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Legislación Archivística: reflexiones doctrinales

Existe una clara concepción, en el orden práctico, de la importancia de que los países tengan una legislación que respalde los procedimientos de sus receptivos Archivos en su gestión. En la medida en que estos procederes sean más precisos y encausen los problemas de una forma más real y oportuna, será más dinámico el Sistema de Gestión Documental implementado.

Se pretende valorar algunos aspectos doctrinales sobre la Legislación Archivística, con énfasis en el objeto regulatorio de la misma de manera que sirva como guía a la hora de establecer un sistema jurídico apropiado para los territorios de Latinoamérica. Sin el ánimo de prestablecer recetas, pues se infiere que cada uno de los países se ajusta a su realidad objetiva, sus prioridades en el orden archivístico y las realidades que el orden económico, político, social y cultural que subyacen, se establecen un grupo de prioridades en el ámbito de protección de esta legislación. La forma dependerá siempre del territorio en cuestión sin desaprovechar la experiencia internacional en ese sentido. Se tuvo en cuenta las tendencias legislativas en Latinoamérica y las aproximaciones teóricas de algunos autores.

Aproximaciones a una definición

Del análisis de estos conceptos y la experiencia del autor se concluye que son competencia de Legislación Archivística, dos aspectos fundamentales:

  1. La protección jurídica integral del documento, en cualquiera de sus soportes, durante todo su ciclo de vida, es decir desde su producción o recepción en una oficina hasta la decisión de su destino final. Ello implica, por consecuente, la regulación del tratamiento archivístico, las trasferencias, los procesos de valoración y depuración documental y las normas para la conservación y acceso a la documentación.
  2. La tutela jurídica de sus Archivos. En los países de mayor desarrollo archivístico esto se traduce en la organización y funcionamiento de los Sistemas Nacionales de Archivo, como mecanismo de integración, que permite la aplicación de métodos comunes y coadyuva el fortalecimiento del aspecto señalado anteriormente.

Se aprecian dos grandes vertientes en el objeto de protección de esta legislación imprescindibles para la gestión de una sociedad moderna: Documentos y Archivos. No obstante, el autor considera que esta definición mantiene un criterio normativista en relación con el tema, pues se limita solo a los preceptos dispositivos y no refiere los principios, leyes y categorías que implican la naciente disciplina de las Ciencias Jurídicas. Teóricamente hay resultados evidentes que llevan considerar el surgimiento de un Derecho Archivístico.

Clasificación de la legislación

Este subtema fue abordado por el catedrático Jaén (2001:1-16) para el área de Latinoamérica y el autor concuerda con los argumentos manejados. La Legislación Archivística se clasifica en tres grandes grupos teniendo en cuenta sus competencias y áreas de contenido. El primer grupo son regulaciones relativas a la protección de los archivos nacionales (Jaén, 2001:1-3). Estas norman el funcionamiento de estas entidades, establecen sus funciones y establecen sus facultades. Protegen los documentos generados en su país y que son considerados históricos o de conservación permanente, aunque no en pocas oportunidades llegan a todos los generados en la Administración Pública. En algunos casos se refieren a entidades que replican las funciones de los archivos nacionales en las demarcaciones territoriales según las divisiones políticas administrativas de cada país.

El segundo son las regulativas a su Sistema Nacional de Archivos. (Jaén, 2001:1-3). Estas establecen funciones y próceres para todos los Archivos de su país, (históricos, administrativos, centrales, ramales, gestión, etc.). Establece también una protección integral a los registros en todas las fases de la vida del documento. Es considerado, por algunos teóricos, como un eslabón superior en el ámbito de Archivos.

El tercero son disposiciones que no tienen como centro o único rol de competencias a los Archivos, pero establecen regulaciones que alcanzan estas organizaciones y sus registros. (Jaén, 2001:1-3). Algunos países han logrado formulas bastante efectivas desde las leyes para la protección del derecho de acceso a la información, considerándolos el soporte del tracto informativo y considerando su generación por el Estado y el Gobierno.

Necesidad del marco normativo

Este es quizás el tema sobre el cual, más se ha aportado en el ámbito teórico. Esgrimir porque hay necesidad de que el Derecho toque esta esfera social ha sido siempre preocupación de los defensores de esta doctrina. Se recuerda que las disposiciones establecen una obligatoriedad en sus normas que sostiene cualquier análisis al respecto.

A entender del autor lo más relevante que se aporta desde esta área de actuación, es el efecto de que se regule el actuar de personas jurídicas y naturales ante dos bienes de insoslayable valor social: los documentos y Archivos. En este sentido se ponderan y se ubican en un lugar importante dentro del ámbito administrativo de un país. Otro elemento importante e incomprendido es que la Archivística, dentro de la Administración Pública es, por su propia naturaleza, un servicio público y solo con la existencia de tal legislación, esto se comprende.

Ámbito de competencias

El ámbito de competencia depende del sujeto de emisión de la norma dentro de lo nacional. En este sentido disposiciones generales o federales en dependencia con la estructura política social del país que se trate. También se emiten otras de alcance territorial o regional (Jaén, 2001:3).

Objeto de la regulación legal

Como de estableció anteriormente, la protección jurídica de los documentos y Archivos de un país son el objeto fundamental de cualquier disposición que en esta materia se expida. No obstante, hay un grupo de procesos archivísticos conexos que requieren también protección legal en el enfoque de regular íntegramente los registros y lograr el resultado final: brindar un servicio con ellos.

La protección jurídica del Documento es el elemento fundamental es esta área del conocimiento sobre la base de que es bien básico para conformar todo el ordenamiento jurídico. Se sustenta en el carácter probatorio y testifical del registro en cualquiera de sus fases del ciclo de vida. Por esta razón se insiste, en este recurso de salvaguarda no debe solo alcanzar los documentos históricos de un Estado, sino a toda la papelería generada.

Otro objeto de protección importante es los Archivos como entidades públicas, estas organizaciones se encargan de agrupar, gestionar, conservar y brindar servicios con la papelería generada por lo que es insoslayable regular su ámbito de competencia.

Siguiendo esta línea de análisis se valora como importante establecer reglas del deber hacer en materia de Conservación Documental. Estas reglas son muy diversas y dependen siempre de las características ambientales y etnológicas de cada territorio.

Muy unido a lo anterior están las obligaciones legales al Tratamiento Archivístico, sobre el entendido de la falta de funcionabilidad de los documentos sin tratar. Esto justifica, que, aun siendo este asunto técnico, se establezcan reglas desde la legislación, que induzcan a ejecutar el debido procesamiento de la documentación.

Aunque en buena lid, la protección legal de la Valoración Documental, se debiera entender como parte del tratamiento documental, por su importancia y repercusión a largo plazo, se entiende como uno de los objetos de protección específicos.   Preservar y poner a disposición de los investigadores, estudiantes y población en general los documentos generados por la administración pública de un país y que por sus valores son evidencia de las actuaciones más relevantes del órgano que las generó o de la nación en sentido general, ha devenido en la misión más importante de los Archivos.

No menos importante resulta el tema de regular el acceso a los Archivos y documentos. Solo puntualizar que hoy, se encuentra una gran reserva informativa en los Archivos. Ssolo apuntar que desde el inicio de una norma hasta el final se debe alentar al acceso libre a los Archivos y garantizar así un derecho personalísimo y realmente importante para el ser humano.

Por último, se analiza la importancia de regular la profesionalización del archivero, como sujeto natural encargado de gestionar, tratar y dar servicio con la papelería. Evidentemente la función social de este gestor es importante.

Interrelación con otras disposiciones

Los documentos, como bien jurídico, son trasversales a cualquier especialidad. Se producen en toda actividad humana y por tanto están ubicados físicamente, no solo en los Archivos. Esto induce a que debe armonizar el cuerpo normativo especifico con todos los demás, que a ulterior afecten los registros.

No se trata de una receta, pero cuando se supera el proceder legislativo, extendido en el tiempo y engorroso en la mayoría de los países, se presume haber logrado una legislación, que, de manera estable en el tiempo, logre preservar los valores documentales de una nación. Este es el único que se aspira: proteger jurídicamente el Patrimonio Documental y poner en su justo lugar su valor de uso.

Conclusiones

La Legislación Archivística deviene, más, en herramienta de trabajo de los ejecutores y decisores en materia de Gestión Documental.  Sus disposiciones alcanzan a todas las personas jurídicas y naturales de una sociedad pues a la producción documental no escapa nadie como tampoco se escurre del marco jurídico nacional.

El documento es el bien jurídicamente más importante de la Legislación Archivística y es, su preservación, el principio fundamental en la teoría y la praxis. La necesaria protección de los registros generados y que los se producirán el futuro, su tratamiento, conservación y puesta al servicio de usuarios devienen como el objeto de protección más relevante en este ámbito.

Los Archivos, como entidades públicas, son objeto de protección en el ámbito legislativo. Estos son conservadores de la documentación generados por un país, un territorio, una entidad, una disciplina jurídica etc., tienen un papel preservador de derechos, garante de la gestión, de rendición de cuentas de la administración y de trasparencia admirativa. Esta función social se cumple más allá de la edad del documento y la función cultural de los mismos.

La legislación archivística debe dar un enfoque integral, sistémico y holístico a la protección jurídica del documento y Archivos independientemente de las etapas de su ciclo vital, enfatizando en una visión de proteger el patrimonio nacional.

(Versión divulgativa de artículo: Legislación Archivística: reflexiones doctrinales en Revista de la Facultad de Derecho Núm. 50. ene-jun, 2021.  Editada por la Facultad de Derecho, Universidad de la Republica, Montevideo, Uruguay en https://revista.fder.edu.uy/index.php/rfd/article/view/792)

Referencias

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  • Archivo General de la Nación. (1997). Hacia un diccionario de la terminología archivística. Bogota: Colombia: DC GITAA.
  • Del Castillo, J. y Ravelo, G. (2017). El proceso de valoración documental a la luz de los actuales debates archivísticos. Revista Interamericana de Bibliotecología, vol. 40, núm. 3. (273-283) https://www.redalyc.org/pdf/1790/179052510007.pdf
  • Delgado, Y. (2018). Estudios preliminares en torno al acceso a los archivos y registros públicos en la República de Cuba. Revista del Archivo Nacional. No. 82. (9-31). http://www.dgan.go.cr/ran/index.php/RAN/article/view/12
  • Fernández, J. (2004). Teoría del Estado y del Derecho. Primera parte. La Habana, Cuba: Félix Varela.
  • ICA. (2011.) Declaración Universal de los Archivos. Documento en Internet. Https://www.ica.org/sites/default/files/UDA_June2012_press_SP.pdf
  • Jaén, L. (2001). La legislación Archivística en América LatinaDiálogos: Revista Electrónica de Historia, Volumen 2, (3). https://revistas.ucr.ac.cr/index.php/dialogos/article/view/6325/6027
  • Schellenberg, T. (1987). Archivos modernos. Principios y Técnicas. Clásicos Modernos de la Archivonomía. DF, México: Archivo General de la Nación.

UNA PROFESIÓN POR DESCUBRIR.

LA RESTAURACIÓN DE DOCUMENTO GRÁFICO, dentro de los archivos, de las bibliotecas y en centros independientes

Puede que no sea una profesión excesivamente nueva para descubrir, ya que en Archivoz, se ha tratado el tema de la  restauración en varias ocasiones, sobre todo con la vinculación que tiene la profesión con Archivos  y Bibliotecas, como no podría ser de otra forma, (véase artículos: https://www.archivozmagazine.org/es/la-preservacion-de-los-archivos-cinematograficos-del-moma/ y https://www.archivozmagazine.org/es/hemos-salvado-muchos-documentos-importantes-ines-baro-jefa-del-laboratorio-de-conservacion/ )

En otras ocasiones la restauración se vincula a la conservación y a la preservación, pero esta en sí, es una actuación que se realiza sobre la documentación cuando estas otras medidas no han sido llevadas a cabo. Y que siempre tienen un origen antrópico, somos la enfermedad y el remedio.

Por ello vamos a descubrirla en una serie de artículos consecutivos donde desgranaré ideas que, no por repetidas y difundidas, son conocidas como se merecen, o al menos eso es lo que creo, incidiendo en que la comunicación fluida y sencilla hará que se ame un poco más el trabajo que muchas personas realizamos, casi siempre en la sombra.

Detalle de examen organoléptico.

LA PROFESIÓN.

En el siglo de la globalización y de la información masiva, puede que estemos un poco sobresaturados de artículos, estudios, informes, etcétera… pero esto no quiere decir que dejemos de aprender y conocer a compañeras y compañeros de profesión que muchas veces están mucho más cerca de lo que creemos.

Puede que no en todos los archivos, pero si en muchos, sobre todo en Nacionales y Provinciales, al menos en España, exista y se ejercite esta profesión que cuenta con un personal que es aun más desconocido que la figura de la archivera o archivero, y esta es:

la de la restauradora o restaurador

Otros archivos, digamos no tan dotados, que no tienen este personal cualificado en algún momento cuentan con servicios de conservación y restauración externalizando servicios, y ahí están también los compañeros y compañeras cuidan y miman nuestros papeles por medio de contrataciones autónomas.

Citar todas las titulaciones que acreditan a los y las profesionales del ramo sería arduo y largo, como pasa en muchos otras muchas carreras universitarias y títulos medios.  La referencia obligada es a las diferentes Escuelas Superiores de Conservación y Restauración de Bienes Culturales que hay en España. También a las universidades que imparten Grados que son de titularidad pública y que pueden complementar su oferta con masters que capacitan para ejercer la profesión.

Y aunque como en casi todos los países europeos, tengamos diferencias curriculares, se trabaja mucho para conseguir una homologación con los títulos, para estar y tener todas las mismas oportunidades. Lo que sí tenemos es una gran desinformación de referencia con geografías no Europeas, quiero decir que poco sabemos, aunque internet hace su magia y revistas como esta también. Tenemos que abrirnos más y aprender de todos los continentes.

En España existe una Asociación que lucha por la unidad y el reconocimiento de la profesión es ACRE (https://asociacion-acre.org/el-conservador-restaurador/)  como agente unificador de las y los profesionales y de lucha por el reconocimiento y la puesta en valor tanto del Patrimonio como de las personas que lo protegemos.

La profesión tiene unas características especiales, tanto y cuanto, se trata de una mezcla bien equilibrada de conocimiento, estudio continuo, investigación y trabajo manual práctico. Las manos, algo tan cotidiano, es la herramienta fundamental.

Habitualmente cuando es necesaria la restauración es porque han fallado o han sido inexistentes los tratamientos o planes de conservación. Vamos, que las restauradoras somos las últimas en el eslabón de la cadena de custodia y guarda del papel. Cuando la documentación se da por perdida o está sentenciada a la desaparición, aparecemos.

Deseablemente toda institución que custodia documentación gráfica debería contar con planes de preservación, con formación del personal, espacio y al menos una restauradora/or de referencia, para poder aunar esfuerzos. Algo tan sencillo como planificar espacios, actuaciones y sugerir normas de uso y manipulación. Esta situación es igual que la que existe con el personal técnico de Museos ya que  nadie pensaría que no existiera este tipo de profesionales en las instituciones.

Aunque otro problema que también encontramos en esta comparación es que muchas veces se aúne el termino Conservación-Restauración, y no es lo mismo.

La restauración en sí es un proceso intervencionista sobre el soporte físico, aunque no es solamente eso.

Por ello, cuando llega el momento, toda actuación que se lleva a cabo sobre la documentación gráfica ha de ser estudiada, comprobada y contrastada, por lo que uno de los pasos mas importantes es el diagnóstico. Y aquí es donde debe prevalecer todo lo aprendido académicamente unido la experiencia profesional. El principio de respeto y prudencia así se alían con una acción controlada, pausada e inequívoca.

Unos de los principios deontológicos a seguir, es el de la mínima intervención (http://www.ecco-eu.org/fileadmin/user_upload/ECCO_professional_guidelines_II.pdf ). El respeto hacia la obra, su historia y sus materiales son claves para realizar una intervención correcta, que haga que la documentación llegue a futuros humanos con toda su integridad.

La recepción de la obra, el examen organoléptico, la toma tipificada de datos, el estudio fotográfico, la variabilidad de los tratamientos y el diagnóstico son las primeras acciones que realizamos. Y si necesitamos consejo, por dudas o para debatir ideas, se realiza consultas con investigadores u otros profesiones, siendo esta una de las partes mas gratificantes. Siempre compartir y poner en común las experiencias nos enseña. hace que no cometamos errores y sobre todo nos hace crecer.

Por ello, la preservación (y llegado el caso) la restauración del acervo cultural documental está en nuestras manos, que se unen con las de otras muchas profesiones como la de los archiveros y archiveras.

En el siguiente capítulo hablaré de la materia, que es muy dispar: sobre lo que restauramos.

Autora: Verónica Ojeda Jiménez, restauradora.