gestión documental

«El centro del proceso nunca debería ser la tecnología»: Entrevista a Xoán Porto, editor de Revista Naval y documentalista

Hoy entrevistamos a Xoán Porto, coeditor de Revista Naval y experto documentalista, curtido en el diseño y gestión de sistemas de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva. En los últimos tiempos se dedica también al desarrollo de proyectos de digitalización de imágenes fotográficas. Su testimonio profesional nos ofrece una perspectiva privilegiada sobre la adecuada imbricación del soporte tecnológico al servicio de nuestras necesidades de información.

(Archivoz) ¿Cómo llegaste al mundo de la documentación?

(XP) Mi puerta de entrada fue la informática. La popularización de los microordenadores domésticos nos abrió a muchos chavales de los años 80 y 90 un mundo fascinante, numérico, lógico y abstracto. A mediados de los 90 tenía claro que me interesaba trabajar con la información, y el ámbito de la documentación, con ese enfoque hacia la automatización que proporciona la informática, me sedujo inmediatamente, así comencé los estudios de Biblioteconomía y Documentación, por aquel entonces de muy reciente implantación en Galicia. En 1998 obtuve una beca de investigación de 18 meses para trabajar en el servicio de documentación de un centro tecnológico. Es aquí donde me forjé como documentalista, ya como contratado, en una experiencia ininterrumpida de más de diez años en los que participé en el desarrollo de proyectos IDI, entre ellos el diseño e implantación de servicios de información empresarial pioneros en el ámbito de la innovación tecnológica, que se fueron consolidando en lo que hoy se denomina vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva.

(Archivoz) Hoy eres un profesional de internet con más de veinte años de experiencia en el ámbito de la gestión documental. En todo este tiempo, ¿Cómo describirías el cambio que se ha producido en este campo?

(XP) Me gusta hablar poniendo el foco en los usuarios, desde esta perspectiva y hablando en términos generales creo que la transformación más evidente se ha producido en dos aspectos en cierto modo antitéticos: el control de los procesos de información, y el control de la información misma en la red.

Por un lado hemos asistido al empoderamiento de los usuarios, que acceden directamente a las fuentes y a las informaciones que son relevantes para sus actividades sin necesidad de intermediación. Esto se debe en gran medida a la adquisición de competencias informacionales, ligadas a la universalización del acceso a los servicios de información que proporciona la red.

Es una buena noticia que muchas tareas, hasta hace no mucho reservadas al documentalista en las organizaciones, sean hoy asumidas de forma natural por los usuarios. En mi opinión hay que abandonar definitivamente esa visión del usuario-cautivo o dependiente. El profesional de la información tiene que desplazarse necesariamente hacia posiciones intelectualmente más exigentes y avanzadas como la planificación de procesos o estructuras de información y el diseño de servicios documentales enfocados a facilitar la gestión autónoma a sus usuarios y a la ciudadanía a medida que avanzan en sus competencias digitales, a las que sin duda hemos contribuido como colectivo a través del desarrollo de acciones de formación y el diseño de servicios cada vez más accesibles. La intermediación del profesional de la información seguirá existiendo, pero circunscrita a ámbitos especializados o de alto nivel.

Ahora bien, en el lado opuesto a este empoderamiento de los usuarios sobre sus procesos informativos, en la última década hemos asistido también a la transferencia del control sobre la información que creamos y almacenamos en red. La denominada “nube” es un término coloquial y asequible que esconde un brutal proceso de concentración de poder, basado en la explotación masiva de nuestras informaciones, metadatos y relaciones, en beneficio generalmente de empresas o grandes corporaciones con las que mantenemos una relación desigual. En la práctica hemos pasado de ser propietarios a usufructurarios de nuestra información, en la medida en que solo podemos disponer de ella en tanto no nos es vedado el acceso por parte de los propietarios de la infraestructura.

Pongo algunos ejemplos: el cierre de Megaupload por las autoridades estadounidenses en 2012 dejó a cientos de miles de usuarios legales -particulares, profesionales y empresas- sin acceso a su información personal o de trabajo. Solo en el ámbito de la gestión de imágenes, la desaparición repentina de servicios como Fotolog o Picasa, o los bandazos en las estrategias de proveedores como Imageshack o Flickr con sus cambiantes condiciones de uso, mantuvieron en vilo a no pocas instituciones que habían confiado la difusión de sus repositorios digitales a estas empresas. Con relativa frecuencia asistimos también –y reconozco que me sigue causando perplejidad- a los problemas que tienen numerosas instituciones incluso de carácter oficial, para recuperar el acceso a sus cuentas cuando son bloqueadas, o para restaurar contenidos censurados en medios sociales y servicios como Twitter, Facebook o Gmail, lo que a mi modo de ver, evidencia el nulo poder de negociación que tenemos los usuarios y la fragilidad del vínculo que nos une a nuestra propia información en la red.

El profesional de la información tiene que desplazarse necesariamente hacia posiciones intelectualmente más exigentes y avanzadas como la planificación de procesos o estructuras de información y el diseño de servicios. Clic para tuitear

 

(Archivoz) ¿Cuál es el avance que más valoras?

(XP) La movilidad. Al afrontar la gestión documental ligada a la red, la movilidad nos permite disponer de acceso prácticamente ubicuo en todo tipo de dispositivos y sin necesidad de conexiones físicas.

Quiero reivindicar a los profesionales de la información que desarrollan su trabajo en las vastas áreas geográficas rurales, donde la desigualdad se traduce en la dificultad para acceder a servicios básicos como la educación, la sanidad. En este contexto, la movilidad tiene que venir acompañada de ancho de banda y cobertura geográfica para garantizar el acceso de la ciudadanía a los servicios de la sociedad de la información en igualdad de condiciones, independientemente de donde vivan.

(Archivoz) Has participado en distintos proyectos de digitalización, ¿cuál es para ti el aspecto clave para llevar a buen término la digitalización de un archivo corporativo?

(XP) Los criterios de digitalización suelen estar pautados en los requisitos del proyecto, y cuando esto no es así podemos recurrir a alguna de las numerosas guías para distintos tipos de materiales que existen. Esto no suele ser problemático, sin embargo, donde nos podemos encontrar problemas es al subvertir el orden de las prioridades establecidas en la definición del proyecto. Hay que resistir la tentación de subordinar los objetivos o utilidades que se esperan obtener en el proyecto a las características de una determinada herramienta o software. El centro del proceso nunca debería ser la tecnología empleada. Idealmente, la tecnología tiene que ser una capa coyuntural, transparente, sustituible y, llegado el momento, incluso prescindible.

(Archivoz) ¿Qué importancia reviste la descripción para la gestión y explotación del archivo digital?

(XP) Por razones prácticas, las tareas de descripción suelen quedar relegadas para mejor ocasión en los proyectos de digitalización, y es una lástima porque a la hora de explotar un fondo o colección el retorno de las búsquedas es directamente proporcional al nivel de descripción alcanzado en los contenidos. La descripción es una tarea más intelectual que mecánica, por lo que a igual dedicación en tiempo y recursos produce menos resultados. Esto, a ojos de los responsables de la parte económica, no suele resultar vendible, casi siempre preferirán llenar una nota de prensa anunciando que se han digitalizado varios miles de páginas como resultado del proyecto antes que decir que se han descrito varios miles de documentos menos.

(Archivoz) ¿Cuáles son hoy las mayores barreras para la difusión del patrimonio digital?

(XP) En ocasiones el acceso a las colecciones digitalizadas se ve dificultado por temas relacionados con la gestión de derechos, véase la reciente polémica surgida por la apertura de la National Emergency Library, dentro del proyecto Open Library; O por la adopción por parte de las instituciones de políticas de difusión restrictivas sobre sus colecciones, que por diversos motivos vedan el acceso franco a las copias maestras de las digitalizaciones, u ofrecen de forma más o menos sutil objetos digitales de baja calidad y resolución; o con marcas de agua que llegan a ofuscar la información contenida en los documentos.

Por otra parte creo que hay un amplio margen de mejora en el diseño de las interfaces de presentación de resultados de imágenes gráficas. En ocasiones la estrategia de recuperación más ágil se basa en el hojeado secuencial de las páginas de un documento para detectar visualmente patrones de información observando la mancha gráfica que ocupan sobre la página. Salvando las distancias, habría que recuperar los aspectos positivos de la experiencia de usuario que ofrecían medios analógicos como los lectores de microfilme a la hora de revisar grandes cantidades de información gráfica de forma rápida y ágil, y que hemos perdido con su traslación al computador conectado a la red. En la actualidad estoy trabajando en el desarrollo de esta funcionalidad para presentar vistas unificadas de documentos gráficos, adaptando tecnologías deep zoom y de pirámide de imágenes como las empleadas para mostrar mapas, ortofotos e imágenes gigapixel.

Xoán Porto editando una gigafoto

Xoán Porto editando una gigafoto

(Archivoz) El archivo digital crece y evoluciona. En las organizaciones, pero también en nuestra vida personal, vamos acumulando no solo registros, documentos y datos, sino también todo un historial de soportes desfasados. ¿No crees que deberíamos planificar mucho mejor nuestro trabajo a la hora de almacenar, organizar y servir nuestra información?

(XP) ¡Me encanta la pregunta! En estos días de confinamiento por el COVID-19, en vez de hacer pan casero como todo el mundo, inicié la siempre postergada tarea de organizar el archivo familiar.

En general creo que es mejor adoptar un enfoque abierto. La visión de archivo no debería limitar la elección de tecnologías. Si los soportes o formatos en los que se almacena la información pueden suponer un problema a medio plazo, lo cual se dará prácticamente en todo aquello que no sea papel, lo que debemos hacer es anticiparnos a la obsolescencia para asegurar la reproductibilidad de la información en un horizonte temporal más o menos amplio.

Los reproductores tienden a estropearse, incluso por la falta de uso, por lo que lo adecuado es tenerlos al menos por duplicado y mantenerlos operativos. En ocasiones si el volumen de información con la que contamos es reducido, resulta más rentable recurrir puntualmente a una empresa especializada para obtener copias digitales de buena calidad.

Hay que desterrar la creencia que una buena digitalización hace innecesarios los soportes originales y que podemos deshacernos de ellos para ahorrar espacio. Una digitalización realizada, pongamos por ejemplo hace diez o quince años, con criterios técnicos aceptables para la época con toda seguridad nos parecería ahora insuficiente bajo los estándares actuales. Las tecnologías de digitalización avanzan y no solo en las capacidades de captación del hardware, cada vez más capaz de extraer de los originales nueva información y con mayor fidelidad; sino también en el campo que se abre a nivel de software, aplicando transformaciones que mejorarán la calidad gráfica en las imágenes, la resolución, el color o el sonido con información que no existe en los soportes originales mediante la aplicación de técnicas computacionales.

De lo que estoy persuadido es que es más probable que los soportes originales, independientemente de que puedan ser reproducidos en el futuro, sobrevivirán a las copias digitales de las sucesivas digitalizaciones y redigitalizaciones que sufrirán a lo largo de sus vidas.

(Archivoz) ¿Será necesario reforzar el rol de los profesionales de la información y la documentación digital en las organizaciones? ¿O por el contrario es una causa perdida frente al auge de la Inteligencia Artificial?

(XP) Lo que conviene reforzar es la definición del perfil documentalista, y reafirmarnos en ello. Creo que de forma subconsciente tendemos a asociar documentación con papel. Esto puede explicar el por qué muchos profesionales, quizás por una tecnofilia mal entendida propia del cambio de época, tendieron a renegar del término documentalista en su currículum. Aún recuerdo con horror la época en que todo el mundo a mi alrededor era infonomista… ni el propio Alfons Cornella se acordará ya del término, si se me permite la broma.

En cuanto al papel de las personas ante la evolución tecnológica y en concreto ante la inteligencia artificial, me quedo con las palabras de Jaron Lanier: “los bits no significan nada sin una persona culta que los interprete”. Al comienzo de la entrevista comentaba mis inicios en la informática allá por los años ochenta, por aquel entonces, en la inocencia de mi mente infantil e influenciado por las series televisivas y el cine de la época, recuerdo mi primera interacción ante un Spectrum, aporreando el teclado para presentarme educadamente y preguntando su nombre al computador… en lenguaje natural ¡pero en inglés, eso sí! Evidente no obtuve respuesta pero aprendí algo sobre expectativas y realidad. Treinta y cinco años después muchos hogares disponen de asistentes de voz personales que ofrecen una experiencia de automatización con cierta apariencia de inteligencia artificial. No creo que la evolución de la tecnología cambie la esencia de la profesión, pero sí que nos desplazará hacia posiciones intelectualmente más exigentes como comentaba anteriormente, asumiendo los roles de organizadores procesos de información o pensadores de estructuras que han de ser codificadas, por ejemplo, por informáticos.

Conviene reforzar la definición del perfil documentalista, y reafirmarnos en ello: no creo que la evolución de la tecnología cambie la esencia de la profesión. Clic para tuitear

 

(Archivoz) Como experto que eres en fotografía e imagen digital, ¿qué medidas podrían ser las más urgentes para garantizar la preservación de nuestro patrimonio digital?

(XP) Me parece muy pertinente la distinción entre el patrimonio en soporte tradicional y el patrimonio digital. Cuando hablamos de fotografía tradicional, el estudio de sus características físico-químicas, durabilidad de los materiales, criterios de conservación, etc. están establecidos, al menos en sus fundamentos. Si nos referimos a las imágenes digitales, carentes como tales de corporeidad e incluso de la noción de originalidad, el estudio de sus características con fines de preservación se ciñe al estudio de los soportes de almacenamiento y a los códecs de los formatos en los que están codificadas.

Digitalizando fotografíasMás allá de los aspectos materiales y lógicos, uno de los grandes problemas a que nos enfrentamos, sobre todo en el ámbito de la fotografía vernácula y los archivos familiares, es la necesidad de definir los imprecisos límites de lo que debe ser preservado en lo digital, ante la ingente cantidad de imágenes que se crean a diario, la mayor parte de ellas para satisfacer necesidades efímeras, pero no por ello descartables para su conservación. En este contexto, en el que se producen –y también se destruyen– imágenes fijas y en movimiento como nunca antes en la historia, mi visión pasa por el fomento de la autogestión consciente de las colecciones, para preparar ya desde hoy nuestro futuro pasado digital; En este sentido estoy desarrollando un proyecto colaborativo, el Arquivo Imaxe, para crear un repositorio con las mejores prácticas en este ámbito, para que sirvan como herramientas modelo o guías para personas individuales o colectivos interesados en estos procesos.

(Archivoz) A la hora de ilustrar contenidos en internet, tendemos a echar mano de los bancos de imágenes en línea y ya casi no recurrimos a profesionales y artistas (diseñadoras, fotógrafos…) de nuestro entorno. ¿Qué efectos puede tener esta tendencia? Y en general, ¿qué importancia concedes en tu trabajo a las tendencias que nos marca el mercado TIC?

(XP) Precisamente estos días asistimos a la enésima polémica en esta materia: los fotógrafos de prensa españoles se han rebelado contra la intención de la Liga de Fútbol Profesional, que pretendía -aprovechando las restricciones de movimiento provocadas por COVID-19- centralizar la oferta de imágenes de los entrenamientos ofreciéndolas a los medios de comunicación a través de su propia productora y con sus propios fotógrafos. Lógicamente este tipo de acciones, además de atentar contra la libertad información, suponen un empobrecimiento de la calidad de la información.

Lo mismo se puede decir del recurso a los bancos de imágenes gratuitos o de pago. Es un recurso inmediato a la hora de contar con imágenes que enriquecen visualmente y hacen más atractivos los contenidos, pero si todos utilizamos la misma fotografía de Wikimedia para ilustrar cualquier asunto, con toda la buena voluntad que haya tras el gesto de compartir una imagen para terceros, lo que estamos provocando es el empobrecimiento y la uniformización de la información, al reducir la amplia variedad de tipologías de los objetos, lugares, etc. a unas pocas realidades. Por ejemplo, si tomamos la foto de un hórreo para ilustrar aquel que vimos en un viaje a Asturias… ¿nos servirá la foto de cualquier horreo asturiano? ¿eliminaremos de un plumazo las variantes morfológica que hay entre ellos función de la zona o el uso? ¿nos dará igual incluso utilizar la foto de un hórreo de la costa gallega si es la única foto disponible a nuestro alcance en el banco de imágenes?

En las últimas elecciones estadounidenses, los medios promocionaron la historia del joven estudiante y fotógrafo amateur Gage Skidmore, que se tomó la molestia de asistir a los mítines de todos los candidatos políticos, tomando fotografías de ellos y subiéndolas a su cuenta de Flickr con una licencia Creative Commons. Efectivamente muchos grandes medios recurrieron a estas fotografías para ilustrar sus informaciones, pero cuando hablamos de fotografía informativa, el componente editorial es muy marcado, y la visión del fotoperiodista, que asiste al acto y extrae la información más significativa del mismo, no se debería perder mediante la utilización no justificada de imágenes de recurso o archivo.

En estos días de excepción por la pandemia, seguramente a más de una, entre las personas que leen Archivoz Magazine, le habrá chocado el uso abusivo de imágenes de archivo que sirven los informativos televisivos para ilustrar situaciones cotidianas: mientras la voz en off informa, por ejemplo, de las medidas de distancia social en los locales de hostelería todavía cerrados, se acompaña la información con imágenes en las que la gente no guarda distancia física ni toma otras precauciones higiénicas que ya hemos asumido. Nuestro cerebro tarda en comprender por qué hay esta desalineación entre el mensaje recibido, entre lo que se nos dice y lo que vemos, y todo porque los medios han perdido la buena costumbre de indicar que están utilizando imágenes de archivo.

Hoy, que contamos con todo tipo de tecnologías para la captación de imagen y sonido, podríamos poner el énfasis en crear contenidos propios y originales. En muchas ocasiones, por pura pereza, preferiremos utilizar la fotografía de un tercero que se pone a nuestra disposición antes que realizarla por nosotros mismos. En este sentido existe la tendencia, alentada en gran medida por las plataformas y medios sociales, de apropiarse del trabajo intelectual de terceros poniéndolo a disposición bajo fórmulas pseudocolaborativas, desposeyéndolo incluso de la preceptiva mención de autoría… y es que no: ni Internet ni Wikipedia son fuentes a las que mencionar en un pie de foto.

(Archivoz) El periodismo digital es otro de los vectores de tu carrera profesional, ¿qué opinión te merece el modelo actual de explotación de contenidos por parte de los medios digitales? ¿Se ha rendido internet ante el algoritmo de Google? ¿Qué calidad nos depara el áuge del posicionamiento de pago?

(XP) Sí, aunque me considero documentalista, me siento cómodo en todas las posiciones que hay en el triángulo de relaciones que se establece en torno a las ciencias de la información: la Documentación (los procesos informativos), el Periodismo (la comunicación) y la Informática (la automatización)… Funcionalmente -y huyendo de corporativismos- también podría definirme como analista, fotógrafo, periodista, informático, etc., del mismo modo en que por ejemplo un periodista se adentra en el campo de la documentación bajo la etiqueta de periodista de datos.

Sobre el modelo actual de explotación de contenidos, creo que es en gran medida el resultado de una estrategia digital de huida hacia adelante de los medios tradicionales. En un momento dado se puso de moda poner botones para compartir los contenidos hacia los medios sociales. Es como si vas a una heladería y al entrar te recomiendan irte a otro local en el que venden los mismos helados y donde te lo vas a pasar aún mejor. De esta forma los medios de comunicación se han convertido en prescriptores cualificados de los medios sociales y les han dado el control, gratis y sin contraprestación, sobre el centro de su negocio: los lectores. Hoy en día los medios sociales son grandes corporaciones que retienen al público, poseen gran parte de la tarta publicitaria que anteriormente correspondía a los medios de comunicación, y mediatizan en gran medida su tráfico.

En cuanto al posicionamiento de pago, sinceramente no sé si nos hemos rendido ante el algoritmo o no, pero me gustaría cerrar invitando a hacer esta reflexión: ¿Desde cuánto hace que desechas la primera página de resultados de Google porque solo contiene recomendaciones de pago, la entrada a la Wikipedia y spam bien posicionado? ¿Cuánto hace que Gmail no es el gestor de correo eficiente que te permitía recuperar rápidamente cualquier mensaje? ¿Cuántos minutos de videotutorial en Youtube has visto para descubrir que eso que necesitabas aprender se puede resumir en 30 segundos o en un par de líneas de texto? Tengo la percepción de que hace tiempo que estas herramientas ya no funcionan, o al menos no lo hacen en el sentido en que deberían si estuvieran centradas en el interés del usuario. En este sentido quiero creer que el futuro pasa por tener interacciones en las que las máquinas nos hablen como personas, pero en el que las personas no tengamos que comportarnos como máquinas. Creo que los profesionales de la información tenemos un apasionante papel en esta tarea.

«En gestión documental la rueda ya está inventada: el reto hoy está en la gestión de los datos»: Entrevista con Marcos Mareque, fundador de Metadata

Entrevistamos a Marcos Mareque Domato, un profesional independiente de la gestión de información y documentación que lleva más de 15 años ejecutando proyectos y desde 2013 lo hace al mando de la compañía gallega Metadata. Su experiencia como consultor independiente y su visión experta sobre la problemática actual de los archivos en las organizaciones o sobre la implantación de la Administración electrónica en España, hacen que su testimonio nos resulte de extraordinario interés.

 (Archivoz) ¿Cómo has llegado a dedicarte a la consultoría especializada en gestión documental, de la información y contenidos?

(Marcos Mareque Domato) El mío ha sido un progreso profesional no previsto ni planificado. Antes de fundar mi compañía cursé un programa de creación de empresas con la Cámara de Comercio de Santiago de Compostela. Allí obtuve un plan de empresa personalizado para crearla; ni los expertos que me ayudaron entonces a elaborar este Plan ni yo mismo caímos en la cuenta de que una de mis líneas de negocio tenía que ser la consultoría. Creo que ni siquiera era consciente de todo lo que sabía o de que estaba capacitado para ejercerla. Fueron después los clientes quienes me mostraron que era así. Por ejemplo, una vez una cliente me dijo algo que me pareció muy significativo: “hablar contigo es otro mundo”. Esto fue tras conocer su caso y explicarle que sus problemas podrían enfocarse de un modo diferente al que planteaba el servicio que quería contratar.

Era algo frecuente: se me contactaba por una necesidad de servicios y, digamos que, de forma inconsciente, prestaba consultoría, proponía enfoques o soluciones que los clientes entendían buenos. Creo que se corrió la voz porque empezó a ser un caso recurrente, se me contactaba para asesorar. La conclusión fue que aparte de prestar otros servicios a través de la compañía, resulta que también era un consultor, aunque no lo hubiese planificado ni lo pusiese así en mi tarjeta de visita. Hoy en día ya me siento cómodo con hacerlo.

El poder asesorar a los clientes solo te lo posibilita el que exista detrás una trayectoria en la que apoyarse. En mi caso, soy licenciado en historia, me especialicé en documentación, aunque también estudié otras especialidades en la licenciatura. Si cursé documentación es porque me atraía el mundo de los archivos, pero aún era imprevisible a lo que me iba a dedicar. Mi primer contacto con la profesión fue a través de una beca del Arquivo de Galicia, me gustó mucho el trabajo, y después, con más o menos frecuencia encontraba empleo en el ámbito de la gestión documental. Tampoco descuidé, ni descuido, mi formación, es importante invertir una parte de lo ganado en seguir formándose y en estar actualizado.

Ofrecer mis propios servicios creando una empresa fue una decisión que por entonces me pareció lógica, una evolución lógica, incluso necesaria, de mi carrera profesional. Por un lado, sentía que tenía algo que ofrecer, y, por otro, el entorno laboral era precario, en el sentido de que parecía imposible la estabilidad si no era a través de oposiciones. Fue un paso arriesgado, pero desde que creé mi empresa he podido seguir trabajando en lo que me gusta. Y en toda esta trayectoria, ya desde aquella beca, he tenido la suerte de trabajar con grandes profesionales de los que aprendí mucho. No voy a hacer un listado porque seguro que me olvido de mencionar a alguien que debería, pero ya que me has preguntado por mi faceta como consultor, debo mencionar a Carlota Bustelo y a su Gabinete Umbus, de la que aprendí mucho al trabajar con ella.

Las experiencias acumuladas me han enseñado a enfocar los problemas de los clientes maximizando sus recursos para conseguirles las mejores soluciones posibles. Lo cual trato de hacer como consultor, sinceramente, sin inventar la rueda, no hace falta ni suele ser la mejor opción, lo mejor es analizar cada caso y proponer las soluciones que sabes que funcionan y que entiendes que son las mejores para cada organización adaptándolas a su contexto y circunstancias.

(Archivoz) En general, ¿en qué estado se encuentran los archivos en las organizaciones de nuestro entorno? ¿Cuál es la problemática típica del cliente que recurre a tus servicios?

(MMD) He podido conocer muchos archivos. Si te llaman, es porque necesitan ayuda y su estado general no es el mejor. Por hablar de problemas que entiendo como muy comunes, es habitual que muchos organismos no entiendan al archivo como un elemento de soporte fundamental, es lo menos prioritario o no se le presta la atención debida. También es muy común en los archivos públicos la falta de recursos, tanto económicos, lo cual limita todo, incluidos los servicios que los externos les podemos aportar, como de personal, que es insuficiente para realizar todos los procesos que deben ejecutarse en los archivos. He trabajado con empleados públicos tremendamente competentes, pero que están desbordados de trabajo y solo pueden atender bien lo que entienden que deben priorizar. En archivos privados y también generalizando, la problemática más típica es el desconocimiento de técnicas especializadas, en consecuencia, no pueden practicar una buena gestión documental.

Por profundizar un poco más, aunque sea a nivel macro, porque bajar a lo específico sería largo: en archivos físicos lo habitual es que los técnicos consigan asegurar la localización y la conservación, pero a partir de ahí hay una enorme variedad de estados respecto al resto de procesos, desde poder realizarlos mejor o peor hasta no realizarse. En archivos electrónicos, y aquí ya participé en otro escenario diferente que es el de implementación, la situación se vislumbra mucho mejor, porque ya antes de la creación de los documentos se hizo análisis documental y están identificados, clasificados e incluso evaluados. Pero también con documento electrónico me encontré con escenarios problemáticos, por ejemplo, su archivado en múltiples aplicaciones informáticas y descontextualizados.

Sobre los servicios que me demandan o problemas a atender, en este contexto que he mencionado te puedes imaginar que todos los posibles: la propia consultoría, identificación de procedimientos y series documentales, formación, creación o revisión de cualquiera de los instrumentos de gestión documental, políticas de gestión de documentos, transferencias documentales, organización del archivo, etc. A lo que más tiempo de trabajo he dedicado los últimos años ha sido a valoración de documentación y a consultoría para implementación de la administración y del documento electrónico, dentro de esto último, dedicando tiempo destacado al análisis de procesos o procedimientos para su automatización. Aunque no por falta de demanda o necesidad de los otros servicios, simplemente los últimos que mencioné eran más interesantes tanto en lo profesional como en lo económico, aparte de requerir mucho tiempo y en mi caso, con una pequeña empresa, no puedo atender a todo al mundo.

Es habitual que fíen todo a proveedores tecnológicos, sin poner en duda sus servicios ni sus competencias. El resultado puede no ser necesariamente la mejor solución o la más adecuada para cada organización. Clic para tuitear
(Archivoz) Después de varias décadas de informatización, la consultoría externa parece haber demostrado ser -en demasiadas ocasiones- el caballo de Troya de un costoso paquete de software. Se hace necesaria una consultoría que sea independiente del sector TIC para acompañar las decisiones en las materias que nos ocupan, a fin de atajar deficiencias e implementar mejoras, atendiendo única y completamente a la realidad de los problemas. ¿Crees que las empresas y las administraciones perciben claramente esta necesidad?

(MMD) Claramente no, aunque hay variedad de casos, algunas sí y otras no, si los tuviese que poner en una balanza, creo que se inclinaría hacia el lado de los casos en que no. He trabajado con entidades que demandaron esta consultoría independiente que les ayudó, entre otras muchas cosas, a analizar, pensar y definir lo que necesitaban en cuanto a softwares. Esta es la mejor forma, cada organización tiene unas características propias, sus propias necesidades, unos escenarios de implantación, y un presupuesto. La consultoría les sirvió, entre muchas otras cosas, para poder seleccionar en el mercado tecnológico las soluciones más óptimas y viables para cada una de esas organizaciones. Pero entiendo que es más habitual que tanto Administración como empresa fíen todo a los proveedores tecnológicos, sin poner para nada en duda que muchos presten muy buenos servicios ni sus competencias, el resultado puede ser el «costoso paquete de software» que mencionas y no necesariamente la mejor solución que podrían haber obtenido o la más adecuada para cada organización.

(Archivoz) ¿Qué opinión te merece el grado actual de implantación de la Administración electrónica en España?

(MMD) Hablando en general, entiendo que se han dado grandes pasos y muy rápido, por otra parte, obligatorios desde la aprobación de la Ley 39/2015. Y es muy positivo disponer ya, además del marco internacional de buenas prácticas y especificaciones tecnológicas en gestión documental, de un marco legislativo y técnico ya muy desarrollado, aunque, en mi opinión, debe mejorarse mediante la práctica. Y por supuesto disponer cada vez de más experiencias de implantación. Pero decir Administración es decir miles de sujetos, para opinar sobre cómo han aplicado estos estándares o en qué grado se está sería necesario tener un conocimiento mayor del que yo tengo. Puedo opinar en específico, de los sujetos que conozco de primera mano, en los que a pesar de las prisas creadas por los plazos impuestos por la Ley 39/2015, las cuales nunca son buenas aliadas, además en un marco de transformación, lo cual no es sencillo ya de por sí, mi valoración es muy buena, es una valoración sincera, si no tuviese nada bueno que decir al respecto, no diría nada.

En la gestión de los datos existen muchas carencias, como estamos viendo ahora mismo en la gestión de la pandemia. Y no solo es un reto para las administraciones, sino también para nosotros como profesionales Clic para tuitear
(Archivoz) ¿Cuáles podrían ser los retos más inmediatos para adecuar mejor la gestión documental en administraciones al servicio público?

(MMD) En gestión documental hay que implementar o poner en práctica lo que no se haya hecho. Esto, dependiendo del contexto, puede ser complejo y requerir de mucho esfuerzo constituyendo un reto. Pero, como comentaba antes, la rueda ya está inventada. Creo que el reto podría estar más en la gestión de los datos, donde, en mi opinión, existen muchas carencias, como estamos viendo ahora mismo en la gestión de la pandemia. Y no solo un reto para las administraciones, sino también para nosotros como profesionales que poseemos conocimientos y técnicas especializadas para ello. No obstante, al igual que pasó con nuestra transformación hacia los documentos electrónicos, deberemos adaptarlas y este puede ser un importante e interesante desafío.

(Archivoz) El cambio tecnológico sigue transformando, a marchas forzadas, las competencias profesionales en el campo de la información y la documentación. De acuerdo con tu experiencia sobre el terreno, ¿podríamos afirmar que subsiste hoy en las empresas de nuestro entorno algún perfil profesional asimilable al documentalista?

(MMD) Si hablar de Administración en general resulta complejo, más lo es de empresas, pues las hay de muchos tipos y de muy diferente tamaño. En cualquier caso, independientemente de la denominación que consideremos más adecuada para cada uno de nosotros (documentalista, archivero o archivista, gestor de la información y de la documentación, etc.), me parece poco probable la subsistencia de un profesional sin competencias tecnológicas, al igual que en la mayoría de los sectores. En el nuestro, efectivamente, hemos tenido que adaptarnos muy deprisa, para poder no solo subsistir sino cuando menos coliderar junto con los servicios tecnológicos.

El cambio ha sido bueno para la profesión, duro o a marchas forzadas, pero cuando se nos requirió pudimos poner en valor conocimientos, instrumentos y técnicas muy útiles que atesorábamos, cuando el perfil que comentas era una figura prácticamente inexistente en empresas, o así lo percibía yo en mi entorno. Ahora veo que se incorporaron al menos en empresas especializadas, en algunas grandes empresas y en empresas de sectores específicos profesionales con variadas denominaciones: documentalista, gestor documental, document controller u otras, pero del perfil.

(Archivoz) Pudiera parecer que tratando de satisfacer necesidades reales, en muchas ocasiones las organizaciones se dejan llevar, tal como hace el resto de los consumidores, por el solucionismo tecnológico; sin valorar apenas otros muchos aspectos clave como el control de calidad o la importancia creciente de los datos. Frente a esta situación, ¿no deberíamos tomar más en consideración los aspectos humanos de todos los procesos?

(MMD) Es que esa es mi experiencia, de la que hablo en toda esta entrevista. Habrá por supuesto muchas otras. En las consultorías en que participé, fueron pilares la gestión de la calidad, el tratamiento de los datos o el análisis de las personas o departamentos que participan en los procesos, todo esto en un marco de automatización, con denominaciones diferentes que se adecuaban mejor en cada organismo, de procesos de gestión, procesos de negocio, procesos de trabajo o procedimientos administrativos. Entre los objetivos no estaba substituir a los humanos que ejecutan los procesos por máquinas y software, los objetivos, en un nuevo entorno tecnológico, eran simplificar los procesos, eliminar trámites o tareas innecesarias, que los trabajos se pudiesen hacer más seguros y mejor. Como resultado obtenemos procesos que incluso se pueden considerar más personales, más a medida de los participantes, porque al implementarlos en la tecnología se ha analizado antes al servicio a proporcionar, incluyendo al proveedor y al cliente o destinatario, junto a las características y necesidades de ambos.

¿Son útiles y seguras las aplicaciones móviles en salud?

La tecnología móvil ha cambiado la forma en que vivimos, trabajamos y nos comunicamos afectando a todas las esferas de nuestra vida. Oficialmente según GSMA ya hay más dispositivos móviles que personas en el mundo (Julio Alonso-Arévalo, 2017)3. El campo de la salud móvil se ha convertido en un sub-segmento de la eSalud, que tiene que ver con el uso de los avances tecnológicos, tales como teléfonos móviles, GPS, apps o monitores de pacientes en los servicios de Salud e información. Así, el uso de las tecnologías móviles para apoyar el logro de objetivos de salud se denomina Salud móvil o mHealth, y tiene un potencial importante para transformar la prestación de servicios de salud en todo el mundo, tal como se reconoce el Libro Verde sobre la Salud móvil publicado por la Comisión Europea (Libro Verde sobre Salud Móvil en la UE COM(2014) 219 final 2014)7.

Este mismo documento estima que la utilización de apps móviles podría mejorar la eficiencia de la atención al paciente, minimizando hasta en un 30% del tiempo empleado en acceder a información y a su análisis, con un ahorro adicional del 15% de los costes por disminución de la demanda y utilización de los servicios de atención sanitaria. Por tanto, se estima que la Salud móvil es un campo emergente y de rápido desarrollo que tiene el potencial de desempeñar un papel clave en la transformación de la asistencia sanitaria y, puede aumentar la Calidad y eficiencia. Su misión es completar en lugar de sustituir a forma de asistencia sanitaria tradicional (mHealth App Developer Economics 2016: The current status and trends of the mHealth app market: 6 th annual study on mHealth app publishing based on 2,600 plus respondents, 2016)8.

MHealth incluye el uso de dispositivos móviles en la recogida de datos sobre la clínica, la asistencia, la entrega y, el acceso a información para profesionales, investigadores, y pacientes. También para el seguimiento en tiempo real de los pacientes, y en la provisión directa de atención a través de la telemedicina móvil. Esto está implicando rápidos avances en el ámbito tecnológico y un crecimiento exponencial de las aplicaciones móviles dedicadas a usos en la Salud. Sin embargo, la calidad de estas apps tiene una alta variabilidad, tanto en contenidos como en características funcionales, muchas de ellas son de dudosa validez y fiabilidad y, la mayoría de ellas no están integradas en el sistema sanitario, de manera, que este crecimiento desordenado hace necesario establecer mecanismos de regulación que garanticen que estas aplicaciones se utilicen con seguridad (Julio. Alonso-Arévalo, 2016)2 a través de indicadores de Calidad y Seguridad para sus usuarios (Junta de Andalucía, 2016)3.

Las cuestiones relativas a seguridad deben tener en cuenta dos aspectos fundamentales: la seguridad de funcionamiento para que no afecten negativamente a la Salud del paciente y, la privacidad y confidencialidad de los datos. Algunos informes señalan que buena parte de las aplicaciones no están avaladas ni certificadas por organismos y entidades competentes, que su funcionamiento no está suficientemente testado, y que pueden tener comportamientos anómalos que pueden conllevar posibles efectos adversos para los pacientes.

En lo relativo a las cuestiones de privacidad y protección de datos hay informes que estiman que el 83% de las aplicaciones que instalamos permiten acceder a datos sensibles (Corcobado, 2016)5 y, por lo tanto el envío y recepción de datos no es seguro, con lo cual se compromete la privacidad del paciente. Por ello es necesario establecer regímenes jurídicos con responsabilidades por riesgos para la Salud para los fabricantes, y normativas y sellos de calidad que garanticen un uso confiable de estas aplicaciones (Unión Europea, 2016)7.

Algunos países han empezado a regular el mercado de apliaciones móviles dedicadas a la Salud, prevención y vida sana; este es el caso de Estados Unidos, donde el Department of Health and Human Services Food and Drug Administration (FDA) publicó el documento Mobile Medical Applications de orientación para informar a los fabricantes, distribuidores y otras entidades acerca de cómo la FDA aplica sus autoridades reguladoras para seleccionar las aplicaciones (Patel, 2013)10. También dispone de un directorio de aplicaciones Patient Apps for Improved Healthcare (Patient Apps for Improved Healthcare 2013)11, elaborado por el Instituto IMS Healthcare Informatics en 2013, que incluye un análisis de más de 40.000 las aplicaciones sanitarias. En Europa, disponemos del directorio The myhealthapps directory 2015-2016 que recoge una serie de aplicaciones de salud recomendadas por los grupos de pacientes o consumidores autorizados (The myhealthapps directory 2015-2016: Featuring health apps that focus on care in the community, disability, health, and wellness – a review by patient groups and empowered consumers 2016)9. En España la Agencia de Calidad Sanitaria de Andalucía otorga el Distintivo AppSaludable, que es el primer sello en español que reconoce la calidad y seguridad de las apps de salud. (Junta de Andalucía, 2016)3.

Aun así, tras un análisis de las normativas de Salud más destacadas en el ámbito (5th Annual State of Application Security Report : Perception vs. Reality, 2016)1, se observó que algunas de las aplicaciones que son consideradas como seguras por parte de algunos organismos reguladores, no superan algunos de los tests de seguridad móvil, como el reconocido Open Web Application Security Project (OWASP), pues la mayoría de las aplicaciones contienen vulnerabilidades de seguridad críticas, así según los datos del informe, más del 80 por ciento de las aplicaciones de salud probadas que previamente habían sido aprobadas como seguras por la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) o por el Servicio Nacional de Salud (NHS) del Reino Unido tenían vulnerabilidades en al menos dos de los 10 principales riesgos establecidos por OWASP. Es decir, que el 98% de las aplicaciones móviles probadas carecían de protección binaria y el 83% de las aplicaciones móviles no tenían suficiente protección de la capa de transporte. En otro estudio del Imperial College de Londres publicado en BioMed Central (Huckvale , Prieto , & Tilney, 2015)6, un grupo de investigadores probó que 79 de las 200 aplicaciones certificadas por el Sistema Sanitario del Reino Unido como segura, utilizaban datos falsos. Además, encontraron que ninguna de las aplicaciones cifraba datos en el dispositivo, y de las 35 aplicaciones que enviaron información de identificación a través de Internet, dos tercios no usaron ningún cifrado. Además, cuatro aplicaciones enviaron datos sin ningún cifrado.

En consecuencia, se recomienda la existencia de medidas regulatorias adicionales que minimicen los posibles riesgos del uso de las aplicaciones móviles en Salud por parte de los médicos y pacientes para de este modo puedan beneficiarse de su potencial (Julio Alonso-Arévalo & Mirón-Canelo, 2017)4.

*(Versión divulgativa del artículo publicado por Julio Alonso Arévalo y José Antonio mirón canelo en la Revista Cubana de Información en Ciencias de la Salud bajo el título «Aplicaciones móviles en salud: potencial, normativa de seguridad y regulación», disponible en http://scielo.sld.cu/pdf/ics/v28n3/rci05317.pdf )

Bibliografía
  1. 5th Annual State of Application Security Report : Perception vs. Reality. (2016). Arxan.  https://www.arxan.com/wp-content/uploads/2016/01/State_of_Application_Security_2016_Consolidated_Report.pdf (consultado el 20 de julio de 2018)
  2. Alonso-Arévalo, J. (2016). Aplicaciones moviles en medicina y salud. XII Jornadas APDIShttp://gredos.usal.es/jspui/bitstream/10366/130118/1/Aplicaciones%20m%C3%B3viles%20en%20medicina%20y%20salud.pdf (consultado el 20 de julio de 2018)
  3. Junta de Andalucía. Agencia de la Calidad Sanitaria en Andalucía. Apps Saludables. Recomendaciones, 2016. Disponible en:  http://www.calidadappsalud.com/listado-completo-recomendaciones-app-salud/
  4. Alonso-Arévalo, J. (2017). Oficialmente ya hay más dispositivos móviles que personas en el mundo. Universo Abierto. Blog de la biblioteca de la Facultad de Traducción y Documentación de la Universidad de Salamancahttps://universoabierto.org/2015/12/22/oficialmente-ya-hay-mas-dispositivos-moviles-que-personas-en-el-mundo/ (consultado el 20 de julio de 2018)
  5. Alonso-Arévalo, J., & Mirón-Canelo, J. A. (2017). Aplicaciones móviles en salud: potencial, normativa de seguridad y regulación.  https://gredos.usal.es/jspui/handle/10366/135608 (consultado el 20 de julio de 2018)
  6. Corcobado, M. A. (2016). Estos son los permisos que concedes cuando instalas una app. El Paishttp://tecnologia.elpais.com/tecnologia/2017/03/27/actualidad/1490626770_125439.html (consultado el 20 de julio de 2018)
  7. Unión Europea. Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) (Texto pertinente a          efectos del EEE).
  8. Huckvale , K., Prieto , J. T., & Tilney, M. (2015). Unaddressed privacy risks in accredited health and wellness apps: a cross-sectional systematic assessment. BioMed Centralhttps://bmcmedicine.biomedcentral.com/articles/10.1186/s12916-015-0444-y  (consultado el 20 de julio de 2018)
  9. Libro Verde sobre Salud Móvil en la UE COM(2014) 219 final (2014). Bruselas: Comisión Europea. http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/1/2014/ES/1-2014-219-ES-F1-1.Pdf  (consultado el 20 de julio de 2018)
  10. mHealth App Developer Economics 2016: The current status and trends of the mHealth app market: 6 th annual study on mHealth app publishing based on 2,600 plus respondents. (2016). Daman, eHealth.  http://www.ticsalut.cat/media/upload/arxius/portal-appsalut/r2g-mHealth-App-Developer-Economics-2016.pdf  (consultado el 20 de julio de 2018)
  11. The myhealthapps directory 2015-2016: Featuring health apps that focus on care in the community, disability, health, and wellness – a review by patient groups and empowered consumers (2016). European Commission http://www.patient-view.com/uploads/6/5/7/9/6579846/_the_myhealthapps_directory_2015-2016.pdf  (consultado el 20 de julio de 2018)
  12. Patel, B. (2013). Mobile Medical Applications. Washington D. C.: U.S. Department of Health and Human Services Food and Drug Administration https://goo.gl/oZGjNE  (consultado el 20 de julio de 2018)
  13. Patient Apps for Improved Healthcare (2013). IMS Health.  https://goo.gl/Xj77Bs (consultado el 20 de julio de 2018)