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«En gestión documental la rueda ya está inventada: el reto hoy está en la gestión de los datos»: Entrevista con Marcos Mareque, fundador de Metadata

Entrevistamos a Marcos Mareque Domato, un profesional independiente de la gestión de información y documentación que lleva más de 15 años ejecutando proyectos y desde 2013 lo hace al mando de la compañía gallega Metadata. Su experiencia como consultor independiente y su visión experta sobre la problemática actual de los archivos en las organizaciones o sobre la implantación de la Administración electrónica en España, hacen que su testimonio nos resulte de extraordinario interés.

 (Archivoz) ¿Cómo has llegado a dedicarte a la consultoría especializada en gestión documental, de la información y contenidos?

(Marcos Mareque Domato) El mío ha sido un progreso profesional no previsto ni planificado. Antes de fundar mi compañía cursé un programa de creación de empresas con la Cámara de Comercio de Santiago de Compostela. Allí obtuve un plan de empresa personalizado para crearla; ni los expertos que me ayudaron entonces a elaborar este Plan ni yo mismo caímos en la cuenta de que una de mis líneas de negocio tenía que ser la consultoría. Creo que ni siquiera era consciente de todo lo que sabía o de que estaba capacitado para ejercerla. Fueron después los clientes quienes me mostraron que era así. Por ejemplo, una vez una cliente me dijo algo que me pareció muy significativo: “hablar contigo es otro mundo”. Esto fue tras conocer su caso y explicarle que sus problemas podrían enfocarse de un modo diferente al que planteaba el servicio que quería contratar.

Era algo frecuente: se me contactaba por una necesidad de servicios y, digamos que, de forma inconsciente, prestaba consultoría, proponía enfoques o soluciones que los clientes entendían buenos. Creo que se corrió la voz porque empezó a ser un caso recurrente, se me contactaba para asesorar. La conclusión fue que aparte de prestar otros servicios a través de la compañía, resulta que también era un consultor, aunque no lo hubiese planificado ni lo pusiese así en mi tarjeta de visita. Hoy en día ya me siento cómodo con hacerlo.

El poder asesorar a los clientes solo te lo posibilita el que exista detrás una trayectoria en la que apoyarse. En mi caso, soy licenciado en historia, me especialicé en documentación, aunque también estudié otras especialidades en la licenciatura. Si cursé documentación es porque me atraía el mundo de los archivos, pero aún era imprevisible a lo que me iba a dedicar. Mi primer contacto con la profesión fue a través de una beca del Arquivo de Galicia, me gustó mucho el trabajo, y después, con más o menos frecuencia encontraba empleo en el ámbito de la gestión documental. Tampoco descuidé, ni descuido, mi formación, es importante invertir una parte de lo ganado en seguir formándose y en estar actualizado.

Ofrecer mis propios servicios creando una empresa fue una decisión que por entonces me pareció lógica, una evolución lógica, incluso necesaria, de mi carrera profesional. Por un lado, sentía que tenía algo que ofrecer, y, por otro, el entorno laboral era precario, en el sentido de que parecía imposible la estabilidad si no era a través de oposiciones. Fue un paso arriesgado, pero desde que creé mi empresa he podido seguir trabajando en lo que me gusta. Y en toda esta trayectoria, ya desde aquella beca, he tenido la suerte de trabajar con grandes profesionales de los que aprendí mucho. No voy a hacer un listado porque seguro que me olvido de mencionar a alguien que debería, pero ya que me has preguntado por mi faceta como consultor, debo mencionar a Carlota Bustelo y a su Gabinete Umbus, de la que aprendí mucho al trabajar con ella.

Las experiencias acumuladas me han enseñado a enfocar los problemas de los clientes maximizando sus recursos para conseguirles las mejores soluciones posibles. Lo cual trato de hacer como consultor, sinceramente, sin inventar la rueda, no hace falta ni suele ser la mejor opción, lo mejor es analizar cada caso y proponer las soluciones que sabes que funcionan y que entiendes que son las mejores para cada organización adaptándolas a su contexto y circunstancias.

(Archivoz) En general, ¿en qué estado se encuentran los archivos en las organizaciones de nuestro entorno? ¿Cuál es la problemática típica del cliente que recurre a tus servicios?

(MMD) He podido conocer muchos archivos. Si te llaman, es porque necesitan ayuda y su estado general no es el mejor. Por hablar de problemas que entiendo como muy comunes, es habitual que muchos organismos no entiendan al archivo como un elemento de soporte fundamental, es lo menos prioritario o no se le presta la atención debida. También es muy común en los archivos públicos la falta de recursos, tanto económicos, lo cual limita todo, incluidos los servicios que los externos les podemos aportar, como de personal, que es insuficiente para realizar todos los procesos que deben ejecutarse en los archivos. He trabajado con empleados públicos tremendamente competentes, pero que están desbordados de trabajo y solo pueden atender bien lo que entienden que deben priorizar. En archivos privados y también generalizando, la problemática más típica es el desconocimiento de técnicas especializadas, en consecuencia, no pueden practicar una buena gestión documental.

Por profundizar un poco más, aunque sea a nivel macro, porque bajar a lo específico sería largo: en archivos físicos lo habitual es que los técnicos consigan asegurar la localización y la conservación, pero a partir de ahí hay una enorme variedad de estados respecto al resto de procesos, desde poder realizarlos mejor o peor hasta no realizarse. En archivos electrónicos, y aquí ya participé en otro escenario diferente que es el de implementación, la situación se vislumbra mucho mejor, porque ya antes de la creación de los documentos se hizo análisis documental y están identificados, clasificados e incluso evaluados. Pero también con documento electrónico me encontré con escenarios problemáticos, por ejemplo, su archivado en múltiples aplicaciones informáticas y descontextualizados.

Sobre los servicios que me demandan o problemas a atender, en este contexto que he mencionado te puedes imaginar que todos los posibles: la propia consultoría, identificación de procedimientos y series documentales, formación, creación o revisión de cualquiera de los instrumentos de gestión documental, políticas de gestión de documentos, transferencias documentales, organización del archivo, etc. A lo que más tiempo de trabajo he dedicado los últimos años ha sido a valoración de documentación y a consultoría para implementación de la administración y del documento electrónico, dentro de esto último, dedicando tiempo destacado al análisis de procesos o procedimientos para su automatización. Aunque no por falta de demanda o necesidad de los otros servicios, simplemente los últimos que mencioné eran más interesantes tanto en lo profesional como en lo económico, aparte de requerir mucho tiempo y en mi caso, con una pequeña empresa, no puedo atender a todo al mundo.

Es habitual que fíen todo a proveedores tecnológicos, sin poner en duda sus servicios ni sus competencias. El resultado puede no ser necesariamente la mejor solución o la más adecuada para cada organización. Clic para tuitear
(Archivoz) Después de varias décadas de informatización, la consultoría externa parece haber demostrado ser -en demasiadas ocasiones- el caballo de Troya de un costoso paquete de software. Se hace necesaria una consultoría que sea independiente del sector TIC para acompañar las decisiones en las materias que nos ocupan, a fin de atajar deficiencias e implementar mejoras, atendiendo única y completamente a la realidad de los problemas. ¿Crees que las empresas y las administraciones perciben claramente esta necesidad?

(MMD) Claramente no, aunque hay variedad de casos, algunas sí y otras no, si los tuviese que poner en una balanza, creo que se inclinaría hacia el lado de los casos en que no. He trabajado con entidades que demandaron esta consultoría independiente que les ayudó, entre otras muchas cosas, a analizar, pensar y definir lo que necesitaban en cuanto a softwares. Esta es la mejor forma, cada organización tiene unas características propias, sus propias necesidades, unos escenarios de implantación, y un presupuesto. La consultoría les sirvió, entre muchas otras cosas, para poder seleccionar en el mercado tecnológico las soluciones más óptimas y viables para cada una de esas organizaciones. Pero entiendo que es más habitual que tanto Administración como empresa fíen todo a los proveedores tecnológicos, sin poner para nada en duda que muchos presten muy buenos servicios ni sus competencias, el resultado puede ser el «costoso paquete de software» que mencionas y no necesariamente la mejor solución que podrían haber obtenido o la más adecuada para cada organización.

(Archivoz) ¿Qué opinión te merece el grado actual de implantación de la Administración electrónica en España?

(MMD) Hablando en general, entiendo que se han dado grandes pasos y muy rápido, por otra parte, obligatorios desde la aprobación de la Ley 39/2015. Y es muy positivo disponer ya, además del marco internacional de buenas prácticas y especificaciones tecnológicas en gestión documental, de un marco legislativo y técnico ya muy desarrollado, aunque, en mi opinión, debe mejorarse mediante la práctica. Y por supuesto disponer cada vez de más experiencias de implantación. Pero decir Administración es decir miles de sujetos, para opinar sobre cómo han aplicado estos estándares o en qué grado se está sería necesario tener un conocimiento mayor del que yo tengo. Puedo opinar en específico, de los sujetos que conozco de primera mano, en los que a pesar de las prisas creadas por los plazos impuestos por la Ley 39/2015, las cuales nunca son buenas aliadas, además en un marco de transformación, lo cual no es sencillo ya de por sí, mi valoración es muy buena, es una valoración sincera, si no tuviese nada bueno que decir al respecto, no diría nada.

En la gestión de los datos existen muchas carencias, como estamos viendo ahora mismo en la gestión de la pandemia. Y no solo es un reto para las administraciones, sino también para nosotros como profesionales Clic para tuitear
(Archivoz) ¿Cuáles podrían ser los retos más inmediatos para adecuar mejor la gestión documental en administraciones al servicio público?

(MMD) En gestión documental hay que implementar o poner en práctica lo que no se haya hecho. Esto, dependiendo del contexto, puede ser complejo y requerir de mucho esfuerzo constituyendo un reto. Pero, como comentaba antes, la rueda ya está inventada. Creo que el reto podría estar más en la gestión de los datos, donde, en mi opinión, existen muchas carencias, como estamos viendo ahora mismo en la gestión de la pandemia. Y no solo un reto para las administraciones, sino también para nosotros como profesionales que poseemos conocimientos y técnicas especializadas para ello. No obstante, al igual que pasó con nuestra transformación hacia los documentos electrónicos, deberemos adaptarlas y este puede ser un importante e interesante desafío.

(Archivoz) El cambio tecnológico sigue transformando, a marchas forzadas, las competencias profesionales en el campo de la información y la documentación. De acuerdo con tu experiencia sobre el terreno, ¿podríamos afirmar que subsiste hoy en las empresas de nuestro entorno algún perfil profesional asimilable al documentalista?

(MMD) Si hablar de Administración en general resulta complejo, más lo es de empresas, pues las hay de muchos tipos y de muy diferente tamaño. En cualquier caso, independientemente de la denominación que consideremos más adecuada para cada uno de nosotros (documentalista, archivero o archivista, gestor de la información y de la documentación, etc.), me parece poco probable la subsistencia de un profesional sin competencias tecnológicas, al igual que en la mayoría de los sectores. En el nuestro, efectivamente, hemos tenido que adaptarnos muy deprisa, para poder no solo subsistir sino cuando menos coliderar junto con los servicios tecnológicos.

El cambio ha sido bueno para la profesión, duro o a marchas forzadas, pero cuando se nos requirió pudimos poner en valor conocimientos, instrumentos y técnicas muy útiles que atesorábamos, cuando el perfil que comentas era una figura prácticamente inexistente en empresas, o así lo percibía yo en mi entorno. Ahora veo que se incorporaron al menos en empresas especializadas, en algunas grandes empresas y en empresas de sectores específicos profesionales con variadas denominaciones: documentalista, gestor documental, document controller u otras, pero del perfil.

(Archivoz) Pudiera parecer que tratando de satisfacer necesidades reales, en muchas ocasiones las organizaciones se dejan llevar, tal como hace el resto de los consumidores, por el solucionismo tecnológico; sin valorar apenas otros muchos aspectos clave como el control de calidad o la importancia creciente de los datos. Frente a esta situación, ¿no deberíamos tomar más en consideración los aspectos humanos de todos los procesos?

(MMD) Es que esa es mi experiencia, de la que hablo en toda esta entrevista. Habrá por supuesto muchas otras. En las consultorías en que participé, fueron pilares la gestión de la calidad, el tratamiento de los datos o el análisis de las personas o departamentos que participan en los procesos, todo esto en un marco de automatización, con denominaciones diferentes que se adecuaban mejor en cada organismo, de procesos de gestión, procesos de negocio, procesos de trabajo o procedimientos administrativos. Entre los objetivos no estaba substituir a los humanos que ejecutan los procesos por máquinas y software, los objetivos, en un nuevo entorno tecnológico, eran simplificar los procesos, eliminar trámites o tareas innecesarias, que los trabajos se pudiesen hacer más seguros y mejor. Como resultado obtenemos procesos que incluso se pueden considerar más personales, más a medida de los participantes, porque al implementarlos en la tecnología se ha analizado antes al servicio a proporcionar, incluyendo al proveedor y al cliente o destinatario, junto a las características y necesidades de ambos.

«En el desarrollo y la ejecución de grandes proyectos de plantas industriales se genera una cantidad inmensa de documentación asociada a cada proceso»: Entrevista a María Alcoba, Document controller en Duro Felguera

María Alcoba Villadangos. Documentalista de gran experiencia en el mundo de la ingeniería, actualmente Document Controller en la empresa Duro Felguera, nos hace un resumen de su incursión en una gran empresa de ingeniería, así como de las funciones de un Document Controller.

(Archivoz) ¿Cómo una profesional de la información desembarca en una empresa como Duro Felguera  y cómo sucedió?

(María Alcoba) Cuando acabé el máster en Salamanca, me volví a Oviedo y desde allí empecé a buscar trabajo activamente. Actualicé mi CV y empecé a inscribirme en todas las páginas de búsqueda de trabajo que encontraba y a revisar las ofertas que iban apareciendo. No me importaba mucho donde fuera el puesto de trabajo, si era en España o fuera, si era temporal o no, lo único que quería era trabajar y empezar a “rodar” en el mundo profesional.

Una de las muchas ofertas a las que me inscribí en aquel momento fue para una beca en Duro Felguera donde buscaban una persona que tuviera formación en Biblioteconomía y documentación. No sabía muy bien cuales iban a ser mis funciones ni qué documentación tenía que gestionar, ni tenía ningún conocimiento sobre ingeniería. Pero podían más las ganas que tenía de trabajar que el miedo a lo desconocido.

Recibí la llamada para hacer una entrevista a los pocos días. Recuerdo que salí de la entrevista bastante contenta, pero aún tenían candidatos que entrevistar y me habían dicho que ya me llamarían en un par de semanas para decirme algo, así que no me quise hacer muchas ilusiones.

Pero, al día siguiente recibí una nueva llamada de RRHH comunicándome que era la candidata elegida para cubrir el puesto. Trabajar en “lo mío” y encima en Asturias… ¡No me lo podía creer! Y aquí sigo, casi 8 años después…

(Archivoz) Todos los comienzos son complicados, pero en tu caso… ¿cómo fue empezar a trabajar en algo tan distinto a lo que conocías hasta el momento?

(M.A.) Pues la verdad es que fue duro… como comentaba antes, cuando entré allí no tenía ningún tipo de conocimiento sobre ingeniería, ni sobre centrales térmicas ni ciclos combinados, ni sobre plantas industriales ni sabía que era un EPC, nada de nada…me decían cosas que me sonaban a chino. Así que fue un aprendizaje continuo e intenso. Cada día llegaba a casa con la sensación de haber aprendido algo nuevo. No sabía si después del año de beca seguiría trabajando allí pero tenía claro que por todo lo que estaba aprendiendo merecía la pena el trabajo.

Poco a poco me fui familiarizando con la terminología, con los procesos y los flujos de documentación, con la tipología documental y fue conociendo a la gente, a los ingenieros con los que tenía que trabajar codo con codo en cada proyecto, que me ayudaron mucho en este proceso de adaptación y aprendizaje.

Se usaban metadatos sí, pero nada tenían que ver con lo que yo había estudiado durante la carrera. Lo preguntaba todo, no me quería quedar con dudas y que luego eso supusiera cometer algún error.

Al poco de entrar, tuve que cubrir a una compañera que se quedaba de vacaciones y durante un mes tenía que ocuparme del proyecto que ella gestionaba. Fue una prueba de fuego y un aprendizaje exprés. El trabajo tenía que hacerse a tiempo y hacerse bien, así que tenía bastante presión encima. Aunque con ayuda de otros compañeros fui superando día a día el reto.

También tuve la suerte de hacerme amiga de un informático el mismo día que entré y que a día de hoy conservo como uno de mis mejores amigos. Él, que trabajaba principalmente en aquel momento dando soporte al dpto. de documentación, me enseñó cómo funcionaban las “tripas” del sistema de gestión documental que usábamos en aquel momento. Eso me dio una visión más profunda de todo el proceso documental y me facilitó mucho las cosas. Es fundamental “entender” bien el porqué de los procesos, saber cuándo las cosas están bien hechas y poder detectar fallos cuando los haya o problemas que tengan usuarios externos.

Otra parte fundamental de la adaptación fue acostumbrarme a trabajar cada día en otros idiomas, principalmente en inglés, pero también francés en algunos casos ya que al tratarse de una empresa multinacional, ejecuta proyectos por todo el mundo: Contestar emails, llamadas telefónicas, dar soporte a usuarios externos que tienen que usar nuestro sistema de gestión documental, etc…

(Archivoz) ¿Cuál es la función de un Document controller?

(M.A.) En el desarrollo y la ejecución de grandes proyectos de plantas industriales se genera una cantidad inmensa de documentación asociada a cada proceso por el que pasa el proyecto: ingeniería, suministros, construcción, puesta en marcha de la planta, etc…

Dependiendo del tipo de proyecto, estamos hablando de alrededor de 2.000 – 3.000 documentos en proyectos pequeños hasta 30.000 – 40.000 documentos en proyectos grandes (enormes). Esto hace necesario que exista personal específico que gestione ese volumen documental tan grande y lo ponga al servicio de todas las personas que trabajen en el proyecto (ingenieros, suministradores, clientes, contratistas, montadores, etc…).

La principal función de un Document Controller por tanto es gestionar toda esa documentación mediante un sistema de gestión documental que permita consultar siempre la información y asegurar que ésta sea veraz, válida y esté actualizada y disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo, estableciendo niveles de seguridad de acceso a la información para cada usuario y garantizando que la información cumple con los estándares y formatos oficiales.

La principal función de un Document Controller por tanto es gestionar toda esa documentación mediante un sistema de gestión documental que permita consultar siempre la información y asegurar que ésta sea veraz, válida y esté… Clic para tuitear
(Archivoz) Veo que la buena relación, aunque sea personal, con informática hizo que tu adaptación y conocimiento del trabajo fuera óptimo, ¿verdad? Lo normal es que el mundo de la información y la informática vayan de la mano siempre y trabajen como un equipo. ¿Qué importancia tiene este aspecto en Duro Felguera?

(M.A.) Si, exacto. Es indispensable que informática y documentación trabajen de forma conjunta y Duro Felguera no es una excepción.

La comunicación fluye entre ambos departamentos y esto facilita mucho las cosas, desde documentación, en ocasiones, detectamos problemas que está dando el sistema o cosas que se pueden mejorar de cara a realizar una mejor gestión o a hacer que el sistema sea más intuitivo para usuarios externos, de esa manera  se lo comunicamos para que luego desde informática se encarguen del desarrollo y la programación para cubrir esas necesidades.

La gestión documental en cualquier empresa está en constante evolución Clic para tuitear

Esa comunicación es bidireccional. Si en informática tienen que desarrollar una actualización del sistema o un módulo nuevo que nos afecte, siempre tienen en cuenta nuestra opinión y el trabajo que desempeñamos.

Esta buena comunicación facilitó mucho la implantación del nuevo sistema de gestión documental que se adquirió hace unos años y que partiendo de un estándar, se desarrolló internamente para satisfacer lo mejor posible las necesidades de la empresa en materia de gestión documental.

Sin un director general implicado, con amplios conocimientos en gestión documental y en informática que trasladaba esas necesidades de la empresa en objetivos concretos apostando fuertemente por ello, un departamento de informática muy competente y un departamento de documentación participando activamente en el desarrollo y testeo del sistema y en su posterior formación de usuarios, esa implantación no hubiera sido posible.

Me gustaría resaltar que, por lo que he podido comprobar hablando con otros profesionales del sector, me siento orgullosa de que se reconozca a Duro Felguera como un referente en Gestión Documental entre las empresas del sector, ya no solo en cuanto al sistema de gestión sino a la forma en que se lleva la gestión de la documentación en sí misma y en darle la importancia que tiene dentro de la empresa.

La mayoría de las empresas cuenta con sistemas de gestión documental descentralizados, sin unificar, más bien básicos e incluso precarios en algunos casos. Así que, aunque aún tenemos muchos aspectos que se pueden mejorar, es un orgullo trabajar con ese reconocimiento externo.

(Archivoz) Los profesionales de la información, en algunos ámbitos, no somos demasiado valorados, ¿qué lugar ocupan en una gran empresa como Duro Felguera?

(M.A.)En el mundo industrial, la gestión documental siempre ha estado muy presente. Al llevar a cabo proyectos tan grandes se hace necesario gestionar toda esa documentación que se genera, pero es cierto que hasta hace no mucho, esa labor la venían haciendo otro tipo de profesionales como ingenieros o gente con un perfil más administrativo.

Pero sí que estoy viendo un cambio de tendencia, un cambio lento pero que está ahí.

Cada vez hay más profesionales de la información trabajando como Document Controller en empresas de ingeniería o en gabinetes de arquitectura, gestionando documentación técnica Clic para tuitear

Duro Felguera, cuenta con departamento de documentación de larga trayectoria, pero fui la primera persona en entrar en el departamento que había cursado estudios en Biblioteconomía y Documentación. A partir de ese momento, las nuevas incorporaciones que me han sucedido, ya tienen ese perfil.

Aun así hay mucho que trabajar para ganar en visibilidad y reconocimiento y ponernos al nivel del mundo anglosajón donde la figura del Document Controller está tan valorada. Es necesario por un lado que las empresas sean conscientes de los beneficios que supone tener profesionales de la información en sus equipos y que, a la hora de sacar una oferta de empleo, sepan definir exactamente el perfil profesional que buscan y lo llamen por su nombre.

Por otro lado, es necesario que desde la propia Universidad se hable de la figura del Document Controller como una salida laboral tan buena como las demás (Archivero/a, Bibliotecario/a, etc…) y se impartan cursos o seminarios sobre ello.

(Archivoz) ¿Qué consejos le darías a un documentalista que quiera trabajar en una empresa de ingeniería como Document Controller?

(M.A.)Pues el primer consejo que le daría es que pierda ese miedo a no saber a qué se va a enfrentar. Nade nace aprendido y todo trabajo tiene su periodo de adaptación y formación. A cada persona le llevará más o menos tiempo pero lo acabará dominando y disfrutará con su trabajo.

Por otro lado, le recomendaría que se lleve bien con la informática y con el mundo digital en general porque su trabajo va a ser digital principalmente, y por tanto le va a resultar más fácil su día a día si es un medio que domina.

Y sobre todo, le aconsejaría que tenga una mente abierta ya que eso le permitirá adaptar mejor todo lo aprendido durante la carrera al entorno industrial y a este tipo de gestión documental.

En el mundo actual, donde impera la necesidad de una transformación digital de las empresas, un mundo en el que los datos cobran cada vez más importancia, estoy segura de que junto con otros perfiles más tecnológicos, seremos una figura de vital importancia para que esa gestión de la información que se digitalice, se haga de forma correcta y eficiente para las empresas.

Por tanto animo a todos los documentalistas que estén interesados en probar este nuevo ámbito profesional, a que no duden, y lo hagan, y lo mismo para los recién titulados.

Muchísimas gracias María!