Hoy nos acompaña Pilar Gil García, directora del Archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM) desde su creación en 1996, para hablar de la administración electrónica y de la transición digital de los archivos.
(Archivoz) La Universidad de Castilla-La Mancha y su Archivo se embarcaron en 2017 en un proyecto de implantación de aplicaciones tecnológicas para la tramitación administrativa y para el archivo de la documentación física y electrónica. Pero las soluciones tecnológicas no lo son todo, en realidad el proyecto comenzó mucho antes con la definición conceptual del modelo de administración y archivo. En todo este proceso ¿qué papel han desempeñado el archivo y los archiveros?
(Pilar Gil) El modelo de archivo de la UCLM nace simultáneamente a la creación del propio archivo ya que en 1998 se aprueba el primer Reglamento que, aunque modificado en 2005, define ya todos los elementos estructurales sobre los que, posteriormente, se desarrolla el servicio de Archivo Universitario hasta el día de hoy. En la definición y desarrollo de este modelo de archivo, las archiveras hemos tenido la suerte de contar con cierta autonomía, no exenta de limitaciones, aplicando criterios archivísticos durante más de veinte años, teniendo en cuenta las posibles soluciones tecnológicas y, por supuesto, trabajando juntamente con nuestros compañeros del Área UCLM TIC en un contexto que ellos mismos bautizaron como ArchivisTIC.
(Archivoz) Decíamos que la tecnología no lo es todo. ¿Qué peso deben tener los modelos conceptuales a la hora de gestionar un archivo?
(PG) La tecnología no lo es todo pero es mucho. Los modelos conceptuales pertenecen al mundo de las ideas y, sin la tecnología que permita implantarlos y desarrollarlos en el mundo real, no son gran cosa sólo modelos. Y, a la inversa, la tecnología, sin un sólido modelo conceptual, tiene poco recorrido porque es la tecnología la que debe adaptarse al modelo y no el modelo a la solución tecnológica que suele tener fecha de caducidad.
(Archivoz) ¿Cuál ha sido la mayor dificultad para hacer realidad el proyecto en el que estáis embarcados?
(PG) En un ámbito como el universitario en el cual el criterio académico tiene un peso determinante, la mayor dificultad ha sido conseguir que se reconociera que el Archivo Universitario tiene un ámbito de competencias más amplio que el estrictamente archivístico -en el sentido decimonónico del término- como coordinador de la gestión documental corporativa, lo cual no es poco. En este reconocimiento tenemos que agradecer el apoyo del Área UCLM TIC que nos ha confiado tanto el liderazgo de los proyectos específicos como la gestión documental de proyectos corporativos. No obstante, todavía estamos en ello porque es preciso que, más allá del reconocimiento puntual, los órganos de gobierno asuman que la gestión documental es un área funcional y se obre en consecuencia, así como que la comunidad universitaria supere la resistencia al cambio de paradigma documental, resistencia que, hoy por hoy, impide que el nuevo enfoque cale en la cultura de la organización; éste es el gran desafío que el Archivo Universitario tiene que afrontar y resolver.
(Archivoz) Desde tu experiencia trabajando como responsable del archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha, ¿crees que están preparadas las instituciones para dar el salto a la administración electrónica?
(PG) El término “administración electrónica” pese a su popularidad es un término imperfecto. Me parece imperfecto porque cuando se define la existencia de una “administración electrónica” se está dando por sentado la existencia de una “administración no electrónica” y, desde mi punto de vista, la administración no puede ser identificada por el tipo de medios con los que que se dota para desarrollar sus funciones en cumplimiento de sus fines. Personalmente, prefiero hablar de “transformación digital” o “digitalización” que es un concepto más preciso y perfecto por cuanto implica al conjunto de cualquier organización, sus procesos, procedimientos y servicios. En este sentido, respondiendo a tu pregunta, diría que las organizaciones, públicas y privadas, están, en general, inmersas en este proceso de transformación digital aunque algunas le llamen “administración electrónica”.
(Archivoz) ¿Crees que se está llevando de forma correcta esta transición hacia lo digital?
(PG) Llevamos una década asistiendo a la creación de un modelo de “administración electrónica” y, simultáneamente, observando como la tecnología responde lentamente o no acaba de responder a la hora de proporcionar las soluciones para armar ese modelo, especialmente en lo que se refiere al archivo electrónico , por citar un ejemplo: las plataformas de tramitación electrónica de expedientes administrativos todavía parecen ignorar que hay vida más allá de la tramitación. Y lo ignoran incluso cuando la Ley 39/2015 establece expresamente la existencia de un archivo electrónico en cada administración.
(Archivoz) El proyecto de implantación tecnológica en la Universidad de Castilla-La Mancha está siendo ejecutado por un consorcio de empresas: Telefónica, Tangram y Odilo ¿Cómo consideras que la empresa privada puede ayudar a las instituciones públicas en esta transición? ¿Cuál ha sido tu experiencia?
(PG) Mi experiencia en la colaboración público-privada viene de lejos porque desde hace muchos años he tenido la oportunidad de poder trabajar con soluciones propietarias simultáneamente con soluciones corporativas, algunas de ellas desarrollos de la “casa”. En este sentido, cada solución tiene su lugar y sólo un correcto análisis previo de las posibles opciones es el que puede asegurar que la decisión que se adopte sea la acertada. Por eso, no hay soluciones ideales pero lo que sí hay son opciones y allí donde los desarrollos propios ya no alcanzan, o no son sostenibles, es donde se abre paso la vía de la colaboración. La empresa privada aporta, sobre todo, conocimiento que es un intangible tan valioso como una herramienta correctamente desarrollada o un servicio de atención al usuario ágil y eficiente.
(Archivoz) Hasta ahora, los archivos conocían bien la realidad del papel pues la metodología, herramientas y técnicas estaban sobradamente probadas y asentadas en estos soportes. ¿El contexto electrónico cambia mucho las cosas?
(PG) El contexto electrónico es un nuevo modelo asentado en el cambio de soporte documental, esto es determinante y, obviamente, cambia muchas cosas en el modo de realizar la gestión documental y archivística. No se trata sólo de adaptar los procedimientos de tramitación o de gestión del archivo físico a un nuevo entorno sino de identificar y definir nuevos procedimientos de gestión para el archivo electrónico. Pero en este contexto, evidentemente, hay elementos estables como los asociados al proceso técnico de los documentos y otros aspectos que cambian poco como son los relacionados con la valoración documental o el régimen de acceso y difusión de la información.
(Archivoz) ¿Podemos hablar de conservación a largo plazo cuando nos referimos a la documentación electrónica? ¿en unos años se hará realidad el «agujero negro digital» de información irrecuperable que se pronostica? ¿Cómo aseguráis la preservación a medio y largo plazo de la documentación digital en la Universidad de Castilla-La Mancha?
(PG) Quiero pensar que sí que podemos hablar de conservación a largo plazo pero también es cierto que, en realidad, lo que estamos haciendo hoy en día es intentar gestionar el riesgo real de pérdida de información que no es un futurible sino algo que sabemos todos que está sucediendo ya. Y para gestionar este riesgo contamos con las soluciones tecnológicas que nos permiten desde cumplir los requisitos del ENI y el ENS, asegurando la conservación documental, hasta plantar cara a la obsolescencia tecnológica con la preservación documental a largo plazo como objetivo último.
(Archivoz) ¿Qué hay de los ciudadanos (comunidad universitaria)? ¿Es posible que los archivos se hayan preocupado mucho por la conservación y no tanto por la difusión y el acceso? ¿Tienen mucho terreno por recuperar los archivos en esta era digital?
(PG) Aunque es cierto que los miembros de la comunidad universitaria (alumnos, personal de administración y servicios, y personal docente e investigador) son nuestros principales usuarios, los archivos universitarios son servicios públicos abiertos a la ciudadanía en general, con las mismas obligaciones y limitaciones de cualquier servicio de archivo público en lo que se refiere al acceso y a la difusión. No es que los archiveros nos preocupemos sólo por la conservación documental en términos absolutos es que sabemos que de la conservación depende que se pueda ejercer el derecho de acceso a la información pública que es la finalidad última de nuestro servicio. Ahora bien para que los ciudadanos de todos los tiempos puedan acceder y los archivos puedan difundir la información pública, ésta no sólo debe conservarse sino conservarse organizada. Y esto lo tenemos tan claro como tenemos claras las increíbles posibilidades que el nuevo modelo de sociedad digital nos ofrece para cumplir nuestra misión pero mientras las instituciones, y los que las gobiernan, no lo tengan igualmente claro, seguiremos sin contar con los recursos necesarios para hacerlo realidad por mucha creatividad o imaginación que invirtamos en nuestro trabajo.
(Archivoz) Para concluir, actualmente, ¿cuál es el principal reto de los archivos?
(PG) Si me permitís una paráfrasis cinéfila, os diría que el principal reto de los archivos es encontrar su lugar en el sol.
