Tecnología

Artículos sobre avances tecnológicos en el campo delos archivos y la gestión documental

Presentación de Dialnet Métricas y Portal de la Investigación: nuevos proyectos de la Fundación Dialnet

El pasado día 27 de febrero asistimos a la presentación de Dialnet métricas y su Portal de la Investigación con lo nuevos proyectos colaborativos en torno a @Dialnet.

Se impartió por la Fundación Dialnet, de la Universidad de La Rioja, en el Centro de Ciencias Humanas y Sociales (CCHS). Los ponentes Joaquín León Marín y Eduardo Bergasa contaron con la introducción de Isidro Aguillo.

Precisamente, la Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC) ofrecerá el viernes 22 de mayo un taller gratuito para sus asociados impartido por Joaquín León sobre Dialnet Métricas.

Aquí os dejamos un par de vídeos del evento.

 

(Metadatos autoría contenidos canal Archivoz en Youtube)

Autor: Canal Archivoz International Archives Magazine, con la colaboración del Servicio de Documentación Multimedia. Dpto. Biblioteconomía y Documentación. Universidad Complutense de Madrid.

Materia: Gestión archivística y documental.

Editor: SEDIC (Sociedad Española de Documentación e Información Científca).  C/ Rodríguez San Pedro 2. Oficina 606. 28015 Madrid-España. sedic@sedic.es.

Idioma: Español.

Derechos: Archivoz International Archives Magazine.

Ciudad-País: Madrid-España.

«Es mi batalla personal. Demostrar que los documentalistas son imprescindibles en las empresas»: Entrevista con Lara Rey, responsable de Strategic Watch & Information Management en Ferroglobe

Lara Rey, experta en Vigilancia Tecnológica e Inteligencia competitiva, con más de 20 años de experiencia y actualmente responsable de Strategic Watch & Information Management en Ferroglobe, nos explica la importancia de la figura de un documentalista en el sector de la investigación y el desconocimiento que hay sobre las ventajas que pueden aportar estos profesionales a la posición competitiva de las empresas.

(Archivoz) Lara, como documentalista en un departamento de I+D de una gran empresa, cuéntanos para contextualizar esta entrevista cuales son las principales tareas que llevas a cabo .

(Lara Rey) Pues nada que no haga cualquier documentalista en un lugar similar al mío. Búsquedas puntuales de información, boletines diversos sobre países en concreto o productos, vigilancia de patentes, vigilancia de competidores, seguimiento de proyectos, boletines de noticias, seguimiento de importaciones y exportaciones de productos, normativa, legislación, etc…

(Archivoz) La Vigilancia Tecnológica (VT)se enmarca en la norma UNE 166000:2006 y de su definición se pueden deducir las 4 grandes fases por las que está formada: Identificación, selección, análisis y difusión de la información. En tu labor como responsable de esta tarea, ¿cómo describirías el flujo de trabajo dentro de estos procesos? ¿Qué metodología debe usarse para conocer qué tipo de información relevante hay que vigilar?

(LR) Creo que solo con la segunda pregunta tendría para escribir un manual. Veamos.

Dentro de ese flujo, la identificación y selección de fuentes es quizá la parte más entretenida y sencilla. La difusión de la información tampoco tiene complejidad. Bajo mi experiencia, lo más complejo con diferencia es el análisis de inteligencia. Contestando, ya, a la segunda pregunta, de forma breve, el tipo de información relevante no se adivina. Es a base de hablar con las personas a la que enfocas esa información. De ir perfilando, desgranando y aprendiendo, de ensayo/error. Y por su puesto de un conocimiento interno importante.

(Archivoz) Generalmente, el proceso de Vigilancia Tecnológica se atribuye a los entornos de I+D+i y, por ende, se tiende a pensar que la persona idónea para desarrollar este tipo de actividades es un ingeniero, ¿cuál es tu opinión sobre esta disyuntiva que nos afecta actualmente a los expertos en gestión documental? ¿Crees que se debe en mayor medida al desconocimiento por parte de las empresas en las Ciencias de la Información?

(LR) Muy buena pregunta. Es mi batalla personal. Demostrar que los documentalistas son imprescindibles en las empresas.

Las facultades de Documentación, salvo honrosas excepciones, no tienen adaptado el programa a estos puestos de trabajo. Las empresas no demandan un perfil como el nuestro. Y nosotros, ahí estamos, dale que dale reivindicando un papel que no está reconocido por nadie.

Sé que las empresas necesitan documentalistas. Podría enumerar bastantes razones por las que somos necesarios. Cada una de ellas podría ser rebatida con mayor o menor dificultad por un empresario, ¿por qué un documentalista y no un ingeniero industrial, o un químico o un farmacéutico o un administrativo?

La búsqueda de empleo para los profesionales de la información no es sencilla teniendo presente el práctico desconocimiento que tiene la sociedad de nuestras funciones y posibilidades.

La vigilancia tecnológica toma de las ciencias de la información y documentación las técnicas propias de recogida y análisis de la documentación científica, el almacenamiento de la información en ella contenida, y la recuperación y difusión de la misma. Lo mismo que ha hecho toda la vida un archivero o un bibliotecario. Lo que cambia es el entorno y las fuentes.

La labor de los documentalistas en la gestión de un sistema de vigilancia tecnológica/inteligencia competitiva será fundamental, ya que buscará y captará la información relevante, la tratará y validará, y explotará y difundirá a quien demande esa información. Lo que es la bibliometría y la cienciometría, el diseño de mapas tecnológicos o análisis de patentes son tareas que podrían desempeñar los documentalistas que debido a su poca inserción en el mundo empresarial pasan completamente desapercibidos.

El auge de los sistemas de VT e IC (Inteligencia competitiva) supone una oportunidad para los profesionales de la información, que tienen 2 retos: incorporar y valorizar los conocimientos y técnicas propias de las ciencias de la información y documentación; y poner en valor ante la sociedad la calidad del trabajo documental, amenazado por la irrupción de neologismos y denominaciones que enmascaran técnicas tradicionales de la profesión.

(Archivoz) Estudios indican que una buena aplicación de este puesto para llevar a cabo la Vigilancia Tecnológica puede ayudar a situar a la empresa en el entorno competitivo, cuéntanos en qué medida y cómo afecta.

(LR) Básicamente a no duplicar esfuerzos, a estar al día de todo lo que necesites saber para acudir a una feria, en una reunión, hablando con un cliente, y por supuesto a localizar nichos de mercado u orillas del negocio.

(Archivoz) Recientemente ha surgido la figura del document controller y los expertos lo definen como la persona que se encarga de controlar que los flujos de información internos y externos funcionen. ¿Deberían plantearse en las universidades españolas una orientación más definida en esta disciplina? Tenemos el ejemplo del caso anglosajón, en el que se diferencia perfectamente la figura del record management a la del librarian, por ejemplo.

(LR) ¿Por qué lo llaman document controller, content curator, data curator, cuando quieren decir Documentalista? Como dijo en su momento Tomas Baiget: “A mi entender nada justifica este nuevo nombre, pues el hecho de que ahora haya Internet, webs y blogs no hace cambiar nuestras funciones de toda la vida. Ni tampoco creo que lo justifique ningún posible matiz de contexto interno/externo, empresa/administración pública”

Si que es cierto que hay pequeños matices. Un document controller es un profesional que suele trabajar bajo la supervisión del Project Manager, y cuya principal responsabilidad consiste en la gestión de la ingente documentación generada a lo largo del transcurso de un proyecto (sea el que sea)

Pero vamos, nada nuevo para un documentalista.

“La ciencia fundamenta muchas iniciativas políticas, económicas y sociales“: Entrevista a Marta Fallola, responsable del Servicio de Difusión de la Cultura Científica en la Universidad de Extremadura.

(ARCHIVOZ) Buenas tardes, Marta, es un placer poder hacerle una entrevista a una persona con tanta trayectoria profesional como la tuya. Cuéntanos un poco como has llegado a ser la responsable del Servicio de Difusión de la Cultura Científica. ¿Cuándo empezó este servicio y con qué finalidad surgió su creación?

(Marta Fallola) He tenido la suerte de vivir los comienzos del Servicio de Difusión de la Cultura Científica, creado hace ahora 9 años, en octubre del 2010. Con mis dos compañeras que trabajan conmigo, Cristina Núñez y Macarena Parejo, empezamos a desarrollar los contenidos del servicio. Ha sido una gran aventura y un reto que inicié con mucha ilusión. Había que definir objetivos, acciones, crear un programa de trabajo, darse a conocer dentro de la universidad y fuera, convencer a los investigadores de la importancia de que la divulgación esté estructurada, planificada en la universidad, y que, si todos sumamos, la comunicación es mucho más efectiva. Por lo tanto, el servicio fue configurado como un sistema de apoyo a la investigación, integrado dentro del Vicerrectorado de Investigación. El servicio nació para reforzar y apoyar la comunicación de resultados de investigación y desarrollo tecnológico, así como, para avanzar y estrechar enlaces con los distintos destinatarios de las acciones de cultura científica, ya sea la comunidad universitaria, los estudiantes no universitarios o las empresas. Queremos potenciar el diálogo e interacción entre ciencia y sociedad, mediante actividades de divulgación científica llevadas a cabo de una manera rigurosa, atractiva y accesible para todos los públicos.

(ARCHIVOZ) Como secretaria actual del Servicio de Difusión de la Cultura Científica de la UEX (SDCC), ¿Cómo describirías el objetivo principal de la divulgación científica? ¿Cuánto de positivo es la divulgación científica en el entorno Universitario y, sobre todo, para la ciudadanía?

(MF) La divulgación científica que realizamos desde las universidades y centros de investigación tiene varios objetivos. En primer lugar, está la misión de promover la cultura científica en la sociedad. Hay que seguir trabajando en la alfabetización científica, teniendo en cuenta, además, que los ciudadanos desean estar informados, como así lo subrayan las sucesivas encuestas de percepción social de la ciencia que lleva a cabo la FECYT cada dos años. Nosotros queremos ir más allá de la transmisión de información, en el sentido clásico de comunicación, y esperamos contribuir a que los ciudadanos puedan juzgar, ser críticos y formar una opinión basada en la evidencia y en el conocimiento. La ciencia fundamenta muchas iniciativas políticas, económicas y sociales, y en esta era digital, de redes sociales y de fragmentación de la información que vivimos, todo el mundo opina, pero en mucha ocasiones estas valoraciones están basadas en percepciones personales o preferencias sociales. Es por ello que el público debe acceder al contenido científico, entenderlo y ponerlo en contexto.

Asimismo, otro objetivo fundamental de la divulgación es que la sociedad conozca a los investigadores y valore el trabajo que están desarrollando ya que, en la mayoría de los casos, la investigación se lleva a cabo con fondos públicos. Pretendemos avanzar hacia una investigación cercana, próxima a las preocupaciones e intereses sociales, en contacto con los ciudadanos y diferentes agentes sociales y económicos, todo ello en línea con el principio transversal de Investigación e Innovación Responsables (RRI por sus siglas en inglés), que promueve la Unión Europea en el programa Horizonte 2020. Por este motivo, es fundamental contextualizar la comunicación de la ciencia y diseñarla en función de diferentes públicos y objetivos.

Por último, pero no por ello menos importante, apoyamos la divulgación dirigida a acercar la ciencia y la tecnología a los más jóvenes, los estudiantes no universitarios. Pretendemos dar a conocer las profesiones STEAM (ciencia, tecnología, ingeniería, arte y matemáticas) que van a tener una alta demanda laboral y que en muchas ocasiones sufren de estereotipos, de falta de referentes y modelos (sobre todo en el caso de las chicas).

(ARCHIVOZ) En el último Programa de Actividades (2017) del SDCC se definen los objetivos del Servicio: visibilidad y reconocimiento de la producción científica de la UEX, fomentar los canales de comunicación entre la comunidad investigadora, empresas y otros agentes, potenciar la vocación científica y acercar la ciencia y la tecnología a la sociedad. Háblanos un poco sobre los dos últimos, ya que diferenciáis en vuestros objetivos las actividades que llegan al público general de las actividades de divulgación para los estudiantes.

(MF) Las actividades de divulgación científica se diseñan sobre todo en función del público destinatario. No es lo mismo planificar un taller para niños, ofreciendo un primer contacto más directo y visual con la ciencia, con el objetivo de despertar la curiosidad, que llevar a cabo talleres con estudiantes de educación secundaria. Hay actividades como la Noche de los investigadores que tienen un gran impacto social, y son muy llamativas, en las que el propósito es poner la ciencia y sus investigadores en la actualidad del día. En otros proyectos, como es el caso de la Semana de la ciencia, pretendemos que los estudiantes colaboren en la realización del contenido de las actividades, que tengan un papel más proactivo. Esta manera facilita aprender haciendo. También desarrollamos actividades para otro tipo de públicos en riesgo de exclusión social, un programa de radio sobre ciencia realizado íntegramente por los presos del centro penitenciario de Badajoz y talleres de tecnología dirigidos personas con discapacidad. En nuestro servicio redactamos notas de prensa de resultados de investigación. Esta labor, que requiere de una comunicación y colaboración muy estrecha con el investigador, es muy gratificante sobre todo cuando ves la noticia publicada en los medios de comunicación, y que esta difusión de la investigación sea origen de colaboraciones diversas, ya sea entre grupos de investigación o entre investigadores y empresas.

(ARCHIVOZ) Entrando en mayor detalle, ¿qué tipo de iniciativas se llevan a cabo dentro del servicio para comunicar los resultados de la I+D y la divulgación científica en la sociedad en general?

(MF) Como ya indiqué antes, nuestras actividades se diseñan en función del público destinatario. Tenemos actividades dirigidas a niños de Educación Primaria (Desayuna con la ciencia), a estudiantes de Educación Secundaria (la Semana de la ciencia, Guiones para la ciencia, entre otros) y a toda la sociedad, por ejemplo, la Noche de los Investigadores y Pint of Science. También, editamos una revista de divulgación científica, la revista digital Viceversa, de periodicidad mensual y gratuita. Redactamos notas de prensa, artículos, entrevistas sobre la investigación y el desarrollo tecnológico que genera la universidad. En este sentido, estamos registrados en la agencia española de noticias de ciencia SINC y en la agencia internacional EurekAlert.

Somos un servicio de apoyo a los investigadores. Por tanto, colaboramos también en proyectos, congresos, seminarios. Asimismo, pretendemos fomentar la formación en comunicación y divulgación científica. Es necesario proporcionar a los investigadores, estudiantes y futuros divulgadores las pautas y herramientas para llevar a cabo una divulgación científica atractiva, amena y eficaz

(ARCHIVOZ) El SDCC está registrado en la red nacional de Unidades de Cultura Científica de Innovación (Red UCC+i), coordinada por FECYT (Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades), ¿qué relación implica esta vinculación?

(MF) Efectivamente, estamos registrados como UCC+i en la red de FECYT. El Libro Blanco de Unidades de la Cultura Científica y la Innovación (2012) define estas estructuras como los principales agentes de la difusión de la ciencia y la innovación en España, actuando de intermediarias entre los investigadores y los medios de comunicación. El establecimiento de esta red promovida desde FECYT está en el origen de los encuentros ComCiRed (Comunicar Ciencia en Red). Estos congresos de varios días, que se celebran cada año, nos reúnen a todas las UCC+i con el objetivo de compartir experiencias, casos de éxito, escuchar a expertos en la materia y conocer nuevas iniciativas. Son unos encuentros muy enriquecedores que favorecen además el contacto y la relación entre las personas que trabajamos en las unidades de cultura científica, compañeros y también amigos. Asimismo, la FECYT publica todos los años la convocatoria de ayudas para el Fomento de la Cultura Científica y la Innovación, en la que hay una línea especialmente dirigida a financiar el programa de trabajo de las UCC+i.

(ARCHIVOZ) ¿Desde el Servicio de Difusión de la UEX, se lleva algún tipo de contabilidad basada en indicadores bibliométricos de la producción científica?

(MF) No, esta labor la lleva a cabo en la UEx el Servicio de Bibliotecas. Para nosotros la labor de la Biblioteca en indicadores junta con las estadísticas que proporciona el portal de transparencia nos es muy útil y valiosa como fuente de información para comunicar ciencia. Y es que nuestras notas de prensa tienen a menudo como referencia publicaciones en revistas científicas.

(ARCHIVOZ) En tu labor como secretaria del Servicio, ¿Apuntan los datos algún descenso en el interés por la ciencia en los jóvenes?

(MF) El interés por la ciencia y la tecnología en los jóvenes ha aumentado en los últimos años, si comparamos los datos de la Encuesta de Percepción Social de la Ciencia de FECYT (2018). De hecho, el interés por estas temáticas disminuye a medida que la edad de la ciudadanía se incrementa, así el mayor interés por la ciencia y la tecnología se registra entre las personas de 15 a 24 años (22,7%) y el menor en las personas de más de 64 años (6,7%). Nosotros, también observamos este interés en los más jóvenes, y lo que es muy importante, para atraerlos es necesario adaptar el contenido convirtiéndoles en protagonistas de la acción y tener claro, que para ellos, la principal fuente de información científica está en Internet y en las redes sociales.

(ARCHIVOZ) El 11 de febrero se celebra el Día Internacional de la Mujer y la Niña en la Ciencia. Hoy en día los datos siguen siendo sorprendentemente bajos, por ejemplo, menos del 7% de las niñas se ven como científicas en un futuro. Como mujer y como secretaria de un servicio de difusión científica, ¿qué opinas en cuánto a estos datos y qué medidas crees que sería importante tomar respecto a la divulgación y educación?

(MF) Nosotros trabajamos en la línea de proporcionar a las niñas modelos y referentes de mujeres que trabajan en el ámbito STEM, sobre todo en ingeniería. Queremos dar visibilidad a estas mujeres, satisfechas con su trabajo y que ofrecen otra perspectiva más social de lo que es el mundo de la ingeniería. Además, nuestro objetivo es ayudar a romper el techo de cristal. Es decir, queremos divulgar y compartir experiencias de mujeres de todas las generaciones de edad, que han alcanzado puestos de responsabilidad, por ejemplo, son catedráticas, dirigen grupos o institutos de investigación, o son IP de proyectos de investigación. Las mujeres deben apostar por ellas y aspirar también a la gestión y dirección.

El objetivo es que las mujeres estudien y trabajen en aquello que les gusta y es su vocación, ya sea en el ámbito STEM o no, pero que su decisión sea libre de prejuicios, estereotipos o falsas referencias.

(ARCHIVOZ) Gracias de nuevo Marta por colaborar con Archivoz y comunicar a nuestros lectores todas las iniciativas con las que trabajáis en el servicio de difusión de la UEX para acercar la ciencia a la sociedad en general.

¿Son útiles y seguras las aplicaciones móviles en salud?

La tecnología móvil ha cambiado la forma en que vivimos, trabajamos y nos comunicamos afectando a todas las esferas de nuestra vida. Oficialmente según GSMA ya hay más dispositivos móviles que personas en el mundo (Julio Alonso-Arévalo, 2017)3. El campo de la salud móvil se ha convertido en un sub-segmento de la eSalud, que tiene que ver con el uso de los avances tecnológicos, tales como teléfonos móviles, GPS, apps o monitores de pacientes en los servicios de Salud e información. Así, el uso de las tecnologías móviles para apoyar el logro de objetivos de salud se denomina Salud móvil o mHealth, y tiene un potencial importante para transformar la prestación de servicios de salud en todo el mundo, tal como se reconoce el Libro Verde sobre la Salud móvil publicado por la Comisión Europea (Libro Verde sobre Salud Móvil en la UE COM(2014) 219 final 2014)7.

Este mismo documento estima que la utilización de apps móviles podría mejorar la eficiencia de la atención al paciente, minimizando hasta en un 30% del tiempo empleado en acceder a información y a su análisis, con un ahorro adicional del 15% de los costes por disminución de la demanda y utilización de los servicios de atención sanitaria. Por tanto, se estima que la Salud móvil es un campo emergente y de rápido desarrollo que tiene el potencial de desempeñar un papel clave en la transformación de la asistencia sanitaria y, puede aumentar la Calidad y eficiencia. Su misión es completar en lugar de sustituir a forma de asistencia sanitaria tradicional (mHealth App Developer Economics 2016: The current status and trends of the mHealth app market: 6 th annual study on mHealth app publishing based on 2,600 plus respondents, 2016)8.

MHealth incluye el uso de dispositivos móviles en la recogida de datos sobre la clínica, la asistencia, la entrega y, el acceso a información para profesionales, investigadores, y pacientes. También para el seguimiento en tiempo real de los pacientes, y en la provisión directa de atención a través de la telemedicina móvil. Esto está implicando rápidos avances en el ámbito tecnológico y un crecimiento exponencial de las aplicaciones móviles dedicadas a usos en la Salud. Sin embargo, la calidad de estas apps tiene una alta variabilidad, tanto en contenidos como en características funcionales, muchas de ellas son de dudosa validez y fiabilidad y, la mayoría de ellas no están integradas en el sistema sanitario, de manera, que este crecimiento desordenado hace necesario establecer mecanismos de regulación que garanticen que estas aplicaciones se utilicen con seguridad (Julio. Alonso-Arévalo, 2016)2 a través de indicadores de Calidad y Seguridad para sus usuarios (Junta de Andalucía, 2016)3.

Las cuestiones relativas a seguridad deben tener en cuenta dos aspectos fundamentales: la seguridad de funcionamiento para que no afecten negativamente a la Salud del paciente y, la privacidad y confidencialidad de los datos. Algunos informes señalan que buena parte de las aplicaciones no están avaladas ni certificadas por organismos y entidades competentes, que su funcionamiento no está suficientemente testado, y que pueden tener comportamientos anómalos que pueden conllevar posibles efectos adversos para los pacientes.

En lo relativo a las cuestiones de privacidad y protección de datos hay informes que estiman que el 83% de las aplicaciones que instalamos permiten acceder a datos sensibles (Corcobado, 2016)5 y, por lo tanto el envío y recepción de datos no es seguro, con lo cual se compromete la privacidad del paciente. Por ello es necesario establecer regímenes jurídicos con responsabilidades por riesgos para la Salud para los fabricantes, y normativas y sellos de calidad que garanticen un uso confiable de estas aplicaciones (Unión Europea, 2016)7.

Algunos países han empezado a regular el mercado de apliaciones móviles dedicadas a la Salud, prevención y vida sana; este es el caso de Estados Unidos, donde el Department of Health and Human Services Food and Drug Administration (FDA) publicó el documento Mobile Medical Applications de orientación para informar a los fabricantes, distribuidores y otras entidades acerca de cómo la FDA aplica sus autoridades reguladoras para seleccionar las aplicaciones (Patel, 2013)10. También dispone de un directorio de aplicaciones Patient Apps for Improved Healthcare (Patient Apps for Improved Healthcare 2013)11, elaborado por el Instituto IMS Healthcare Informatics en 2013, que incluye un análisis de más de 40.000 las aplicaciones sanitarias. En Europa, disponemos del directorio The myhealthapps directory 2015-2016 que recoge una serie de aplicaciones de salud recomendadas por los grupos de pacientes o consumidores autorizados (The myhealthapps directory 2015-2016: Featuring health apps that focus on care in the community, disability, health, and wellness – a review by patient groups and empowered consumers 2016)9. En España la Agencia de Calidad Sanitaria de Andalucía otorga el Distintivo AppSaludable, que es el primer sello en español que reconoce la calidad y seguridad de las apps de salud. (Junta de Andalucía, 2016)3.

Aun así, tras un análisis de las normativas de Salud más destacadas en el ámbito (5th Annual State of Application Security Report : Perception vs. Reality, 2016)1, se observó que algunas de las aplicaciones que son consideradas como seguras por parte de algunos organismos reguladores, no superan algunos de los tests de seguridad móvil, como el reconocido Open Web Application Security Project (OWASP), pues la mayoría de las aplicaciones contienen vulnerabilidades de seguridad críticas, así según los datos del informe, más del 80 por ciento de las aplicaciones de salud probadas que previamente habían sido aprobadas como seguras por la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) o por el Servicio Nacional de Salud (NHS) del Reino Unido tenían vulnerabilidades en al menos dos de los 10 principales riesgos establecidos por OWASP. Es decir, que el 98% de las aplicaciones móviles probadas carecían de protección binaria y el 83% de las aplicaciones móviles no tenían suficiente protección de la capa de transporte. En otro estudio del Imperial College de Londres publicado en BioMed Central (Huckvale , Prieto , & Tilney, 2015)6, un grupo de investigadores probó que 79 de las 200 aplicaciones certificadas por el Sistema Sanitario del Reino Unido como segura, utilizaban datos falsos. Además, encontraron que ninguna de las aplicaciones cifraba datos en el dispositivo, y de las 35 aplicaciones que enviaron información de identificación a través de Internet, dos tercios no usaron ningún cifrado. Además, cuatro aplicaciones enviaron datos sin ningún cifrado.

En consecuencia, se recomienda la existencia de medidas regulatorias adicionales que minimicen los posibles riesgos del uso de las aplicaciones móviles en Salud por parte de los médicos y pacientes para de este modo puedan beneficiarse de su potencial (Julio Alonso-Arévalo & Mirón-Canelo, 2017)4.

*(Versión divulgativa del artículo publicado por Julio Alonso Arévalo y José Antonio mirón canelo en la Revista Cubana de Información en Ciencias de la Salud bajo el título «Aplicaciones móviles en salud: potencial, normativa de seguridad y regulación», disponible en http://scielo.sld.cu/pdf/ics/v28n3/rci05317.pdf )

Bibliografía
  1. 5th Annual State of Application Security Report : Perception vs. Reality. (2016). Arxan.  https://www.arxan.com/wp-content/uploads/2016/01/State_of_Application_Security_2016_Consolidated_Report.pdf (consultado el 20 de julio de 2018)
  2. Alonso-Arévalo, J. (2016). Aplicaciones moviles en medicina y salud. XII Jornadas APDIShttp://gredos.usal.es/jspui/bitstream/10366/130118/1/Aplicaciones%20m%C3%B3viles%20en%20medicina%20y%20salud.pdf (consultado el 20 de julio de 2018)
  3. Junta de Andalucía. Agencia de la Calidad Sanitaria en Andalucía. Apps Saludables. Recomendaciones, 2016. Disponible en:  http://www.calidadappsalud.com/listado-completo-recomendaciones-app-salud/
  4. Alonso-Arévalo, J. (2017). Oficialmente ya hay más dispositivos móviles que personas en el mundo. Universo Abierto. Blog de la biblioteca de la Facultad de Traducción y Documentación de la Universidad de Salamancahttps://universoabierto.org/2015/12/22/oficialmente-ya-hay-mas-dispositivos-moviles-que-personas-en-el-mundo/ (consultado el 20 de julio de 2018)
  5. Alonso-Arévalo, J., & Mirón-Canelo, J. A. (2017). Aplicaciones móviles en salud: potencial, normativa de seguridad y regulación.  https://gredos.usal.es/jspui/handle/10366/135608 (consultado el 20 de julio de 2018)
  6. Corcobado, M. A. (2016). Estos son los permisos que concedes cuando instalas una app. El Paishttp://tecnologia.elpais.com/tecnologia/2017/03/27/actualidad/1490626770_125439.html (consultado el 20 de julio de 2018)
  7. Unión Europea. Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) (Texto pertinente a          efectos del EEE).
  8. Huckvale , K., Prieto , J. T., & Tilney, M. (2015). Unaddressed privacy risks in accredited health and wellness apps: a cross-sectional systematic assessment. BioMed Centralhttps://bmcmedicine.biomedcentral.com/articles/10.1186/s12916-015-0444-y  (consultado el 20 de julio de 2018)
  9. Libro Verde sobre Salud Móvil en la UE COM(2014) 219 final (2014). Bruselas: Comisión Europea. http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/1/2014/ES/1-2014-219-ES-F1-1.Pdf  (consultado el 20 de julio de 2018)
  10. mHealth App Developer Economics 2016: The current status and trends of the mHealth app market: 6 th annual study on mHealth app publishing based on 2,600 plus respondents. (2016). Daman, eHealth.  http://www.ticsalut.cat/media/upload/arxius/portal-appsalut/r2g-mHealth-App-Developer-Economics-2016.pdf  (consultado el 20 de julio de 2018)
  11. The myhealthapps directory 2015-2016: Featuring health apps that focus on care in the community, disability, health, and wellness – a review by patient groups and empowered consumers (2016). European Commission http://www.patient-view.com/uploads/6/5/7/9/6579846/_the_myhealthapps_directory_2015-2016.pdf  (consultado el 20 de julio de 2018)
  12. Patel, B. (2013). Mobile Medical Applications. Washington D. C.: U.S. Department of Health and Human Services Food and Drug Administration https://goo.gl/oZGjNE  (consultado el 20 de julio de 2018)
  13. Patient Apps for Improved Healthcare (2013). IMS Health.  https://goo.gl/Xj77Bs (consultado el 20 de julio de 2018)

«El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean»: Entrevista a Guillermo Castellano

Guillermo Castellano es el profesional detrás de Nosturi, desde donde proporciona soluciones basadas en software libre para “reconciliarnos” con los documentos. Está especializado en tecnologías libres como AtoM, OpenKM y OpenProdoc. Ha realizado trabajos de consultoría para Greenpeace España, Deco Pharma Servicios Logísticos, el Ayuntamiento de Ávila y otras organizaciones. También ha impartido distintos cursos y talleres sobre soluciones de software libre para gestión documental y preservación digital y escribe en blogs y publicaciones del sector. Compagina su trabajo con un doctorado sobre conservación de videojuegos en la USAL.

(ARCHIVOZ) Desde los archivos sabemos que una buena gestión documental se ahorra espacio, tiempo y por tanto dinero; las empresas con las que trabajas ¿lo son realmente? ¿Tienes algún ejemplo cuantitativo que contarnos?

(Guillermo Castellano) Los proyectos de gestión documental tienen fama de ser caros. Mi impresión es que resulta más fácil cuantificar el coste de implementar y mantener un proyecto de este tipo que cuantificar los costes de una mala gestión documental.

No me refiero solamente al tiempo dedicado a tareas fáciles de automatizar, como la gestión de hojas de pedido, albaranes y facturas. Solo a ese nivel, una buena solución de gestión documental permite ahorrar muchas horas de trabajo y que éstas se dediquen a tareas que generan más valor a la organización. Sin embargo, también sirve para reducir el riesgo de incumplir el marco normativo y legal al que está sujeto la organización. Incumplimiento que puede acarrear multas, el daño de la imagen corporativa, la pérdida de clientes e, incluso, el cese de la actividad.

¿Somos conscientes de que no tratar datos sensibles con la debida confidencialidad puede costarnos hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual?

 (ARCHIVOZ) Implementar un Sistema de Gestión Documental supone una mejora en todos los departamentos de una empresa, sea grande o pequeña y también en instituciones públicas, como bien has reseñado, trabajas en ambos sectores. ¿Cuál de ellos es el más receptivo a la hora de contratar a profesionales o formar a sus empleados o funcionarios?

(GC) Aprecio una mayor diferencia entre las organizaciones grandes y las organizaciones pequeñas que entre el sector público y el sector privado. A partir de un determinado tamaño, las organizaciones empiezan a tener procedimientos, políticas, auditorías y un volumen considerable de documentos, lo que hace que sean más conscientes de lo que les está costando una mala gestión documental y tomen medidas.

Las PYMES, entidades sociales o instituciones educativas son menos receptivas cuando les hablas de invertir en gestión documental los pocos recursos de los que disponen. No basta con explicarles cómo la gestión documental puede ayudarlas a crecer. También hay que ponerse en su piel y presentarles un proyecto que puedan afrontar y les ofrezca resultados palpables.

(ARCHIVOZ)Ahora estamos en un mundo en el que la “transformación digital” ocupa muchos titulares, arroja cifras de empleo y desarrollo, en tu día a día ¿realmente nos estamos digitalizando?

(GC) La tecnología para avanzar a entornos de trabajo sin papel está ahí, pero nuestra mentalidad continúa siendo analógica. Un ejemplo típico es la organización que tramita sus expedientes en formato digital, pero luego los imprime y archiva en papel. “Por si acaso”. Y esto es lo menos malo que veo en mi día a día. Para que podamos hablar de una verdadera transformación digital, tiene que darse un cambio en los procedimientos y, sobre todo, confianza en la integridad y la autenticidad del documento electrónico.

Guillermo Castellano

 (ARCHIVOZ) Trabajas con software libre, o como bien defines en la web “con tecnologías de la información no privativas”.  Esta opción no es muy conocida en entornos empresariales que manejan software “de pago” para estas tareas. Cuéntanos las ventajas de esta tecnología y los inconvenientes frente a las grandes marcas de software de gestión.

(GC) El software libre facilita el acceso a soluciones de gestión documental profesionales a organizaciones con menos recursos, como pueden ser un archivo o una biblioteca.

Sin embargo, sus ventajas van mucho más allá del coste. El software libre es muy popular en sectores que dependen especialmente de la seguridad, como pueden ser el bancario, ya que la libertad de estudiar y mejorar el código fuente permite que la comunidad de desarrolladores y usuarios encuentre y arregle antes las vulnerabilidades. Está demostrado que la seguridad por oscuridad no funciona. Cuando una empresa oculta el código de un programa, nos oculta deliberadamente posibles vulnerabilidades a los usuarios, que no podemos tomar medidas ante lo que no conocemos.

Hay que tener en cuenta también que la tecnología media entre el usuario y el documento electrónico. Necesitamos conocer cómo funciona para asegurar el acceso a largo plazo a nuestro patrimonio digital. Esto afecta directamente a la sostenibilidad de nuestro sistema de gestión de documentos electrónicos y así lo están entendiendo algunas administraciones públicas, que exigen a sus proveedores de herramientas informáticas la liberación o el traspaso de la titularidad del código fuente.

El mayor inconveniente del software libre son los prejuicios que todavía lo rodean. De vez en cuando, alguien me expresa su miedo de no recibir soporte si opta una solución de código abierto. ¡Es todo lo contrario! Proyectos como AtoM, Koha, DSpace o Alfresco están respaldados por una comunidad muy extensa de usuarios, desarrolladores, universidades y empresas, lo que hace que tengamos a nuestra disposición una gran variedad de opciones de soporte.

(ARCHIVOZ) Y para terminar, dentro de 5 años, ¿nos habremos digitalizado?

(GC) Cada vez más organizaciones disponen de herramientas informáticas para gestionar documentos y estoy convencido de que esta tendencia irá a más en los próximos años, favorecida en gran parte por la consolidación de la administración electrónica. Soy menos optimista si la pregunta se refiere a si estas organizaciones dispondrán de un modelo de gestión documental para asegurar que se producen las evidencias adecuadas y éstas se mantienen auténticas, íntegras, fiables y accesibles durante todo su ciclo vital. La digitalización no es solo una cuestión informática y puede haber muchos problemas a medio y largo plazo si no tiene en cuenta a los archiveros desde el principio.

Antes de despedirme, me gustaría agradeceros a Archivoz y a ti esta entrevista.

Todo un testimonio de que la tecnología es una gran aliada para el archivo real de información, sea cual sea su soporte y el software libre, una garantía para la mejora continua en la seguridad de nuestros fondos. Gracias Guillermo.

 

 

 

 

«La custodia de los documentos de archivo digitales debe ser responsabilidad del Archivo y no del dep. de informática»: Entrevista a Daniel Flores, Investigador de Productividad de la agencia brasileña CNPq

Hoy contamos con una entrevista muy interesante. Vamos a Hablar con Daniel Flores, que es Investigador de Productividad de la agencia brasileña CNPq – Consejo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico, Doctor en Documentación por la Universidad de Salamanca – USal, España; Estágio de Postdoctorado por la Fundación Carolina, en Documentos Digitales: Gestión y Preservación Digital, Salamanca, España. Maestría en Ingeniería de la Producción por la Universidad Federal de Santa Maria – UFSM; Especialista en Organización de Archivos por la Universidad de São Paulo – USP; Bacharel en Archivología, Archivista por la UFSM. Líder de los Grupos de Investigación registrados en CNPq: Gestión Electrónica de Documentos Archivísticos – Ged/A y del Grupo Patrimonio Documental Archivístico. Docente Asociado del  Departamento de Documentación de la UFSM; Impartiendo Asignaturas Archivísticas: Diplomática, Preservación Digital, Gestión Electrónica de Documentos, Bases de la Gestión Electrónica, Diplomática Contemporánea, Repositorios Archivísticos Digitales, Reprografía, Ética y Legislación Archivística, Tecnología de la Información, Digitalización de Documentos, Tópicos Avanzados de Bases de Datos para la Archivología; Docente Permanente de la Maestría Profesional en Patrimonio Cultural/PPGPPC-UFSM; Docente Colaborador de la Maestría Profesional en Gestión de Documentos y Archivos – PPGARQ – UNIRIO; Consultor de la Agencia de Financiación de Investigación Capes; Miembro presencial de la Cámara Técnica de Documentos Electrónicos – CTDE de CONARQ – Consejo Nacional de Archivos/Archivo Nacional de Brasil. Fue Presidente fundador de la Asociación de Archivistas del Estado de Rio Grande do Sul – AARS. Actúa en el área de la Ciencia de la Información, con énfasis en Archivología, Sistemas Digitales en Bibliotecas y Museos y Desarrollo de Sistemas y Especificación de Requisitos en Sistemas Informáticos, quien nos va a contar algunas cosas sobre documentos electrónicos, Cadena de Custodia, preservación digital y descripción archivística.

(Archivoz) Daniel, cuéntanos un poco sobre tu experiencia en el campo profesional y académico.

(Daniel Flores) Bueno, mi experiencia se inició en el campo profesional, trabajando en el área de informática o TI – Tecnologías de la Información (o mismo TIC – Tecnologías de Información y Comunicación), con desarrollo de sistemas informáticos. Tuve un primer contacto cuando tuve que desarrollar sistemas de información que empezaban a trabajar con documentos archivísticos, de inmediato supe que algo faltaba de referenciales o de requisitos funcionales. Fue en este momento que sentí la necesidad de adquirir más conocimiento, y la Archivología fue la referencia, este referencial teórico, que me dio subsidios y que al mismo tiempo me dio la pasión por la Archivología. Fue cuando conocí la Archivología y que en Brasil son profesionales reconocidos por Ley (Ley 6546/1978), dónde se necesita una formación de nivel superior, hoy ofrecida en 16 Cursos Universitarios en todo el país. Puedo decir que la Archivología para mí era invisible, así como los Archivistas/Archiveros, los profesionales del área.

A partir de entonces mi vinculación y mi experiencia fue con la Graduación en Archivología, Especialización en el área, y Máster en el área también, aunque en el área de TI, ya interdisciplinar, Doctorado y posdoctorado. Entonces he hecho consultorías, desarrollo de sistemas, y eso fue complementando con la Archivología, pero el foco de toda mi formación fue desde siempre los documentos electrónicos, los documentos digitales, la digitalización de documentos y hasta ahora el mantenimiento de autenticidad, la Cadena de Custodia y la preservación digital. En la cuestión académica, ahora en un segundo momento, no de forma disociada, pero sí como forma evolutiva de esta relación mía, de esta experiencia. La cuestión académica fue exactamente en la universidad a través de la docencia inicialmente, en la formación de nuevos archivistas, posteriormente con la cuestión de extensión y después con el área de investigación. Incluso en la formación de investigadores en el área de Archivología, lo que es una experiencia fantástica poder formar nuevos investigadores en esta área de documentos archivísticos digitales. Hoy todas nuestras fuerzas se centran en las investigaciones, docencia, extensión y consultorías que son impulsadas por el Grupo de Investigación CNPq en Gestión Electrónica de Documentos Archivísticos.

(Archivoz) ¿Qué consideras que es lo más relevante al momento de trabajar con documentos electrónicos?

(DF) Tener la dimensión, la comprensión que los documentos electrónicos, los documentos digitales, son complejos y específicos pues tienen dos principios. El principio de la especificidad es que el documento digital necesita de verdad un acompañamiento, de una Cadena de Custodia, ya la cuestión del principio de la complejidad es que el mismo puede tener muchos formatos, muchas formas, muchos componentes y que son documentos sensibles y que pueden afectar a terceros sean derechos, deberes o privacidad. Con este entendimiento no podemos tratar el documento digital como un documento analógico, con los mismos referenciales y principios. Es necesario hacer una reserva aquí, no quiere decir que los profesionales, que los archivistas vienen o estén trabajando los documentos analógicos así intencionalmente a posteriori, al profesional le gustaría tratar el documento archivístico analógico también a priori, en su génesis, en su producción, todavía, las gestiones relegan este trabajo sólo para el momento en que el sector de archivo recibe su custodia. Pero cuando estamos hablando de documento electrónico, de documento digital, esta premisa es mucho más urgente.

El documento digital no puede ser tratado después de producido, si produzco un documento que no tenga todos los requisitos de autenticidad, no hay garantía de autenticidad, de mantenimiento de su integridad como fuente de prueba, no hay cómo intervenir después, no hay cómo tornarlo a un documento auténtico. Lo máximo que se puede hacer es declararlo autenticado, que no es lo mismo que auténtico. Simplemente, es con un análisis archivístico que podremos darle una razonable presunción de autenticidad a este documento. Eso demuestra  que tenemos, como profesionales archivistas, que irnos urgentemente a la génesis, ir a la producción, ir en la concepción de los documentos digitales y trabajar la cuestión de las políticas, emanando políticas archivísticas, firmes, perennes con un alcance institucional de alto nivel, manifestada en documentos institucionales que tengan fuerza, que tengan poder, para que sirvan de normas para la producción de documentos archivísticos digitales. Este es el mayor principio que necesitamos. Es el más importante en el sentido básico. Ahora cuando hablamos de estos documentos, de estas especificidades, es posible abrir un abanico de opciones que serán derivadas de la cuestión de la especificidad y de la  complejidad del documento archivístico digital. Entonces hay que preocuparse más de este documento, pues habrá de tener una garantía de su forma fija, de la imagen, de la manifestación, de la cara, del diseño, de la forma de este documento cuando ha sido producido. Hay que tener la garantía del contenido estable, o sea, esta relación de este documento, muy probablemente en bases de datos, la relación de estas tablas (de las bases de datos) que componen este documento. Así, el contenido estable deberá estar garantizado. Se debe controlar la variabilidad limitada de este documento. Hay que identificar si el documento es un documento en forma documental diplomática almacenada, que estará en bases de datos (será un dataset), o si es un documento en forma documental diplomática manifestada (con forma fija y contenido estable representado unitariamente a cada documento o dossier), lo que deberá tener la presentación a la que estamos acostumbrados, con su forma, su cara, con el destinatario arriba o con el destinatario abajo, con aquellos signos, con toda las representaciones del documento…

Por ello, debe ser producido en un sistema especial y con estos requisitos. El documento digital no puede ser creado en un sistema cualquiera que produzca documentos digitales sin requisitos, no puede ser un ECM cualquiera, tiene que ser un Sistema Informatizado de Gestión Archivística de Documentos (un SIGAD, SGDE, SGDA, etc.). Un sistema que tenga requisitos archivísticos que garanticen su autenticidad, su preservación y acceso a largo plazo. Para ello, los sistemas a los que nos referimos, necesitan un sistema de gestión de documentos y un sistema de preservación y acceso de documentos, y no puede haber interrupción en el trámite de estos documentos entre los dos sistemas, pues deberán estar interconectados de forma transparente para el usuario, para la institución, para el gestor, para los empleados y para el ciudadano de una forma más externalizada.

Todo ello es lo que considero más importante cuando vamos a trabajar con los documentos digitales: Entorno de Gestión y Entorno de Preservación interconectados siempre con una Cadena de Custodia.

(Archivoz) ¿Consideras que las técnicas, normativas y buenas prácticas en la materia, son suficientes para garantizar una adecuada gestión de los documentos electrónicos? ¿Qué se debería mejorar?

Esta es una cuestión muy específica y dependerá de cada país, de cada región. Algunos países tienen tantas normativas para un entorno de Gestión, o sea, para la gestión de documentos y para un sistema informatizado de gestión de documentos (integrado en un Programa de Gestión y con Requisitos), como normativas para un entorno de preservación, para los repositorios archivísticos digitales confiables, los archivos permanentes, los archivos históricos, seguros, confiables… Por tanto, estaríamos hablando de dos grandes normativas que deben existir. Ahora hablo específicamente de Brasil.

Brasil tiene, en el área de gestión de documentos, una norma nacional que es el e-ARQ Brasil. Es un modelo de requisitos funcionales y no-funcionales para garantizar la producción y mantenimiento de los documentos de archivos digitales.

En Brasil tenemos la normativa en el entorno de preservación, o sea, para los archivos permanentes, una norma para los repositorios archivísticos digitales confiables. Esta norma fue denominada RDC-Arq (Repositorio Archivístico Digital Confiable), es la resolución 43 del CONARQ (Consejo Nacional de Archivos). Hay muchos países que tienen de forma única y exclusiva la norma de gestión, pero aún no tienen la normativa de preservación sistémica, lo que genera un problema, algo que también pasó en Brasil, durante mucho tiempo tuvimos la norma de gestión, el e-ARQ Brasil, pero no se había desarrollado aún la norma de preservación, del entorno de preservación.

Hay que dejar claro que, independiente de la legislación específica de un país, de su normativa interna, tenemos a nivel internacional las Normas ISO y el resto de la literatura archivística. La cuestión del entorno de preservación es el almacenamiento y garantía de la autenticidad. El almacenamiento a largo plazo, la permanencia y la garantía de preservación, tiene la norma más importante en el mundo que es la ISO 14721, el Modelo OAIS – Open Archival Information System (además de las Normas ISO 15489, 23081 30300, etc).

Lo importante de este logro que ocurrió en Brasil, del entorno de preservación y de transferencias secundarias es que esta ISO 14721 fue traducida por nuestra NBR ABNT (Norma Brasileña Recomendada – Asociación Brasileña de Normas y Técnicas), y ella se ha trasnformado en ABNT NBR de número 15.472. El modelo OAIS pasó a ser denominado el Modelo SAAI aquí en Brasil, que quiere decir, Sistema Abierto de Archivamiento de Informaciones. Es interesante resaltar que esta norma sirve para archivos, bibliotecas, museos, centros de documentación, de artes y cualesquiera otras instituciones preocupadas con la preservación de documentos. Un sistema de almacenamiento que garantice la preservación y acceso a largo plazo. Por ello, estas dos normativas son muy importantes.

Retomando ahora la normativa del entorno de gestión que en Brasil es el e-ARQ Brasil y que creó una nomenclatura para el sistema de gestión de documentos que nosotros lo llamamos de SIGAD. Se trata de un concepto, de un Sistema Informatizado de Gestión Archivística de Documentos. Existen SIGADs, ya aquí en Brasil, que han contemplado a estos requisitos presentados en el e-ARQ Brasil y ahora estamos caminando hacia los Sistemas de Negocio que pasan ahora a contemplar los requisitos del e-ARQ Brasil, o sea, integrados en una Cadena de Custodia. Al mirarse a otros países, como ejemplo, la norma norteamericana es la DoD 5015.2, del Departamento de Defensa, la cual tiene los requisitos específicos para la producción y mantenimiento de documentos de archivos digitales. Cuando hablamos de Unión Europea, tenemos la MOREQ, Modelo de Requisitos, en la cual el nombre del Sistema creado es SGDE, Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. Hay que comprender que cada país o región necesita de estas normas, necesita estandarizar, definir estos requisitos, estos principios, estos patrones, metadatos…

Necesitamos tener este marco teórico para recuperar. En el caso de que ocurra un siniestro en un documento será recuperado de la misma manera que ocurra con una edificación. ¿Las normas fueron seguidas? En el caso de que ocurra un problema con un documento de archivo digital, ¿las normas fueron seguidas con exactitud, implementadas, supervisadas? Esta es la pregunta qué debo hacer como ciudadano, especialista, político, servidor público o gestor. Y para tal debo saber cuáles son las normativas que debo seguir. Eso es lo más importante con relación a las normativas: Evaluar si son o no buenas, puedo decir que definitivamente lo son y reflejan nuestros referenciales de forma académica, la evolución de nuestra área, de la ciencia, de la sociedad y de los desafíos contemporáneos para los documentos del archivo. Creo que, lo que debería mejorar es la cuestión de que dichas normativas pasen a ser adoptadas como normativas nacionales internas, además de ampliamente difundidas, estudiadas y enseñadas en los cursos de formación profesional. Además, también se necesitaría tener un poder de política archivística institucional y política archivística nacional, y al mismo tiempo abordar en los países que aún no tienen la normativa del entorno de preservación, y que tienen solamente la de gestión, pues se necesita normalizar el entorno de preservación ya que, seguramente, la falta de la Preservación Digital Sistémica va a pasar factura. 

(Archivoz) ¿Qué es la Cadena de Custodia?

(DF) Es un concepto que fue muy bien explorado por el británico Sir Hilary Jenkinson en 1922, y que trata de la custodia del documento de archivo, el concepto jurídico de su custodia, de cuidar, de proteger el documento. Concepto este que va desde la producción de los documentos por el productor hasta llegar al preservador. Cabe mencionar que en 1922, estamos hablando de documentos analógicos, de documentos en soporte papel y que ya había una preocupación de ruptura de su Cadena de Custodia, lo que afectaría la garantía de autenticidad de estos documentos. Entonces Jenkinson decía que era una línea ininterrumpida y que no podría ser rota. Un documento de archivo tenía una custodia, una Cadena de Custodia, lo cual no podría ser llevado para una biblioteca, museo o a otra institución cualesquiera, o sea, que no podría ser sacado de su organicidad y Cadena de Custodia llevado o otro espacio que no fuera el suyo propio, y no a un museo o centro de documentación que iría a romper con la Cadena de Custodia y su fuente de prueba. Así, hablamos de dos entornos, productor/gestor y preservador. Estos dos entornos, en el digital, se destacan mucho y al mismo tiempo son potencializados, pues hay un entorno de gestión digital con una norma específica para él. En Brasil es el e-ARQ Brasil, en Estados Unidos el DoD 5015.2, en la Unión Europea el MOREQ y hay otro entorno que es el de preservación digital (distinto, con un sistema proprio), o sea, el entorno donde se va a recibir mientras, el preservador, deberá tener preparado el entorno de preservación que va a custodiar los documentos de forma permanente. Estos tienen sistemas distintos, mientras que el entorno de gestión de documentos tiene su foco en la producción, clasificación, tramitación, workflow, valoración de documentos y eliminación de documentos, el entorno de preservación tiene un sistema muy diferenciado, en dónde no se puede eliminar un documento que está en el archivo permanente. En Brasil, la Ley Federal nº 8.159, en el artículo nº 25, determina como crimen la eliminación de un documento que tiene el carácter permanente. Se ve por ello la protección que hay en este entorno. Ya en el entorno de gestión (Corriente e intermedio) al eliminarse un documento, eso se configura como una ilicitud, pero no en crimen. Así hay que tener una protección en forma de ley, dada la importancia del documento y el sistema propio de la preservación. Hay que crear un entorno que tenga como foco proteger de forma definitiva estos documentos, mantenerlos actualizados, de acceso permanente y de acuerdo con las normas internacionales como la Norma ISO 14721 o Modelo OAIS. De esta manera esta línea ininterrumpida de la Cadena Custodia de los documentos analógicos, se torna más importante todavía ahora en los documentos digitales y de forma significativa. No se trata de un nuevo concepto o de una nueva línea de Custodia, sino es el mismo concepto, pero ahora para los documentos de archivo digitales con una concepción aún más profundizada y correlativa a la Cadena de Preservación.

Los documentos de archivo digitales son específicos, complejos y además no pueden perder la custodia archivística. Hay instituciones en las que la custodia archivística no se cumple, pues los documentos de archivo digitales están custodiados por la TI, por el departamento de Informática (TI), que no tiene esa función, pues la TI no tiene perfil para custodiar los documentos de archivo. ¿Qué preguntas o reflexiones podemos hacer? ¿Aquel sector de TI tiene una formación específica para dar atención a la custodia y a las características del documento de archivo digital? No ¿La TI va a garantizar la organización, la autenticidad, la forma fija, el contenido estable, la variabilidad limitada, la manifestación diplomática y dichos profesionales son formados para tal? No. Tales requisitos no son parte de la formación de un profesional de TI. Así se refuerza todavía más que la custodia de los documentos de archivo digitales debe ser responsabilidad del departamento de Archivo y no del departamento de TI. Eso es una preocupación emergente que tenemos que dar una atención cada vez mayor. Siguiendo este mismo razonamiento que es la Cadena de Custodia, que adquirió un nuevo significado, el cual se está poniendo en uso otra vez en un concepto más amplio, para la garantía de la autenticidad de los documentos archivísticos. Es decir, si tengo un sistema de gestión (un SIGAD en Brasil) y tengo un otro sistema en el entorno de preservación (RDC-Arq en Brasil), que es el Repositorio Archivístico digital Confiable, el progreso de uno a otro, este trámite de los documentos archivísticos digitales de una punta a otra, su transferencia no puede jamás sufrir interrupción, y no puede quedarse en los sectores de TI. Debe de ser transferido a los sectores de archivo. Incluso el mandato de TI no es mantener la custodia de los documentos de archivos digitales. Los profesionales de TI están siendo obligados a garantizar la custodia de los documentos, la autenticidad y la organicidad, pero no fueron siquiera consultados en relación a eso. Y su cargo institucional no les obliga a eso, no es su quehacer ni su competencia. Este profesional de la TI tiene una determinada competencia mientras que el profesional archivista tiene una otra competencia que es cuidar de la custodia, la autenticidad, la organización, de la Cadena de Custodia. Lo más preocupante es que algunos gobiernos, por no tener conocimiento archivístico, están empezando a producir documentos digitales en sistemas sin requisitos funcionales, y que la custodia nunca será transferida secundariamente a los sectores de archivo, o sea, que los documentos digitales estarán fragilizados en Bases de Datos y obligando a tener la responsabilidad a profesionales sin formación sólida para tales cuestiones. Un gran riesgo para toda la sociedad.

Pero, aún tenemos que hacer otra denuncia que tiene que ver con la Cadena de Custodia, relacionada con la tarea de archivar, ya que el los procesos de archivo son una secuencia de operaciones intelectuales y físicas que tienen como objetivo la custodia ordenada de los documentos, tan pronto que sea cesada la tramitación de dicho documento, o que el mismo documento sea determinado por una autoridad. Eso en documentos digitales, casi no pasa, o sea, dichos documentos están meramente recibiendo un metadado que dice: “está archivado”, es decir, es un mero proceso de etiquetado de documentos, imponiéndoles una etiqueta o tag. Se debe dejar muy claro que archivar un documento denota un imperativo jurídico y procedimientos archivísticos sistemáticos, no es solamente atribuirle un metadato, no es sólo etiquetarlo, nada de eso. Es un procedimiento intelectual, físico y archivístico, de archivado. Si estamos hablando de documentos digitales, el mismo documento necesita obtener su “Forma Documental Diplomática Manifestada” (o almacenada, pero que en este caso, con su Manifestador de Dataset encapsulado), necesita recibir sus Metadatos de Gestión (e-ARQ Brasil o Moreq-JUS, o MoReq2010, o DoD 5015.2, etc) y el crosswalk de los Metadatos de Representación (de Descripción Archivística), o sea, el equivalente a los Metadatos ISAD(G)/NOBRADE y ser transferido primariamente (RDC-Arq de documentos de edad corriente o intermedio) o transferido secundariamente (para el RDC-Arq de documentos de carácter permanente, históricos) por REST API en un Paquete OAIS SIP para que en el RDC-Arq (de acuerdo con la Res. 43/Conarq, ISO OAIS 14721 y 16363) sea transformado en un Paquete OAIS AIP de Preservación Permanente (en una Cadena de Custodia Digital Archivística Ininterrumpida, como forma de garantizar su Autenticidad) y sea promovido el acceso a través de Paquetes OAIS DIP en Plataformas Archivísticas de Descripción, Acceso, Difusión y Transparencia Activa.

(Archivoz) ¿Cuál es el rol de los profesionales archivistas en el proceso de Cadena de Custodia?

(DF) Eso es una cuestión de política. Los archiveros tendrán que exigir de la institución que la Cadena de Custodia Archivística sea fundamental para el mantenimiento de la autenticidad de los documentos archivísticos digitales por muchos factores: El primero de ellos es la cuestión de la formación del perfil del profesional que cuida de la custodia de los documentos archivísticos.

Lo que ocurre hoy en estas instituciones es que la custodia archivística se está desviando, se está rompiendo y está quedando de forma exclusiva en el sector de la TI, en los sectores de informática de las instituciones o se está quedando fuera de la institución, siendo custodiada por una otra o cuando no está fuera de sistemas con exportación de datos masivos en empresas que ni siquiera implementan requisitos funcionales. Un ejemplo, entre tantos, sería un website de nuestra institución. El portal, que es un documento archivístico, pero del que delegamos la custodia de ese documento archivístico para los servicios ofrecidos en la internet que hacen preservación de websites de forma aleatoria. Lo mismo pasa con la cuestión de tuits como era hecho por la LOC, por la Biblioteca del Congreso Americano, y que hace poco ha declarado que no preservará todos los tuits, o como el archivo de la web portuguesa que es un servicio de Portugal que también hace la preservación de websites. Hay otros ejemplos como los e-mails de instituciones que delegan la custodia de estos importantes documentos archivísticos en donde son gestionados por ejemplo, el e-mail de “Gmail” que es un medio gratuito y que algunas instituciones utilizan. Pero, ¿qué pasa? Son documentos que no están dentro de la custodia archivística institucional, están almacenados externamente, en otro país, fuera de la custodia archivística, sin cuidados, sin garantía de organicidad, sin Cadena de Custodia, sin Cadena de Preservación. Estos son algunos ejemplos que podemos citar y que trae exactamente lo que la pregunta nos presenta. El rol del profesional archivista tiene el objetivo de convencer a la institución, a los gestores, a los políticos, a los ciudadanos, a crear políticas de la importancia de la Cadena de Custodia y, en un segundo momento, una vez conseguido, de una forma más efectiva tener la custodia de los documentos digitales. Y ahí sí vienen los quehaceres que es mantener esta línea ininterrumpida de los documentos archivísticos, cuidar para que estos documentos que son producidos en los sistemas informatizados de gestión archivística de documentos, nuestros SIGADs, nuestros SGDEs, nuestros sistemas de gestión de  documentos electrónicos, no pierdan la custodia, no sean exportados, trasladados de este sistema, que no sea un sistema de negocio cualquiera, pues que sea un sistema de negocio que esté enfocado en un proceso de negocio que va a producir documento  archivístico. Este sistema debe tener requisitos archivísticos para garantizar la autenticidad de estos documentos. Ese rol de los quehaceres del profesional archivista también está en la cuestión del progreso de esta Cadena de Custodia, es decir, de la transferencia primaria a la transferencia secundaria, en el RDC-Arq de documentos administrativos de oficina e intermedio y en el RDC-Arq de archivos permanentes, históricos, de documentos de carácter permanente; de hacer una correcta transferencia secundaria; de hacer que este reconocimiento sea hecho por REST API (sin interrupción de la Cadena de Custodia), y que sea documentada a través de una pista auditable, que sean aplicadas normas, como la norma ISO 14721 del Modelo OAIS. O sea un RDC-Arq que aquí en Brasil es una resolución del Consejo Nacional de Archivos – CONARQ. Así es el rol del profesional: Cuidar del proceso del progreso del documento o de su administración para que la Cadena de Custodia no se rompa.