Madalena Guerreiro e Isabel Dias Salvado

Madalena Guerreiro. Pós-graduada em Ciências Documentais – Arquivo, pela Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra em 2000. Colaborou em formações/ cursos no âmbito da arquivística com a Universidade do Algarve e a Delegação Sul da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas. Atualmente a desempenhar funções de técnica superior de arquivo no Arquivo Municipal de Vila Real de Santo António com funções de coordenação do trabalho arquivístico. Representa o Arquivo Municipal de Vila Real de Santo António na Rede de Arquivos do Algarve. ||
Isabel Dias Salvado. Pós-graduada em Ciências Documentais, variante de Arquivo e de Biblioteca em 1998, pela Universidade Autónoma de Lisboa. Encontra-se a exercer as funções de técnica superior de arquivo desde 1999 no Arquivo Municipal de Tavira, pelo qual é responsável e onde desempenha funções de gestão e coordenação do trabalho arquivístico. Além de já ter colaborado com a Delegação Sul da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, ministrou algumas ações de formação de curta duração e representa o Arquivo Municipal de Tavira na Rede de Arquivos do Algarve desde 2011

“A Rede de Arquivos do Algarve espelha o trabalho, as necessidades e as aspirações dos profissionais de Arquivo do Algarve.”: Entrevista com Isabel Dias Salvado e Madalena Guerreiro, da Rede de Arquivos do Algarve

Entrevistámos Isabel Dias Salvado e Madalena Guerreiro, da Rede de Arquivos do Algarve.

(ARCHIVOZ) Quando, e em que contexto, é que nasceu a ideia de criar a Rede de Arquivos do Algarve? Qual a sua carta de princípios, missão e visão?

(Rede de Arquivos do Algarve) A ideia de criar a Rede de Arquivos do Algarve surgiu (de um sonho) e da visão do Dr. João Sabóia, na altura diretor do Arquivo Distrital de Faro, ao ver que no Algarve alguns municípios começavam a contratar arquivistas para constituir e organizar os seus arquivos. A adesão de alguns municípios, nomeadamente Lagoa, Loulé, Silves, Tavira, Vila do Bispo e Vila Real de Santo António ao Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais (PARAM) permitiu não só a criação e reabilitação de instalações para acolher os Arquivos, mas também o fim de um período em que ele foi o único arquivista no Algarve, dado que o PARAM previa a contratação de arquivistas ou Técnicos Superiores de Arquivo. Ainda que mitigada pelo acréscimo destes profissionais, a sua presença nas instituições públicas continuava a ser reduzida. A colaboração existia, mas de uma maneira mais informal. A necessidade de partilha e troca de experiências fomentou a realização de reuniões de trabalho que aconteciam no Arquivo Distrital de Faro e mediante uma convocatória do seu diretor. O mais curioso é que, pouco depois, com o ingresso de mais arquivistas em instituições públicas algarvias, alguns dos quais frequentaram o primeiro curso de técnicos superiores de arquivo da Universidade do Algarve, e, portanto, também alunos do Dr. João Sabóia, bem como de outras universidades fora da região do Algarve, como Évora ou Coimbra, sentiram a necessidade de criar uma estrutura que se tornasse um espaço de partilha, de debate e de enriquecimento. Com estas expetativas, surgiu ao Diretor do Arquivo Distrital de Faro a oportunidade que ele tanto esperava. E foi assim que, após algumas reuniões preparatórias, se constituiu a Rede de Arquivos do Algarve em 2011.

O Arquivo Distrital de Faro, na pessoa do seu diretor, teve, portanto, um papel agregador dos profissionais de Arquivo no Algarve. Na carta de princípios da RAalg encontra-se plasmada a intenção que presidiu à sua criação: “tendo por intuito a dinamização do diálogo e a cooperação técnica entre os arquivistas”.

Sem o apoio do diretor do Arquivo Distrital de Faro, teria sido muito difícil a Rede dar os seus primeiros passos. A sua ação permitiu a consolidação do reconhecimento dos arquivistas nas entidades públicas, que passaram a estar integradas num projeto regional, tendo estes profissionais em sua representação. As primeiras convocatórias eram feitas pelo próprio Dr. João Sabóia, que também coordenava as reuniões. A partir destas reuniões surgiram vários contributos que levaram à criação de uma estrutura informal, embora com uma organização partilhada, sempre com a preocupação de construir os alicerces de uma Rede para o futuro.

O progresso e as exigências do trabalho desenvolvido nos Arquivos levaram posteriormente a alterações na organização e dinâmicas da Rede de Arquivos do Algarve (RAalg), fruto também do crescimento e evolução da própria Rede, mas também das entidades e profissionais que a integram e dos desafios a que se propõem.

Sendo uma Rede de Arquivos, é natural que a sua missão, que também está espelhada na Carta de Princípios, seja a valorização desses serviços enquanto sistemas de informação essenciais às organizações, à promoção da preservação, gestão e divulgação do património arquivístico algarvio.

Neste documento encontram-se também os 5 princípios que devem guiar todos os membros aderentes e que norteiam a atividade da RAalg.

  • Proteger, conservar e difundir o património documental, mediante ações que impulsionam atividades de sensibilização, salvaguarda e recuperação de arquivos e documentos.
  • Propor equipas transdisciplinares para o desenvolvimento e implementação de sistemas de gestão integrada da informação.
  • Estimular o ensino e a profissionalização da arquivística.
  • Publicar e divulgar documentação técnico-científica da área.
  • Promover o intercâmbio e parcerias com organizações congéneres, nacionais e internacionais
(ARCHIVOZ) Quais os arquivos e outras entidades aderentes à Rede de Arquivos do Algarve e quais são os Grupos de Trabalho que a compõem? Relacionado com esta questão, como se processa a adesão à Rede de Arquivos do Algarve?

(RAalg) A RAalg é composta por uma variedade de tipologias de Arquivos. Na sua maioria estão representados os Arquivos municipais do Algarve com exceção de 2 municípios, seguidos de Arquivos da administração descentralizada (localizados em Faro), uma empresa municipal, uma associação (como membro aderente, devido à situação peculiar de guarda da documentação de um arquivo municipal) e, claro, o Arquivo Distrital de Faro, num total de 17 membros.

Os grupos de trabalho foram sendo constituídos à medida que as necessidades iam surgindo. O primeiro grupo de trabalho, que é o maior, é o da Macroestrutura Funcional (MEF), que além de ter prestado contributos à Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas na fase em que foi elaborado o Plano de Classificação da Informação Arquivística das Autarquias, tem por objectivo o esclarecimento de dúvidas e consolidação de conhecimentos sobre a tarefa de classificação em Arquivo.

Existe também o grupo de trabalho das exposições, que concebeu a exposição itinerante “ A identidade do Algarve: Forais, Alvarás e Cartas Régias”. Esta exposição percorreu todos os municípios aderentes. Para memória ficou o catálogo da exposição.

Destacamos ainda o grupo de trabalho do AtoM (Access to Memory), que deu um impulso à utilização desta ferramenta de livre acesso de gestão de informação arquivística, tendo-se realizado um seminário e ações de formação dirigidas aos arquivistas.

Existem outros grupos de trabalho, com atividade temporariamente suspensa, como o grupo dos Arquivos Digitais, da Avaliação, Arquivos Históricos, Formação, com exceção do grupo dos serviços educativos, retomado recentemente. Como se pode perceber, a constituição de grupos de trabalho com 17 membros não permite que se mantenha uma dinâmica constante, também pelas exigências das restantes tarefas nos Arquivos. Desta forma, a atividade destes grupos é regida em função das necessidades e oportunidades que vão surgindo.

Os grupos trabalham a par das reuniões gerais, partilhando o seu trabalho nessas reuniões e recolhendo também nessas ocasiões a opinião e apreciação de todos os membros.

O grupo neste momento que se encontra mais ativo é o dos Serviços Educativos. Este tem sido importante para o desenvolvimento de atividades com custos reduzidos e formatos diferentes, neste contexto de pandemia em que também os Arquivos se estão a adaptar e reinventar. Por exemplo, este grupo está a coordenar uma iniciativa online com a colaboração de todos os arquivos da Rede para o Dia Internacional dos Arquivos, no dia 9 de junho.

Com frequência mensal ou bimestral, efetua-se uma reunião geral, onde são debatidos os assuntos que carecem de aprovação de todos os membros. Muitas vezes os seus contributos que são debatidos e discutidos, revelam ser a melhor forma de encontrar consensos, tornando-se bastante importantes para o enriquecimento de todos.

Regra geral, a adesão à RAalg é feita por iniciativa dos arquivistas. As entidades são propostas para integrar a Rede, tendo como condição a aceitação da Carta de Princípios, que é aprovada e assinada pelo responsável máximo da entidade proponente. As entidades que não têm arquivista também podem aderir. Nestes casos, o representante deve desempenhar funções e integrar a equipa do Arquivo. A adesão pode ser feita via internet mediante a consulta da página da RAalg em https://rededearquivosdoalgarve.wordpress.com/

(ARCHIVOZ) Tendo em conta o novo coronavírus (SARS-CoV2) e a COVID-19 que, desde meados de março de 2020, alteraram profundamente a vida dos serviços de informação arquivísticos, o que podem dizer sobre a forma como os arquivos  e outras entidades aderentes à Rede de Arquivos do Algarve conseguiram fazer face a esta nova realidade, no que respeita à organização do trabalho interno, dos atendimento aos utilizadores e à difusão da informação?

(RAalg) A primeira e última reunião presencial que a Rede teve desde o início da pandemia aconteceu em janeiro de 2020. O primeiro confinamento trouxe uma componente de novidade e de aprendizagem para todos, quer em contexto laboral, quer em contexto pessoal. A realidade dos membros é distinta e as decisões, no que diz respeito às medidas de prevenção no contexto da pandemia, também foram e são diferenciadas. Os representantes, também trabalham a ritmos e com condições diferentes. Houve um período de adaptação e ajuste às novas condições e ferramentas de trabalho. o que também se estendeu ao trabalho desenvolvido pela RAalg.

As reuniões periódicas apenas foram retomadas em outubro do mesmo ano por meio de videoconferência. Nem sempre se consegue a presença de todos os colegas, quer por razões de trabalho interno nas suas instituições, quer por questões técnicas. À semelhança do que acontece com outros profissionais, também os arquivistas recorrem a meios técnicos pessoais, para participar em videoconferências. Estas questões técnicas podem parecer de somenos importância, mas podem ditar a presença e a participação, ou não, de todos os colegas no período que atravessamos.

De uma forma geral todos os Arquivos já tinham implementado soluções e metodologias para a execução das suas tarefas. Na larga maioria dos casos havia um número muito reduzido de pessoas presentes nos serviços ou em períodos alternados. Esta presença é necessária uma vez que a documentação em suporte digital ainda é reduzida comparativamente ao papel. Para evitar o manuseamento e circulação do papel, optou-se sempre que possível pela digitalização dos documentos.

O atendimento ao público passou a ser feito por correio eletrónico. Por decisão das entidades e/ou dos serviços e em função também da sua capacidade técnica, a atividade cultural e educativa foi reformulada para o formato digital.

Quando o país entrou em desconfinamento, os Arquivos já tinham as suas rotinas organizadas em função das medidas de prevenção, ainda que tivessem de ajustar alguns aspetos. O atendimento ao público voltou a poder ser feito presencialmente, com a reorganização dos espaços e estabelecimento de regras no que diz respeito ao número de pessoas e permanência nos espaços de frequência do público. De uma forma geral, o atendimento à distância que já existia acabou por se intensificar.

Também houve necessidade de se adotarem medidas no que toca aos documentos que circulam pelos serviços internos ou que são manuseados pelo público, nomeadamente a quarentena. Nem todos os documentos podem ser digitalizados – quer por motivos técnicos e/ou humanos, devido ao estado de conservação dos documentos, ou ainda porque as questões legais que determinam a utilização do suporte original. Este aspeto é importante na medida em que devemos proteger tanto os profissionais dos Arquivos, os restantes serviços e o público, mas também os documentos, garantindo a sua preservação e integridade.

(ARCHIVOZ) Quais as principais atividades desenvolvidas pela Rede de Arquivos do Algarve e as que se encontram planeadas no decurso deste ano?

(RAalg) A atividade da RAalg é antes de mais a que já foi descrita acima, em termos de colaboração entre os diversos Arquivos na realização das suas atividades diárias.

A Rede de Arquivos também realiza atividades viradas para o público, como a exposição que já foi mencionada e o Encontro de Arquivos do Algarve. Este ano e devido à pandemia, iremos optar pelo formato digital. Atualmente está-se a delinear o programa, que poderá ser consultado brevemente na página da RAalg. https://rededearquivosdoalgarve.wordpress.com/

Como já foi dito, através do grupo dos Serviços Educativos, a Rede irá assinalar o Dia Internacional dos Arquivos com um vídeo colaborativo, que será divulgado no canal de Youtube do Município de Albufeira e nos restantes meios de comunicação. Este ano a Rede aposta também na difusão das atividades que cada Arquivo realiza por si, não só através do seu blogue, mas também na página no Facebook. Por força das circunstâncias impostas pela pandemia, a Rede de Arquivos do Algarve aderiu ainda ao Instagram e ao Twitter.

(ARCHIVOZ) Finalmente, gostaria que dessem a vossa opinião sobre o que pensam ser os grandes desafios e oportunidades com que os profissionais da informação se deparam na atualidade.

(RAalg) O principal desafio continua a ser o reconhecimento do papel e da missão dos Arquivos e dos Arquivistas dentro e fora das suas instituições. Já se percorreu um caminho importante, mas os Arquivos ainda vivem um pouco na sombra. Há um desconhecimento acerca do seu papel e do trabalho que fazem os seus profissionais. A face mais visível são sem dúvida os “Arquivos Históricos”, que correspondem à perspetiva mais romântica com documentos em pergaminho. Neste campo, verifica-se uma afirmação crescente com os Arquivos a terem uma oferta cultural e educativa muito forte junto das comunidades. Os Arquivos, enquanto sistemas de gestão de informação são a parte menos conhecida e talvez menos valorizada. O papel dos Arquivos enquanto serviços de apoio aos órgãos decisores, dando provas e garantias de uma atuação transparente e adequada, nem sempre é conhecido e reconhecido. Não existe uma visão clara do Arquivo enquanto gestor de todo o percurso da informação dentro das instituições.

Quanto a oportunidades, a pandemia pode ser encarada como uma oportunidade para os Arquivos se reinventarem também no sentido de chegar a novos públicos, mas também no que diz respeito à gestão, metodologia e procedimentos dos nossos serviços.

Imagem cedida pela Rede de Arquivos do Algarve.


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

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