Repositorios Digitales

«El acceso abierto ya es imparable»: Entrevista a Uxía Gutiérrez, coordinadora de Bibliosaúde

Entrevistamos a Uxía Gutiérrez, coordinadora de la biblioteca virtual Bibliosaúde, la red de cooperación integrada por las bibliotecas de los centros hospitalarios del Sistema Público de Salud de Galicia.

En un momento tan complicado para nuestros servicios de salud, apreciamos mucho su testimonio experto. Uxía Gutiérrez nos habla sobre su trabajo diario como bibliotecaria en Complexo Hospitalario Universitario de Ferrol, describiendo las particularidades de esta importante faceta de la documentación sanitaria. En la entrevista también nos avanza algunas de las primeras consecuencias visibles de la pandemia para nuestro entorno profesional.

(Archivoz) ¿Cómo llegaste a ser bibliotecaria en un hospital?

(Uxía Gutiérrez) Pues yo estudié en la Universidade de Santiago de Compostela, realicé la licenciatura de Geografía e Historia. Primero me especialicé en Arte, y posteriormente hice la especialidad de Archivística y Biblioteconomía en la misma universidad. En el año 1990 estaba trabajando como colaboradora en la biblioteca del Ateneo Ferrolán por las tardes y en una biblioteca escolar durante unos meses por las mañanas, y salió una convocatoria en el periódico en la que solicitaban personal para la biblioteca del Hospital Arquitecto Marcide. Me presenté, hice unas pruebas y entrevistas y así empecé a trabajar en una biblioteca de hospital. Posteriormente, en el 2005 el Servizo Galego de Saúde convocó oposiciones también para bibliotecarios y consolidé la plaza como personal estatutario.

(Archivoz) ¿Qué balance harías sobre la evolución de la gestión documental y las bibliotecas en el ámbito hospitalario, durante todo este tiempo?

(UG) Bueno, pues como llevo tanto tiempo en este ámbito hospitalario, nada más y nada menos que 30 años, te diré que la evolución ha sido como un viaje desde la prehistoria a un futuro de ciencia ficción, ja, ja, ja,

He pasado desde el libro de registro manual y los ficheros catalográficos a un SIGB, una biblioteca virtual, un repositorio, un descubridor y un gestor de enlaces, entre otros. De la fotocopiadora al escáner. Del CD-ROM y el fax, a Internet, a la nube y el correo electrónico.

La evolución de las TICs ha supuesto una revolución en nuestro trabajo y nuestras bibliotecas. Ha cambiado todo: la gestión documental de la biblioteca, los espacios, los servicios, incluso la visión y el papel de los bibliotecarios y documentalistas. Ya no nos ven como los que prestamos libros, somos gestores de la información y del conocimiento, curadores de contenidos, community managers, gestores de redes sociales, creadores de webs, analistas de datos…

Las tecnologías nos han proporcionado nuevos roles que hemos incorporado a los tradicionales de gestionar y recuperar información, que seguimos realizando, aunque con nuevas herramientas.

(Archivoz) ¿Podrías describir la experiencia de Bibliosaúde, la red que coordinas? ¿Qué otros hitos destacarías en esa evolución?

(UG) Bibliosaúde es una biblioteca virtual y una red de bibliotecas de centros hospitalarios y la Consellería de Sanidade, del Sistema Público de Salud de Galicia. Se fraguó durante 2007 y se inauguró en 2008. En aquel momento teníamos claro que había que hacer la transición a lo virtual, pero no queríamos prescindir del personal que ya teníamos, por eso nos decidimos por un modelo integrador, en el que en lugar de crear una nueva biblioteca virtual al margen de las bibliotecas presenciales, las integrase y fuesen estas mismas bibliotecas presenciales el núcleo de trabajo y el personal que crearía la biblioteca virtual. Al seguir existiendo el componente presencial, nos asegurábamos también de no perder visibilidad en el medio virtual.

En ese momento nos pareció lo más rápido y también lo más económico. Además el personal bibliotecario pasó a ser parte de la nueva biblioteca virtual, se sintió implicado en el proyecto, pues eran los protagonistas de ese cambio.

No estoy arrepentida de este modelo participativo, pero si es cierto que a veces se nos duplica el trabajo, pues sumamos al trabajo de la biblioteca hospitalaria el de la biblioteca virtual. La coordinación recae en uno de los miembros de la red, y las cargas de trabajo se vuelven a duplicar.

El problema también es que en este tiempo no se ha dotado con más personal cualificado en biblioteconomía y documentación a los centros hospitalarios.

Aún así, hemos conseguido una gran biblioteca virtual, que cubre las necesidades de información de nuestros usuarios. Además del catálogo BICO, creamos contenidos como la producción científica de nuestros investigadores en SOPHOS, y preservamos y difundimos sus publicaciones científicas, clínicas, docentes o audiovisuales desde el repositorio institucional RUNA, así como la documentación institucional que se genera. Difundimos la investigación de nuestro personal a través de las redes, sobre todo twitter, y nuestro trabajo docente en facebook y en un canal de youtube también, o curiosidades históricas de nuestras bibliotecas y hospitales en pinterest.

Los programas de formación son esenciales en nuestro trabajo. Formamos mediante la creación de guías y tutoriales y con cursos de formación continuada, tanto presenciales como en línea, sobre todo al personal sanitario, pero también en recursos de gestión y administración como Aranzadi, La Ley, o Mementos.

Una labor que requiere tiempo y conocimientos específicos, es la de evaluar las colecciones y los fondos de la biblioteca virtual, negociaciones con editores, la gestión económica, todo un proceso laborioso y fundamental en el ámbito sanitario.

Cuando la necesidad de información es asistencial, el factor inmediatez es fundamental. Ha de ser consultable en cualquier lugar: consulta clínica, a pie de cama, una ambulancia, urgencias, donde la necesiten en ese momento. Clic para tuitear
(Archivoz) A diario ayudas a los profesionales del servicio público de salud a localizar la información que necesitan en bases de datos especializadas de todo el mundo. ¿Qué caracteriza al usuario en el campo biomédico?

(UG) Los usuarios de los servicios de salud son muy variados, desde médicos, que conforman el mayor porcentaje de usuarios que nos demandan información, hasta enfermería, técnicos de salud de diferentes especialidades, investigadores, psiquiatras, psicólogos, farmacéuticos, fisioterapeutas, terapeutas ocupacionales e incluso personal de gestión, como jurídicos o economistas. Es un espectro muy variado.

Pero no cabe duda de que el principal grupo demandante de información en los hospitales son los sanitarios y sobre todo los médicos. Necesitan información a tres niveles, docente, asistencial e investigador.

Este tipo de información ha de estar muy actualizada, y ha de ser fiable, de calidad, basada en evidencias, evaluada y contrastada, y por supuesto muy ágil. Cuando la necesidad de información es asistencial, el factor inmediatez es fundamental, y ha de ser consultable en cualquier lugar: la consulta clínica, a pie de cama del enfermo, o en una ambulancia, las urgencias, donde la necesiten en ese momento.

Por eso es importante que el acceso a recursos de ayuda a la toma de decisiones clínicas, pueda realizarse durante las 24 horas, los 365 días del año, y desde cualquier lugar y dispositivo. En ese sentido la Biblioteca Virtual Bibliosaúde ha contribuido mucho a mejorar el acceso inmediato a la información.

(Archivoz) ¿Cómo valoran los usuarios el servicio que prestáis?

(UG) Yo diría que lo valoran muy bien en general. No sólo la evaluación de los recursos que ponemos a su disposición en la Biblioteca Virtual, si no también servicios como el SOD, para obtención de documentos. Es imposible suscribir todos los títulos de publicaciones científicas que existen a nivel mundial y que se indexan en las principales bases de datos internacionales biomédicas como Medline, Embase, Scopus, Web of Science, Cinahl y otras como IBECS, Cuiden o Medes en el ámbito hispanoamericano. Por eso el servicio de solicitud y obtención de artículos y el préstamo interbibliotecario son de los más demandados en nuestro tipo de bibliotecas. Se localizan y obtienen miles de artículos al año en otras bibliotecas sanitarias, para que los usuarios tengan acceso a esa información.

Las búsquedas bibliográficas, son un apoyo fundamental para ellos en los ámbitos de investigación y docencia, y como apoyo a las tesis, publicaciones, trabajos de fin de máster, revisiones sistemáticas, guías de práctica clínica, etc. Creo que también es muy apreciado por ellos, tener especialistas que realizan estas búsquedas, muchas veces complejas, que les requerirían a ellos disponer de un tiempo que no tienen dada su carga asistencial y laboral, y una profundidad de conocimientos de las bases de datos que se escapan a sus conocimientos.

Aun así trabajamos mucho como formadores, tanto presenciales como en línea, para enseñarles a buscar correctamente en las principales bases de datos y los recursos que ponemos a su disposición. Así aprenden a utilizarlos y para qué sirven, y en qué circunstancias es más adecuado consultar unos u otros.

Atención Primaria ha sido una de las grandes beneficiadas, con la creación de la biblioteca virtual, pues pasó de no tener acceso a bibliotecas que eran tradicionalmente hospitalarias, a tener a su alcance herramientas que les facilitan la actualización de conocimientos continua. Ha supuesto una democratización del acceso a la información, que valoran muy altamente.

(Archivoz) ¿Además de la lectura de libros qué o otros servicios demandan los pacientes y usuarios del hospital?

(UG) En mi hospital no existía biblioteca de pacientes, hasta que empezamos a trabajar en el proyecto de Biblioterapia con la Axencia do coñecemento en Saúde (ACIS) y Avalia-T, que es la agencia de evaluación de tecnologías sanitarias del Servizo Galego de Saúde. Este proyecto es un paso más allá de la simple lectura de libros, pues implica una selección y evaluación de libros por un grupo de expertos que incluía pacientes también, durante un año. Es una colección pensada para que el personal sanitario pueda “prescribir” estas lecturas, igual que se prescribe un fármaco y como complemento a estos, a determinados pacientes como ayuda a situaciones personales, o determinadas patologías, que les ayudarán a comprender lo que les está pasando y a superar determinadas circunstancias. Además este proyecto nos llevó a cooperar con la red de las bibliotecas públicas de Galicia.

Más allá de esto, sabemos que no toda la información de salud que circula por Internet es confiable, y nos preocupa mucho este tema de la “formación en salud a la ciudadanía”, por eso en la biblioteca virtual Bibliosaúde tenemos una selección de recursos bajo el epígrafe “Bibliosaúde para cidadáns” donde se han evaluado y seleccionado recursos y webs de salud dirigidos a pacientes de calidad validada y fiable y adaptados a su legibilidad de lectura de términos médicos.

Colaboramos desde el principio con E-Saúde, el portal digital dirigido a pacientes del Servizo Galego de Saúde que ofrece información verídica, legible y confiable de salud para la ciudadanía, realizando glosario de términos médicos en la información de salud de la A a la Z.

También hemos participado en cursos a asociaciones de pacientes, explicándoles como seleccionar información fiable y de calidad en salud en Internet, y cuáles son las fuentes que deberían consultar.

(Archivoz) ¿Cuáles son las labores técnicas que consumen la mayor parte de vuestra jornada de trabajo?

(UG) Sin duda la selección y evaluación de herramientas y colecciones, porque hay que conocerlas en profundidad y estudiarlas, compararlas en caso de amplia oferta en el mercado, valorarlas, y esto consume mucho tiempo. Luego tus conocimientos y valoraciones has de plasmarlos en guías y tutoriales para formar al personal sanitario en su buen uso.

Me resultaría imposible lanzar búsquedas bibliográficas especializadas en Bases de datos, si previamente no las conozco en profundidad, no las estudio y no las evalúo.

Aunque luego preparar las estrategias de búsqueda en cada base de datos consume también mucho tiempo, sobre todo cuando son búsquedas exhaustivas y muy pertinentes para estudios de investigación, publicaciones, tesis, revisiones sistemáticas, etc.

El servicio de Obtención de Documentos es muy demandado, y hay días que hay que dedicarle una gran parte de la jornada también.

Preparar la formación, consume una gran parte de tiempo y cada vez actuamos más como formadores en todos los ámbitos, presencial y virtual.

La atención al usuario, ya sea presencial o virtual, dependiendo de la dificultad de sus consultas, también requiere una buena inversión de tiempo.

(Archivoz) Además de atender las demandas de información específica de cada colectivo de usuarios, ¿qué relación tenéis con la ingente cantidad de información y documentación sanitaria que produce el hospital? En líneas generales, ¿qué trabajo que realizáis en relación con la documentación clínica?

(UG) Nuestra relación con la documentación producida en los hospitales se manifiesta en el repositorio institucional. En RUNA mantenemos una colección de Documentación Clínica institucional, la de Documentación administrativa de la organización, la de publicaciones de la organización, la de docencia, etc. Toda esa información nos encargamos los bibliotecarios de subirla al repositorio mediante archivo delegado. La coordinadora de RUNA, Carmen, se encarga de que todos los documentos cumplan los estándares y normativas necesarias antes de ser publicadas.

En la colección de Documentación Clínica, se suben los protocolos, planes de cuidados, guías, etc que se crean en la organización. Se ha añadido un campo CIE-10 que puede enlazar si se quisiera con las historias clínicas.

(Archivoz) Los servicios públicos de salud también tienen que hacer frente a la enorme carestía de las licencias en el ámbito biomédico. ¿Qué opinión te merece el modelo de negocio actual de las publicaciones científicas?

(UG) Efectivamente, el actual modelo de licencias de suscripción de colecciones resulta muy costoso de mantener, porque los precios se incrementan mucho más que nuestros presupuestos. Por eso nosotros estamos a favor del modelo de publicación de Acceso Abierto.

Creo que las organizaciones deberían de favorecer este modelo, además de manteniendo repositorios institucionales, estableciendo políticas y mandatos institucionales sobre acceso abierto, premiando en sus políticas y objetivos el depósito en repositorios, incentivando la publicación mediante la vía verde en sus repositorios, ayudando a las buenas investigaciones en los pagos de los APC (Article Processing Charge), incentivando para que sus trabajadores publiquen en revistas de acceso abierto en los baremos de concursos y OPEs y reconocimientos de méritos, o convirtiéndose en editoras de publicaciones en acceso abierto con revisión por pares para sus investigadores. Deberían también de fomentar los datos abiertos. Tienen que entender que el acceso abierto amortiza la inversión en investigación.

Creo sinceramente que estamos en un momento de cambios en el negocio de la publicación científica y las grandes editoriales tendrán que adaptar sus modelos económicos de suscripción, y tendrán que flexibilizar estos modelos actuales tan rígidos.

COVID ha hecho tambalear los modelos de negocio y publicación actuales. Dada la urgencia, se ha incrementado la publicación en repositorios y pre-prints, que pueden ser revisadas por otros pares con comentarios y mejoras. Clic para tuitear
(Archivoz) ¿De qué manera ha afectado a vuestro trabajo la emergencia sanitaria del COVID19? ¿Qué otros retos tenéis por delante las profesionales de la documentación sanitaria?

(UG) COVID-19 nos ha afectado, evidentemente. Ha promovido el teletrabajo masivo, demostrando que es posible trabajar eficazmente desde casa también. Nos ha hecho recapacitar sobre la formación en línea, que deberemos de incrementar todavía más, y con otras metodologías más adecuadas que las simples guías en pdf y más interactivas.

Nos ha reafirmado en la necesidad de la cooperación con otros profesionales y bibliotecas. Aunque es algo que sabíamos y siempre hemos hecho, esta época ha venido a demostrarnos que trabajamos todos en el mismo barco y con los mismos objetivos. Esto nos ha llevado a unirnos a casi 90 bibliotecarios de ciencias de la salud de toda España y crear un proyecto como #AyudaBiblioteca #Covid-19 que se plasmó en el site COVID-19 por especialidades y temas en el que todos contribuimos en recopilar información de calidad y evaluada para todas las especialidades sanitarias. También ayudó el hecho de que muchas editoriales publicasen en acceso abierto sobre COVID. Esto ha demostrado que el Acceso Abierto es ya imparable, pues si no hubiese existido no hubiese avanzado tan rápidamente la investigación sobre COVID. Además ha hecho tambalear los modelos de negocio y publicación actuales, ya que dada la urgencia en la rapidez de transmisión de la información, se ha incrementado la publicación en repositorios y pre-prints, que pueden ser revisadas por otros pares con comentarios y mejoras de esos pre-prints.

Les hemos dado un excelente servicio adelantándonos a sus necesidades de información, ya evaluada y clasificada, gracias al trabajo cooperativo, lo que también nos ha reafirmado en nuestro papel de evaluadores y seleccionadores de la información de calidad.

Nuestros espacios físicos se han visto implicados en esta pandemia, ya que en algunos casos se han reconvertido en UCIS, en centros de citas de COVID, en salas de reunión…

Se nos han abierto nuevas perspectivas de roles, como la lucha contra la información fraudulenta en redes sociales e Internet para proteger a la población de los bulos en materia sanitaria.

En fin, tenemos un mundo abierto de posibilidades y un futuro para reescribir nuestro trabajo. Pero como reto fundamental en mi ámbito, me planteo el que se contrate a profesionales graduados o licenciados en biblioteconomía y documentación en todos los hospitales, sobre todo si son hospitales universitarios.

Los repositorios digitales en Archivos

Introducción

Los archivos como los repositorios guardan similitudes que los asemejan en sus funciones, en primera instancia ambos almacenan, preservan y recuperan documentación a través de las normas internacionales de descripción. En la profesión archivística, por lo general los repositorios digitales son vistos como una herramienta propia del campo bibliotecario, desde esta perspectiva podemos considerar que los profesionales archiveros no han dimensionado los beneficios que abrigaría su implementación en los archivos.

Es imprescindible que organizaciones, como también asociaciones de profesionales de archivos, pujen para abrir camino a la participación de la elaboración de políticas sobre la creación de repositorios digitales para hacer uso de los documentos que guardan en sus archivos, específicamente los históricos que son fuente primaria para la investigación científica.

Así, el objetivo del presente trabajo es buscar las semejanzas que pueden existir en los repositorios digitales de las bibliotecas con la implementación de los mismos en los archivos, buscando cómo encontrar los beneficios de su utilización plasmada en el mundo archivístico. Y para ello es inevitable formular las siguientes preguntas: ¿Por qué el profesional archivero no participa en las políticas de creación de repositorios digitales? ¿Por qué considera que los repositorios son puramente del campo bibliotecario? ¿Por qué no plantease un problema semántico en la definición de archivo y repositorio? ¿Por qué no plantease el desafío de implementar los repositorios digitales con los conocimientos propios de la profesión?

Justificación

Se sabe que el conocimiento no es estático ni mucho menos cerrado, todas las ciencias sociales y naturales se orientan hacia un conocimiento dinámico y en permanente estado de mutación, por lo cual, la Archivología no queda exenta de ello; todo lo contrario, está obligada a crecer en su teoría archivística.

Los trabajos interdisciplinarios dan prueba de los avances que se consiguen a través de las investigaciones científicas en donde se visualizan los logros alcanzados, cuando existe la participación de diferentes disciplinas que aportan su conocimiento para satisfacer las necesidades propias del conocer del hombre.

La ciencia de la informática es la que más se ha introducido en los trabajos interdisciplinarios, es importante mencionar que la Archivología posee sus propios conocimientos para el tratamiento de la documentación e información que contienen esos documentos. Sin embargo, en su espacio lógico, han de reconocerse funciones archivísticas ya iniciadas y aplicadas a los documentos de archivo como objetos digitales desde el principio de la gestión documental. Escasa me parece la estimación de estar ligado a la regulación y ordenación técnica del acceso hasta el almacenamiento digital.

Esto provoca de manera directa que el conocimiento y la información estén al alcance de la mano, en estas circunstancias la Archivología sufre un cambio de paradigma, en donde el profesional debe adoptar como ciencia de soporte a la informática ya que está es la que va a brindar las herramientas que necesita para incorporar los repositorios digitales en los archivos.

Otro eslabón fundamental es concientizar y crear la necesidad en la gestión del profesional de archivo, los usos de los repositorios digitales, para lograr fines, como por ejemplo; avances en materia de estudios, la implementación del tratamiento archivístico en documentos electrónicos, cuestionar el ciclo vital de los documentos, cual es el perfil de usuario que se pretende captar, cuál es el aporte de la Archivología a la ciencia, qué conocimientos e información brinda a la sociedad.

Es importante que la Archivología salga de su estado de introspección que deje de mirar hacia adentro, del profesional negado a la tecnología, del archivo cerrado, de la documentación creada en formato papel como única fuente fidedigna, cambiar a un estado de extrospección, abrirse al mundo exterior, adaptando los avances de la tecnología para y por el bien de la ciencia.

Se puede confirmar que en el campo archivístico aún no existe una marcada iniciativa en la implementación de los repositorios digitales, puede que se encuentren algunos casos aislados, tal el caso del Centro de Egresados de Archivística de la Provincia de Santa Fe que ha convocado a sus estudiantes a la donación de sus trabajos aprobados realizados en el marco de alguna cátedra, ponencia o publicaciones con el fin de crear un repositorio que sirva de fuente de consulta, pero es transcendental mencionar que las donaciones serán dadas a la biblioteca. Además, si bien, también es de interés de la Archivología, se trata de documentos bibliotecológicos.

Ante este ámbito, un repositorio digital puede definirse como un conjunto de recursos y servicios destinados a gestionar y difundir los materiales digitales de educación superior o de investigación científica y tecnológica, que obedece a una política preestablecida que indica cómo constituirlo y en qué condiciones . Esta definición contesta las preguntas formuladas al comienzo del texto, es decir, ¿contamos con un conjunto de recursos y servicios? Pues bien, la archivología en su campo de acción abarca la gestión, la planificación, organización, conservación y todos los servicios archivísticos aplicando técnicas que nos permiten recuperar eficientemente la información contenida en los documentos que a continuación solo se hará referencias a algunas de ellas:

  • Recibir, organizar y preservar documentos en los archivos sobre los que tiene jurisdicción.
  • Formular reglamentos, manuales, directivas y normas archivísticas.
  • Participar en la planificación de la reproducción de documentos a través de diferentes sistemas y sobre distintos soportes.
  • Generar conocimiento mediante investigaciones.
  • Interactuar con los usuarios donde se desenvuelve facilitando el acceso a la información.

Continuando con la definición corresponde cuestionar ¿De qué forma los profesionales archiveros podrán gestionar y difundir los documentos a través de los repositorios digitales? ¿Existen herramientas para ellos? ¿Tenemos técnicas para su implementación?

Es factible que los conocimientos archivísticos puedan emplearse y adaptarse a las exigencias demandadas por los avances tecnológicos que pose como objetivo poner la información a disposición de la sociedad de manera rápida y amplía a través del acceso abierto de la información.

Desde cualquier perspectiva la participación de los archivos para la difusión de los conocimientos es requerida y necesaria, esta participación se logra a través de la interoperabilidad que beneficia a los archivos con su visibilidad, es este otro punto en donde la archivología puede lucir sus conocimientos en el tratamiento de los documentos digitales de archivos divulgados en los repositorios digitales.

Conclusión

Después de lo expuesto se concluye que este cambio de paradigma impacta fuertemente en la gestión documental de los archivos, la difusión de la transición del documento analógico al objeto digital impulsa la interoperabilidad que juega un rol importante en el intercambio de datos y de comunicación.

Los archivos históricos como organismos que representan los derechos de los ciudadanos de conocer su historia y como custodios Jerárquicos de toda la documentación generada, específicamente los que poseen la autonomía para crear un repositorio digital les queda abierto el desafío de implementar esta nueva herramienta informantica en la cual los profesionales de archivos deberán tomar una postura activa para involucrarse e utilizar y adaptar los conocimientos propios de la formación archivística. Y solo como observación se recuerda el termino archivos abiertos es lo que hoy denominamos repositorios.

Bibliografía General
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