Los repositorios digitales en Archivos

Introducción

Los archivos como los repositorios guardan similitudes que los asemejan en sus funciones, en primera instancia ambos almacenan, preservan y recuperan documentación a través de las normas internacionales de descripción. En la profesión archivística, por lo general los repositorios digitales son vistos como una herramienta propia del campo bibliotecario, desde esta perspectiva podemos considerar que los profesionales archiveros no han dimensionado los beneficios que abrigaría su implementación en los archivos.

Es imprescindible que organizaciones, como también asociaciones de profesionales de archivos, pujen para abrir camino a la participación de la elaboración de políticas sobre la creación de repositorios digitales para hacer uso de los documentos que guardan en sus archivos, específicamente los históricos que son fuente primaria para la investigación científica.

Así, el objetivo del presente trabajo es buscar las semejanzas que pueden existir en los repositorios digitales de las bibliotecas con la implementación de los mismos en los archivos, buscando cómo encontrar los beneficios de su utilización plasmada en el mundo archivístico. Y para ello es inevitable formular las siguientes preguntas: ¿Por qué el profesional archivero no participa en las políticas de creación de repositorios digitales? ¿Por qué considera que los repositorios son puramente del campo bibliotecario? ¿Por qué no plantease un problema semántico en la definición de archivo y repositorio? ¿Por qué no plantease el desafío de implementar los repositorios digitales con los conocimientos propios de la profesión?

Justificación

Se sabe que el conocimiento no es estático ni mucho menos cerrado, todas las ciencias sociales y naturales se orientan hacia un conocimiento dinámico y en permanente estado de mutación, por lo cual, la Archivología no queda exenta de ello; todo lo contrario, está obligada a crecer en su teoría archivística.

Los trabajos interdisciplinarios dan prueba de los avances que se consiguen a través de las investigaciones científicas en donde se visualizan los logros alcanzados, cuando existe la participación de diferentes disciplinas que aportan su conocimiento para satisfacer las necesidades propias del conocer del hombre.

La ciencia de la informática es la que más se ha introducido en los trabajos interdisciplinarios, es importante mencionar que la Archivología posee sus propios conocimientos para el tratamiento de la documentación e información que contienen esos documentos. Sin embargo, en su espacio lógico, han de reconocerse funciones archivísticas ya iniciadas y aplicadas a los documentos de archivo como objetos digitales desde el principio de la gestión documental. Escasa me parece la estimación de estar ligado a la regulación y ordenación técnica del acceso hasta el almacenamiento digital.

Esto provoca de manera directa que el conocimiento y la información estén al alcance de la mano, en estas circunstancias la Archivología sufre un cambio de paradigma, en donde el profesional debe adoptar como ciencia de soporte a la informática ya que está es la que va a brindar las herramientas que necesita para incorporar los repositorios digitales en los archivos.

Otro eslabón fundamental es concientizar y crear la necesidad en la gestión del profesional de archivo, los usos de los repositorios digitales, para lograr fines, como por ejemplo; avances en materia de estudios, la implementación del tratamiento archivístico en documentos electrónicos, cuestionar el ciclo vital de los documentos, cual es el perfil de usuario que se pretende captar, cuál es el aporte de la Archivología a la ciencia, qué conocimientos e información brinda a la sociedad.

Es importante que la Archivología salga de su estado de introspección que deje de mirar hacia adentro, del profesional negado a la tecnología, del archivo cerrado, de la documentación creada en formato papel como única fuente fidedigna, cambiar a un estado de extrospección, abrirse al mundo exterior, adaptando los avances de la tecnología para y por el bien de la ciencia.

Se puede confirmar que en el campo archivístico aún no existe una marcada iniciativa en la implementación de los repositorios digitales, puede que se encuentren algunos casos aislados, tal el caso del Centro de Egresados de Archivística de la Provincia de Santa Fe que ha convocado a sus estudiantes a la donación de sus trabajos aprobados realizados en el marco de alguna cátedra, ponencia o publicaciones con el fin de crear un repositorio que sirva de fuente de consulta, pero es transcendental mencionar que las donaciones serán dadas a la biblioteca. Además, si bien, también es de interés de la Archivología, se trata de documentos bibliotecológicos.

Ante este ámbito, un repositorio digital puede definirse como un conjunto de recursos y servicios destinados a gestionar y difundir los materiales digitales de educación superior o de investigación científica y tecnológica, que obedece a una política preestablecida que indica cómo constituirlo y en qué condiciones . Esta definición contesta las preguntas formuladas al comienzo del texto, es decir, ¿contamos con un conjunto de recursos y servicios? Pues bien, la archivología en su campo de acción abarca la gestión, la planificación, organización, conservación y todos los servicios archivísticos aplicando técnicas que nos permiten recuperar eficientemente la información contenida en los documentos que a continuación solo se hará referencias a algunas de ellas:

  • Recibir, organizar y preservar documentos en los archivos sobre los que tiene jurisdicción.
  • Formular reglamentos, manuales, directivas y normas archivísticas.
  • Participar en la planificación de la reproducción de documentos a través de diferentes sistemas y sobre distintos soportes.
  • Generar conocimiento mediante investigaciones.
  • Interactuar con los usuarios donde se desenvuelve facilitando el acceso a la información.

Continuando con la definición corresponde cuestionar ¿De qué forma los profesionales archiveros podrán gestionar y difundir los documentos a través de los repositorios digitales? ¿Existen herramientas para ellos? ¿Tenemos técnicas para su implementación?

Es factible que los conocimientos archivísticos puedan emplearse y adaptarse a las exigencias demandadas por los avances tecnológicos que pose como objetivo poner la información a disposición de la sociedad de manera rápida y amplía a través del acceso abierto de la información.

Desde cualquier perspectiva la participación de los archivos para la difusión de los conocimientos es requerida y necesaria, esta participación se logra a través de la interoperabilidad que beneficia a los archivos con su visibilidad, es este otro punto en donde la archivología puede lucir sus conocimientos en el tratamiento de los documentos digitales de archivos divulgados en los repositorios digitales.

Conclusión

Después de lo expuesto se concluye que este cambio de paradigma impacta fuertemente en la gestión documental de los archivos, la difusión de la transición del documento analógico al objeto digital impulsa la interoperabilidad que juega un rol importante en el intercambio de datos y de comunicación.

Los archivos históricos como organismos que representan los derechos de los ciudadanos de conocer su historia y como custodios Jerárquicos de toda la documentación generada, específicamente los que poseen la autonomía para crear un repositorio digital les queda abierto el desafío de implementar esta nueva herramienta informantica en la cual los profesionales de archivos deberán tomar una postura activa para involucrarse e utilizar y adaptar los conocimientos propios de la formación archivística. Y solo como observación se recuerda el termino archivos abiertos es lo que hoy denominamos repositorios.

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