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El estado del arte de la archivología en Brasil

El Archivo Nacional de Brazil en su revista Acervo, en los meses de septiembre/diciembre de 2018 publicó un Dossier titulado «El Estado del arte de la Archivología en Brazil I». La idea es conocer de que esta hecha la Archivología en el país. La tipología documental está dividida en Editorial, Presentación, Entrevista con Mercedes de Vega, el Dossié temático con cinco artículos y para finalizar la primera edición de los artículos de temática libre y una reseña.

fonte: http://mapadecultura.rj.gov.br/manchete/arquivo-nacional

En el Editorial asignado por Flora Matela Lobosco (Edición y revisión) y Thiago Cavaliere Mourelle (Edición científica), tratan de contarnos que la edición es en conmemoración a los ciento ochenta y ocho años del Archivo Nacional de Brazil, creado para implementar y acompañar la política del archivo en el país, y el periódico Acervo que nació en 1986 como herramienta para la misión. Los editores consideran el resultado como referencia para los archivistas e investigadores.

Adriana Cox Hollós y Eliezer Pires da Silva (Comisión Editorial) presentan el contenido, a seguir, reafirmando el propósito de las instituciones archivísticas para el desarrollo de las políticas públicas en favor de la Archivología. En la presentación se explica el por qué de cada texto elegido para formar El Estado del arte de la Archivología en Brazil, y concluye que la característica interdisciplinar de la disciplina es muy importante para el desarrollo de los estudios.

En entrevista con Mercedes Vega presidenta de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) y directora general del Archivo General de la Nación de México, el Acervo busca conocer las diferencias y semejanza, sobre los archivos en América Latina. A pesar de las peculiaridades de visión y medios de estrategias que son definidas por la Historia de cada país, según Vega el reto en común de los archivos en el continente es la accesibilidad y la colaboración, en una intersección Institución Archivística, Sociedad, y Política de gobierno.

Para empezar el Dossier El estado del arte de la Archivología en Brazil Angelica Alves de Cunha Marques relata la historia de los posgrados stricto-sensu con investigaciones sobre archivos y Archivología en Brazil de 1972-2015. Su investigación localizó 470 estudios en 58 instituiciones, aunque el primer posgrado stricto-sensu en Brazil fue inaugurado en 2012. El resultado cuantitativo indica una expansión progresiva, principalmente después del posgrado stricto-sensu, cualitativamente considera una predominancia en la interlocución entre la institución archivística, funciones de trabajo y gestión administrativa. Considera que la contingencia en la Archivología es por no tener autonomía de ciencia siendo considera una rama de la Ciencia de la información.

A seguir trata de la Gobernanza archivística, según el investigador José Maria Jardim. Para el autor Gobernanza archivística es un conjunto de acciones que dialogan con los aspectos sociales, culturales, políticos y técnico-científico. Por la gobernanza se puede interpretar el trabajo y la autoridad archivística en los niveles micro y macro. Se espera una elevación de investigaciones en gobernanza archivística en la ciencia, para que se marque el camino de aplicabilidad de la Archivología en entidad públicas y privadas.

Acerca de gestión de programas y servicios de archivos el próximo artículo examina el uso del vocabulario controlado en la Archivología. Se defiende el uso del vocabulario controlado, de un modelo para la normalización, la descripción de funciones, actividades, personas e instituciones, identificación de sinónimos, lenguaje controlado, puntos de acceso y remisivas. Es contra el uso del vocabulario controlado importado de la Bibliotecología y la Ciencia de la Información, o sea, replicar una forma que no respecta a las particularidades de la Archivología.

Después de reflexionar acerca de los programas y servicios, se cuestiona el Archivo como entidad y su proceso de formación, por eso Renato Pinto Venancio y Lidiane Silva Barbos nos dan a conocer: Como surgen los fondos archivísticos. La formación del Archivo es superior a la simple noción de producción de documentos, no es apenas la totalidad númerica de documentos en una institución. El fondo archivístico es la construcción intelectual pues los  documentos pueden ser perdidos, modificados o destruidos. Como ejemplo narra la trayectoria del Archivo Público Mineiro, ubicado en el estado de Minas Gerais. Por análisis cuantitativo comprueba que un fondo archivístico no es solamente números de documentos, y supone la noción de – estructura orgánica principio basilar – para la elaboración de estrategias en organización de conjuntos documentales, con la ciencia que trata de la memoria y las inteligencias y no de datos efímeros.

Para finalizar el dossié Sérgio Matias da Silva y Aline Lopes de Lacerda proponen una herramienta para la catalogación de imágenes. En el artículo los autores enseñan como realizar una análisis documental de imágenes con mediación de la información por parte del archivista. El método propuesto se llama, Panofsky, es utilizado en cinco etapas: Lectura, Determinación y análisis de contenido, selección de fuentes, documentación exógena y representación documental. La importancia del trabajo es generar información semática para que el consultante tenga éxito en la recuperación de la imagen.

Patrimonio y Memoria fueron el tema de los artículos libres, Janete Leiko Tanno investiga Centros de documentación y patrimonio documental e Juan Bernardo Montaya-Mongollón y Telma Campanha de Carvalho Madio cuestionan los espacios de memoria con el artículo, El documento digital como fuente de memoria organizacional. En ambos se habla que todos tienen derecho a tener su memoria preservada para acceder a su historia y origen.

¿Cuál es el papel del Archivo? Para contestar esa pregunta Roasale de Mattos Souza reseña el libro, El archivo y el lugar, de Margareth da Silva. Su tesis es que el Archivo no se ubica en el pasado tampoco en el futuro, el archivo es el presente y sirve para la ciudadanía y el acceso a la información.

En esta edición se nota que la Archivología brasilera esta preocupada con la relación entre Archivo y Sociedad; Historia de los Archivos y la Archivística; Objeto y finalidad de la Archivología; Gestión de los programas y servicios de archivos. Hay un consenso que los archivos son productores y administradores genuinos del conocimiento, no apenas el brazo derecho de la burocracia.

«Hemos sabido refundir diferentes opciones de difusión y comunicación en una única herramienta»: Entrevista a María Isabel Vila González, Jefe del Servicio del Archivo Municipal de Málaga

Hoy tenemos el placer de entrevistar a María Isabel Vila González, Jefe del Servicio del Archivo Histórico y Administrativo-Intermedio del Ayuntamiento de Málaga.

Nos va a contar como ha nacido “El Archivo sale a la calle” (ARCA), presentada el 17 de febrero de 2020, la aplicación móvil que ofrece un recorrido por la historia de la ciudad de Málaga gracias a la geolocalización de fotografías antiguas. La Aplicación incluye 40 instantáneas y 15 planos correspondientes a edificios o trazados de vías urbanas. Alrededor de 30 fotografías llevan asociadas placas físicas, con códigos QR, que han sido ubicadas  en los lugares exactos desde donde fueron fueron tomadas hace 70, 80 o 100 años. ARCA es  una App gratuita, disponible para Android e IOS, bajo las credenciales del Ayuntamiento de Málaga. Además de en español, los contenidos se muestran en inglés y francés. Y, por cierto, :

#UnArchivoEs un centinela del conocimiento y las voces del pasado que trabaja para conservar la memoria y la historia del futuro” Clic para tuitear
(Archivoz) Muchas gracias por estar hoy con nosotros, ¿qué le parece si, para comenzar, nos habla un poco de su institución?

(MIV) El Archivo Municipal es el Archivo del Ayuntamiento de Málaga y por lo tanto conserva y difunde toda la documentación generada por el principal órgano de gobierno de la ciudad desde su creación, en el año 1489, hasta nuestros días. Eso se traduce en un volumen  considerable de documentación, unos 15 Kilómetros lineales, producto y reflejo de las actividades y gestiones municipales durante siglos. Somos por lo tanto, un centro de referencia  para reconstruir la historia de la ciudad pero  al mismo tiempo un  instrumento esencial para el trabajo diario en muchos departamentos municipales. Como cabecera técnica del Sistema Municipal de Archivos, también estamos colaborando y trabajando, activamente, en la implantación y desarrollo de la Gestión de Documentos Electrónicos en nuestra institución que incluye la materialización, con todas las garantías, del Archivo Electrónico Único.

(Archivoz) Vuestro proyecto reivindica la historia, memoria, e identidad de la ciudad; contadnos, ¿en qué consiste el uso de esta aplicación?

(MIV) Dentro de nuestro  valioso Patrimonio Documental se localiza nuestro Fondo Fotográfico integrado por más de 15.000 imágenes con una cronología amplia que arranca en el siglo XIX. De este conjunto global se ha realizado una cuidadosa selección para su incorporación a  ARCA.

Esta Aplicación ofrece al usuario diferentes funcionalidades:

  • Un Mapa interactivo donde están  reflejados los distintos puntos de interés.
  • Un sistema de notificaciones o avisos de la cercanía  de los hitos cercanos
  • Diferentes enlaces a “Más información” donde el usuario puede encontrar  datos adicionales sobre cada imagen o documento. Al mismo tiempo, se ofrece  información sobre el proyecto ARCA y la Aplicación enlaza a la  Web del Archivo y  a nuestro catálogo on line en varios de sus puntos.
  • Los contenidos están, además  categorizados por familias con lo que es posible visualizar sólo las imágenes asociadas a un grupo temático. Por citar algún ejemplo:
      • La Málaga invisible (edificios y zonas desaparecidas)
      • La ciudad litoral y el Puerto
      • Comercio y Cultura
  • Es posible, igualmente, compartir contenidos, directamente a través de la App en las redes sociales y  también marcar como favoritos algunas de los hitos.
  • Incorpora un potente lector de códigos QR que permite visualizar directamente la imagen asociada a las placas ubicadas en el mobiliario urbano.

Uno de los aspectos más importante de ARCA, que me gustaría destacar,  es su posibilidad de aumentar el contenido. Esto nos permite plantearnos nuevos objetivos y fases de desarrollo en un futuro.

(Archivoz) ¿Cómo surgió la idea? Porque está claro que han sabido adaptarse y sacar partido a la revolución en el mundo digital en la que vivimos actualmente.

(MIV) Este proyecto fue fruto, curiosamente,  de “un sueño”. La idea es una evolución de una actividad que organizamos dentro de una  de las ediciones de la Noche en Blanco, que cada año se celebra en nuestra ciudad, organizada por  el Área de Cultura, y que aglutina un variado número de iniciativas.  En aquella edición  la temática central elegida  fueron  “Los Sueños”. Desde el Archivo Municipal diseñamos una actividad que ofrecía  “Ventanas Oníricas”, que conectaban pasado y presente, repartidos por distintos puntos  de la ciudad. Para ello colocamos vinilos, con  códigos QR, que permitían a través de cualquier móvil o tablet, visionar la fotografía correspondiente a cada ubicación.

Tuvo un gran éxito y decidimos repensar el proyecto para enriquecerlo y potenciarlo con el uso de las nuevas tecnologías. Queríamos crear una oferta cultural interesante pero sobre todo estable en la ciudad. Una vez marcados los objetivos y contenidos,  presentamos  el Proyecto a un Premio de Innovación, organizado por el Departamento de Calidad del Área de Personal de nuestro  Ayuntamiento,  y lo ganamos. Este Premio nos permitió desarrollar la App de ARCA.

(Archivoz) Vuestro proyecto está dirigido a aumentar la visibilidad ciudadana, además de aportar una nueva visión en las actividades de ocio y culturales. Sin embargo, ante el valioso patrimonio documental de su archivo, ¿está enfocado el uso de la aplicación también a atender a un tipo de público más especializado como el profesional de la información, investigadores o estudiantes?

(MIV) Uno de los aspectos más destacables  de esta  App es su versatilidad, ya  que resulta interesante tanto para el público generalista como para  aquellos que tienen un perfil de carácter más profesional o científico. El tratamiento técnico que se ha dado a los documentos ha sido muy riguroso y cumple todos los requisitos de  los estándares y normas asociadas a la descripción archivística. Y todo ello intentado ofrecer, al mismo tiempo, un resultado final atractivo, ágil y fresco para cualquier perfil.

En el Archivo Municipal creemos que lo científico no tiene por qué estar reñido con la claridad de contenidos e incluso podemos plantearnos ofrecer un producto “divertido”.

Por ello nuestro público objetivo es muy amplio: ciudadanos, turistas, estudiantes, profesores, investigadores…

(Archivoz) Un proyecto de tal envergadura necesita un equipo multidisciplinar ¿cuál es vuestro perfil profesional?

(MIV) El esquema y desarrollo de la estructura de los contenidos ha sido resultado del trabajo  del equipo humano del Archivo Municipal,  fundamentalmente del personal Técnico con colaboración, en aspectos puntuales, del personal auxiliar.

Ha sido vital el asesoramiento continuo de los  especialistas en nuevas tecnologías de la  empresa que ha diseñado la App, Ingenia,  que ha tenido una gran paciencia con nosotros. Y como no citar el apoyo y la aportación del Centro Municipal de Informática.

Los Servicios Operativos del Ayuntamiento también han sido esenciales. Gracias a ellos hemos colocados las placas por la ciudad. Quiero destacar que hemos contado, en este proceso,  con la colaboración de numerosos comercios y empresas de Málaga que amablemente nos han permitido colocar las placas en las fachadas de sus negocios.

(Archivoz) ¿Cuáles son los problemas principales que habéis tenido a la hora de desarrollar esta herramienta?

(MIV) Tenemos un importante volumen de material fotográfico muy interesante y la selección ha sido difícil. De hecho se han  realizado varios filtros hasta obtener el producto final que nos parecía más adecuado.

Otro aspecto complicado fue  la elaboración de la información que acompañan a los hitos que ofrece la Aplicación, donde es importante saber destacar de una forma muy resumida los datos más valiosos.

La geolocalizacion también ha tenido sus más y sus menos ya que los paseos por la ciudad, y las consultas a Google Maps, han sido continuos  durante todas  las fases del diseño de la Aplicación.

A ello hay que sumar la conexión con nuestras herramientas tecnologías y nuestras redes sociales. En resumidas cuentas,  un trabajo complejo donde hay que interconectar muchos elementos y que requiere de numerosas revisiones hasta llegar a la versión final.

(Archivoz) ¿Cuál ha sido la acogida del proyecto por parte de los usuarios?

(MIV) Muy buena. Creo que ofrecemos  un producto atractivo para cualquier grupo de interés al margen del contexto o del  perfil específico formativo o profesional. Un dato curioso es que durante el confinamiento, también,  hemos sacado partido a esta App,  a través de nuestras redes sociales, para lo que creamos incluso un hashtag #ARCAdesdecasa

Durante el confinamiento, también, hemos sacado partido a esta App, a través de nuestras redes sociales, para lo que creamos incluso un hashtag #ARCAdesdecasa Clic para tuitear
(Archivoz) ¿Y por parte de los profesionales de la Información y Documentación?

Hemos recibido muchas felicitaciones y creemos que seguramente, otras instituciones seguirán  un camino parecido al nuestro. Nuestra principal aportación creemos que radica en haber sabido refundir diferentes opciones de difusión y comunicación en una única herramienta y siempre sin olvidar los aspectos metodológicos y técnicos de nuestra profesión. Creemos que con ellos estamos contribuyendo a mejorar la visibilidad del Patrimonio Documental ofreciendo un producto actual, accesible y que puede ser interesante para cualquier perfil.

 

Imagen de portada:

*Imágenes cedidas por el Archivo Municipal de Málaga.

«En un escenario como el de hoy, los archivos exhiben todas sus potencialidades»: Entrevista con Carlos Zapata, en tiempos de COVID-19. (Parte I)

Hoy, en medio de la crisis, los archivos cobran una especial relevancia, para garantizar la continuidad de las actividades de quienes teletrabajan y para servir como soporte y agilizador de los servicios médicos que requieren decisiones rápidas y eficientes, basadas en evidencias, en muchos casos documentales.

Por ello, hoy quisimos consultar a un experto y referente archivista para que nos cuente sobre su visión sobre esta situación en términos de la importancia de los archivos y el papel de los archivistas.

(Archivoz)Carlos, un gusto tenerte de nuevo en Archivoz.

(Carlos Zapata) Hola, me complace nuevamente estar en este medio de comunicación compartiendo con la comunidad archivística.

(Archivoz)Carlos, en estas épocas de teletrabajo y crisis por una pandemia global, ¿cuál es el papel que cumplen los archivos?

(CZ) Sin duda esta debe ser una pregunta que nos estamos haciendo hoy todos los archivistas del mundo. Una de las cosas que me he preguntado a propósito de esta crisis de salud pública, es cuántos de nosotros habíamos previsto en nuestros planes de contingencia ante eventuales desastres naturales, accidentales o provocados, alguna acción frente a una pandemia como la que hoy tiene en vilo a más de 170 países, llevándonos a un aislamiento sin precedentes en la historia reciente de la humanidad. De hecho sería muy relevante realizar una investigación a nivel internacional sobre este aspecto que estoy mencionando.

En el campo laboral y profesional, y particularmente en lo concerniente al mundo de la archivística y los archivos, hay tres factores externos que han incidido en el estado actual de cosas: en primer lugar la rápida expansión del Covid-19; de otro lado la lenta reacción de muchos países, que no permitió tomar medidas oportunas y eficaces para hacerle frente a las medidas de aislamiento tomadas por varios gobiernos del mundo; y en tercer lugar, la adecuación de las entidades del Estado y en general de las empresas privadas de todos los sectores para implementar masivamente y de manera inesperada el teletrabajo, incluyendo la realización de todas las actividades en las cuales intervienen documentos e información. También hay factores internos como la poca preparación de los responsable de gestión documental para atender la totalidad de procesos relacionados con la función archivística, y responder a las necesidades de información de los empleados.

En un escenario como el de hoy, los archivos exhiben hoy todas sus potencialidades no solo como fuentes de información para garantizar la continuidad de las actividades de las organizaciones, sino como garantía de derechos para los ciudadanos, quienes dependen de información precisa y oportuna para atender sus necesidades, en una situación de aislamiento, en el que la movilidad está restringida; adicionalmente, hemos vistos como los archivos nacionales de diferentes países de la región han comenzado a ofrecer una variedad de servicios de información, poniendo una parte del patrimonio documental que albergan al alcance del público; un aporte importante en este momento tiene que ver con servicios y ofertas culturales para el ocio y entretenimiento, aprovechando así la coyuntura para fortalecer su relación con la sociedad. Creo que esto será objeto de investigaciones y debates en los meses y años posteriores al levantamiento del confinamiento.

(Archivoz) ¿Y los archivistas?

(CZ) En honor a la verdad, nos tomó completamente desprevenidos, no estábamos preparados para un escenario real (ya no hipotético) de trabajo en una oficina sin papeles. Por un lado no creo que en su gran mayoría los Jefes de Archivo y Gestión Documental de miles de entidades y empresas tuvieran preparada sus entidades para asumir la gestión documental de manera remota, entre otras cosas porque aún nos basamos en el papel como medio de registro de información, y nuestro sistema archivístico sigue siendo analógico. Sería importante conocer por ejemplo como están atendiendo las entidades que no tienen digitalizada toda la información que necesitan, o que por ejemplo tienen sus documentos en empresas de custodia (las cuales también son sujeto de restricciones por la cuarentena), y aún en los casos donde el archivo es administrado por la misma entidad (están asistiendo técnicos de archivo y archivistas a laborar?). Muy seguramente proyectos archivísticos de diferente naturaleza con personal propio o contratado hoy están suspendidos, lo cual afectará la continuidad de las labores de nuestras entidades, si la medida de aislamiento se extiende (como es previsible) por varias semanas o incluso meses.

(Archivoz) La mayoría de las empresas están funcionando con estrategias de teletrabajo. ¿qué tan preparados estaban los archivos y los archivistas para asumir estos escenarios?

(CZ) Como lo señalé en la pregunta anterior, los archivistas no nos imaginamos un escenario laboral por fuera de nuestros departamentos de archivo y gestión documental, ni alejados del ámbito desde el cual se desarrollan las actividades de nuestras organizaciones; durante la segunda parte del Siglo XX, expertos de varias especialidades, incluidos los profesionales de la información y los tecnologistas, hemos estado pregonando (la mal denominada) «oficina sin papeles». Sin duda el desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones ha venido contribuyendo para que este escenario estuviera cada vez mas cercano, pero no de la forma como tuvimos que asumirlo de la noche a la mañana. Primero porque gran parte de los documentos que las administraciones producen o necesitan siguen gestionándose en papel, y segundo porque los mismos Sistemas de Gestión Documentos Electrónicos están desarrollados de manera incipiente, limitándose a gestionar por medios electrónicos una mínima parte de documentos (por ejemplo correspondencia, pqrs, facturas, entre otros); en este segundo aspecto, a pesar de que los trámites electrónicos han mostrado avances significativos, éstos solo abarcan unos cuantos documentos del trámite. Muy seguramente las empresas que contaban con departamentos de gestión documental robustos y presupuestos apropiados, y dependen en menor medida de terceros, han asumido de mejor manera la contingencia, aunque no creo que estuvieran del todo preparadas para atender todos sus servicios de manera digital o mediante procesos electrónicos remotos.

Hay un aspecto que resulta crítico en los archivos nacionales, y es la adecuada conservación de sus fondos, dado que para ellos es necesaria la presencia de profesionales en conservación directamente en los sitios donde se encuentran los documentos de valor histórico; labores de limpieza, desinfección, desinsectación, restauración, entre otras, se hacen de manera presencial, y si se prolonga el aislamiento los documentos se exponen a riesgos de deterioro.

(Archivoz)¿Qué crees que debemos mejorar a futuro en nuestros archivos para solventar situaciones como la que tenemos en este momento a nivel mundial?

(CZ) Todo. En primer lugar debemos rediseñar nuestros planes de contingencia y atención de desastres, incluyendo medidas para mitigar los efectos de pandemias, contaminación química, nuclear, etc., que impliquen restricciones para trabajar de manera presencial; por otro lado es necesario acelerar el proceso de digitalización de nuestras entidades, pero de manera técnica e integral y no a retazos. También es imperativo mejorar las competencias digitales del equipo de trabajo de las áreas de gestión documental y de todos los empleados y funcionarios de las organizaciones. Finalmente creo que debemos aprender de esta experiencia para transformar la gestión documental, y con ella la función archivística, digitalmente.

No se trata de digitalizar los cientos de miles o millones de documentos de una entidad, sino de implementar apropiadamente (usando estándares técnicos) la gestión de documentos electrónicos, para lo cual los procesos deben ser electrónicos. Así mismo, resulta urgente que se mejoren las condiciones de conectividad y de seguridad electrónica, para que el teletrabajo no afecte el desempeño de Internet, debido a que este tipo de contingencias implican el tránsito de cientos TB de información lo que pueden colapsar las comunicaciones.

Es innegable que el mundo archivístico (en realidad el mundo entero) no será el mismo a partir de ahora.

 

«Es increíble que muchas organizaciones modernas dejen sus archivos en manos de profesionales que no se han formado para ello»: Entrevista con Arcángel Sánchez (Segunda Parte)

Continuamos hablando con Arcángel sobre Archivos Universitarios. En esta segunda parte, vamos a ir un poco más profundo en su opinión sobre el estado actual de los archivos y el papel del profesional archivista en dicho trabajo. Escenario en el que Arcángel, ha escrito recientemente una nota de mucho interés para quienes estamos en el medio.

(Archivoz) ¿Qué crees que hace falta, en general, para que los archivos sean más visibles y accesibles para todos?

(AS) Son varias cosas. En primer lugar, que existan los ARCHIVOS, es decir que en las organizaciones sean estas públicas o privadas se consoliden archivos en sus distintos tipos, pero preferiblemente Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos.

En segundo lugar, que esos archivos sean coordinados por personal profesional especializado en archivología o archivística, lo común es ver un archivo dirigido por cualquier tipo de profesional inclusive sin experiencia y preparación académica, esto es lo que yo llamo como intrusismo profesional. Por otra parte, está la capacitación o formación propiamente dicha de quienes son profesionales del área, no basta con una preparación de grado, hay que estudiar posgrados y doctorados en el área, aspecto que en Latinoamérica aún debemos desarrollar en cantidad, variedad y calidad, por supuesto hay países que poseen una gran oferta académica de estudios de cuarto nivel en el área, pero otros países sólo poseen estudios de grado con grandes carencias. En tercer lugar, sería interesante que organizaciones internacionales pudieran crear programas de becas para profesionales latinoamericanos para que puedan estudiar doctorados por ejemplo en España. Estamos en plena sociedad de la información y el conocimiento, por lo que si una carrera es importante para el desarrollo de un país es la Archivología, el que se puedan consolidar medios para la formación de profesionales en el área, ayudará a fortalecer tanto a las universidades con nuevas y actualizadas ofertas académicas, como a las empresas que contratan profesionales de la archivología, logrando con ello su modernización, en especial la tecnológica. 

(Archivoz)¿cuál ha sido tu aporte, para hacer que eso que acabas de decirnos que hace falta en los archivos, se materialice y se implemente?

(AS) Por una parte, las investigaciones que he realizado que dan empuje a nuestro sector, a su visibilidad y a la exhortación para que las instituciones, sin importar su tipo, públicas o privadas, tomen en cuenta a la gestión de documentos como área fundamental para su buen funcionamiento. De igual forma podría incluir mi participación como ponente y conferencista en eventos nacionales e internacionales, en donde trato de sensibilizar a los asistentes a estos eventos sobre la importancia de la gestión documental, mostrando con mis propuestas temas innovadores que van dirigido sobre todo a su aplicación práctica. Finalmente, mi trabajo como consultor y profesional planificando y consolidando Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos, ha permitido que varias instituciones, en especial universidades puedan contar con este importante recurso técnico especializado. 

(Archivoz) En esos aportes, ¿has sentido que otras profesiones han invadido el quehacer del archivista?

El intrusismo es innegable en nuestro campo, y no con nuestro consentimiento, sino por la falta de conocimiento de los perfiles de los profesionales de la información por parte de las empresas contratantes. Siempre he comparado a los archivos en las organizaciones con los cerebros en las personas. Por lo que los archivos conservan información que es de gran importancia, como lo son los recuerdos para las personas. Y es increíble que muchas organizaciones modernas hoy en día dejen en manos de personas que no están preparadas o profesionalizadas en nuestra área, a los archivos de sus empresas, en el entendido que los documentos y la información contenida en ellos, son un intangible de un valor incalculable, y fundamentales para la mejora de su competitividad en el mercado donde se desenvuelven, al igual que hacer el trabajo de forma más rápida y cumplir con las legislaciones que le son inherentes. No darse cuenta de ello, significa estar fuera de la sociedad de la información donde estamos inmersos. Por lo tanto, los archivos, los Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos de las empresas-instituciones y las organizaciones archivísticas deben estar preferiblemente a cargo de profesionales de la Archivología, pues es así como podrán conseguir un cambio y mejora.

(Archivoz) A propósito, recién escribiste un artículo sobre el tema, quieres contarnos un poco tu opinión al respecto y la visión que has construido a lo largo de todos tus años de experiencia.

A lo largo de los años me he dado cuenta de que aquellas empresas que no tienen archivos no funcionan adecuadamente, pero que aquellas que lo tengan, y que los mismos sean coordinados por profesionales no especializados en el área, tienden a funcionan inadecuadamente. Sin embargo, hay que destacar que, en muchos casos, existen archivos coordinados por profesionales de diversas áreas pero que se han dedicado a especializarse con estudios de posgrado en nuestra área. Eso tiene gran valor, pues si bien no tiene la formación de grado en archivología-archivística, han dedicado su tiempo en ampliar sus conocimientos y eso seguramente se ve volcado a una buena gestión archivística. Si bien el intrusismo se da en nuestra área, el mismo puede ser positivo o negativo, ya que, si conseguimos que los profesionales de otras áreas que incursionan en nuestra área estén bien preparados, conseguiremos una sinergia de saberes que conlleva a una multidisciplinariedad que muchas veces es beneficiosa si sabe gestionar adecuadamente. Pero sin duda alguna, lo ideal es cada archivo cuente con profesionales de la archivología a su cargo. Considero que hay mucho que trabajar al respecto, pues las legislaciones no defienden la profesionalización especializada en el área archivística, y eso hay que ir cambiándolo poco a poco, junto con la existencia misma de archivos en las organizaciones y de su conformación como sistemas de información.

(Archivoz) Arcangel, para cerrar esta entrevista, ¿cuál es tu visión de cara al futuro de los archivos?

Siempre será positiva, ya que escogí esta profesión como una que tuviese un verdadero significado para las organizaciones, pues son los archivos los encargados de proteger y conservar la memoria, las evidencias de estas. Mucho se habla de la desaparición del papel, y creo que por completo tal vez no le veremos. Sin embargo, vivimos en un mundo en donde los documentos físicos y digitales convergen en el quehacer de las organizaciones modernas y para estar en sintonía con estos cambios tecnológicos debemos estar siempre preparados y actualizados en conocimiento y experiencia. Debemos seguir trabajando y tener presente que la sensibilización de la importancia de los archivos en las organizaciones y para nuestra sociedad, debe ser un proyecto de ejecución permanente.

No queda mas que agradecer a Arcángel por su tiempo para esta entrevista y por su gran aporte a los archivos universitarios. Seguro nos veremos pronto en Archivoz.

«Una universidad con un Sistema de Gestión de Documentos es sinónimo de calidad, transparencia, buen servicio.»: Entrevista con Arcángel Sánchez (Primera Parte)

Arcángel Eduardo Sánchez Gómez es un amigo que ha trabajado durante muchos años en el sector de archivos de instituciones de educación superior y sumado con ello, una experiencia única, por así decirlo, a la cual acudiremos hoy para que nos cuente cómo funcionan estos archivos y cuáles son los principales retos a los que se enfrentan. 

Arcangel ha liderizado por diversos proyectos de difusión del quehacer archivístico. Logrando con ello visibilización del gremio y claro, aumentar la conciencia en América Latina alrededor de la transparencia y el acceso a la información, también es docente universitario y ha escrito muchos artículos en varias revistas y medios web, los cuales hemos disfrutado mucho.

(Archivoz) Arcángel, gracias por tu tiempo para esta entrevista.

(Arcángel Sanchez) De nada, gracias a ustedes por la oportunidad de contarles un poco sobre mi actividad profesional e investigativa. 

(Archivoz) Siempre nos gusta iniciar, conociendo un poco sobre nuestros entrevistados. Arcángel, cuéntanos de ti; ¿cómo llegaste al mundo de los archivos y cuál ha sido tu experiencia en este campo?

(AS) Sobre cómo llegué al mundo de la Archivología te cuento que fue en 1990 cuando ingresé a estudiar en la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la Universidad Central de Venezuela, por recomendación de la carrera por parte de mis padres. Sin embargo, mi idea era cambiarme a estudiar Comunicación Social, lo que nunca sucedió ya que analicé la importancia que tiene la Archivología para las organizaciones modernas, y terminé estudiando esta hermosa carrera.

Inmediatamente luego de culminar mi carrera de grado ingresé a estudiar una Maestría en Política y Gestión de la Innovación Tecnológica en el Centro de Estudios del Desarrollo (CENDES) de la Universidad Central de Venezuela, uno de los centros de investigación de mayor exigencia académica de mi país. De allí que pude combinar los temas de innovación con la gestión documental en las organizaciones modernas y desarrollar trabajos de investigación centrados en estos interesantes temas. Tuve la oportunidad de dictar clase en esta maestría lo que fue un gran reto profesional.

Sobre mi experiencia en el campo laboral ha sido diversa, por 24 años trabajé en la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela (UCV) consolidando su Departamento de Información, Documentación y Archivo, fue una experiencia inolvidable llena de satisfacciones, ya que, junto con el mejor de los grupos de trabajo que un profesional puede tener, logramos diseñar e instalar el mejor archivo de toda la UCV, tanto en materia de recursos humanos como de espacios físicos, equipos y mobiliario. Nos faltó hace muchas cosas, pero fue una gran escuela para quienes participamos en este proyecto que a su vez apoyó a la formación de muchos profesionales de la archivología venezolanos. 

De igual forma trabajé como docente por 17 años en la Escuela de Archivología y Archivología de la UCV dictando diversas materias de su pensum, desarrollando mi actividad investigativa ya sea de manera individual, con estudiantes e investigadores, algunos quienes se encuentran laborando hoy en día en otras universidades e instituciones del mundo entero dada la emigración del talento humano venezolano debido al problema político y económico de mi país de origen.

Aún me quedaba algo de tiempo para incursionar en el mundo del emprendimiento, por lo que el 2007 junto con mi hermano Economista y un amigo Informático creamos la empresa de consultoría Proyectos Archicom, con la cual junto con otros amigos y colegas de diversas profesiones, pudimos dictar más 100 cursos de capacitación en los diez años que estuvimos funcionando en Venezuela, así como realizamos diversas asesorías técnicas a empresas como Petróleos de Venezuela, Nestlé Venezuela, Schllumberger, Seguros Altamira, Universidad de Yacambú, Preca, entre muchas otras. 

En el año 2015 recibí un llamado de parte del Consejo de Educación Superior del Ecuador para ayudarles a capacitar a 60 coordinadores de los archivos de las universidades de ese país, por lo que, junto con una colega venezolana, dictamos tres cursos de capacitación con una duración total de 120 horas, esto bajo financiamiento de la Organización de Estados Iberoamericanos (OEI). Esta actividad dio pie a realizar en el año 2016 tres investigaciones de gran importancia como son la consolidación de una serie de Directrices para la Consolidación de Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos para las Instituciones de Educación Superior (IES) del Ecuador; una propuesta de indicadores para la evaluación institucional de las IES del Ecuador; y un estudio del desarrollo y prospectiva de la oferta académica de carreras de grado y postgrado referidas a la Archivología y Gestión Documental, así como se logró organizar el Primer Encuentro Nacional de Archivos Universitarios, investigaciones y evento también financiados por la OEI y el CES.

Posteriormente en el año 2017 estuve realizando algunas asesorías a dos universidades del Ecuador, la Universidad Técnica de Ambato y la Universidad Técnica Particularde Loja, con el fin de planificar el desarrollo de sus Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos y ya desde el año 2018 me encuentro bajo contrato coordinando el Archivo Institucional de la Universidad Técnica de Ambato en Ecuador, fecha en que de forma definitiva emigré de Venezuela a este bello país. 

(Archivoz) cuéntanos sobre tu experiencia en archivos universitarios.

(AS) Como he mencionado anteriormente mi experiencia ha estado centrada en consolidar Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos para universidades, aun cuando he realizado asesorías a diversas organizaciones trabajando diversos temas o requerimientos.  El trabajo en archivos universitarios ha incluido la gestión tanto de documentos físicos como electrónicos de estas instituciones. Esto ha permitido desarrollar proyectos de diseño y acondicionamiento de espacios físicos para albergar grandes masas documentales, incluyendo la selección y dotación de materiales y equipos de trabajo, al igual de determinar espacios para el recurso humano y la atención de usuarios. Asimismo, he adquirido conocimientos teóricos y prácticos sobre gestión de procesos, con lo cual los proyectos que he desarrollado incluyen la elaboración de manuales de procedimientos e instructivos especializados en gestión documental, tema que me apasiona ya que considero fundamental el estandarizar los diversos procesos que se ejecutan en un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos. 

Indudablemente parte de mi trabajo también ha estado centrado en la elaboración de instrumentos técnicos archivísticos como Cuadros de Clasificación de Documentos tanto funcionales como orgánicos-funcionales, al igual que Tablas de Retención Documental. 

Adicionalmente he tenido la gran oportunidad de trabajar con informáticos durante toda mi carrera profesional por lo que he podido adquirir experiencia en el diseño y desarrollo conjunto de sistemas automatizados de información, actividad que es muy importante tanto a la hora de llevar los inventarios documentales como de implementar la gestión electrónica de documentos. 

Finalmente he podido emprender y gestionar proyectos de digitalización documental, así como de capacitación del recurso humano, por lo que considero durante mis años como archivólogo he podido reunir una serie de conocimientos y experiencias que me permiten elevar la competitividad y calidad de la organización donde esté laborando, a través de la gestión de sus documentos físicos y electrónicos. 

(Archivoz) Desde tu perspectiva, ¿cuál es el estado actual de los archivos universitarios en América Latina?

(AS) Es muy diferente la situación en cada país, como también lo es para cada una de sus universidades ya sean públicas o privadas. Son realidades distintas. Lo que si he visto es que existe un interés cada vez más arraigado en insertar a la gestión documental como parte de la estrategia institucional universitaria, sin embargo, hay mucho por trabajar. Considero que el mundo de la gestión documental en universidades es muy distinto al de las empresas, no sólo por las tipologías documentales que una universidad genera, mucha de ellas de índole histórica, sino también por la diversidad de requerimientos de información y usuarios que tienen los archivos universitarios. Su importancia es vital para cualquier país y en verdad que aún hay mucho que trabajar, pero sobre todo sensibilizar a docentes y autoridades sobre la importancia de los archivos, documentos e información universitarios. Una universidad con un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos tanto físicos como electrónicos es otra cosa, es sinónimo de calidad, transparencia, buen servicio y de conservación-difusión de su patrimonio documental e histórico. 

Un aspecto interesante en el que he podido trabajar en los años que llevó en el Ecuador, es el de realizar una propuesta de indicadores especializados en gestión documental para las universidades ecuatorianas, trabajo que si bien ha sido técnico y de asesor al Consejo de Educación Superior, se ha logrado impulsar a través de la Red de Archivos Universitarios del Ecuador creada en el 2015, y del empuje de su directiva y de los coordinadores de las más de 60 universidades de este país,  a fin que se inserten algunos indicadores o requerimientos en materia de gestión documental de las universidades ecuatorianas en el modelo de evaluación institucional aplicado entre septiembre y diciembre del 2019,. En el mes de marzo del año 2020 se presentarán los resultados de esta primera evaluación que se hace a la gestión documental universitaria ecuatoriana, por lo que los datos obtenidos serán de gran importancia para estas instituciones, en virtud que se está dando un cambio positivo sobre el tema, dándole un importante papel a los archivos y a la gestión de los documentos universitarios.

(Archivoz) Siempre hemos pensado que los archivos universitarios tienen un público objetivo muy grande y accesible, como lo son los estudiantes. ¿Qué tan cierto es este escenario?

(AS) En realidad, los archivos universitarios y sus servicios-productos se deben a una diversidad de usuarios entre estos estudiantes, pero también empleados, docentes, investigadores y público en general. Por lo que los encargados de los archivos universitarios deben detectar cuales son los requerimientos de cada grupo y generar, productos, servicios y tecnología para cubrir sus expectativas, lo ideal es que con sus ideas vayan generando diversos tipos de innovación las cuales ejerzan un verdadero cambio en la calidad de las universidades y sobre todo el preservar para las generaciones futuras la interesante e importante información y documentación que estas instituciones han generado. 

…Continuará