“… servir a comunidade da forma mais eficiente e eficaz, procurar dar a informação certa no momento certo.”: Entrevista com Maria Clotilde Amaral

Entrevistámos Maria Clotilde Amaral, Diretora do Arquivo Distrital de Viana do Castelo.

(ARCHIVOZ) Gostaria que nos apresentasse o seu trajeto profissional, académico e formativo até chegar a Diretora do Arquivo Distrital de Viana do Castelo, em 2008.

(Maria Clotilde Amaral) Após a conclusão do ensino secundário iniciei os meus estudos em Direito, na Universidade Livre do Porto, muito sugestionada pela falta de oportunidades que um curso na área da História poderia oferecer. Desisti a meio do segundo ano, pois nessa altura, tornou-se claro para mim que deveria lutar por aquilo de que mais gostava. Ingressei então na licenciatura em Ciências Históricas, já na Universidade Portucalense, com ideia de seguir Museologia. Quando conclui a licenciatura, resolvi candidatar-me à pós-graduação em Ciências Documentais, opção de Arquivo, uma vez que a de Museologia da Faculdade de Letras do Porto não iria abrir nesse ano. Senti-me identificada com o curso e com quem o lecionava, e resolvi tentar a minha vida profissional na área. Ainda nos últimos meses de formação, mais precisamente em junho de 1993, fui recrutada pela então Diretora do Arquivo Distrital de Viana do Castelo (ADVCT), Dra. Maria Olinda Alves Pereira, que procurava alguém da área dos arquivos para o projeto do Inventário do Património Cultural Móvel. Aceitei de imediato o desafio e foi nessa altura que comecei a trabalhar no ADVCT, onde me mantive até hoje, não obstante me terem sido oferecidas outras propostas. Posso dizer que uma parte da minha formação acabou por ser adquirida e consolidada em contexto de trabalho, dado que tive o privilégio de trabalhar com a Dra. Maria Olinda Alves Pereira que, para além de ser referência no mundo dos arquivos, é alguém que fomenta a partilha do conhecimento adquirido e promove a discussão de ideias e conceitos. Os meus primeiros anos de trabalho também me proporcionaram um conhecimento aprofundado de diferentes arquivos, à medida que fui percorrendo as Câmaras Municipais e as Misericórdias do distrito, algo que considero francamente vantajoso para as funções que desempenho. Em outubro 2008, assumi a direção da unidade orgânica, com o objetivo de dar continuidade ao projeto iniciado pela minha antecessora e com o qual sempre me identifiquei e envolvi.

(ARCHIVOZ) Como salientado, é Diretora do Arquivo Distrital de Viana do Castelo desde 2008. Que balanço faz do exercício deste cargo?

(Maria Clotilde Amaral) Em termos gerais, considero o balanço positivo, embora os quase 13 anos de exercício de funções tenham passado por fases muito distintas. Até 2010, a estratégia foi maioritariamente voltada para o exterior, designadamente para a consolidação da rede dos Arquivos Municipais do Alto Minho, através da manutenção de reuniões periódicas do Grupo de Trabalho, também abertas a alguns Municípios do distrito de Braga e ao Instituto Politécnico de Viana do Castelo. Nestas reuniões, geralmente muito participadas e animadas, discutiam-se questões técnicas e procuravam-se soluções conjuntas para problemas comuns. Porém, em 2010 acabei por ser obrigada a centrar-me nos problemas internos do ADVCT, consequência do acréscimo de trabalho e da falta de recursos humanos para o desenvolver. Foram anos extremamente duros, em que se tentou “sobreviver” na adversidade, procurando não afetar a qualidade do serviço prestado e a relação com os utilizadores. Aliás, foi consequência desta falta de recursos, sobretudo humanos, (chegamos a estar apenas 3 trabalhadores no ativo para um distrito inteiro, durante mais de 1 ano) que se optou por recorrer a uma candidatura no âmbito de um projeto cofinanciado, sobre a qual me pronunciarei mais tarde. O objetivo é que se pudessem desenvolver outras tarefas que não apenas assegurar o regular funcionamento dos serviços. Felizmente que, a partir de dezembro de 2016, o mapa de pessoal do ADVCT começou a ser gradualmente reforçado, contando atualmente com 8 trabalhadores, todos eles muito dinâmicos, interessados e disponíveis para enfrentar desafios. De salientar também que, no ano de 2020, o edifício do ADVCT foi alvo de obras de conservação e reabilitação, proporcionando uma melhoria considerável no bem-estar de quem trabalha e frequenta os serviços. O ADVCT está agora no início de uma terceira fase em que se procurará uma maior abertura à comunidade, sem prejuízo do trabalho interno. Em suma, creio ser positivo o balanço destes anos, particularmente se considerar que o ADVCT vai consolidando a sua equipa e está aberto e atento a novos reptos que possam surgir.

De referir que, não obstante os períodos de crise vividos, o ADVCT disponibilizou durante estes anos cerca de 1.500.000 imagens online e conta atualmente com 95.586 registos descritivos consultáveis no DigitArq. Refira-se que estes números só foram possíveis por se ter embarcado no projeto de digitalização de livros paroquiais, do registo civil, de passaportes, de testamentos e de processos orfanológicos ao abrigo de um protocolo estabelecido entre a DGLAB e a Family Search. Para os mesmos números também contribui a recente candidatura ao projeto GEOARPAD.

(ARCHIVOZ) O Arquivo Distrital de Viana do Castelo tem à sua responsabilidade um vasto e notável património arquivístico, nos mais variados tipos de suporte. Qual a dimensão do mesmo, que fundos e coleções gostaria de destacar e quais são os instrumentos de acesso à informação existentes, de forma a permitir a sua pesquisa e acesso?

(Maria Clotilde Amaral) O ADVCT tem à sua guarda quase 4 quilómetros de documentação, estando identificados mais de 600 fundos e coleções. Não gosto muito de destacar um ou outro fundo por considerar que todos são importantes para a vida e para a memória dos cidadãos, dependendo obviamente das necessidades de informação de que cada um necessite. Dá-me um gozo particular que os documentos possam ajudar alguém a resolver os seus problemas, ou a suprir as necessidades geradas pela investigação ou simplesmente a satisfazer a curiosidade de quem questiona. Neste sentido, aquilo que poderia eventualmente salientar são os fundos que diariamente colmatam estas necessidades de informação, ou seja, os arquivos paroquiais e do registo civil, os notariais e os judiciais.

No que respeita aos instrumentos de acesso à informação, a maioria dos fundos estão descritos ao nível do catálogo, na sua maior parte informatizados e disponíveis na web. Existem ainda alguns catálogos em papel que podem ser consultados no ADVCT. Os utilizadores podem igualmente contar com índices informatizados da maioria dos processos judiciais. Também a documentação notarial possui índices cronológicos, feitos na origem e em suporte papel, que abarcam a maior parte das escrituras do século XX. Durante a pandemia, deu-se início à indexação e disponibilização online dos registos da Conservatórias do Registo Civil e de algumas paróquias, tendo a opção recaído sobre as mais requisitadas pelos utilizadores.

Há que ter em atenção que alguns registos, embora constantes da base de dados DigitArq, poderão não estar visíveis para o exterior por questões de confidencialidade. Por isso, é sempre aconselhável que se contactem os serviços técnicos do ADVCT para apurar sobre a existência de documentos que não sejam recuperados através da base de dados em linha.

(ARCHIVOZ) A comunicação da informação é crucial em qualquer serviço de informação, para mais considerando o contexto de pandemia que nos encontramos a viver. Pode dizer-nos o que tem sido feito nesse sentido no Arquivo Distrital de Viana do Castelo, desde que é diretora do mesmo?

(Maria Clotilde Amaral) Em termos de comunicação da informação, o ADVCT tem vindo a apostar na descrição e disponibilização online de imagens dos fundos custodiados. São tarefas geralmente morosas, que implicam alguns procedimentos internos, nomeadamente o controlo de qualidade daquilo que fica disponível (seja das imagens, seja dos registos).

De uma forma geral, procura-se ir ao encontro àquilo que julgamos serem as necessidades dos nossos utilizadores, recorrendo, por um lado, à análise das estatísticas dos documentos requisitados e consultados, e, por outro, ao diálogo com os clientes que se deslocam presencialmente ao Arquivo ou que nos contactam telefonicamente.

A prioridade na colocação de registos e imagens em linha, bem como o nível de profundidade da descrição dependem, pois, da análise daqueles dois instrumentos de gestão. O objetivo é servir a comunidade da forma mais eficiente e eficaz, procurar dar a informação certa no momento certo.

Todavia, há que ter em conta que nem todos os utilizadores que se dirigem ao ADVCT têm o domínio das tecnologias da informação. Nesse sentido, toda a equipa está preparada para fazer atendimento presencial e telefónico de forma a ajudar qualquer pessoa a localizar a informação de que necessita. Desde sempre que os clientes são o foco do ADVCT.

(ARCHIVOZ) Relacionado com a questão anterior, gostaria que nos apresentasse o projeto GEOARPAD – “A memória transfronteiriça nos arquivos do Alto Minho” e a importância que teve para o Arquivo Distrital de Viana do Castelo, mas também para os dez arquivos municipais do Alto Minho, no que respeita à digitalização de documentos e respetiva descrição.

(Maria Clotilde Amaral) O projeto GEOARPAD foi uma oportunidade que surgiu num contexto difícil para o Arquivo Distrital de Viana do Castelo, pois foi na fase em que estavam apenas 3 trabalhadores no ativo, incluindo eu própria. Em novembro de 2015, o ADVCT foi contactado pela CIM Alto Minho e convidado a integrar uma candidatura conjunta a verbas europeias no âmbito do projeto GEOARPAD. Este projeto, enquadrado na 1ª convocação do programa operativo EP – INTERREG V A Espanha Portugal (POCTEP), sendo uma proposta de cooperação dentro da área Galiza-Norte de Portugal, tem como objetivo específico de Proteção e valorização do património cultural e natural, como suporte de base económica da região transfronteiriça, e da proteção, desenvolvimento e promoção dos ativos da cultura e património públicos.

Obviamente que o ADVCT tinha interesse em integrar esta candidatura, designadamente na Atividade 3 – Património documental da Euro-Região: Digitalização e difusão. Aceitou-se, pois, integrar a parceria embora cientes do esforço extra que tal opção iria implicar. Deram-se imediatamente início a reuniões com os arquivistas municipais e com os parceiros espanhóis de arquivos da Galiza para apurar a viabilidade da candidatura. Em conjunto com os 10 Municípios do distrito procurou-se identificar documentação relevante para a memória transfronteiriça à guarda de cada serviço de arquivo. As escolhas foram muito variadas, até porque os níveis de descrição e de digitalização de cada arquivo municipal são distintos. Foram descritos e digitalizados documentos como atas, testamentos, tombos, tratados dos limites entre Portugal e Espanha, mas também arquivos pessoais e de família. O Arquivo Distrital de Viana do Castelo optou pela disponibilização dos livros de notas de diversos tabeliães, sobretudo os mais antigos, nos quais se encontram exaradas muitas escrituras outorgadas por cidadãos do país vizinho. Com este projeto procurou-se preservar e difundir à comunidade nacional e internacional uma fonte de informação incontornável para o estudo das mentalidades e dos comportamentos sociais, da geografia e da toponímia, da história da arte ou da económica, entre outras áreas do saber. Teve ainda como objetivos promover a transparência administrativa e dar a conhecer o rico e vasto património documental à guarda dos Municípios do Alto Minho e do Arquivo Distrital de Viana do Castelo

A candidatura foi aprovada em maio de 2017 e o valor global das verbas atribuídas ao ADVCT foi de 77.324,13 euros.

Em termos de resultados, refira-se a descrição de 14.102 livros de notas de diferentes ofícios de tabelionado pertencentes aos 10 concelhos que compõem o distrito de Viana do Castelo. Descreveram-se os livros de todos os ofícios sedeados na cidade e nas vilas, sede de concelho até ao ano 1900. Alguns deles, até às atuais incorporações. Disponibilizaram-se ainda, via web, de 234.653 imagens (o objetivo da candidatura eram 227.500 imagens). Estas imagens correspondem a 872 livros dos acima enunciados.

Já no que se reporta aos 10 Arquivos Municipais foram colocadas em linha 223.041 imagens.

A solicitação da Junta da Galiza, contribuiu-se também para a realização de um e-book de divulgação do projeto e participou-se em reuniões técnicas que conduziram à elaboração de uma “Metodologia de Planificação e Execução de Projetos de Digitalização para Difusão”.

Por outro lado, em conjunto com a CIM realizaram-se dois webinares de divulgação do projeto e o ADVCT participou num documentário da responsabilidade daquela entidade.

(ARCHIVOZ) E no que respeita à abertura do Arquivo Distrital de Viana do Castelo à comunidade, quais as atividades desenvolvidas de forma a alcançar esse objetivo?

(Maria Clotilde Amaral) Pelo que atrás expus, de 2010 a 2020, o ADVCT não teve um papel demasiado proactivo na abertura à comunidade, dado que esteve apenas centrado no regular funcionamento dos serviços. Não obstante, apostou na colocação online de registos e imagens de forma a satisfazer as necessidades de informação dos clientes. Também continuou a dar respostas a pedidos visitas de estudo de várias instituições e graus de ensino e organizou algumas pequenas mostras e workshops. Além disso, procurou manter o bom acolhimento e a atenção prestada aos utilizadores, o que sempre foi apanágio deste Serviço. Nesta medida qualquer membro que foi ingressando na equipa foi, desde o primeiro momento, chamado ao contacto e diálogo com o público, independentemente da via escolhida (presencial, telefónica ou por e-mail). Creio que só mediante a perceção das necessidades de quem procura o ADVCT é possível valorizar e tornar útil a informação custodiada. Caso contrário, cairíamos na tentação de ser meros depositários ou guardiães de um tesouro escondido e, consequentemente, inútil.

Em 2020, com a equipa finalmente reforçada e também na sequência das oportunidades geradas pela candidatura ao GEOARPAD atrás relatadas, a tendência finalmente inverteu-se e o ADVCT passou a ter uma atitude mais proactiva no sentido de ir ao encontro da comunidade.

Data deste ano a criação da página do ADVCT no Facebook e também o “reavivar” da página eletrónica do Serviço, que se encontrava um pouco descurada nos últimos anos.

Desde então também tem vindo a colaborar com a Santa Casa da Misericórdia de Viana do Castelo na organização de exposições e outras atividades destinadas à divulgação do acervo daquela entidade, que se encontra depositado no ADVCT.

(ARCHIVOZ) Quais os principais projetos que se encontram em curso e os que estão planeados ao longo deste ano e de 2022 no Arquivo Distrital de Viana do Castelo?

(Maria Clotilde Amaral) Como atrás referi, o ADVCT pretende manter a parceria com a CIM Alto Minho e com os arquivos municipais e apostar em atividades de divulgação do património arquivístico do distrito. Os webinares fizeram perceber que a divulgação proactiva, com recurso às novas tecnologias, podia alcançar mais público do que os eventos meramente presenciais. A CIM Alto Minho tem mostrado bastante entusiasmo e interesse na área dos arquivos e tem colaborado e disponibilizado os recursos tecnológicos que faltam ao ADVCT.

Outro projeto que está em mente é o retomar as reuniões do Grupo de Arquivistas do Alto Minho. É essencial a troca de ideias e o diálogo para a resolução ou mesmo antecipação de problemas, sejam eles ou não comuns. Várias cabeças pensam certamente melhor do que uma! Neste âmbito, creio que se deve insistir na preservação digital, algo que me tem vindo a preocupar há já alguns anos.

No que respeita à digitalização e disponibilização online de documentos, o ADVCT irá continuar a investir na digitalização dos registos paroquiais mais antigos, cujos originais estão em muito mau estado de conservação. A maioria destes documentos tem de ser submetida a ações de conservação e pequenas intervenções de restauro antes de se efetuar a captura das imagens, o que leva sempre o seu tempo. Procuraremos igualmente dar continuidade à digitalização dos livros notariais e ao controlo de qualidade das imagens dos inventários orfanológicos provenientes de diversos tribunais. Está também na calha a digitalização dos processos da extinta Direção de Urbanização de Viana do Castelo, caso se consiga que este projeto venha a ser aprovado, pois o equipamento atualmente existente no ADVCT não permite a captura de documentos de grandes dimensões.

Finalmente, e acabadas as obras de conservação e beneficiação do edifício, prevê-se a realização de exposições, algumas delas em parceria com outras entidades com quem vamos mantendo contacto.

(ARCHIVOZ) Tendo em conta o novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19, que, desde meados de março de 2021, alteraram profundamente a vida dos arquivos, o que nos pode dizer sobre as estratégias desenvolvidas no Arquivo Distrital de Viana do Castelo, de forma a enfrentar esta nova e difícil realidade, no que respeita à organização do trabalho interno, do atendimento aos utilizadores e na disseminação da informação?

(Maria Clotilde Amaral) Ao contrário do inicialmente previsto, os períodos de confinamento obrigatório revelaram-se bastante produtivos no ADVCT, graças à excelente interação entre os membros da equipa e à vontade comum de manter o serviço operacional. Foi possível realizar mais trabalho de backoffice que, muitas vezes o atendimento presencial não permite. Neste sentido, durante este período foi possível continuar a executar tarefas de descrição a níveis mais aprofundados, recaindo estas sobre os registos da Conservatória do Registo Civil de Viana do Castelo, cujos registos de nascimento estão praticamente todos indexados, e também sobre os registos de batismo de algumas paróquias muito solicitadas pelos utilizadores. Para o efeito, consultavam-se as imagens já disponíveis através do DigitArq e, num momento inicial, os registos eram lançados em ficheiros Excel, sendo posteriormente migrados para aquela aplicação.

Foi igualmente possível efetuar o controlo de qualidade de imagens de inventários orfanológicos, previamente capturadas pela Family Search, e disponibilizá-las na web.

Felizmente que quando entrou o novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19, já os arquivos distritais dispunham de um balcão virtual para os pedidos externos, o que facilitou o relacionamento com os clientes, muitos deles já habituados às novas práticas.

Como os telefones foram reencaminhados para o telemóvel de serviço, também continuou a ser possível este tipo de atendimento, sobretudo dirigido para a ajuda na utilização do CRAV (Consulta Real em Ambiente Virtual). Excecionalmente, alguém se deslocava ao ADVCT e, com o apoio de quem permanecia à distância, despachava os pedidos considerados urgentes e inadiáveis.

Fizeram-se reuniões virtuais diariamente, com a presença de todos, pelo que foi possível manter a equipa ao corrente do que se passava no ADVCT e tomar decisões conjuntas para resolver os problemas da forma o mais adequada possível.

Assim sendo, a equipa permaneceu fisicamente em segurança, procurando simultaneamente minimizar, com todas as suas forças, os eventuais constrangimentos causados pela inexistência do atendimento presencial.

(ARCHIVOZ) Por último, gostaria que nos desse a sua opinião sobre o que pensa serem os grandes desafios e oportunidades com que os arquivos distritais se deparam na atualidade.

(Maria Clotilde Amaral) Creio que os grandes desafios dos arquivos distritais são os que decorrem da utilização das novas tecnologias. Se por um lado, tem de haver uma adaptação constante às novas aplicações e reformular os métodos de trabalho que a sua utilização gera, por outro poupa-se imenso trabalho em tarefas rotineiras e obtêm-se resultados de forma mais rápida. Contudo, é preciso redobrar a atenção relativamente às questões da preservação digital, que incluem necessariamente cibersegurança, sob pena de se poder vir a perder a memória destes últimos tempos. E falo não apenas dos arquivos correntes dos arquivos distritais, mas de todos os que poderão vir a ser alvo de incorporação ou de outros tipos de aquisições.

Claro que as tecnologias são uma oportunidade única para se alcançarem novos públicos e mesmo para estabelecer parcerias com entidades de outros países, ou seja, desenvolver atividades até aqui impossíveis devido à distância.

E tocando no ponto das parcerias, parecem-me ser uma excelente oportunidade para levar a bom porto a missão dos arquivos distritais. Nem sempre se dispõe dos recursos necessários para execução dos projetos que se concebem. No meu entender, a partilha de conhecimentos e de recursos gera riqueza de produtos, o que se tem vindo a provar ao longo da vida do ADVCT se atendermos à rede de Arquivos do distrito e mais recentemente com o desenvolvimento do projeto GEOARPAD.

A meu ver, a aposta tem de ser cada vez mais forte no trabalho colaborativo, seja ele interno ou externo. As áreas do saber são imensas e não nos podemos especializar em todas. Há que ter a humildade de reconhecer que não somos detentores de todo o conhecimento e saber recorrer a outros sempre que necessário. Ao mesmo tempo devemos saber partilhar a informação que possuímos, sempre que nos é solicitada, não apenas pelos utilizadores, mas por outros colegas e instituições congéneres e não só. A construção de pontes com outras entidades e o alimento e manutenção destas relações só beneficiam o bem público e contribuem para aumentar a qualidade do serviço que procuramos prestar.

Ainda no que se reporta a oportunidades de desenvolvimento para os arquivos distritais, tendo por base a experiência do GEOARPAD, julgo que as candidaturas a projetos cofinanciados são uma ferramenta a não descurar.

Na verdade, é um constante desafio o facto de os arquivos distritais viverem habitualmente com uma escassez de recursos humanos, materiais e equipamentos, se se tiver em conta aquilo que qualquer um almejaria deter para poder desenvolver projetos para além da regular manutenção dos seus serviços. Há, pois que estar atentos às oportunidades que possam surgir e ser criativos nas soluções apresentadas.

Imagem cedida pelo entrevistado: Fachada (fotografia: Susana Branco – Arquivo Distrital de Viana do Castelo).


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

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