“Os arquivos são determinantes na democratização do acesso ao conhecimento”: Entrevista com Anita Tinoco

Entrevistámos Anita Tinoco, Diretora do Arquivo Distrital de Beja.

(ARCHIVOZ) Fale-nos um pouco do seu percurso profissional e académico, até chegar a Diretora do Arquivo Distrital de Beja, em 2014.

(Anita Tinoco) Os últimos 15 anos da minha vida profissional têm sido dedicados à área dos arquivos. Depois de concluir a pós-graduação em Ciências Documentais (variante de Arquivo) na Universidade Portucalense no Porto assumi o papel de responsável pelo arquivo municipal de uma autarquia local onde tive a oportunidade de estudar, definir e implementar procedimentos que visavam a organização dos circuitos documentais do Município. Este trabalho contribuiu para o reforço da minha visão dos arquivos enquanto elemento estruturante de qualquer organização e consequentemente para a importância da sua correta gestão. O gosto pela área da gestão (da informação) levou-me à frequência do Mestrado em Ciências da Informação da Universidade de Évora que viria a concluir em 2011 com a defesa da dissertação sobre preservação de documentos digitais nos arquivos municipais portugueses. Nesse mesmo ano, assumi a responsabilidade de coordenar a equipa da Modernização Administrativa do Município, destinada à implementação do balcão eletrónico e do licenciamento zero. Em 2014 assumi um novo desafio profissional, a direção do Arquivo Distrital de Beja, onde me encontro presentemente a exercer funções.

(ARCHIVOZ) Como referido, é Diretora do Arquivo Distrital de Beja, desde 2014. Que balanço faz do exercício deste cargo ao fim de sete anos?

(AT) Em regra, o exercício das funções de dirigente é muito exigente e seu exercício no contexto de um Arquivo Distrital, uma unidade orgânica flexível da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), que é o órgão coordenador e executor da política arquivística nacional, representa uma responsabilidade e desafio acrescidos. Ao Arquivo Distrital de Beja compete aplicar as políticas arquivísticas que são emanadas pela DGLAB e nessa medida tem a responsabilidade de garantir a salvaguarda do património arquivístico da região e dos direitos dos cidadãos que se encontram consubstanciados nos documentos que estão à sua guarda bem como apoiar tecnicamente a organização e qualificação dos arquivos do distrito.

Nos últimos anos, o Arquivo Distrital de Beja tem vindo a organizar, descrever e disponibilizar de forma sistemática e contínua o património arquivístico de que é detentor com o intuito de satisfazer as crescentes necessidades informacionais dos utilizadores. Neste âmbito, entre 2014 e 2020, foram disponibilizados mais de 90.000 registos descritivos e mais de 1 milhão e 500 mil representações digitais da documentação que se encontram disponíveis para consulta e visualização gratuita na base de dados do Arquivo (https://digitarq.adbja.arquivos.pt/), relativos aos fundos documentais mais solicitados para consulta pelos utilizadores.

Acresce ainda o trabalho desenvolvido no âmbito da prestação de serviços de consulta, pesquisa, informação e reprodução (simples ou certificada). A este respeito, de referir a implementação em 2018 do balcão eletrónico CRAV (Consulta Real em Ambiente Virtual) que uniformizou os procedimentos inerentes à prestação destes serviços e contribuiu para a sua simplificação e modernização, o que conduziu ao aumento de serviços prestados na íntegra em suporte digital e à diminuição do tempo de resposta.

O trabalho realizado pelo Arquivo Distrital de Beja resulta do esforço conjunto de todos os trabalhadores que diariamente se empenham e dedicam à missão que é assegurar que a documentação é tratada de acordo com as normas em vigor e de que está disponível para ser consultada, divulgada e disseminada, dando origem à produção de conhecimento. Por tudo isto, o balanço que faço é bastante positivo, pois é bastante gratificante e encorajador saber que o nosso trabalho teve/tem um impacto na valorização do património da região.

(ARCHIVOZ) O Arquivo Distrital de Beja tem à sua responsabilidade um património arquivístico bastante diversificado, nos mais variados tipos de suporte. Qual a dimensão do mesmo, que fundos e coleções gostaria de destacar e quais são os instrumentos de acesso à informação existentes, de forma a permitir a sua pesquisa e acesso?

(AT) O património arquivístico que se encontra à guarda do Arquivo Distrital de Beja é bastante rico e diversificado. Ele é constituído por cerca de 500 fundos documentais, produzidos por entidades de natureza diversa, pública ou privada, organizações (coletivas ou singulares) e que corresponde a cerca de 3,5Km de documentação.

Entre a documentação mais solicitada para consulta destacam-se os livros paroquiais (registos de batismo, casamento e óbito) e do Registo Civil utilizados para fins de investigação genealógica mas também para fins probatórios. Destaca-se também a documentação notarial e a judicial muito procurada por advogados e solicitadores no âmbito da instrução de processos administrativos e judiciais. Há ainda a destacar a documentação do Governo Civil de Beja, da Câmara Eclesiástica de Beja, da Câmara Municipal de Beja e da Santa Casa da Misericórdia de Beja. Merece ainda destaque o acervo das ordens monásticas/conventuais do Baixo Alentejo referente a 20 conventos do Baixo Alentejo.

Como referi anteriormente, o Arquivo Distrital de Beja tem vindo a trabalhar no sentido de disponibilizar em formato digital a documentação que tem à sua guarda, daí que os livros paroquiais de registo de nascimentos, casamentos e óbitos já se encontrem descritos e mais de 95% se encontrem digitalizados e disponíveis para consulta e visualização na web, sem encargos para o utilizador. Com a documentação monástica/conventual sucede o mesmo bem como com a documentação notarial do fundo da Câmara Eclesiástica de Beja.

A pesquisa e acesso a esses documentos pode ser efetuada através da base de dados do Digitarq na qual o utilizador pode definir os critérios de pesquisa consoante as suas necessidades e efetuar a pesquisa sem depender de terceiros. Este facto confere ao utilizador uma maior flexibilidade na organização do seu trabalho, na medida em que tem a documentação disponível para consulta a qualquer hora e em qualquer lugar.

Além disso, como resultado do trabalho de organização e descrição arquivística, o Arquivo Distrital dispõe de inventários e catálogos da documentação que podem ser consultados de forma presencial na sala de referência do Arquivo e/ou remotamente no site oficial.

(ARCHIVOZ) Sem qualquer desvalorização das demais funções arquivísticas, a difusão da informação é crucial em qualquer serviço de informação, para mais considerando o contexto de pandemia que nos encontramos a viver. Pode dizer-nos o que tem sido feito nesse sentido, nos últimos anos, no Arquivo Distrital de Beja?

(AT) Todas as funções desempenhadas pelos profissionais de arquivo são de extrema importância para assegurar a continuidade e uso da documentação. A difusão é uma das muitas funções arquivísticas, mas que só será bem sucedida se as demais funções forem executadas de forma eficiente.

Partindo deste pressuposto, tem sido prática deste Arquivo proceder à realização de iniciativas de promoção e divulgação do património arquivístico após a conclusão dos trabalhos de descrição e digitalização. A título de exemplo, saliento a exposição documental “Identidade e memória – V séculos de registo civil” realizada em parceria com 8 municípios do distrito que levou à população daqueles concelhos documentos que contam a história da evolução do registo paroquial ao registo civil entre 1554 e 1911. Outra iniciativa realizada consistiu numa conferência e exposição documental subordinada ao tema “A atividade notarial e os valores dos documentos notariais” que visou destacar a importância da documentação produzida pelos tabeliães e notários do distrito de Beja ao longo de mais de quatro séculos, enquanto prova dos direitos e deveres dos cidadãos e enquanto fonte de investigação histórica.

Outras iniciativas de difusão e promoção do património arquivístico foram realizadas, no entanto, e para não ser exaustiva, destaco ainda a exposição virtual “Movimentos Migratórios – passaportes do distrito de Beja”, bem como diversas mostras documentais alusivas a acontecimentos e/ou personalidades notáveis do distrito.

(ARCHIVOZ) E no que respeita à abertura do Arquivo Distrital de Beja à comunidade, quais as atividades desenvolvidas de forma a alcançar esse objetivo?

(AT) O Arquivo Distrital de Beja através da realização de iniciativas de promoção e de divulgação do património arquivístico tem procurado aproximar o Arquivo da comunidade em que se encontra inserido dando a conhecer a documentação existente e procurando contrariar a ideia de que os arquivos são espaços fechados aos quais apenas uma elite pode aceder.

Os arquivos são determinantes na democratização do acesso ao conhecimento e, nessa medida, o Arquivo Distrital de Beja tem desempenhado o papel de agente facilitador, na medida em que através do tratamento técnico dos documentos, torna-os acessíveis para todos e potencia, assim, a sua utilização e consequentemente a geração de conhecimento sobre os mesmos. Fruto deste trabalho, e num espírito de colaboração mútua foram estabelecidas várias parcerias com entidades do distrito que contribuíram para a valorização património arquivístico do distrito.

Além disso, a disponibilização de conteúdos arquivísticos em ambiente web tem contribuído para o aumento da visibilidade do património do Arquivo Distrital de Beja, uma vez que passou a estar disponível para todos, à distância de um simples click.

(ARCHIVOZ) Quais os principais projetos que se encontram em curso e os que estão planeados ao longo deste ano no Arquivo Distrital de Beja?

(AT) À semelhança dos anos anteriores, o Arquivo Distrital continuará a dar primazia às tarefas de identificação, organização, descrição e desmaterialização do seu acervo documental. Neste âmbito, está prevista a organização da documentação do Governo Civil de Beja com cerca de 200m/l e da documentação do Tribunal Judicial da Comarca de Cuba. Será também dada continuidade ao plano de digitalização dos documentos que foram descritos e à sua disponibilização.

Está ainda previsto continuar a cumprir os compromissos assumidos através dos protocolos celebrados com as diversas entidades do distrito destinados à salvaguarda e promoção da memória coletiva e dos direitos dos cidadãos.

(ARCHIVOZ) Tendo em conta o novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19, que desde março de 2020 alteraram profundamente a vida dos arquivos, o que nos pode dizer sobre as estratégias desenvolvidas no Arquivo Distrital de Beja tem sido feito, de forma fazer face a esta nova realidade, no que diz respeito à organização do trabalho interno, do atendimento aos utilizadores e na disseminação da informação?

(AT) De facto, o novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19 obrigou a repensar as práticas existentes levando à necessidade de adotar novas metodologias de trabalho, nomeadamente o recurso ao regime de teletrabalho. O Arquivo Distrital de Beja não foi exceção! Todavia, a atividade desenvolvida pelo Arquivo Distrital de Beja não sofreu alterações significativas, uma vez que antes da pandemia a prestação de serviços era efetuada essencialmente de forma remota, com o recurso à via digital. A pandemia apenas veio reforçar essa tendência.

A prestação de serviços de consulta presencial foi o serviço que sofreu alterações mais significativas, na medida em que passou ser obrigatório o agendamento prévio deste serviço através da submissão de pedido antecipado de consulta no balcão eletrónico https://digitarq.adbja.arquivos.pt/oservices. De modo a dar cumprimento às orientações da Direção-Geral da Saúde (DGS) e ao Plano de Contingência da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas/Arquivo Distrital de Beja foram repensados os circuitos e reduzido o número de utilizadores presenciais no Arquivo.  A promoção e divulgação do património arquivístico passou a ser efetuada exclusivamente com o recurso ao ambiente digital.

O Arquivo Distrital de Beja adaptou-se a esta nova realidade, assegurando o normal funcionamento do serviço e apostando na contínua e crescente disponibilização de conteúdos de arquivo (descrições arquivísticas e representações digitais) em suporte digital para deste modo permitir que os utilizadores pudessem continuar os seus trabalhos de investigação e/ou dar continuidade a processos legais em curso.

(ARCHIVOZ) Por último, gostaria que nos desse a sua opinião sobre o que pensa serem os grandes desafios e oportunidades com que os profissionais da informação, em geral, e os serviços de informação arquivística, se deparam na atualidade.

(AT) A pandemia acelerou a procura de conteúdos e serviços suportados na totalidade pelo uso da tecnologia e, na minha opinião, essa tendência manter-se-á e será o “novo normal”.

A crescente procura de conteúdos de arquivo em ambiente web representa simultaneamente uma oportunidade e um desafio para os profissionais da área de arquivo. Perante esta realidade há a necessidade de qualificar os recursos humanos para serem capazes de responder de forma assertiva às alterações decorrentes da transformação digital que a sociedade, em geral, e a Administração Pública, em particular, estão a ser alvo.

Decorre deste contexto, outro dos desafios que se colocam aos profissionais da informação: a preservação digital. Há que dotar os recursos humanos dos serviços de informação de competências que garantam gestão eficiente da informação desde o momento da sua produção até ao seu armazenamento pelo tempo necessário e em condições de acesso e uso no futuro, garantindo a sua integridade, fidedignidade e autenticidade.

Para terminar, realço a necessidade de os profissionais adotarem estratégias que de promoção dos serviços oferecidos pelos arquivos, mas sobretudo para a necessidade de levar o arquivo até aos utilizadores, recorrendo para isso, as potencialidades oferecidas pela tecnologia.

Imagem cedida pelo entrevistado.


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

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