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«Nosonpapeles.com es mi tesoro, me ha permitido ayudar a muchos archivistas que han encontrado en el blog un lugar donde pueden sentirse acompañados»: Entrevista a Edin Gutierrez, 2ª Parte

Continuamos hoy con la segunda parte de la entrevista a Edin Gutiérez, autor del blog www.nosonpapeles.com  y con quien tuvimos una genial primera parte de su entrevista   y continuamos hoy hablando con Edin.

[Archivoz] Nosonpapeles.com, curiosa frase para quien la lee. ¿Edin, coméntanos en breve de que se trata?

Nosonpapeles.com es una iniciativa que cree en el año 2017 con el objetivo de compartir mi conocimiento y experiencia sobre archivística y gestión documental y a través del cual pudiera ayudar a la mayor cantidad posible de archivistas, que vieran en mi contenido un apoyo para llevar a cabo sus labores diarias con los archivos, los documentos, la información y la gestión documental.

El nombre nosonpapeles, fue muy fácil de elegir, porque es un concepto que siempre utilizaba, en cada espacio que participaba, insistía que los documentos no son papeles, dando a entender que los documentos son más que un soporte, y se presentan en formas y soportes distintos al papel.

Bueno, y ya hoy en día, nosonpapeles.com es una comunidad de archivistas que día a día sigue creciendo y espero que así sea, en beneficio de los mismos archivistas que ven en el contenido que comparto, una guía y apoyo en el ejercicio diario de esta hermosa profesión.

[Archivoz] ¿Qué proyectos estas realizando actualmente y cuales han marcado tu vida profesional?

Los proyectos que actualmente estoy realizando son principalmente tres: La docencia, nosonpapoeles.com y una maestría en Administración que estoy estudiando. Y ese es mi orden de prioridades.

Ser docente me llena en lo personal y profesional, saber que compartiendo lo poco que sé, estoy aportando en el desarrollo de otras personas, eso me hace feliz. Nosonpapeles.com es mi tesoro, me ha permitido ayudar a muchos archivistas que han encontrado en el blog un lugar donde pueden sentirse acompañados. Y la maestría en administración que estoy estudiando, es un proyecto que este año retomé, y con el cual cualificaré mi perfil y conocimiento, para ponerlo a disposición de los estudiantes y de los seguidores de nosonpapeles.com

Pero la docencia y nosonpapeles.com han marcado mi vida profesional.

[Archivoz] En tu proyecto de Podcast, encontramos varias entrevistas con colegas del gremio archivístico y sus experiencias profesionales. ¿Cuál entrevista nos recomendarías y cuál te ha impactado a nivel personal y profesional?

Es difícil elegir una sola entrevista, porque cada invitado es un excelente y destacado profesional en la comunidad de archivistas, por el podcast “Archivística a otro Nivel” que también hace parte del blog, han pasado archivistas hombres y mujeres que considero han encajado perfectamente en los temas que he pretendido desarrollar y que son de utilidad para el día a día de los archivistas en las organizaciones que se desenvuelven.

Entonces, más que recomendar una sola, recomiendo que se revisen los 27 episodios que he publicado para la fecha de esta entrevista. Considero que hay una parrilla de temas que pueden ser de interés según lo que en el momento busca el archivista. Hay temas desde desarrollo profesional, liderazgo, consultorías archivísticas, gestión documental electrónica, archivos especiales, transformación digital, organización de fondos acumulados, proyectos archivísticos, entre otros. Pienso que hay de donde elegir, y ya vendrán nuevos temas.

[Archivoz] Edin, ¿Qué actividades haces en tu tiempo libre y alguna que te llame la atención?

En mi tiempo libre mi principal dedición es mi familia, pasar tiempo con mis hijos Juan David y Miguel Ángel es lo que me llena de energía y me permiten comprender que en este mundo debemos dejar huella, y esto se hace en especial, ayudando a otros.

Algo más que hago en mi tiempo libre, es leer, me esfuerzo por leer por lo menos un libro por semana, sobre temas que me llaman la atención como los archivos, la gestión de empresas, la marca personal, marketing, docencia y ventas. Y algo muy importante, es que hago todo lo posible por poner en práctica algo del libro que he leído, para sumarlo a mi conocimiento.

Y la otra actividad más común que hago en mi tiempo libre, es ver futbol, soy seguidor del Poderoso de la montaña, el Deportivo Independiente Medellín (así sea más lo que se sufre), y pues solía antes de la pandemia, ir siempre al Atanasio Girardot a verlo jugar.

De las tres la que más llama mi atención, es sin duda, estar con mi familia.

[Archivoz] Los seres humanos pasamos por aciertos y desaciertos en etapas de la vida, pero en la gestión documental pensaría que mucho más. ¿Cuáles son los aciertos y desaciertos de la gestión documental que se aplica en Colombia y sobre estos que podríamos mejorar a corto plazo? Cuéntanos en breve.

A raíz del contacto que he tenido con archivistas de otros países debido a mi blog, considero que el mayor acierto que ha tenido Colombia con respecto a la gestión documental, es el modelo que se ha consolidado pero que además sigue desarrollando, pues en Colombia, la gestión documental se compone de un conjunto de normas, reglas, lineamientos, estándares y buenas prácticas que hacen que no sea vista como un proceso que solo interviene en un Archivo histórico o cuando los documentos son dispuestos en un depósito porque ya en las áreas no se requieren, sino que, a diferencia de otros países, el deber ser en Colombia, es que la gestión documental aporte desde el desarrollo de la gestión institucional. Otro acierto, y lo considero como tal, ha sido el papel que juega nuestro Archivo General de la Nación, el cual desde varios años atrás, no solo tienen un papel de custodio de los archivos históricos del país, sino que además se moderniza frente a las políticas que a nivel nacional las entidades deben contemplar según los contextos y los detonantes que generan cambios, como en los últimos años ha sido las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Otro acierto muy importante, han sido las instituciones de educación que imparten el programa de archivística, puesto que no solo es una sola institución, sino que son varias, lo que entonces ha permitido que se tengan archivistas altamente cualificados desde lo académico y que luego salen a continuar su formación en el ejercicio de la profesión, para luego nuevamente ponerlo a disposición de las instituciones de educación.

Con respecto a los desaciertos, considero que está en los mismos archivistas, cuando no definimos claramente nuestra responsabilidad en una organización según nuestro nivel de formación, y pretendemos dar solución a situaciones para la cual no se tiene aún la suficiente formación y experiencia, y si bien es cierto que debemos asumir retos, también es cierto que tenemos que ser responsables con la profesión, ya que de nosotros (como colectivo) depende sumar actitudes y aptitudes que aporten al reconocimiento de la archivista como una profesión valiosa que requiere estar bajo la dirección de personas que se han formado para ejercerla, y no como algo que cualquiera (sin formación y sin interés por formarse) puede hacer.

[Archivoz] La ley 1409 de 2010, reglamenta el ejercicio profesional de la archivística en Colombia. El pasado 30 de agosto de 2020, esta ley cumplió 10 años de vigencia y uno se preguntaría, ¿Qué aspectos positivos han marcado esta ley para el ejercicio profesional en Colombia, y que aspectos negativos se esperan por mejorar para el gremio archivístico? Danos tu opinión frente a la pregunta.

En lo personal considero que son más los aspectos positivos que la ley nos entrega a los archivistas, en especial y por experiencia personal, porque ha otorgado mayor reconocimiento a nuestra profesión y ha permitido en varios casos (lamentablemente no en todos) que se respeten derechos a archivistas, y que los Archivos puedan contar con personal formado para su administración, evitando en muchos casos, que solo estén en manos de quienes no tienen la preparación para estar al cargo de ellos.

Más que un aspecto negativo, es una deuda que aún tiene la implementación de la ley, y se refiere a la conformación del Tribunal Nacional Ético de Archivística, desde el cual se realice el cumplimiento a lo establecido en el Código de ética del ejercicio de la archivística.

 


Entrevista realizada por Luis Guillermo Venegas B.

 

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«La Labor de los Gremios es Luchar por la Representatividad de la Profesión»: Entrevista con Eugenio Bustos Ruz, Presidente de la Asociación de Archiveros de Chile

El día de hoy, tenemos una entrevista bien interesante y es que tenemos con nosotros al Presidente de la Asociación de Archiveros de Chile, Eugenio Bustos Ruz. 

(Archivoz) Eugenio, bienvenido a Archivoz. Un gusto tenerte con nosotros hoy.

(Eugenio Bustos Ruz) Agradezco a Archivoz la oportunidad que me otorga a través de esta entrevista para poder expresar opiniones relacionadas con el ámbito de los Archivos y principalmente de las Asociaciones Profesionales de Archivistas, Archiveros   y/o Archivólogos. Por cierto tenía conocimiento del prestigio de Archivoz y de su contribución de difusión profesional por lo que me resulta un honor participar en esta ocasión. Al mismo tiempo dar las gracias a una colega y amiga compatriota que me sugirió y facilitó tomar contacto con ustedes.

(Archivoz) Bueno Eugenio, cuéntanos brevemente de ti. Cómo llegaste al mundo de los archivos y qué te ha agradado de esta maravillosa profesión?

(EBR) Soy bibliotecólogo de origen, llegando a la Archivística casualmente  aunque se dice que en la vida nada sería casual. Encontrándome en Italia años atrás por haber obtenido una beca para estudios de lengua y cultura italiana en la Universidad de Siena, tuve la idea de seguir estudios de especialización en Bibliotecología pero con la limitante que las Universidades italianas exigían conocimientos de latín y griego antiguo los cuales no poseía, esto me llevó a seguir indagando hasta que finalmente pude consultar en la Biblioteca y Archivo Apostólicos del Vaticano en donde existen la Escuela de Biblioteconomía  y la de Archivística y entonces había que optar por un Diplomado que solamente exigía dominio de la lengua italiana debidamente acreditado y obviamente un título universitario, el detalle es que para los cursos especializados de mayor duración si se exigía lenguas clásicas pero no para los diplomados de duración de un año.  Sin dudar elegí Archivística porque me pregunté, si ya soy bibliotecólogo es mejor aprender una nueva disciplina, la Archivística concretamente y pienso fue la mejor decisión que con el transcurso del tiempo se transformó en una pasión.

(Archivoz) Qué ha sido lo más motivante que has encontrado en la archivística?

(EBR) Me hace recordar una frase de María Kodama una vez que dí una charla en la Fundación Internacional Jorge Luis Borges en Buenos Aires cuando dijo nos hablarán de los archivos “un mundo de misterio”, en consecuencia me atrajo ese mundo también para mi misterioso y tan valioso desde el punto de vista histórico para luego irme dando cuenta que los archivos son mucho más que historia sino testimonio y espejo de la sociedad, fiel reflejo de la Humanidad por lo cual eso es precisamente lo motivante.

(Archivoz) Cuentanos sobre el ejercicio de agremiación. Cuéntanos de la Asociación de Archiveros de Chile.

(EBR) De la Asociación de Archiveros de Chile debo decir que se trata de una corporación de derecho privado sin fines de lucro, es pequeña en número de afiliados pero ha realizado y sigue efectuando tareas. No hay que olvidar  que lo cualitativo puede valer más que lo cuantitativo, sus miembros son profesionales de experiencia y colaborativos. Esta Asociación ha sido capaz de coorganizar un CAM, un EBAM, participar en un Foro Mundial de las Culturas, efectuar jornadas de archivos municipales entre otras, y mantener una presencia activa en los organismos internacionales afines tales como el Consejo Internacional de Archivos y la Asociación latinoamericana de Archivos. En cuanto al Consejo Internacional de Archivos, cabe destacar que el Comité Directivo de Asociaciones Profesionales de dicho Consejo y del cual formo parte se reunió por primera vez en América del Sur en mayo de 2019, en Santiago de Chile. Por cierto todo se realiza con mucho esfuerzo y con la cooperación de entidades públicas o privadas de buena voluntad pero también a veces en situaciones adversas.  Esto me trae a la memoria un pensamiento del célebre Oscar Wilde: “en este mundo sólo hay dos tragedias: una es no conseguir lo que deseas y la otra conseguirlo”, ante esta disyuntiva a mi manera de pensar es mejor optar por conseguirlo…

(Archivoz) Cuáles son los retos que tiene esta asociación en tu país?

(EBR) Por suerte siempre existen los retos o desafíos y el punto es cómo afrontarlos. Actualmente hemos demostrado predisposición de colaborar en el proyecto de una nueva legislación archivística en Chile que es urgentemente necesario actualizar. Además nos preocupa la formación profesional y el reconocimiento de la profesión, esto es limitante en el país porque la profesión como tal todavía no existe y por ende no se reconoce, vale decir que hay tareas gigantescas por ejecutar en conjunto con el Archivo Nacional y  otras Asociaciones o Grupos de Archivistas existentes en el país, por lo que si somos convocados ahí estamos o estaremos aunque no sea  tan visible la participación que no significa que lo hagamos en la sombra. Además tratar de conquistar nuevos asociados pero dificulta por lo ya expuesto en el sentido que la Asociación de Archiveros de Chile no tiene carácter  gremial como otros colegios profesionales con sus profesiones reconocidas por el Estado.

(Archivoz) Con tu participación en ICA y en ALA, qué perspectiva regional tienes con respecto a las agremiaciones archivísticas?

(EBR)  Mi participación en ICA y en ALA por un largo tiempo ha sido y es absolutamente voluntaria y diría que aislada. Con esto me voy referir precisamente a la perspectiva regional y quisiera  explicar lo que sucede porque no basta la voluntad, se requiere además disponibilidad de recursos económicos ya que existe de por sí  el compromiso de concurrir a la reuniones y obviamente de tiempo extra para cumplir con los trabajos encomendados. Ante lo expuesto la participación de nuestra región es compleja y en mi caso lo he asumido en forma completamente  personal, eso ha significado muchas veces estar o sentirme a solas sin presencia de mis pares latinoamericanos comprendiendo sus limitaciones ajenas a su voluntad  y ante eso he sacado mis propias fuerzas para defender a las agremiaciones porque en el fondo igualmente me he sentido acompañado.

En el caso de ALA, ha sido un trabajo grato y a la vez duro, en una ocasión me opuse al aumento de cuotas para las agremiaciones porque todas no cuentan con recursos financieros suficientes y últimamente se presentó el serio problema de no contemplar el derecho a voto de las asociaciones, ante esto se logró un acuerdo escrito entre las Asociaciones de Chile y Uruguay por lo que en febrero de este año 2020 lo presenté en la Asamblea realizada en Sevilla, España, siendo reconsiderada la petición de derecho a voto para lo cual también se contó con el irrestricto apoyo de la Asociación de Archiveros de la Función Pública de España.

Sobre ICA, tampoco es fácil porque primero hay que superar la barrera idiomática, prácticamente el inglés resulta ser obligatorio añadiéndose conocimientos de francés en lo posible y los costos de viajes son más altos, aparte hay que  desenvolverse en un mundo distinto al nuestro específicamente en el sistema de trabajo. Volviendo al tema central de la pregunta sobre la perspectiva, afortunadamente se pueden ver luces en el horizonte ya que hay mucho entusiasmo y predisposición actualmente por parte de la Asociación Uruguaya de Archivólogos y a futuro por parte de la Sociedad de Colombiana de Archivistas, es un camino largo pero reconfortante y siento que he estado abriendo la puerta lo que justamente era y es el objetivo de la participación que he tenido en ICA, con ello confío en que si la semilla cae en tierra fértil dará buen fruto.

(Archivoz) Y con respecto a los archivistas?

(EBR) La perspectiva de los archivistas está sujeta a varias condiciones, primeramente a su vocación para luego agregar el sentido de la responsabilidad que tienen que demostrar con su trabajo ante la Sociedad y además es de suma importancia la ética profesional. Es trascendental que los archivistas participen y se involucren en las  agremiaciones porque solo unidos y no aislados se puede avanzar y fortalecer la profesión haciéndole ganar prestigio y posicionamiento, ello es una labor y un deber de los propios archivistas, demostrar su compromiso profesional y a la vez social.

(Archivoz) El caso colombiano de las agremiaciones profesionales refleja una situación de falta de representación política y social. Este mismo panorama se vive en Chile? Qué crees que le falta al gremio de los archivistas, en general, para poder tener poder político y social más representativo?

(EBR) La situación de Colombia sería coincidente con el caso de Chile. Para mí la representación política requiere otro esfuerzo, personalmente la considero arma de doble filo pero reconociendo que es necesaria. La política archivística se contrapone a la política de los  gobiernos de turno en el sentido que nuestra disciplina se basa en el principio de procedencia al contrario de la política de turno que por lo general trata de borrar todo lo anterior, en eso corremos el riesgo de ser considerados políticamente no útiles. Me explico, se puede y se debe llegar la política de los gobiernos con la base de una política archivística para ganar el respeto de la profesión y de esa manera obtener la comprensión y eventual apoyo estatal.

Respecto a la representación social, es otra tarea de importancia con el acercamiento de los archivos a la ciudadanía, esto se está dando mucho desde tiempo reciente con fuertes campañas del Consejo Internacional de Archivos apoyadas por los Archivos Nacionales, Archivos en general y Asociaciones.

La labor de los gremios es luchar por la representatividad de la profesión ante el poder político y la difusión de la misma en la Sociedad, vale decir trabajar conjuntamente en ambos sentidos.

(Archivoz)Para ir cerrando Eugenio, siempre me gusta tener una mirada sobre la formación actual del profesional archivista. Qué crees que nos falta para poder asumir los retos que plantea la sociedad, la tecnología y claro, la necesidad de consolidar la memoria de la humanidad.

(EBR) Siempre nos falta más de algo y especialmente en el presente con el avance constante y vertiginoso de la tecnología que es la herramienta de apoyo. Con esto la mayor preocupación debe ser la preservación digital, pero no olvidemos la historia archivística en la formación con el legado que nos dejara la Revolución Francesa, profundizar también la aplicación de la ética en una profesión delicada en ese aspecto ya que ello implica factores como el tráfico ilícito de documentos, otro deber es la protección de los archivos ante catástrofes naturales y también humanas como documentos de archivo de regímenes de facto independiente de su orientación, hechos de vandalismo, velar por la transparencia y acceso libre a la información, en suma lo vital es la custodia de la memoria. Por lo que expongo trato de decir que la formación archivística es mucho más que conocer de tecnología teniendo claro ante todo que la ciencia se apoya en la herramienta.

(Archivoz) Cuál es tu invitación para los archivistas que nos leen?

(EBR) Colegas, ante todo está la vocación en lo que sigo insistiendo, la profesión si bien nos da el sustento, la manera de retribuir es aportando más de sí mismos y de ahí retomo el tema de la agremiación. No hay que preocuparse por el reconocimiento, hay que estar dispuesto a entregarse a la Sociedad con humildad y seriedad.

Como anécdota les puedo contar que luego de exponer en unas jornadas en Jujuy, Argentina, al final se me acercó una persona diciéndome pero que pasión demuestra  usted y le respondí sonriente veo que se me nota, lo mismo me han dicho en varias ocasiones en Perú, Centroamérica, Italia e incluso algunos personeros del Consejo internacional de Archivos y esas expresiones son impagables.

Mi invitación es que se enorgullezcan y se apasionen por lo que hacen.

(Archivoz)Eugenio, gracias por esta espectacular entrevista. Por tu tiempo y por el apoyo al proyecto Archivoz. Aplaudimos tu trabajo y esfuerzo gremial, sin duda es un ejercicio que todos debemos apoyar y difundir. Cuenta con Archivoz siempre para poder apoyarte con ello.

(EBR) Reitero mis agradecimientos a Archivoz por esta entrevista y saludos al mundo archivístico.

Gracias Eugenio por esta espectacular entrevista. Complementa completamente lo que recientemente hablamos con John Cuervo, Presidente de la Sociedad Colombiana de Archivistas y a quien entrevistamos hace apenas unas semanas aquí y aquí la segunda parte

 


Entrevista realizada por Sergio Gómez Flórez.

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«Debemos entender nuestra profesión como algo integrativo y contributivo» Entrevista a John Cuervo, Presidente de la SCA (Segunda Parte)

La primera parte de la entrevista con John nos permitió conocer de su experiencia y visión docente y sobre los gremios de profesionales archivistas, hoy nos reunimos de nuevo para una segunda parte que esperamos nuestros lectores la disfruten tanto como nosotros la disfrutamos al hacerla.

John, bienvenido de nuevo. Continuemos entonces con la entrevista.

(Archivoz) John, en Colombia hay gremios profesionales que son muy grandes y tienen incluso incidencia en desarrollo de política pública. ¿Qué crees que le ha faltado al gremio de los archivistas para llegar a este escenario?

(John Francisco Cuervo) La pregunta ya esta respondida en buena parte, nos falta realmente ser gremio y con esto quiero indicar que el gremio no lo hace el nombre, lo hacen sus asociados, y para ello debemos romper con esa cultura profesional de ser aislados y pensar como un solo actor, los profesionales de los archivos y la información.

Este ejercicio debe partir de entender la profesión como algo integrativo y contributivo, saliéndonos de el paradigma de cuales fueron nuestras casas de formación, he visto esto como un gran bache en la búsqueda de un lograr un gremio fortalecido. Otro aspecto, no menos importante, se ha dado por el desconocimiento de la ciudadanía y de la sociedad en general, de la existencia de esta disciplina como un ejercicio profesional y que en algunos ámbitos, por acción u omisión, pretenden equiparar los niveles técnicos y tecnólogos con el ejercicio profesional, creando una sensación de que esta actividad la pueden ejercer personas que no se han formado profesionalmente y que nos pone en la situación que luego de mas de 40 años de existencia de formación profesional, algunas personas nos digan que si la administración de archivos es una carrera profesional, eso tiene unos efectos nefastos en el ejercicio profesional y en su exigencia por parte de la institucionalidad.

Otro aspecto, que debería contribuir a desmitificar esto que acabo de mencionar, es nuestra actitud profesional, y con esto me refiero a que existen colegas que, en su actividad profesional, de un lado, se han conformado con su actuar de base profesional y no han asumido el liderazgo que requiere la profesión en cuento al manejo de la información relegando nuestra idoneidad a otras áreas del conocimiento que solo la conocen referencialmente, las razones de ello no las puedo establecer, pero lo que si es cierto es que ello refleja que no nos vemos al mismo nivel de otros profesionales de otras áreas y eso es una clara afectación para el gremio y resulta paradójico si vemos nuestro nivel profesional es reconocido por fuera del país. En conclusión, no creemos en nosotros mismos, o por lo menos en lo que corresponde a nuestra propia profesión. Con estas problemáticas, resulta muy complicado desarrollar un liderazgo en el desarrollo de una política pública para la función archivística en el Estado Colombiano, que, en algunos de sus ejercicios, resulta siendo manejada por personas con unas formaciones de base que desconocen los fundamentos teóricos de la archivística y que, en el peor de los casos, terminan cambiando términos para desconocer su existencia. Un ejemplo de ello, aunque hay varios en ese mismo sentido, un documento emitido por el ente rector, en el que se sustituye el término de documento por el de “datos no estructurados”, para negar su manejo archivístico y de paso desconocer toda la teoría archivística en su aplicación.

Pero el aspecto mas relevante, sobre la pregunta, es que los gremios son los llamados a responder y pronunciarse sobre las temáticas y problemáticas del ejercicio al que representan y lo deben hacer oportuna y abiertamente, son los idóneos para hacerlo y en ese aspecto, a la SCA le faltado ser muy oportuna para realizarlo, y con ello para que sea escuchada, de nada sirve saber que se debe hacer, cuando se presenta una situación en particular, sino nos pronunciamos o lo hacemos fuera de tiempo. Esto debe hacer parte del ejercicio táctico de una agremiación. A esto se le debe sumar, el escribir, y con ello me refiero a realizar o acompañar la investigación, que es la fuente que le da herramientas a la observancia del ejercicio profesional. Los gremios mas destacados, normalmente presentan estudios o investigaciones que luego la institucionalidad debe revisar y en el mejor de los casos, adoptar. Eso le da liderazgo en la idoneidad y allí encuentra la posibilidad de orientar el desarrollo de una política pública. Aquí conviene recordar que por norma, tenemos una responsabilidad con el Sistema Nacional de Archivos en cuanto a que hacemos parte de sus instancias articuladoras en el orden territorial a través de los Consejos Territoriales de Archivos, instancias asesoras en la función archivística de cada uno de esos territorios y donde debemos designar unrepresentante de los archivistas, junto con el Colegio Colombiano de Archivistas y sobre este ejercicio hay mucho trabajo por hacer.

(Archivoz) El próximo año, se cumplen 20 años de la Sociedad Colombiana de Archivistas. Bajo tu presidencia, cuéntanos un poco de lo que viene para este importante gremio.

(JFC) Pues Sergio debemos empezar a dar resultados respecto de las metas que comentamos anteriormente. El tema de nuestra vinculación a ALA va por buen camino y eso nos permite pensar que lograremos el siguiente paso y es el de hacer parte de ICA. Esto en relación con la internacionalización de la Sociedad, además, ya tenemos cartas de entendimiento con nuestros pares en algunos países de la región.

El otro aspecto que deberá mejorar es nuestra participación y pronunciación sobre los temas relevantes a la función archivística del Estado y ello incluye los temas relacionados con el Sistema Nacional de Archivos y el ente rector en Colombia. Para ello vamos a fortalecer nuestros vínculos con los círculos académicos de mayor prestancia, dentro y fuera del país, con el propósito de fortalecer los procesos investigativos y control en favor de los archivos, los cuales pasan por temas no solo de acceso y transparencia, sino por el de ser garantes para los DDHH. Tenemos que preocuparnos por fortalecer la fundamentación teórica y el desarrollo de la disciplina pero en su implementación respecto del Programa de Gestión Documental, que no solo por las normas vigentes se debía haber tenido en es mayor estado de madures, sino que gracias a la situación de la pandemia, producto del Covid19, he evidenciado su atraso y no generando normas tangenciales, mas orientadas a infraestructura de la cual las entidades del orden nacional tienen un suficiencia en ello, pero que carecen de PGDs sólidos que les hubiesen permitido atender de una manera mas directa y oportuna sus servicios y tramites, bajo la presente coyuntura.

Esos ejercicios orientados a tecnología buscan tapar el vacío que ha dejado la no implementación de estos instrumentos archivísticos y además no resuelven la gestión, pero además pretenden minimizar no solo sus efectos, sino su necesidad. El problema de los archivos de las instituciones, al menos en el orden nacional, no es de tecnología es de rezago en su implementación y en el cumplimiento de las normas vigentes, lo que demuestra la omisión de estas a adelantar tal ejercicio como corresponde técnica y profesionalmente. Las cartillas, se las pueden ahorrar.

Finalmente, por supuesto si debemos realizar una celebración acorde con la ocasión y en la que esperamos no solo asidua participación, sino que podamos mostrar que somos un grupo mas numeroso, eso de entrada es una meta importante. Para la celebración esperamos contar con la participación de ALA y, en lo posible de ICA. También vamos a estar acompañados de varias de las principales asociaciones de nuestros países vecinos. No sabemos vamos a contar con la participación de nuestras instituciones gubernamentales, pero con seguridad nos acompañaran otros gremios y los delegados de las principales escuelas del país. Queremos algo sobrio, pero del mayor nivel, sería fantástico poder contar con un libro, pero me faltan manos para que nos ayuden a escribir toda esta historia. Me gustaría que ese escrito incluyera las impresiones de los socios fundadores, así como de todos aquellos que han sido parte de las JD, no solo de sus presidentes.

(Archivoz) Cambiemos un poco de tema. Entendemos que tu tesis de Maestría fue sobre los Sistemas Nacionales de Archivo de la Comunidad Andina de Nacionales. Cuéntanos ¿qué es un Sistema Nacional de Archivos? ¿Y por qué es importante?

(JFC) De manera breve, el concepto de Sistema Nacional de Archivos (SNA), corresponde con el estructura y funcionamiento de los archivos de un país, sean estos públicos o privados, y que implica aspectos como la forma centralizada o descentralizada de la estructura del Estado, el grado de autonomía de las autoridades en el ámbito nacional, regional y local, lo que evidencia la capacidad de intervención de la administración central en los asuntos locales, si se tiene en cuenta que tradicionalmente los Archivos Nacionales o Archivos Generales de la Nación tienen la misión de ser el ente rector para el Sistema.

A mayor grado de madurez del Sistema, indica que existe un mayor nivel de modernización de los archivos, como fuentes de información primaria. Su importancia debe ser vista como un ejercicio de democracia y participación en un Estado. Esto por supuesto, es una forma o un indicador que revela la situación social del país. Es por lo que quiero apropiarme de una manifestación del profesor Jaén, para responder a la pregunta sobre la importancia del SNA:

“Si en un Estado Democrático las personas tienen derecho a conocer la gestión del gobierno y, en consecuencia, el desenvolvimiento de la administración pública, el SNA debe garantizar y hacer valer esa facultad y, con ello, contribuir a la transparencia administrativa, a la limpia diligencia de los funcionarios públicos y a la incorrupta gestión de los gobernantes de turno. Solo así se podrá construir una sociedad más democrática, participativa y plural, con mayor sentido de pertenencia e identidad nacional”[1]

(Archivoz) ¿Cuál fue el resultado de tu investigación sobre los SNA en la CAN?

(JFC) Se hizo un análisis, en el marco de un modelo de madurez para un SNA, el cual revisó los aspectos normativos, tecnológicos y administrativos para cada uno de los países de la CAN, lo que puede considerarse favorable, en el caso particular de Colombia, es que fue la primera en todas las mediciones, pero hasta ahí llegan las buenas noticias., pues a pesar de ello, solo el aspecto normativo supero el 60%, el aspecto administrativo escasamente supero el 50% y el aspecto tecnológico no supero el 50%. Estos resultados ponen de presente lo relegados que se encuentran los SNA en los distintos países, si tenemos en cuenta que Colombia tuvo los mayores porcentajes en el análisis, que tampoco presentan un valor que se considere aceptable y que muestra el gran trabajo que hay por realizar en desarrollo de estos sistemas.

Y sobre otros aspectos derivados de la investigación se evidencio que no existen estudios evaluativos ni métodos aplicados de análisis relacionados con los Sistemas Nacionales de Archivo en el ámbito latinoamericano y los que se hicieron en algún momento y que no presentaron una metodología que fuera aplicable, tienen una desactualización superior a los 10 años. Otro aspecto que se evidencio es que no existe acompañamiento regional de la Comunidad Andina de Naciones (CAN) a los SNA, ni desde los estados, ni desde las organizaciones no gubernamentales nacionales, así como tampoco de los entes regionales o multilaterales que fomentan el desarrollo de los archivos en Iberoamérica y en el mundo.

Finalmente, es evidente la de persona idóneo para apoyar la labor técnica de un Sistema Nacional de Archivos, situación que es proporcional a la falta de recursos, que además limitada el fortalecimiento de las plataformas tecnológicas para la interconexión y disponibilidad de la información en cada uno de los países, a lo que se debe agregar que no existen convenios ni acuerdos para este propósito por parte de ninguno de los países miembros de la CAN.

(Archivoz) Luego del desarrollo de esta investigación, ¿cómo ves al SNA de Colombia? ¿Y qué crees que se debería/podría cambiar o mejorar?

(JFC) En Colombia el SNA se encuentra integrado los archivos de las entidades del Estado y el Archivo General de la Nación, quien lo coordina y orienta, bajo criterios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, concurrencia y subsidiariedad. Sus integrantes tienen a su cargo la adopción, articulación y difusión de las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos determine el Archivo General de la Nación.

John, cerramos esta entrevista con un inmenso gracias. Deseamos muchos éxitos en tu gestión como Presidente de la Sociedad Colombiana de Archivistas y dejamos las puertas abiertas para trabajar en otros espacios colaborativos que nos permitan continuar el ejercicio de fortalecimiento gremial y archivístico.

[1] Jaén, 2007; p. 23


Entrevista realizada por Sergio Gómez Flórez.

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«Los gremios son la comunidad donde podemos encontrar el espacio para manifestarnos profesionalmente». Entrevista a John Cuervo, Presidente de la SCA

John Francisco Cuervo Alonso, es un colega y amigo archivista, que hace tiempo queríamos entrevistar, pues su visión de la archivística y la gestión documental y sobre todo su experiencia, lo hacen un candidato a darnos una entrevista que guste a nuestro público. Por fortuna esperamos un poco y ahora, por fin tenemos el gusto de contar con su conocimiento y experiencia.

Actualmente, John es presidente de la Sociedad Colombiana de Archivistas la cual viene en un crecimiento vertiginoso que seguro le permitirá posicionarse muy bien en el campo gremial y consolidar grandes éxitos.

John, bienvenido a Archivoz. Como mencioné, es un gusto poder conversar contigo.

(John Francisco Cuervo) Apreciado Sergio y a todo el equipo de Archivoz, por supuesto y el gusto es mío, agradezco la deferencia en invitarme a este espacio.

(Archivoz) cuéntanos un poco de tu paso por la docencia

(John Francisco Cuervo) Mi primer ejercicio docente se dió en el segundo semestre del año 2002, en una situación de salida de una Profesora y me invitaron a que asumiera la materia, Bases de datos II, de la Decanatura de la Facultad de Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad de La Salle, institución de la cual soy egresado, como reemplazo en ese momento y que hice con entusiasmo, pero con toda la novatada del caso, dado mi escaso conocimiento pedagógico.

Lo recuerdo muy particularmente porque varios de sus alumnos, hoy en día son colegas con los cuales hemos compartido en proyectos y en determinados ejercicios, entre ellos recuerdo a Luis Eduardo Peña, John Fredy González (expresidente de la SCA), John González Flores, Claudia Villate, entre otros destacados profesionales que hicieron parte de ese grupo. Sin embargo, dado que no había graduado de la Especialización en Redes de Información, programa que desarrollo la Pontificia Universidad Javeriana, no tuve la opción de continuar dictando la materia. Posteriormente, a inicio del año 2007, por supuesto ya graduado de la especialización, fui invitado por la Dra. Ruth Helena Vallejo, en ese momento Decana de la Facultad de Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad de la Salle, a integrar el equipo de profesores para el área de tecnología, ejercicio que acompañé hasta finales del año 2008. La buena nueva es que volví a la catedra, pero esta vez en el nuevo programa de Archivística y Gestión de la Información Digital de la Universidad Distrital, el cual esta coordinado por la Dra. Ruth Vallejo.

(Archivoz) John, hablamos sobre los gremios archivísticos en general. ¿Por qué son importantes y por qué los archivistas debemos interesarnos en ellos?

(JFC) Empecemos con lo primero, porque son importantes. Los gremios son la comunidad donde podemos encontrar el espacio para manifestarnos profesionalmente, es decir, luego que nos graduamos, de alguna forma nos desvinculamos del entorno académico, en la mayoría de los casos, y nos queda el espacio del gremio donde podemos no solo mantener nuestra comunidad profesional con la cual nos formamos, sino que además la ampliamos porque allí participan, o deberían participar todos aquellos que hacen parte de esta, o como mínimo, deberían hacerse representar allí.

Este espacio es el que permite darnos visibilidad, no solo desde lo profesional, sino como instancia idónea de consulta para el Estado y para Sociedad. Dicho esto, es paradójico que nuestro gremio este tan, numéricamente hablando, mal representado y que los colegas en vez de buscar incluirse manifiesten su inconformidad con los mismos, de un lado, no integrandose a ellos, pero lo mas grave es dañino para la profesión, descalificándolos sin hacerse parte activa de los mismos y la importancia que esto conlleva, porque en, sentido gremial, la unión hace la fuerza y a pesar que muchos de nuestros colegas tienen unos vínculos laborales aceptables, existe otro tanto que no logran que se respeten los espacios profesionales que les corresponden a quienes se han formado en la base en esta noble profesión, y que además de ello, seamos satanizados por quienes no solo desconocen este ejercicio profesional, sino que además, se han conocido casos, donde las entidades u organizaciones han terminado afectadas por su vinculación. Lo anterior, sin mencionar, las afectaciones y los problemas que se han originado algunas entidades que son proveedores de servicios archivísticos, a los que yo denomino los mercaderes de los archivos, que, al desconocer a los profesionales archivistas, priman el beneficio del lucro a toda costa, sobre los resultados, que en algunos casos han sido nefastos para los archivos de las entidades y por supuesto para nuestra sociedad.

(Archivoz) Seguro tienes una visión global de la situación de las entidades gremiales, ¿qué puedes compartirnos?

(JFC) No como quisiera, pero si puedo indicarte que elementos veo. En el ámbito archivístico es importante decir que, dentro del Consejo Internacional de Archivos, el ente rector de archivística, en el mundo, existe un Comité Directivo de Asociaciones Profesionales que tiene 43 años de existencia y que realizó su última reunión anual en Santiago de Chile, en mayo 2019, evento que por primera vez se realizó en Suramérica.

Ahora bien, que asociaciones participaron de esta parte del continente, salvo la Asociación de Archiveros de Chile, que preside nuestro colega y amigo Eugenio Bustos, creo que muy pocas y de Colombia ninguna. Esto es muy diciente de cual es la situación gremial en este ámbito regional, con el agravante que ALA, el capítulo Iberoamericano de ICA, no tiene aun conformado un comité o grupo de asociaciones nacionales de profesionales archivistas o archiveros o archivólogos, como lo quieran definir, que seria el primer paso para tener una representación mas directa en el Comité Directivo de Asociaciones Profesionales del Consejo.

Existe un libro que escribió un colega y amigo Didier Grande, Archivista de la Ciudad de Ginebra y quien fue asesor de David Leitch, Secretario General del ICA, durante su estancia en ese cargo, y allí entregó un análisis de mas de 20 asociaciones de todas partes de mundo y donde señala cuáles son sus propósitos y sus enfoques, lo triste es que nosotros no quedamos incluidos allí.

Los ejercicios gremiales tienen una visión no solo cortoplacista sino muy centralista, en una profesión que es una disciplina que tiene prácticas universalmente aceptadas. Quisiera cerrar con una noticia positiva y es el hecho que la Asociación Latinoamericana de Archivos, ha convocado a las Asociaciones Nacionales de Archiveros, como lo han denominado, para iniciar un ejercicio que debe culminar con la conformación de un grupo o comité de estas asociaciones dentro de ese organismo.

Como iniciativa propia ya se han realizado contactos entre la asociación peruana y la colombiana, situación que surge de la acogida y aprecio que tienen nuestros colegas de ese país por el nuestro y esperamos seguir sumando a otros países, en este sentido, nunca es tarde para realizar estas tareas.

(Archivoz) Y en Colombia?

(JFC) Desde mi perspectiva, tenemos mucho terreno por avanzar en el fortalecimiento de los gremios archivísticos del país y de las regiones. En el país, debemos decirlo con orgullo, en relación con la Sociedad Colombiana de Archivistas – SCA, no solo es el gremio profesional nacional más grande e importante de archivistas en el país, sino que es ampliamente reconocido y ello es el resultado de un trabajo iniciado hace ya casi 20 años, que, a propósito, vamos a celebrar con orgullo, pues en la práctica, el gremio que existió hace algunos años conocido como la ACAR, tuvo una vida de 15 años y ya no existe. Lo anterior, no implica que la SCA no tenga problemas y dificultades, pero su duración en el tiempo es un indicador de constancia.

En relación con algunas agremiaciones regionales que se han creado en los últimos años, mi lectura es que han sido creadas con interés particularizados y un rasgo de ello es que tampoco han mostrado interés en hacer acercamientos con la SCA o con el Colegio Colombiano de Archivistas – CCA, con el agravante que el ámbito territorial la presencia profesional es en extremo mínima o inexistente en muchos de los casos, lo cual, desde lo técnico impacta negativamente el actuar de tales agremiaciones dado que su línea base desconoce, por acción o por omisión, principios y fundamentos técnicos que no pueden ser desatendidos.

(Archivoz) Ahora que eres presidente de la organización gremial más grande e importante de archivistas colombianos, cuéntanos sobre la SCA: Qué hacen, para quienes, cómo funciona

(JFC) Bueno Sergio, es una muy buena pregunta y por ello debo realizar un contexto que considero importante realizar antes de dar respuesta a tu pregunta. La creación de la Sociedad Colombiana de Archivistas se da en un momento en que, al margen del cambio de siglo que es una anécdota importante, los gremios existentes para esa época, como lo fue ACAR que ese momento solo se encontraba activo el capitulo de Antioquia, y de otro lado ASEBIAR, que estaba postrado ante la administración de un grupo de profesionales que no le proporcionaba dinámica e innovación y que tampoco permitía su renovación, se convocó a un grupo de profesionales del sector archivístico, provenientes fundamentalmente de las facultades de las universidades de La Salle y Javeriana, dentro de los que me cuento, dado que también soy socio fundador de la SCA, buscando espacios que ampliaran el espectro de la participación y que no se limitaran a los ejercicios que realizaban las asociaciones de egresados de las facultades mencionadas, además de manifestaciones de actores del sector que veían muy oportuno que los archivistas se hicieran representar gremialmente, aunque, para ese momentos, hubiese sido una iniciativa muy centralizada en Bogotá, pero en todo caso, necesaria en todo el ámbito nacional.

Ahora bien, sobre qué hacemos lo debemos fijar puntualmente, tal como lo tiene definido el artículo 2 de nuestros estatutos, que indica que somos una agremiación profesional sin animo de lucro, cuyo objetivo fundamental es conformar una fuerza profesional que mejore las condiciones profesionales de los archivistas del país, así como promover la modernización de los archivos colombianos y la protección del patrimonio documental archivístico de nuestra nación.

El cómo y para quienes lo hacemos, los establecen los fines de la SCA de los cuales destacamos el de agrupar profesionales, no exclusivamente archivistas, vinculados con el ejercicio de la archivística, así como también las instituciones que desarrollen este tipo de actividades en el país, enalteciendo y promoviendo la misión de los archivos y el quehacer de esta noble profesión. Vigilando el cumplimiento de la Ley General de Archivos y todas las disposiciones derivadas de esta norma, lo cual incluye la protección del ejercicio a través de profesionales idóneos, lo que incluye el código de ética que este ejercicio demanda y, en virtud de lo manifestado, denunciar los hechos punibles que cometan tanto instituciones como funcionarios en el manejo de los archivos del país. Sin embargo, y esto en función de para quienes trabaja la SCA, el ejercicio de propiciar espacios para la discusión de la problemática archivística nacional e iberoamericana a través de escenarios académicos e institucionales, en beneficio de los archivos, de nuestra profesión, pero principalmente de los ciudadanos, que es nuestro objetivo fundamental, si queremos una sociedad con mayor equidad y mejores garantías de derechos.

Dicho todo lo anterior, entramos al aspecto más complejo y problemático de la SCA, el cómo lo hacemos, y en ello también debo realizar un contexto, por supuesto tiene una alta carga subjetiva, pero creo que es algo que honestamente se debe hacer, si queremos, realmente, propiciar un cambio profundo en este aspecto. Como dije antes, soy socio fundador y en mi paso por la SCA, fui vocal, luego en una administración posterior, fui tesorero y mi último ejercicio fue el de fiscal, y eso fue hace casi 15 años. Y porque menciono esto, porque durante ese tiempo, como ocurre ahora, las administraciones concentraron su actuar en actividades con una alta carga administrativa y el ejercicio de dirección, que es el que debe desarrollar una Junta Directiva, quedaba supeditado a superar los baches administrativos. Para poder resolver esta situación se debe contar con un apoyo administrativo que libere la Junta Directiva del quehacer administrativo más operativo y lo concentre en los aspectos más tácticos y le de espacio para desarrollar el direccionamiento. Esto implica que deba existir una dirección administrativa que este sujeta a la Junta Directiva, y lo desarrolle como un ejercicio funcional. En general, las diferentes administraciones han adelantado sus ejercicios con un alto desgaste administrativo, que incluso ha ocasionado que algunos de sus ejercicios se hayan realizado a sus costas, situación que no debe presentarse en una organización gremial y que debería ser subsanada básicamente por el aporte de sus asociados, en el peor de los escenarios, y por ejercicios que desarrolle la propia asociación para su sostenibilidad y desarrollo, ya que esta en capacidad de hacerlo.

(Archivoz) Cuáles son tus metas en esta organización?

(John Francisco Cuervo) Lo primero, es ordenar la casa, para nadie es un secreto que este es nuestro gran talón de Aquiles, dado que varias de las estrategias que se quieren desarrollar, dependen de una sostenibilidad institucional y los números no nos están ayudando en ello. Si queremos tener un soporte administrativo que nos libere de actividades operativas debemos mejorar nuestros números. Una de las varias, estrategias que tenemos previstas, es aumentar consistentemente nuestros asociados, no es coherente hablar de mas de 900 asociados, y ver que solo tenemos activos alrededor de 50. En este aspecto tenemos un foco muy importante y debemos lograr que, al menos un 20% de ellos, se reactiven y generar un efecto domino para que los demás lo hagan por una acción de convicción. Por supuesto existen otras estrategias que nos van a ayudar con los números y la sostenibilidad, pero como agremiación el volumen de asociados es fundamental para su fortalecimiento.

El segundo aspecto, es la internacionalización de la SCA, somo la organización gremial nacional de los archivistas colombianos y su ejercicio a través de estos 20 años la ha llevado a posicionarse en el ámbito territorial, y esto es evidente no solo por las solicitudes que se reciben desde el territorio para que la SCA acompañe y participe en ejercicios allí, sino por la participación que registran están actividades, en mi criterio es un potencial que no se ha sabido aprovechar, no obstante, el punto es que nuestra profesión goza de reconocimiento en el ámbito iberoamericano, pero como lo mencione antes nuestra participación externa, por lo menos desde lo gremial, es nula y por ello es necesario que la SCA se haga participe no solo en la Asociación Latinoamericana de Archivos sino en el Consejo Internacional de Archivos. Al respecto te puedo adelantar que ya hemos establecido comunicación con ALA y esperamos que en lo que resta de este periodo, hagamos parte de esta organización, con los beneficios que ello implica. El siguiente paso en esta meta, por supuesto es ICA.

El tercer aspecto corresponde con el de la imagen y la respetabilidad de la SCA por parte de la institucionalidad. Tenemos que lograr que la SCA, de un lado, tenga el mismo reconocimiento que tiene en el ámbito territorial y que, al contrario de lo que sucede ahora, sea la institucionalidad la que acuda a consultar a la SCA y no al contrario, como sucede ahora y que le quita espacio para la toma de decisiones en aspectos relevantes no solo para la profesión sino para los archivos del país, en donde el ente profesional más idóneo debe pronunciarse con autonomía y ser escuchado con respeto. Para ello, también estamos recuperando la presencia de la SCA en los Comités Técnicos de ICONTEC, los cuales están trabajando en articulación con el AGN.

Por supuesto existen más objetivos por desarrollar, pero estos tres aspectos son los que reconozco como los más estratégicos para nuestra agremiación.

John, gracias por esta primera parte tan interesante y cargada de enseñanzas en torno al ejercicio gremial profesional. Invitados todos a seguir pendientes de la segunda parte de la entrevista que saldrá en apenas un par de días.


Entrevista realizada por Sergio Gómez Flórez.

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“A Través de los archivos es posible volver a conectar hechos históricos y fenómenos que pueden colaborar para resolver problemas actuales”: Entrevista con Thayron Rangel

Hoy contamos con un invitado especial, Thayron Rangel es estudiante de doctorado del Programa de Ciencias de la Información de la Universidad Federal Fluminense (Brazil. Río de Janeiro), Técnico de la Coordinación General de Gestión de Documentos del Archivo Nacional de Brazil y docente invitado del curso de Posgrado en Gestión de la Información en el Centro Universitário Augusto Motta (Brazil. Rio de Janeiro).

(Archivoz) Gracias por aceptar la invitación. En la mayoría de los países en el mundo el pregrado en Archivología no es independiente, esta agregado a las Ciencias de Información; es decir Archivología, Bibliotecología y Ciencia de la Información, las tres áreas juntas forman un título profesional. En Brazil Archivología, Biblioteconomía y Ciencias de la Información son carreras independientes, ¿Qué lo motivó a graduarse en Archivología después de graduarse en Biblioteconomía?

(Thayron Rangel) Primero, me gustaría agradecer al comité editorial por la oportunidad de diálogo. Durante mi carrera profesional tuve la oportunidad de trabajar en bibliotecas (escolares, históricas y especializadas en el área legal), archivos y centros de documentación. A lo largo de mi carrera profesional en Biblioteconomía siempre he tenido contacto con documentos de archivo.

En este camino trabajé durante algunos años en TRANSPETRO (PETROBRAS Transporte, una subsidiaria del sistema PETROBRAS – (Petroleo Brasileiro S.A)) con la gestión de documentos relacionados con los barcos de las empresas. Más tarde, trabajé en otra empresa de ingeniería, esta vez en ingeniería civil. Estas experiencias despertaron curiosidad sobre la práctica archivística adecuada, ya que es notorio que existen varios problemas para la recuperación de información y su contexto de producción con la aplicación del conocimiento de la biblioteca, ya que en Brazil la capacitación y práctica de las áreas de Archivología y la Biblioteconomía son distintas. Paralelamente, siempre me ha interesado la mejora académica, que creo que se recomienda para un buen desempeño profesional. Entonces, ingresé al Máster en Ciencias de la Información y por razones personales abandoné la institución donde trabajaba. Como tenía parte del día libre, busqué capacitación en Archivología, como complemento profesional. Y con el tiempo, Archivología se ha convertido en el principal profesional para hacer. Hoy soy miembro del poder público federal y trabajo en el Archivo General de la Nación.

(Archivoz) ¿Qué consejo le darías a alguien que quiere comenzar una carrera en gestión de documentos?

(TR) La gestión documental es una área estratégica en organismos y entidades públicas y también en empresas privadas. La gestión de documentos puede racionalizar los costos y recursos de la institución (humanos, infraestructura, tecnológicos, financieros) a través de las funciones de archivo de clasificación, evaluación y selección de documentos. El desarrollo y la expansión de los recursos tecnológicos ha cambiado la práctica profesional de muchas áreas y, por supuesto, también de la Archivología. Estos cambios requieren un conocimiento interdisciplinario de profesionales que deseen trabajar con la gestión de documentos, tales como: gestión de flujo y procesos, gestión de bases de datos, gestión de proyectos, además de conocimientos específicos en los campos legal y tecnológico.

(Archivoz) ¿Cómo define la Archivología en Brazil y el papel del Archivo Nacional?

(TR) La Archivología brasileña puede definirse por diferentes elementos y aspectos, por el movimiento socioprofesional (creación de la Asociación de Archiveros de Brazil), por la creación del curso de nivel superior, aún en los años 70, por los primeros eventos científicos y profesionales y no menos importante, para la práctica de archivo. Independientemente del elemento que destacamos para analizar el surgimiento y la definición de la Archivología en Brazil, vale la pena mencionar que la esfera pública tiene un papel importante para el campo de los archivos brasileños. Esto se debe, en parte, a la relevancia que tiene el Archivo Nacional desde su aparición en 1838. El Archivo Nacional es un modelo de buenas prácticas y responsable de la orientación técnica de archivo para los órganos del Poder Ejecutivo federal (su campo de actividad). Sin embargo, el desarrollo de otros campos de estudio en Brazil es notorio, como el de los archivos médicos, los archivos personales y familiares, los memoriales universitarios y algunos otros.

(Archivoz) Coronavirus, ¿qué puede hacer la Archivología para ayudar al mundo a salir de esta pandemia?

(TR) La archivología tiene un papel importante en este difícil período por el que atraviesa la humanidad. Podemos decir que la pandemia expandió y reveló aspectos sociales e históricos preexistentes. Podemos discutir dos dimensiones relacionadas con la Archivología y la crisis de salud. En primer lugar, vimos que la ausencia o la no aceptación de la identificación del registro civil puede conducir a la imposibilidad de acceder a los servicios de salud. Siempre es necesario tener en cuenta que una buena parte de las personas en situaciones de vulnerabilidad social, o en las calles, no tienen los documentos que garantizan su pleno derecho a la ciudadanía. Era necesario que muchas personas se quedaran sin recursos financieros o que necesiten acceder a las políticas estatales de salud para que pudiéramos ver la relevancia de los documentos de archivo y su contexto de producción. Un ejemplo recurrente fue el conflicto causado por la desactualización de los datos de registro de las instituciones bancarias y la alta tasa de fraude y uso de datos personales, indebidamente por parte de terceros, en este período de pandemia. Aquí podemos ver la importancia de la estandarización documental y la fiabilidad de los documentos y el contexto de archivo, de acuerdo con la legislación vigente. Luego tenemos los archivos como representantes potenciales de la memoria y la historia colectiva y nacional. A través de los archivos es posible volver a conectar hechos históricos y fenómenos que pueden colaborar para resolver problemas actuales. Sin embargo, ambas formas de asistencia y colaboración solo ocurren a través de la realización y aplicación de buenas prácticas de archivo, realizadas por profesionales capacitados.

(Archivoz) ¿Qué temas considera emergentes en la gestión de documentos?

(TR) Creo que los temas más emergentes en la gestión de documentos fueron impulsados por el desarrollo tecnológico, la digitalización, la eliminación de documentos digitalizados y, consecutivamente, la evaluación de documentos. Otros temas también están presentes en las discusiones de archivo, como la producción de documentos digitales naturales y la confiabilidad de documentos y sistemas de archivo que protegen los documentos de archivo.

Gracias Thayron por tu disposición y tiempo para esta entrevista. Sin duda ha sido un espacio muy enriquecedor para todos. Esperamos contar con nuevas entrevistas contigo, seguro hay mucho más que contar.

 


Entrevista
realizada por: Débora Villar Melo

«El principal reto en realidad es adecuar nuestra gestión documental a escenarios imprevistos» Entrevista con Carlos Zapata, en tiempos de COVID-19. (Parte 2)

La primera parte de esta entrevista, dejó entrever, entre otras cosas, que los archivos no estaban preparados para casos como el que se vive actualmente por cuenta del COVID-19. Pero de esto nos quedarán muchas lecciones que seguro permitirán potenciar el uso y la importancia de éstos. Justo de ello hablaremos en esta segunda parte de nuestra entrevista con Carlos Zapata.

(Archivoz) ¿Cuáles crees que son los principales retos que se deben asumir en estos tiempos, con respecto al uso, seguridad y disponibilidad de los archivos?

(CZ) El primero es que un servicio esencial como el de garantizar el acceso a la información no puede parar. En este momento, aprovechando la situación de emergencia que se suscitó con el aislamiento, es probable que cientos de entidades no hayan logrado afinar sus sistemas de seguridad de la información, e incluso no hayan podido garantizar el acceso electrónico a documentos necesarios para la toma de decisiones (muy seguramente debieron enviar personal para consultar los archivos físicos exponiéndolos al contagio), exponiéndose al robo, filtración o pérdida de información. En este punto el reto fundamental que debemos asumir los archivistas es doble, por un lado debemos proteger no solo los documentos físicos sino también los documentos electrónicos y garantizar el acceso a los mismos 7×24, sino que somos co-responsables de proteger los derechos de los ciudadanos y garantizar la continuidad del negocio en nuestras organizaciones.

Sin embargo, desde mi punto de vista, los retos superan el tema de la seguridad y la disponibilidad de la información. El principal reto en realidad es adecuar nuestra gestión documental a escenarios imprevistos, anticiparnos, definir planes de acción y protocolos apropiados para que la información siga llegando a quienes la necesitan (usuarios internos o externos), que sea preservada en el tiempo y que contribuya al desarrollo de la sociedad. Es necesario compatibilizar el avance de las entidades con el de la gestión documental; mientras las primeras avanzan al ritmo del desarrollo de las TIC, la gestión documental va a paso de elefante; la pregunta es si estamos preparados para soportar adecuadamente la continuidad del negocio de nuestras entidades.

Si no aprovechamos los nuevos avances de las tecnologías como la Inteligencia Artificial, el Machine Learning y el Blockchain, el Big Data por citar algunos, podemos desaparecer como profesión pues si no modernizamos y evolucionamos nuestro trabajo podrá ser realizado por computadoras y robots; esto no lo digo Yo, lo dicen los expertos en el mundo de las TI, y no dudo que esta afirmación sea una amenaza real.

(Archivoz) Como iniciativa, muchas bibliotecas y museos abrieron vía web sus colecciones y realizan recorridos virtuales. ¿Porqué este tipo de iniciativas no se han visto de parte de los archivos?

(CZ) Si se ha visto, aunque en menor medida que en las bibliotecas y museos (el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá son ejemplo de ello). Pero déjeme acotar su pregunta a los archivos nacionales o históricos, pues resulta difícil de responder frente a los archivos administrativos. Es evidente que los primos hermanos de los archivos, como son las bibliotecas y los museos, llevan décadas afianzando su relación con la comunidad. Debido a que resguardan información por naturaleza destinada al ámbito de la cultura, la formación y el entretenimiento, han desarrollado servicios más amplios que los archivos; de otro lado las características de sus colecciones facilitan ponerlas en la web de manera masiva, y con pocas restricciones. Sin embargo hay un aspecto que tiene relación con su pregunta que debo resaltar; durante mucho tiempo se ha considerado que los archivos conservan información cuyo acceso debe ser restringido, con lo cual los archivistas no hemos desarrollado habilidades para comunicar y divulgar abiertamente su contenido. Es un aspecto en el cual los archivistas debemos trabajar, pues no vemos el concepto de servicio de forma apropiada, sino como un proceso reactivo (o pasivo), más que proactivo.. Llegó  hora de sacarle provecho a las Leyes de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

(Archivoz) Carlos, para cerrar, cuáles crees que serán las lecciones aprendidas y los cambios que se darán en los archivos tras superar esta crisis?

(CZ)La primera es que debemos imaginar lo inimaginable; la segunda es que tenemos que mejorar nuestra capacidad de innovación para cumplir nuestra misión profesional; también es necesario que nos adaptemos rápidamente, pues estoy seguro que vendrán cambios a los cuales debemos responder de manera inmediata, lo cual demanda usar tanto nuestros conocimientos actuales como adquirir nuevas habilidades y conocimientos y competencias; de igual forma tenemos que aprender a partir de los errores profesionales cometidos, los cuales saldrán a la luz una vez superada la contingencia.

Una ultima recomendación para todos los archivistas como guardianes de la memoria de nuestra organizaciones y de la sociedad, es identificar, reunir, clasificar y archivar la información digital que se ha producido para enfrentar la pandemia, representada en mensajes de facebook, twitter, instagram, páginas web y otros tipos de contenido digital producidos desde que se conoció el primer contagio, hasta luego de haber superado la pandemia. Esta información hace parte de un evento que afectó significativamente nuestra sociedad y no puede perderse.

Como corolario, creo que gracias al Covid-19 estamos mucho más cerca de la pregonada oficina sin papeles (así no me guste el término) que hace tres meses, pero primero tenemos que superar la pandemia.

Carlos, como siempre gracias por tu tiempo y disposición. Ha sido una gran entrevista.

«En un escenario como el de hoy, los archivos exhiben todas sus potencialidades»: Entrevista con Carlos Zapata, en tiempos de COVID-19. (Parte I)

Hoy, en medio de la crisis, los archivos cobran una especial relevancia, para garantizar la continuidad de las actividades de quienes teletrabajan y para servir como soporte y agilizador de los servicios médicos que requieren decisiones rápidas y eficientes, basadas en evidencias, en muchos casos documentales.

Por ello, hoy quisimos consultar a un experto y referente archivista para que nos cuente sobre su visión sobre esta situación en términos de la importancia de los archivos y el papel de los archivistas.

(Archivoz)Carlos, un gusto tenerte de nuevo en Archivoz.

(Carlos Zapata) Hola, me complace nuevamente estar en este medio de comunicación compartiendo con la comunidad archivística.

(Archivoz)Carlos, en estas épocas de teletrabajo y crisis por una pandemia global, ¿cuál es el papel que cumplen los archivos?

(CZ) Sin duda esta debe ser una pregunta que nos estamos haciendo hoy todos los archivistas del mundo. Una de las cosas que me he preguntado a propósito de esta crisis de salud pública, es cuántos de nosotros habíamos previsto en nuestros planes de contingencia ante eventuales desastres naturales, accidentales o provocados, alguna acción frente a una pandemia como la que hoy tiene en vilo a más de 170 países, llevándonos a un aislamiento sin precedentes en la historia reciente de la humanidad. De hecho sería muy relevante realizar una investigación a nivel internacional sobre este aspecto que estoy mencionando.

En el campo laboral y profesional, y particularmente en lo concerniente al mundo de la archivística y los archivos, hay tres factores externos que han incidido en el estado actual de cosas: en primer lugar la rápida expansión del Covid-19; de otro lado la lenta reacción de muchos países, que no permitió tomar medidas oportunas y eficaces para hacerle frente a las medidas de aislamiento tomadas por varios gobiernos del mundo; y en tercer lugar, la adecuación de las entidades del Estado y en general de las empresas privadas de todos los sectores para implementar masivamente y de manera inesperada el teletrabajo, incluyendo la realización de todas las actividades en las cuales intervienen documentos e información. También hay factores internos como la poca preparación de los responsable de gestión documental para atender la totalidad de procesos relacionados con la función archivística, y responder a las necesidades de información de los empleados.

En un escenario como el de hoy, los archivos exhiben hoy todas sus potencialidades no solo como fuentes de información para garantizar la continuidad de las actividades de las organizaciones, sino como garantía de derechos para los ciudadanos, quienes dependen de información precisa y oportuna para atender sus necesidades, en una situación de aislamiento, en el que la movilidad está restringida; adicionalmente, hemos vistos como los archivos nacionales de diferentes países de la región han comenzado a ofrecer una variedad de servicios de información, poniendo una parte del patrimonio documental que albergan al alcance del público; un aporte importante en este momento tiene que ver con servicios y ofertas culturales para el ocio y entretenimiento, aprovechando así la coyuntura para fortalecer su relación con la sociedad. Creo que esto será objeto de investigaciones y debates en los meses y años posteriores al levantamiento del confinamiento.

(Archivoz) ¿Y los archivistas?

(CZ) En honor a la verdad, nos tomó completamente desprevenidos, no estábamos preparados para un escenario real (ya no hipotético) de trabajo en una oficina sin papeles. Por un lado no creo que en su gran mayoría los Jefes de Archivo y Gestión Documental de miles de entidades y empresas tuvieran preparada sus entidades para asumir la gestión documental de manera remota, entre otras cosas porque aún nos basamos en el papel como medio de registro de información, y nuestro sistema archivístico sigue siendo analógico. Sería importante conocer por ejemplo como están atendiendo las entidades que no tienen digitalizada toda la información que necesitan, o que por ejemplo tienen sus documentos en empresas de custodia (las cuales también son sujeto de restricciones por la cuarentena), y aún en los casos donde el archivo es administrado por la misma entidad (están asistiendo técnicos de archivo y archivistas a laborar?). Muy seguramente proyectos archivísticos de diferente naturaleza con personal propio o contratado hoy están suspendidos, lo cual afectará la continuidad de las labores de nuestras entidades, si la medida de aislamiento se extiende (como es previsible) por varias semanas o incluso meses.

(Archivoz) La mayoría de las empresas están funcionando con estrategias de teletrabajo. ¿qué tan preparados estaban los archivos y los archivistas para asumir estos escenarios?

(CZ) Como lo señalé en la pregunta anterior, los archivistas no nos imaginamos un escenario laboral por fuera de nuestros departamentos de archivo y gestión documental, ni alejados del ámbito desde el cual se desarrollan las actividades de nuestras organizaciones; durante la segunda parte del Siglo XX, expertos de varias especialidades, incluidos los profesionales de la información y los tecnologistas, hemos estado pregonando (la mal denominada) «oficina sin papeles». Sin duda el desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones ha venido contribuyendo para que este escenario estuviera cada vez mas cercano, pero no de la forma como tuvimos que asumirlo de la noche a la mañana. Primero porque gran parte de los documentos que las administraciones producen o necesitan siguen gestionándose en papel, y segundo porque los mismos Sistemas de Gestión Documentos Electrónicos están desarrollados de manera incipiente, limitándose a gestionar por medios electrónicos una mínima parte de documentos (por ejemplo correspondencia, pqrs, facturas, entre otros); en este segundo aspecto, a pesar de que los trámites electrónicos han mostrado avances significativos, éstos solo abarcan unos cuantos documentos del trámite. Muy seguramente las empresas que contaban con departamentos de gestión documental robustos y presupuestos apropiados, y dependen en menor medida de terceros, han asumido de mejor manera la contingencia, aunque no creo que estuvieran del todo preparadas para atender todos sus servicios de manera digital o mediante procesos electrónicos remotos.

Hay un aspecto que resulta crítico en los archivos nacionales, y es la adecuada conservación de sus fondos, dado que para ellos es necesaria la presencia de profesionales en conservación directamente en los sitios donde se encuentran los documentos de valor histórico; labores de limpieza, desinfección, desinsectación, restauración, entre otras, se hacen de manera presencial, y si se prolonga el aislamiento los documentos se exponen a riesgos de deterioro.

(Archivoz)¿Qué crees que debemos mejorar a futuro en nuestros archivos para solventar situaciones como la que tenemos en este momento a nivel mundial?

(CZ) Todo. En primer lugar debemos rediseñar nuestros planes de contingencia y atención de desastres, incluyendo medidas para mitigar los efectos de pandemias, contaminación química, nuclear, etc., que impliquen restricciones para trabajar de manera presencial; por otro lado es necesario acelerar el proceso de digitalización de nuestras entidades, pero de manera técnica e integral y no a retazos. También es imperativo mejorar las competencias digitales del equipo de trabajo de las áreas de gestión documental y de todos los empleados y funcionarios de las organizaciones. Finalmente creo que debemos aprender de esta experiencia para transformar la gestión documental, y con ella la función archivística, digitalmente.

No se trata de digitalizar los cientos de miles o millones de documentos de una entidad, sino de implementar apropiadamente (usando estándares técnicos) la gestión de documentos electrónicos, para lo cual los procesos deben ser electrónicos. Así mismo, resulta urgente que se mejoren las condiciones de conectividad y de seguridad electrónica, para que el teletrabajo no afecte el desempeño de Internet, debido a que este tipo de contingencias implican el tránsito de cientos TB de información lo que pueden colapsar las comunicaciones.

Es innegable que el mundo archivístico (en realidad el mundo entero) no será el mismo a partir de ahora.

 

«Es increíble que muchas organizaciones modernas dejen sus archivos en manos de profesionales que no se han formado para ello»: Entrevista con Arcángel Sánchez (Segunda Parte)

Continuamos hablando con Arcángel sobre Archivos Universitarios. En esta segunda parte, vamos a ir un poco más profundo en su opinión sobre el estado actual de los archivos y el papel del profesional archivista en dicho trabajo. Escenario en el que Arcángel, ha escrito recientemente una nota de mucho interés para quienes estamos en el medio.

(Archivoz) ¿Qué crees que hace falta, en general, para que los archivos sean más visibles y accesibles para todos?

(AS) Son varias cosas. En primer lugar, que existan los ARCHIVOS, es decir que en las organizaciones sean estas públicas o privadas se consoliden archivos en sus distintos tipos, pero preferiblemente Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos.

En segundo lugar, que esos archivos sean coordinados por personal profesional especializado en archivología o archivística, lo común es ver un archivo dirigido por cualquier tipo de profesional inclusive sin experiencia y preparación académica, esto es lo que yo llamo como intrusismo profesional. Por otra parte, está la capacitación o formación propiamente dicha de quienes son profesionales del área, no basta con una preparación de grado, hay que estudiar posgrados y doctorados en el área, aspecto que en Latinoamérica aún debemos desarrollar en cantidad, variedad y calidad, por supuesto hay países que poseen una gran oferta académica de estudios de cuarto nivel en el área, pero otros países sólo poseen estudios de grado con grandes carencias. En tercer lugar, sería interesante que organizaciones internacionales pudieran crear programas de becas para profesionales latinoamericanos para que puedan estudiar doctorados por ejemplo en España. Estamos en plena sociedad de la información y el conocimiento, por lo que si una carrera es importante para el desarrollo de un país es la Archivología, el que se puedan consolidar medios para la formación de profesionales en el área, ayudará a fortalecer tanto a las universidades con nuevas y actualizadas ofertas académicas, como a las empresas que contratan profesionales de la archivología, logrando con ello su modernización, en especial la tecnológica. 

(Archivoz)¿cuál ha sido tu aporte, para hacer que eso que acabas de decirnos que hace falta en los archivos, se materialice y se implemente?

(AS) Por una parte, las investigaciones que he realizado que dan empuje a nuestro sector, a su visibilidad y a la exhortación para que las instituciones, sin importar su tipo, públicas o privadas, tomen en cuenta a la gestión de documentos como área fundamental para su buen funcionamiento. De igual forma podría incluir mi participación como ponente y conferencista en eventos nacionales e internacionales, en donde trato de sensibilizar a los asistentes a estos eventos sobre la importancia de la gestión documental, mostrando con mis propuestas temas innovadores que van dirigido sobre todo a su aplicación práctica. Finalmente, mi trabajo como consultor y profesional planificando y consolidando Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos, ha permitido que varias instituciones, en especial universidades puedan contar con este importante recurso técnico especializado. 

(Archivoz) En esos aportes, ¿has sentido que otras profesiones han invadido el quehacer del archivista?

El intrusismo es innegable en nuestro campo, y no con nuestro consentimiento, sino por la falta de conocimiento de los perfiles de los profesionales de la información por parte de las empresas contratantes. Siempre he comparado a los archivos en las organizaciones con los cerebros en las personas. Por lo que los archivos conservan información que es de gran importancia, como lo son los recuerdos para las personas. Y es increíble que muchas organizaciones modernas hoy en día dejen en manos de personas que no están preparadas o profesionalizadas en nuestra área, a los archivos de sus empresas, en el entendido que los documentos y la información contenida en ellos, son un intangible de un valor incalculable, y fundamentales para la mejora de su competitividad en el mercado donde se desenvuelven, al igual que hacer el trabajo de forma más rápida y cumplir con las legislaciones que le son inherentes. No darse cuenta de ello, significa estar fuera de la sociedad de la información donde estamos inmersos. Por lo tanto, los archivos, los Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos de las empresas-instituciones y las organizaciones archivísticas deben estar preferiblemente a cargo de profesionales de la Archivología, pues es así como podrán conseguir un cambio y mejora.

(Archivoz) A propósito, recién escribiste un artículo sobre el tema, quieres contarnos un poco tu opinión al respecto y la visión que has construido a lo largo de todos tus años de experiencia.

A lo largo de los años me he dado cuenta de que aquellas empresas que no tienen archivos no funcionan adecuadamente, pero que aquellas que lo tengan, y que los mismos sean coordinados por profesionales no especializados en el área, tienden a funcionan inadecuadamente. Sin embargo, hay que destacar que, en muchos casos, existen archivos coordinados por profesionales de diversas áreas pero que se han dedicado a especializarse con estudios de posgrado en nuestra área. Eso tiene gran valor, pues si bien no tiene la formación de grado en archivología-archivística, han dedicado su tiempo en ampliar sus conocimientos y eso seguramente se ve volcado a una buena gestión archivística. Si bien el intrusismo se da en nuestra área, el mismo puede ser positivo o negativo, ya que, si conseguimos que los profesionales de otras áreas que incursionan en nuestra área estén bien preparados, conseguiremos una sinergia de saberes que conlleva a una multidisciplinariedad que muchas veces es beneficiosa si sabe gestionar adecuadamente. Pero sin duda alguna, lo ideal es cada archivo cuente con profesionales de la archivología a su cargo. Considero que hay mucho que trabajar al respecto, pues las legislaciones no defienden la profesionalización especializada en el área archivística, y eso hay que ir cambiándolo poco a poco, junto con la existencia misma de archivos en las organizaciones y de su conformación como sistemas de información.

(Archivoz) Arcangel, para cerrar esta entrevista, ¿cuál es tu visión de cara al futuro de los archivos?

Siempre será positiva, ya que escogí esta profesión como una que tuviese un verdadero significado para las organizaciones, pues son los archivos los encargados de proteger y conservar la memoria, las evidencias de estas. Mucho se habla de la desaparición del papel, y creo que por completo tal vez no le veremos. Sin embargo, vivimos en un mundo en donde los documentos físicos y digitales convergen en el quehacer de las organizaciones modernas y para estar en sintonía con estos cambios tecnológicos debemos estar siempre preparados y actualizados en conocimiento y experiencia. Debemos seguir trabajando y tener presente que la sensibilización de la importancia de los archivos en las organizaciones y para nuestra sociedad, debe ser un proyecto de ejecución permanente.

No queda mas que agradecer a Arcángel por su tiempo para esta entrevista y por su gran aporte a los archivos universitarios. Seguro nos veremos pronto en Archivoz.

«Una universidad con un Sistema de Gestión de Documentos es sinónimo de calidad, transparencia, buen servicio.»: Entrevista con Arcángel Sánchez (Primera Parte)

Arcángel Eduardo Sánchez Gómez es un amigo que ha trabajado durante muchos años en el sector de archivos de instituciones de educación superior y sumado con ello, una experiencia única, por así decirlo, a la cual acudiremos hoy para que nos cuente cómo funcionan estos archivos y cuáles son los principales retos a los que se enfrentan. 

Arcangel ha liderizado por diversos proyectos de difusión del quehacer archivístico. Logrando con ello visibilización del gremio y claro, aumentar la conciencia en América Latina alrededor de la transparencia y el acceso a la información, también es docente universitario y ha escrito muchos artículos en varias revistas y medios web, los cuales hemos disfrutado mucho.

(Archivoz) Arcángel, gracias por tu tiempo para esta entrevista.

(Arcángel Sanchez) De nada, gracias a ustedes por la oportunidad de contarles un poco sobre mi actividad profesional e investigativa. 

(Archivoz) Siempre nos gusta iniciar, conociendo un poco sobre nuestros entrevistados. Arcángel, cuéntanos de ti; ¿cómo llegaste al mundo de los archivos y cuál ha sido tu experiencia en este campo?

(AS) Sobre cómo llegué al mundo de la Archivología te cuento que fue en 1990 cuando ingresé a estudiar en la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la Universidad Central de Venezuela, por recomendación de la carrera por parte de mis padres. Sin embargo, mi idea era cambiarme a estudiar Comunicación Social, lo que nunca sucedió ya que analicé la importancia que tiene la Archivología para las organizaciones modernas, y terminé estudiando esta hermosa carrera.

Inmediatamente luego de culminar mi carrera de grado ingresé a estudiar una Maestría en Política y Gestión de la Innovación Tecnológica en el Centro de Estudios del Desarrollo (CENDES) de la Universidad Central de Venezuela, uno de los centros de investigación de mayor exigencia académica de mi país. De allí que pude combinar los temas de innovación con la gestión documental en las organizaciones modernas y desarrollar trabajos de investigación centrados en estos interesantes temas. Tuve la oportunidad de dictar clase en esta maestría lo que fue un gran reto profesional.

Sobre mi experiencia en el campo laboral ha sido diversa, por 24 años trabajé en la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela (UCV) consolidando su Departamento de Información, Documentación y Archivo, fue una experiencia inolvidable llena de satisfacciones, ya que, junto con el mejor de los grupos de trabajo que un profesional puede tener, logramos diseñar e instalar el mejor archivo de toda la UCV, tanto en materia de recursos humanos como de espacios físicos, equipos y mobiliario. Nos faltó hace muchas cosas, pero fue una gran escuela para quienes participamos en este proyecto que a su vez apoyó a la formación de muchos profesionales de la archivología venezolanos. 

De igual forma trabajé como docente por 17 años en la Escuela de Archivología y Archivología de la UCV dictando diversas materias de su pensum, desarrollando mi actividad investigativa ya sea de manera individual, con estudiantes e investigadores, algunos quienes se encuentran laborando hoy en día en otras universidades e instituciones del mundo entero dada la emigración del talento humano venezolano debido al problema político y económico de mi país de origen.

Aún me quedaba algo de tiempo para incursionar en el mundo del emprendimiento, por lo que el 2007 junto con mi hermano Economista y un amigo Informático creamos la empresa de consultoría Proyectos Archicom, con la cual junto con otros amigos y colegas de diversas profesiones, pudimos dictar más 100 cursos de capacitación en los diez años que estuvimos funcionando en Venezuela, así como realizamos diversas asesorías técnicas a empresas como Petróleos de Venezuela, Nestlé Venezuela, Schllumberger, Seguros Altamira, Universidad de Yacambú, Preca, entre muchas otras. 

En el año 2015 recibí un llamado de parte del Consejo de Educación Superior del Ecuador para ayudarles a capacitar a 60 coordinadores de los archivos de las universidades de ese país, por lo que, junto con una colega venezolana, dictamos tres cursos de capacitación con una duración total de 120 horas, esto bajo financiamiento de la Organización de Estados Iberoamericanos (OEI). Esta actividad dio pie a realizar en el año 2016 tres investigaciones de gran importancia como son la consolidación de una serie de Directrices para la Consolidación de Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos para las Instituciones de Educación Superior (IES) del Ecuador; una propuesta de indicadores para la evaluación institucional de las IES del Ecuador; y un estudio del desarrollo y prospectiva de la oferta académica de carreras de grado y postgrado referidas a la Archivología y Gestión Documental, así como se logró organizar el Primer Encuentro Nacional de Archivos Universitarios, investigaciones y evento también financiados por la OEI y el CES.

Posteriormente en el año 2017 estuve realizando algunas asesorías a dos universidades del Ecuador, la Universidad Técnica de Ambato y la Universidad Técnica Particularde Loja, con el fin de planificar el desarrollo de sus Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos y ya desde el año 2018 me encuentro bajo contrato coordinando el Archivo Institucional de la Universidad Técnica de Ambato en Ecuador, fecha en que de forma definitiva emigré de Venezuela a este bello país. 

(Archivoz) cuéntanos sobre tu experiencia en archivos universitarios.

(AS) Como he mencionado anteriormente mi experiencia ha estado centrada en consolidar Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos para universidades, aun cuando he realizado asesorías a diversas organizaciones trabajando diversos temas o requerimientos.  El trabajo en archivos universitarios ha incluido la gestión tanto de documentos físicos como electrónicos de estas instituciones. Esto ha permitido desarrollar proyectos de diseño y acondicionamiento de espacios físicos para albergar grandes masas documentales, incluyendo la selección y dotación de materiales y equipos de trabajo, al igual de determinar espacios para el recurso humano y la atención de usuarios. Asimismo, he adquirido conocimientos teóricos y prácticos sobre gestión de procesos, con lo cual los proyectos que he desarrollado incluyen la elaboración de manuales de procedimientos e instructivos especializados en gestión documental, tema que me apasiona ya que considero fundamental el estandarizar los diversos procesos que se ejecutan en un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos. 

Indudablemente parte de mi trabajo también ha estado centrado en la elaboración de instrumentos técnicos archivísticos como Cuadros de Clasificación de Documentos tanto funcionales como orgánicos-funcionales, al igual que Tablas de Retención Documental. 

Adicionalmente he tenido la gran oportunidad de trabajar con informáticos durante toda mi carrera profesional por lo que he podido adquirir experiencia en el diseño y desarrollo conjunto de sistemas automatizados de información, actividad que es muy importante tanto a la hora de llevar los inventarios documentales como de implementar la gestión electrónica de documentos. 

Finalmente he podido emprender y gestionar proyectos de digitalización documental, así como de capacitación del recurso humano, por lo que considero durante mis años como archivólogo he podido reunir una serie de conocimientos y experiencias que me permiten elevar la competitividad y calidad de la organización donde esté laborando, a través de la gestión de sus documentos físicos y electrónicos. 

(Archivoz) Desde tu perspectiva, ¿cuál es el estado actual de los archivos universitarios en América Latina?

(AS) Es muy diferente la situación en cada país, como también lo es para cada una de sus universidades ya sean públicas o privadas. Son realidades distintas. Lo que si he visto es que existe un interés cada vez más arraigado en insertar a la gestión documental como parte de la estrategia institucional universitaria, sin embargo, hay mucho por trabajar. Considero que el mundo de la gestión documental en universidades es muy distinto al de las empresas, no sólo por las tipologías documentales que una universidad genera, mucha de ellas de índole histórica, sino también por la diversidad de requerimientos de información y usuarios que tienen los archivos universitarios. Su importancia es vital para cualquier país y en verdad que aún hay mucho que trabajar, pero sobre todo sensibilizar a docentes y autoridades sobre la importancia de los archivos, documentos e información universitarios. Una universidad con un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos tanto físicos como electrónicos es otra cosa, es sinónimo de calidad, transparencia, buen servicio y de conservación-difusión de su patrimonio documental e histórico. 

Un aspecto interesante en el que he podido trabajar en los años que llevó en el Ecuador, es el de realizar una propuesta de indicadores especializados en gestión documental para las universidades ecuatorianas, trabajo que si bien ha sido técnico y de asesor al Consejo de Educación Superior, se ha logrado impulsar a través de la Red de Archivos Universitarios del Ecuador creada en el 2015, y del empuje de su directiva y de los coordinadores de las más de 60 universidades de este país,  a fin que se inserten algunos indicadores o requerimientos en materia de gestión documental de las universidades ecuatorianas en el modelo de evaluación institucional aplicado entre septiembre y diciembre del 2019,. En el mes de marzo del año 2020 se presentarán los resultados de esta primera evaluación que se hace a la gestión documental universitaria ecuatoriana, por lo que los datos obtenidos serán de gran importancia para estas instituciones, en virtud que se está dando un cambio positivo sobre el tema, dándole un importante papel a los archivos y a la gestión de los documentos universitarios.

(Archivoz) Siempre hemos pensado que los archivos universitarios tienen un público objetivo muy grande y accesible, como lo son los estudiantes. ¿Qué tan cierto es este escenario?

(AS) En realidad, los archivos universitarios y sus servicios-productos se deben a una diversidad de usuarios entre estos estudiantes, pero también empleados, docentes, investigadores y público en general. Por lo que los encargados de los archivos universitarios deben detectar cuales son los requerimientos de cada grupo y generar, productos, servicios y tecnología para cubrir sus expectativas, lo ideal es que con sus ideas vayan generando diversos tipos de innovación las cuales ejerzan un verdadero cambio en la calidad de las universidades y sobre todo el preservar para las generaciones futuras la interesante e importante información y documentación que estas instituciones han generado. 

…Continuará