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«El principal reto en realidad es adecuar nuestra gestión documental a escenarios imprevistos» Entrevista con Carlos Zapata, en tiempos de COVID-19. (Parte 2)

La primera parte de esta entrevista, dejó entrever, entre otras cosas, que los archivos no estaban preparados para casos como el que se vive actualmente por cuenta del COVID-19. Pero de esto nos quedarán muchas lecciones que seguro permitirán potenciar el uso y la importancia de éstos. Justo de ello hablaremos en esta segunda parte de nuestra entrevista con Carlos Zapata.

(Archivoz) ¿Cuáles crees que son los principales retos que se deben asumir en estos tiempos, con respecto al uso, seguridad y disponibilidad de los archivos?

(CZ) El primero es que un servicio esencial como el de garantizar el acceso a la información no puede parar. En este momento, aprovechando la situación de emergencia que se suscitó con el aislamiento, es probable que cientos de entidades no hayan logrado afinar sus sistemas de seguridad de la información, e incluso no hayan podido garantizar el acceso electrónico a documentos necesarios para la toma de decisiones (muy seguramente debieron enviar personal para consultar los archivos físicos exponiéndolos al contagio), exponiéndose al robo, filtración o pérdida de información. En este punto el reto fundamental que debemos asumir los archivistas es doble, por un lado debemos proteger no solo los documentos físicos sino también los documentos electrónicos y garantizar el acceso a los mismos 7×24, sino que somos co-responsables de proteger los derechos de los ciudadanos y garantizar la continuidad del negocio en nuestras organizaciones.

Sin embargo, desde mi punto de vista, los retos superan el tema de la seguridad y la disponibilidad de la información. El principal reto en realidad es adecuar nuestra gestión documental a escenarios imprevistos, anticiparnos, definir planes de acción y protocolos apropiados para que la información siga llegando a quienes la necesitan (usuarios internos o externos), que sea preservada en el tiempo y que contribuya al desarrollo de la sociedad. Es necesario compatibilizar el avance de las entidades con el de la gestión documental; mientras las primeras avanzan al ritmo del desarrollo de las TIC, la gestión documental va a paso de elefante; la pregunta es si estamos preparados para soportar adecuadamente la continuidad del negocio de nuestras entidades.

Si no aprovechamos los nuevos avances de las tecnologías como la Inteligencia Artificial, el Machine Learning y el Blockchain, el Big Data por citar algunos, podemos desaparecer como profesión pues si no modernizamos y evolucionamos nuestro trabajo podrá ser realizado por computadoras y robots; esto no lo digo Yo, lo dicen los expertos en el mundo de las TI, y no dudo que esta afirmación sea una amenaza real.

(Archivoz) Como iniciativa, muchas bibliotecas y museos abrieron vía web sus colecciones y realizan recorridos virtuales. ¿Porqué este tipo de iniciativas no se han visto de parte de los archivos?

(CZ) Si se ha visto, aunque en menor medida que en las bibliotecas y museos (el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá son ejemplo de ello). Pero déjeme acotar su pregunta a los archivos nacionales o históricos, pues resulta difícil de responder frente a los archivos administrativos. Es evidente que los primos hermanos de los archivos, como son las bibliotecas y los museos, llevan décadas afianzando su relación con la comunidad. Debido a que resguardan información por naturaleza destinada al ámbito de la cultura, la formación y el entretenimiento, han desarrollado servicios más amplios que los archivos; de otro lado las características de sus colecciones facilitan ponerlas en la web de manera masiva, y con pocas restricciones. Sin embargo hay un aspecto que tiene relación con su pregunta que debo resaltar; durante mucho tiempo se ha considerado que los archivos conservan información cuyo acceso debe ser restringido, con lo cual los archivistas no hemos desarrollado habilidades para comunicar y divulgar abiertamente su contenido. Es un aspecto en el cual los archivistas debemos trabajar, pues no vemos el concepto de servicio de forma apropiada, sino como un proceso reactivo (o pasivo), más que proactivo.. Llegó  hora de sacarle provecho a las Leyes de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

(Archivoz) Carlos, para cerrar, cuáles crees que serán las lecciones aprendidas y los cambios que se darán en los archivos tras superar esta crisis?

(CZ)La primera es que debemos imaginar lo inimaginable; la segunda es que tenemos que mejorar nuestra capacidad de innovación para cumplir nuestra misión profesional; también es necesario que nos adaptemos rápidamente, pues estoy seguro que vendrán cambios a los cuales debemos responder de manera inmediata, lo cual demanda usar tanto nuestros conocimientos actuales como adquirir nuevas habilidades y conocimientos y competencias; de igual forma tenemos que aprender a partir de los errores profesionales cometidos, los cuales saldrán a la luz una vez superada la contingencia.

Una ultima recomendación para todos los archivistas como guardianes de la memoria de nuestra organizaciones y de la sociedad, es identificar, reunir, clasificar y archivar la información digital que se ha producido para enfrentar la pandemia, representada en mensajes de facebook, twitter, instagram, páginas web y otros tipos de contenido digital producidos desde que se conoció el primer contagio, hasta luego de haber superado la pandemia. Esta información hace parte de un evento que afectó significativamente nuestra sociedad y no puede perderse.

Como corolario, creo que gracias al Covid-19 estamos mucho más cerca de la pregonada oficina sin papeles (así no me guste el término) que hace tres meses, pero primero tenemos que superar la pandemia.

Carlos, como siempre gracias por tu tiempo y disposición. Ha sido una gran entrevista.

«Una universidad con un Sistema de Gestión de Documentos es sinónimo de calidad, transparencia, buen servicio.»: Entrevista con Arcángel Sánchez (Primera Parte)

Arcángel Eduardo Sánchez Gómez es un amigo que ha trabajado durante muchos años en el sector de archivos de instituciones de educación superior y sumado con ello, una experiencia única, por así decirlo, a la cual acudiremos hoy para que nos cuente cómo funcionan estos archivos y cuáles son los principales retos a los que se enfrentan. 

Arcangel ha liderizado por diversos proyectos de difusión del quehacer archivístico. Logrando con ello visibilización del gremio y claro, aumentar la conciencia en América Latina alrededor de la transparencia y el acceso a la información, también es docente universitario y ha escrito muchos artículos en varias revistas y medios web, los cuales hemos disfrutado mucho.

(Archivoz) Arcángel, gracias por tu tiempo para esta entrevista.

(Arcángel Sanchez) De nada, gracias a ustedes por la oportunidad de contarles un poco sobre mi actividad profesional e investigativa. 

(Archivoz) Siempre nos gusta iniciar, conociendo un poco sobre nuestros entrevistados. Arcángel, cuéntanos de ti; ¿cómo llegaste al mundo de los archivos y cuál ha sido tu experiencia en este campo?

(AS) Sobre cómo llegué al mundo de la Archivología te cuento que fue en 1990 cuando ingresé a estudiar en la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la Universidad Central de Venezuela, por recomendación de la carrera por parte de mis padres. Sin embargo, mi idea era cambiarme a estudiar Comunicación Social, lo que nunca sucedió ya que analicé la importancia que tiene la Archivología para las organizaciones modernas, y terminé estudiando esta hermosa carrera.

Inmediatamente luego de culminar mi carrera de grado ingresé a estudiar una Maestría en Política y Gestión de la Innovación Tecnológica en el Centro de Estudios del Desarrollo (CENDES) de la Universidad Central de Venezuela, uno de los centros de investigación de mayor exigencia académica de mi país. De allí que pude combinar los temas de innovación con la gestión documental en las organizaciones modernas y desarrollar trabajos de investigación centrados en estos interesantes temas. Tuve la oportunidad de dictar clase en esta maestría lo que fue un gran reto profesional.

Sobre mi experiencia en el campo laboral ha sido diversa, por 24 años trabajé en la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela (UCV) consolidando su Departamento de Información, Documentación y Archivo, fue una experiencia inolvidable llena de satisfacciones, ya que, junto con el mejor de los grupos de trabajo que un profesional puede tener, logramos diseñar e instalar el mejor archivo de toda la UCV, tanto en materia de recursos humanos como de espacios físicos, equipos y mobiliario. Nos faltó hace muchas cosas, pero fue una gran escuela para quienes participamos en este proyecto que a su vez apoyó a la formación de muchos profesionales de la archivología venezolanos. 

De igual forma trabajé como docente por 17 años en la Escuela de Archivología y Archivología de la UCV dictando diversas materias de su pensum, desarrollando mi actividad investigativa ya sea de manera individual, con estudiantes e investigadores, algunos quienes se encuentran laborando hoy en día en otras universidades e instituciones del mundo entero dada la emigración del talento humano venezolano debido al problema político y económico de mi país de origen.

Aún me quedaba algo de tiempo para incursionar en el mundo del emprendimiento, por lo que el 2007 junto con mi hermano Economista y un amigo Informático creamos la empresa de consultoría Proyectos Archicom, con la cual junto con otros amigos y colegas de diversas profesiones, pudimos dictar más 100 cursos de capacitación en los diez años que estuvimos funcionando en Venezuela, así como realizamos diversas asesorías técnicas a empresas como Petróleos de Venezuela, Nestlé Venezuela, Schllumberger, Seguros Altamira, Universidad de Yacambú, Preca, entre muchas otras. 

En el año 2015 recibí un llamado de parte del Consejo de Educación Superior del Ecuador para ayudarles a capacitar a 60 coordinadores de los archivos de las universidades de ese país, por lo que, junto con una colega venezolana, dictamos tres cursos de capacitación con una duración total de 120 horas, esto bajo financiamiento de la Organización de Estados Iberoamericanos (OEI). Esta actividad dio pie a realizar en el año 2016 tres investigaciones de gran importancia como son la consolidación de una serie de Directrices para la Consolidación de Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos para las Instituciones de Educación Superior (IES) del Ecuador; una propuesta de indicadores para la evaluación institucional de las IES del Ecuador; y un estudio del desarrollo y prospectiva de la oferta académica de carreras de grado y postgrado referidas a la Archivología y Gestión Documental, así como se logró organizar el Primer Encuentro Nacional de Archivos Universitarios, investigaciones y evento también financiados por la OEI y el CES.

Posteriormente en el año 2017 estuve realizando algunas asesorías a dos universidades del Ecuador, la Universidad Técnica de Ambato y la Universidad Técnica Particularde Loja, con el fin de planificar el desarrollo de sus Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos y ya desde el año 2018 me encuentro bajo contrato coordinando el Archivo Institucional de la Universidad Técnica de Ambato en Ecuador, fecha en que de forma definitiva emigré de Venezuela a este bello país. 

(Archivoz) cuéntanos sobre tu experiencia en archivos universitarios.

(AS) Como he mencionado anteriormente mi experiencia ha estado centrada en consolidar Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos para universidades, aun cuando he realizado asesorías a diversas organizaciones trabajando diversos temas o requerimientos.  El trabajo en archivos universitarios ha incluido la gestión tanto de documentos físicos como electrónicos de estas instituciones. Esto ha permitido desarrollar proyectos de diseño y acondicionamiento de espacios físicos para albergar grandes masas documentales, incluyendo la selección y dotación de materiales y equipos de trabajo, al igual de determinar espacios para el recurso humano y la atención de usuarios. Asimismo, he adquirido conocimientos teóricos y prácticos sobre gestión de procesos, con lo cual los proyectos que he desarrollado incluyen la elaboración de manuales de procedimientos e instructivos especializados en gestión documental, tema que me apasiona ya que considero fundamental el estandarizar los diversos procesos que se ejecutan en un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos. 

Indudablemente parte de mi trabajo también ha estado centrado en la elaboración de instrumentos técnicos archivísticos como Cuadros de Clasificación de Documentos tanto funcionales como orgánicos-funcionales, al igual que Tablas de Retención Documental. 

Adicionalmente he tenido la gran oportunidad de trabajar con informáticos durante toda mi carrera profesional por lo que he podido adquirir experiencia en el diseño y desarrollo conjunto de sistemas automatizados de información, actividad que es muy importante tanto a la hora de llevar los inventarios documentales como de implementar la gestión electrónica de documentos. 

Finalmente he podido emprender y gestionar proyectos de digitalización documental, así como de capacitación del recurso humano, por lo que considero durante mis años como archivólogo he podido reunir una serie de conocimientos y experiencias que me permiten elevar la competitividad y calidad de la organización donde esté laborando, a través de la gestión de sus documentos físicos y electrónicos. 

(Archivoz) Desde tu perspectiva, ¿cuál es el estado actual de los archivos universitarios en América Latina?

(AS) Es muy diferente la situación en cada país, como también lo es para cada una de sus universidades ya sean públicas o privadas. Son realidades distintas. Lo que si he visto es que existe un interés cada vez más arraigado en insertar a la gestión documental como parte de la estrategia institucional universitaria, sin embargo, hay mucho por trabajar. Considero que el mundo de la gestión documental en universidades es muy distinto al de las empresas, no sólo por las tipologías documentales que una universidad genera, mucha de ellas de índole histórica, sino también por la diversidad de requerimientos de información y usuarios que tienen los archivos universitarios. Su importancia es vital para cualquier país y en verdad que aún hay mucho que trabajar, pero sobre todo sensibilizar a docentes y autoridades sobre la importancia de los archivos, documentos e información universitarios. Una universidad con un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos tanto físicos como electrónicos es otra cosa, es sinónimo de calidad, transparencia, buen servicio y de conservación-difusión de su patrimonio documental e histórico. 

Un aspecto interesante en el que he podido trabajar en los años que llevó en el Ecuador, es el de realizar una propuesta de indicadores especializados en gestión documental para las universidades ecuatorianas, trabajo que si bien ha sido técnico y de asesor al Consejo de Educación Superior, se ha logrado impulsar a través de la Red de Archivos Universitarios del Ecuador creada en el 2015, y del empuje de su directiva y de los coordinadores de las más de 60 universidades de este país,  a fin que se inserten algunos indicadores o requerimientos en materia de gestión documental de las universidades ecuatorianas en el modelo de evaluación institucional aplicado entre septiembre y diciembre del 2019,. En el mes de marzo del año 2020 se presentarán los resultados de esta primera evaluación que se hace a la gestión documental universitaria ecuatoriana, por lo que los datos obtenidos serán de gran importancia para estas instituciones, en virtud que se está dando un cambio positivo sobre el tema, dándole un importante papel a los archivos y a la gestión de los documentos universitarios.

(Archivoz) Siempre hemos pensado que los archivos universitarios tienen un público objetivo muy grande y accesible, como lo son los estudiantes. ¿Qué tan cierto es este escenario?

(AS) En realidad, los archivos universitarios y sus servicios-productos se deben a una diversidad de usuarios entre estos estudiantes, pero también empleados, docentes, investigadores y público en general. Por lo que los encargados de los archivos universitarios deben detectar cuales son los requerimientos de cada grupo y generar, productos, servicios y tecnología para cubrir sus expectativas, lo ideal es que con sus ideas vayan generando diversos tipos de innovación las cuales ejerzan un verdadero cambio en la calidad de las universidades y sobre todo el preservar para las generaciones futuras la interesante e importante información y documentación que estas instituciones han generado. 

…Continuará

El cnADe que vivimos en la Revista Archivoz

Han tenido que pasar unos días para asentar nuestras ideas y poder ofrecer una visión general y realista de lo que vivimos en Leganés los pasados 4 y 5 de Febrero de 2020 en el que  definitivamente se consolida como uno de los encuentros más importante para los profesionales del archivo y del documento electrónico, el cnADe (Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico).

  • Más de 500 profesionales asistentes
  • Más de 20 empresas e instituciones patrocinadoras
  • Colaboración de las principales Asociaciones profesionales
  • Seguimiento de los principales medios de difusión del sector
  • Profesionales de más de 250 instituciones públicas distintas
  • Casi 50 mesas y ponencias, más de 10 talleres
  • Casi 100 ponentes

Organizado con el apoyo del Ayuntamiento de Leganés y el Club de innovación, con un comité de lujo formado por Alejandra Escudero, Alfonso Díaz Rodríguez, Beatriz Franco Espiño, Eugenio Villareal, Gerardo Bustos, José María Nogales, Julio Cerdá y Sonia Crespo.

Apoyado por el Ministerio de Eduación , Cultura y Deporte, la Federación Epañola de Municipios y provincias y la Federación andaluza de municipios y provincias,  respaldado por las grandes empresas Odilo, Gestiona, T-Systems, Berger Levrault, normadat, Odei, Spigraph, Kodak Alaris, Guadaltel, IECISA-Fujitsu, Audifilm, Agtic, Asac, Vodafone, Wolters Kluwer, también por las Asociaciones profesionales  como Asociación de archiveros de Andalucía, Aldee, Associació d’Arxivers i Gestors de Documents de Catalunya, Acal, Archiveros españoles de la función pública, ANABAD, Asociación de archiveros de Extremadura, Asociación de archiveros del Principado de Asturias, Associació d’arxivers i gestors de documents valencians, Cosital y Mujeres de la Función pública. Los principales medios de difusión en materia de gestión documental, archivística, administración digital, etc., también apoyaron el evento Actualidad 21, Gobierno transparente, Revista Archivoz, AjuntamentImpulsa.cat, novagob, Red internacional de evaluación, Revistas de transformación digital.

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Si tenemos que destacar algo del #cnADde2020 , sin duda fue la asistencia, más de 500 profesionales nos reuníamos en un mismo entorno para hablar de algo que nos preocupa mucho, la mejorara en la gestión electrónica de los documentos.

Y así fue, archiveros, informáticos, secretarios generales, alcaldes, concejales, jefes de servicio, juristas, delegados de prevención, tecnólogos, documentalistas, jefes de proyecto, consejeros, consultores, jefes de venta, responsables de producto, etc. se reunieron para hablar y también escuchar, conocer éxitos y fracasos, compartir experiencias, aprender de los aciertos y de los errores, encontrarse, reencontrarse, conocerse y reconocerse.

«Ponencias, mesas, experiencias y talleres de alta calidad de la mano de los mejores profesionales del sector»

El resultado estuvo a la altura de las expectativas, el archivo electrónico único, el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS),  la importancia de la colaboración entre administraciones, la interoperabilidad, los catálogos de procedimientos , catálogo de tipos documentales, la gran importancia del SIA (Sistema de Información en Red), la protección de datos, almacenamiento,  difusión…

La Valoración

Destacamos  contenidos tan clásicos y, a la vez tan de actualidad como es la valoración documental, fue rara la ponencia, mesa o taller en la que no se mencionara este procedimiento archivístico, fue sorprendente que la sala dónde se celebrara la Mesa «La valoración de documentos como base de los sistemas de gestión documental» se llenó 10 minutos antes de su inicio.

Beatriz Franco :«La valoración juega un papel clave en la transformación electrónica» «Tenemos que estar ya pensando en migraciones desde la creación del documento, el papel podemos tenerlo accesible dentro de 50 años, seguramente los documentos electrónicos que estamos generando hoy, NO, es ahí donde empieza la valoración desde el inicio»
Ricard Pérez :«Pensamos en la valoración como eliminación destrucción… y sin embargo lo que hacemos es un acto en positivo, determinamos que queremos conservar y de manera subsidiaria eliminamos documentación» «lo que determinamos es lo que vamos a dejar ver en un futuro»
Antonia Heredia Herrera: «Me encanta el término Valoración, muy por encima de calificación, ahora bien poner la valoración como base de los sistemas de gestión documental es exagerado, la base de todo será siempre la descripción documental, sin descripción no tendríamos las Series documentales descritas en el SIA, y por tanto no podríamos hacer la valoración.»

Los metadatos

Bien sabido es, y así escuchamos en cada uno de los rincones del cnADe, la importancia  de los metadatos en la gestión del archivo electrónico, pero tuvieron que ser ellas, Marta Munera y Pilar Campos, con su divertido, fresco  #metabingo las que materializaron la realidad del «caos» de los distintos esquemas de metadatos.

Y, una vez mas se demuestra  que la #gamificación es una fuente de enseñanza espectacular.

#isadg #eni #neda #premis #iso23081 #ead

 

Los homenajes y los premios

Emotivo fue el bonito cierre del Congreso con el merecido homenaje a Javier Barbadillo y sorprendido fue Eugenio Villarreal, del Ayuntamiento de Leganés, al recibir el II Premio cnADe.

UN EMOTIVO HOMENAJE A JAVIER BARBADILLO CIERRA EL II CONGRESO CNADE

Para finalizar nos quedamos con la intervención de Alfonso Díaz Díaz Rodríguez en la que le intenta explicar a la «IA – Inteligencia Artificial» que es un archivero.

El 2018 será el Año Murillo en Sevilla

Este diciembre se inaugura oficialmente el Año Murillo en la ciudad de Sevilla con motivo de su IV centenario. Será un año repleto de actividades entorno al ilustre pintor con exposiciones, actividades y un simposio internacional con más de 50 conferenciantes de todo el mundo. Queremos compartir con vosotros la conferencia Murillo y la construcción de sus imágenes visuales: dibujo y proceso creativo, impartida en el Museo del Prado por el historiador del arte Benito Navarrete. Este es un gran ejemplo para la impresionante labor de investigación que se puede realizar a través de los archivos de diversas entidades, con el fin de averiguar el mecanismo creativo de un artista. Es encomiable la labor de recopilar y analizar sus fuentes y su corpus de dibujos, descubriendo una línea del tiempo a través de la cual acercarnos un poco más al artista sevillano.

«Murillo es uno de los artistas que mayor capacidad han demostrado a la hora de idear y construir sus composiciones en el barroco español. El estudio de su corpus de dibujos y del uso de sus fuentes, suministra un complejo mundo en el que se adivina su forma de pensar y sobre todo los mecanismos creativos para intentar convertir en original lo que parte de un complejo proceso de estudio de fuentes grabadas flamencas e italianas que son las que conforman su caudal creativo. Hacer ver el protagonismo que tiene el dibujo en esta forma de construir sus imágenes será el objeto de la conferencia, que además pretende demostrar lo importante que fue también el dibujo, no solo como elemento de ensayo o ejercicio preparatorio para sus obras, sino también como documento gráfico posterior a modo de «liber veritatis». De esta forma se daba fe de sus composiciones más afortunadas o reclamadas, bien por un deseo de sus clientes o también por el uso que se hizo en su academia de estas composiciones como medio de aprendizaje«.

Ponente: Benito Navarrete (Universidad de Alcalá) en el Ciclo de Conferencias, patrocinado por la Fundación de Amigos del Museo del Prado en marzo del 2017.