A Escola Superior de Enfermagem do Porto (ESEP) é uma instituição de ensino superior politécnico não integrada, dedicada ao ensino da enfermagem. Em funcionamento desde 1 de janeiro de 2007, surgiu da fusão de três instituições de ensino superior público de enfermagem no Porto: as Escolas Superiores de Enfermagem de D. Ana Guedes, Escolas da Cidade do Porto e de São João. A origem remota da ESEP, ao serviço do ensino de enfermagem, remonta a 15 de junho de 1896, quando é então criado o Curso de Enfermeiros do Hospital Geral de Santo António (Porto), uma das primeiras escolas de enfermagem de Portugal.

Atualmente o sistema de Gestão Documental tornou-se insuficiente para as atuais necessidades da ESEP, sendo também impeditivo da adoção de medidas de desmaterialização processual que utilizem as mais recentes soluções de alto de desempenho e não permite a sua interoperabilidade junto de outros sistemas e aplicações informáticas.

Deste modo surgiu o Projeto ESEP DIGITAL e esta entrevista com alguns dos membros da sua equipa, o coordenador do projeto Luís Alexandre e Maria Tinoco, membro da equipa ESEP_DIGITAL.

(ARCHIVOZ) Como surgiu o Projeto ESEP-DIGITAL?

(LA) A partir da fusão das escolas é que começamos verdadeiramente a olhar para o arquivo, até esse momento todas as escolas tinham meramente depósitos de documentos. Foi um processo moroso, de alguns anos, pois não disponhamos de meios suficientes a nível humano e técnico.

Por outro lado, com a mudança de instalações verificou-se um crescimento exponencial da documentação o que contribuiu para alertar para a necessidade de termos uma Gestão Documental adequada.

A diminuição dos “custos de contexto através do reforço da disponibilidade e fomento da utilização de serviços em rede da Administração Pública e melhorar a sua eficiência e a qualificação da “prestação do serviço público, quer através da capacitação dos serviços, quer através da formação dos trabalhadores em funções públicas” são alguns dos objetivos deste sistema de apoio que são enquadráveis com a operação apresentada pela ESEP.

(ARCHIVOZ) Como caracterizaria o panorama documental que tem neste momento?

(LA) A nível arquivístico a instituição não dispõe de uma aplicação específica de gestão arquivística, o que temos resume-se a uma aplicação interna, desenhada na própria Escola, que começou por ser um aplicativo de gestão de correspondência que evoluiu para uma tentativa de gestão documental. Até hoje, é com essa aplicação que se vai fazendo a gestão arquivística.

Há cerca de três anos percebemos que cada vez mais com a evolução tecnológica e da documentação digital e nado-digital, esta solução já não respondia às necessidades e começamos a ponderar para a mudança para uma aplicação de gestão documental profissional e parametrizada por especialistas. Isto só foi possível com a mudança da cultura organizacional tradicional e da conceção do documento para uma abordagem digital que se enquadra no novo paradigma da Ciência da Informação, em que a informática não se pode dissociar das tecnologias, mas também estas não vivem sem os profissionais de informação.

(ARCHIVOZ) Como foi acolhido o projeto pela direção da Escola Superior de Enfermagem?

(LA) A liderança da Escola, a anterior e a atual, sempre esteve ao lado do arquivo, reconhecendo a sua importância para a memória da instituição, mas também no seu quotidiano olhando sempre para o futuro.

(ARCHIVOZ) E quais foram os impedimentos?

(LA) Os contratempos foram de ordem estratégica, pois com a implementação do RADA (Relatório de avaliação de documentação acumulada) e da MEF (Macroestrutura Funcional / Novo Plano de Classificação Arquivística – http://arquivos.dglab.gov.pt/programas-e-projectos/modernizacao-administrativa/macroestrutura-funcional-mef/macroestrutura-funcional-mef/) houve uma tentativa de que todas as instituições superiores de ensino de enfermagem do politécnico não integrado (Porto, Lisboa e Coimbra), dadas as semelhanças e especificidades dos seus processos de negócio, seguissem a mesma linha e acolhessem o projeto em conjunto. Tudo isto iria facilitar a implementação do novo plano de classificação arquivístico (MEF), mas como não foi possível obter um consenso avançamos nós com o projeto.

(ARCHIVOZ) Como evoluiu o projeto?

A ESEP já deu início ao processo de implementação do Sistema de Gestão da Qualidade com base na norma ISO 9001:2008 e nos princípios orientadores emanados pela A3ES (Agência de avaliação e Acreditação do Ensino Superior). Tal como recomendado na norma de referência – ISO 9001:2008, a abordagem do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) efetuada pela ESEP, baseia-se na análise dos requisitos dos seus clientes, na definição dos processos que contribuem para um ensino da enfermagem de excelência e na manutenção dos seus processos de negócio.

Depois, partimos para uma Candidatura ao Programa 2020 (https://www.portugal2020.pt/Portal2020/programas-operacionais-portugal-2020-2) e a resposta foi positiva. Assim, procedemos à implementação deste projeto desde novembro de 2018, implementação esta que se prevê estar concluída até setembro de 2019.

(ARCHIVOZ) Quais as vantagens da implementação deste projeto?

(LA) Penso que um dos grandes benefícios é a desmaterialização de processos que vem trazer uma economia dos espaços físicos, uma redução dos custos operacionais, maior segurança e confidencialidade da informação, otimização dos processos, dos seus tempos e das atividades, melhor controle dos custos e acesso aos dados e a identificação eficaz dos prazos de conservação dos documentos. A tomada de decisão sairá facilitada, melhorará a definição dos objetivos e capacidade de negociação da instituição, pois vamos ter uma otimização dos processos negócio e aumento da capacidade da gestão da informação com os recursos existentes.

(ARCHIVOZ) E qual é perceção da gestora de informação envolvida no projeto?

(MT) o Projeto tem sido muito bem acolhido e temos tido a colaboração de todos os serviços, o que é fundamental. A implementação do novo sistema de gestão documental IPORTALDOC, a reengenharia de processos que está em curso, simplificação e desmaterialização de processos, vão trazer ganhos à instituição a nível da sua eficácia e eficiência.

(ARCHIVOZ) O que pensa que resultará deste projeto?

(MT) Estou convencida de que com formação, que é fundamental, e com o decorrer do projeto continuaremos a verificar uma maior recetividade, empenho e uma mudança de mentalidade em relação à gestão da informação e até à própria visão do trabalho do arquivista, o que irá permitir que a instituição se destaque neste novo paradigma informacional e no seu meio académico e científico.

Muito obrigada pelo vosso contributo e por nos darem a conhecer este Projeto da Escola Superior de Enfermagem do Porto.