“Os arquivistas devem, com olhos postos no presente e no futuro, lutar por consolidar de vez o passado”: Entrevista com Miguel Infante

Entrevistámos Miguel Infante, Diretor de Serviços de Documentação e Arquivo da Secretaria-Geral da Educação e Ciência.

(ARCHIVOZ) Desde 2012 que é Diretor de Serviços da Direção de Serviços de Documentação e de Arquivo da Secretaria-Geral do Ministério da Educação e Ciência. Fale-nos do seu percurso profissional até chegar às funções que desempenha atualmente, para além do Projeto SIIAMEI – Sistema Integrado de Informação Arquivística do Ministério da Economia, de que foi coordenador-geral entre 2009 e 2011.

(Miguel Infante) O meu percurso com o mundo dos arquivos aconteceu de uma forma inesperada e apaixonada. Estava no 3º ano do curso de história na Universidade Livre de Lisboa e, para fugir a uma opção de Paleografia II, inscrevi-me na disciplina de “Biblioteconomia e Arquivologia”, na altura ministrada pela Dr.ª Maria Teresa Cardoso da Inspeção-Geral de Bibliotecas e Arquivos. Foi paixão, ver a história por dentro, a realidade das fontes. No fim desse ano letivo fui convidado para trabalhar no extraordinário Arquivo da Família Sampayo, com o Professor Nuno Daupiás de Alcochete. Este foi o meu primeiro contacto com os arquivos. Deste trabalho passei a integrar a equipa que transferiu o chamado “Arquivo das Secretarias de Estado”, da Amora para a Biblioteca Nacional.

Durante este trabalho acabei a licenciatura em história na Universidade Autónoma de Lisboa e fiz a Pós-graduação em Ciências Documentais – variante de arquivo, na Faculdade de Letras de Lisboa.

Ato continuo entrei para o Instituto Português de Arquivos, no ano da sua criação. Aqui entrei em contato com outra realidade apaixonante no mundo dos arquivos, a informatização. Trabalhei vários anos com a Dr.ª Ana Franqueira, onde iniciamos o processo de informatização dos arquivos históricos através do desenvolvimento do Arqbase. Foi uma altura fascinante, pois desde trabalhar com computadores de ecrã de fósforo e em modo DOS, acabamos por ver aparecer o Windows e a internet.

Do Instituto Português de Arquivos passei para o Arquivo Histórico Ultramarino, onde estive cerca de 15 anos. Desenvolvemos um trabalho de informatização e digitalização de fontes, bem como de recuperação do belo edifício do Palácio da Ega, onde o Arquivo está instalado.

Em 2005 fui para a Secretaria-Geral do Ministério da Economia como Chefe de Divisão de Arquivos, uma nova experiência, pois até aí sempre tinha trabalhado em arquivos históricos. Agora tinha de me preocupar com os arquivos correntes, com a gestão da informação arquivística e com o expediente, um novo desafio, onde aprendi muito.

Em 2012 fui convidado para ir trabalhar para Secretaria-Geral da Educação e Ciência, como diretor de serviços de documentação e de arquivo, cargo que detenho atualmente. Mais um desafio ao ter sob minha alçada os arquivos, mas também as bibliotecas e espólios museológicos.

Este percurso deu-me conhecimento das várias realidades dos arquivos e da arquivística portuguesa, bem como a minha passagem como professor das ex Pós-graduações da Faculdade de Letras de Lisboa e da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas e, a passagem por duas direções da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, deu-me uma imagem muito real do potencial, e dos defeitos, dos nossos profissionais.

Não querendo fugir à vossa questão, o SIIAMEI– Sistema Integrado de Informação Arquivística do Ministério da Economia, foi um projeto ambicioso que deu os seus frutos, pois permitiu dotar a Secretaria-Geral da Economia de um arquivo histórico, que não existia, e possibilitou o estabelecimento das bases para uma politica arquivista daquela área governativa.

Com o SIIAMEI foi criado um espaço físico de arquivo no MARL onde foram colocados cerca de 6.000 ml de documentação que estava espalhada por Lisboa, muita dela em condições muito pouco dignas. O arquivo criado era maioritariamente constituído por documentação em papel, mas incorporámos, em instalações próprias, o arquivo da Divisão para Pesquisa e Exploração do Petróleo, que tinha documentação em suporte magnético, bandas magnéticas com o registo de prospeções geológicas.

Com estas instalações começamos um trabalho de recolha e tratamento de documentação da Direções Regionais, o que permitiu preservar a documentação, libertar espaço físico nas várias instalações e começar a fornecer informação aos investigadores. Desenvolvemos uma politica de confiança. Todos os serviços sabiam que podiam contar com a Secretaria-Geral para recolher e tratar a documentação, mas também para lhes devolver os processos em caso de necessitarem, estamos a falar de processos de licenciamento na área da industria, comercio, termalismo, etc., processos que a qualquer momento poder ser reativados. Os serviços tinham a consciência que a documentação era sua, e nós, um veiculo para a tratar e preservar.

Esta movimentação da documentação era sempre feita a pedido das instituições, nunca imposto pela Secretaria-Geral. Tínhamos ótimas relações com as Direções Regionais e a Direção-Geral de Energia e Geologia (detentora de uma documentação fantástica).

Penso que o sucesso desta relação foi o fato de se ter baseado sempre em rostos. Desloquei-me a todas as instalações a ver as condições e a falar do projeto e das atividades que queríamos desenvolver. As pessoas viam rostos e não um nome institucional.

Com o SIIAMEI foi também feita a informatização do arquivo, utilizando o Archeevo, que foi disponibilizado no site da Secretaria-Geral, e começamos uma politica sistemática de digitalização.

Outra intervenção foi o trabalho desenvolvido no sentido de dotar os principais organismos de portarias de gestão documental.

Para o bom desenvolvimento do SIIAMEI contámos sempre com o apoio da DGLAB, que foi fundamental. Mas também não posso deixar de falar do papel do Secretário-Geral, Eng.º Mário Silva, que tinha uma perceção muito apurada para a importância do controlo da informação e dos arquivos, sabia que uma instituição, para ter sucesso, tinha de ter esta área bem controlada. Sem o seu apoio nunca teria sido possível existir um SIIAMEI.

(ARCHIVOZ) O que nos pode dizer sobre o Sistema Integrado de Informação do Ministério da Educação e Ciência (SIIMEC) da Secretaria-Geral do Ministério da Educação e Ciência.

(MI) O SIIMEC é um sistema que vai sendo desenvolvido gradualmente. A designação surgiu por influência do trabalho que fiz na Economia, é uma designação temporal.

A realidade da Secretaria-Geral da Educação e Ciência é outra e por isso este “sistema de informação” tem de ser desenvolvido gradualmente, até porque englobará as áreas das bibliotecas e dos museus. Acresce que a realidade arquivística nacional sofreu evoluções, não está, e muito bem, ao nível de 2005.

Até agora conseguimos a elaboração de um Plano de Classificação Comum às áreas governativas da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, e da Educação, que mereceu despacho do Senhor Ministro da Educação e Ciência, Prof. Nuno Crato, no sentido de tornar obrigatória a sua aplicação.

Dentro de um trabalho interno desenvolvemos o PAMDA- Projeto de Avaliação de Massas Documentais Acumuladas, que permitiu o levantamento de todas as massas documentais existentes nos organismos a que a SGEC dá apoio, contribuindo para o desenvolvimento de várias ações como a elaboração de Relatórios de Avaliação, e para ter uma ideias de um universo espantoso de documentação que ultrapassa os 60 quilómetros e que necessita de tratamento e estabilização.

Desenvolvemos uma politica de modernização dos recursos informáticos existente, inclusive com a criação de uma rede de centros de informação, baseado no Retrievo, onde se pode consultar, em bloco ou individualmente, a informação da Secretaria-Geral (arquivos, bibliotecas e museus), do Arquivo da Ciência e Tecnologia (FCT), do Arquivo Ciência Viva (Centros Ciência Viva) e da biblioteca do CCCM (Centro Científico e Cultural de Macau). Esta rede está aberta à inclusão de mais organismos, assim eles informatizem a sua documentação.

Iniciámos uma politica de difusão da informação com a criação no site de duas áreas novas, uma ligada à publicação de Instrumentos de Acesso à Informação (que já conta com 26 produtos consultáveis) e outra de Extensão Cultural, onde se publicam textos, estudos, normas desenvolvidas pela Direção de Serviços, bem como o resultado de atividade publica desenvolvida como as conferências “Em redor da Memória” e as exposições feitas na entrada da nossa biblioteca.

Uma das preocupações é disponibilizar muito do belo trabalho já existente, nomeadamente exposições virtuais, não sou nada adepto da politica de terra queimada. Queremos dar acesso a toda a informação existente, inovando, e explorando novos caminhos.

Um dos pilares em que se baseia este “sistema integrado” reside na digitalização das fontes, para disponibilizar ao publico, e na divulgação de documentação inédita que está no nosso depósito e não foi objeto de tratamento. Por outro lado, damos sempre apoio às instituições que o solicitam quer na vertente informação histórica, quer na vertente da gestão da informação, temos neste momento uma colaboração sempre ativa e bidirecional, com o Liceu Camões, Parque Escolar, Escola Secundária Anselmo de Andrade, entre outros.

Quando se fala do sistema de informação da SGEC não podemos deixar de referir a criação da Pltaforma@LOGON que vai desmaterializar todas as relações de gestão arquivística com a SGEC. Esta plataforma está virada essencialmente para as instituições das áreas governativas a que damos apoio, e também, para o cidadão em geral, e será uma porta de ligação com a CLAV.

Todas as interações, desde simples pedidos de apoio técnico ou de empréstimo de peças, até à elaboração de autos de eliminação, proposta de novos processos de negócio, pedidos de transferência para o arquivo central, serão feitos por esta plataforma. Os fluxos estão desmaterializados e poderão ser acompanhados, passo a passo, pelos requerentes. Pretende-se agilidade e transparência absoluta. Esperamos ter tudo concluído até final de 2021.

Este é um projeto cofinanciado pelo SAMA que permitirá, ainda, a atualização do Plano de Classificação Comum e a elaboração de uma portaria transversal. Estamos também a trabalhar na realização de um Relatório de Avaliação para o ensino básico e secundário, que permitirá a avaliação completa da documentação que se acumula nas escolas, sentimos que era uma necessidade que urgia colmatar.

Para este sistema de informação as ideias não param e estamos a trabalhar para reforçar uma rede de bibliotecas históricas, completando o trabalho desenvolvido pela SGEC e a Parque Escolar na catalogação das bibliotecas das escolas intervencionadas durante 2009-2012, o chamado BAME, bem como queremos impulsionar uma rede de objetos museológicos das escolas.

Para encerrar este tema, refiro que a SGEC está a trabalhar, com afinco, para encontrar um espaço que permita criar as condições ótimas de arquivo do seu espólio, substituindo o “velhinho” depósito de Camarate. O problema é que estamos a falar em mais de 30.000 metros lineares de documentação. Aqui o apoio, que sempre tive, da Direção da Secretaria-Geral é fundamental e é ativo.

(ARCHIVOZ) Ainda sobre a Secretaria-Geral do Ministério da Educação e Ciência, gostaria que nos falasse do arquivo da Direção-Geral das Construções Escolares, que considero particularmente interessante por se tratar de um arquivo de arquitetura na Administração Pública Portuguesa.

(MI) O arquivo da DGCE é um arquivo importantíssimo pois agrega toda a documentação ligada à construção e manutenção do edificado escolar português, em todos os graus de ensino. Quer do ensino primário, com todos os projetos do chamado Plano de Centenário, quer do ensino secundário e mesmo o ensino superior. Inclusive das escolas portuguesas no estrangeiro.

A sua importância é tão grande que é dos mais solicitados, quer para investigação histórica, quer para a reabilitação do edificado. Por exemplo, hoje somos muito solicitados pelas Câmaras Municipais para consultarem os projetos de construção das escolas preparatórias e secundárias, isto por que a gestão desses espaços passou do Governo Central para a Administração Local.

Além de todos estes processos é aqui que está toda a documentação ligada ao mobiliário escolar, projetos tipo entre outra.

O fundo DGCE tem ainda um belo arquivo fotográfico que retrata o edificado (desde a construção à utilização em ambiente letivo) bem como as componentes letivas (aulas de ginástica, lavores, etc).

Engraçado é observar a sua biblioteca que, sendo datada, reflete a preocupação existente na DGCE em ter acesso ao conhecimento arquitetónico mais recente. É uma rica biblioteca que estamos agora a catalogar.

Não nos podemos esquecer que para esta Direção-Geral trabalharam dos melhores arquitetos portugueses e dos melhores fotógrafos.

Este é um fundo ao qual estamos a fazer um grande esforço de divulgação da documentação, com o seu tratamento sistemático e publicação de IDD’s. Colaboramos também com outros projetos, como o Atlas Escolar, desenvolvido pelo Instituto Superior Técnico, que permitiu a digitalização e divulgação de uma parte importante da documentação das principais escolas portuguesas.

É uma rápida imagem do que é a DGEC, pois confesso que só este arquivo merecia uma longa e documentada entrevista.

(ARCHIVOZ) O novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19 colocaram grandes desafios aos arquivos, obrigando os seus dirigentes e colaboradores a adaptar-se a novas metodologias e formas de trabalhar. Como é que os Serviços da Direção de Serviços de Documentação e de Arquivo da Secretaria-Geral do Ministério da Educação e Ciência foram capazes de se adaptar e dar uma resposta eficaz aos problemas e oportunidades surgidas com esta nova realidade?

(MI) A situação vivida com o SARS-CoV 2 apanhou em cheio a Direção de Serviços que já estava numa situação precária devido a uma obrigatória mudança de instalações que se arrastava no tempo.

Aproveitámos este tempo para fazermos uma serie de trabalhos importantíssimos e que vinham sendo adiados.

Assim, com os técnicos em teletrabalho, começámos um processo de informatização dos IDD’s existentes em suporte papel, primeiro com a passagem da informação para ficheiros Excel e depois com a sua exportação para a nossa base de dados. Por outro lado, aprofundámos os trabalhos de eliminação de ruido nas bases de dados, todas, bibliotecas, arquivos e museus.

Ainda neste período procedemos à elaboração e publicação de uma série de IDD’s.

Uma das nossas preocupações foi sempre dar resposta aos utilizadores internos e externos, o que sempre fizemos. Por exemplo os utilizadores continuaram a fazer pedidos, mas em vez de irem consultar a documentação à Sala de Leitura, nós próprios fazíamos as buscas, digitalizávamos a documentação encontrada e dávamos acessos através do nosso site. Conseguimos responder a 95% dos pedidos feitos, só não respondemos a pedidos que recaíram sobre documentação que se encontrava inacessível, não por causa do COVID-19, mas pela situação de mudança de instalações.

Tenho de salientar que a SGEC fez um esforço enorme, mas permitiu que quase todos os trabalhadores estivessem ligados aos seus postos de trabalho por VPN. Além disso, para não se perder o sentimento de equipa, criamos um grupo de trabalho no WhatsApp, onde todos os dias falamos e realizávamos reuniões setoriais via zoom.

Aproveitamos também as deslocações ao depósito de Camarate para os técnicos se encontrarem e discutirem assuntos em tratamento. Estes encontros eram feitos com muito pouca gente e só em caso de absoluta necessidade.

(ARCHIVOZ) Foi professor, desde 1992, no Curso de Especialização em Ciências Documentais, que evoluiu para o atual Mestrado em Ciências da Informação e Documentação, da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, para além de também estar ligado ao Curso de Especialização em Ciências da Informação e da Documentação, da Faculdade de Ciências Sociais e Humana da Universidade NOVA de Lisboa, que arrancou em 2004. Considerando a extraordinária experiência como docente em Ciência da Informação, como encara a formação dos profissionais nesta área?

(MI) Fui professor como disse, neste momento já não exerço nenhuma função docente. Estou afastado desse mundo.

Não tenho a menor duvida que temos um elevado grau de excelência na formação ministrada nesta área a nível nacional. Penso que o reconhecimento geral dessa qualidade é mais prejudicado pelas “lutas de egos” existentes e não pela sua inexistência.

Aliás, um dos problemas da arquivística nacional, e falo desta por ser a minha área, sempre foi o embate de “escolas” e de “egos”, mas a evolução tem sido constante e, muitas vezes, pioneira.

Há aspetos na formação que sempre me preocuparam, como por exemplo os mestrados no figurino de Bolonha. É completamente diferente quem faz um mestrado apresentando uma tese fruto de um trabalho de investigação e interrogando causas, do que a presentação de um relatório de um trabalho prático desenvolvido.

Não é menosprezar um em relação ao outro, mas tem a ver com o substrato. Isso é perfeitamente visível no dia a dia dos profissionais. Mas reconheço que este problema não é especifico da área das ciências da informação.

Penso que uma das grandes lacunas sentidas hoje é a não existência de formação de nível médio. Este ponto está associado à extinção das carreiras, que reflete uma forma de pensamento muito comum nos nossos decisores, mas isso era outra entrevista.

Outra coisa que me preocupa são as modas e as suas influências no ensino. Estamos numa área muito técnica, e cada vez mais técnica, o alargar de influências para áreas afins, mas que não correspondem às necessidades reais do sector, pode descaraterizar a formação dada e produzir profissionais menos preparados para atacar os problemas existentes, diários, e muitos deles que se acumulam por décadas de inação.

(ARCHIVOZ) Uma derradeira questão, considerando o seu extraordinário trajeto nesta área, nomeadamente ao nível técnico, dirigente, docente e associativo, em que nesta último foi vice-presidente da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, hoje Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas, Profissionais da Informação e Documentação, como é que encara o futuro dos arquivos em Portugal e quais pensa serem os grandes desafios e oportunidades para os profissionais da informação?

(MI) Essa é uma questão muito complicada, porque os arquivos em Portugal sempre foram subalternizados. Têm momentos de reconhecimento e investimento, mas rapidamente voltam a um limbo inexplicável. Ou melhor, perfeitamente explicável. Os arquivos são orgânicos, são uma necessidade básica das sociedades, e enformam o melhor e o pior que as sociedades têm, por isso tanto podem ser uma “fonte segura”, como a base de muitos incómodos.

Para mim os arquivos têm sempre futuro, porque eles trazem em si o próprio futuro, este não se escreve e não se defende sem o conhecimento do momento atual e do passado. O que é preciso é que os profissionais, e quem os representa, defendam que tratar os arquivos é manter um pilar que nos une como nação, é manter a nossa identidade, mesmo a nível micro, manter os arquivos é defender o reconhecimento institucional de cada organização.

É preciso ter a noção que a informação contida nos arquivos, e aqui estou a falar da informação pública, não é só do seu produtor, mas de todos, por isso tem de ser gerida, com as devidas regras, mas sempre defendendo um acesso igual e transparente a todos.

Já repararam que muitas das chamadas “noticias bombásticas” que aparecem na comunicação social tem a ver com uma má prática arquivística das instituições e a indefinição de muito conceitos?

Os problemas existentes estão ligados a uma tradicional falta de investimento de recursos monetários e humanos, mas também à tomada resoluções completamente descabidas e sem a mínima noção, como a deslocalização dos arquivos, ao embarcar-se em medidas de digitalização como forma de eliminação do papel, muitas delas sem os devidos cuidados e depois, nem digital, nem papel, e por aí fora.

Por exemplo, na área onde hoje me movo existe a figura do professor bibliotecário, essencial para a Rede de Bibliotecas Escolares, porque não existe a figura do professor arquivista, para garantir uma gestão rigorosa da informação das escolas?

A própria posição hierárquica do órgão coordenador é bem demonstrativa que se quer uma área a trabalhar, mas sossegadinha e não com muito poder.

Como disse, já pertenci à direção da Associação Profissional, à qual me encontro atualmente completamente afastado. Apesar de achar que a Associação tem feito um excelente trabalho nestes últimos anos, sendo mais interventiva, mais politica, continuam a embarcar em modas desviando-se das necessidades prementes da classe. A própria mudança do nome da Associação é disso bem exemplo.

Eu acho que os arquivistas, e a sua Associação, devem exigir do Estado um tratamento correto dos seus arquivos. Devem exigir a existência de arquivistas em todas as instituições e que as tomadas de decisão sobre gestão documental, e informacional, seja participada.

Deve ser exigido ao Estado um investimento no sentido de acabar de vez com a conversa de arquivos em sótãos e amontoados, conversa que ouço ainda hoje, passados 35 anos de atividade profissional.

Devem-se tomar decisões, complicadas com toda a certeza, mas necessárias, como a definição da tutela da documentação produzida por pessoas que ocupam cargos públicos; a classificação de interesse nacional, e por isso inalienável, de arquivos estratégicos do setor privado; o estabelecimento de regras de desmaterialização que tenham em vista a sua realização, e garantia de futuro, e não exercícios académicos de aplicação de normas, enfim um mundo sem fim.

Os arquivistas devem, com olhos postos no presente e no futuro, lutar por consolidar de vez o passado. Devem dar passos que tenham sempre continuidade, é muito mau, e descredibilizador, abrir várias frentes de combate e não dar sequência a nenhuma delas.

Imagem cedida pelo entrevistado.


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

Banner portugués

%d bloggers like this: