COVID-19

«El principal reto en realidad es adecuar nuestra gestión documental a escenarios imprevistos» Entrevista con Carlos Zapata, en tiempos de COVID-19. (Parte 2)

La primera parte de esta entrevista, dejó entrever, entre otras cosas, que los archivos no estaban preparados para casos como el que se vive actualmente por cuenta del COVID-19. Pero de esto nos quedarán muchas lecciones que seguro permitirán potenciar el uso y la importancia de éstos. Justo de ello hablaremos en esta segunda parte de nuestra entrevista con Carlos Zapata.

(Archivoz) ¿Cuáles crees que son los principales retos que se deben asumir en estos tiempos, con respecto al uso, seguridad y disponibilidad de los archivos?

(CZ) El primero es que un servicio esencial como el de garantizar el acceso a la información no puede parar. En este momento, aprovechando la situación de emergencia que se suscitó con el aislamiento, es probable que cientos de entidades no hayan logrado afinar sus sistemas de seguridad de la información, e incluso no hayan podido garantizar el acceso electrónico a documentos necesarios para la toma de decisiones (muy seguramente debieron enviar personal para consultar los archivos físicos exponiéndolos al contagio), exponiéndose al robo, filtración o pérdida de información. En este punto el reto fundamental que debemos asumir los archivistas es doble, por un lado debemos proteger no solo los documentos físicos sino también los documentos electrónicos y garantizar el acceso a los mismos 7×24, sino que somos co-responsables de proteger los derechos de los ciudadanos y garantizar la continuidad del negocio en nuestras organizaciones.

Sin embargo, desde mi punto de vista, los retos superan el tema de la seguridad y la disponibilidad de la información. El principal reto en realidad es adecuar nuestra gestión documental a escenarios imprevistos, anticiparnos, definir planes de acción y protocolos apropiados para que la información siga llegando a quienes la necesitan (usuarios internos o externos), que sea preservada en el tiempo y que contribuya al desarrollo de la sociedad. Es necesario compatibilizar el avance de las entidades con el de la gestión documental; mientras las primeras avanzan al ritmo del desarrollo de las TIC, la gestión documental va a paso de elefante; la pregunta es si estamos preparados para soportar adecuadamente la continuidad del negocio de nuestras entidades.

Si no aprovechamos los nuevos avances de las tecnologías como la Inteligencia Artificial, el Machine Learning y el Blockchain, el Big Data por citar algunos, podemos desaparecer como profesión pues si no modernizamos y evolucionamos nuestro trabajo podrá ser realizado por computadoras y robots; esto no lo digo Yo, lo dicen los expertos en el mundo de las TI, y no dudo que esta afirmación sea una amenaza real.

(Archivoz) Como iniciativa, muchas bibliotecas y museos abrieron vía web sus colecciones y realizan recorridos virtuales. ¿Porqué este tipo de iniciativas no se han visto de parte de los archivos?

(CZ) Si se ha visto, aunque en menor medida que en las bibliotecas y museos (el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá son ejemplo de ello). Pero déjeme acotar su pregunta a los archivos nacionales o históricos, pues resulta difícil de responder frente a los archivos administrativos. Es evidente que los primos hermanos de los archivos, como son las bibliotecas y los museos, llevan décadas afianzando su relación con la comunidad. Debido a que resguardan información por naturaleza destinada al ámbito de la cultura, la formación y el entretenimiento, han desarrollado servicios más amplios que los archivos; de otro lado las características de sus colecciones facilitan ponerlas en la web de manera masiva, y con pocas restricciones. Sin embargo hay un aspecto que tiene relación con su pregunta que debo resaltar; durante mucho tiempo se ha considerado que los archivos conservan información cuyo acceso debe ser restringido, con lo cual los archivistas no hemos desarrollado habilidades para comunicar y divulgar abiertamente su contenido. Es un aspecto en el cual los archivistas debemos trabajar, pues no vemos el concepto de servicio de forma apropiada, sino como un proceso reactivo (o pasivo), más que proactivo.. Llegó  hora de sacarle provecho a las Leyes de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

(Archivoz) Carlos, para cerrar, cuáles crees que serán las lecciones aprendidas y los cambios que se darán en los archivos tras superar esta crisis?

(CZ)La primera es que debemos imaginar lo inimaginable; la segunda es que tenemos que mejorar nuestra capacidad de innovación para cumplir nuestra misión profesional; también es necesario que nos adaptemos rápidamente, pues estoy seguro que vendrán cambios a los cuales debemos responder de manera inmediata, lo cual demanda usar tanto nuestros conocimientos actuales como adquirir nuevas habilidades y conocimientos y competencias; de igual forma tenemos que aprender a partir de los errores profesionales cometidos, los cuales saldrán a la luz una vez superada la contingencia.

Una ultima recomendación para todos los archivistas como guardianes de la memoria de nuestra organizaciones y de la sociedad, es identificar, reunir, clasificar y archivar la información digital que se ha producido para enfrentar la pandemia, representada en mensajes de facebook, twitter, instagram, páginas web y otros tipos de contenido digital producidos desde que se conoció el primer contagio, hasta luego de haber superado la pandemia. Esta información hace parte de un evento que afectó significativamente nuestra sociedad y no puede perderse.

Como corolario, creo que gracias al Covid-19 estamos mucho más cerca de la pregonada oficina sin papeles (así no me guste el término) que hace tres meses, pero primero tenemos que superar la pandemia.

Carlos, como siempre gracias por tu tiempo y disposición. Ha sido una gran entrevista.

«En un escenario como el de hoy, los archivos exhiben todas sus potencialidades»: Entrevista con Carlos Zapata, en tiempos de COVID-19. (Parte I)

Hoy, en medio de la crisis, los archivos cobran una especial relevancia, para garantizar la continuidad de las actividades de quienes teletrabajan y para servir como soporte y agilizador de los servicios médicos que requieren decisiones rápidas y eficientes, basadas en evidencias, en muchos casos documentales.

Por ello, hoy quisimos consultar a un experto y referente archivista para que nos cuente sobre su visión sobre esta situación en términos de la importancia de los archivos y el papel de los archivistas.

(Archivoz)Carlos, un gusto tenerte de nuevo en Archivoz.

(Carlos Zapata) Hola, me complace nuevamente estar en este medio de comunicación compartiendo con la comunidad archivística.

(Archivoz)Carlos, en estas épocas de teletrabajo y crisis por una pandemia global, ¿cuál es el papel que cumplen los archivos?

(CZ) Sin duda esta debe ser una pregunta que nos estamos haciendo hoy todos los archivistas del mundo. Una de las cosas que me he preguntado a propósito de esta crisis de salud pública, es cuántos de nosotros habíamos previsto en nuestros planes de contingencia ante eventuales desastres naturales, accidentales o provocados, alguna acción frente a una pandemia como la que hoy tiene en vilo a más de 170 países, llevándonos a un aislamiento sin precedentes en la historia reciente de la humanidad. De hecho sería muy relevante realizar una investigación a nivel internacional sobre este aspecto que estoy mencionando.

En el campo laboral y profesional, y particularmente en lo concerniente al mundo de la archivística y los archivos, hay tres factores externos que han incidido en el estado actual de cosas: en primer lugar la rápida expansión del Covid-19; de otro lado la lenta reacción de muchos países, que no permitió tomar medidas oportunas y eficaces para hacerle frente a las medidas de aislamiento tomadas por varios gobiernos del mundo; y en tercer lugar, la adecuación de las entidades del Estado y en general de las empresas privadas de todos los sectores para implementar masivamente y de manera inesperada el teletrabajo, incluyendo la realización de todas las actividades en las cuales intervienen documentos e información. También hay factores internos como la poca preparación de los responsable de gestión documental para atender la totalidad de procesos relacionados con la función archivística, y responder a las necesidades de información de los empleados.

En un escenario como el de hoy, los archivos exhiben hoy todas sus potencialidades no solo como fuentes de información para garantizar la continuidad de las actividades de las organizaciones, sino como garantía de derechos para los ciudadanos, quienes dependen de información precisa y oportuna para atender sus necesidades, en una situación de aislamiento, en el que la movilidad está restringida; adicionalmente, hemos vistos como los archivos nacionales de diferentes países de la región han comenzado a ofrecer una variedad de servicios de información, poniendo una parte del patrimonio documental que albergan al alcance del público; un aporte importante en este momento tiene que ver con servicios y ofertas culturales para el ocio y entretenimiento, aprovechando así la coyuntura para fortalecer su relación con la sociedad. Creo que esto será objeto de investigaciones y debates en los meses y años posteriores al levantamiento del confinamiento.

(Archivoz) ¿Y los archivistas?

(CZ) En honor a la verdad, nos tomó completamente desprevenidos, no estábamos preparados para un escenario real (ya no hipotético) de trabajo en una oficina sin papeles. Por un lado no creo que en su gran mayoría los Jefes de Archivo y Gestión Documental de miles de entidades y empresas tuvieran preparada sus entidades para asumir la gestión documental de manera remota, entre otras cosas porque aún nos basamos en el papel como medio de registro de información, y nuestro sistema archivístico sigue siendo analógico. Sería importante conocer por ejemplo como están atendiendo las entidades que no tienen digitalizada toda la información que necesitan, o que por ejemplo tienen sus documentos en empresas de custodia (las cuales también son sujeto de restricciones por la cuarentena), y aún en los casos donde el archivo es administrado por la misma entidad (están asistiendo técnicos de archivo y archivistas a laborar?). Muy seguramente proyectos archivísticos de diferente naturaleza con personal propio o contratado hoy están suspendidos, lo cual afectará la continuidad de las labores de nuestras entidades, si la medida de aislamiento se extiende (como es previsible) por varias semanas o incluso meses.

(Archivoz) La mayoría de las empresas están funcionando con estrategias de teletrabajo. ¿qué tan preparados estaban los archivos y los archivistas para asumir estos escenarios?

(CZ) Como lo señalé en la pregunta anterior, los archivistas no nos imaginamos un escenario laboral por fuera de nuestros departamentos de archivo y gestión documental, ni alejados del ámbito desde el cual se desarrollan las actividades de nuestras organizaciones; durante la segunda parte del Siglo XX, expertos de varias especialidades, incluidos los profesionales de la información y los tecnologistas, hemos estado pregonando (la mal denominada) «oficina sin papeles». Sin duda el desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones ha venido contribuyendo para que este escenario estuviera cada vez mas cercano, pero no de la forma como tuvimos que asumirlo de la noche a la mañana. Primero porque gran parte de los documentos que las administraciones producen o necesitan siguen gestionándose en papel, y segundo porque los mismos Sistemas de Gestión Documentos Electrónicos están desarrollados de manera incipiente, limitándose a gestionar por medios electrónicos una mínima parte de documentos (por ejemplo correspondencia, pqrs, facturas, entre otros); en este segundo aspecto, a pesar de que los trámites electrónicos han mostrado avances significativos, éstos solo abarcan unos cuantos documentos del trámite. Muy seguramente las empresas que contaban con departamentos de gestión documental robustos y presupuestos apropiados, y dependen en menor medida de terceros, han asumido de mejor manera la contingencia, aunque no creo que estuvieran del todo preparadas para atender todos sus servicios de manera digital o mediante procesos electrónicos remotos.

Hay un aspecto que resulta crítico en los archivos nacionales, y es la adecuada conservación de sus fondos, dado que para ellos es necesaria la presencia de profesionales en conservación directamente en los sitios donde se encuentran los documentos de valor histórico; labores de limpieza, desinfección, desinsectación, restauración, entre otras, se hacen de manera presencial, y si se prolonga el aislamiento los documentos se exponen a riesgos de deterioro.

(Archivoz)¿Qué crees que debemos mejorar a futuro en nuestros archivos para solventar situaciones como la que tenemos en este momento a nivel mundial?

(CZ) Todo. En primer lugar debemos rediseñar nuestros planes de contingencia y atención de desastres, incluyendo medidas para mitigar los efectos de pandemias, contaminación química, nuclear, etc., que impliquen restricciones para trabajar de manera presencial; por otro lado es necesario acelerar el proceso de digitalización de nuestras entidades, pero de manera técnica e integral y no a retazos. También es imperativo mejorar las competencias digitales del equipo de trabajo de las áreas de gestión documental y de todos los empleados y funcionarios de las organizaciones. Finalmente creo que debemos aprender de esta experiencia para transformar la gestión documental, y con ella la función archivística, digitalmente.

No se trata de digitalizar los cientos de miles o millones de documentos de una entidad, sino de implementar apropiadamente (usando estándares técnicos) la gestión de documentos electrónicos, para lo cual los procesos deben ser electrónicos. Así mismo, resulta urgente que se mejoren las condiciones de conectividad y de seguridad electrónica, para que el teletrabajo no afecte el desempeño de Internet, debido a que este tipo de contingencias implican el tránsito de cientos TB de información lo que pueden colapsar las comunicaciones.

Es innegable que el mundo archivístico (en realidad el mundo entero) no será el mismo a partir de ahora.