Introducción
El presente escrito es el resultado de la experiencia de implementar una línea de digitalización en el Archivo de Gestión de las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (AODPE) Archivo que recibe la producción documental de las oficinas aperturadas temporalmente en diversas regiones del país y que al concluir el proceso electoral cierran sus puertas.
Los documentos que se reciben en el AODPE, corresponden a las gestiones administrativas propias de la organización de un proceso electoral, se hace la salvedad, toda vez que lo denominado “expediente electoral” (documentos generados en las mesas de sufragio) está custodiado en el Archivo Electoral.
La iniciativa de formular un proyecto de digitalización surge por dos preocupaciones muy recurrentes en los Archivos. Primero, el espacio para custodiar lo que ya se tiene y la planificación de futuras transferencias; segundo, el servicio que brinda, puntualmente la ubicación inmediata de la información requerida.
El digitalizar, se ha visto como la solución a muchos problemas en los Archivos del sector público, sea con valor legal (certificada) o con fines de acceso y control, digitalizar, es un trabajo complejo y sobre todo costoso, requiere de una metodología para seleccionar que digitalizar, tomando como punto de partida requisitos mínimos como que los documentos estén organizados o contar con un registro, priorizando las series documentales más importantes, criterios estandarizados como mayor demanda de usuarios o el valor probatorio para la entidad.
Justificación
La Red de Transparencia y Acceso, en su Guía N°5 sobre digitalización, proporciona dos modelos de digitalización certificada, digitalización sin eliminación y digitalización con sustitución del soporte análogo, para ese caso, se optó por la digitalización certificada con el propósito de sustituir (eliminar) en un periodo de 12 meses y en concordancia con la normativa vigente (Decreto Legislativo N° 827. Art.3, Perú) los documentos en soporte papel.
Llevar a cabo trabajos de digitalización (desarrollo e implementación) debe ser un compromiso no solo del área responsable (AODPE), sino una política adoptada por la entidad.
Objetivos
Las entidades que optan por digitalizar, buscan optimizar la gestión documental, potenciar la accesibilidad y difusión de la información que custodian acortando plazos de atención y porque no, racionalizar los recursos que implica el sostenimiento de un Archivo más aun cuando el local que lo alberga es alquilado, como es el caso de AODPE.
Beneficios
Los beneficios resultantes de optar por la digitalización certificada son muchos, reducción de costos en el mantenimiento de un Archivo, tiempos de respuesta más cortos en la atención a usuarios lo que se evidencia en indicadores de atención, pero debe quedar claro que, no hay beneficios sin inversión, el llevar a cabo trabajos de digitalización implica el compromiso de la entidad por sustentarlo económicamente.
Marco legal
En el Perú la legislación respecto a temas digitales y tecnológicos es aún incipiente, el Decreto Legislativo N° 827 (Perú, 1996), Ley que amplía del Decreto Legislativo N° 681(Perú, 1991) a las entidades públicas con fin de modernizar el sistema de archivos oficiales, artículo N° 3 señala un periodo de 12 meses de custodia posterior a la fecha de concluido el trámite del documento, vencido el plazo se puede optar por conservar los documentos en microarchivos, procediendo a eliminar los documentos físicos.
Esta norma debe ser cuidadosamente analizada sin dejar de lado el procedimiento de Eliminación de documentos Directiva N°6-AGN-DGAI (Perú, 1986).
METODOLOGÍA
La digitalización certificada con fines de eliminación que a optado por desarrollar e implementar la ONPE, requirió previamente de un análisis del acervo documental que compone el AODPE con el fin de determinar prioridades y el uso racional de los recursos económicos. Durante el análisis se logró identificar lo siguiente:
Requisitos
- El requisito más importante antes de iniciar trabajos de digitalización es que los documentos deben estar organizados, es en vano digitalizar documentos sin un orden lógico.
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AÑO |
PROCESO ELECTORAL |
DOCUMENTOS |
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2010 |
ERM RN – 2010 |
SI |
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ERM 2DA V – 2010 |
SI |
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2011 |
EG 1ERA V – 2011 |
SI |
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EG 2DA V – 2011 |
SI |
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2012 |
CPR – 2012 |
SI |
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EMC – 2012 |
SI |
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2013 |
CPR MARZO – 2013 |
SI |
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NEM Y CPR JULIO – 2013 |
SI |
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NEM LIMA – 2013 |
SI |
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2014 |
NEM LIMA – 2014 |
SI |
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ERM – 2014 |
SI |
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ERM 2DA V – 2014 |
SI |
Fuente: Elaboración propia, Informe 450-2015-SGORED-GOECOR/ONPE
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CÓDIGO |
SERIE DOCUMENTAL |
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ODPE/01 |
Actas y cargos de las ODPE |
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ODPE/02 |
Correspondencia emitida |
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ODPE/03 |
Correspondencia recibida |
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ODPE/05 |
Excusas y justificaciones |
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ODPE/07 |
Informe finales de gestión de las ODPE |
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ODPE/09 |
Informe de los coordinadores distritales |
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ODPE/07 |
Informe final del centro de cómputo |
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ODPE/12 |
Credenciales entregadas |
Fuente: Programa de Control de Documentos vigente 2012 – 2014
- Contar con un listado de series documentales
- Tabla de conservación de las series documentales con los plazos detención.
Prioridades
La prioridad en un proyecto de digitalización es la conservación y difusión de la información, otras prioridades estarán dadas por el estado de conservación (riesgo de pérdida por deterioro), la valoración (ciclo vital), las necesidades de los usuarios (demanda en búsquedas).
Demanda (documentos más consultados)
- Correspondencia emitida.
- Correspondencia recibida
- Informes del Coordinador Distrital
- Excusas y/o Justificaciones.
- Actas y cargos de las ODPE
Documentos a susceptibles a digitalizar:
- La información recogida se sistematizó en el siguiente cuadro:
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PROCESO ELECTORAL |
FOLIOS TOTALES |
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2010 |
ERM RN – 2010 |
229,600 |
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ERM 2DA V – 2010 |
58,600 |
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2011 |
EG 1ERA V – 2011 |
386,300 |
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EG 2DA V – 2011 |
299,900 |
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2012 |
CPR – 2012 |
62,529 |
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EMC – 2012 |
657 |
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2013 |
CPR MARZO – 2013 |
105,401 |
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NEM Y CPR JULIO – 2013 |
55,279 |
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NEM LIMA – 2013 |
87,305 |
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2014 |
NEM LIMA – 2014 |
12,869 |
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ERM – 2014 |
– |
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ERM 2DA V – 2014 |
– |
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TOTAL |
1,298,440 |
Fuente: Elaboración propia, solicitudes de préstamo y consulta del AODPE
CONCLUSIONES
De la experiencia, se puede concluir que la digitalización es muy útil para optimizar la gestión documental, trae muchos beneficios, pero no todo es digitalizable, es preciso evaluar y determinar qué es importante digitalizar, más aún si los recursos asignados son escasos.
Se concluye, además, que la digitalización es un proceso técnico que debe realizarse tomando como base determinadas premisas técnicas y procedimentales para garantizar un producto de calidad.
Por último, se debe establecer una estrategia de cara a la preservación de los documentos digitalizados y los físicos, pues los documentos digitalizados no reemplazan el físico.
