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Um panorama sobre a gestão do conhecimento com ênfase nos aspectos humanos

Introdução

 De forma acentuada, os temas relacionados à gestão do conhecimento propagam-se pelas organizações, independente de seu porte, área de atuação, segmento e natureza. Como não poderia deixar de ser, exige-se que os profissionais envolvidos não somente interem-se dos projetos e iniciativas de gestão do conhecimento, mas assumam uma postura proativa e engajada frente às diversas demandas, o que exige a busca constante pela aprendizagem e pelo fomento de competências, envolvendo conhecimentos, habilidades e atitudes. Em gestão do conhecimento não há reserva de mercado: o espaço existe e será ocupado pelos profissionais que se demonstrem mais preparados e com espírito colaborativo. Nesse sentido, a seguir são apresentados os conceitos básicos de gestão do conhecimento objetivando principalmente reforçar a importância do elemento humano como agente catalisador dos processos de captação, organização e disponibilização do conhecimento, contribuindo para a aprendizagem individual e organizacional.

1 Aspectos conceituais da criação do conhecimento

 O significado da palavra “conhecimento” na língua portuguesa está relacionado ao ato de conhecer, ter uma ideia, noção, etc. Além disso, muitas vezes é utilizada como sinônimo de informação e de experiência. Sob o enfoque administrativo, conhecimento é uma das entidades que compõem a clássica tríade: dado, informação e conhecimento. A característica básica dessas entidades é apresentada no quadro 1:

Quadro 1 – Entidades: Dado/Informação/Conhecimento

Dado
Informação
Conhecimento
  • Simples observações sobre o estado do mundo
  • Dados dotados de relevância e propósito
  • Informação valiosa da mente humana
  • Inclui reflexão, síntese, contexto
  • Facilmente estruturado
  • Facilmente obtido por máquinas
  • Frequentemente quantificado
  • Facilmente transferível
  • Requer unidade de análise
  • Exige consenso em relação ao significado
  • Exige necessariamente a mediação humana
  • De difícil estruturação
  • De difícil captura em máquinas
  • Frequentemente tácito
  • De difícil transferência
  • Organizados através dos Bancos de Dados
  • Gerenciadas através dos Sistemas ou Serviços de Informação
  • Gerenciados através das Unidades de Conhecimento

Fonte: Adaptado de Davenport e Prusak (1998, p. 1-8)

O processo de criação do conhecimento foi estudado e estruturado conceitualmente pelos pesquisadores japoneses Nonaka e Takeuchi (1997) e, segundo eles, consiste na dinâmica das atividades proporcionada pela interação entre elos humanos, documentos, treinamentos, reuniões e decisões que, essencialmente, constitui o processo sob o qual a organização retém, utiliza e repassa o conhecimento. Nesse contexto, o conhecimento baseia-se em dados e informações, porém, ao contrário deles, está sempre ligado às pessoas, que são os agentes diretos que desencadeiam a transição de dados e informação para conhecimento.

Ainda, segundo os autores japoneses, o conhecimento é dividido em dois grandes tipos: o conhecimento tácito e o conhecimento explícito. O conhecimento tácito, altamente subjetivo, é caracterizado pela experiência e pelo resultado obtido através da prática; em razão dessa característica, é dificilmente visível e exprimível; é altamente pessoal e difícil de formalizar; abrange ideias, valores, emoções e ideais. Envolve fatores intangíveis, sendo de difícil articulação em linguagem formal, já que se baseia no ser humano a partir da interação de duas dimensões: uma técnica e a outra cognitiva. A dimensão técnica se refere às habilidades do indivíduo (know-how), enquanto a dimensão cognitiva se refere aos modelos mentais, crenças, intuição e percepções do indivíduo, moldando sua forma de perceber o mundo. Já o conhecimento explícito é objetivo e é caracterizado pela racionalidade, pela sequencia e pela teoria. É sistemático (palavras, números, símbolos, etc). Refere-se àquele conhecimento articulado em linguagem formal, externalizado, objetivo, tangível, documentado, que pode ser encontrado em textos, livros, relatórios, documentos escritos em geral, sendo de fácil coleta, codificação e recuperação (NONAKA; TAKEUCHI, 1997).

A criação do conhecimento está baseada na conversão relacional entre o conhecimento tácito e o explícito. A interação entre eles cria os quatro modos de conversão do conhecimento: Socialização, Externalização, Combinação e Internalização. O detalhamento desses conceitos é apresentado no quadro 2:

 

Quadro 2: Os modos de conversão do conhecimento

Socialização
Externalização
Combinação
Internalização
  • Compartilhar
  • Conceituar
  • Sistematizar
  • Operacionalizar
Tácito a tácito

 

Tácito a explícito

 

Explícito a explícito

 

Explícito a tácito
  • Criação do conhecimento a partir da observação, da prática, do compartilhamento de experiências, “do fazer junto”.
  • Criação de conhecimento pela articulação do conhecimento tácito e sua transformação em conhecimento explícito, ato de conceituação
  • Criação do conhecimento pela combinação de dados, informações e conhecimentos sistematizados e articulados formalmente
  • Criação de conhecimento pela comunicação de conhecimentos explícitos que, quando absorvidos e processados pelos indivíduos são entendidos intuitivamente e traduzidos em conhecimento tácito

Fonte: Adaptado de Nonaka e Takeuchi (1997, p.68)

A construção do conhecimento é um processo individual; duas pessoas produzem conhecimentos diferentes a partir da mesma informação (objeto), principalmente porque possuem conhecimento tácito diferente e a leitura que cada um faz de determinada situação é eminentemente pessoal. A maneira como cada um vê e absorve a informação – a relação do indivíduo com o objeto – é que determinará o conhecimento a ser construído. Já a transferência do conhecimento dá-se basicamente pela informação: transferido de forma indireta por meio de veículos como palestras, apresentações, aulas e pela tradição: transferido de forma direta, de pessoa para pessoa, por meio do aprendizado pela prática. É o clássico caminho do aprender com os mais experientes ou mais velhos. Nesse sentido, sem a interação humana, não há a criação do conhecimento, essa é a base dessa teoria cuja premissa deve ser considerada em qualquer projeto ou iniciativa relacionada ao tema.

Sob esses aspectos, distintos dos outros recursos disponíveis, o conhecimento é o único recurso que aumenta com o uso, ou seja, quanto mais for utilizado, mais conhecimento é gerado e assim sucessivamente, em uma crescente exponencial. O ambiente tem um papel fundamental, nesse contexto, por possibilitar a conexão entre as pessoas. Aliás, como já assinalado, todo o processo de criação do conhecimento está fundamentando nas relações humanas; e a gestão do conhecimento, como será visto a seguir, envolve processos e recursos tecnológicos, mas depende diretamente da predisposição das pessoas em compartilhar conhecimento.

 

2 A gestão do conhecimento

 O conceito de gestão do conhecimento, assim como o próprio conhecimento nas organizações, é dinâmico e envolve várias abordagens. Entende-se que a gestão enquanto processo envolve uma série de etapas que visa identificar, captar, organizar, disseminar, compartilhar e reutilizar o conhecimento de uma organização; o conhecimento explícito, registrado em diversos formatos e mídias; e o conhecimento tácito, que envolve as experiências, habilidades e competências humanas.

Algumas definições clássicas de gestão do conhecimento complementam essa visão, como podemos observar:

  • “É o processo pelo qual a organização gera riqueza, a partir do seu conhecimento ou capital intelectual” (BUKOWITZ; WILLIAMS, 2002, p. 17).
  • “Conhecimento tem sido caracterizado como um ativo e o modelo implantado para gerir o conhecimento nas organizações tem sido denominado como Gestão do Conhecimento” (DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p.14).

Para que uma organização implante a gestão do conhecimento, vários caminhos podem ser trilhados:

  • Capturar, armazenar, recuperar e distribuir ativos tangíveis de conhecimento, tais como patentes, direitos autorais, documentos arquivísticos.
  • Coletar, organizar e disseminar conhecimentos intangíveis, tais como know-how e especialização profissional, experiência individual, soluções criativas, etc.
  • Criar um ambiente de aprendizado interativo, no qual as pessoas transfiram prontamente o conhecimento, internalizem-no e apliquem-no para criar novos conhecimentos (adaptado de DAVENPORT; PRUSAK, 1998).

Pode-se afirmar que somente as organizações que aprendem continuamente sobreviverão, principalmente considerando a dinâmica dos negócios atuais, cuja inovação e excelência caminham lado a lado, exigindo processos dinâmicos e eficazes. Embora todas as organizações gerem e utilizem conhecimento, somente algumas poucas gerenciam de fato este conhecimento como elemento crítico para a sua manutenção e evolução. Certamente, isso as difere das demais.

Em relação aos objetivos e benefícios da gestão do conhecimento, segundo Davenport e Prusak (1998), podemos citar:

  • Criar repositórios de conhecimento que reúnam tanto conhecimento quanto informação, principalmente documentos escritos. Estes repositórios podem ser de três tipos: conhecimento externo (inteligência competitiva); conhecimento interno estrutural (documentos arquivísticos, relatórios, produtos, procedimentos e técnicas); conhecimento interno tácito ou informal.
  • Proporcionar ou aumentar o acesso à informação e ao conhecimento, facilitando sua difusão dentro da organização. São enfatizados a conectividade, o acesso e a transferência de informação e conhecimento. A base para tais processos são as tecnologias digitais que garantem a alimentação, o acesso e a transferência em tempo real. O estabelecimento de normas e padrões são essenciais para organizar a memória digital.
  • Criar um ambiente positivo onde a criação, transferência e uso do conhecimento sejam valorizados. Isso envolve visão, valores e comprometimento das lideranças dispostas a encorajar a criatividade individual e o trabalho em equipes multifuncionais.
  • Reconhecer o conhecimento como um bem e enfatizar seu valor para a organização.

A gestão do conhecimento, além disso, conta com alguns elementos essenciais para que seja efetivamente implantada e, o que é mais complexo, seja sustentável:

  • Alta Direção e Lideranças: sem o direcionamento e o apoio irrestrito dos dirigentes, as iniciativas de gestão do conhecimento podem até ser implantadas, mas dificilmente serão mantidas a médio e longo prazo. A alta direção assegura a manutenção do foco e viabiliza o processo como um todo.
  • Tecnologia da Informação: o papel da tecnologia é muito acentuado, principalmente nos repositórios de conhecimento explícito, onde os conhecimentos registrados e armazenados podem ser acessados prontamente por qualquer colaborador autorizado e objetivam facilitar o compartilhamento de conhecimento ao permitir que as pessoas se encontrem rapidamente e que sejam estabelecidos contatos;
  • Gestão de Pessoas: o conhecimento é gerado através da interação humana e seu papel é crucial nas iniciativas de gestão do conhecimento, principalmente se considerarmos que somente um funcionário motivado terá predisposição e interesse para compartilhar seu conhecimento com os demais, tendo em vista os fatores que envolvem esse processo (como poder, insegurança, políticas internas, dentre outros).
  • Serviços de Informação (Bibliotecas e Arquivos): responsáveis pelos processos de gestão da informação e documentação tem papel fundamental na retenção, organização e disseminação do conhecimento e a cada dia ganham mais espaço nas organizações envolvidas estrategicamente com gestão do conhecimento (Adaptado de TERRA, 2005b).

Tendo como pano de fundo esse rápido panorama da gestão do conhecimento, serão apresentados alguns exemplos de iniciativas ligadas à gestão do conhecimento com o objetivo de deixar o tema mais concreto para implantação nas organizações.

 3 Alguns exemplos de iniciativas de gestão do conhecimento

Com base na divisão teórica de Davenport e Prusak (1998), o quadro 3 apresenta algumas iniciativas de gestão do conhecimento a partir dos três eixos: gestão de ativos tangíveis, gestão de ativos intangíveis e ambiente de aprendizado. Em vários casos, a iniciativa pode ser categorizada em mais de um tipo, mas para efeito de visualização ela foi incluída no de maior relevância:

 

Quadro 3: Iniciativas de gestão do conhecimento

Tipo
Descrição
Gestão de ativos tangíveis

(conhecimento explícito)

 

Ferramentas de colaboração como portais, intranets e extranets Portal ou outros sistemas informatizados que capturam e difundem conhecimento e experiência entre trabalhadores/departamentos. Um portal é um espaço web de integração dos sistemas corporativos, com segurança e privacidade dos dados. O portal pode constituir-se em um verdadeiro ambiente de trabalho e repositório de conhecimento para a organização e seus colaboradores, propiciando acesso a todas as informações e aplicações relevantes, e também como plataforma para comunidades de prática, redes de conhecimento e melhores práticas.
Gestão de Conteúdo Representação dos processos de seleção, captura, classificação, indexação, registro e depuração de informações. Tipicamente envolve pesquisa contínua dos conteúdos dispostos em instrumentos, como bases de dados, árvores de conhecimento, redes humanas, etc.
Memória organizacional/

Lições aprendidas/

Banco de Conhecimentos

Registro do conhecimento organizacional sobre processos, produtos, serviços e relacionamento com os clientes. As lições aprendidas são relatos de experiências onde se registra o que aconteceu, o que se esperava que acontecesse, a análise das causas das diferenças e o que foi aprendido durante o processo.
Gestão de ativos intangíveis

(conhecimento tácito)

 

Banco de competências individuais/

Banco de Talentos/

Páginas Amarelas

Repositório de informações sobre a capacidade técnica, científica, artística e cultural das pessoas. A forma mais simples é uma lista on-line do pessoal, contendo um perfil da experiência e áreas de especialidade de cada usuário. O perfil pode ser limitado ao conhecimento obtido por meio do ensino formal e eventos de treinamento e aperfeiçoamento reconhecidos pela Instituição, ou pode mapear de forma mais ampla a competência dos funcionários, incluindo informações sobre conhecimento tácito, experiências e habilidades negociais e processuais.
Coaching Similar ao mentoring, mas o treinador não participa da execução das atividades. Faz parte de processo planejado de orientação, apoio, diálogo e acompanhamento, alinhado às diretrizes estratégicas.
Melhores Práticas

(Best Practices)

 

Difusão de melhores práticas, que podem ser definidas como um procedimento validado para a realização de uma tarefa ou solução de um problema. Inclui o contexto onde pode ser aplicado.
Mentoring Modalidade de gestão do desempenho na qual um expert participante (mentor) modela as competências de um indivíduo ou grupo, observa e analisa o desempenho, e retroalimenta a execução das atividades do indivíduo ou grupo.
Narrativas

 

Técnicas utilizadas em ambientes de gestão do conhecimento para descrever assuntos complicados, expor situações e/ou comunicar lições aprendidas, ou ainda interpretar mudanças culturais. São relatos retrospectivos de pessoal envolvido nos eventos ocorridos.

Fonte: Adaptado de Alvares (2007, não paginado)

A análise das iniciativas apresentadas ilustra que a gestão do conhecimento não pode e não deve ser considerada com uma atividade com começo/meio e fim. Assim como as pessoas e as organizações, a gestão do conhecimento é dinâmica e está diretamente relacionada à maturidade das pessoas em relação ao compartilhamento do conhecimento e a disponibilização de recursos para reter e compartilhar o conhecimento.  Implantar um recurso tecnológico, por exemplo, é apenas uma etapa da gestão do conhecimento, que deve considerar várias outras iniciativas as quais envolvam os aspectos de gerenciar os ativos tangíveis, os ativos intangíveis e criar continuamente espaços motivadores para que as pessoas interajam e aprendam coletivamente.

 Considerações Finais

Questões fundamentais da gestão do conhecimento foram apresentadas e espera-se que os profissionais envolvidos em sua implantação se sensibilizem para o fato de que a gestão do conhecimento não é algo a ser implantando “do zero”, e sim algo a ser diagnosticado e melhorado nas organizações. Isso porque, mesmo sem ter um direcionamento estratégico, todas as organizações já convivem com processos de obtenção, organização, disseminação e compartilhamento de dados, informações e de conhecimentos, mesmo que de forma desestruturada. A gestão do conhecimento, nesse sentido, possibilita a sistematização desses processos de maneira uniforme visando à efetiva gestão desse recurso, de maneira eficaz e alinhada aos objetivos da organização, tendo como foco principal o elemento humano.

REFERÊNCIAS

ALVARES, L. Gestão do Conhecimento: breve introdução. Brasília: UnB, 2007. Não paginado.

BUKOWITZ, W.R.; WILLIAMS, R.L. Manual de gestão do conhecimento: ferramentas e técnicas que criam valor para a empresa. Porto Alegre: Bookman, 2002.

CHOO.W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: SENAC, 2003.

DAVENPORT, T.H. Ecologia da Informação: por que só a tecnologia não basta para ter sucesso na era da informação. Tradução: Bernadette Siqueira Abraão. São Paulo: Futura, 2000.

DAVENPORT, T.H.; PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, 1998.

NONAKA, I.; TAKEUCHI, H. Criação de conhecimento na Empresa: como as empresas japonesas geram a dinâmica da inovação. 9. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997.

TERRA, J. C. C. Gestão do Conhecimento: o grande desafio empresarial. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005a.

______. Gestão do Conhecimento: as sete dimensões. São Paulo: Negócio, 2005b.

VALENTIM, M. L. P. Inteligência competitiva em Organizações: dado, informação e conhecimento. DataGramaZero – Revista de Ciência da Informação, Rio de Janeiro, v.3, n.4, ago. 2002.

Digitalização de Documentos: Qualidade ou Quantidade?

APRESENTAÇÃO

Os últimos anos vêm sendo marcados pelo aumento vertiginoso de projetos de digitalização de documentos, fruto do avanço tecnológico vivenciado nessa Era Digital. Esses processos estão sendo realizados tanto em instituições públicas, quanto privadas, e inclusive por pessoas físicas. Muitos buscam a digitalização, quase sempre tendo como justificativa a otimização de processos e a disponibilização do espaço físico para atividades finalísticas.

Alguns justificam digitalizar documentos em função da redução de custos dos processos, mas tal argumento é questionável, visto que os custos com digitalização e guarda digital podem chegar a altos valores, o que ainda assim não torna o investimento desnecessário, ou inviável, é preciso avaliar entre tantas variáveis, os resultados que podem trazer, especialmente no que diz respeito ao direito de acesso à informação e a transparência dos atos institucionais. Dessa forma, é necessário encontrar uma equação que viabilize a realização de projetos de digitalização de documentos.

Este artigo busca refletir, mesmo que de forma sintética, sobre conceitos da área da digitalização, e aspectos de produtividade, buscando a correlação entre a qualidade e quantidade quando da realização de projetos que tenham como objetivo a digitalização de documentos, sejam estes arquivísticos ou bibliográficos.

O QUE É DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS?

Antes de tudo, é necessário esclarecer o que se entende por digitalização. Conhecida também como transladação, digitalizar, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA, 2005), é o processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner. Entende-se, no entanto, que não ocorre bem uma transformação, e sim a geração de um representante digital. Se tomarmos o exemplo da fotografia, ficará fácil a compreensão desse fenômeno, ao fotografarmos uma pessoa num banco da praça, ao reproduzirmos esta imagem na tela de nosso celular, ocorreu ali a captura da representação dessa pessoa, e não uma transformação ou conversão dela em outro formato. A pessoa continuará existindo, da mesma forma física, ou seja, não foi transformada, não foi desmaterializada.

A discussão sobre materialização ou desmaterialização é por demais complexa para determinarmos como conceitos concretos ao processo de digitalização, sobre a qual entende-se representada pela ótica da representação da informação. Sobre materialidade, Frohmann (2008) apresenta esta característica como ponto fundamental da informação, destacando a necessidade de valorização da documentação, visto ser elemento que dá materialidade a informação, mas não significa que isto é físico. Frohmann faz uma correlação entre documentos e enunciados, reverberados por Foucault (2012), apesar de deixar claro que enunciado não é documento, mas expressa que os recursos teóricos de massa, energia e força, são campos vastos à materialidade da informação e, aponta, inclusive, a identificação destes recursos na perspectiva da documentação.

Entende-se que a digitalização envolve as etapas de recepção, conferência, preparo, captura, indexação, controle de qualidade, remontagem e devolução do documento. Denota-se a falta na literatura brasileira de termo que venha englobar todo o processo de digitalização, visto que traz uma compreensão de “tornar digital”, destacada no DTA. Neste aspecto, a captura da imagem torna-se aparentemente o único ponto a focar, o único momento do “digitalizar”. Mas, e as outras etapas que envolvem o processo? Enquanto não temos semanticamente tal termo, vamos entender a digitalização como o conjunto de processos que propicia a derivação de um representante digital de um documento em estado analógico. Tal processo é iniciado pela recepção do documento e concluído com a devolução do lote para a destinação final.

 PRODUTIVIDADE EM PROJETOS DE DIGITALIZAÇÃO

É comum a busca de celeridade em projetos de digitalização, é natural que as instituições busquem a realização de projetos que produzam o máximo possível de documentos digitalizados, em um menor tempo. Essa, aliás, é a tônica de projetos em praticamente qualquer área: produzir mais, em menor tempo. Isso não seria ruim, se outra variável da produtividade fosse igualmente considerada, a qualidade dos processos de digitalização.

Dentro deste contexto, pede-se que analise e responda: O que é mais importante num projeto de digitalização, quantidade ou qualidade de documentos digitalizados? Essa resposta parece simples na primeira leitura. Esse questionamento já foi feito em dezenas de turmas e aulas proferidas por este autor e de pronto, a grande maioria das respostas, de forma aproximada, 80% das pessoas, apontam para a qualidade como elemento mais importante. Mas, será? Imaginemos que em um projeto onde deve-se digitalizar 100.000 documentos do setor financeiro no prazo de 20 dias, foram feitos 90.000 documentos, mas destes, numa inspeção de controle de qualidade, foi verificada que 60.000 não atendiam aos critérios mínimos de qualidade definidos no projeto, ou sejam, precisariam ser redigitalizados. Os mesmos 100.000 documentos foram digitalizados por outra equipe, e nesses 20 dias, digitalizaram 5.000 documentos com a mais perfeita qualidade, atendendo a todos os padrões, mas faltaram 95.000 para cumprimento da meta estabelecida. Desta forma, podemos refletir: quem atingiu a melhor produtividade?

Assim estabelecido, em nossa opinião, nenhum dos dois grupos atingiu um nível de produtividade aceitável. Portanto, podemos inferir que a produtividade em projetos de digitalização de documentos é a junção harmoniosa entre quantidade e qualidade. Não adianta digitalizar um grande volume sem padrões mínimos de qualidade, assim como não adianta ter a máxima qualidade numa quantidade irrisória do projeto. Um nível aceitável seria aproximar-se ao máximo da meta, com o mínimo de erros possíveis. Obviamente que diversas variáveis implicam o cumprimento exitoso de uma meta, estrutura adequada, recursos humanos, materiais e financeiros, planejamento, entre outras, o que se busca aqui é refletir uma situação genérica, onde estas variáveis estejam em condições adequadas.

A produtividade é certamente uma das mais relevantes medidas para aferir a performance organizacional de uma instituição. Uma corporação torna-se mais eficiente, atingindo melhores resultados utilizando seus recursos com eficácia, tendo assim perspectivas mais alvissareiras. Peter Drucker (2002), numa visão gerencial, afirma que produtividade é um dos melhores indicadores para comparar a eficácia. Marx (apud Andrade, 2000, p.107), aponta para uma visão mais social correlacionando aspectos de ampliação da mais-valia pelo maior uso e produtividade da força de trabalho.

Buscando aproveitar elementos importantes destes dois pontos de vista, adota-se a visão de Burd (2017) no qual apresenta produtividade como “o resultado obtido quando algo ou alguém possui a qualidade de ser produtivo. Identifica-se como produtivo aquele que fez mais e que ofereceu um resultado maior ou melhor gastando menos. Um exemplo prático seria produzir mais de um determinado produto usando menos horas, energia, água ou quaisquer outros insumos.” (grifos nossos).

Os indicadores da produtividade estão relacionados à busca de melhores resultados em processos internos, e para geração de produtos ou serviços. Trazendo para realidade dos processos de digitalização, podemos dizer que a melhor produtividade é encontrada quando se realiza maior quantidade de digitalizações, com a qualidade desejável, em menor tempo. A digitalização é um processo contínuo, de linha de produção, exigindo claras definições de tarefas e fluxos. Quem faz o quê? Como, quando? Onde, por quê?  A seguir apresenta-se um gráfico correlacionando produtividade com o período de execução do projeto.

Gráfico 1 – Curva de produtividade em projetos de digitalização

Fonte: próprio autor, 2019.

O gráfico foi elaborado a partir da análise de resultados do processo de digitalização de um cliente na digitalização de acervo arquivístico, avaliando a produtividade mensal do projeto, no período de 12 meses. A reta X (produtividade) representa o volume de digitalização e a reta Y (período) o tempo evolutivo deste projeto. Nota-se com o passar do tempo, uma significativa ampliação dos resultados, revelando um grau de maturidade da equipe quanto ao conhecimento do processo, e enfim, uma produção quase linear, atingindo um pico de produtividade. No entanto, percebe-se que a equipe não consegue manter o mesmo nível de produção. Após atingir esse pico, há uma série de variáveis que podem corroborar com esta oscilação, como ausências de funcionários, quebra de equipamentos, documentos em estado de conservação mais críticos, exigindo tratamento documental, etc. Tais elementos devem ser controlados pelo Gerente do Projeto, e constar num Plano de Gerenciamento de Riscos. Podemos dizer que a produtividade nos projetos de digitalização também está relacionada a definição de metas; planejamento; recursos disponibilizados (humanos, materiais, financeiros); grau de amadurecimento da equipe; execução das ações planejadas, monitoramento e controle das ações.

Outro ponto a abordar é que a produtividade relaciona-se com eficácia, eficiência e efetividade. Conceitos próximos, mas que abordam diferentes pontos. Sá (2015) define os três conceitos:

Eficiência: quando algo é realizado da melhor maneira possível, ou seja, com menos desperdício ou em menor tempo. Eficácia: é quando um projeto/produto/pessoa atinge o objetivo ou a meta. Efetividade: capacidade de fazer uma coisa (eficácia) da melhor maneira possível (eficiência).

 

Para ilustrar a produtividade de projetos de digitalização, demonstrando a junção harmoniosa entre quantidade e qualidade, e a tríade eficácia, eficiência e efetividade, apresenta-se a figura ilustrativa abaixo.

Figura 1 – Modelo de produtividade de projetos de digitalização

Fonte: próprio autor, 2019.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Espera-se que tenha ficado aparente a complexidade da tomada de decisão da realização de um projeto de digitalização de documentos, que deve perpassar por uma série de avaliações internas e externas das expectativas e objetivos, dos prazos e condições para realização de tal projeto.

É relevante destacar que não estamos defendendo a digitalização da totalidade, pelo contrário, a decisão da instituição digitalizar um acervo, perpassa por uma análise criteriosa de benefícios e impactos, no sentido mais amplo.

Verifica-se que antes de qualquer processo é necessário pensar na gestão do acervo de forma mais aprofundada. Não adianta digitalizar sem uma organização prévia da documentação física e sem o estabelecimento de políticas internas, independente do porte da organização. Projetos de digitalização como já se abordou, envolvem custos, de milhões a depender do volume documental que se está trabalhando.  Acesso, segurança, compliance e preservação são uma tétrade necessária em projetos de digitalização de documentos.

Outro ponto que merece ser alertado é que estamos nos referindo neste artigo aos documentos digitalizados e não aos natodigitais, que possuem outro universo, visto o seu status quo da originalidade, tornando-se condição sine qua non para estes a manutenção da sua autenticidade. Já os digitalizados, pressupõem seu uso a partir da perspectiva da Lei Federal 12.682/2012, onde os mesmos têm validade jurídica, seguindo os critérios determinados, no entanto, devendo-se manter o documento original – Art. 6º, “os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente”. Pinheiro (2016), demonstra juridicamente que os documentos eletrônicos já possuem valor probante. Argumenta que o ideal é que documentos já nasçam digitais e não que sejam digitalizados, sob pena de perderem a integridade. Ressalta-se que o processo de digitalização simples gera necessidade de prova pericial e que estas questões podem ser solucionadas através de cartórios. Mas, estes são pontos por demais complexos e merecem ser abordados de forma mais longeva em outros artigos.

Destaca-se por fim, a necessidade do conhecimento prévio da legislação e das normativas, especialmente as normas ISO, como exemplo, a ISO/TR 13028:2010 – Informação e documentação, que estabelece diretrizes de implementação para digitalização de registros, e a Resolução 30 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que estabelece diretrizes para digitalização de documentos permanentes.

 

Palavras-chave: Digitalização. Projetos de digitalização de documentos. Produtividade.

 

REFERÊNCIAS

BRASIL. Presidência da República. Arquivo Nacional. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: [s.n], 2004.

BRASIL. Presidência da República. Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm. Acesso em: 30 nov. 2014

DURANTI, Luciana. “Rumo a uma teoria arquivística de preservação digital: as descobertas conceituais do Projeto InterPARES,” Arquivo & Administração 4(1) (2005): 5-18.

Flores, Daniel. Santos, Henrique Machado dos; Perspectivas em Ciência da Informação, v.20, n.4, p.197-217, out./dez. 2015 197 Políticas de preservação digital para documentos arquivísticos. Perspectivas em Ciência da Informação, v.20, n.4, p.197-217, out./dez. 2015

FOUCAULT, M. A arqueologia do saber. Rio de Janeiro: Forense Universitária, 2012.

FROHMANN, Bernd. O caráter social, material e público da informação. In: FURTA, Mariangela S.L.; MARTELETO, Regina Maria; LARA, Marilda L.G. de. A dimensão epistemológica da Ciência da Informação e suas interfaces técnicas, políticas e institucionais nos processos de produção, acesso e disseminação da informação. Marília: Fundepe, 2008. P. 19-34.

PINHEIRO, Patricia Peck. Direito Digital. 6ª ed. – São Paulo: Ed. Saraiva2007.

SÁ, Adriel. Direito administrativo facilitado / Cyonil Borges, Adriel Sá. – Imprenta: São Paulo, Método, 2015. Descrição Física: xxxiv, 1348 p. : il.

 

Formar quadros: profissionais e profissão na preservação audiovisual

Em 1995, Ray Edmondson lançava em um artigo[1] a seguinte indagação: Is Film Archivng a Profession?[2]. Evocando a pergunta no próprio título do artigo, o autor elenca ao longo do trabalho os elementos que considerava essenciais e que faltariam à arquivística audiovisual para sua consolidação e reconhecimento como profissão. Edmondson parte da própria definição do termo “profissão”, descrevendo-o como:

(…) um campo de trabalho remunerado que envolve preparação e treinamento a nível universitário (…) envolve habilidades e experiência diversas, visão global, padrões e ética. Implica desenvolvimento contínuo de sua base de conhecimento definidora e de seus praticantes individuais.[3]

Ainda neste texto, Edmondson faz uma primeira definição do campo da arquivística audiovisual, problematizando a documentação que a área abrangeria e distanciando-se de uma noção que consideraria esta como um segmento da arquivística/arquivologia[4]. Para o autor, esta delimitação da área de atuação dos arquivistas audiovisuais é importante para que a imagem pública da profissão ganhe maior clareza, assegurando que estes profissionais tenham seus direitos devidamente garantidos.

Atualmente, Edmondson é um dos profissionais mais respeitados da área e sua obra Filosofia e princípios da arquivística audiovisual a principal referência no assunto – que vêm ganhando relevância crescente na medida em que a fragilidade e necessidade de preservação dos suportes audiovisuais tornam-se cada vez mais evidentes.

Para refletir estas questões foram entrevistados profissionais de sete instituições que possuem acervos de natureza audiovisual, procurando, nas respostas, relatos de experiências e narrativas que trouxessem o aprendizado individual de cada profissional e permitisse o enriquecimento desta perspectiva global que pretendia dar sobre o assunto.

O resultado final desta pesquisa foi o reconhecimento de três blocos temáticos principais: “Aprendizados”; “Desafios” e “Perspectivas”. Estes refletem, de certo modo, a trajetória média do profissional da preservação audiovisual, compondo assim, cada um com as questões que lhes dizem respeito, um perfil geral desses profissionais. Aqui tratarei brevemente das percepções apreendidas nestes três eixos e o impacto de cada um nas atividades da área da arquivística audiovisual.

Profissão e Profissional

O surgimento da preservação dos documentos audiovisuais está intrinsicamente associada à história de sua produção, remetendo suas origens desde os anos de 1930, quando instituições começaram a armazenar filmes, que originalmente eram distribuídos comercialmente, para garantir seu legado artístico e cultural. O tema ganha relevância no âmbito internacional principalmente a partir das Recomendações da UNESCO, em 1980, que passa a reconhecer a importância dos acervos audiovisuais como patrimônio para a herança cultural global. Com a tomada de consciência de que os arquivos audiovisuais do século XX corriam risco de desaparecer, é trazida à ordem do dia a demanda do capacitamento profissional para este trabalho[5].

Neste cenário instituições como a FIAF, FIAT, IASA, ICA e a IFLA principiam a promover eventos e seminários com o objetivo de disseminar os conhecimentos acumulados nas últimas décadas e surgem organizações com o objetivo de atender as necessidades profissionais e individuais desta força de trabalho, como a AMIA (Association of Moving Image Archivists), fundada em 1991, e a SEAPAVAA (South Asia Pacific Audio Visual Archives Association), fundada em 1996, consolidando o processo.

Em 1995, quando lança a provocação, Edmonson escreve em um cenário no que a arquivística audiovisual já é compreendida como um campo que abarca todos os aspectos da guarda e recuperação de documentos audiovisuais, bem como a administração dos locais de sua guarda e das organizações responsáveis pela execução dessas tarefas.

No Brasil, a implementação de medidas em prol da conservação de acervo, nestas instituições, acontece de maneira mais sistemática somente a partir de meados dos anos 1970, com a Cinemateca Brasileira em São Paulo e a Filmoteca do MAM-RJ como figuras chave deste processo. O movimento toma corpo de forma ativa nos Anos 2000, momento a partir do qual os profissionais que atuam na área começam a se mobilizar e incentivar, sobretudo, as iniciativas de ampliação da produção teórica e técnica[6]. Em 2006 nasce a CineOP – Mostra de Cinema de Ouro Preto, festival no qual ocorre em paralelo o Encontro Nacional de Arquivos e Acervos Audiovisuais Brasileiros, que reúne anualmente os representantes de dezenas de instituições responsáveis pela preservação do patrimônio audiovisual nacional. Ao final de cada Encontro é elaborada uma carta, disponibilizada no site do evento. As Cartas de Ouro Preto funcionam como um registro do que é deliberado no evento, as considerações, propostas, resoluções, encaminhamentos e demandas que são identificadas e formuladas.

Desdobramento direto dos debates das primeiras edições, durante o terceiro Encontro de Ouro Preto em 2008, é criada a Associação Brasileira de Preservação Audiovisual (ABPA) com a missão de “estimular a conscientização e promover o interesse público pela salvaguarda e acesso ao patrimônio audiovisual brasileiro como fonte histórica, cultural artística, educativa e econômica[7]”. A partir de sua criação, a ABPA passa a ter o Encontro sob a sua responsabilidade, ampliando e aprofundando as discussões técnicas e buscando promover maior aproximação do setor de preservação audiovisual com o Estado, estabelecendo, assim, avanços na criação de políticas públicas nacionais para o setor.

Aprendizados

Ao longo do trabalho, cada nova visita deixava mais claro como os conhecimentos exigidos a esse profissional extrapolavam a sua formação original. Assim, ficou evidente a diversidade de formação dos profissionais envolvidos com a preservação dos acervos nas instituições. Essa pluralidade traz à tona duas considerações importantes: não há uma formação específica para a área e a lacuna deixada pela ausência formativa torna-se uma oportunidade profissional para mão de obra oriunda de outras áreas[8].

Muitos começam suas trajetórias na área como estagiários durante a graduação ou como mão de obra temporária, contratados para projetos específicos e aprendem sobre a documentação na prática. A aprendizagem e formação são relacionadas, porém, estão dissociadas na prática da profissão da arquivística audiovisual no Brasil. A falta de cursos não forma quadros para substituir os profissionais que se aposentam, na mesma medida é preciso tempo para treinar os novos contratados que chegam às instituições ainda “crus” e vindos de formações diversificadas. Este tempo hábil para a adaptação e treinamento dos profissionais nem sempre acaba sendo viável.

Outro ponto chave aqui é a rápida obsolescência da bibliografia especializada, que não é capaz de acompanhar a incessante renovação tecnológica com a qual o arquivista audiovisual deve lidar cotidianamente. Muitas vezes esta bibliografia não dá conta de responder às questões que surgem, ou por estar desatualizada, ou por ser específica demais, como no caso de manuais técnicos produzidos pelas próprias instituições: nem sempre o que funciona para uma, pode servir para a outra. O intercâmbio de experiências entre instituições e profissionais acaba sendo o principal recurso informativo para os trabalhadores da preservação audiovisual. Nesse sentido, o surgimento de novos espaços para o debate especializado sobre o tema e ações como a publicação do Plano Nacional de Preservação Audiovisual pela APBA em 2016[9] são fundamentais na instrumentalização plena das atividades do arquivista audiovisual no Brasil.

Desafios

No cotidiano, o trabalho diário depende, em grande medida, da instituição na qual o profissional atua. Fatores como disponibilidade de recursos e equipamentos, infraestrutura de armazenamento, manutenção da equipe e, principalmente, capacidade de planejamento em longo prazo são diretamente afetados pela cultura organizacional e a natureza da instituição.

O principal desafio, no entanto, é a questão tecnológica. Ligada de maneira intrínseca ao desenvolvimento das tecnologias, a preservação audiovisual tem que adaptar-se constantemente e repensar suas estratégias e técnicas, frente às mudanças de suporte, armazenamento e reprodução. Para Edmondson, essa urgência da atuação do arquivista audiovisual foi um dos fatores responsáveis pelo atraso em determinar questões filosóficas, teóricas e de reconhecimento profissional para a área. Problemáticas essas que acabaram por ficar em segundo plano de prioridades, frente às dificuldades diárias que a profissão demanda.[10]

Cada mudança tecnológica tem impacto em toda a cadeia produtiva, mas este impacto não está apenas na esfera da produção. Na preservação dos meios audiovisuais o impacto destas transformações tem um efeito devastador[11]. No atual contexto, o mundo digital, a digitalização é um processo inevitável e cada vez mais importante para a preservação audiovisual.  Não apenas como medida técnica, mas principalmente pela tendência das aquisições mais recentes serem nato-digitais, ou seja, geradas digitalmente e sem um correspondente analógico tangível. Estes procedimentos ainda estão em constante debate e apresentam uma série de questões fundamentais para o profissional, como a migração de suportes e o armazenamento do conteúdo digital. A questão digital tornou-se um desafio contínuo para o profissional que atua nestes acervos.

Perspectivas

A maior parte dos profissionais entrevistados no trabalho tinha longo tempo de casa nas respectivas instituições em que atuam, no entanto preocupa a falta de continuidade dos trabalhos realizados nos acervos. Da mesma forma que serviu de porta de entrada para muitos destes profissionais, a maior parte do tratamento destes acervos se dá por meio de projetos que contratam mão de obra temporária e tratando de questões pontuais, quando deveriam abarcar o processo de preservação como um todo e de forma contínua.

Isto acaba levando a uma falta de perspectiva, o que leva muitos profissionais a mudar de campo de atuação. A questão da formação é um dos principais fatores, além do econômico, uma vez que no Brasil não há cursos regulares específicos sobre o tema e os poucos oferecidos, em geral, exigem investimento financeiro expressivo, que o profissional não tem condições de arcar.

Se por um lado essa instabilidade profissional marca as últimas décadas do campo, Inês Aisengart aponta que a geração pós os anos 2000 teve “significativa atuação política”, sendo fundamental na “ampliação e o estabelecimento de políticas de preservação audiovisual, incentivo de seu ensino e melhoria das condições de trabalho”[12].

Considerações Finais

A questão da memória e do que deve ser preservado é algo extremamente atual. Sobre os meios audiovisuais, Jurandyr Noronha na década de 1940 já apontava que se trata de um “assunto da maior complexidade” e do qual não teria a “pretensão de o haver esgotado”[13] em seu texto, um dos primeiros em que se afirmava a necessidade de se fazer a prospecção do cinema nacional, encarado como “patrimônio nacional”. Hoje, após um longo caminho, a atividade do arquivista audiovisual é reconhecida como um campo distinto de atuação profissional, abrangendo padrões éticos e de conservação, melhores práticas de gestão de coleções, pesquisa histórica, exibição pública e interpretação de coleções e conservação cultural. No Brasil, as novas gerações têm avançado no tema, padronizando e sistematizando procedimentos e normas e ampliando o debate e a troca de experiências.

Trata-se de uma frente de trabalho crítica, que não tem tempo a perder e que necessita cada vez mais de profissionais empenhados e qualificados para garantir a preservação  de uma documentação complexa e extremamente relevante para a cultura contemporânea. Reconhecer estes profissionais e garantir a continuidade de seu trabalho é parte fundamental para a preservação dos documentos audiovisuais.

Referências Bibliográficas

ABPA. Plano Nacional de Preservação Audiovisual. 2016. Disponível em: <http://www.abpreservacaoaudiovisual.org/site/images/banners/PNPA.pdf> Acesso em 19 de janeiro de 2018.

COELHO, Maria Fernanda Curado. A experiência brasileira na conservação de acervos audiovisuais: um estudo de caso. 2009. Dissertação (Mestrado em Estudo dos Meios e da Produção Mediática) – Escola de Comunicações e Artes, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2009. Disponível em: <http://www.teses.usp.br/teses/disponiveis/27/27153/tde-19112010-083724/pt-br.php> Acesso em: 07 de outubro de 2016.

COSTA, Silvia Ramos Gomes da (Silvia Franchini). Ondas de destruição: a enfermidade do artefato tecnológico e o desafio da preservação audiovisual. 2012. Dissertação (Mestrado em Memória Social). UNIRIO, 2012.

EDMONDSON, Ray. Filosofia e princípios da arquivística audiovisual. Rio de Janeiro: ABPA; Cinemateca do MAM-RJ, 2013.

_________________. Audiovisual Archiving: philosophy and principles. Paris: Unesco, 2004.

_________________. Is film archiving a profession? In Film History, Vol. 7, Nº3, Film Preservation and Film Scholarship. 1995. pp. 245–255. Disponível em: JSTOR, <www.jstor.org/stable/3815091> Acesso em: 20 de janeiro de 2018.

LINDNER, Maria Laura Souza Alves Bezerra. A Unesco e a preservação do patrimônio audiovisual. In: ENECULT – Encontro de Estudos Multidisciplinares em Cultura. V, Anais, Salvador: Ufba, 2009. (CD-Rom).

MENEZES, Ines Aisengart. Depoimentos. In: CINEOP, 9. CATÁLOGO, 2014. p. 133-135.

NORONHA, Jurandyr. In: A Cena Muda. Rio de Janeiro, n. 28, 1948. Disponível em: <http://www.bjksdigital.museusegall.org.br/busca_ revistas.html>.Acesso em: 19 de janeiro de 2018.

ROCHA, Felipe. Projetando memórias: desafios e perspectivas da arquivística audiovisual como profissão. Monografia; (Aperfeiçoamento/Especialização em Gestão Arquivística) – Escola Pós Graduada de Ciências Sociais da FESPSP; Orientador: Maria Fernanda Curado Coelho; 2016. Disponível em: <http://biblioteca.fespsp.org.br:8080/pergamumweb/vinculos/000006/000006a0.pdf>. Acesso em: 19 de janeiro de 2018.

UNESCO. Programa Memória do Mundo: Diretrizes para a salvaguarda do patrimônio documental. Elaborado por Ray Edmondson. Paris. 2002. Disponível em: <http://www.unesco.org.uy/ci/fileadmin/comunicacion-informacion/mdm.pdf> Acesso em: 20 de outubro de 2016

________. Mensagem da UNESCO para o Dia Mundial do Patrimônio Audiovisual. 2014. Disponível em: <http://www.unesco.org/new/pt/brasilia/about-this-office/single-view/news/unescos_message_for_world_day_for_audiovisual_heritage>. Acesso em: 22 de outubro de 2016.

[1] Publicado na revista norte-americana Film History, ligada à Universidade de Indiana

[2] Em tradução livre: “Seria a arquivística audiovisual uma profissão?”

[3] EDMONDSON, 1995, p. 245-246.

[4] “Independentemente do grau de seu reconhecimento acadêmico ou oficial atual efetivo, a arquivística audiovisual será tratada aqui como uma profissão com seus direitos específicos. Donde, não será encarada como um subconjunto especial de uma outra profissão existente como, por exemplo, a biblioteconomia e a museologia – também profissões de coleta e conservação da arquivística clássica –, embora estreitamente relacionada a elas”. (EDMONDSON, 2013. p. 46)

[5] O diagnóstico encontrado na descrição do Programa Memória do Mundo da UNESCO considera que “considerável quantidade de patrimônio documental já está definitivamente perdida” (UNESCO, 2002, p. 9)”

[6] Em sua fala, Inês Isengart destaca dentre estes casos: a pesquisa e o blog de Rafael de Luna (http://preservacaoaudiovisual.blogspot.com); a monografia de Natália de Castro Soares; a dissertação e blog de José Quental (http://cinematecasmundoafora.blogspot.com); a pesquisa e o blog de Lila Foster (http://nitratoacetatopoliester.wordpress.com). MENEZES, 2014, p. 135.

[7] Retirado do site da ABPA (<http://www.abpreservacaoaudiovisual.org/>). Acessado em: 26 de outubro de 2016.

[8] Edmondson ressalta essa pluralidade já na origem da atividade: “A arquivística audiovisual originou-se de vários contextos institucionais. Na falta de alternativas, foi, e ainda é, natural que os que a praticam encarem e interpretem seu trabalho à luz de suas disciplinas formadoras ou de suas instituições-mães. Essas disciplinas incluem, em sua variedade, formação em biblioteconomia, museologia, ciência de arquivos, história, física e química, administração e as práticas técnicas envolvidas nas atividades de rádio e teledifusão, registro de imagens e sons. Podem excluir também algum tipo de treinamento formal, ou seja, podem ser fruto uma formação autodidata e entusiasta.” (EDMONDSON, 2013, p. 54).

[9] Disponível em: http://www.abpreservacaoaudiovisual.org/site/images/banners/PNPA.pdf

[10] Coletivamente nós temos um trabalho urgente, e estamos fazendo isto com recursos insuficientes – por vezes irremediavelmente insuficientes.  Estamos acostumados a ensinar o pessoal novo no trabalho – foi como aprendemos, claro.  (…) A crescente literatura profissional concentrou-se mais na prática no que na teoria – o “como” em vez do “porquê” – para os quais houve uma necessidade óbvia e urgente (EDMONDSON, 1995, p. 247).

[11] O crítico, historiador e fundador da Cinemateca de Toulouse, Raymond Borde, conceituou o termo “ondas de destruição” para explicar os ciclos de descarte e desaparecimento de obras da indústria cinematográfica: “Destruição legal, normal, encorajada, obrigatória e triunfante: vem desde as origens e vou estabelecer sua história. Mas eu gostaria que fosse entendido em que medida a noção de arquivo cinematográfico é inseparável de uma prática cotidiana de descarte (Apud COSTA, 2012, p. 48)”.

[12] MENEZES, 2014, p. 134.

[13]  A Scena muda, n. 28, 13 de julho              de 1948, p. 33.

Linhas de acervo de centros de documentação e memória: a construção de um elo

As instituições culturais de salvaguarda de fundos e coleções possuem dinâmicas próprias que definem a formação de seus acervos. Criadas para a preservação e acesso ao patrimônio arquivístico, na maior parte das situações seus acervos são constituídos de arquivos privados oriundos de pessoas e ou de diferentes tipos de organização.

Limitando-se a algumas iniciativas universitárias precedentes à Lei de Arquivos, n.8159, de 8 de janeiro de 1991, que define em seu capítulo III, no art. 12 “os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional”; as instituições de ensino e pesquisa com seus centros de documentação e memória já definiam políticas, ainda que circunscritas dentro de seus ambientes, de salvaguarda de patrimônio documental[1]. O próprio Centro de Documentação e Informação Científica, CEDIC, da Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (SP), sobre o qual este artigo se debruça, foi criado com este caráter em 1980.

No âmbito de um centro de documentação universitário e privado, o processo de escolha do que deve ser preservado ou não, normalmente, mantém-se em consonância com a proposta política da instituição, “com os objetivos e a natureza de suas atividades; o perfil do usuário; e os usos mais frequentes desses acervos” (OLIVEIRA, 2012. p.122).

No que tange ao CEDIC, as primeiras iniciativas de reunião e custódia de acervo são oriundas das preocupações com a preservação de fundos de movimentos de leigos ligados à Igreja Católica. Em torno dos movimentos de Ação Católica Brasileira (1935-1966)[2] -, dimensões das práticas sociais da Igreja eram resguardadas e disponibilizadas para a pesquisa acadêmica. Isto se dava pela preocupação recente com a preservação dos diversos suportes de Memória, sobretudo a dos movimentos sociais, a fim de permitir melhores condições para a pesquisa histórica […] Mais ainda, o trabalho com a documentação e a memória nos conduz o direito à informação como elemento concretizador da democratização da história” (GUIA, 1991.p.13).

A princípio a linha de acervo para balizar a seleção dos “diversos suportes da Memória”, foi a de movimentos sociais ligados ou não à Igreja Católica e a de movimentos de educação. A escolha dessa temática vinha de encontro a uma preocupação de cientistas sociais, historiadores, “profissionais da área de cultura e da educação e de instituições como Arquivos, Bibliotecas e Centros de Cultura, de Memória e Documentação em recuperar, organizar, pesquisar e documentar práticas sociais as mais diversas” (GUIA, 1991.p.14)[3]. Outrossim, destacamos que a PUC-SP foi um dos lugares que abrigou o clero e os universitários engajados na Juventude Universitária Católica (1935-1970) e outras organizações de lutas por democracia e por direitos humanos. Portanto, o acervo do CEDIC expressa, de alguma maneira, a história da própria Universidade, da Igreja Católica na sua dimensão temporal e mística, e a história dos movimentos sociais, políticos e culturais nas suas diferentes formas de atuação.

A efetividade das políticas de salvaguardar o espólio documental dessas experiências associativas em torno da Igreja, por um lado, foi oportunizada pelo fato de que essas organizações já se encontravam findadas, ou seja, com suas atividades cessadas e, portanto, extintas. Sem que as mesmas tivessem um lugar apropriado para guarda definitiva de seus arquivos, o CEDIC tratou de recolher tais fundos fechados, assim considerados porque não serão “acrescentados novos documentos, em virtude da supressão da unidade produtora” (DICIONÁRIO, 1996.p.41). Mesmo assim, pode acontecer que parcelas que foram produzidas pela associação no passado cheguem à unidade custodiadora do acervo, por intermédio de doações de antigos integrantes. Após avaliação criteriosa, os conjuntos documentais podem vir a ser reunidos ou não no fundo em questão.

Por outro lado, o reconhecimento do Centro como lugar de memória por parte de membros envolvidos com tal militância, levou a que também outros fundos e coleções de movimentos de leigos, que instituídos a partir dessas experiências de atuação católica e que se encontram em plena atuação, fossem também doados e incorporados ao acervo, como é o caso da Juventude Operária Católica (ainda ativa) e da Renovação Cristã do Brasil (RCB), a título de exemplo. Nesse caso, trata-se de uma recolha de fundos abertos, assim considerados porque “são sistematicamente acrescentados novos documentos” (DICIONÁRIO, 1996.p.41), os quais foram produzidos e acumulados nos últimos tempos pela entidade e poderão ser transferidos para o CEDIC a critério da entidade produtora do arquivo.

Como exemplos de movimentos sociais não vinculados a essa dinâmica institucional religiosa – envolvendo direitos por trabalho, saúde, moradia, gênero, cultura urbana e educação – incorporados ao acervo do Centro devido a uma possibilidade de diálogo entre tais agentes nas suas lutas e percepções sociais, são os fundos Associação de Paulista de Solidariedade ao Desemprego, APSD, e Associação Nacional pelo Solo Urbano, ANSUR, e a coleção Movimento Punk, para citar alguns.

Ainda soma ao acervo uma coleção de publicações periódicas alternativas, políticas e culturais e de livros que versam sobre o mesmo tema de interesse do Centro; além de publicações científicas sobre teoria e técnicas arquivísticas.

Portanto, baseada na experiência do próprio CEDIC, Tessitore (2003. p.16-7) orienta que:

A área de especialização do Centro orientará a definição de linhas temáticas, em torno das quais se dará a formação e a ampliação do acervo, bem como a criação de programas de ação e a definição de atividades. Entretanto, é preciso salientar que essas linhas não são fixas e imutáveis. Elas sofrerão um processo de transformação à medida que a área do conhecimento à qual o Centro está ligado se transforma, alterando, assim, suas perspectivas e demandas de pesquisa, pois essas modificações implicam novas demandas de informação.

A isso chamamos de política de formação de acervo, que além do fato de definir a natureza e o eixo temático do acervo, institui “os critérios que deverão orientar as atividades de avaliação, seleção, aquisição, preservação; assim como as condições de descarte de acervo, quando necessário” (TROITIÑO, 2017.s/p.).

Os critérios de avaliação e seleção da documentação podem basear-se, além da pertinência em relação à linha do acervo, como já desenvolvemos, na análise dos aspectos físicos dos documentos que serão incorporados ao acervo, no sentido de pensar as condições adequadas de infraestrutura que a instituição deve ter para mantê-los preservados indefinidamente, a considerar que são arquivos de valor permanente, ou seja, qualidade pela qual se justifica a sua guarda definitiva (DICIONÁRIO, 1996.p.77). Esta análise pressupõe a já realização de um diagnóstico da situação do depósito para avaliação de suas dimensões e de seus limites físicos para a guarda de novos conjuntos.

Os critérios de aquisição, ou seja, da entrada de fundos e coleções nos repositórios, devem observar os procedimentos legais que permeiam a compra, a permuta e ou a doação de tais conjuntos. Tem sido comum a elaboração de termos que assinalam a procedência, os direitos de propriedade e de uso e de acesso público à documentação (aspectos permissivos e restritivos quanto a sua publicização), o valor (no caso de compra), os prazos de guarda (no caso de permuta), descrição sumária ou detalhada dos conjuntos objetos do termo[4].

Seria ideal para efetivar um programa contínuo de aquisição de acervo, que o Centro desenvolvesse “uma rede de contatos, com fontes potenciais para essa aquisição; fontes essas que variarão conforme a especialidade do Centro: pesquisadores, militantes, movimentos, sindicatos, profissionais, editoras etc.” (TESSITORE, 2003. p.26). Além disso,

Os arquivistas devem se articular com os setores da sociedade, de forma que se possa identificar arquivos com potencial de incorporação aos acervos. É consenso que o arquivista não pode prever com exatidão quais arquivos serão considerados de importância para a sociedade no futuro. O processo de identificação desses arquivos exige uma integração entre os arquivistas e os usuários, inserida no contexto social e científico do momento da identificação e captação desses documentos (OLIVEIRA, 2012.p.123)

Portanto, a linha temática é a pedra angular na constituição de qualquer acervo. O desafio é o de que essa pedra não seja nem tão sólida e nem tão fluida ao ponto de tornar-se um obstáculo para a atuação na construção de um patrimônio social.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
  1. DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA/ coord. Ana Maria de Almeida Camargo, Heloisa Liberalli Bellotto. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros/ Núcleo Regional São Paulo: Secretaria de Estado de Cultura, 1996.
  2. DUCHEIN, Michel. Los Obstáculos que se oponen al acceso, a la utilización y a la transferencia de la información conservada en los archivos: Un estudio del RAM. Programa General de Información y Unisist. París: Unesco, 1983. 57 págs., 30 cm. (PGI-83/WS/20). Disponível em http://unesdoc.unesco.org/images/0005/000576/057672so.pdf. Acesso em 11 jul 2018.
  3. GUIA DA CENTRAL DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO CIENTÍFICA “PROF. CASEMIRO DOS REIS FILHO” – CEDIC – PUCSP/ coord. Yara Aun Khoury. São Paulo: EDUC, 1995. (Coleção Memória, documentação e pesquisa, 3).
  4. GUIA DE PESQUISA IGREJA E MOVIMENTOS SOCIAIS/ coord. Yara Aun Khoury. São Paulo: COM-ARTE: PUC/CEDIC, 1991. (Coleção Memória, documentação e pesquisa, 1).
  5. HEYMANN, Luciana. Velhos problemas, novos atores: desafios à preservação dos arquivos privados. Rio de Janeiro: CPDOC, 2005. Disponível em https://cpdoc.fgv.br/producao_intelectual/arq/1610.pdf. Acesso em 11 jul 2018.
  6. TROITIÑO, Sônia. De interesse público: política de aquisição de acervos como instrumento de preservação de documentos. Disponível em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/revista_do_arquivo/04/artigo_04.php. Acesso em 11 jul 2018.
  7. OLIVEIRA, Lúcia Maria Velloso. Política de aquisição: uma reflexão sobre questões que orientam o processo de ampliação dos acervos institucionais. In: Política de aquisição e preservação de acervos em universidades e instituições de pesquisa / organização: Maria Celina Soares de Mello e Silva, Lúcia Maria Velloso de Oliveira. Rio de Janeiro: Museu de Astronomia e Ciências  Afins, 2012.p.115-28.
  8. TESSITORE, Viviane. Como implantar Centros de Documentação. São Paulo: ARQUIVO DO ESTADO, IMPRENSA OFICIAL, 2003. (Projeto Como Fazer, 9).
Notas
  • [1] Por exemplo, o Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil, CPDOC, da Fundação Getúlio Vargas (RJ), foi criado em 1973; Arquivo Edgard Leuenroth, AEL, da Universidade Estadual de Campinas, em 1974.
  • [2] As parcelas dos fundos, de modo geral, foram adquiridas através de doações de militantes e assistentes, e de empréstimo para organização e microfilmagem realizado pelo Instituto Nacional de Pastoral – INP/CNBB, em 1993.
  • [3] Para saber mais sobre os impactos da variabilidade de interesses científicos no acesso aos arquivos e dos impactos dos fenômenos da pós-modernidade no que preservar, ver DUCHEIN, 1983.p.8-9; HEYMANN, 2005. p.5.
  • [4] Em relação a alguns fundos o CEDIC cumpre o papel de custodiador, ou seja, é o responsável jurídico temporário ou definitivo de guarda e proteção de documentos dos quais não detém propriedade (DICIONÁRIO, 1996.p.21). Porém, na quase totalidade de seu acervo, possui a plena propriedade de seus fundos e de suas coleções.