Entrevistámos Glória Santos, chefe de divisão do Arquivo Distrital de Setúbal.

(Archivoz) Gostaria que nos apresentasse o seu trajeto académico, formativo e profissional, as suas principais publicações e projetos que integrou, para além da elaboração de documentos orientadores nas áreas da gestão documental e dos documentos eletrónicos, em que participou, até chegar a chefe de divisão do Arquivo Distrital de Setúbal, em 2008.

(Glória Santos) Licenciei-me em Sociologia do Trabalho (com especialização em Planeamento de Pessoal) pelo Instituto Superior de Ciências Sociais e Políticas da Universidade Técnica de Lisboa.

Já depois de ingressar nos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, onde iniciei em 1994 a minha atividade profissional na área dos arquivos, concluí o curso de Especialização em Ciências Documentais (opção Arquivo) pela Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa.

Exerci funções na Direção de Serviços de Apoio Técnico, entre 1994 e 1998. Fui também responsável pelo Serviço de Reprografia entre 1998 e 2004, tendo passado posteriormente pela Divisão de Comunicação e Relações Externas, em 2004 e pelo Gabinete de Estudos de Arquivos Correntes, entre 2005 e 2007.

Já na Direção-Geral de Arquivos, entre 2007 e 2008, integrei a Direção de Serviços de Inovação e Projetos Estratégicos, tendo participado em vários projetos, entre os quais destaco a Rede Portuguesa de Arquivos: Projeto Portal de Arquivos; o RODA (Repositório de Objetos Digitais Autênticos); ou o SIARQ (Sistema de Arquivo do IAN/TT).

Participei também na elaboração de documentos orientadores nas áreas da gestão documental e dos documentos eletrónicos, dos quais saliento: “Recomendações para a produção de Planos de Preservação Digital” e “Tabela de Seleção das Funções-Meio”, para além de várias outras comunicações e publicações na área arquivística.

Em 2008 assumi o cargo de Chefe de divisão do Arquivo Distrital de Setúbal.

Exerci também atividade docente e formativa, tendo sido docente da disciplina “Tecnologias de Transferência de Suportes” da Pós-Graduação em Ciências da Informação – Documentação do ISLA – Lisboa (de 2006 a 2011), bem como coordenadora e formadora em ações de formação nas áreas de Gestão de documentos de arquivo; Documentos e Arquivos Eletrónicos; Tecnologias da Informação e Comunicação; Transferência de suportes documentais.

Simultaneamente, e com vista ao reforço das minhas competências de gestão, concluí o Programa de Formação em Gestão Pública (FORGEP) e o Curso de Alta Direção em Administração Pública (CADAP), tendo obtido o Diploma de Especialização em Gestão Pública.

(Archivoz) Como salientado, é chefe de divisão do Arquivo Distrital de Setúbal, desde 2008. Que balanço faz do exercício deste cargo?

(Glória Santos) Gostaria de começar por referir que encaro o cargo de dirigente do Arquivo Distrital de Setúbal como de uma enorme responsabilidade face ao património arquivístico à sua guarda, e que nos compete preservar e comunicar, bem como face às competências definidas no âmbito da implementação, a nível distrital, da política arquivística nacional definida pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.

Ao longo destes anos as grandes linhas orientadoras foram efetivamente a salvaguarda, valorização, acesso e divulgação do património arquivístico do distrito. Neste sentido demos continuidade ao tratamento arquivístico dos fundos documentais à guarda do Arquivo Distrital de Setúbal, visando sempre o incremento dos registos descritos disponíveis em linha para consulta, trajeto que nos permitiu contar, atualmente, com quase 260 mil registos descritivos disponíveis para consulta.

Procurámos também dar um especial enfoque à digitalização da documentação e à disponibilização de imagens digitais em linha, atividades que iniciámos em 2009 e que nos permitem contar atualmente com mais de 1 milhão e 80 mil imagens digitais disponíveis em linha, gratuitamente, através da base de dados DigitArq (http://digitarq.adstb.arquivos.pt/).

Para alcançar estes números contribuíram, a par do trabalho de digitalização realizado pelo Arquivo Distrital de Setúbal, o desenvolvimento de projetos ao abrigo de Protocolos e Acordos de colaboração estabelecidos com outras entidades, com destaque, no caso da digitalização, do Protocolo estabelecido entre a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas e a Family Search.

Acompanhando a evolução verificada a nível tecnológico, destaco também a implementação de novas ferramentas, designadamente o balcão eletrónico CRAV (Consulta Real em Ambiente Virtual), que muito contribuiu para uma maior visibilidade da prestação de serviços de consulta, pesquisa e reprodução.

Gostaria ainda de referir o trabalho desenvolvido no âmbito da implementação no distrito de Setúbal da política arquivística nacional definida pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, nomeadamente ao nível do apoio técnico e de consultoria prestados a entidades do distrito, da cooperação interinstitucional e articulação técnica, bem como da promoção de aquisições de património arquivístico.

Ao longo deste período foi necessário fazer face a diversos desafios, desde logo os relacionados com os vários momentos em que a escassez de recursos humanos se fez sentir, bem como os desafios inerentes à gestão de um edifício com a dimensão do Arquivo Distrital de Setúbal.

Este balanço, que considero bastante positivo, é sobretudo fruto do empenho e do esforço conjunto de toda a equipa que constitui o Arquivo Distrital de Setúbal.

(Archivoz) O edifício do Arquivo Distrital é considerado uma referência no âmbito dos arquivos distritais em Portugal. O que nos pode dizer sobre a importância deste extraordinário projeto para o Arquivo Distrital de Setúbal?

(Glória Santos) O edifício do Arquivo Distrital de Setúbal foi inaugurado a 4 de maio de 2001 e trata-se de um projeto da autoria da J.A. Arquitectos, construído de raiz com a finalidade de albergar o património arquivístico do distrito de Setúbal.

Trata-se de um edifício cujas valências possibilitam a preservação da documentação, o seu tratamento físico e arquivístico, bem como a sua comunicação e divulgação.

Dele fazem parte integrante as várias áreas de trabalho, que permitem realizar as distintas fases de tratamento da documentação, desde que esta passa a integrar o Arquivo Distrital de Setúbal até à sua disponibilização presencial e em linha, bem como as áreas públicas como a Sala de Leitura e a Sala Polivalente que permitem a sua consulta e a sua divulgação ao público em geral, nomeadamente através da realização de exposições e mostras documentais.

O armazenamento da documentação é realizado nos 4 pisos existentes destinados exclusivamente a depósito, num total de 16 salas.

(Archivoz) O Arquivo Distrital de Setúbal tem à sua responsabilidade um importante património arquivístico. Qual a dimensão do mesmo, que fundos e coleções gostaria de destacar e quais são os instrumentos de acesso à informação existentes, de forma a permitir a sua pesquisa e acesso?

(Glória Santos) Como referiu, o Arquivo Distrital de Setúbal tem à sua guarda um importante património arquivístico, cujo período temporal se situa entre os sécs. XV e XXI, perfazendo um total de cerca de 5500 metros lineares.

Trata-se de um conjunto documental produzido pelas mais variadas entidades públicas e privadas do distrito de Setúbal e inclui documentação incorporada no arquivo distrital ao abrigo da legislação em vigor, bem como documentação adquirida a título de doação, compra ou depósito.

Integra, nomeadamente, documentação de fundos paroquiais, notariais, judiciais, familiares e pessoais, bem como documentação proveniente de Câmaras Municipais, Misericórdias, Confrarias, Irmandades, Associações, Administrações do concelho, Governo Civil e Gabinete da Área de Sines.

No que concerne ao acesso à informação, o Arquivo Distrital de Setúbal disponibiliza, através da base de dados DigitArq (http://digitarq.adstb.arquivos.pt/), tanto os registos descritivos da documentação (à data, quase 260 mil registos), bem como as imagens digitais da documentação que já se encontra devidamente digitalizada (à data, 17141 documentos com imagens associadas, o que corresponde a mais de 1 milhão e 80 mil imagens digitais).

Saliento que as imagens digitais da documentação mais consultada já se encontram em linha, como é o caso dos fundos paroquiais do distrito, que se encontram digitalizados na sua totalidade, de vários fundos notariais que também se encontram digitalizados na íntegra, ou do Arquivo Pessoal de Almeida Carvalho que se encontra já digitalizado a 50%.

Os serviços de consulta, pesquisa e reprodução são realizados e geridos através do balcão eletrónico CRAV (Consulta Real em Ambiente Virtual), possibilitando uma maior agilização na resposta por parte dos serviços e transparência no processo considerando que o utilizador pode acompanhar a evolução do pedido.

(Archivoz) A difusão da informação é crucial em qualquer serviço de informação, para mais considerando o contexto de pandemia que tanto tem afetado o normal funcionamento dos mesmos. Pode dizer-nos o que tem sido feito nesse sentido no Arquivo Distrital de Setúbal, desde que é chefe de divisão?

(Glória Santos) A difusão da informação é fundamental num arquivo distrital como forma de promover o conhecimento do património arquivístico à sua guarda, de dar a conhecer o trabalho e as atividades que desenvolve e de atrair novos públicos.

O Arquivo Distrital de Setúbal, para além da já mencionada disponibilização de registos descritivos e imagens digitais da documentação, promove diversas outras iniciativas nesse sentido.

Destaco a realização de exposições e mostras documentais, nos últimos anos complementadas por exposições virtuais disponíveis na página eletrónica do arquivo (https://adstb.dglab.gov.pt/exposicoes-virtuais-2/), permitindo assim chegar a um público mais amplo e em tempos de pandemia substituindo-se mesmo às exposições presenciais. As exposições virtuais que se encontram disponíveis inserem-se no contexto de comemorações ou no âmbito das “Jornadas Europeias do Património”.

O Arquivo Distrital de Setúbal promove habitualmente a realização de visitas em diversos contextos, tais como visitas de estudo ou visitas integradas no “Dia Aberto”, e participa em diversas iniciativas nacionais e internacionais que visam a divulgação do património arquivístico.

Ainda neste âmbito refiro a publicação mensal do “documento em destaque” na página eletrónica do Arquivo Distrital de Setúbal, alusivos a várias temáticas relacionadas com a história ao distrito de Setúbal, ou integrados em comemorações ou outras atividades e iniciativas.

Considerando o recente contexto de pandemia, e a consequente impossibilidade de realização presencial de várias iniciativas, a divulgação com recurso aos meios digitais ganhou uma importância e relevância ainda maiores.

(Archivoz) E no que respeita à abertura do Arquivo Distrital de Setúbal à comunidade, quais as atividades desenvolvidas de forma a alcançar esse objetivo?

(Glória Santos) O Arquivo Distrital de Setúbal tem procurado fomentar a abertura e a aproximação à comunidade em que se encontra inserido através de iniciativas de promoção e de divulgação do património arquivístico à sua guarda, designadamente através da realização de visitas guiadas, da realização de mostras documentais e exposições e da participação em diversos eventos. No entanto, no atual contexto de pandemia, algumas destas atividades ficaram condicionadas e outras passaram a ser realizadas apenas em ambiente digital.

Por outro lado, a crescente disponibilização de registos descritivos e imagens digitais tem permitido chegar a um público cada vez mais vasto, quer em termos de número quer em termos de dispersão geográfica.

Considerando que o Arquivo Distrital de Setúbal visa também garantir os direitos consubstanciados no património arquivístico à sua guarda, o tratamento e a disponibilização deste património assegura inúmeras vezes um importante papel probatório na vida dos cidadãos.

(Archivoz) Quais os principais projetos que se encontram em curso e os que estão planeados ao longo deste ano e de 2022 no Arquivo Distrital de Setúbal?

(Glória Santos) Os principais projetos do Arquivo Distrital de Setúbal visam o aumento da disponibilidade e acesso à informação de arquivo, nomeadamente através da continuação da disponibilização de registos descritivos e imagens digitais.

Temos atualmente em curso, e com continuidade assegurada em 2022, o projeto de digitalização de fundos notariais, designadamente da documentação mais antiga ou que, pelo seu estado de conservação, é considerada prioritária. Ainda neste âmbito daremos continuidade ao projeto de digitalização do fundo Arquivo Pessoal de Almeida Carvalho e à digitalização dos documentos fotográficos que integram o fundo Gabinete da Área de Sines.

Paralelamente, daremos continuidade à prestação de serviços de apoio técnico e consultoria a entidades da área geográfica do distrito de Setúbal, nas várias áreas de intervenção do Arquivo Distrital de Setúbal

(Archivoz) Tendo em conta o novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19, que, desde meados de março de 2020, alteraram profundamente a vida dos arquivos, o que nos pode dizer sobre as estratégias desenvolvidas no Arquivo Distrital de Setúbal, de forma a enfrentar esta nova e difícil realidade, no que respeita à organização do trabalho interno, do atendimento aos utilizadores e na disseminação da informação?

(Glória Santos) A pandemia alterou profundamente a nossa vida em todas as suas facetas e em contexto profissional obrigou-nos a promover uma mudança necessariamente rápida, muitas vezes drástica, e a enfrentar novos desafios.

Ao longo deste período, e das várias fases que o caracterizaram, procedemos à implementação de novas metodologias de trabalho, designadamente ao nível do teletrabalho, e à reorganização dos serviços e dos recursos por forma a continuar a dar resposta às solicitações.

Os serviços de atendimento ao público mantiveram-se em funcionamento, mesmo durante os períodos de confinamento, com recurso aos meios digitais e ao atendimento à distância através da utilização do balcão eletrónico CRAV.

Conseguimos sempre dar continuidade aos trabalhos de descrição da documentação, nomeadamente de documentos que se encontravam já digitalizados, bem como ao controlo de qualidade, à integração e à disponibilização de imagens digitais em linha.

Procedemos também à reorganização de espaços de trabalho e de atendimento ao publico, e à sua preparação para o regresso progressivo ao atendimento presencial, sempre tendo por base as diretivas e orientações emanadas pelas Direção-Geral de Saúde e pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.

(Archivoz) Por último, gostaria que nos desse a sua opinião sobre o que pensa serem os grandes desafios e oportunidades com que os arquivos distritais se deparam na atualidade.

(Glória Santos) A sociedade digital que se tem vindo a desenvolver nos últimos anos, e que a pandemia de certa forma acelerou e generalizou ainda mais, representa na minha opinião um dos principais desafios para os arquivos distritais. Mas, simultaneamente, constitui também uma importante oportunidade que teremos de ser capazes de aproveitar.

Cabe-nos potenciar a utilização das novas tecnologias com o objetivo de comunicar mais e melhor o nosso património arquivístico, de o divulgar a potenciais novos públicos e de aumentar a qualidade na prestação dos serviços ao cidadão.

Para que tal aconteça, e para além de continuar a capacitar os serviços com os recursos materiais necessários, é fundamental que os arquivos apostem no permanente reforço das competências dos seus profissionais para que estes possam fazer face aos desafios a nível tecnológico.

Simultaneamente, e este parece-me ser o nosso grande desafio, precisamos de encontrar formas de, continuamente, reforçar o papel dos arquivos numa sociedade cada vez mais digital, bem como a sua importância enquanto garante dessa mesma sociedade.

Imagem cedida pelo entrevistado: Arquivo Distrital de Setúbal.


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

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