“A crescente utilização dos meios digitais representa uma oportunidade e um desafio para os Arquivos Distritais e para os seus profissionais.”: Entrevista com Sandra Chaves

Entrevistámos Sandra Chaves, Diretora do Arquivo Distrital de Portalegre.

(ARCHIVOZ) Fale-nos um pouco do seu percurso académico, formativo e profissional, até chegar a Diretora do Arquivo Distrital de Portalegre.

(Sandra Chaves) O meu percurso profissional esteve desde muito cedo ligado aos arquivos, uma vez que, após a conclusão, em 1993, da licenciatura em Ciências Históricas, surgiu a oportunidade de trabalhar no Arquivo Distrital de Portalegre, no âmbito do Inventário do Património Cultural Móvel, tendo iniciado funções em fevereiro de 1994. Em 1995 ingressei na pós-graduação em Ciências Documentais – opção Arquivo, que conclui em 1997. Integrei o quadro de pessoal do Arquivo Distrital de Portalegre, em 1998, na carreira técnica superior de arquivo e em 2005 iniciei funções como chefe de divisão deste Arquivo. Em 2006 frequentei o FORGEP – Programa de Formação em Gestão Pública e em 2008 o CADAP – Curso de Alta Direção em Administração Pública.

(ARCHIVOZ) Como referido, é Diretora do Arquivo Distrital de Portalegre desde 2005. Tendo em conta os anos que leva à frente deste serviço de informação, que balanço faz do exercício do mesmo, considerando todos os desafios inerentes, desde logo o reduzido número de colaboradores?

(SC) O grande desafio foi o de dar continuidade ao excelente trabalho que vinha sendo desenvolvido anteriormente, ao qual procurei dar continuidade com o mesmo rigor, competência e motivação. O facto de me encontrar a trabalhar no Arquivo facilitou a integração nas novas funções.

Nestes quase 16 anos em que me encontro como chefe de divisão do Arquivo Distrital de Portalegre, houve uma evolução enorme nos meios tecnológicos/digitais que nos permitiram ter melhores ferramentas ao nível da descrição, digitalização e preservação digital, facilitando a disponibilização da informação, chegando cada vez mais a um público mais abrangente, mas ao mesmo tempo mais exigente e expectante nas respostas por parte do serviço.

Progressivamente os utilizadores esperam resultados mais eficazes e respostas mais céleres, pelo que tem sido uma preocupação deste Arquivo aumentar o número de descrições, por forma a ser possível recuperar e aceder mais facilmente à informação.

Paralelamente à descrição temo-nos empenhado na digitalização, aumentando assim os documentos disponíveis em linha.

A utilização de novos meios, nomeadamente a disponibilização em linha de registos e imagens, proporcionaram que o arquivo se tornasse cada vez mais visível e   acessível aos cidadãos, pois quer a consulta da documentação que se encontra em linha quer o pedido de serviços, como a reprodução e a certificação de documentos está, hoje, mais facilitada.

Em termos de recursos humanos, estes mantiveram-se praticamente inalteráveis desde 2005 até 2020. A resposta às exigências do serviço só é possível devido à polivalência dos colaboradores, à sua motivação e à boa colaboração entre todos.

Há um grande empenho, um enorme compromisso com o serviço e uma constante atualização por parte dos colaboradores por forma a acompanhar o desenvolvimento tecnológico e as novas exigências do digital, garantindo a prestação de um serviço de qualidade.

(ARCHIVOZ) O Arquivo Distrital de Portalegre é responsável por um vasto e rico acervo documental. Que fundos e coleções gostaria de destacar e quais são os instrumentos de acesso à informação existentes, de forma a permitir a sua pesquisa e acesso?

(SC) Não me é possível colocar em destaque qualquer fundo documental, o acervo documental do Arquivo Distrital de Portalegre é muito diversificado e toda a documentação tem a sua importância.

Em termos dos instrumentos de recuperação e acesso à informação o utilizador tem a possibilidade de pesquisar na base de dados Digitarq, em https://digitarq.adptg.arquivos.pt/ou de consultar no sítio Web do Arquivo Distrital de Portalegre em https://adptg.dglab.gov.pt/, onde, através de uma estrutura organizada é direcionado para a descrição do fundo que pretende consultar na referida base de dados Digitarq.

Na sala de leitura continuamos a ter à disposição dos nossos leitores os instrumentos de pesquisa em formato analógico, nomeadamente guias, inventários e índices, que podem ser consultados em alternativa aos meios digitais.

Os pedidos de consulta e reprodução (certificada ou simples) de documentos são efetuados através no balcão eletrónico CRAV (Consulta Real em Ambiente Virtual), sendo apenas necessário o registo prévio do utilizador. A tramitação do pedido é efetuada na referida plataforma, permitindo assim que o utilizador tenha sempre conhecimento do estado em que se encontra o pedido e agilizando todo o processo de orçamentação, pagamento e envio de reproduções.

(ARCHIVOZ) Sem qualquer desvalorização das demais funções arquivísticas, a difusão da informação é crucial em qualquer serviço de informação, para mais considerando o contexto de pandemia que nos encontramos a viver, que só recentemente abrandou de forma significativa. Pode dizer-nos o que tem sido feito nesse sentido no Arquivo Distrital de Portalegre, nos últimos anos?

(SC) A difusão da informação é uma das competências do Arquivo Distrital de Portalegre no sentido de dar a conhecer o importante espólio à sua guarda e no sentido de divulgar o trabalho e iniciativas desenvolvidas.

O aumento de documentação disponível em linha, em muito tem contribuído para facilitar o acesso à informação como também para a sua divulgação, por essa razão tem sido fundamental a disponibilização da informação, registos descritivos e objetos digitais.

Em 2009 iniciamos o projeto de digitalização com os fundos Paroquiais, realizado através de protocolo celebrado com a Family Search (FS). Em 2012 estavam já em linha todos os livros paroquiais, mesmo os que se encontram no Arquivo Histórico Municipal de Elvas, que, ao abrigo de um protocolo com a Câmara Municipal de Elvas, podemos disponibilizar.

Os projetos de digitalização sucederam-se e, neste momento, o Arquivo Distrital de Portalegre tem mais de um milhão e meio de imagens em linha, imagens essas pertencentes a fundos muito diversos dos quais destacamos: paroquiais, notariais, registo civil, administração de concelhos, conventos e provedorias de comarca.

Temos dinamizado o sítio Web do Arquivo Distrital no sentido de facultar informação sobre os fundos documentais, noticiar atividades desenvolvidas e dar a conhecer alguns documentos através da Rubrica “Documento em destaque”, onde mensalmente destacamos documentos que podem estar associados ou relacionados a um dia comemorativo, a um evento ou a uma simples curiosidade.

A difusão da informação é também efetuada através das exposições realizadas, pelo Arquivo e/ou em parceria com outras entidades.

A título de exemplo menciono uma exposição realizada em conjunto com o Arquivo Digital e Imaterial da Comenda onde destacamos documentação existente no Arquivo Distrital de Portalegre relacionada com o espólio fotográfico daquele Arquivo Digital. A realização da exposição e a disponibilização em linha das descrições e documentos fotográficos do Arquivo Digital e Imaterial da Comenda contribuiu, de forma muito significativa, para o aumento de documentos daquele arquivo (documentos cedidos pela população) e para a sensibilização da importância dos arquivos para a história local.

Nos anos de 2020 e 2021, devido às restrições impostas pela pandemia não foi possível realizar este tipo de atividade.

Todo o trabalho realizado ao nível da descrição, digitalização e consequente disponibilização da informação, assim como a utilização do balcão eletrónico (CRAV) permitiu que, em tempos de pandemia, houvesse uma melhor capacidade de resposta dos serviços e facilitou o acesso à informação num contexto em que as pessoas não se podiam deslocar ao Arquivo.

(ARCHIVOZ) E no que respeita a uma maior proximidade do Arquivo Distrital de Portalegre à respetiva comunidade, quais as atividades desenvolvidas de forma a alcançar esse objetivo e o que pensa ainda não ter sido atingido?

(SC) O Arquivo Distrital de Portalegre tem realizado diversas iniciativas de divulgação do património arquivístico, nomeadamente através de visitas guiadas e exposições dando a conhecer a documentação e o trabalho realizado, valorizando um património que é de todos.

Por outro lado, temos colaborado com algumas instituições no sentido de dar a conhecer outros arquivos, valorizando assim o património arquivístico do distrito.

Exemplo disto é a colaboração com o Arquivo Digital e Imaterial da Comenda, no qual o Arquivo de Portalegre desempenha um papel importante de disponibilização dos registos descritos e respetivas imagens. Outro caso é o protocolo de colaboração com a Autarquia de Elvas em que o Arquivo Distrital se encontra a descrever e a disponibilizar documentação daquele Arquivo Municipal.

Para além das iniciativas mencionadas a disponibilização de informação em ambiente digital muito tem contribuído para o aumento de acessos e consultas e consequentemente de uma maior visibilidade do Arquivo.

Na minha perceção ainda não há uma plena consciência da comunidade em relação ao património à guarda do Arquivo Distrital de Portalegre e ao papel que este desempenha na identificação, preservação e conservação do seu acervo documental.

(ARCHIVOZ) Quais os principais projetos que se encontram em curso e os que estão planeados ao longo deste ano no Arquivo Distrital de Portalegre?

(SC) Os projetos que temos em curso prendem-se com os objetivos definidos para este Arquivo e são a continuação da descrição documental e a disponibilização dos registos descritivos, facilitando a pesquisa e a consulta, bem como a digitalização da documentação e a disponibilização de imagens digitais em linha.

Temos em curso o projeto de digitalização dos fundos dos Cartórios Notariais e a disponibilização da série de processos de casamento da extinta Diocese de Elvas, registos descritivos e objetos digitais, no âmbito de um protocolo estabelecido com a Autarquia de Elvas.

Pretendemos alargar a cooperação interinstitucional visando a promoção, salvaguarda e difusão do património arquivístico local e da região.

Temos o objetivo de incrementar a divulgação do património arquivístico e das atividades e eventos realizados através das redes sociais, aproximando o Arquivo dos cidadãos.

(ARCHIVOZ) Tendo em conta o novo coronavírus (SARS-CoV 2) e a COVID-19, que, desde há mais de um ano, alteraram profundamente a vida dos arquivos, o que nos pode dizer sobre as estratégias desenvolvidas no Arquivo Distrital de Portalegre, de forma a enfrentar esta realidade tão difícil e singular, no que concerne à organização do trabalho interno, do atendimento aos utilizadores e na difusão da informação?

(SC) A pandemia trouxe-nos novos desafios e uma necessidade imediata de adaptação a uma realidade, até agora, desconhecida por nós.

Foi necessário proceder à organização dos postos de trabalho de forma a garantir o distanciamento recomendado e foi preciso adotar novos métodos de trabalho nomeadamente no regime de teletrabalho.

O atendimento ao público foi sempre realizado, na fase de confinamento através dos meios digitais e agora que é possível o regresso à sala de leitura, funcionamos com marcação prévia, cumprindo as orientações da Direção-Geral de Saúde e o Plano de Contingência da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.

Apesar das adaptações que foram necessárias realizar, a situação de pandemia veio reforçar a utilização dos meios de atendimento remoto, através do Balcão Eletrónico (CRAV) já em uso no Arquivo Distrital de Portalegre.

Não obstante todas as alterações mencionadas o Arquivo Distrital de Portalegre deu continuidade aos trabalhos em curso nomeadamente com a disponibilização de documentos. As atividades de descrição e integração e disponibilização de imagens nunca foram interrompidas mesmo nas alturas em que os colaboradores se encontravam em teletrabalho.

(ARCHIVOZ) Finalmente, gostaria que nos desse conta do que pensa serem os grandes desafios e oportunidades com que os arquivos distritais em Portugal se deparam na atualidade.

(SC) A crescente utilização dos meios digitais representa uma oportunidade e um desafio para os Arquivos Distritais e para os seus profissionais.

Oportunidade de tornar os serviços mais interativos com os utilizadores, facilitando quer o acesso à informação quer a prestação de outros serviços, tornando os arquivos acessíveis a todos.

Desafio, pois, torna-se necessário dotar os Arquivos de políticas e recursos adequados e de profissionais com formação orientada às novas realidades, nomeadamente as relacionadas com a salvaguarda da informação nado-digital.

Imagem cedida pelo entrevistado.


Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista

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