“Manter a agregação da informação dispersa em diferentes formatos, tipologias e canais, é um dos desafios atuais mais prementes”: Entrevista com Ana Rigueiro

Entrevistámos Ana Rigueiro, Diretora do Departamento de Arquivo, Documentação e Publicações dos Serviços Centrais da Universidade de Lisboa.

(ARCHIVOZ) Fale-nos um pouco do seu percurso formativo e das organizações em que desempenhou funções, antes de chegar aos Serviços Centrais da Universidade de Lisboa, onde se encontra desde dezembro de 2013.

(Ana Rigueiro) Iniciei o meu percurso profissional em 1991, numa época em que nos era possível escolher de entre diversas opções de trabalho. A escolha foi fácil, na medida em que a motivação de trabalhar na Universidade, ao Serviço Público, é algo que me está impresso desde menina. Tive a honra de iniciar o percurso profissional no Instituto Superior Técnico, ou Técnico – marca pela qual é também conhecido. Sendo uma instituição de ensino superior de referência o Técnico compreende um conjunto muito alargado de saberes e de competências, pelo que é uma instituição de referência para estudar e também para trabalhar. De 1991 a 2013 tive a oportunidade de desenvolver funções no Gabinete de Apoio à Pós-Graduação, na Contabilidade e de ser convidada para fundar o Núcleo de Arquivo do Instituto Superior Técnico, em 2006. Simultaneamente, fui vogal do Conselho de Gestão, membro da Assembleia de Representantes, do Conselho de Escola e da Assembleia Estatutária – numa época em que as Universidades vertiam em estatutos as novas disposições do RJIES e na qual também se discutiu a fusão das Universidades de Lisboa (UL) e da Universidade Técnica de Lisboa (UTL). Todas estas funções, e nenhuma em particular, foram muito gratificantes do ponto de vista pessoal e profissional, sobretudo porque permitiram “olhar” o Técnico e a Universidade do ponto de vista macro. E é tal como “olho” para a gestão da informação. Precisamos de a perceber no contexto em que se insere e precisamos de a entender do ponto de vista da estratégia, da tática, do operacional, das normas e dos recursos que existem e que temos ao nosso dispor. E precisamos de compreender a liderança, a cultura organizacional no coletivo e das pessoas em particular – dos profissionais, porque é este o recurso que lhe dá a vida e que a move – e dos clientes, a quem se destina o produto do nosso trabalho e que, no fim, a justifica.

A paixão pela gestão da informação nasceu já no final da licenciatura. Quando iniciei os meus estudos superiores não tinha uma área de interesse em particular, tinha muitas. Na medida em que me era difícil escolher, depois de uma breve experiência pelo direito e pelas relações internacionais, acabei por optar por uma formação de base que me permitiria obter um pouco do muito que gostava. Designada por assessoria de direção, do Instituto Superior de Línguas e Administração, esta licenciatura ofereceu competências em diversos domínios do saber, entre outras, letras, direito, economia e gestão. A paixão pelos arquivos, bibliotecas e museus, então despertado, conheceu a sua sequência no curso de especialização em ciências da informação e documentação, ministrado pela Universidade Nova de Lisboa. Com um curriculum e um calendário exigente esta formação de dois anos permitiu ter um contacto profundo com a gestão da informação. Tenho muito boas recordações desta fase, dos excelentes professores(as) e dos colegas com quem tive a honra de privar e que possibilitaram crescer profissionalmente. Mais tarde optei por complementar a minha formação em gestão estratégica e comercial e arquitetura organizacional de sistemas de informação – unidades do mestrado em engenharia informática, e um curso de especialização em gestão de projetos informáticos do Instituto Superior Técnico. Uma das vantagens do Processo de Bolonha é a construção personalizada do curriculum, através do qual a formação ao longo da vida pode ser personalizada e ir ao encontro de atualizar e desenvolver competências de que vamos sentindo necessidade.

Tive ainda a oportunidade de voltar ao Instituto Superior de Línguas e Administração para exercer funções de docente convidada na pós-graduação de ciências da informação e documentação e na licenciatura de secretariado e comunicação empresarial. Recentemente, a convite do Diretor-Geral da Direção-Geral dos Arquivos, dos Livros e Bibliotecas, tive a honra de participar como membro da Comissão Nacional de Avaliação IberArquivos para Portugal.

(ARCHIVOZ) Neste momento, desenvolve funções de direção no Departamento de Arquivo, Documentação e Publicações dos Serviços Centrais da Universidade de Lisboa. Como carateriza o seu trabalho neste cargo?

(AR) O trabalho tem sido desafiante. Iniciei funções na Universidade de Lisboa (ULisboa) após a fusão das antecessoras Universidade de Lisboa (UL) e Técnica de Lisboa (UTL), em 2013. O Departamento de Arquivo, Documentação e Publicações dos Serviços Centrais tem por competência o estabelecimento de critérios e instrumentos de gestão integrada dos Arquivos e Bibliotecas da Universidade, a gestão documental e bibliográfica dos Serviços Centrais, e o apoio à Editora e à Revista da Universidade.  Compreende o Serviço de Expediente, o Núcleo de Arquivo e o Centro de Documentação dos Serviços Centrais, a Editora e a Revista da Universidade de Lisboa. Tem, por isso, um duplo posicionamento: nos Serviços Centrais e na Universidade de Lisboa.

Do ponto de vista da Universidade existiam duas instituições com práticas e sistemas tecnológicos distintos, formatos de catalogação e normas não comunicantes, como no caso das Bibliotecas, ou infraestruturas, sistemas tecnológicos ou normas inexistentes, como no caso dos arquivos, e para os quais era necessário criar uma identidade própria – a da ULisboa, única e heterogénea, salvaguardando a identidade das suas escolas. Importava, sobretudo, criar um sistema de Arquivos e de Bibliotecas em rede, integrando todas as suas 18 escolas, capaz de oferecer um ponto de acesso único à sua comunidade académica e ao cidadão. Da perspetiva dos Serviços Centrais da Universidade, a necessidade de organizar um conjunto muito significativo de documentos acumulados herdados, cerca de 20.000 m.l., dispersos em 15 edifícios e armazéns no conselho de Lisboa. Iniciámos um projeto de identificação, transferência e de reorganização. Fora, entretanto, constituído um grupo de trabalho, para se elaborar um regulamento para todas as universidades e institutos politécnicos do país – o Regulamento de Avaliação de Documentação Acumulada para as Instituições de Ensino Superior (RADA-IES), que o Reitor da ULisboa apresentou ao Conselho de Reitores das Universidades Portuguesas, que o aprovou, e, em sequência, à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas que em 2016, lhe conferiu o estatuto de instrumento legal. A aplicação-piloto deste regulamento permitiu testar o instrumento em ambiente real, de que resultou o RADA-ULisboa, específico para a documentação da Universidade. Também o investimento na implementação de infraestruturas foi determinante para garantir a guarda e a preservação da informação – tanto para os documentos em suporte físico – com a implementação de 13.500 m.l. de depósitos normalizados -, como para os servidores que alojam os documentos digitalizados e nado-digitais.  O desafio tem sido esta construção.

(ARCHIVOZ) O que nos pode dizer dos principais fundos e coleções que se encontram no Departamento de Arquivo, Documentação e Publicações dos Serviços Centrais da Universidade de Lisboa, e dos instrumentos de acesso à informação, com vista à comunicação dos mesmos? O que distingue este arquivo dos demais?

(AR) O património documental da ULisboa está compreendido pelo universo dos Serviços Centrais, dos Serviços de Ação Social e das suas 18 Escolas. Os Serviços Centrais da Universidade compreendem a documentação produzida e recebida pela ULisboa e na qual se integra o Arquivo da Reitoria, do Estádio Universitário e do Museu Nacional de História Natural e da Ciência. Compreende ainda a herança do património documental do Instituto de Investigação Científica Tropical (IICT); Instituto Bacteriológico Câmara Pestana (IBCP); Universidade de Lisboa (UL); Universidade Técnica de Lisboa (UTL); Fundação da Universidade de Lisboa (FUL); Gabinete de Apoio da Universidade Técnica de Lisboa (GAUTL); Serviços de Administração e Ação Social da Universidade Técnica de Lisboa (SAASUTL). Este património data desde o séc. XIX e contém publicações, documentação e informação produzida, recebida ou herdada de interesse científico, cultural, administrativo, probatório ou legal – a memória coletiva das instituições que antecederam a ULisboa, da sua organização, das suas atividades e das pessoas que nela trabalharam ou estudaram. Incluem, entre muitos outros, relatórios e planos de atividades e contas; atas e decisões de órgãos de gestão; processos individuais; coleções de tirocínios; programas de cadeiras; livros de termos; recortes de imprensa; coleções de fotografias e diapositivos; documentos audiovisuais; documentos áudios; plantas de arquitetura e mapas.

Hoje, a Universidade de Lisboa dispõe de um sistema integrado de gestão de bibliotecas e de um sistema de gestão de arquivos – já implementado nos Serviços Centrais, que agora se estenderá a todas as escolas da Universidade. Ambos os sistemas apresentam as bibliotecas e os arquivos da ULisboa em rede, estão disponíveis em ambiente web, conferindo a oferta de pontos de acesso únicos para o património documental da ULisboa, direcionados à comunidade académica e ao cidadão

(ARCHIVOZ) Um tema incontornável, desde meados de março de 2019, e que, infelizmente, ainda continua na ordem do dia, é o novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19. Como Diretora do Departamento de Arquivo, Documentação e Publicações dos Serviços Centrais da Universidade de Lisboa, quais têm sido os grandes desafios que tem enfrentado, ao nível da organização do trabalho interno, do atendimento ao público e da difusão da informação?

(AR) O maior desafio foi o tempo e a gestão das pessoas – sobretudo gerir o sentimento de incerteza face à pandemia e ao tempo que a estaríamos a viver. No momento do primeiro estado de emergência, com a entrada obrigatória do teletrabalho, o Serviço de Expediente dos Serviços Centrais manteve-se sempre no terreno – fundamental para garantir que a documentação em suporte de papel era recebida, encaminhada e expedida. (Re)organizámos as atividades e os serviços para um ambiente eminentemente virtual. Formamos pessoas e mantivemos um acompanhamento com recurso a ambiente misto (presencial e virtual). Através da VPN foi possível aceder ao ambiente de trabalho. E tivemos de o fazer num espaço de dias. Implementámos o serviço de expediente digital para os Serviços Centrais e para a Universidade de Lisboa, através da digitalização da documentação entrada e saída e toda a documentação produzida foi objeto de assinatura digital qualificada, por forma a conferir valor probatório. As Bibliotecas da ULisboa contavam com um Serviço de Pesquisa Bibliográfico implementado em 2017 – uma ferramenta que permite a pesquisa de todos os recursos bibliográficos da ULisboa e das suas Escolas incluindo, entre outros, os recursos da B-on, repositório, catálogos da ULisboa – recursos importantes para apoiar as atividades de ensino e investigação -, e para o qual foram desenvolvidos manuais direcionados a reforçar a divulgação e a sua utilização junto da comunidade académica.

(ARCHIVOZ) É coautora do livro “Universidade de Lisboa: Museus, Coleções e Património”, publicado em 2016, pela Imprensa da Universidade de Lisboa. O que nos pode referir sobre o seu contributo para esta obra, coordenada por Marta Lourenço?

(AR) O livro “Universidade de Lisboa: Museus, Coleções e Património” é uma obra editada com uma ilustração rica e cuidada. Dá conta do notável património científico, histórico, artístico e arquitetónico da Universidade de Lisboa, incluindo os seus museus, coleções, bibliotecas e fundos documentais históricos, jardins botânicos, observatórios astronómicos e edifícios de arquitetura singular. O meu contributo assentou num capítulo “Livros e Manuscritos” no qual se dá conta do património arquivístico e bibliográfico da Universidade de Lisboa, desde o séc. XIV. Complementarmente ao Levantamento do Património Cultural da Universidade de Lisboa, realizado em 2015, cujos resultados se apresentam na seção “diretório”, desenvolve-se uma reflexão em torno do seu património bibliográfico e arquivístico, sobretudo aquele que possui uma dimensão cultural e cuja importância histórica, científica ou artística tem um interesse mais vasto do que a própria Universidade, na qual importa propor uma ação de futuro, que compreenda a preservação, tratamento e divulgação do património cultural da Universidade, produzido e colecionado ontem, hoje e amanhã.

(ARCHIVOZ) Finalmente, gostaria de lhe perguntar como vê o futuro dos arquivos em Portugal e quais pensa serem os grandes riscos, desafios e oportunidades para os seus profissionais?

(AR) Os arquivos em Portugal têm ainda um longo caminho por percorrer. Se pegar no exemplo da Universidade de Lisboa, cujo património data de 1892 e vê o seu primeiro serviço de arquivo formalmente constituído em 2006, temos uma perceção do contexto em que se encontram os Arquivos nas Universidades e no País. Do ponto de vista dos arquivos universitários, a par do tratamento documental e da divulgação dos arquivos administrativos, existe um outro desafio – o de recuperar os arquivos de ensino e investigação produzidos ou acumulados por centros de investigação que tradicionalmente detinham e detêm a sua autonomia. Costumo dizer que muita da história da Universidade está ainda por escrever, porque os documentos que a contam não foram ainda encontrados ou divulgados.

Não há produção, transmissão ou divulgação do conhecimento sem informação. Este recurso encontra-se hoje disponível sobre diferentes formatos (papel, digitalizado, nado-digital ou eletrónico), em diferentes tipologias (relatórios e planos de atividades; prestação de contas; atas de órgãos de gestão; processos individuais; fotografias e diapositivos; documentos áudio, audiovisuais; plantas de arquitetura e mapas) dispersos em múltiplos canais ou infraestruturas (sistemas tecnológicos de informação, e-mail, computador pessoal, na rede das instituições, na página web, no canal de youtube). Manter a agregação da informação dispersa em diferentes formatos, tipologias e canais, é um dos desafios atuais mais prementes. Este desafio conduz-nos necessariamente à oportunidade de esclarecer a “informação” e de a consolidar, na medida em que esta assenta e resulta da Instituição, das suas atividades, das normas e regulamentos, e do contexto sociocultural, estratégico e político onde está inserida.

Quem se apaixona pela ciência da informação sabe-o. Trata-se de um domínio de múltiplos saberes que encontrará sempre desafios, na medida em que o desenvolvimento sociocultural, tecnológico e das formas de comunicação não cessará de conhecer novas abordagens e novos impulsos.

Imagem cedida pelo entrevistado.


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

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