«Los Archivos Históricos y su Participación en la Transformación Digital» Entrevista con Claudia Castillo

La Transformación Digital es una tendencia tecnológica y empresarial que ha venido madurando y que dará un cambio sustancial a la sociedad como la conocemos. Los archivos no son ajenos a esta tendencia y como tal, tienen una implicación muy alta en su correcto desarrollo y por ello hemos invitado a Claudia Castillo a que nos dé su visión en torno a los archivos históricos y su relación con la transformación digital, sin duda una entrevista que esperamos disfruten tanto como nosotros.

(Archivoz)Hola Claudia, es un placer tener este espacio contigo.

(Claudia Castillo) Muchas gracias por la invitación, es un gusto compartir en este espacio.

(Archivoz)Cuéntanos de tu historia profesional, ¿cómo llegas a los archivos?

(Claudia Castillo) Desde muy pequeña he tenido un gran interés por el arte y luego de transitar por diferentes espacios de este campo, culminé mis estudios profesionales en Conservación y Restauración de Bienes Culturales Muebles; desde entonces me enamoré no solo del arte, si no de temas relativos a la memoria, la cultura y el patrimonio.

Llegué al mundo de los archivos a finales de la primera década de este siglo, cuando el Archivo General de La Nación de Colombia me abrió sus puertas a la que considero mi segunda casa. Allí he tenido la oportunidad de acercarme a este mundo, que es tan fascinante como complejo, lo que me ha llevado a recorrer un largo pero interesante camino a nivel profesional.

Durante este tiempo, me especialicé en gerencia y gestión cultural y otros estudios relativos a los archivos y gestión documental, que más allá del solo aprendizaje, me generaron grandes inquietudes sobre la conservación y preservación de la memoria y el patrimonio cultural, en un entorno tecnológico tan cambiante como el que estamos viviendo en la actualidad, en donde la los archivos no solo se encuentran dentro de una perspectiva de lo histórico y cultural, si no que este enfoque se extiende al contexto de la transparencia de la información pública y  la garantía de los derechos fundamentales, con una clara orientación hacia el servicio al ciudadano.

Estas inquietudes me llevaron a abordar temas de preservación a largo plazo, preservación digital, estudio de estándares de gestión y preservación de documentos, nuevas tecnologías, así como de políticas y normativa, entre otros. En este devenir obtuve mi título de Magíster en gestión documental, transparencia y acceso a la información y actualmente, con una visión muchísimo más amplia, me he integrado a la praxis de la construcción del patrimonio documental en el contexto de los archivos históricos del país y a la docencia universitaria.

¿Cuál es el panorama general los archivos históricos en el contexto de la transformación digital?

(C.C.)Considero que es un momento clave para la difusión de los archivos históricos, para dar a conocer los valiosos acervos que se encuentran en los archivos generales o institucionales.  La transformación digital es un concepto muy amplio que tiene que ver con todos los cambios que se producen por la incursión de nuevas tecnologías en todos los campos de la sociedad, es decir, en al campo político, económico, social y por supuesto el campo cultural.

Las tecnologías emergentes y el uso de técnicas descriptivas y modelos predictivos a través de la analítica de datos, considero que pueden ser una gran oportunidad para apoyar procesos de identificación de archivos históricos e incluso apoyar los procesos de descripción de los documentos de valor histórico y patrimonial. Por supuesto, el mayor impacto de las tecnologías de la información estaría en temas de difusión.

Interesante, ¿cómo se articula este panorama con la preservación, acceso y difusión de los mismos?

Estos son tres conceptos claves relacionados con los archivos históricos. La preservación es inherente al acceso, no tendría sentido preservar sin asegurar el acceso a los documentos en el futuro. Todas las actividades de preservación que se desarrollan en una institución sólo adquieren sentido cuando se asegura la accesibilidad, entendiendo que ésta incluye la consulta y la difusión de los documentos.

Me identifico con el concepto de acceso de Ray Edmondson, que explica el acceso como el derecho que tiene toda persona a consultar y conocer su patrimonio y como todos los usos, entregas físicas o exhibiciones de los contenidos de un archivo, a través de servicios de información, multimedia, publicaciones impresas, entre otros, que pueden incluir cualquier actividad de difusión con fines educativos, culturales o incluso comerciales.

¿Qué hacer para lograr la preservación del patrimonio documental?

Son muchas las respuestas. En principio diría que estamos en un momento crítico de la preservación del patrimonio documental en particular el de naturaleza digital y precisamente saber qué hacer es el quid del asunto. Digamos que, en el contexto de la preservación a largo plazo, existe una amplia tradición en la conservación y preservación de documentos textuales en soportes como el papel, por ejemplo. Este tipo de documentos constituyen una de las amplias gamas del patrimonio documental que, en condiciones adecuadas, tenemos una mayor certeza del tiempo que estarían disponibles para las futuras generaciones.

Pero si pensamos en los documentos analógicos el panorama de la preservación cambia y se convierte en un tema un tanto incierto; por ejemplo, documentos sonoros y audiovisuales en soportes analógicos, tienen gran riesgo de pérdida no solo por la fragilidad de los soportes, si no por las grandes problemáticas que genera la obsolescencia de los equipos de grabación y de reproducción, las cuales a su vez derivan en grandes dificultades para la valoración de este tipo de documentos.

Frente a esto, muchas instituciones de la memoria han emprendido grandes proyectos de digitalización, como una de las medidas para asegurar la preservación a largo plazo de aquellos contenidos que tienen carácter patrimonial y que por lo tanto deben ser accesibles todo el tiempo que sea necesario.

En tiempos de transformación digital, parecería una gran solución, pero esta situación ha traído consigo otras y más grandes incertidumbres para la preservación del patrimonio documental. Un ejemplo, lo constituyen grandes acervos que han sido digitalizados, pero carecen de elementos de descripción archivística suficientes para su recuperación y fácil acceso o de políticas para su gestión y preservación a largo plazo.

Creo que en este momento existe la tendencia a subordinar la generación de políticas, procesos, procedimientos y buenas prácticas de gestión documental y preservación, al uso o implementación de soluciones o herramientas tecnológicas, lo cual conlleva a grandes riesgos para la preservación de los documentos a largo plazo.

¿Cuál es la importancia del proceso de valoración para la preservación a largo plazo de los documentos de carácter histórico y patrimonial?

Definitivamente la valoración es el eje de la construcción de patrimonio documental porque finalmente, no es un papel, un pergamino, una cinta o un objeto digital lo que queremos conservar para la posteridad, si no el contenido y los valores que este representan. Un papel, por ejemplo, es un material a base de celulosa, con otro tipo de aditivos que lo convierten en un soporte que sirve para realizar un registro cualquiera que este sea. En este punto sería un elemento como muchos más, que aportaría información sobre su tecnología, sobre la forma como fue elaborado en un tiempo específico. Caso distinto es si el mismo soporte contiene el registro de información que lo hace único por la temática, el autor, su firma, etc., que permiten atribuirle valores históricos, científicos, estéticos o culturales, según el contexto de creación y por supuesto del contexto en el que se hace la valoración.

El proceso de valoración supone un análisis riguroso de la producción documental;  para una entidad de la administración pública implica incluso anticiparse a la misma producción documental para crear estrategias que, de acuerdo con los tiempos de retención, permitan que los documentos se preserven a lo largo del tiempo, seleccionando materiales de la mejor calidad o formatos estandarizados, normalizando los procesos y procedimientos de producción documental, de tal forma que se aseguren las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos por el tiempo que sea necesario.

Establecer criterios de valoración para determinar qué se debe preservar para el futuro es fundamental a la hora de seleccionar los elementos que formarán parte del patrimonio documental, independiente de su soporte o medio de producción. Para el caso de los archivos de las entidades públicas, estos criterios servirán para el establecimiento de los valores primarios o los valores secundarios de los documentos producidos en desarrollo de sus funciones los cuales se ven reflejados en instrumentos como las tablas de retención documental.

En el contexto archivístico, los instrumentos de valoración son imprescindibles para asegurar la preservación a largo plazo de los documentos, porque en ellos se materializa la intención de preservar aquellos que se consideran representativos dentro de un contexto sociocultural determinado, para el conocimiento de futuras generaciones.

Y desde este punto, ¿cómo tratar las colecciones de archivos privados?

Ese es otro de los escenarios de la valoración documental. Los archivos privados son conjuntos documentales producidos por parte de una institución, familia o persona, que revisten algún interés bien sea social, político, económico, técnico, científico o cultural y que por ello se considera que tienen gran significación histórica. Dentro del ámbito cultural, existen pautas o criterios que orientan la atribución de valores a este tipo de archivos, como los valores históricos, estéticos y simbólicos. Una vez se ha identificado el archivo privado, estos son los elementos que, de manera general, se tienen en cuenta para su ingreso a un acervo patrimonial. La clave de para la incorporación de este tipo de archivos al patrimonio documental, está en la creación de estrategias que faciliten su identificación y posterior valoración, en motivar a los poseedores o custodios de este tipo de archivos para que los pongan a disposición de los archivos generales y así asegurar su preservación a largo plazo y su difusión.

El tema de los archivos privados es realmente encantador porque la historia que se cuenta a través ellos tiene que ver con las personas y sus circunstancias en un contexto determinado. Son elementos del patrimonio que generalmente están conectados a procesos, prácticas y eventos que son significativos para una comunidad determinada y por lo tanto son significativos para la memoria colectiva de un país.

Cuéntanos más acerca de ¿La construcción social del patrimonio documental?

Bueno, esta es una idea relacionada con el concepto de patrimonio cultural de Llorens Prats; es algo así como la un construcción social o cultural dentro de un universo simbólico legitimado en donde debe existir consenso en torno a lo que se considera patrimonio o donde se genera un proceso de contextualización o recontextualización de lo que se considera como tal. Esto forma parte de un modelo teórico propuesto por este autor en relación con los procesos patrimoniales, que me gusta como referencia para entender un poco cómo se generan estos procesos, teniendo en cuenta que el patrimonio documental es fundamento de la memoria y la cultura y que los documentos, en su concepto más amplio, constituyen la estructura base de la construcción del patrimonio cultural.

Finalmente cuéntanos ¿Cuáles, consideras son los Retos para la preservación de los Archivos?

Tenemos grandes retos, pero haré referencia a los dos que considero más relevantes.

Uno es asumir con todo el rigor técnico los riesgos para la preservación de los archivos a largo plazo, en particular en el contexto de la transformación digital y su impacto en la producción documental. Adelantarnos a lo que pueda suceder a corto, mediano y largo plazo será la base de la creación de estrategias efectivas de preservación de los archivos.

Y el otro gran reto, es hacer efectiva la gestión del conocimiento en su concepto más amplio, creando las mejores condiciones para el crecimiento del capital humano de las instituciones. Sin duda el resultado será una mayor comprensión de lo que significa la gestión y preservación documental y cómo esto aporta a la generación de valor público y a la construcción del patrimonio documental.

Gracias Claudia por esta genial entrevista. Sin duda nos queda muy claro cómo los archivos son transversales en los procesos de transformación digital. Esperamos que podamos tener más espacios de conversación contigo para continuar hablando de este tema de tanto interés para la comunidad Archivística.


Entrevista
realizada por: José Libardo Borja

A %d blogueros les gusta esto: