Archivistas

«El principal reto en realidad es adecuar nuestra gestión documental a escenarios imprevistos» Entrevista con Carlos Zapata, en tiempos de COVID-19. (Parte 2)

La primera parte de esta entrevista, dejó entrever, entre otras cosas, que los archivos no estaban preparados para casos como el que se vive actualmente por cuenta del COVID-19. Pero de esto nos quedarán muchas lecciones que seguro permitirán potenciar el uso y la importancia de éstos. Justo de ello hablaremos en esta segunda parte de nuestra entrevista con Carlos Zapata.

(Archivoz) ¿Cuáles crees que son los principales retos que se deben asumir en estos tiempos, con respecto al uso, seguridad y disponibilidad de los archivos?

(CZ) El primero es que un servicio esencial como el de garantizar el acceso a la información no puede parar. En este momento, aprovechando la situación de emergencia que se suscitó con el aislamiento, es probable que cientos de entidades no hayan logrado afinar sus sistemas de seguridad de la información, e incluso no hayan podido garantizar el acceso electrónico a documentos necesarios para la toma de decisiones (muy seguramente debieron enviar personal para consultar los archivos físicos exponiéndolos al contagio), exponiéndose al robo, filtración o pérdida de información. En este punto el reto fundamental que debemos asumir los archivistas es doble, por un lado debemos proteger no solo los documentos físicos sino también los documentos electrónicos y garantizar el acceso a los mismos 7×24, sino que somos co-responsables de proteger los derechos de los ciudadanos y garantizar la continuidad del negocio en nuestras organizaciones.

Sin embargo, desde mi punto de vista, los retos superan el tema de la seguridad y la disponibilidad de la información. El principal reto en realidad es adecuar nuestra gestión documental a escenarios imprevistos, anticiparnos, definir planes de acción y protocolos apropiados para que la información siga llegando a quienes la necesitan (usuarios internos o externos), que sea preservada en el tiempo y que contribuya al desarrollo de la sociedad. Es necesario compatibilizar el avance de las entidades con el de la gestión documental; mientras las primeras avanzan al ritmo del desarrollo de las TIC, la gestión documental va a paso de elefante; la pregunta es si estamos preparados para soportar adecuadamente la continuidad del negocio de nuestras entidades.

Si no aprovechamos los nuevos avances de las tecnologías como la Inteligencia Artificial, el Machine Learning y el Blockchain, el Big Data por citar algunos, podemos desaparecer como profesión pues si no modernizamos y evolucionamos nuestro trabajo podrá ser realizado por computadoras y robots; esto no lo digo Yo, lo dicen los expertos en el mundo de las TI, y no dudo que esta afirmación sea una amenaza real.

(Archivoz) Como iniciativa, muchas bibliotecas y museos abrieron vía web sus colecciones y realizan recorridos virtuales. ¿Porqué este tipo de iniciativas no se han visto de parte de los archivos?

(CZ) Si se ha visto, aunque en menor medida que en las bibliotecas y museos (el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá son ejemplo de ello). Pero déjeme acotar su pregunta a los archivos nacionales o históricos, pues resulta difícil de responder frente a los archivos administrativos. Es evidente que los primos hermanos de los archivos, como son las bibliotecas y los museos, llevan décadas afianzando su relación con la comunidad. Debido a que resguardan información por naturaleza destinada al ámbito de la cultura, la formación y el entretenimiento, han desarrollado servicios más amplios que los archivos; de otro lado las características de sus colecciones facilitan ponerlas en la web de manera masiva, y con pocas restricciones. Sin embargo hay un aspecto que tiene relación con su pregunta que debo resaltar; durante mucho tiempo se ha considerado que los archivos conservan información cuyo acceso debe ser restringido, con lo cual los archivistas no hemos desarrollado habilidades para comunicar y divulgar abiertamente su contenido. Es un aspecto en el cual los archivistas debemos trabajar, pues no vemos el concepto de servicio de forma apropiada, sino como un proceso reactivo (o pasivo), más que proactivo.. Llegó  hora de sacarle provecho a las Leyes de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

(Archivoz) Carlos, para cerrar, cuáles crees que serán las lecciones aprendidas y los cambios que se darán en los archivos tras superar esta crisis?

(CZ)La primera es que debemos imaginar lo inimaginable; la segunda es que tenemos que mejorar nuestra capacidad de innovación para cumplir nuestra misión profesional; también es necesario que nos adaptemos rápidamente, pues estoy seguro que vendrán cambios a los cuales debemos responder de manera inmediata, lo cual demanda usar tanto nuestros conocimientos actuales como adquirir nuevas habilidades y conocimientos y competencias; de igual forma tenemos que aprender a partir de los errores profesionales cometidos, los cuales saldrán a la luz una vez superada la contingencia.

Una ultima recomendación para todos los archivistas como guardianes de la memoria de nuestra organizaciones y de la sociedad, es identificar, reunir, clasificar y archivar la información digital que se ha producido para enfrentar la pandemia, representada en mensajes de facebook, twitter, instagram, páginas web y otros tipos de contenido digital producidos desde que se conoció el primer contagio, hasta luego de haber superado la pandemia. Esta información hace parte de un evento que afectó significativamente nuestra sociedad y no puede perderse.

Como corolario, creo que gracias al Covid-19 estamos mucho más cerca de la pregonada oficina sin papeles (así no me guste el término) que hace tres meses, pero primero tenemos que superar la pandemia.

Carlos, como siempre gracias por tu tiempo y disposición. Ha sido una gran entrevista.

«En un escenario como el de hoy, los archivos exhiben todas sus potencialidades»: Entrevista con Carlos Zapata, en tiempos de COVID-19. (Parte I)

Hoy, en medio de la crisis, los archivos cobran una especial relevancia, para garantizar la continuidad de las actividades de quienes teletrabajan y para servir como soporte y agilizador de los servicios médicos que requieren decisiones rápidas y eficientes, basadas en evidencias, en muchos casos documentales.

Por ello, hoy quisimos consultar a un experto y referente archivista para que nos cuente sobre su visión sobre esta situación en términos de la importancia de los archivos y el papel de los archivistas.

(Archivoz)Carlos, un gusto tenerte de nuevo en Archivoz.

(Carlos Zapata) Hola, me complace nuevamente estar en este medio de comunicación compartiendo con la comunidad archivística.

(Archivoz)Carlos, en estas épocas de teletrabajo y crisis por una pandemia global, ¿cuál es el papel que cumplen los archivos?

(CZ) Sin duda esta debe ser una pregunta que nos estamos haciendo hoy todos los archivistas del mundo. Una de las cosas que me he preguntado a propósito de esta crisis de salud pública, es cuántos de nosotros habíamos previsto en nuestros planes de contingencia ante eventuales desastres naturales, accidentales o provocados, alguna acción frente a una pandemia como la que hoy tiene en vilo a más de 170 países, llevándonos a un aislamiento sin precedentes en la historia reciente de la humanidad. De hecho sería muy relevante realizar una investigación a nivel internacional sobre este aspecto que estoy mencionando.

En el campo laboral y profesional, y particularmente en lo concerniente al mundo de la archivística y los archivos, hay tres factores externos que han incidido en el estado actual de cosas: en primer lugar la rápida expansión del Covid-19; de otro lado la lenta reacción de muchos países, que no permitió tomar medidas oportunas y eficaces para hacerle frente a las medidas de aislamiento tomadas por varios gobiernos del mundo; y en tercer lugar, la adecuación de las entidades del Estado y en general de las empresas privadas de todos los sectores para implementar masivamente y de manera inesperada el teletrabajo, incluyendo la realización de todas las actividades en las cuales intervienen documentos e información. También hay factores internos como la poca preparación de los responsable de gestión documental para atender la totalidad de procesos relacionados con la función archivística, y responder a las necesidades de información de los empleados.

En un escenario como el de hoy, los archivos exhiben hoy todas sus potencialidades no solo como fuentes de información para garantizar la continuidad de las actividades de las organizaciones, sino como garantía de derechos para los ciudadanos, quienes dependen de información precisa y oportuna para atender sus necesidades, en una situación de aislamiento, en el que la movilidad está restringida; adicionalmente, hemos vistos como los archivos nacionales de diferentes países de la región han comenzado a ofrecer una variedad de servicios de información, poniendo una parte del patrimonio documental que albergan al alcance del público; un aporte importante en este momento tiene que ver con servicios y ofertas culturales para el ocio y entretenimiento, aprovechando así la coyuntura para fortalecer su relación con la sociedad. Creo que esto será objeto de investigaciones y debates en los meses y años posteriores al levantamiento del confinamiento.

(Archivoz) ¿Y los archivistas?

(CZ) En honor a la verdad, nos tomó completamente desprevenidos, no estábamos preparados para un escenario real (ya no hipotético) de trabajo en una oficina sin papeles. Por un lado no creo que en su gran mayoría los Jefes de Archivo y Gestión Documental de miles de entidades y empresas tuvieran preparada sus entidades para asumir la gestión documental de manera remota, entre otras cosas porque aún nos basamos en el papel como medio de registro de información, y nuestro sistema archivístico sigue siendo analógico. Sería importante conocer por ejemplo como están atendiendo las entidades que no tienen digitalizada toda la información que necesitan, o que por ejemplo tienen sus documentos en empresas de custodia (las cuales también son sujeto de restricciones por la cuarentena), y aún en los casos donde el archivo es administrado por la misma entidad (están asistiendo técnicos de archivo y archivistas a laborar?). Muy seguramente proyectos archivísticos de diferente naturaleza con personal propio o contratado hoy están suspendidos, lo cual afectará la continuidad de las labores de nuestras entidades, si la medida de aislamiento se extiende (como es previsible) por varias semanas o incluso meses.

(Archivoz) La mayoría de las empresas están funcionando con estrategias de teletrabajo. ¿qué tan preparados estaban los archivos y los archivistas para asumir estos escenarios?

(CZ) Como lo señalé en la pregunta anterior, los archivistas no nos imaginamos un escenario laboral por fuera de nuestros departamentos de archivo y gestión documental, ni alejados del ámbito desde el cual se desarrollan las actividades de nuestras organizaciones; durante la segunda parte del Siglo XX, expertos de varias especialidades, incluidos los profesionales de la información y los tecnologistas, hemos estado pregonando (la mal denominada) «oficina sin papeles». Sin duda el desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones ha venido contribuyendo para que este escenario estuviera cada vez mas cercano, pero no de la forma como tuvimos que asumirlo de la noche a la mañana. Primero porque gran parte de los documentos que las administraciones producen o necesitan siguen gestionándose en papel, y segundo porque los mismos Sistemas de Gestión Documentos Electrónicos están desarrollados de manera incipiente, limitándose a gestionar por medios electrónicos una mínima parte de documentos (por ejemplo correspondencia, pqrs, facturas, entre otros); en este segundo aspecto, a pesar de que los trámites electrónicos han mostrado avances significativos, éstos solo abarcan unos cuantos documentos del trámite. Muy seguramente las empresas que contaban con departamentos de gestión documental robustos y presupuestos apropiados, y dependen en menor medida de terceros, han asumido de mejor manera la contingencia, aunque no creo que estuvieran del todo preparadas para atender todos sus servicios de manera digital o mediante procesos electrónicos remotos.

Hay un aspecto que resulta crítico en los archivos nacionales, y es la adecuada conservación de sus fondos, dado que para ellos es necesaria la presencia de profesionales en conservación directamente en los sitios donde se encuentran los documentos de valor histórico; labores de limpieza, desinfección, desinsectación, restauración, entre otras, se hacen de manera presencial, y si se prolonga el aislamiento los documentos se exponen a riesgos de deterioro.

(Archivoz)¿Qué crees que debemos mejorar a futuro en nuestros archivos para solventar situaciones como la que tenemos en este momento a nivel mundial?

(CZ) Todo. En primer lugar debemos rediseñar nuestros planes de contingencia y atención de desastres, incluyendo medidas para mitigar los efectos de pandemias, contaminación química, nuclear, etc., que impliquen restricciones para trabajar de manera presencial; por otro lado es necesario acelerar el proceso de digitalización de nuestras entidades, pero de manera técnica e integral y no a retazos. También es imperativo mejorar las competencias digitales del equipo de trabajo de las áreas de gestión documental y de todos los empleados y funcionarios de las organizaciones. Finalmente creo que debemos aprender de esta experiencia para transformar la gestión documental, y con ella la función archivística, digitalmente.

No se trata de digitalizar los cientos de miles o millones de documentos de una entidad, sino de implementar apropiadamente (usando estándares técnicos) la gestión de documentos electrónicos, para lo cual los procesos deben ser electrónicos. Así mismo, resulta urgente que se mejoren las condiciones de conectividad y de seguridad electrónica, para que el teletrabajo no afecte el desempeño de Internet, debido a que este tipo de contingencias implican el tránsito de cientos TB de información lo que pueden colapsar las comunicaciones.

Es innegable que el mundo archivístico (en realidad el mundo entero) no será el mismo a partir de ahora.

 

«Hay que romper con el estigma de que una persona con discapacidad no puede realizar labores en la línea de gestión documental»: Entrevista con Pedro Abel Medina Ríos, docente e investigador

Hoy tenemos el placer de entrevistar a Pedro Abel Medina Ríos, Persona hipoacúsico bilateral, Sordo, Bilingüe, postlocutivo, y oralizado, usuario de Lengua de Señas Colombiana. Nacido en la ciudad de Villavicencio-Meta, Colombia. Instructor del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), quien lleva 19 años como docente de Instituciones de Educación Superior, de los cuales 14 años como instructor de esa entidad, donde ha participado en todas las modalidades de formación y como Líder Sennova e Investigador – Instructor. Apasionado por el mundo de las personas Sordas, asesor en neologismos para L.S.C.

Actualmente vinculado en el Centro de Gestión Administrativa como Instructor –Investigador de carrera administrativa en el área de Gestión Documental y de la Información.

(Archivoz) Primero que todo, agradecemos tu apoyo en la entrevista. Actualmente estás al frente como asesor de 2 proyectos SENA, Dirección General. Cuéntanos de qué tratan estos proyectos.

(Pedro Medina) El primer proyecto es sobre el fortalecimiento de la Política Institucional de Atención a personas con discapacidad a nivel nacional, se plantea una ruta de atención integral articulada con los procesos misionales del SENA, que permite la “Inclusión para Tod@s”. El segundo proyecto de Bibliotecas inclusivas es el fortalecimiento del Sistema de Bibliotecas del Sena – SBS, con la implementación de estrategias pedagógicas y tecnológicas que permiten la “Inclusión para Tod@s”, permitiendo el acceso al sistema por parte de todas las personas incluso a las personas con cualquier discapacidad.

[Archivoz] Acércanos un poco más a tu trabajo, háblanos sobre tu función como instructor e investigador en el SENA y en otras entidades educativas en las que has laborado, en el tema de gestión documental.

(PM) Mi función como la de cualquier profesor, docente, tutor e instructor es la de orientar procesos de formación integral profesional y en materia de la gestión documental la experiencia se exige una actualización constante, manejo de herramientas tecnológicas y aplicación de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, para preparar a los aprendices en el conocimiento de alertas tempranas, disminuyendo el tiempo en la reacción y aumentar la capacidad de respuesta en los diferentes procesos de la Gestión Documental en las instituciones.

(Archivoz) Te consideras un investigador apasionado por el mundo de la discapacidad, en tu desarrollo profesional, ¿sientes el apoyo del gobierno o de otras entidades sobre tu talento en el manejo de lenguaje de señas, en la enseñanza archivística y/o Gestión Documental en las entidades de educación superior?

(PM) Si, claro, actualmente si, digamos que han mejorado los apoyos, aunque no siempre lo sentí así, tener una discapacidad no ha sido impedimento para lograr desempeñarme en mis labores, de hecho, desde que superé los niveles de la aceptación de mi discapacidad logré visualizar completamente, conociendo y documentándome, conseguí exigir asertivamente mis derechos y logré ganar espacios que antes nunca pensé conseguir, hasta ganar el concurso en la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC y tener un futuro asegurado para mí y mi familia.

(Archivoz) Devolviéndonos en el tiempo, ¿cómo te llego a gustar el tema de los archivos, combinándolo con la docencia y la tecnología?

(PM) Bueno, siempre tuve la necesidad de ser organizado, ordenado con mis cosas e incluso con mis ideas, y cuando mis oídos se afectaron por un accidente a los 8 años, tuve la necesidad de ser muy observador, debía escanear todo, las personas, sus actitudes, sus movimientos, sus expresiones, sus labios y los entornos, para lograr descifrar los mensajes. Aprendí desde pequeño que para lograr algo debía planear y seguir las fases o etapas planeadas apoyándome con la tecnología existente y cuando conocí la problemática en los archivos y la necesidad de cumplir una metodología para ayudar a la gente y empresas, sentí que en esta área como lo es la “Archivística” podía ser muy productivo, por supuesto el gusto personal por enseñar me llevo a ser docente.

(Archivoz) La vida da muchas vueltas, según una frase de cajón. Siendo un profesional de la lengua de señas, ¿cómo interpretas esta frase a tu vida personal y profesional?

(PM) Bueno, no soy un profesional de la lengua de señas, mis profesiones son: Ciencias de la Información e Ingeniería de Sistemas, tengo estudios en inclusión y manejo de la diversidad funcional (auditiva, visual, intelectual, física y psicosocial), sólo soy usuario de la lengua de señas colombiana – LSC, estoy aprendiendo lengua de señas americana – ASL… pero analizando la pregunta, es verdad la vida se encarga de enseñarnos que no hay nada escrito y que podemos lograr lo que nos propongamos, que a veces las barreras las ponemos nosotros mismos y que tener una discapacidad no es impedimento para ser completamente feliz, de hecho la vida da muchas vueltas y me he encontrado con aquellos que me decían NO y ahora agachan la cabeza, otros se sorprenden de ver una persona Sorda en mi situación.

[Archivoz] Coméntanos sobre publicaciones o artículos que hayas escrito, sobre archivos, gestión documental, tecnología, basados en la inclusión social y/o condición de discapacidad.

(PM) Bueno, comenté que soy investigador apasionado por el mundo de la persona Sorda, por lo tanto lo que hago en buena parte lo dedico a mejorar entornos para la persona sorda, la otra dedicación es para otras discapacidades; he sido ponente nacional e internacional (Argentina, Brasil, Paraguay y Francia) destacando las habilidades de personas sordas en el área de la gestión documental y demostrando la capacidad de concentración en procesos monótonos donde la persona sorda supera al oyente; he escrito sobre tecnología inclusiva, he desarrollado software (ovas y avas) para apoyar procesos académicos y de formación en LSC y he diseñado estrategias pedagógicas para abordar la diversidad funcional auditiva en entornos de formación y laborales, en el SENA logré desarrollar 3 proyectos de innovación durante 3 años para fortalecer la formación profesional integral – FPI en aprendices Sordos aplicado al programa de formación Tecnólogo en Gestión Documental y al programa Técnico en Asistencia en Organización de Archivos, donde acompañé a 60 aprendices Sordos en el camino de los archivos y ahora disfruto verlos graduados, algunos laborando en empresas en el área de estudio, otros con empresas propias y ejerciendo y otros finalizando sus carreras profesionales en áreas administrativas.

[Archivoz] Define en una frase, la actualidad y el futuro de la gestión documental a nivel mundial.

(PM) La gestión documental actualmente pasa por una sugestión de conciencia empresarial creciente y con preocupación por una intervención asertiva, y a futuro se convertirá en un aspecto esencial en la toma de decisiones para cualquier empresa, independiente de su tamaño y su tipo.

(Archivoz) ¿cuáles son tus recomendaciones a la hora de emprender un proyecto para los profesionales de información, documentación; que les llame la atención apoyar la inclusión social y personas con discapacidad?

(PM) Romper con el estigma que una persona con discapacidad no puede realizar labores en la línea de gestión documental y de la información; dar la oportunidad de conocer el hermoso mundo de la diversidad funcional en el cual cualquier persona puede llegar allí; documentarse sobre los beneficios: económicos, tributarios, en procesos de licitaciones, créditos de organismos estatales, arancelarios, deducción en declaración de renta, disminución de la base gravable en industria y comercio, disminución en cuotas de contratación de aprendices Sena, entre otros beneficios sociales al apoyar la inclusión y contratar una persona con discapacidad. Agregaría que incluir laboralmente a personas con discapacidad genera un impacto muy positivo en las empresas, promueve el trabajo en equipo en los empleados, se crea un compromiso mayor y pertinente empresarial y se mejora la reputación institucional.

(Archivoz) ¿Que tan accesibles son los archivos, para las personas con algún tipo de discapacidad, ¿y que dificultades has experimentado?

(PM) Teniendo en cuenta que los archivos deben cumplir con la norma de infraestructura dada por ley, se puede decir que hay condiciones de conservación documental óptima en muchas de las locaciones destinados a los archivos en Colombia, como también hay muchas que no cumplen con requisitos mínimos siquiera para los mismos archivos administrados y también para las personas convencionales. La accesibilidad debe ser la implementación consciente de un Diseño Universal – DU, que favorezca a los usuarios tanto internos como externos en una institución. Dificultades he tenido muchas, pero las he sabido sobrellevar y con una buena actitud he logrado cambios sustanciales con respecto a mi discapacidad.

(Archivoz) Eres afortunado y bendecido en laborar como docente, investigador, instructor, entre otros roles, sin importar tu discapacidad actual. De acuerdo a lo anterior, ¿cómo analizas el mercado laboral y las oportunidades laborales que carece el gremio archivístico en Bogotá y en Colombia en personas que tengan algún tipo de discapacidad?

(PM) Considero que las oportunidades laborales deben ser para todos, con o sin discapacidad, en auditorias de gestión documental que he hecho, he visto casos de jefes de archivo que no son archivistas y sus subalternos sin conocimiento mínimo en archivística…ahora bien, actualmente hay muchas ofertas en el tema de la archivística y gestión documental, pero no el acceso a ellas para personas con discapacidad, yo diría que debemos trabajar conjuntamente en la sensibilización social y permitir que la “inclusión” como su palabra lo indica debe ser para tod@s, y es que cuando hablamos del gremio archivístico todas las discapacidades tienen lugar, desde una persona Sorda que puede ser en ciertos casos más hábil que los oyentes en manejo visual de información, teniendo una concentración casi 10 veces mayor, hasta una persona ciega con su habilidad para cruzar bases de datos, manejo de Big data en corto tiempo. Partiendo del hecho que cuando perdemos un sentido se agudizan los otros y en eso podemos ser expertos, siempre y cuando superemos la aceptación de nuestra discapacidad con ayuda de tod@s y así beneficiarnos mutuamente.

«Es increíble que muchas organizaciones modernas dejen sus archivos en manos de profesionales que no se han formado para ello»: Entrevista con Arcángel Sánchez (Segunda Parte)

Continuamos hablando con Arcángel sobre Archivos Universitarios. En esta segunda parte, vamos a ir un poco más profundo en su opinión sobre el estado actual de los archivos y el papel del profesional archivista en dicho trabajo. Escenario en el que Arcángel, ha escrito recientemente una nota de mucho interés para quienes estamos en el medio.

(Archivoz) ¿Qué crees que hace falta, en general, para que los archivos sean más visibles y accesibles para todos?

(AS) Son varias cosas. En primer lugar, que existan los ARCHIVOS, es decir que en las organizaciones sean estas públicas o privadas se consoliden archivos en sus distintos tipos, pero preferiblemente Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos.

En segundo lugar, que esos archivos sean coordinados por personal profesional especializado en archivología o archivística, lo común es ver un archivo dirigido por cualquier tipo de profesional inclusive sin experiencia y preparación académica, esto es lo que yo llamo como intrusismo profesional. Por otra parte, está la capacitación o formación propiamente dicha de quienes son profesionales del área, no basta con una preparación de grado, hay que estudiar posgrados y doctorados en el área, aspecto que en Latinoamérica aún debemos desarrollar en cantidad, variedad y calidad, por supuesto hay países que poseen una gran oferta académica de estudios de cuarto nivel en el área, pero otros países sólo poseen estudios de grado con grandes carencias. En tercer lugar, sería interesante que organizaciones internacionales pudieran crear programas de becas para profesionales latinoamericanos para que puedan estudiar doctorados por ejemplo en España. Estamos en plena sociedad de la información y el conocimiento, por lo que si una carrera es importante para el desarrollo de un país es la Archivología, el que se puedan consolidar medios para la formación de profesionales en el área, ayudará a fortalecer tanto a las universidades con nuevas y actualizadas ofertas académicas, como a las empresas que contratan profesionales de la archivología, logrando con ello su modernización, en especial la tecnológica. 

(Archivoz)¿cuál ha sido tu aporte, para hacer que eso que acabas de decirnos que hace falta en los archivos, se materialice y se implemente?

(AS) Por una parte, las investigaciones que he realizado que dan empuje a nuestro sector, a su visibilidad y a la exhortación para que las instituciones, sin importar su tipo, públicas o privadas, tomen en cuenta a la gestión de documentos como área fundamental para su buen funcionamiento. De igual forma podría incluir mi participación como ponente y conferencista en eventos nacionales e internacionales, en donde trato de sensibilizar a los asistentes a estos eventos sobre la importancia de la gestión documental, mostrando con mis propuestas temas innovadores que van dirigido sobre todo a su aplicación práctica. Finalmente, mi trabajo como consultor y profesional planificando y consolidando Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos, ha permitido que varias instituciones, en especial universidades puedan contar con este importante recurso técnico especializado. 

(Archivoz) En esos aportes, ¿has sentido que otras profesiones han invadido el quehacer del archivista?

El intrusismo es innegable en nuestro campo, y no con nuestro consentimiento, sino por la falta de conocimiento de los perfiles de los profesionales de la información por parte de las empresas contratantes. Siempre he comparado a los archivos en las organizaciones con los cerebros en las personas. Por lo que los archivos conservan información que es de gran importancia, como lo son los recuerdos para las personas. Y es increíble que muchas organizaciones modernas hoy en día dejen en manos de personas que no están preparadas o profesionalizadas en nuestra área, a los archivos de sus empresas, en el entendido que los documentos y la información contenida en ellos, son un intangible de un valor incalculable, y fundamentales para la mejora de su competitividad en el mercado donde se desenvuelven, al igual que hacer el trabajo de forma más rápida y cumplir con las legislaciones que le son inherentes. No darse cuenta de ello, significa estar fuera de la sociedad de la información donde estamos inmersos. Por lo tanto, los archivos, los Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos de las empresas-instituciones y las organizaciones archivísticas deben estar preferiblemente a cargo de profesionales de la Archivología, pues es así como podrán conseguir un cambio y mejora.

(Archivoz) A propósito, recién escribiste un artículo sobre el tema, quieres contarnos un poco tu opinión al respecto y la visión que has construido a lo largo de todos tus años de experiencia.

A lo largo de los años me he dado cuenta de que aquellas empresas que no tienen archivos no funcionan adecuadamente, pero que aquellas que lo tengan, y que los mismos sean coordinados por profesionales no especializados en el área, tienden a funcionan inadecuadamente. Sin embargo, hay que destacar que, en muchos casos, existen archivos coordinados por profesionales de diversas áreas pero que se han dedicado a especializarse con estudios de posgrado en nuestra área. Eso tiene gran valor, pues si bien no tiene la formación de grado en archivología-archivística, han dedicado su tiempo en ampliar sus conocimientos y eso seguramente se ve volcado a una buena gestión archivística. Si bien el intrusismo se da en nuestra área, el mismo puede ser positivo o negativo, ya que, si conseguimos que los profesionales de otras áreas que incursionan en nuestra área estén bien preparados, conseguiremos una sinergia de saberes que conlleva a una multidisciplinariedad que muchas veces es beneficiosa si sabe gestionar adecuadamente. Pero sin duda alguna, lo ideal es cada archivo cuente con profesionales de la archivología a su cargo. Considero que hay mucho que trabajar al respecto, pues las legislaciones no defienden la profesionalización especializada en el área archivística, y eso hay que ir cambiándolo poco a poco, junto con la existencia misma de archivos en las organizaciones y de su conformación como sistemas de información.

(Archivoz) Arcangel, para cerrar esta entrevista, ¿cuál es tu visión de cara al futuro de los archivos?

Siempre será positiva, ya que escogí esta profesión como una que tuviese un verdadero significado para las organizaciones, pues son los archivos los encargados de proteger y conservar la memoria, las evidencias de estas. Mucho se habla de la desaparición del papel, y creo que por completo tal vez no le veremos. Sin embargo, vivimos en un mundo en donde los documentos físicos y digitales convergen en el quehacer de las organizaciones modernas y para estar en sintonía con estos cambios tecnológicos debemos estar siempre preparados y actualizados en conocimiento y experiencia. Debemos seguir trabajando y tener presente que la sensibilización de la importancia de los archivos en las organizaciones y para nuestra sociedad, debe ser un proyecto de ejecución permanente.

No queda mas que agradecer a Arcángel por su tiempo para esta entrevista y por su gran aporte a los archivos universitarios. Seguro nos veremos pronto en Archivoz.