Unión Europea

«Realmente el grupo que trabajamos en Sedas, va más allá del Repositorio.» Entrevista a Elvira Aleixandre Baeza, documentalista responsable del Centre de Documentació Europea (2ª parte)

Hoy seguimos con la segunda parte de la entrevista a Elvira Aleixandre Baeza, documentalista responsable del Centre de Documentació Europea (CDE) de la Biblioteca de la Universitat Jaume I. En esta segunda parte nos habla sobre aspectos más técnicos y de gestión de Sedas, el perfíl de sus usuarios y qué objetivos de futuro tienen (teniendo en cuenta la Pandemia por COVID-19).

(Archivoz) Entendemos que es un archivo en constante crecimiento ¿Cuales son los criterios de selección de la documentación a incluir en vuestro archivo? ¿De qué medios disponéis para buscar la documentación que deseáis incluir?

(E A) El criterio de selección es el siguiente: documentos, en todos los formatos, que traten sobre España y la Unión Europea, con el objetivo de crear un punto de entrada para esta materia. Es cierto, que también hemos incluido todos aquellos documentos que suponen hitos para nuestro país desde la preadhesión. Recogemos también la producción intelectual de nuestras universidades en la materia.

Los medios… son el conocimiento de los especialistas en la materia sobre dónde puede hallarse documentación pertinente, en el caso de que no esté digitalizada y que haya que desplazarse a algún archivo o biblioteca (Secretaría de Estado, el ejemplo más claro) lo hacemos en persona y con mucha voluntad, sobre todo y en este caso, las que viven en Madrid ya que allí se encuentra la mayor parte de documentación de este tipo. Hay una tendencia a que cada una se especialice en la documentación de su comunidad autónoma.

(Archivoz) Sedas es un repositorio digital, en acceso abierto creado a través de la colaboración de diferentes Centros de Documentación Europea de las universidades españolas y de la Representación de la Comisión Europea en España, en colaboración con la Secretaría de Estado para la Unión Europea. ¿Podrías explicarnos cómo es su gestión y coordinación al estar implicadas tantas instituciones?

(E A) Como te he comentado antes se creó un Comité técnico, actualmente esta formado por las compañeras de los Centros de Documentación Europea de la Universidad Carlos III de Madrid, la Universidad CEU San Pablo, la Universidad Francisco de Vitoria, la Universidad Politécnica de Madrid, la Universitat de València, la Universitat Jaume I y la Secretaría de Estado para la Unión Europea.

El Comité dicta las normas técnicas a seguir para la descripción de los documentos, los metadatos y su contenido, software, derechos de autor (licencias), distribución de documentos, así como todas cuestiones de difusión, campañas y colaboraciones.

Las veinte universidades que participan suben los documentos desde sus respectivas sedes, hemos elaborado un manual muy completo para ello y hemos impartido sesiones de formación presenciales a todo el equipo. Los permisos de autores y editoriales se guardan en el de la Universitat Jaume I donde se remiten por correo.

Gracias al software podemos compartir ítems, además de subir los documentos, realizamos importaciones desde otros repositorios, es decir, el documentalista hace la selección de documentos pertinentes para Sedas en el Repositorio de su universidad e importamos a nuestra comunidad los metadatos, aunque el documento no lo importamos, forma parte de la idea de crear un punto de acceso en nuestra materia.

El Comité técnico se reúne periódicamente en la Representación de la Comisión Europea en España (Madrid) que nos facilita las cuestiones prácticas (viaje, alojamiento) y solemos tener una reunión general todos los participantes, una vez al año, también en la Representación.
La red de CDE ya estaba consolidada como te decía al principio, esto fue clave para el desarrollo, contábamos con herramientas para comunicarnos en Internet, nos conocemos bien y además nos vemos en las reuniones y formaciones que organiza la Comisión Europea. De ahora en adelante, parece que tendremos que ceñirnos, como la mayoría, solo a entornos digitales.

(Archivoz) Adentrándonos en temas un poco más técnicos, utilizáis DSpace como software y como interface XMLUI (Manakin). ¿Cuáles fueron las razones para decantaros por este software y esta interface?

(E A) Ahora estamos con la versión 5.4 de DSpace. La opción la tomó la Universidad, y la archivera de la UJI, Lidón París comenzó a crear el Repositorio institucional. La opción estaba entre DSpace , Fedora y E-prints que son softwares potentes y fiables.

Se optó por DSpace porque era el software más extendido en las instituciones académicas y de investigación. Como sabes es un software de código abierto. Hemos ido mejorando el Repositorio con migraciones a versiones superiores, incluyendo esquemas de metadatos para ser recolectados correctamente (Hispana, Europena, Recolecta, Open Doar…), hemos sincronizado el Repositorio ORCID (Open Researcher and Contribution ID) para la gestión de autores y otros, siempre estamos con mejoras o actualizaciones.

(Archivoz) ¿Cual es el perfil más habitual de usuario que tenéis? ¿Tenéis pensado alguna futura estrategia de difusión para llegar a otro tipo de públicos?

(E A) Las estadísticas de uso del Repositorio nos dicen cuántos usuarios “bajan” documentos y otros muchos datos pero no su perfil exacto (aunque si su localización), por lógica, los documentos están dirigidos a perfiles académicos, nuestro público natural, pero como somos recuperables a través de Google y tenemos muchos tipos de documentos: vídeos, sellos, imágenes, carteles, habrá un porcentaje que no pertenezca a este grupo de usuarios.

Creo que sí que llegamos al “grand públic”, a esto han contribuido notablemente las redes sociales de Sedas Clic para tuitear

Cuando enlazamos algún documento en Twitter, se refleja inmediatamente en las estadísticas de uso, se producen picos en el acceso y la descarga de ellos en Sedas, esto es muy visible.

(Archivoz) Debido a la actual Pandemia a causa de la COVID-19, muchas instituciones han tenido que reinventarse y establecer nuevos protocolos acorde a la situación. ¿Cómo os ha afectado a vosotros?

(E A) A nosotras en el método de trabajo, no, ya nacimos digitales. Aunque echamos de menos las reuniones en la Representación de la Comisión, las formaciones presenciales, las reuniones informales, supongo que como todos en estos tiempos.

Lo único es que los desplazamientos a archivos o bibliotecas para obtener documentación en papel tendrán que posponerse, así como las presentaciones presenciales y muchos adaptarnos al teletrabajo.

(Archivoz) Y por último, pensando en las expectativas de futuro ¿Qué objetivos os planteáis cumplir? ¿Cómo crees que será la evolución del repositorio digital?

(E A) Continuar que no es poco, creo que tenemos que hacer un balance de contenidos y pensar en incluir otro tipo de documentos que hasta ahora no hemos ponderado como pueden ser tesis doctorales, TFG… siempre respetando los derechos de autor escrupulosamente.

También reflexionar sobre el papel y la línea de nuestras redes sociales, las estadísticas nos proporcionan una base para establecer las prioridades.

Quizá también incluir, en mayor número, documentos en otros idiomas que además de completar la colección nos darían una mayor visibilidad internacional.

A lo largo del curso académico siempre surgen posibilidades de colaboración con otras instituciones, bibliotecas y archivos para compartir información o realizar otras actividades como lo hicimos con una exposición conjunta con los Archivos Históricos de la Unión Europea en Florencia en 2016-17.

Realmente el grupo que trabajamos en Sedas, va más allá del Repositorio porque trabajamos en equipo no solo en la Comunidad Archivo Digital España- Unión Europea sino en muchas otras actividades que nos conciernen a los CDE.

 

*Imagen de portada: Logo de Sedas.


Entrevista realizada por: Inmaculada López Zurrón

«La documentación de la UE siempre ha estado muy bien sistematizada pero durante mucho tiempo las publicaciones al respecto se podían contar con los dedos de una mano.» Entrevista a Elvira Aleixandre Baeza, documentalista responsable del Centre de Documentació Europea (1ª parte)

Hoy tenemos el placer de entrevistar a Elvira Aleixandre Baeza, documentalista responsable del Centre de Documentació Europea (CDE) de la Biblioteca de la Universitat Jaume I. Esta entrevista se ha dividido en dos publicaciones. En la primera parte nos explica qué es un Centro de Documentación Europea, su funcionamiento y características a tarvés de su experiencia; además de explicarnos cómo se creó Sedas.

(Archivoz) Para comenzar, háblanos de tu trayectoria profesional. Nos gustaría que nos explicaras qué es un Centro de Documentación Europea y cómo llegaste a trabajar en él.

(Elvira Aleixandre) La Universitat Jaume I (UJI), en la que trabajo como documentalista (funcionaria de carrera), recibió el estatus de Centro de Documentación Europea (CDE) en 1992, la Comisión Europea y la UJI firmaron un convenio y pasamos a formar parte de la red de CDE, creada en 1962 en universidades para proporcionar documentación de la UE a las comunidades universitarias y al público en general.

Este convenio conllevaba recibir todas las publicaciones oficiales de la UE, así como un acceso privilegiado a sus bases de datos, se accedía a ellas a través una conexión X-25 y cada una tenía un lenguaje de interrogación diferente: CCL, Mistral…

Me encargué de organizar y poner en marcha el CDE de la Universidad, la formación que ofrecía la Comisión Europea y la Representación de la Comisión en Madrid era muy buena, estancia en el departamento de documentación, cursos intensivos de lenguajes documentales y bases de datos (Eurobases), fuentes de la Unión Europea, procedimientos etc.

La Universidad me dio todas las oportunidades, la materia me atraía (la parte técnica sobre todo), también conté con la formación que me ofrecían, informal pero rigurosamente, profesores como el ahora catedrático de Derecho Internacional Público de la Universidad de Valencia Jorge Cardona y la Biblioteca de la UJI donde se ubica el CDE en el organigrama institucional, con su director Vicent Falomir.

La red de CDE en España funcionaba muy bien, de forma cohesionada, yo creo que en parte, gracias a Pepa Michel, funcionaria de la Comisión Europea, quien más tarde fue Directora de la Biblioteca Nacional.

Cuando trabajas en un CDE, los usuarios pueden preguntar cualquier cosa relacionada con la UE, en cualquier política o materia, medio ambiente, mercado interior, investigación … la cantidad de publicaciones y series de documentos de las instituciones y organismos impone.

Cuando trabajas en un CDE, los usuarios pueden preguntar cualquier cosa relacionada con la UE, en cualquier política o materia, (…) la cantidad de publicaciones y series de documentos de las instituciones y organismos impone. Clic para tuitear

El apoyo entre colegas es muy importante. Recuerdo el respeto que les tenía a las estadísticas de Eurostat, creo que todavía lo conservo.

Una de las características de la documentación de la UE es su multilingüismo (24 lenguas oficiales), en la práctica, existen tres lenguas de trabajo (EN, FR, DE) que a su vez son las únicas en las que podemos hablar en las reuniones en Bruselas (solo hay interpretación entre estas lenguas), en este campo he contado el asesoramiento del profesor Vicent Montalt de la UJI, investigador y traductor.

La documentación de la UE siempre ha estado muy bien sistematizada pero durante mucho tiempo las publicaciones al respecto se podían contar con los dedos de una mano. El conocimiento, complejo, básicamente se trasmitía de forma oral.

Me gustaría añadir que la Universitat Jaume I se ha caracterizado por estar en primera en línea en nuevas tecnologías, me refiero a que tuvimos el primer servidor World-Wide Web en España e incluso uno de los primeros mapas virtuales.

Estar en la UJI me hizo conocer bastante bien la Internet de 1992, telnet, FTP, por supuesto SMTP, bases de datos WAIS, también tuvimos el primer Gopher de España (CWIS)… No tardaría en llegar, en 1993, el World Wide Web. Todo ello gracias al equipo liderado por el profesor de la UJI Jordi Adell, pedagogo y ahora director del CENT, que nos puso las bases intelectuales y prácticas para ello muy bien cimentadas y que me permitió adquirir unas buenas “habilidades digitales”.

Por otra parte, varios años fui la Representante de los CDE españoles en Bruselas, esto me ayudó a entrar más aún en el ambiente de Bruselas y de los países miembros con sus particularidades. Me acompañó en el trabajo en Bruselas, al final, Rosario Martínez, Universidad del País Vasco, que consiguió una pregunta parlamentaria sobre los CDE cuando desapareció el Diario Oficial en papel y la versión digital no era la auténtica.

Así me especialicé con el estudio y la práctica. La documentación de la Unión Europea es internacional o supranacional si se quiere y abarca muchas materias dentro de una, en este campo España no se distinguía por nada, no se valoraba, aunque estuviéramos inmersos en el proceso de integración o que las decisiones que se tomaban y se toman en la UE nos afecten directamente.

Gracias por dejar que te conteste, ya sabes que no es normal que en esta profesión alguien se interese por lo que hay detrás del documento. Me he extendido porque creo muestra qué es un Centro de Documentación Europea.

(Archivoz) Archivo Digital España-Unión Europea, también conocido como Sedas, por sus siglas en inglés, recoge toda la documentación relevante sobre España y la Unión Europea que se encuentra dispersa en diferentes instituciones que trabajaron y/o trabajan en el ámbito de la Unión Europea, además de la producción intelectual en la materia de las universidades españolas. ¿Cómo surgió su creación?

(E A) En 2011, se dieron dos circunstancias, claramente la documentación de la UE era digital, en papel recibimos poco, y en la Biblioteca UJI se trabajaba en el Repositorio institucional.

Pensé que debíamos ofrecer a nuestros usuarios un servicio puesto al día y que los conocimientos de los documentalistas y bibliotecarios especializados continuaran llegando a ellos. Se precisaba acceder al texto completo de los documentos y que fueran recuperables a través los buscadores de Internet con identificadores estables (URI), tal y como lo estaba viendo con los documentos del Repositorio institucional. Me parecía importante integrarnos en el movimiento “Open Access” con todo lo que conlleva, técnica y éticamente.

Pensando en estas dos cosas, la creación de una comunidad en el Repositorio UJI me pareció la solución, la cuestión fue entonces centrar la materia, no se trataba de subir documentos que ya estuvieran en otras bases de datos de la UE, pero esto ya lo hicimos en equipo.

En 2011 expuse la idea a mis colegas de la red de CDE, a algunas les entusiasmo la idea y con ella fuimos a la Representación, creamos un Comité técnico y a partir de ahí, el proyecto ya fue completamente cooperativo. La Universitat Jaume I puso y pone los medios técnicos y creamos Archivo digital España-Unión Europea (Sedas).

Tras una presentación preliminar en Malta en una reunión de coordinadores organizada por la Comisión, el 4 de diciembre de 2012 tuvo lugar la presentación de Archivo Digital España-Unión Europea (SEDAS) en la sala Europa de la Representación en España de la Comisión Europea. Posteriormente se convocó una reunión informativa para centros de documentación y bibliotecas de ministerios y otras instituciones.

 

*Imagen de portada: Logo de Sedas.


Entrevista realizada por: Inmaculada López Zurrón