Empresas de servicios

«La destrucción documental es una necesidad para todos los sectores que manejen información». Entrevista a Patricia Pendas Gerente de la empresa Sintar

Patricia Pendás, natural de Gijón, diplomada en Gestión y Administración publica por la Universidad de Oviedo Dirige la empresa de tratamiento documental, Sintar, desde hace más de 10 años. Es especialista en destrucción y desde hace unos años está al frente de proyectos de digitalización documental y procedimiento archivístico. Es miembro activo de BNI en Gijón desde hace 5 años donde cada semana se reúnen cerca de 30 empresarios de la Región para hacer negocio a través del marketing por referencias.
Sintar es referente en Asturias por ser la primera empresa certificada en la normativa de Destrucción segura de material confidencial además de tener las certificaciones de calidad de servicio y seguridad de la información.

[Archivoz] Mujer, joven y empresaria en una empresa de tratamiento documental especializada en la destrucción de documentos. ¿Cómo y cuándo surge?

La idea surge en el año 2007 a través de la revista emprendedores que hacía referencia a este servicio y a la opción de ser franquiciado. En aquella época, yo trabajaba en seguros e inversiones y y mi marido y socio en la construcción. Nos dimos cuenta de que el tema construcción en algún momento se frenaría y buscamos esta idea de negocio.

En un primero momento fuimos franquiciados de una empresa en Madrid que se dedicaba a destrucción de documentos. Lo fuimos durante 5 años pero el franquiciador no cumplió con ninguna de sus obligaciones contractuales y simplemente, dejamos de abonar el canon de franquicia mensual. Tiempo después nos desvinculamos también del nombre creando nuestro propio logo y nombre comercial y nuestra web, www.sintar.es, desde entonces volamos solos con mucho esfuerzo. En los últimos años , fruto de las necesidades requeridos por nuestros clientes,  hemos incorporado un equipo de profesionales especialistas en proyectos de digitalización y Servicios de Archivo, desde entonces estamos desarrollando proyectos de  mucho éxito.

[ARCHIVOZ] ¿Cómo funciona una empresa de destrucción documental?

En Sintar destruimos al nivel de seguridad que establece la ley para que el documento quede ilegible.
Tenemos las certificaciones de la UNE-EN 15713 sobre destrucción segura de material confidencial que complementa a nuestras ISO 9001 de calidad e ISO 27001 de seguridad de la información y que nos permiten a su vez entregar al cliente un certificado como garantía de servicio completado. El certificado refleja el método utilizado para la destrucción y que el resultado es un documento irrecuperable.
Tenemos uno procedimiento para conseguir la trazabilidad de la documentación desde el momento en que se recoge en las instalaciones del cliente hasta la llegada a nuestras instalaciones para proceder a su destrucción mediante trituración.

 [ARCHIVOZ] ¿Qué tipos de clientes son los que más demandan la destrucción confidencial de documentación?

Cualquier entidad pública o privada que maneje datos de terceros protegidos por ley. Tenemos una propuesta adaptada a cada actividad ya que a cada sector le preocupa y maneja distintos tipos de datos.  En el sector educativo se preocupan sobre todo por los datos de los alumnos, en el sanitario, por los datos de los pacientes, en la administración, por los datos de los ciudadanos, en fin es una necesidad para todos los sectores que manejen información.

[ARCHIVOZ] Imagino que una empresa con una labor tan delicada como la destrucción confidencial, tendrá que cumplir unos requisitos legales, así como una normativa específica, verdad?

Si, por supuesto, para ello emitimos un certificado como garantía de servicio completado atendiendo a la Ley Organica 3/2018 de Protección de datos de Carácter Personal y Garantica de los Derechos Digitales (LOPDGDD) así como un certificado de reciclaje en cumplimiento de la Ley 22/2011, de 28 de julio, de Residuos.
Por supuesto se garantiza la total confidencialidad del contenido de la documentación a destruir, además toda la documentación se destruye  acorde a la Norma DIN 66399, que establece el grado de irrecuperabilidad, en función del tamaño de las tiras en las que se de destruye el papel.

La Norma DIN 66399, establece el grado de irrecuperabilidad, en función del tamaño de las tiras en las que se de destruye el papel Clic para tuitear
[ARCHIVOZ] ¿Cómo os ha afectado la llegada de la administración electrónica? ¿Habéis notado una disminución en la cantidad de papel?

Por el momento, no hemos notado disminución del papel, la administración electrónica es un proceso largo y es posible que lo notemos a lo largo de los próximos años y en algún momento todas las empresas deberán sumarse a la era digital para poder avanzar.
No hace muchos días, leí un artículo en el que hablaba de la dificultad de gestionar la enorme cantidad de archivo físico de las administraciones.
El Archivo Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales.

Creo que, y cruzo los dedos, aún existe mucha documentación objeto de ser destruida.

[ARCHIVOZ] Imagino, que al igual que en la mayoría de los sectores exista intrusismo laboral, es decir, empresas que ofrezcan el servicio de destrucción pero que no cumplan la normativa necesaria, ni las condiciones para ofrecer el servicio con garantías. ¿Es el caso?

Hay competencia desleal en todos los sectores y el nuestro no iba a ser diferente. Hay multitud de empresas que tienen entre sus servicios la destrucción de documentos pero realmente son meros transportistas de residuo de papel o en el mejor de los casos, recicladores. No tienen personal con contrato de confidencialidad, no hay una trazabilidad en la recogida, traslado seguro ni tratamiento de la documentación y no se destruye la documentación al nivel de seguridad establecido para que el documento quede ilegible. Todo proveedor de este servicio debería aportar al menos la certificación en la Norma UNE-EN 15713 pero la mayoría de las veces, sobre todo desde las administraciones públicas, lo único que exigen es prestar el servicio atendiendo a las especificaciones de esta Norma UNE sin más, sin comprobar si se lleva a cabo o no.

Luchamos contra eso a diario pero, creo que tanto las administraciones como las empresas deberían concienciarse en éste aspecto y es una dura labor en la que seguimos trabajando día a día, afortunadamente tenemos clientes que tienen este aspecto muy claro ye so nos hace seguir luchando por ofrecer un Servicio de calidad.

 

[ARCHIVOZ] ¿Cómo ves el sector en los próximos años?

Creo que aún queda mucho por hacer pero hay mucha más conciencia que hace unos años sobre la protección de datos, sobre todo desde que en el 2018 entro en vigor el Reglamento Europeo de Protección de Datos.

Empresas, particulares y organismos públicos son mucho más conscientes de la necesidad de proteger los datos de terceros y de destruirlos para evitar accesos y brechas de seguridad. Ahora queda que lo hagan con empresas que ofrezcan todas las garantías.

La entrada en vigor de la LGDPR del 2018 supuso que empresas, particulares y organismos públicos sean mucho más conscientes de la necesidad de proteger los datos de terceros y de destruirlos para evitar accesos y brechas de seguridad Clic para tuitear
[ARCHIVOZ] Esta entrevista comenzó a fraguarse en una época en la que si nos dicen que vamos a estar inmersos en una pandemia mundial tan atroz, que íbamos a estar casi 3 meses confinados, que la mascarilla formaría parte de nuestras vidas como si siempre hubiera sido así y que la añoranza de los abrazos es nuestra realidad… no hubiéramos  reído pensando que eso sólo pasa en las películas. Como la realidad siempre supera la ficción y, tota esa película es una realidad, ¿Cómo ha afectado a Sintar el COVID-19?

En Sintar, hemos vivido la pandemia con mucha incertidumbre y a día de hoy seguimos trabajando y avanzando al momento. Hemos tenido a gran parte del personal en ERTE, poco a poco hemos ido volviendo a la normalidad. Lo cierto es que el futuro es muy incierto, estos días se ha decretado un nuevo Estado de Alarma, por lo que solo nos queda esperar y ver cómo va avanzando todo.

Nos conformamos con poder seguir prestando nuestros servicios de la mejor forma posible y con todas las expectativas puestas en el próximo año.

Muchísimas gracias Patricia, ha sido un placer adentrarnos  un poquito mas el sector de las empresas profesionales de destrucción de documentos.
Os deseamos toda la suerte del mundo.