Cenário de surgimento da Redata e escopo de suas ações
A fundação da Redata aconteceu em 1987, há 37 anos. Inicialmente focada na elaboração de textos técnicos e promocionais, manuais, treinamentos e revisão/copy desk de textos, a empresa passou por uma reestruturação em 1993 para se concentrar em gestão documental e da informação, oferecendo soluções completas para a organização de documentos, arquivos corporativos, centros de documentação e memória, acervos privados e bibliotecas.
Em uma época em que o cenário dos arquivos era dominado por documentos físicos, muitas vezes armazenados sem critérios técnicos, e, posteriormente, dominado pelo advento dos microcomputadores e o “boom” da informática, as organizações enfrentavam grandes desafios para gerenciar seus documentos de forma eficaz, para recuperar e ou evitar de perda de informações, tanto quanto custos operacionais elevados. Diante disso, percebia-se que existia uma lacuna no mercado em relação a serviços de organização, criação de sistemas informatizados de gestão e controle, especialmente durante as décadas de 1980 e 1990.
As empresas muitas vezes possuíam bibliotecários responsáveis pelos acervos bibliográficos e técnicos, mas eram mantidos longe dos acervos arquivísticos, delegados a menores aprendizes que não dispunham de apoio profissional para a realização da tarefa que, infelizmente, ainda em nossos dias é vista como algo menos importante na lista de prioridades e orçamento das empresas. Ainda hoje, vemos que pouquíssimas instituições conseguem vincular a gestão documental a indicadores de produtividade e rentabilidade, e essa miopia segue em crescimento.
Nesse sentido, a Redata, percebendo a oportunidade, começou a buscar parceiros e, em conjunto, propor soluções que não só atendiam às necessidades imediatas de arquivamento físico, mas também pavimentavam o caminho para a gestão documental eletrônica e digital e a vinculação disso à produtividade e rentabilidade da organização.
Ao longo das últimas quatro décadas, a Redata ampliou seu escopo de atuação e segue propondo soluções para a gestão da informação, visando segurança, rastreabilidade e agilidade nos processos decisórios, otimizando espaços e garantindo a preservação dos acervos documentais de seus clientes. Os serviços oferecidos são caracterizados por um enfoque detalhista e personalizado, adaptando-se às necessidades específicas de cada um dos seus clientes.
A Redata prioriza as matrizes da arquivística e da biblioteconomia para projetar seus processos de trabalho. No que tange aos arquivos, uma equipe especializada começa com a análise do fluxo de documentos e das necessidades informacionais da organização. A partir dessa avaliação, desenvolve um plano de gestão documental que pode incluir a organização física dos arquivos, digitalização, implantação de sistemas de gestão eletrônica de documentos e capacitação dos funcionários para o uso dessas novas ferramentas. Além disso, oferece serviços de manutenção e atualização contínua, garantindo que os sistemas permaneçam eficientes e alinhados com as melhores práticas do setor.
Os serviços são procurados por organizações, instituições e pessoas físicas por uma variedade de motivos: atender a requisitos regulatórios e melhorar a eficiência operacional e informacional, assegurar conformidade legal e preservar o patrimônio documental e a memória corporativa, são alguns deles.
Entre as áreas de atuação da Redata, destacam-se no ramo da arquivística: 1. Gestão Documental: metodologias para o arquivamento, controle, consulta e eliminação segura de documentos; 2. Arquitetura da Informação: essencial para organizar de maneira lógica e compreensível o vasto conteúdo gerado nas empresas e espalhados em diversos repositórios. Isso resulta em acesso mais ágil aos arquivos eletrônicos e digitais e consequentemente às informações; 3. Memória Corporativa: serviço essencial de preservação da documentação histórica das empresas, incluindo documentos, fotos, vídeos e áudios. Criamos inventários detalhados para garantir a integridade dos ativos e fortalecer a identidade e cultura organizacional. Cabe salientar que a multidisciplinaridade envolve tais ramos de trabalho, mas aqui quisemos assim salientar para demonstrar que se respeita princípios arquivísticos no conjunto dessas atividades.
Com enfoque a partir de princípios da documentação, temos: 1. Gestão de Metadados: desenvolvida particularmente para o mercado editorial, considerando que a classificação correta dos livros é crucial para sua visibilidade e vendas. Oferecemos revisão e atualização dos metadados já existentes, criação de novos cadastros e padronização entre sistemas (por exemplo: Metabooks, BookInfo, Bookwire, ISBN na CBL, sistemas ERP etc.); 2. Pesquisa Especializada: serviço especializado de pesquisa bibliográfica e iconográfica, ideal para profissionais que necessitam de informações detalhadas e precisas para seus projetos. Inclui a pesquisa em arquivos e bibliotecas públicas e privadas, coleta de informações referenciais (áudio e vídeo), entrevistas e coletas de depoimentos e seleção e análise crítica do material. Nossas pesquisas embasam biografias, documentários, romances históricos, Podcasts, artigos acadêmicos, projetos audiovisuais e outros. Reduzimos o tempo necessário para a escrita, permitindo que os autores se concentrem exclusivamente no desenvolvimento do texto.
Na área de difusão e comunicação interna e externa: 1. Produção Audiovisual: vídeos especializados para programas governamentais, como o Programa Nacional do Livro e do Material Didático (PNLD), até conteúdos dinâmicos para redes sociais, como Instagram e TikTok, além de Podcasts; 2. Technical Writing: a elaboração de textos técnicos detalhados e acessíveis para a comunicação clara e eficaz de processos e produtos, ajudando empresas de diversos setores a engajar seus públicos e a garantir a correta utilização de seus serviços.
Na área de gestão, Governança de Projetos e Documentos, vitais para a integridade e acessibilidade das informações ao longo do tempo. Esses serviços são particularmente importantes para empresas que operam em setores regulados, em que a conformidade com normas e procedimentos é crítica. Especificamente para as editoras, a Redata oferece suporte na gestão de editais de governo, incluindo Programa Nacional do Livro e do Material Didático (PLND), dito anteriormente, e Minha Biblioteca, assim como em outros tipos de projetos. Além disso, auxiliamos na preparação e inscrição em premiações para ampliar as oportunidades de reconhecimento das editoras.
Transformação e Oportunidade: Os desafios da gestão documental contemporânea
Durante a trajetória da Redata foram enfrentados diferentes desafios na organização eficiente de acervos físicos e eletrônicos, fazendo com que se elabore soluções para a gestão da informação de forma híbrida. De modo geral, enfrentamos os desafios que refletem o quão é paradoxal a sociedade da informação contemporânea. Um dos principais obstáculos é a resistência às mudanças que se manifesta nas organizações que, por desconhecerem as estratégias especializadas de gestão da informação, acabam interpretando essas iniciativas como custo adicional, em vez de enxergá-las como um investimento, apesar de toda a demanda existente por informação.
A necessidade de ainda precisarmos explicar o básico sobre a importância da gestão documental e da informação para as empresas, mesmo após décadas de avanços tecnológicos e de experiências compartilhadas entre as empresas sobre o assunto, revela o panorama desafiador desse campo. Observamos que essa dificuldade não decorre de mero desconhecimento técnico, mas da ausência de uma visão estratégica que reconheça os documentos como ativos essenciais. É imperativo que tanto as organizações, quanto, especialmente, seus líderes compreendam a importância da gestão documental e da informação reconhecendo, genuinamente, o seu impacto na eficiência, produtividade e na tomada de decisões.
A gestão documental vai muito além de arquivar papéis. Ela garante conformidade regulatória, segurança, otimização de recursos e preservação da memória corporativa. No entanto, a resistência cultural e a falta de entendimento continuam a dificultar a aceitação desse trabalho. É preciso desmistificar a ideia de que gerir documentos é uma tarefa puramente administrativa, mas um recurso fundamental para a sustentabilidade e o crescimento organizacional.
Na era digital, surgem novos desafios relacionados à preservação de documentos eletrônicos e à segurança da informação. Com a rápida evolução tecnológica, os formatos de arquivos podem se tornar obsoletos, e a proteção contra ciberataques se torna uma prioridade. Além disso, a conformidade com regulamentações rigorosas, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) no Brasil e a General Data Protection Regulation (GDPR) na Europa, adiciona uma camada extra de complexidade à gestão documental.
Outro desafio crítico é a integração de sistemas legados com novas tecnologias. Empresas que utilizam sistemas antigos muitas vezes enfrentam dificuldades na transição para soluções mais modernas, especialmente quando esses sistemas não são compatíveis com as tecnologias mais recentes. Esses desafios evidenciam a importância da inovação contínua e da adaptação estratégica, garantindo que a empresa continue a se destacar em sua área de atuação.
Referências:
Imagem de cabeçalho: Créditos: https://pt.vecteezy.com/fotos-gratis/arquivo”>Arquivo Fotos de banco de imagens por Vecteezy.
Felipe Lorenzi
Analista de Informação Sênior
Felipe Lorenzi é um profissional com experiência em gestão documental e organização da informação. Formado em História, possui licenciatura pela UNIESP (2014) e bacharelado pela UNICID (2023), além de ser especialista em gestão documental pela FESPSP (2016). Atualmente, cursa o Mestrado em Educação com ênfase em Organização e Gestão de Centros Educativos pela UNEATLANTICO. Na Redata, atua como Analista de Informação Sênior, destacando-se por sua contribuição em projetos de gestão de documentos físicos e digitais, otimizando o uso e preservação de acervos corporativos e privados.
Artigo editado por Simone Silva Fernandes.
