José Paulo da Costa Rêgo

José Paulo da Costa Rêgo, licenciado em Eng. Informática com especializações em Deep Learning, Machine Learning, Data Science e Natural Language Processing, é Chefe da Divisão dos Sistemas de Informação da Câmara Municipal de Abrantes.

“Considero fundamental a adaptação da Arquivística ao forte processo de transformação digital”: Entrevista com José Paulo da Costa Rêgo

Chefe da Divisão dos Sistemas de Informação da Câmara Municipal de Abrantes, José Paulo da Costa Rêgo conta-nos sobre a introdução dos meios tecnológicos no processo de gestão e tratamento da informação administrativa, baseada numa visão focada na interoperabilidade do mundo físico com o digital.

 

(Archivoz) Primeiramente, conte-nos um pouco da sua trajetória na área de Arquivos: formação, início de carreira na área e sua perceção a respeito dos arquivos públicos e da arquivística enquanto campo de atuação.

(José Paulo da Costa Rêgo) Licenciado em eng. Informática, desde 1997 que integro equipas de trabalho relacionadas com Arquivos e Bibliotecas. Iniciei os meus primeiros trabalhos com a produção de sistemas tecnológicos relacionados com a história local, mantendo-me ligado à área através da implementação do sistema de descrição arquivística utilizado pelo Município de Abrantes. Recentemente, após assumir a direção da Divisão de Sistemas de Informação, tornei-me também responsável por conduzir o Serviço de Arquivo, onde lhe tenho tentado oferecer uma perspetiva mais contemporânea sem o descaracterizar. A introdução de meios tecnológicos no processo de gestão e tratamento da informação administrativa, alicerçada numa visão focada na interoperabilidade do mundo físico com o digital, tem-nos permitido alavancar o processo de desmaterialização, ao mesmo tempo que aumentamos a eficiência e eficácia na recuperação da informação. Seguimos a mesma estratégia na componente histórica, onde a disponibilização de conhecimento culturalmente relevante para o Concelho leva em consideração a manutenção e a abordagem dos conjuntos documentais por meio de processos especializados de restauro, digitalização e tratamento técnico da informação, para posteriormente serem disponibilizados no repositório público da Autarquia. Considero ainda fundamental a adaptação da Arquivística ao forte processo de transformação digital a que todos assistimos, considerando-a como um dos fatores críticos para a implementação de estratégias de sucesso neste domínio.

(Archivoz) O Arquivo Municipal Eduardo Campos, criado em 1983, possui uma vasta documentação que percorre séculos. Como tem sido gerenciar documentos do século XIII ao século XXI?

(JPR) Um enorme desafio e uma enorme responsabilidade. É importante adotarmos estratégias de gestão inteligentes. Fundos e tipologias documentais diferentes não podem ser tratados da mesma forma. Desde logo é sentida a importância do espaço físico onde se encontra toda a documentação de valor administrativo ou histórico. A capacidade protetora do edifício do arquivo, construído de raiz, garante todas as condições técnicas e ambientais para a sua salvaguarda. Paralelamente, decorre um conjunto de medidas de conservação preventiva e reparadora que visam tanto retardar a degradação quanto melhorar o seu estado físico. Temos seguido uma política de conservação e restauro assertiva, tentando a todo o custo preservar a memória e o enorme conhecimento que conservam. Por exemplo, no processo de restauro, para além do trabalho de reversão dos danos físicos, é efetuada a digitalização para os formatos de preservação recomendados, e que em simultâneo nos permite disponibilizar os conteúdos sem a necessidade de manuseamento do suporte físico, limitando o acesso apenas quando estritamente necessário e para efeitos de investigação. A informação produzida no século XXI traz consigo uma cultura digital que obriga a uma mudança radical nas formas de tratamento, armazenamento, difusão de conhecimento e, simultaneamente, nas competências e postura dos profissionais de arquivo. Para dar resposta a estes desafios foi criada uma equipa multidisciplinar de Gestão de Informação integrada na Divisão de Sistemas de Informação. Essa equipa tem a responsabilidade de fazer coabitar informação de suporte físico (papel), com a informação nato digital (processos digitais). Toda a informação produzida hoje no Município de Abrantes é gerida no seu ecossistema aplicacional, que procura cumprir com padrões de normalização, formatos abertos e recomendados para preservação digital. A criação de um Serviço desta natureza é fundamental para a transformação digital de qualquer organização, no entanto para as Câmaras Municipais ainda se torna mais relevante, pois os processos de mudança são tendencialmente mais lentos e o apego ao papel faz parte de uma cultura organizacional clássica.

(Archivoz) Com o processo de desmaterialização iniciado em 2011, o Município de Abrantes passou a ter um novo desafio, o de juntar os processos nato digitais a processos que antes eram produzidos em suporte papel (ex. licenciamento de obras particulares). Quais medidas foram tomadas para a gestão documental?

(JPR)Um dos fatores críticos de sucesso esteve e continuará a estar na integração de uma equipa de Desenvolvimento Aplicacional interna, que nos tem permitido ligar sistemas tecnológicos e, ao mesmo tempo, fazer desenvolvimentos à medida das necessidades da nossa organização. Foi implementado um Sistema de Gestão de Processos nato digitais baseado em fluxos BPM (Business Process Model), que integra diretamente o Sistema de Descrição Arquivística. Ambos os sistemas administram a informação no repositório do Município. A respeito do exemplo dos processos de obras particulares, desde 2011 que criámos condições para que toda a documentação entrasse em formato digital, tendo sido decisiva a utilização da assinatura digital qualificada, que se estendeu praticamente a todos os trabalhadores. Hoje, já é igualmente uma prática dos nossos munícipes que utilizam os serviços online. Para alcançarmos sucesso neste processo, foi determinante ter estratégias operacionais para ligar todo o tipo de informação, desde as recentemente produzidas e em trâmite até as que já se encontravam arquivadas. O facto de termos um repositório transversal a todo o ecossistema aplicacional, permitiu-nos desenvolver um sistema que recupera qualquer tipo de processo e que nos possibilita gerir, preservar e disponibilizar toda a informação produzida pela organização.

(Archivoz) O projeto vem se estendendo a conjuntos documentais históricos da Instituição? (você comentou a respeito na seguinte matéria: https://omirante.pt/sociedade/2020-06-09-Arquivo-Municipal-de-Abrantes-trabalha-para-o-século-XXI-mas-continua-a-olhar-para-a-história). Se sim, pode nos contar um pouco do projeto.

(JPR) Sim, com o processo de desmaterialização em fase avançada, decidimos iniciar um projeto de restauro e digitalização de documentos históricos. A preservação desse tipo de documento, para além do elevado valor patrimonial, concede-nos uma memória e um conhecimento estruturante sobre a identidade e história do nosso Concelho. Mais do que uma obrigação, a sua preservação é um ato de gestão responsável.
Como estamos a falar de documentos com muitos anos, o seu manuseamento tem de ser cuidadoso e restrito. No entanto, o facto das ações de conservação e restauro serem acompanhadas de um processo de digitalização, aumentou significativamente a sua capacidade de difusão, especialmente através do nosso repositório público (em breve acessível para todos).

(Archivoz) Digitalizando uma documentação que possui valor permanente (deverá ser preservada a longo prazo), quais as medidas que estão sendo tomadas para a preservação e a segurança da informação, ao mesmo tempo que a Instituição oferece o acesso? Como combinar preservação, segurança da informação e acesso público?

(JPR) Em Abrantes, implementámos um repositório digital seguindo os padrões para repositórios confiáveis e os requisitos recomendados, para que tanto a disseminação quanto a preservação e o acesso continuado da informação sejam garantidos. O Município de Abrantes fez um investimento significativo em termos de infraestrutura tecnológica, perspetivando um repositório seguro e confiável. Os vários níveis de acesso de que dispomos e o controlo independente dos administradores de sistemas, garantem-nos a fiabilidade necessária e a flexibilidade que se impõe na forma como se acede à informação. A maneira que encontrámos para combinar a preservação, a segurança e o acesso à informação foi através da digitalização e do tratamento documental (que em algumas situações já se processa de forma automatizada). É um trabalho árduo que estamos a complementar com o desenvolvimento de um Plano de Preservação Digital.

(Archivoz) Existe alguma diferença no planeamento entre um projeto de gestão eletrónica para arquivos de idade corrente e um para arquivos permanentes?

(JPR) Um dos maiores erros que se comete quando se tenta abordar um processo de transformação digital, como o que estamos a experimentar, é tentar replicar o mundo físico no digital. Se entendermos que a gestão de informação digital é significativamente diferente da gestão física, e que os desafios são diferentes, então a resposta, é que depende do ecossistema tecnológico. No nosso caso (Abrantes), com mais de 10 anos de experiência na gestão digital, podemos dizer que, do ponto de vista tecnológico, não necessitamos de um planeamento necessariamente diferente, embora, tenhamos em determinados domínios, como no acesso, na preservação e na segurança, tratamentos específicos para cada um.

(Archivoz) Gostaria que comentasse os percalços e os sucessos ao longo desses 10 anos de projeto de desmaterialização e os impactos que os utentes e os pesquisadores vêm já  sentindo na consulta e acesso à documentação.

(JPR) A implementação estratégica de um processo de desmaterialização transversal a todo o Município foi de certeza um dos maiores fatores de sucesso. Outro, o facto de termos uma equipa de Desenvolvimento Aplicacional interna que, para além de programadores, tinha também profissionais na área da gestão de informação, com uma visão mais moderna do que é gerir informação nos dias de hoje, em oposição à visão mais clássica e de grande apego aos suportes físicos como o papel. Não foi imediata a perceção de que a digitalização da informação seria uma mais valia para aqueles que dela necessitam. No entanto, com o tempo, apresentou-se como uma forma consistente de democratizar o acesso ao conhecimento. Um dos principais pontos que deve merecer particular atenção é o mapeamento dos fluxos físicos e digitais de informação. Essa consideração é fundamental para que se atinja um nível de eficácia e eficiência significativo. Devem-se fazer ainda reengenharias de processos em conjunto com os demais serviços, não só para garantir a assertividade correta, mas também para haver um completo envolvimento do negócio. Transformar mentalidades é o grande desafio, pois a tecnologia não pode ser o único pilar da mudança de paradigma da gestão de informação.

Imagem cedida pelo entrevistado.

Entrevista realizada por: Simone Fernandes