no Regulamento da Organização e Estrutura dos Serviços Municipais, pelo Despacho n.º 4402/2019, de 29 de abril. Acrescento que o Arquivo Municipal de Loulé dispõe de vários serviços, tais como o de leitura e referência, reprodução documental, dinamização cultural e educativa, entre outros.

(ARCHIVOZ) O Arquivo Municipal de Loulé é detentor de um antigo e valioso espólio. Quais são os principais fundos e coleções que o compõem e os instrumentos de descrição documental existentes, com vista à sua pesquisa e acesso?

(NV) Sim, o Arquivo Municipal de Loulé tem o privilégio de ter à sua guarda um espólio arquivístico riquíssimo que muito se deve à importância de Loulé no contexto histórico desde tempos remotos e, acima de tudo, teve a sorte de se ter conservado até aos nossos dias uma boa parte do que terá sido produzido e recebido no âmbito das suas funções administrativas. Tudo graças àqueles que nos antecederam, desde há muitos séculos, caso contrário não chegaria até nós um conjunto documental bastante significativo. É difícil destacar um fundo ou uma coleção em particular porque todo o seu espólio tem o seu valor arquivístico. No entanto, posso mencionar, pela sua antiguidade, raridade e pela riqueza do seu valor informativo a documentação contabilística datada desde 1375 e as atas de vereação desde 1384 pertencentes ao fundo da Câmara Municipal. Estas últimas, as que remontam ao período Medieval, estão classificadas como Tesouro Nacional. Acrescento ainda a este rol os documentos dos séculos XV e XVI relativos ao fundo dos órfãos de Loulé pelas particularidades da sua tipologia documental em comparação com o que existe em outros arquivos sobre esta temática. Quanto a coleções, refiro a dos fragmentos em pergaminho reutilizados para encadernação de livros, reveladores de outros documentos, alguns descritos arquivisticamente como sonoros com tipologias de livros como breviários, saltérios, antifonários e graduais e não sonoros como textos bíblicos e testamentos.  No que toca a instrumentos de descrição, o Arquivo Municipal de Loulé dispõe de um inventário.

(ARCHIVOZ) Quais os principais projetos que se encontram planeados para 2021 e o impacto que as iniciativas realizadas têm na comunidade local?

(NV) Face aos dados epidemiológicos que vamos acompanhando, posso adiantar, de momento, que continuaremos a investir em projetos de divulgação online através do site e da página do Facebook com as iniciativas de extensão cultural e educativa. Daremos continuidade às iniciativas “No Depósito do Arquivo Municipal”, “Loulé no Arquivo Nacional da Torre do Tombo” e “Dedo no ar”. O impacto destas três iniciativas tem sido muito positivo junto da comunidade local, pela promoção da história local e pela divulgação do património arquivístico sobre Loulé que tanto agrada e corresponde às expectativas dos nossos seguidores cibernautas. As curiosidades lançadas no “Dedo no ar”, dirigidas aos mais pequenos, também têm sido bem acolhidas.

Para além destes projetos, estamos a trabalhar noutros, cujos conteúdos também serão divulgados na internet, na digitalização, no restauro de documentos históricos, no portal de pesquisa e na edição de alguns trabalhos de investigação sobre a história de Loulé.

(ARCHIVOZ) Fale-nos agora sobre o seu percurso no Arquivo Municipal de Loulé, onde iniciou funções em 2010 e é chefe de divisão desde 2019.

(NV) Sim, iniciei funções como técnico superior no Arquivo Municipal de Loulé em junho de 2010, após quase dois anos no Arquivo Histórico de Albufeira. Entretanto, durante esse percurso assumi a coordenação de área do Arquivo Municipal e também estive algum tempo fora, em Lisboa, como bolseiro da FCT, regressei a Loulé em 2016 e três anos depois fui nomeado chefe da Divisão de Arquivo e Documentação.

(ARCHIVOZ) Um tema que desde março tem marcado a atualidade é o novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19, que colocaram novos desafios aos arquivos, obrigando os seus responsáveis e colaboradores a adaptar-se a novas metodologias e formas de trabalhar. Como chefe de Divisão do Arquivo Municipal de Loulé, conte-nos a sua experiência na gestão deste serviço de informação, ao nível da organização do trabalho interno, do atendimento ao público e difusão da informação, situação agravada por nos encontrarmos numa segunda fase desta pandemia.

(NV) Com a ativação do Plano de Contingência – COVID-19 do Município de Loulé, em março, alinhado com as orientações do Governo e os diversos diplomas legais sobre a temática epidemiológica, a Divisão de Arquivo e Documentação, à semelhança das outras unidades orgânicas, regulou-se pelas orientações que eram emanadas superiormente. Os espaços de atendimento ao público foram encerrados em março e a reabertura do Arquivo Municipal foi a 1 de julho. Encarámos a pandemia como um desafio e uma oportunidade para a valorização do nosso trabalho. Reconheço, que no início não foi fácil pela falta de preparação, inexperiência, para desenvolver uma grande parte das nossas tarefas, em contexto de teletrabalho. No Expediente, por exemplo, conseguimos dar uma breve explicação às trabalhadoras acerca dos procedimentos a seguir e sobre o acesso à aplicação informática de gestão documental nos computadores portáteis. Fomos avaliando diariamente a metodologia de trabalho, afinando a eficiência e a eficácia da mesma. Chegámos, inclusive, a alterar algumas instruções até definirmos o melhor método de trabalho, criando uma verdadeira linha de montagem de forma a distribuir as várias tarefas que passavam por várias trabalhadoras. Conseguimos assegurar, na sua totalidade, a receção e o registo diário do correio físico e eletrónico, dos faxes para os encaminhar, por sua vez, às respetivas unidades orgânicas.

No Arquivo foi mais fácil conciliar o trabalho, embora faltassem algumas ferramentas e os documentos ditos históricos, materialmente falando. Foi possível responder às solicitações dos utentes externos através do correio eletrónico. E reinventamos alguma dinâmica, criando algumas iniciativas com o apoio de diversos investigadores e retomando alguns trabalhos que estavam em segundo plano e que foram finalizados e disponibilizados online. Foram criadas as rubricas “No Depósito do Arquivo Municipal”, “Loulé no Arquivo Nacional da Torre do Tombo” e “O Arquivo peça a peça”. Estas atividades tiveram o objetivo de divulgar o espólio documental do Arquivo Municipal e do Arquivo Nacional da Torre do Tombo que versasse sobre Loulé ou louletanos através de textos produzidos por vários investigadores e de puzzles com 4 graus de dificuldade dirigidos à comunidade como um desafio. Para além destes conteúdos, o Arquivo disponibilizou os inventários atualizados do Arquivo Municipal e das paróquias do concelho.

O coronavírus colocou-nos à prova, pondo em evidência potencialidades e formas de adaptação profissionais que desconhecíamos. Foi uma verdadeira aprendizagem individual e coletiva. A pandemia não exigiu apenas uma nova forma de trabalho, mas também uma gestão de emoções, receios e incertezas, no plano pessoal, familiar e profissional. Saímos reforçados enquanto equipa, em que a distância ditada pelo teletrabalho nos aproximou com a consciência que estivemos à altura de um desafio a uma dimensão incalculável e permanentemente indefinida.

(ARCHIVOZ) Passando agora para o seu percurso académico, na área da Ciência da Informação, a sua investigação tem incidido no estudo do Santo Ofício, a que dedicou a sua dissertação de mestrado, nomeadamente no Algarve, entre 1700 e 1750, e também na sua tese de doutoramento, que alargou à Mesa da Consciência e Ordens. Pode dar-nos conta das principais conclusões e de como é que esta investigação tem contribuído para o seu trabalho como chefe de Divisão do Arquivo Municipal de Loulé, nomeadamente ao nível da documentação em fase definitiva.

(NV) Os trabalhos de investigação referidos debruçam-se sobre instituições do período Moderno que tinham uma política de enorme restrição de acessos aos seus arquivos, legitimada pelo valor da informação e do poder que esta representava. Dada a natureza da documentação, principalmente as inquirições sobre pureza de sangue, havia um extremo cuidado com a acessibilidade e a confidencialidade no Santo Ofício e na Mesa da Consciência e Ordens. Apenas tinha acesso à informação, nestes tribunais da Administração Central, quem estava autorizado pelos respetivos diplomas normativos.

Ao nível do meu trabalho, estes dois estudos têm sido essenciais para o conhecimento das tipologias e circuitos documentais, das fórmulas retóricas usadas na época, da interação entre a administração central e a periferia. O que era praticado nessas instituições era também, em algumas situações, reproduzido na documentação de âmbito local. É interessante analisar esta transversalidade e proximidade entre práticas de escrita e de gestão de informação. Também de destacar que estes estudos demonstram que são antigas as necessidades de organizar, conservar e recuperar a informação. Guardavam-se os documentos para provar direitos, reivindicar privilégios, exigir o cumprimento de obrigações e conduzir as atividades e as tomadas de decisão. Há muito ainda a explorar sobre os sistemas de informação pretéritos que nos ajudarão a conhecer e a compreender a documentação em fase definitiva. Contudo, os estudos desta natureza estão a ganhar uma crescente atenção por parte dos investigadores.

(ARCHIVOZ) Por último, tendo em conta a sua experiência no mundo dos arquivos, quais é que considera que são os principais desafios dos profissionais da informação?

(NV) Considero que existem vários desafios, o campo de ação é imenso e cada vez mais exigente. No entanto, o maior desafio dos profissionais da informação, na atualidade, é o tratamento e a preservação da informação digital. Dominam, nos nossos dias, os documentos eletrónicos produzidos em formato digital ou digitalizados. Vivemos na era digital, cujas mudanças se fazem sentir nas formas de produção, acesso e difusão da informação em sistemas informatizados e em dispositivos móveis.


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

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“Ser esse novo sujeito exige investimento em conhecimento que não está nos currículos atuais de formação” entrevista com Vanderlei Batista dos Santos

A Archivoz entrevistou Vanderlei Batista dos Santos. Analista em Documentação e Informação Legislativa da Câmara dos Deputados. Professor e consultor, em nível nacional, de empresas públicas e privadas na área de Gestão de Documentos Eletrônicos.

(Archivoz) Conte um pouco sobre como é ser o Vanderlei Batista dos Santos, trabalhando num dos mais importantes arquivos do país e dentro de um dos poderes da república. Como equilibrar o Vanderlei doutor, com posicionamento epistemológico e o profissional de arquivos?

(Vanderlei Batista dos Santos) A parte boa é que não são atividades excludentes. Me sinto privilegiado por poder pensar a Arquivística e, ao mesmo tempo, testar os conceitos na prática. Mas essa ação dupla seria mais fácil se as demandas do mundo acadêmico e as do exercício da profissão não fossem construídas sobre requisitos tão díspares. Pode-se gastar anos para elaborar uma tese sobre um tema de interesse coletivo para a área, mas a solução para o tratamento e disponibilidade de um acervo de interesse da sua instituição é sempre urgente. Também, a academia tende a reconhecer os pesquisadores e instituições de pesquisa e ensino pelo número de publicações, portanto busca-se escrever muito.

De forma diversa, nas demais instituições, as pesquisas e os estudos técnicos ou teóricos, mesmo que produzidos com rigor acadêmico, são mero pano de fundo para fundamentar decisões quanto a um problema prático enfrentado e, além disso, há pouco incentivo para sua publicação e discussão para além das fronteiras do trabalho. Todavia, sempre houve e, acredito, sempre haverá questionamentos de qualidade no âmbito do exercício profissional. O problema é que é preciso esforço extra para transformar esses questionamentos em textos com qualidade técnica e rigor acadêmico e para desenvolver parcerias que permitam o debate e a difusão desse material produzido.

A experiência arquivística da Câmara dos Deputados já resultou em inúmeros debates teórico-práticos em congressos e seminários, a ponto de realizarmos a cada dois anos, em parceria com o Senado Federal, o “Seminário Gestão Arquivística de Documentos no Poder Legislativo Federal” e outros eventos técnicos arquivísticos abertos ao público em geral, como a “Semana Comemorativa aos 40 anos de Regulamentação da Profissão” .

O Arquivo da Câmara dos Deputados foi criador e organizador de diversas edições do participava do Encontro dos Arquivos do Legislativo, realizado no âmbito do Congresso Nacional de Arquivologia, mas que parece ter sido descontinuado pela baixa mobilização das instituições do poder legislativo. Permanecer produtivo na academia sem um vínculo formal com uma instituição de ensino e pesquisa já é mais difícil. Pessoalmente, busco me “incentivar na produção acadêmica” aceitando convites para palestras e workshops sobre temas técnicos de interesse pessoal e sobre a experiência da Casa, ocasiões em que preciso sistematizar em textos e palestras a prática cotidiana institucional e seus questionamentos. Adicionalmente, participo de conselhos editorais de periódicos arquivísticos ou de ciência da informação.

Mas a discussões teóricas de aplicação prática mais profundas que tenho encontrado ocorrem junto a iniciativas como a Rede Cariniana de Preservação Digital  e, sobremaneira, nos estudos realizados pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos. Essa posição me permite lapidar conhecimentos teóricos no ambiente Câmara dos Deputados e, simultaneamente, repensar e submeter as teorias a um crivo de aplicação prática.

(Archivoz) Sobre isso ainda, o arquivo legislativo é diferente de todos os demais em quais pontos?

(VBS) Não diria que o arquivo legislativo é diferente de todos os demais, mas possui diversas especificidades. Primeiro, somos um arquivo institucional e, ao mesmo tempo, uma instituição de arquivo público. Só esse fato já multiplica exponencialmente nossas funções e requer maior qualificação do profissional para trabalhar conosco. Além disso, temos cadeira no Conselho Nacional de Arquivos, podendo contribuir de forma real com o desenvolvimento da política arquivística brasileira. Nesse escopo de normatização, a proximidade com o processo legislativo oferece a oportunidade para atuação mais próxima aos parlamentares quando da discussão de proposições de interesse da área e da categoria, como certificação digital, digitalização, acesso à informação, proteção de dados pessoais, criação de conselho profissional e pagamento de adicional de insalubridade para quem trabalha em arquivos.

Creio que não é exagero dizer que trabalho no melhor laboratório de arquivística do Brasil. Não porque a instituição possui área para se praticar a atividade arquivística supervisionada, mas por ser possível vislumbrar um estudo de caso de aplicação na Câmara dos Deputado para quase tudo que se pensa em teoria e prática na nossa área. Os quadros de pessoal que a instituição possui, desde a década de 70 do século passado, também colaboram para essa discussão teórico-prática.

Esse fato está documentado na publicação “A Câmara dos Deputados e a Arquivística brasileira”, em que organizei parte da significativa produção intelectual arquivística de autoria dos servidores da Casa, realizada no período de 1970 a 2000. E existem muitos outros estudos e artigos produzidos depois desse período. Apenas como ilustração do que disse, no âmbito das demandas que tivemos ou temos que resolver na instituição estão estudos paleográficos para transcrição de manuscritos desde 1823, descrição e migração de documentos sonoros e audiovisuais produzidos em películas cinematográficas, discos de vinil, fitas Betacam etc.

Aplicação e adaptação do eArq Brasil e instalação e uso dos softwares Archivematica e AtoM e estudos sobre a interoperabilidade entre si e com outros sistemas de negócio ou de gestão de documentos. Elaboração de normas sobre acesso e segurança da informação. Programa de comunicação de conteúdos e atividades do arquivo. Seleção de material e elaboração de textos para exposições e publicações temáticas impressas e em portais institucionais. Uso de inteligência artificial como auxílio para a classificação de documentos. Portal web para descrição colaborativa. Esse é um pequeno conjunto de ações que realizamos ou desejamos realizar e que a instituição oferece as condições para tal. Mas, obviamente, temos que priorizar o que oferece mais retorno para a instituição como um todo e o que pode ser realizado com os recursos atuais.

(Archivoz) Conte um pouco sobre sua trajetória acadêmica. Sua tese de doutorando ainda continua válida? Vale a pena discutir Objeto da arquivística?

(VBS) Sou da segunda turma do curso de Arquivologia da Universidade de Brasil (UnB) e, quando entrei no curso, não tinha expectativas acadêmicas que não a conclusão da graduação e, posteriormente, colocar meu aprendizado à prova no campo de trabalho. Tive a oportunidade de, desde o segundo semestre, trabalhar no Arquivo Público do Distrito Federal (ArPDF), sob a supervisão do Prof. Dr. Luís Carlos Lopes, que foi, juntamente com a professora Heloísa Bellotto, uma grande influência no despertar de meu interesse pela pesquisa.

Meu mestrado surgiu de uma demanda do trabalho no ArPDF, qual seja, a produção de um manual de gestão documental que incluísse o tratamento de documentos eletrônicos. Ao pesquisar o tema e não encontrar material nacional, acabei voltando à UnB, desta feita como aluno do mestrado, concluído em 2001. No ano seguinte, publico o livro “Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística”, pela Associação Brasiliense de Arquivologia (Abarq) e passo os próximos três anos ministrando cursos e palestras sobre o tema. Em 2005, refletindo as discussões suscitados nos cursos e palestras, faço uma revisão do livro, buscando torná-lo mais acessível ao público em geral e atualizando o estado da arte.

Voltando um pouco no tempo, em 2002, passo a integrar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e, nas discussões de um grupo de formação multidisciplinar, vou me tornando cada vez mais especializado no trato com os documentos digitais arquivístico. Quando a CTDE passa a colaborar com o Projeto Interpares (http://www.interpares.org/), com vários de seus integrantes atuando junto ao TEAM Brazil, além de me vincular ao estudo de caso sobre a adoção de “dossiê digital do processo legislativo”, participo do estudo geral de terminologia, contribuindo com a tradução de termos para a “International Terminology Database: Glossary and Dictionary”, estudo que, posteriormente, viria a ser adotado pelo Conselho Internacional de Arquivos para seu “Multilingual Archival Terminology”. Essa experiência com terminologia seria posta à prova no meu doutorado quando me propus a analisar os fundamentos teóricos da área, buscando, para além do reflexo das políticas, legislação, cultura e prática profissional do país analisado, identificar o que constituiria o núcleo duro da disciplina científica Arquivística, ou seja, seus princípios, objetivos e seu objeto de estudo. Apesar da tese ter sido concluída em 2011, fiz algumas atualizações e detalhamentos da proposta inicial quando da publicação do livro resultante dela “A Arquivística como disciplina científica”.

Por outro, lado, apesar daquelas propostas de interpretação da teoria arquivística já terem sido citadas em várias teses e dissertações desde sua produção, ainda não vi qualquer manifestação sobre sua inadequação ou aceitação como um fato. Então, acredito que a tese continua válida e que, também, ainda são necessárias pesquisas que busquem mais convencimento da comunidade acadêmica e profissional sobre o objeto da Arquivística.

(Archivoz) É arquivística ou arquivologia a ciência?

(VBS) Acredito que é um caso de discurso de convencimento e autoafirmação da disciplina frente às demais áreas do saber. Tratei desta questão na minha tese de doutorado, de 2011. Ao analisar os termos à época, fugi da proposta defendida por alguns estudiosos de que as práticas locais constituiriam o que se denomina Arquivística, sendo Arquivologia reservado para a disciplina científica de fato. Buscava uma justificativa mais substancial e fui procurar na etimologia das palavras. Naquela análise etimológica, pude concluir que os dois termos servem para designar uma disciplina científica. Então por que dois termos?

Alguns estudiosos acreditam que, no Brasil, isso se deve à herança francófona (Archivistique) e espanhola (Archivologia) da teoria estudada no país. Então, tanto faz usar um ou outro. No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, aprovado pelo Conarq, é defendida essa visão, embora apresente Arquivologia como termo preferencial. Da minha parte, acredito que uma área precisa possuir, no mínimo, uma denominação única que a identifique.

Neste sentido, opto por Arquivística, por dois motivos principais. Primeiro, rompe publicamente com uma visão comum que via a Arquivologia e os arquivistas como responsáveis por depósitos de papéis, trazendo seus objetivos, objetos e práticas para a contemporaneidade. Segundo, na atualidade, há uma preponderância no uso de Arquivística, portanto, sugiro juntarmo-nos à maioria e fortalecer a proposta. Todavia, ressalto meu entendimento que o fator social é que teve preponderância na existência desses dois nomes.

(Archivoz) Como você vê a renovação da pesquisa da área, mais trabalhos focados em casos específicos e menos teorização, o caminho é esse?

(VBS) Acredito que é algo sazonal. Até poucas décadas todas as discussões teóricas estavam nos manuais fortemente embasados na prática arquivística. No final do Século XX, início do Século XXI, surge e se multiplicam diversos estudos puramente teóricos, primeiro ratificando a Arquivística como disciplina cientifica e, depois, elevando-a a um novo patamar de conhecimento sobre si mesma.

Quer me parecer que é hora de pôr esses conhecimentos à prova em estudos de aplicação prática. De qualquer forma, fico feliz com qualquer viés que se dê à pesquisa arquivística. Afinal, não existe disciplina científica forte sem pesquisa científica que a corrobore ou a questione. Sou do entendimento que não se discute prática sem teoria, senão acabamos numa discussão vazia. Também não vejo como suficiente, em nosso campo teórico, uma teoria que não pode ser posta à prova. A prática arquivística gera teoria e vice-versa.

Outra questão importante, é que os estudos de caso podem servir de primeira experiência de pesquisa e abra as portas para pesquisas mais teóricas. Chamo atenção apenas para a necessidade que os pesquisadores e a academia envidem esforços no sentido de evitar a superficialidade das pesquisas, muitas vezes resultante de política dos órgãos financiadores, ou de instituições educacionais nas quais a exigência de dissertações tem se tornado mera formalidade.

(Archivoz) Existe o Arquivista Digital?

(VBS) Sim, como existem os profissionais de big data, especialistas em experiência do usuário/cliente, profissionais de marketing digital, walker-talker, alfaiate digital entre outros. Existe um profissional que, no escopo de suas atribuições, já se encontra a base das competências que deve possuir esse novo profissional. Acontece, porém, que ser esse novo sujeito exige investimento em conhecimento que não está abarcado nos currículos atuais de formação, visto que sua especificidade demanda um novo conjunto de habilidades e, além disso, uma reinterpretação dos conhecimentos já arraigados. Que fazer, então? Capacitar-se! Em resumo, do arquivista para o arquivista digital existe um gap denominado capacitação.

Entendo que é um novo nicho, e, como sempre, começa com um título criativo e de fácil assimilação, mas pode ser a confirmação de um conceito equivocado que ignora o fato de que ainda demoraremos a nos tornar uma sociedade, verdadeiramente, digital. Podemos usar a visão europeia e norte-americana que separa arquivistas de gestores de documentos como uma analogia. A especialização é melhor ou pior? Vai depender dos interesses da instituição e do foco de investimento do profissional.

Na Câmara dos Deputados, por exemplo, há espaço para um arquivista digital, mas ele precisa entender do tratamento de documentos em papel e processos híbridos que ainda são uma realidade institucional. Então, de fato, minha melhor escolha como gestor ainda seria contratar um arquivista com formação tradicional, mas disposto a investir em uma formação complementar voltada para o uso de tecnologias e para a gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais. Mas e no futuro? Certamente precisaremos de arquivistas digitais, principalmente para as instituições que nascerão no contexto de uma sociedade digital.

(Archivoz) O que mudou do GED para o SIGAD, temos ainda para onde evoluir?

(VBS) Acho que podemos dizer que mudou tudo, mas continuamos na mesma. Os arquivistas agora possuem um termo claro para se referirem às tecnologias de GED implementadas em conformidade com requisitos arquivísticos, um Sigad. Existe um referencial técnico e teórico nacional também nesse sentido, o e-Arq Brasil. Existem ainda orientações pormenorizadas sobre a adoção de repositórios confiáveis de preservação digital para atuarem em conjunto com um Sigad.

Mas o que temos na prática? Apenas para ilustrar, há um sistema de uso maciço na administração pública que não atende aos requisitos do eArq e a implantação de um Governo Digital sem preocupações manifestas sobre a preservação digital. Sim. Temos muito a evoluir. Mas é preciso equalizar a urgência social de digitalização, aqui mencionada no sentido de transformação digital, com os requisitos de autenticidade, integridade e acessibilidade das informações geradas e gerenciadas em sistemas informatizados. Observe que destaquei requisitos de segurança da informação como os mínimos necessários para se implementar GEDs.

Apesar disso tudo, a meu ver, o mercado já está convencido de que há diferenças entre uma solução de GED e o que é um SIGAD, mas não percebeu que esse exige apenas uma série de requisitos que o primeiro trata como opcional. Esses requisitos faltantes podem ser agrupados como mais um módulo de funcionalidades como tantos outros recursos que podem compor uma solução desse tipo e teria, por exemplo, o nome de módulo de “gestão arquivística”.

Na verdade, isso já existe em muitas soluções, o problema é que o nome muitas vezes não condiz com os requisitos que o e-Arq Brasil estabelece para que um GED possa ser chamado de SIGAD. Lembremos que muitas dessas soluções são baseadas em padrões internacionais, mas a gestão de documentos arquivísticos brasileira, principalmente no que diz respeito às instituições públicas, tem especificidades não incluídas nesses padrões.

(Archivoz) Para terminar, nos conte quais as próximas ideias para publicações?

(VSB)Discutir a Arquivística e temas adjacentes sempre me motiva. Ideias nunca faltam. Ainda mais nesses tempos atuais de revogação da necessidade de registro profissional, do encerramento das atividades de comitês e órgãos colegiados (incluídas as câmaras setoriais e técnicas do Conarq), de aprovação de legislação confusa sobre digitalização etc. Seja nesse viés político, seja no âmbito das discussões técnicas propriamente ditas, acredito que ainda temos muito a pesquisar e pensar sobre nossa área. Mas estar na direção do Arquivo da Câmara dos Deputados exige muita dedicação e foco, reduzindo as possibilidades de produção de textos.

Existem muitas pessoas com as quais eu gostaria de discutir e escrever sobre teorias e sua aplicação efetiva, mas meu timing de servidor da administração pública em instituição do legislativo – na qual pesquisa acadêmica arquivística não é prioridade – não se coaduna muito bem com o de servidores de instituições de ensino e pesquisa e sua urgência de publicação. Assim, quase sempre escrevo sozinho, no tempo que disponho. Mas sempre estou disposto a analisar propostas de realização de estudos colaborativos. Na realidade, gostaria de escrever mais frequentemente com parcerias, assim, o texto resultante já seria uma discussão de per si.

Apesar desses contratempos, estou com alguns projetos em andamento, mas sem um prazo previsto de conclusão. Estou transformando meus vídeos “Os arquivistas no contexto da transformação digital” e “O erro arquivístico: viés técnico e conjuntural” em artigos, ao mesmo tempo em que finalizo um artigo em coautoria narrando uma experiência da Câmara dos Deputados de gestão arquivística de banco de dados pela manifestação de documento digital em PDF-A.

Também iniciei outros dois artigos. Um sobre as práticas de gestão de documentos sigilosos na administração pública e outro em que pretendo discutir as especificidades relativas à composição de fundo arquivístico pessoal em tempos de redes sociais e desinformação. Finalmente, devido a um convite recente, estou retomando meus estudos sobre marketing em arquivos, o que pode fazer com que surja um artigo para além dos eslaides que estou preparando.

Ah! Estou analisando uma proposta de revisão à quatro mãos do meu livro “Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística”. Vejamos o que consigo concluir primeiro.

“A Gestão Documental deve ser tratada de forma centralizada e como um processo de trabalho formal em qualquer empresa”: Entrevista com Rachel Bueno, Especialista em Documentação

Entrevistamos Rachel Bueno, Especialista em Documentação com 40 anos de experiência na área de arquivos, nos conta um pouco de sua trajetória profissional, da gestão documental e dos desafios do profissional arquivista.

(Archivoz) Rachel você é Bibliotecária de formação e Especialista em Documentação, conte-nos o que te levou a mudar da biblioteconomia para a arquivística.

(Rachel Bueno) Na realidade não mudei, simplesmente tropecei na arquivística. No primeiro ano da graduação estagiei em uma empresa de processamento de dados no setor de informação coorporativa; em seguida, também em setor de informação, fui contratada para análise de dados para subsidiar propostas de empreendimentos na área da engenharia.

A partir daí, foi um caminho sem volta: os arquivos. Percebi que realmente minha área era a da informação, mas da informação orgânica e do grande desafio de converter o conceito de “arquivo morto” em gestão, organização e acesso.

(Archivoz) Ainda temos discussões entre os campos da biblioteconomia e arquivística, como você transitou pelas duas áreas, é possível que esses conhecimentos andem juntos e facilite o trabalho dos profissionais dessas áreas? Como?

(RB) Como dito anteriormente, não transitei profissionalmente nas duas áreas; por força da dinâmica da arquivística, não é possível o desenvolvimento de um projeto sem a colaboração de profissionais de outras áreas: biblioteconomia, direito, administração, história, etc.

(Archivoz) Sua atuação maior é como arquivista de documentação corrente, ainda temos problemas conceituais sobre a teoria das idades e muitas vezes a documentação chega sem tratamento algum na fase permanente, como minimizar essa questão?

(RB) Há muitos questionamentos à teoria das três idades, mas a aplicação de políticas de gestão documental, independente da linha de pensamento que se adote é imprescindível para que os documentos permanentes / históricos possam ser preservados e custodiados com proveniência e organicidade.

 (Archivoz) Como foi atuar como arquivista na Prefeitura de São Paulo?

(RB) Tive um privilégio como poucos: ingressei na PMSP no recém-criado Departamento de Informação e Documentação Artística – IDART, subordinado à Secretaria de Cultura do Município. Fiz parte da equipe do Arquivo Multimeios, com um acervo composto por nove grandes áreas temáticas: Arquitetura, artes Cênicas, Artes Gráficas, Cinema, Comunicação de Massa, Fotografia, Literatura e Música. Documentos estes, que já em 1.978 foram agrupados por “evento” (peça teatral, cinema, exposições, etc.), suporte do documento, itens documentais. Eram encaminhados ao Arquivo “descritos” pelo(s) pesquisador(es) da área produtora: temos aí um bom exemplo da “descrição arquivística’ em seus primórdios. No setor de Hemeroteca, tivemos também, a experiência de olhar os periódicos, não como recortes, mas como matérias de interesse sempre ligadas ao momento socio político da época. Não havia “recortes”, o periódico tinha sua página preservada para não perder o contexto.

 (Archivoz) Quais são os desafios do arquivista que atua no setor público? E quais são as mudanças necessárias para uma boa atuação?

(RB) Além da falta de vontade política por parte dos dirigentes, o maior desafio do arquivista em gestão no setor público é o próprio arquivista: não temos graduados o suficiente para cobrir a demanda e para estes falta “vivência”, considerando a extensão do mundo arquivístico. Deveríamos pensar em mudar o conceito do profissional arquivista, tendo em vista que os atuantes mais renomados vêm de outra área: história, jornalismo, administração, etc. Teríamos mais profissionais trazendo ganhos significativos para todos.

(Archivoz) Como é atuar como consultora em empresas privadas? Quais são os desafios que enfrenta?

(RB) Na área privada lidamos muito com a resistência dos colaboradores e como a maioria dos documentos, produzidos hoje, são nato digitais, eles não são vistos como “documentos” e sim arquivos que não incomodam e não ocupam espaço. Outro problema são os aplicativos de ECM e Workflow que são tratados como gestores informatizados de documentos de arquivo, quando na realidade a maioria é só um gestor de informação.

Então há dois momentos distintos, a massa acumulada (geralmente em suporte analógico) e a produção corrente (nato digitais), o desafio? Fazer com que todos tratem o documento e não o suporte.

(Archivoz) Atualmente você é professora na Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo (FESPSP) no curso de Gestão Arquivística. O que falta na formação do profissional da área de arquivos? Como minimizar a defasagem de ensino, já que em São Paulo há somente dois cursos de ensino superior em arquivologia?

(RB) Citei anteriormente que o conceito de arquivista graduado é uma barreira que não atende à demanda existente, tanto no setor público, quanto no privado. O maior mérito dos cursos de pós em Gestão Arquivística é desmistificar os arquivos e mostrar como os caminhos da Arquivística estão ligados a várias áreas de atuação, fazendo com que a defasagem possa ser minimizada.

(Archivoz) Vivemos um momento que todos querem digitalizar seus documentos, esperando que assim todos os problemas sejam resolvidos. Como trabalhar essa questão socialmente, já que temos projetos de leis que visam a queima de arquivos físicos?

(RB) A gestão documental vai muito para além do simples tratamento e digitalização de documentos em papel, mas temos vários aspectos para levar em conta:

– Considerando a história, os interesses de hoje pelo passado mudam com o tempo e eliminar um documento original é “desmaterializar o DNA do documento”; sua destruição deixariam as pesquisas inviáveis, dependendo de como e porque, o contato com o documento é essencial.

 – Como é possível substituir um documento arquivístico original sem termos a garantia de autenticidade e principalmente de sua preservação? Ainda não temos políticas para este armazenamento confiável.

E aí temos um ponto, debatido à exaustão, que é a educação de base: se não houver mais integração nas disciplinas ensinadas desde o início do ensino formal, seja história, ciências, artes, etc., ligadas à observação do passado para melhor compreensão do futuro, não teremos mais do documento histórico, as pesquisas e os muitos porquês.

(Archivoz) Você tem falado em palestras sobre a gestão documental, quais são os caminhos para uma boa gestão?

(RB) A Gestão Documental deve ser tratada de forma centralizada e como um processo de trabalho formal em qualquer empresa. Este tratamento centralizado tem sido um grande desafio principalmente pelo surgimento de novas formas de entrada e saída de documentos (e-mail, por exemplo) e a falta de procedimentos para o controle de documentos arquivísticos desde sua entrada ou produção até sua saída ou arquivamento na instituição. A “boa gestão” está ligada ao entendimento que políticas de gestão documental são a base da informação e do conhecimento, pois esta gestão impacta de forma direta na produtividade e, consequentemente, nos resultados obtidos pela empresa.

(Archivoz) Com mais de 40 anos de carreira, o que você tem a dizer para quem quer seguir a profissão de arquivista?

(RB) Começaria dizendo que é a melhor profissão do mundo: cada acervo é um estudo lógico, desafiante e uma viagem indescritível aos subterrâneos de uma organização. O arquivista é um profissional inter e multidisciplinar, sendo necessário ter disciplina, estudo contínuo (técnico-científico), um conhecimento, ao mesmo tempo amplo, técnico e específico para tratar adequada as informações de qualquer organização ou pessoa física, em qualquer suporte ou formato, com ou sem apoio de tecnologias. Deverá também primar princípios éticos, fundamentais. Poderá atuar como gestor de instituições arquivísticas, na docência, como pesquisador entre outras muitas funções.

Agradecemos a Rachel pela entrevista, e nos falar um pouco de sua larga atuação no mundo dos arquivos e mostrar sua visão sobre a gestão documental e sobre a carreira do profissional arquivista.