Hoy en Archivoz nos acercamos a Rosario Lopaz, vocal de la Junta Directiva de SEDIC, vicepresidenta de ACREDITRA, y destacada profesional del panorama archivísitco que está especializada en transparencia y gestión documental para el Gobierno abierto.
(Archivoz) Buenos días, Rosario, muchas gracias por dedicarnos unos minutos para participar en esta entrevista. Nos gustaría comenzar preguntándote por tu trayectoria profesional, ¿cómo te has especializado en gestión documental para Gobierno Abierto?
(Rosario Lopaz) He trabajado como archivera en la Sociedad Estatal de Participaciones (SEPI), y como documentalista en la Biblioteca del Banco de España. En la actualidad, soy consultora en gestión documental y transparencia, experta en estudios de identificación y valoración de series documentales e imparto cursos de Archivística en SEDIC. Soy Politóloga y realicé el Curso de Experto en Gestión Documental para el Gobierno Abierto impartido por la Fundación de Ciencias de la Documentación, mi interés por impulsar la gestión documental y la transparencia bajo los principios del gobierno abierto tiene por objetivo fomentar la democracia considerando a los ciudadanos como destinatarios de unos archivos abiertos, y en el centro del debate político mediante la defensa del derecho de acceso a la información pública, la rendición de cuentas y la lucha contra la corrupción.
(Archivoz) ¿Qué significado tiene la gestión documental y la transparencia para el Gobierno Abierto?
(RL) En los últimos años, el nuevo modelo de gobernanza denominado Gobierno Abierto (Open Government), sustentado en los principios de transparencia, participación, colaboración ciudadana, rendición de cuentas, innovación y nuevas tecnologías ha logrado una gran aceptación debido a la crisis de confianza y legitimidad de las democracias actuales. En relación con la gestión documental, el presidente Obama en el año 2011, a través del Memorándum sobre Gobierno Abierto, impulsó la gestión de documentos como mecanismo vertebrador y armazón de este paradigma.
La gestión documental y transparencia forman un binomio indisociable, en el cual los documentos son el verdadero objeto de la transparencia. Para entender su verdadero significado en el marco del gobierno abierto se debe considerar una doble perspectiva de análisis: gestión documental como herramienta de gestión administrativa y como herramienta de transparencia. La línea metodológica denominada por Cerrillo y Casadesús, transparencia por diseño en gestión documental, refleja esta doble perspectiva de herramienta de gestión interna y de transparencia garantizando el acceso efectivo de la ciudadanía a la información pública y reforzando los pilares efectivos del gobierno abierto.
(Archivoz) Como herramienta de gestión administrativa, ¿qué alcance tiene en las organizaciones?
(RL) Bajo esta línea, la propia definición de gestión documental en la norma ISO 15489-2006, como: “área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de las organizaciones”, nos da una idea por su marcado carácter transversal, de los beneficios que tiene como herramienta de gestión interna.
Implementar sistemas de gestión documental como fuentes de información de las actividades de la organización, logrará simplificar y estandarizar los procesos de negocio mediante la creación de documentos de calidad (auténticos, fiables, íntegros y accesibles), desde el inicio de su ciclo vital. Es necesario conocer el contexto de producción de los documentos y su trazabilidad para rastrear el proceso de toma de decisiones, servir a la rendición de cuentas y luchar contra la corrupción.
(Archivoz) ¿Y como herramienta de transparencia?
(RL) Es clave para implementar las leyes de transparencia, acceso a la información y buen gobierno, garantizando el ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a la información pública, así como para la implementación de las políticas de gestión documental, de transparencia activa y datos abiertos. La gestión documental actúa como soporte para la protección de derechos y obligaciones a través de los portales de transparencia y en respuesta a las solicitudes de acceso, con rapidez y fiabilidad.
La ausencia de referencias en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno para impulsar la gestión documental y los archivos en las Administraciones Públicas ha sido destacada por diversas asociaciones y expertos en Gobierno como responsable de desplazar la gestión documental del discurso de la transparencia. Contemplar la gestión documental como herramienta de trasparencia en el marco del Gobierno abierto implica alinear las políticas de gestión documental y de archivo con las políticas de gobierno abierto y transparencia para fomentar la participación pública y la colaboración ciudadana.
(Archivoz) ¿Existe algún Modelo de Gestión Documental enmarcado en los dictados del Gobierno Abierto?
(RL) En mi opinión, El Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD), para la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA), encuadrado en el Programa de la Unión Europea para la cohesión social de América Latina EUROsociAL, que ha contado con la participación de la Subdirección General de los Archivos Estatales de España y la OEA, es el referente teórico que enlaza la gestión documental y la transparencia con los principios conformadores del Gobierno abierto.
El MGD contempla las dos perspectivas de análisis mencionadas, facilita y homogeneiza la gestión documental y contribuye a mejorar la gestión administrativa, garantizando el ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a los documentos. La implementación de sistemas de gestión documental acordes con el MGD, contribuirá a alinear las políticas de gestión documental y de archivo con las políticas de acceso a la información pública, transparencia, gobierno y datos abiertos, objetivo necesario para mejorar la administración de los sistemas de archivos nacionales.
(Archivoz) ¿Qué iniciativas enmarcadas en los dictados del Gobierno Abierto impulsan la gestión documental y la transparencia?
(RL) Entre otras voy a destacar, la excelente iniciativa de la RTA de impartir cursos virtuales a directivos, profesionales, técnicos y administrativos de las instituciones públicas, sobre las guías y directrices del MGD, en España a través del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, apostando por la formación continua en gestión documental y transparencia para el desarrollo de este modelo.
También, el taller organizado por SEDIC en el marco de la Semana de la Administración Abierta de 2018, para dar a conocer la gestión documental y de archivo como herramienta y medida de transparencia en el que participó la Asociación Española de Acreditación para la Transparencia (ACREDITRA), es una buena iniciativa. Como desarrollo de buenas prácticas en este ámbito, esta asociación en el Sistema Español para la Acreditación de Transparencia (SIESTRA), dentro de su sistema de indicadores ha incluido el denominado: Gestión documental y de archivos para la transparencia, como medida de instrumento de control y rendición de cuentas.
(Archivoz) ¿Cuáles serían los instrumentos necesarios de gestión documental y transparencia para avanzar en los principios del Gobierno abierto?
(RL) En mi opinión, son dos los instrumentos complementarios y de naturaleza esencial que sitúan a los archiveros y gestores documentales como actores fundamentales en el desarrollo de este gobierno y para la implantación de la administración electrónica: el calendario de conservación y la política de gestión de documentos electrónicos.
Me refiero a la administración electrónica ya que en su desarrollo e implantación el ciudadano tiene derecho a relacionarse electrónicamente con las Administraciones, lo que significa simplificar procedimientos y tener en cuenta aspectos de interoperabilidad y seguridad de la información.
El calendario de conservación producto del proceso de valoración e instrumento para lograr una mejor administración de los documentos junto con el cuadro de clasificación funcional, debe contar con: los datos identificativos de las series documentales, señalando para cada una de ellas los niveles de seguridad de protección de datos personales; los referidos en el Esquema Nacional de Seguridad; el tipo de acceso, los valores primarios y secundarios, así como el dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA), en su caso.
El segundo instrumento en el entorno de la administración electrónica y la transformación digital de las Administraciones públicas es la política de gestión de documentos electrónicos. La implementación de esta política alienada con los principios de transparencia, acceso a la información pública, buen Gobierno y rendición de cuentas, es fundamento del gobierno abierto y soporte de sus principios. Es importante señalar que la implementación de las políticas de gestión de documentos electrónicos es contemplada como una obligación democrática.
(Archivoz) En los Planes de Acción de España para la Alianza de Gobierno Abierto (Open Government Partnership), ¿cómo se contempla la gestión documental y de archivos?
(RL) España pertenece a la Alianza para el Gobierno Abierto desde el año 2011 y ha presentado tres planes nacionales y un documento marco correspondiente al cuarto plan. En el I Plan de Acción (2012-2014), el compromiso fue la aprobación de una ley de transparencia, la vigente Ley 19/2013, de 9 de diciembre que, como he señalado, no hace alusión a la gestión documental en las Administraciones Públicas, desvinculando el desarrollo del gobierno abierto y la transparencia en las políticas de gestión de documentos y archivos.
El II Plan de acción 2014-2016, se reflejaron diez compromisos para perfeccionar la democracia y recuperar la confianza de los ciudadanos, en ninguno de ellos se contemplaba el diseño de políticas de gestión documental vinculadas con el desarrollo del gobierno abierto. De entre todos los compromisos, los que manifiestan alguna conexión tangencial de la gestión documental y de archivos y la transparencia son el referido al portal de la transparencia del Ministerio de la Presidencia y la mejora del acceso y la calidad de la información del Portal de Archivos Españoles (PARES).
El III Plan de Acción de España 2017-2019, en el eje sobre transparencia figuraban los compromisos de la mejora del portal de transparencia y el derecho de acceso, el desarrollo de programas de apertura de la información y su reutilización, la Carpeta Ciudadana del Punto de Acceso General, el Sistema Archive, y el desarrollo del Reglamento de la Ley 19/2013 ampliamente demandado por la sociedad civil y motivado por las carencias de la ley de transparencia estatal que estaba siendo superada y mejorada por las leyes autonómicas aprobadas con posterioridad.
En el Documento Marco del IV Plan Nacional (2019-2021), que en la actualidad no ha sido aprobado, lo más interesante son las aportaciones de la asociación Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP). Estas aportaciones formuladas bajo diez compromisos y metas relacionados con el documento marco son muy relevantes para el desarrollo de la gestión documental y la transparencia en el marco del Gobierno Abierto. Entre ellos, destaco: el primero, para impulsar el uso de los archivos como herramienta para la participación informada de los ciudadanos; el tercero, en relación con el fortalecimiento de la relación entre participación, transparencia, integridad, gestión documental y archivos; el cuarto, sobre apertura de los datos e información procedente de los archivos públicos, y el séptimo sobre el control de la plasmación documental de todas las decisiones mediante la elaboración de políticas de gestión documental en todos los organismos obligados.
(Archivoz) ¿Cuál es el reto de los profesionales de archivo para impulsar la gestión documental y la transparencia?
(RL) Las políticas públicas de transparencia y acceso a la información tienen que incorporar políticas de gestión documental y en la elaboración de las políticas de transparencia los profesionales de archivos debemos participar junto con los gestores en transparencia. Nuestro reto es documentar la actividad de los gobiernos abiertos como apoyo a la rendición de cuentas y construir la memoria de las sociedades para el presente y para el futuro
Debemos trabajar todos juntos, los responsables de gestión documental y de archivos, los de transparencia y acceso a la información pública y también con los responsables de tecnologías de la información y gobierno electrónico. Así, entenderemos que la gestión documental aliada con la transparencia y en el marco del gobierno abierto está entre nosotros y ha venido para quedarse.
