Modelos de Gestión y la Gestión Documental

Modelo, es un referente de algo. Nos permite tomarlo de patrón para seguirlo o aplicarlo en una situación o tema similar. Cada área del conocimiento, luego de un tiempo de gestión y maduración en la implementación de sus lineamientos suele producir modelos de gestión, es así como encontramos estándares internacionales para tener un patrón común de acción, en el caso de nuestro interés, o mejor dicho del interés de los lectores de la Revista Archivoz, tenemos de referencia internacional el estándar ISO 30300.

Los Modelos de gestión por lo general son formulados por instituciones que tienen por función la dirección del área de gestión sobre la que se pronuncian, también, se observa que existen agrupaciones no gubernamentales, cuya función trasciende la circunscripción territorial demarcada, es decir, un país, y que su alcance llega a una región geográfica más amplia, ejemplo, la latinoamérica.

Tenemos referentes de modelos de gestión en relación con la gestión documental cómo es el caso de modelo de la red de transparencia – RTA, el modelo de los archivos de Costa Rica y también los australianos, quizá otros más de los que no tenga referencia, así mismo, puede suceder en cada país o región conforme sea la estructura administrativa del Estado, el desarrollo de los archivos y la gestión de información documental que tengan.

En el caso de Colombia, se recogió información sobre modelos de similar naturaleza como los mencionados anteriormente, y con ello se realizó un apuesta a incentivar a las entidades en ir más allá de lo común, lo tradicional, lo clásico, es decir, más allá de los instrumentos archivísticos y la organización de archivos; con la construcción de un modelo de referencia estratégica que a su vez fuese integrador de normas y estándares en áreas temáticas conexas a la gestión documental y la administración de archivos, en 2018 el Estado Colombiano hizo una apuesta en el desarrollo de la política de archivos al presentar su modelo de gestión, el cual tiene el propósito de conducir con la autoevaluación y posterior planeación para la implementación y evolución en el deber ser de los archivos, y claro también, sirve como guía para acciones de monitoreo, evaluación, seguimiento y control.

El modelo de gestión documental y administración de archivos, formulado en Colombia se diseñó presentando el contenido en una estructura temática a través de 5 componentes: Estratégico, gestión documental, administración de archivos, tecnológico y cultural.

Es un referente que orienta más no obliga. Trata desde instrumentos archivísticos y de planeación, indicadores de gestión, condiciones de seguridad en el trabajo, procedimientos, pasando por conservación y preservación documental, herramientas tecnologías, datos abiertos, interoperabilidad, seguridad de la información hasta gestión del conocimiento, redes culturales, impacto ambiental, alfabetización digital,  entre otros muchos temas relacionados con el desarrollo estratégico de la función archivística.

El Modelo diseñado en Colombia, en su primera versión, fue dirigido principalmente a las organizaciones gubernamentales entendiendo, claro, que existen brechas significativas de madurez y capacidades económicas y administrativas, sin embargo, cuentan con un referente de a dónde deben llegar, sin que este sea de carácter exclusivo de las entidades públicas, con ello quiero decir, que si una entidad privada, o incluso de otro país consulta el documento puede encontrarse con la oportunidad de ampliar la visión de los productos, servicios o lineamientos que pueden desarrollarse entorno a la gestión de documentos, además de articular y apalancar otros modelos de gestión administrativa que también son transversales a la organización, tales como: tecnologías de la información y las comunicaciones, transparencia y el acceso a la información pública, atención al Ciudadano, gestión de calidad, racionalización y simplificación de trámites, estrategias anticorrupción, en general todo aquello relacionado con la eficacia de la administración Pública y los pilares que promueve el Gobierno abierto.

Considero que no existe un solo camino claro, único y certero, dado que todo evoluciona y por ello la vigencia del modelo dependerá del entorno internacional, los nuevos desarrollos, la innovación, la demanda social en el acceso a la información y la gestión de las entidades, por tanto no existe un patrón exacto de actualización de un modelo de gestión, una vez que se empieza aplicar debe estar en constante observación para ir recopilando las posibilidades de evolución, bajo una mirada de un ciclo PHVA, se producirá la mejora continua que puede ser expresada en versiones, quizá en un lapso mínimo probable de dos años, esto se deberá al tiempo de gestión del nuevo documento.

La implementación gradual del modelo, permitiría a las entidades planear las metas a obtener y llevarlos al próximo nivel en el marco de una estrategia que traza el mapa de ruta y dirige la maduración de un sistema de gestión de documentos, además estimó también que la implementación permitirá aportar al desarrollo normativo, procedimientos administrativos, unificación y construcción de vocabulario así como lineamientos en aspectos técnicos, tanto a nivel institucional como regional que orientan el quehacer archivístico.

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