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Artículos divulgativos de interés para el profesional

Tras el COVID-19, ¿se podrá recetar sentido común?

El Real Decreto 436/2020, de 14 de marzo del Estado español en el que se declaró el estado de alarma sanitaria ocasionada por el COVID-191 , quedará fijado en nuestra memoria por mucho tiempo. Algo más lo fijará en los anales de la historia, la recopilación de todo lo acontecido que será perdurable en las expresiones escritas, físicas y virtuales, custodiadas en los archivos, entre otros organismos2 . Formas y maneras de realizar la narración serán múltiples tantas como personas, colectivos, ideas, posturas y naciones, en medio de otras variables. Pero siempre con el mismo denominador común para que la historia, esta historia nuestra contemporánea no se olvide, la custodia de lo narrado. En los Archivos.

En esta tesitura los Archivos son juez y parte, también contadores y custodiadores, protagonistas de un servicio y posibles víctimas de un posible contagio, siendo las servidoras/es civiles y responsables del cuidado individual de la documentación, los posiblemente más afectados. Estos órganos y su personal que, con estrictos cumplimientos con cercanía amigable en la investigación, tendrán que seguir dando un servicio tan altamente cualificado como el que han dado, están dando y darán, sin ningún lugar a dudas.

Muchos son los organismos e instituciones que, al principio y durante este “estado de alarma”, han dado instrucciones para cumplir en la prevención de los riesgos laborares para las personas en este entorno de trabajo. Las primeras pautas desde el Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social también desde el Consejo Internacional de Archivos ICA 4, desde el ICOM 5, desde IFLA 6, entre otros. Desde instituciones gubernamentales de España visionamos las de la Biblioteca Nacional 7 o el Instituto de Patrimonio Cultural Español 8, como ejemplo representativo, ya que nombrar el resto sería un listado poco atractivo para la lectora y el lector.

Tenemos tantos datos que, muchas veces, nos desbordan; la nueva situación pandémica hace que las informaciones se crucen e incluso sean algunas veces contradictorias debido a la premura y a la necesidad de información inmediata. Durante estos dos meses han sido casi inabarcables las referencias y las lecturas, aunque totalmente necesarias, sobre todos, las relacionadas con la pandemia. El flujo abundante de información nos ha dado una “falsa” seguridad de poder tener todo controlado cuando, lo que realmente ha controlado todo, ha sido el aislamiento social, cultural y personal, en todos los estratos de convivencia. Desde remedios caseros en las redes sociales hasta 60 páginas de productos virucidas proporcionados por la Secretaria General de Sanidad 9. Desde informes policiales 10 hasta blogs técnicos 11 que citan estudios sanitarios según se van produciendo, casi a tiempo real.


Todas las informaciones son muy válidas, pero tan precisas como apabullantes, de ahí esta necesidad de sumarme a la literatura del Covid-19 dentro de mis propias contradicciones, queriendo aportar algo sin intentar repetir nada, aunque mostrando los datos para pedir, en estas nuevas situaciones que se nos avecinan y en la reincorporación social y laboral, tengamos una receta infalible y poco anunciada: sentido común.

Ante la premura y la urgencia de incorporarnos, calma. Pensamiento pausado y como normalmente realizamos las y los profesionales de la Conservación y Restauración de Bienes Culturales, hay que observar, diagnosticar y actuar cuando tengamos todas las seguridades técnicas precisas.

Parece que este comportamiento ya se está dando dentro del entorno de los Archivos, con las directrices de reincorporación del 3 de mayo, por medio de las Disposiciones Generales 12 aunque, incomprensiblemente, se haya incluido esta actividad en el conjunto unitario de los servicios de restauración, como actividad de ofrecimiento de productos en bares y restaurantes, comercio y deportes federados. (Inciso aquí se tendría que hacer para explicar, a quien corresponda, que se debería dejar de utilizar un galicismo de moda lingüística que lleva a confusión 13).

Aunque no lo parezca como eje central de esta disertación, lo que quiero poner en relieve es la concienciación de nuestra propia actividad la que realizamos en los centros oficiales y que, aunque seguramente ya la tengamos, pienso que no la hemos podido dar a conocer frente a tanto ruido y tantas informaciones.

En los Archivos se conocen perfectamente los datos no solo de usuarios y usuarias sino también de aquello que se consulta, cómo, dónde y durante cuanto tiempo entre otros apuntes. ¿Por qué no utilizar estas referencias para organizar un plan real y objetivo de reincorporación al trabajo presencial, considerando las Disposiciones Generales y las Normas Ministeriales?

Entiendo que preguntas concretas nos llevan a soluciones precisas primero, estudiando un pasado cercano para incorporarlo a una situación actual, estas podrían ser generalistas, por ejemplo, ¿cuál es la estadística de utilización de nuestro servicio en estas mismas fechas un año atrás?, ¿cuáles son los servicios que hemos ofrecido y cuánto personal se ha necesitado? ¿el servicio ofrecido ha sido satisfactorio?

Las respuestas que demos nos ayudarán a evaluar qué actuación tenemos que realizar en futuro y en este presente. Quiero apuntar a los Archivos más pequeños o que cuentan con poco personal para poder organizarse, ya que los más dotados se supone que tienen este conflicto solucionado.

Supongamos que tenemos una afluencia concertada de forma telefónica o telemática y que cumplimos todas las indicaciones ¿creemos de verdad que un espacio que ha estado cerrado casi durante 2 meses necesita una fumigación-desinfección para eliminar el COVID-19? Si ha estado aislado, ¿qué necesidad tenemos de utilizar productos químicos para desinfectar un ambiente arquitectónico que no está infectado? Aquí hablamos no solo de sostenibilidad, sino de sentido común. Y ¿qué necesidad tenemos de realizar una limpieza profunda 3 veces en la misma jornada, si solo se ubica 1 persona investigando? Todo esto y más sería necesario si el personal en activo no tomara las medidas adecuadas y fueran irresponsables e incívicos, pero esta reflexión, al menos para mí, es totalmente improbable. Además, ¿somos conscientes de los efectos secundarios para nuestra salud que supone el utilizar muy frecuentemente productos químicos de limpieza y desinfección en líquido, en gel e incluso por inhalación de su volatilidad?

A lo mejor, sirviéndonos del sentido común, lo que se debería de realizar es, (1) una explicación individualizada a las personas usuarias de las medidas a tomar, (2) un acompañamiento en las consultas (que nunca se debería de haber perdido) y en los servicios y (3) la dotación de los medios de protección individual precisos, es decir, ofrecer una atención y una comprobación personalizadas. Una mesa, una silla, unos guantes de un solo uso continuado, una mascarilla y un sistema de ciclo físico de control de la documentación.

Sencillo, claro y sin complicaciones. No hay dudas que no se puedan solucionar con diálogo. Podremos mirar al pasado y observar que alguna actuación decimonónica en el trato a las personas que se acercaban a investigar puede resultar eficaz y eficiente. Sin convertir los servicios de investigación y el trabajo de archivos en una especie de circo mediático de consultas multitudinarias, muy recurrentes para las estadísticas y publicidad, cuestión fuera de toda realidad, es decir ajustarnos nuevamente a lo que realmente nos acontece utilizando el sentido común.

El ejemplo más preciso de normas de actuación lo podemos seguir, sin ruido interferente, en la pagina web del Archivo Histórico Nacional 14, aunque sufre alguna variable según la investigación que se realiza sobre la permanencia y el desarrollo del virus en las superficies escriptóreas, que han variado desde los 3 a 5 días, llegando a recomendar un aislamiento del material servido de 14 a 10 días a fecha de 4 de mayo. Un lugar estanco, un circuito de preservación y otra vez, sentido común.

Hay otros recursos en web que son de interesante consulta, pero la lista podría ser casi infinita, por lo cual haré referencia a algunos tuiteros/as como: @A_CR_E, @bibliotecasCSIC, @JuliánMarquina, @InfoTecarios, @rebiun, @fesabid, etcétera.

Conforme a lo expuesto, la mejor recomendación es el uso del sentido común, sobre todo a la hora de actuar y tener la tentación de ir más allá en aplicar métodos de limpieza sobre superficies patrimoniales. Y como segundo y último consejo en este nuestro caso referido al patrimonio documental sería la utilización, consulta, uso y disfrute de los y las profesionales que trabajan como Conservadoras/es y Técnicas/cos en Restauración de Documento Gráfico. Idea revolucionaria que muchas veces pasa inadvertida, si, ¡estas personas que se dedican a la restauración, no a la cocina!

La conexión e interrelación profesional en estos momentos de aislamiento y suspicacias puede ayudarnos, sin ninguna duda alguna, a implementar las medidas emanadas del sentido común.

     Todas las páginas consultadas lo han sido durante el mes de marzo, abril y mayo de 2020, de manera continuada.

[1]]+https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2020-3692

[2] https://www.instagram.com/covidartmuseum/?hl=es

[3] https://www.mscbs.gob.es/profesionales/saludPublica/ccayes/alertasActual/nCov-China/home.htm

[4] https://www.ica.org/en/node/18708

[5] https://icom.museum/es/news/declaracion-sobre-la-necesidad-de-fondos-de-ayuda-para-museos-durante-la-crisis-de-covid-19/

[6] https://www.ifla.org/ES/node/92983

[7] http://blog.bne.es/blog/como-actuar-con-los-libros-ante-el-riesgo-de-contagio-por-covid-19/

[8] https://ipce.culturaydeporte.gob.es/noticias/2020/2020-04-16-recomendaciones-covid-19.html

[9] https://www.mscbs.gob.es/profesionales/saludPublica/ccayes/alertasActual/nCov-China/documentos/Listado_virucidas.pdf

[10] https://www.revistadearte.com/2020/04/15/un-dispositivo-para-ver-el-coronavirus-depositado-en-las-superficies/?utm_source=feedburner&utm_medium=email&utm_campaign=Feed%3A+Revista-De-Arte-Logopress+%28REVISTA+DE+ARTE+-+LOGOPRESS%29

[11] https://www.bibliotecario.org/2011/01/bibliotecas-covid-19-y-desinfeccion.html

[12] http://www.culturaydeporte.gob.es/dam/jcr:f820b173-cda5-484c-92b4-b950b02f2c4b/boe-3-mayo-2020.pdf

[13] https://www.expohip.com/horeca-hosteleria-y-restauracion/

[14] http://www.culturaydeporte.gob.es/dam/jcr:506b3fed-8f13-4475-98a6-11f79a708c84/normas-reapertura-ahn.pdf

Fotografía de prensa: directrices para un tratamiento archivístico normalizado de los distintos niveles de organización de los fondos

Introducción

Es mi objetivo proporcionar directrices técnicas para llevar a cabo un tratamiento archivístico normalizado de las unidades y agrupaciones documentales fotográficas de prensa que forman parte de sus centros de documentación y/o archivo fotográfico. Proporcionar un tratamiento archivístico normalizado a las fotografías favorecería la visibilidad, accesibilidad a los investigadores a los grandes fondos e inclusión en bases de datos y fototecas digitales y virtuales. Hoy en día contamos con sistemas de bases de datos que ayudan en este propósito pero si queremos dar visibilidad a las fotografías deben estar descritas siguiendo modelos internacionales para poder ser recuperadas fácilmente y desde cualquier lugar. Es así como conseguimos resultados óptimos.

Las fotografías deben tratarse siguiendo los principios generales y fundamentales de la Archivística pero esto no siempre es así. Muchas fotografías son tratadas siguiendo sistemas propios del archivo al que pertenecen o del banco de imágenes en el que se encuentran.

Hacemos una propuesta de tratamiento archivístico normalizado de las fotografías de prensa debido a que no encontramos criterios comunes ni unificados sino una variedad descriptiva muy heterogénea, poca información sobre fondos fotográficos que sea accesible a todos los investigadores, pocas colecciones fotográficas en línea, dificultad para la recuperación de fondos fotográficos, dispersión de los mismos y falta de enlaces entre fondos fotográficos dispersos. Esta falta de acceso a los fondos fotográficos está condicionada por la Ley de Propiedad intelectual relativa a autores fotográficos que extiende el plazo de protección a 70 años postmortem del fotógrafo. “Los derechos de explotación de la obra duran toda la vida del autor y setenta años después de su muerte o declaración de fallecimiento.” (BOE 14.04.2018. Artículo 26, Capítulo 1, Título III, p.15) Y sin embargo, los archivos deben proporcionar “acceso y difusión de la información y el conocimiento necesarios para fines educativos, científicos y de desarrollo” (IFLA, 2012)”. Las fotografías de prensa son documentos de archivo y forman parte de nuestro patrimonio cultural. Su organización y difusión garantiza la reconstrucción de nuestra historia.

Son los documentalistas gráficos quienes gestionan los archivos fotográficos y recuperan información de fondos propios y de bancos de imágenes comercializadas así como de fondos fotográficos de otros medios, archivos y colecciones. El proceso al que se someten a las fotografías de archivo es intelectual y ha de ser hecho por profesionales especializados que sepan cómo interrogar los documentos sea y qué tipos de usuarios pueden necesitar acceder y recuperar la información.

Buscamos una estrategia archivística normalizada

Si buscamos una estrategia normalizada debemos adaptarnos a las normas archivísticas internacionales. Para garantizar el acceso a los fondos fotográficos hemos de comenzar teniendo un registro de ingresos, que es el primer instrumento de control documental.

El tratamiento archivístico se origina cuando la fotografía ingresa en el Archivo y es registrada, evaluada y seleccionada; continúa en las fases de organización y clasificación, teniendo en cuenta el contexto en el que fueron hechas, y finaliza con su descripción, posible cambio de formato, e instalación, que incluye un posible cambio en el formato original de las fotografías con el fin de facilitar su conservación y el acceso a las mismas. Cuando clasificamos agrupamos las series y conformamos un cuadro de clasificación, que es una estructura que refleja la organización de los documentos y los sitúa.

La organización de los fondos fotográficos debe seguir dos principios fundamentales en archivística que han de respetarse a lo largo de todo el tratamiento archivístico: (i) El principio de procedencia, que señala que debemos situar cada documento en el grupo documental del que procede y por lo tanto no mezclar documentación proveniente de diferentes entidades, fondos o instituciones y (ii) El principio de respeto al Orden original, que señala que debemos mantener el orden original en que la documentación fue originada. Este principio se relaciona con la estructura interna del fondo.

Una vez hecho esto los documentos fotográficos del Archivo han de ser descritos. Seguir una misma norma internacional facilita el intercambio de información y la comunicación entre los diferentes archivos, ya que se realiza el trabajo de forma homogénea. Asimismo, es un paso importante si queremos que nuestros fondos fotográficos lleguen a formar parte algún día de catálogos colectivos o sean integrados en otro sistema mayor. El control de la documentación y una recuperación eficaz son también ventajas de una descripción detallada que muchos diarios no pueden acometer debido al contexto de inmediatez en el que trabajan y a la falta de personal suficiente en sus centros de documentación y/o archivos.

Existen variedad de modelos frecuentemente utilizados para la descripción normativa de fotografías a nivel internacional: ISAD, MARC, ISBD, AACR2, FOTIOS o SKOPEO. Las fichas de indización pueden reflejar estos modelos u otros y son normalmente elaboradas en colaboración entre los diferentes profesionales de los departamentos de sistemas, el archivo o el centro de documentación y el departamento de edición gráfica.

La propuesta aquí sugerida para el tratamiento archivístico normalizado de los fondos fotográficos es la ISAD (G), que facilita el acceso a la unidad documental fotográfica, la serie, la sección o el fondo y a la información que contiene de una manera eficaz. La ISAD(G) ofrece información del documento; de la entidad de la que proviene, y del autor o fotógrafo. Representa esta información en 7 áreas que contienen 26 apartados de información. No es obligatorio rellenarlos todos; hacerlo o no depende del nivel de detalle al que el archivo quiera llegar y del “para quién” y “para qué” estamos describiendo los grupos o unidades documentales fotográficas. Algunos elementos son esenciales en la descripción e imprescindibles si queremos intercambiar fotografías a nivel internacional:

  1. Código de referencia
  2. Título
  3. Creador
  4. Fecha(s)
  5. Extensión de la unidad de descripción
  6. Nivel de descripción

Usamos la norma EAD, Encoded Archival Description para proporcionar acceso electrónico a fondos, secciones, series y unidades documentales fotográficas descritos siguiendo la norma ISAD(G). EAD codifica material de archivo bajo la forma SGML DTD.

La ISAD(G) establece como principal objetivo “garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas, facilitar la recuperación y el intercambio de información […] y hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado.”

Conclusiones

Ha sido mi intención proporcionar directrices técnicas para llevar a cabo un tratamiento archivístico normalizado a nivel internacional de las unidades y agrupaciones documentales fotográficas que se seleccionan para formar parte del centro de documentación y/o archivo fotográfico de la prensa y que pasan a formar parte del fondo documental de los archivos y/o centros de documentación de las empresas periodísticas.

Los archivos gráficos y/o centros de documentación de los periódicos tienen una labor esencial en la gestión y tratamiento de los fondos gráficos tanto digitales como predigitales ya que no sólo son una parte muy importante del contenido informativo sino que están custodiando documentación gráfica que dará testimonio a los historiadores del futuro para escribir la historia de nuestros días.

La metodología normativa archivística que propone el Consejo Internacional de Archivos es eficiente y homogénea; garantiza una gestión eficaz y asegura la recuperación y la conservación de los fondos documentales fotográficos de forma global. Proporcionar un tratamiento archivístico normalizado a las fotografías les otorga mayor visibilidad, accesibilidad a los investigadores e inclusión en bases de datos y fototecas digitales y virtuales.

Bibliografía
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Versión divulgativa del artículo científico: Alfaya Lamas, Elena, 2017. Directrices para el tratamiento archivístico normalizado de los distintos niveles de organización de fondos fotográficos. En: Galicia en Foco: o fotoxornalismo galego. 2ª ed. Ferrol: Club de Prensa de Ferrol, pp.9-21. <https://clubdeprensadeferrol.com/portfolio-items/27a-edicion-de-galicia-en-foco/?portfolioCats=10>.

MANUAL DE ALFABETIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA ALCALDES Y GOBERNADORES REGIONALES DEL PERÚ

Hace unos meses, nuestro amigo y colega Marco Antonio Gozar Llanos, nos dio la oportunidad para compartir su «Manual para Destruir al Archivo General de la Nación».  Un texto que contrario a lo que sugiere el título, nos brindó un kit de tareas que todos los archivistas podríamos emprender a fin de lograr que los entes rectores de la archivística y la memoria de cada país, logre una transformación sin igual.

Su pasada colaboración, nos permitió llevar esta guía a muchos rincones del mundo y estamos seguros que para más de un lector, resultó de mucho interés este escrito.

Marco, vuelve a Archivoz y esta vez lo hace con un Manual que pretende entregar un kit sobre la archivística a todos aquellos funcionarios del estado que son elegidos por voto popular y que en su deber, se encuentra también el de garantizar la memoria del país al que representan. Una lectura muy entretenida y nutrida que esperamos que tenga el alcance que nuestro querido amigo Marco quiere darle.

Recomendamos, además de la lectura a este increíble manual, una especial atención al prólogo, pues el autor nos presenta una colaboración de cuatro países.

Sin más preámbulos, en éste enlace pueden acceder para descarga y lectura.

Los libros corales del archivo musical de la catedral de Murcia

El Archivo Musical de la Santa Iglesia Catedral de Murcia[1] es de muy reciente creación y poco conocido. Se sitúa en el tercer cuerpo de la Torre de la Catedral de Murcia,[2] en la que hoy se conoce como la sala de los refugiados,[3] encima del Archivo de la Catedral de Murcia.[4]

Dentro del AMCM se pueden diferenciar dos secciones: una compuesta de legajos, cuyos fondos más antiguos datan del siglo XVII, libros de polifonía o tratados de música; otra integrada únicamente por una treinta de libros cantorales, en su mayoría del siglo XVIII y XIX.

El libro coral es un volumen de grandes dimensiones que contiene la música y la letra de los salmos e himnos necesarios para la celebración del Oficio Divino[5] que se cantaban durante la liturgia en los monasterios, conventos, catedrales, colegiatas e iglesias,[6] a partir de la segunda mitad del siglo XV en España. Los textos que contienen se basan en las Sagradas Escrituras y el Breviario Romano, aprobado por el Concilio de Trento (1542-1563). En el caso de Murcia, los libros corales custodiados en el AMCM son del siglo XVIII y del XIX. Sin embargo, con las reformas del Breviario Romano en 1913 y el Concilio Vaticano II (1962-1965), este tipo de libros dejaron de utilizarse en España.

En el AMCM he encontrado abundante información referente a la autoría, producción y compra de libros corales. Aparecen numerosos libreros, encuadernadores, puntadores, aderezadores de libros o cordeleros.[7] La mayoría trabajaron durante años para el Cabildo Catedralicio, aunque algunos volúmenes fueron elaborados por órdenes religiosas, como la orden Jerónima de San Pedro de la Ñora de Murcia.

Los libros corales son libros de gran formato, cuyas páginas interiores son de pergamino, y están protegidos por tapas de madera forradas de piel coloreada y reforzadas con herrajes de bronce, En su interior las páginas tienen notación musical gregoriana. Las letras, salvo las iniciales y las capitales, suelen ir en color negro.

La escritura es la gótica libraría redonda o formada, de módulo grande, si bien los más modernos, a partir del siglo XVIII, contienen rasgos de una escritura libraría humanística. Presenta la escritura un gran número de abreviaturas de tipo eclesiástico.

Algunas páginas presentan en su margen inferior derecho los reclamos; esto es, la primera sílaba con la que comienza la palabra del folio siguiente. Además, en la parte superior del folio, en el centro, en diferentes colores, se suele indicar el momento del tiempo litúrgico en el que el salmo correspondiente debe citarse. Asimismo, la mayoría de las páginas están numeradas.

En conclusión, puede establecerse que la producción de libros corales en Murcia estuvo a cargo del Cabildo de la Santa Iglesia Catedral de Murcia, del antiguo convento de la orden de los Trinitarios Calzados y del monasterio de los Jerónimos de San Pedro de la Ñora. Sin embargo, no es de extrañar que pudiesen existir otros centros eclesiásticos en Murcia.

El actual estado de conservación de los libros corales del AMCM es consecuencia tanto del envejecimiento natural de sus materiales como de los problemas derivados de su uso y manipulación. Por tanto, se pretende poner en valor la importancia de los cantorales tanto por su utilidad como por los sujetos que intervienen en su confección, así como por su relevancia en la liturgia y como símbolo del esplendor cultural de la época. No obstante, quedan aún por resolver varios interrogantes en torno a su origen y devenir, sujetos a futuras investigaciones. Además, la elaboración de una propuesta metodológica para su catalogación supone el establecimiento de un instrumento más adecuado para conocerlos y ponerlos en valor y, a la vez, constituye la base desde la que se pueden realizar otros estudios que aumenten este catálogo, o bien, aborden aspectos no contemplados.

Visto todo lo anterior, los cantorales deben ser clasificados, descritos e inventariados. A todo ello hay que añadirle un acondicionamiento adecuado para su custodia y salvaguarda por parte de las instituciones pertinentes. Esto sin duda ayudará a hacerlos visibles para el conjunto de la sociedad y, de esta manera, recuperarán el esplendor de antaño.

*(Versión divulgativa del artículo publicado por Juan Luis Albentosa Aja en la Revista Murgetana bajo el título “Los libros corales del archivo musical de la catedral de Murcia: Una propuesta metodológica para su catalogación”, disponible en http://www.regmurcia.com/docs/murgetana/N140/N140-001.pdf)

Notas

[1] AMCM son sus siglas.

[2] El tercer cuerpo de la Torre comienza a construirse hacia 1765, tras comprobar que la inclinación que había detenido las obras en 1645 no aumentaba, según proyecto de Juan de Gea. Las obras fueron ejecutadas por José López, que había intervenido en la fachada del Palacio Episcopal. La continuación de la construcción de la Torre se produjo gracias a la prosperidad económica del Cabildo y a la intervención del Ministro Floridablanca. En este cuerpo se colocaron dos ángeles sosteniendo el reloj y el escudo del Cabildo. La presencia de este nuevo reloj fue necesaria para la regulación de las horas de riego, proporcionando un sistema fiable a los huertanos, ya que la torre de Santa Catalina y su reloj, usados habitualmente para este fin, se había derrumbado en octubre de 1755.

[3] Esta estancia, además de ser refugio para la población civil durante la Guerra Civil, daba cobijo a delincuentes que solicitaban «asilo en sagrado», ley medieval que daba protección a quien reclamaba clemencia, una práctica que devenía de la antigua hospitalidad cristiana.

[4] ACM son sus siglas.

[5] Silvia Mónica Salgado Ruedas, «Códices corales sevillanos en México», en Complejidad y materialidad. Reflexiones del Seminario del Libro Antiguo, comp. por Idalia García Aguilar, México, Universidad Nacional Autónoma de México, 1ª ed., 2009, pág. 3.

[6] Véase, por ejemplo, la Catedral de Cádiz, el Monasterio de San Lorenzo del Escorial o el Monasterio de San salvador de Tábara.

[7] A.C.M., L.F. 1631, 1653, 1601-1621, 1625-1657, 1659-1683 y 1684-1693.

 

Bibliografía
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Reseña sobre el Libro Blanco de los archivos valencianos (Llibre Blanc dels Arxius Valencians. D’on partim i cap on anem)

En los años 80 del siglo pasado, las generosas ofertas de empleo público promulgadas por una Administración cuyo volumen aumentaba considerablemente incluyeron la creación de un respetable número de plazas de archivero en las corporaciones locales y en los gobiernos autonómicos, cuando aún para estas plazas no se requería un título específico, siendo lo más frecuente exigir una Licenciatura en Historia, preferiblemente Medieval o Moderna. Una pléyade de licenciados accedió así a un puesto de trabajo, que por desconocimiento del convocante, o por simple economía de medios, solía acompañarse, en el ámbito local, de las tareas de bibliotecario y, en ocasiones, incluso de las correspondientes a gestor cultural. De esta combinación, eran las bibliotecas y la programación de actividades culturales las que acababan ocupando la mayor parte del tiempo de unos profesionales que en no pocas ocasiones se veían impelidos a atender en solitario los tres campos. El archivo era obviamente el gran perdedor, aunque, paradójicamente, sus oficinas se convirtieran en referente de la vida cultural del municipio, llegando además a albergar en ocasiones las sedes de los centros de estudios locales o comarcales.

El punto de partida para los recién llegados era desolador en la mayoría de casos. Archivos desordenados y abandonados a su suerte durante décadas o quizá siglos yacían a menudo en dependencias que no reunían las mínimas condiciones exigibles de conservación, y habían sido objeto del desdén de políticos y funcionarios, incluso de los de mayor nivel. Todo el mundo, no obstante, coincidía en que aquellos papeles necesitaban  una urgente ordenación, aunque a veces no se entendía que los cuidados habían de tener una continuación, por lo que, en más de una ocasión, el trabajo de becarios o trabajadores temporales había puesto un poco de orden en los depósitos, pero la finalización de los contratos volvía a poner sobre el tapete el riesgo de repetir los vicios del pasado. Para los archiveros y archiveras al cargo del nuevo negociado municipal, el archivo, se convirtió en una “labor de amor” a la vez que en una tarea reivindicativa que necesitaba, además, de una especial pedagogía para hacer comprender a unos y otros que una buena gestión archivística redundaba en un mejor funcionamiento global de la Administración. Se imponía un reconocimiento de los archivos, para el que las esperanzas y las fuerzas se presentaban en aquel momento intactas. Se estaba aún muy lejos de que transparencia o  eDemocracia se convirtieran en términos de uso común, En aquellos años se hacía necesario, por contra, hablar de cuadros de clasificación, catálogos, inventarios,  marco legal … De todo aquello que, en definitiva, estaba aún por hacer.

Treinta años después, el Llibre Blanc dels Arxius Valencians hace balance de lo conseguido, de lo que queda por hacer y proporciona unas perspectivas del futuro inmediato. Pese a que algunas de las conquistas en materia de archivos son evidentes, tres décadas se presentan como tiempo más que suficiente para que las deficiencias que se siguen observando hubieran sido subsanadas. Nuevamente, la falta de continuidad parece estar en el origen del problema. Programas e iniciativas diversas sobre la organización de los archivos, su reglamentación y valoración, no han faltado, pero la historia de la Archivística en España parece sujeta a una secular oscilación que consume muchas energías y obliga a una lucha continua que, según parece, muchos de los que ahora ejercemos el oficio no vamos a ver concluida. Así que seguiremos enfrentándonos a disgregaciones arbitrarias, instalaciones insuficientes, expurgos anónimos y demás lacras. Todo ello cuando la nueva Administración Electrónica nos obliga al mismo tiempo a adaptarnos a unos esquemas sujetos a la urgencia del día a día y a exigencias que deberían haber sido atendidas mucho antes. ¿Quién es responsable? ¿Nosotros, que no hemos sabido comunicar las necesidades de nuestros centros, o los políticos, que han sacrificado la gestión documental en aras de otras actividades más vistosas y de mayores réditos electorales?

La implantación de la Administración Electrónica obliga a un replanteamiento general del que la política, y los acontecimientos que hemos vivido los últimos años, no están exentos. No deja de ser una paradoja que cuando se reclama una política de transparencia y el acceso “democrático” a los archivos, sea precisamente una política de archivos aquello que se sigue echando en falta. ¿Nos corresponde a nosotros implementarla, o más bien debería ser tarea innegociable de nuestros dirigentes? ¿Vamos a necesitar otros treinta años de avances y retrocesos para que se tome por fin conciencia de la importancia de una óptima gestión documental? Son preguntas que ahora mismo están en el ánimo de todos nosotros y para las que a día de hoy aún no existe respuesta clara.

El Llibre Blanc dels Arxius Valencians, coordinado por Jesús Alonso, nos habla a la vez de las conquistas de los últimos treinta años, de los aspectos que cabe mejorar y de los retos de las nuevas tecnologías. Dividido en tres bloques, en el primero, “Los archivos, en línea con el buen gobierno”, se abordan cuestiones como la transparencia, la relación entre Administración, derecho y gestores de documentos o la contribución de los archivos a la recuperación de la memoria histórica y la calidad democrática. El segundo, “Un estado de la cuestión y unas líneas de futuro”, incide en aspectos diversos (el Sistema Archivístico Valenciano, la comunicación pública, la calificación de los documentos,…) para luego analizar el estado, las carencias y el futuro de los diferentes archivos (de la nobleza, eclesiásticos, portuarios, de asociaciones, medios de comunicación, etc.). El tercer y último bloque, “Retos de archivo y universo digital”, afronta los nuevos desafíos tratando de la preservación de los documentos, los modelos descriptivos o el régimen de acceso en el nuevo entorno digital.

En los veintinueve artículos que conforman el libro, firmados por treinta profesionales, se coincide en afirmar que una correcta gestión documental es absolutamente necesaria si se quiere hablar de transparencia, que donde esta buena gestión no existe es fácil que proliferen las prácticas corruptas, que la implantación de la gestión electrónica ofrece a los profesionales de los archivos el acceso a la primera línea de la Administración, que una nueva política de archivos se hace necesaria, y en ella han de primar los aspectos legislativos, formativos y técnicos, o que la adscripción territorial desaparece cuando hablamos de documentos electrónicos y páginas web, entre muchos otros temas que hacen que el Llibre Blanc dels Arxius Valencians no actúe sólo como exponente del estado de la cuestión en territorio valenciano, sino que sirva a los propósitos generales de cualquier gestor de documentos enamorado de una profesión que en el siglo XXI se presenta con un futuro apasionante a la vez que lleno de intriga.

 

El libro puede adquirirse de forma gratuita escribiendo a secretaria@arxiversvalencians.org (solo se deben abonar los gastos de envío):

VV.AA., Llibre Blanc dels Arxius Valencians. D’on partim i cap on anem, Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians, Valencia, 2018, 362 págs. Valenciano y castellano.

Los archivos políticos, esos grandes desconocidos

Prácticamente todos los partidos políticos cuentan con una fundación afín que contribuye a difundir su ideario a través de actividades informativas, de debate o de campaña. El principio de transparencia va adquiriendo valor añadido como activo en la gestión administrativa y documental de toda corporación. No obstante, es obvia la necesidad de encontrar un equilibrio entre el derecho al acceso a la información y la confidencialidad pues en el archivo histórico al cual nos referimos contiene documentación en parte privada en parte pública. Según las bases recogidas en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’Arxius i Documents (del Parlament de Catalunya), la gestión de la documentación privada no está regulada específicamente a no ser tenga más de 100 años o bién que se catalogue excepcionalmente como bién protegido si bién son de aplicación la junto con la recientemente actualizada Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Así pues, en su fase activa establecer diferentes régimenes de acceso a la documentación tenía que ser una garantía. Destacamos este archivo pues adquiere importancia por la proyección pública de un partido político con gran presencia en las instituciones de gobierno que ha desarrollado funciones públicas durante muchos años en la historia contemporania de este país y al cual se dedicó una exposición en la celebración de sus 70 aniversario titulada “Venim d’un Passat ple de Futur” (Barcelona, Museu d’Història de Catalunya, 2002): se trata de Unió Democràtica de Catalunya (UDC). Paralelamente, esta experiencia en particular sirve de ejemplo para analizar el interés patrimonial que puede suscitar este tipo de archivos, sus características y la necesidad de gestión y difusión que representó el proyecto en su momento.

El Instituto de Estudios Humanísticos Miquel Coll i Alentorn (INEHCA) fue creado en 1992 y ha sido la fundación responsable de la conservación, gestión y difusión del Archivo Histórico Ferran Camps que lleva el nombre de su fundador en 1996 como unidad y servicio de información tanto interno como externo. Nacida como una extensión del partido dió continuidad al proyecto en el periodo 2013-2017 retomando su organización con el objetivo de darle mayor visibilidad y acceso con la automatización del archivo. Además de las propias publicaciones generadas como resultado del ejercicio de sus funciones, un centro de documentación especializado en política, ciencias sociales e historia custodiaba una colección sobre partidos políticos de ámbito europeo e internacional que reune documentación publicitaria electoral, ponencias, noticias, publicaciones periódicas, programas, manifiestos, etc. Los archivos personales donados por algunos de sus miembros más activos a nivel político y con mayor incidencia en su dimensión institucional pasan a ser una fuente de información particular. Se caracterizan por contener documentación fragmentaria donde resulta difícil habitualmente diferenciar la documentación personal de la corporativa dada su implicación en la vida del partido y al ejercicio compartido o sucesivo ostentando responsabilidad en cargos, tanto privados como públicos. En este caso la restitución de documentación garantizaría el principio de procedencia.

Facilitar el acceso al patrimonio documental como resultado de un plan estratégico corporativo se concretó en la necesidad de implementación de un proyecto integral. En primer lugar, el procesado técnico de la documentación física necesitaba de una actuación inmediata si bién la intención a medio o largo plazo era continuar con la digital, recuperada en gran medida en soportes ópticos y del servidor corporativo, para difundirla a través de una interfície única que reuniera todos los recursos generados y sobre la organización. El siguiente paso consistió en establecer los circuitos administrativos para poder diseñar un protocolo de control para las transferencias documentales. La prioridad: asociar a las descripciones de archivo los objetos digitales para su salida web. En segundo lugar, el conjunto documental está formado por un gran abanico de tipologías documentales: documentos textuales, gráficos como carteles y fotografías, sonoros y audiovisuales, originales e impresos de distintas épocas y formatos. En tercer lugar, se optó por la centralización de la gestión documental en la sede nacional para realizar el tratamiento documental por etapas.

Los criterios para la selección del software fueron múltiples. El proceso de evaluación se centró en parámetros de diseño, funcionalidad y opciones de personalización. Finalmente, se optó por un sistema de gestión de base de datos documentales de licencia libre. ATOM (antes ICA-Atom) que cuenta con experiencias muy interesantes en el sector se consideró óptimo para un archivo histórico de estas características como se expondrá a continuación. La necesidad de soporte informático es habitual en corporaciones que cuentan con una infraestructura radial mínima y un servicio informático que lleva a cabo las tareas de mantenimiento.

Su compleja estructura quedó reflejada dando mucho juego con esta aplicación. Poder confeccionar un sistema compartido que permita diferenciar entre distintas unidades de archivo que contemple los diferentes depósitos de documentos o sedes físicamente diferenciades constituidas como delegaciones era imprescindible. Por un lado, la estructura jerárquica a la vez que facetada de su cuadro de clasificación organico-funcional. Está integrada por unidades orgánicas de soporte territorial a cuatro niveles: nacional (órganos administrativos y directivos), intercomarcal (Barcelona Ciutat, Barcelona Comarques, Girona, Lleida, Tarragona, Terres de l’Ebre), comarcal y local (de uno o más municipios). I las de soporte sectorial en diferentes ámbitos de su competencia de la vida social, política i cultural: Sanidad, Educación, Cultura, Medios de Comunicación, Seguredad civil, Economía y Finanzas entre muchos más. Como órganos de proyección transversal, mencionar las entidades vinculadas con naturaleza jurídica propia cuya estructura es independiente con su propio esquema de funciones que fué inscrito e integrado en el cuadro general: nos referimos a las fundaciones Vila d’Abadal (hasta 1996) y INEHCA (hasta 2016). Por otro lado, encontramos la documentación de la coalición y después federación Convergència i Unió constituidas junto con Convergència Democràtica de Catalunya, de las cuales se conserva parte de la documentación generada o copias de su aportación al partido. En concreto las series cronológicas consecutivas correspondientes a su función electoral e institucional: anterior a 1978 (en coalición), conjunta a partir de 2001 (como federación) y la posterior más reciente hasta el 2016.

La flexibilidad de esta plataforma se manifiesta en la descripció multinivell -desde el más general hasta si se considera necesario a los documentos tratados como unidad- así como en facilitar la interrelación de las descripciones entre los distintos módulos y a partir de las pantallas de resultados de una búsqueda en ofrecer múltiples accesos alternativos a la vista. El motor de búsqueda ofrece además de la búsqueda por palabra/s clave/s un amplio abanico de opciones de hipertextualidad: índices alfabéticos de nombres, materias, geográficos y funciones, navegación por la estructura jerárquica, menús desplegables de tipos documentales y de nombres de los donantes en el módulo de transferencias. Destacar también las posibilidades de difusión web y reutilización de la información por medio de formatos de exportación e importación de registros y del protocolo de intercambio Z39.50.

Su recomendación en sus inicios por parte del Consejo Internacional de Archivos (ICA) le otorga un papel crucial ya que se debe al uso de lenguajes normalizados para favorecer su interoperabilidad y por ese motivo este sistema aplica la normativa internacional: ISAD (G); los formatos MARC21 (bibliotecas) y EAD (archivos); el trabajo con listados controlados de nombres, materias y topónimos así como el uso de Dublin Core para los metadatos descriptivos.

La larga trayectoria de este partido político nacido durante la Segunda República el 1931, que desde 1980 hasta el 2017 formó parte del gobierno y que cumplió su 85 aniversario sugiere muchos posibles temas de estudio. A continuación sugerimos algunos:

  • Es muy interesante la correspondencia mantenida por sus fundadores y miembros clave del partido junto con otros testimonios que aún con una representación aislada son únicos y documentan su actividad en la clandestinidad. Durante el período republicano y franquista (1931-1975) muchas donaciones favorecieron su recuperación como resultado de campañas dirigidas a los militantes a la vez que por propia iniciativa. En este sentido representó un gran paso el proyecto y proceso de reestructuración e implantación creciente en el territorio a partir de 1978 con la apertura de sus delegaciones. Su relación con la Iglesia Católica en este periodo queda reflejada en las nuevas generaciones cristianas de posguerra con su denuncia ante el silencio de la Santa Sede frente a la represión y violencia en que Espanya y Europa estaban inmersas.
  • Muestra com detalle los cambios organizativos, distintas tendencias, de estrategia posicionamiento político a lo largo de su historia a través de las actas de las reuniones, memorias, comunicados, debates, circulares y ponencias nacionales.
  • Ejercicio de la democracia y lucha antifranquista mostrando su afinidad y a través de su participación en plataformas y movimientos unitarios: partidos políticos como la Unión del Centro Democrático (UCD) o el Partido Nacionalista Vasco (PNV), sindicatos y coaliciones varios. Así lo demuestran la cantidad de panfletos y circulares tanto impresos como ciclostilados que se conservan como por ejemplo del Consell de Forces Polítiques de Catalunya y el partido espanyol Demócrata Cristiano de Gil-Robles y de Ruiz Giménez para citar sólo algunos.
  • Defensa del Europeismo en el seno del Partido Popular Europeo llegándose a presentar con la coalición Galeusca en los comicios de 2004 y siempre colaborando y en contacto permanente con organizaciones colectivas comunitarias como son la Democracia Cristiana italiana, alemana y entes políticos de países iberomericanos. Contactos internacionales que también quedan reflejadas en su hemeroteca y visitas oficiales.
  • Contribución a la historia electoral en el sistema de partidos nacional e internacional.
  • Ofrece material de carácter biográfico sobre sus militantes fundadores y otros miembros destacados de la organización en todas sus etapas: Joan Batista Roca i Caball, Lluís Vila d’Abadal, Miquel Coll i Alentorn, Manuel Carrasco i Formiguera, Llibert Cuatrecasas, por ejemplo. También hacer un seguimiento de las aportaciones y actividad política de los que han formado parte de la dirección y responsables en diversas instituciones.
  • Miquel Coll i Alentorn a quien se dedicó la fundación fue un miembro clave de l’Institut d’Estudis Catalans que entre muchos cargos y proyectos en los años setenta desarrolló un notorio papel en el proceso de recuperación de la cultura catalana dedicado también a la divulgación de la historia de Catalunya.
  • Su vínculo con la Fundación Konrad Adenauer y el corriente filosófico de principios del siglo XX denominado Personalismo humanista que pone émfasis en la persona como ser social y político influyeron e inspiraron considerablemente sus propuestas y publicaciones. Algunos de sus máximos exponente Emmanuel Mounier y Jacques Maritain.

UDC finalizó su actividad en 2016 y su archivo se encuentra des de noviembre del 2018 en el Arxiu Nacional de Catalunya donde también se custodia la documentación pública del gobierno y del Parlament de Catalunya en el seno del cual muchos ejercieron de concejales, fueron miembros de grupos y comisiones parlamentarios, y donde ya se custodian también archivos personales complementarios de políticos vinculados al partido como por ejemplo Miquel Coll i Alentorn, Antón Cañellas y Josep Benet [+Archivos en línea]. A partir de este momento esta documentación será tratada documentalmente y puesta a disposición del público investigador con sus propios recursos y sistema de difusión en la web.

Las vicisitudes de la historia contemporania que UDC ha protagonizado han provocado una dispersión de documentación hasta el punto de llegar probablemente a perderse, de haber sido eliminada parcialmente ciertos periodos cruciales o bién acabar en manos privadas de quienes han ejercido los cargos y formando parte de los archivos de las respectivas instituciones. A partir de los nombres, fechas y ámbitos temáticos de actuación se podrían localizar las series documentales correspondientes que reflejan su contribución en la política. Como contexto, las instituciones de qué formó parte. Como fuentes de investigación complementarias, los archivos privados y públicos de diversa índole donde podemos encontrar colecciones de carteles políticos democráticos de la Universidad Autónoma de Barcelona [+], colecciones de material efímero y contenido político o archivos personales de activistas políticos. Citamos el Centre d’Estudis Històrics Internacionals del Pavelló de la República (Universidad de Barcelona) [+] y nos referimos también al de CIU: para consultar el archivo de Convergència Democràtica de Catalunya (CDC) recomendamos contactar con el Partit Demòcrata (PdeCat) que en algun modo le sucede [+]. Algunos miembros del partido se encuentran actualmente en otras plataformas. Para conocer su actividad en la administración del Estado español es imprescindible la consulta del Archivo del Congreso de los Diputados [+], Archivo del Senado [+], Portal de Archivos Españoles (PARES) y los servicios informativos de las instituciones comunitarias, concretamente del Parlamento Europeo [+].

 *(Versión divulgativa del artículo publicado por Anna Nicolau Payàs en la Revista Métodos de información bajo el título “La Política entra als arxius o ICA-Atom i els arxius polítics”, disponible en https://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/view/IIMEI9-N16-131165/968)


Bibliografía

 

 

 

La transformación de los portales de archivos españoles en salas de consulta virtuales

La legislación y la normativa sobre archivos de las comunidades autónomas incluyen, de forma más o menos explícita, la obligación de describir correctamente los fondos del patrimonio documental y de hacerlos accesibles a los usuarios. Asimismo, en virtud del último despliegue normativo relacionado con la administración electrónica, la Administración Pública tiene la obligación de que los documentos y los expedientes electrónicos incorporen desde su creación metadatos que permitan el control y la interoperabilidad entre administraciones. Las leyes de transparencia han reforzado la obligación legal de hacer accesible la información pública en formatos reutilizables.

Para conocer el nivel de difusión y acceso al patrimonio documental en España, las autoras analizan los portales de archivos de las comunidades autónomas españolas y el Portal de Archivos Españoles (PARES) en tanto que instrumentos que proporcionan acceso conjunto a los fondos y documentos de las instituciones archivísticas. Se analizan desde tres puntos de vista, presentes en el actual debate sobre la difusión del patrimonio documental: la transparencia (acercar la información pública a los ciudadanos), la interoperabilidad (cooperar para permitir el acceso conjunto al patrimonio documental) y la orientación a los usuarios (facilitar la explotación de los portales por parte de los usuarios, cada vez más autónomos y con intereses más diversos).

El análisis permite obtener información sobre cuatro cuestiones: ¿Los instrumentos de descripción de los portales son completos, están estandarizados y permiten acceder a los documentos digitalizados? ¿Los portales son comprensibles para todo tipo de usuarios o solo para expertos? ¿Proporcionan sistemas de interacción con los usuarios? Y finalmente, ¿aprovechan las innovaciones tecnológicas tales como linked data y open data, para ofrecer información reutilizable  y disponer de sistemas interoperables?

Se han estudiado los portales de archivo de 14 comunidades autónomas, aquellos que, en mayor o menor medida, tienen la voluntad de dar acceso a los instrumentos de descripción de los archivos del sistema y que contienen la base de datos de los documentos. Se incluye también PARES, cuyo objetivo es difundir los fondos digitalizados de los archivos estatales. Para la recogida de información se confeccionó una plantilla ad hoc, con sesenta indicadores,  agrupados en siete epígrafes: 1) datos descriptivos e identificativos generales; 2) instrumentos de descripción; 3)  acceso a los documentos digitales; 4) sistema de consulta; 5) presentación y exportación de los resultados de búsqueda; 6) servicios de valor añadido y atención a los usuarios; 7) interoperabilidad con el Portal Europeo de Archivos y Europeana. La investigación se ha llevado a cabo a partir de los datos recabados en los propios portales, entre julio de 2016 y febrero de 2017.

El análisis de la información recogida nos permite afirmar que, salvo excepciones, los instrumentos de descripción son incompletos y no representan la totalidad de los fondos custodiados en los archivos del portal, y el número de documentos digitalizados accesibles es, en términos generales, escaso. Además, no son suficientemente explícitos respecto a los fondos a los que dan acceso, ni sobre la cantidad de documentos digitalizados. El usuario tampoco sabe si está consultando todos los archivos del sistema archivístico de la comunidad autónoma o solo una parte.

El uso de estándares descriptivos es considerablemente alto, aunque no se informa al usuario de las normas que se usan; este tampoco sabe con exactitud con qué instrumentos de descripción cuenta. Se ofrecen descripciones estáticas que no enlazan con registros de autoridades de productores ni con lenguajes de indización (materias, topónimos y onomásticos). En las descripciones de fondos y documentos conviven diferentes niveles y criterios de profundidad, incluso dentro de un mismo portal, lo que denota falta de  uniformidad de criterios.

Como rasgo general, podríamos decir que los responsables de los portales hacen énfasis en la elaboración de instrumentos de descripción normalizados con ISAD(G) y mucho menos en la preparación de catálogos en línea. Los sistemas de consulta son heterogéneos y el comportamiento de los portales en la búsqueda de la información y en la presentación de resultados es dispar. Sólo algunos ofrecen un inventario colectivo para todos los archivos del sistema. En general se permite la navegación jerárquica, pero las opciones de búsqueda por palabra clave están poco desarrolladas. La lista de resultados que ofrecen  como respuesta a una consulta también es muy diferente entre los portales. Algunos muestran una relación de documentos de cualquier nivel, ordenados alfabéticamente, con la consiguiente dificultad para conocer los fondos a los que pertenecen. En otros, los documentos se presentan agrupados por fondos y series. Esta heterogeneidad es un inconveniente para los usuarios, puesto que tienen que aprender en cada caso el funcionamiento del portal.

En términos generales podemos afirmar que los portales resultan difícilmente comprensibles para usuarios no expertos: la terminología empleada es notablemente especializada y no normalizada incluso dentro de un mismo sitio; los sistemas de búsqueda no suelen ser amigables y las opciones de búsqueda por palabra clave están poco desarrolladas; además, faltan tutoriales por niveles de pericia o perfil.

El nivel de interacción con los usuarios es muy bajo; la interactividad usuario-portal en tiempo real, inexistente, y, de cualquier otro tipo, muy limitada. La carta de servicios añadidos es exigua. Los portales hacen un uso insuficiente de innovaciones tecnológicas tales como linked data y open data, desaprovechando así las oportunidades para ofrecer información reutilizable y disponer de sistemas interoperables.

En conclusión: aunque se observan notables diferencias entre ellos, a tenor de los datos recabados podemos decir que tres cuartas partes de los portales tienen un bajo nivel de desarrollo. Para que los portales sean efectivamente instrumentos útiles para la difusión del patrimonio documental y cumplan con los requisitos de transparencia, cooperación y orientación a los usuarios, deberían emprender notables mejoras.

En el contexto actual,  el reto de los portales de archivos es convertirse en salas de consulta virtual. Los archiveros deberían trasladar el inestimable papel de mediación que llevan a cabo en las salas de consulta al entorno telemático. No obstante, para ello es necesario que los portales proporcionen un acceso completo al patrimonio documental de las comunidades autónomas publicando de forma completa todos los inventarios, y en la medida de lo posible, digitalizando todos los documentos. Los portales tienen que ser más explicativos, incluir prestaciones en los sistemas de recuperación para que las búsquedas sean simples e intuitivas, y, especialmente, añadir métodos de interacción con los usuarios como, por ejemplo, chats sincronizados o consultas telefónicas. Asimismo, resulta ineludible explorar otras vías de difusión y explotación.

La transformación de los portales en salas de consulta virtuales permite aumentar la visibilidad de los archivos y de los fondos para atender a todo tipo de usuarios y facilitar su reutilización. La reutilización es clave para dar a conocer los archivos, aumentar los usuarios, ganar prestigio, en definitiva, contribuir a su sostenibilidad. Los archivos no pueden ser percibidos por la sociedad como entes ajenos a ella, interesantes sólo para algunas categorías de personas, condenados al olvido o, en el mejor de los casos, reducidos a un papel erudito. Actualmente, con la mitad de la población mundial accediendo a la web diariamente, con buscadores generalistas cuya filosofía es digitalizar masivamente la información y ponerla en la red, con usuarios que esperan que todo esté en Internet, es hora de que los archivos también asalten las redes.

El papel de las administraciones del estado y las autonómicas es en este sentido imprescindible. Sin una implicación profunda en el tema de los archivos, sin dotaciones presupuestarias acordes a los retos que tienen planteados, es difícilmente alcanzable un nivel óptimo de desarrollo.

Versión divulgativa del artículo científico: Perpinyà Morera, Remei; Cid-Leal, Pilar. Los portales de archivos españoles: transparencia, interoperabilidad y orientación a los usuarios. Revista Española de Documentación Científica (ISSN-L 0210-06144), vol. 41, n.º 3 (julioseptiembre). e212. <https://doi.org/10.3989/redc.2018.3.1507>

Manual para destruir al Archivo General de la Nación

En Archivoz, creemos que los archivos son una fuente inagotable de transparencia e información para el bien común de la sociedad. Ello, justamente, es lo que nos motiva a contar con este portal que tiene como fin difundir el importante papel de los archivos en la sociedad.

En esta ocasión, a nuestras manos ha llegado un documento que consideramos de suma relevancia, si hablamos de mejora de las estrategias de los archivos en pro de la transparencia, la eficiente gestión y, claro, la preservación de la memoria de la humanidad. Hablamos específicamente del “Manual para Destruir al Archivo General de la Nación y/o al Archivo Nacional de tu País, en nueve pasos”.

Y es que si bien, el título parece una trama conspiradora en contra de cualquier Archivo Nacional, la verdad sea dicha: se trata de todo lo contrario. Una guía muy clara sobre como potenciar positivamente los Archivos Generales de la Nación y/o Archivos Nacionales, con lo cual, nosotros los archivistas, profesionales de la información y en general, cualquier profesional interesado en la memoria de su país, podrá adelantar una serie de acciones a fin de mejorar la situación de los archivos.

No es una cuestión menor, y es por ello que compartimos a ustedes la primera parte del manual, seguros de que será una lectura muy de su agrado, pues ha sido cocinado teniendo en cuenta un lenguaje sencillo y fácil de entender. De ahí que nos interese compartirlo, pues sabemos que a veces los archiveros somos muy técnicos y pocos profesionales nos entienden.

Desde este enlace podéis acceder y/o descargar el documento.

La importancia de la normalización para el ejercicio profesional del archivista

El siglo XXI se caracteriza por el impulso de la economía digital y su implementación en heterogéneos contextos: de producción, administrativo, académico, cultural y de servicios, entre otros. Sus particularidades se reflejan en el archivo, el cual se ubica en un espacio planetario, frente al tradicional de “terra nulla”.

En la profesión de archivista se reconocen la función garantista de la información contenida en el archivo, su labor difusora y facilitadora de información y de documentos, además de la preservadora, tanto de contenidos como de contenedores. Estas funciones han de adaptarse a los cambios provocados por este nuevo modelo económico, los cuales inciden, tanto en la sociedad “transformada” a la que sirve (en la que se aceleran y mudan sus necesidades informativas) como en el objeto de trabajo (transmutado en un objeto magmático heterogéneo y cada vez más voluminoso), así como en el propio archivo (híbrido, casi líquido). Al albur de estas mudanzas, resultan insuficientes los métodos procedentes de un entorno analógico.

La disciplina Archivística, influenciada por la transformación digital, ha mudado su paradigma, incidiendo en su calificativo de postcustodial, (respeto al custodial), destacando un enfoque poliédrico de sus dos ejes principales: eje de difusión-mediación de la información y eje de arquitecto de identidades para la sociedad; Se combinan en ella dos intereses que la mediatizan, el de la consolidación de memoria(s) y aquel caracterizado por una gestión proactiva, anticipada y distribuida para facilitar (y demediar en) el acceso, uso y reutilización de datos, informaciones y documentos en las organizaciones; esto es, el profesional como mediador debería responder a necesidades planteadas por la sociedad y las organizaciones: construyendo identidades y asegurando la continuidad digital en el tiempo.

De facto, en este siglo XXI la gestión de documentos bascula hacia la gestión de datos e información contenida en recursos heterogéneos (geoespaciales, audiovisuales, derivados de redes sociales, entornos Web, entornos de office, etc.) y ha adquirido un elevado peso en la disciplina Archivística. La gestión de documentos se caracteriza por mudanzas que afectan al objeto de trabajo (del documento físico al lógico, conformado de objeto de datos y metadatos en e-administraciones); a la finalidad (asesora, gestora, conservadora, facilitadora y garantista de datos, información, documentos a lo largo del tiempo, con posibilidades de uso y reutilización); al usuario para/con el que trabajan (de académico, investigador, administrativo y ciudadano, a comunidades específicas virtuales conectadas 365/24 horas y proactivas); y a su método. Dicho método se fundamentó en teorías vinculadas al respeto de la procedencia y del orden original de creación del documento, además de en el reconocimiento del ciclo de vida documental. En la actualidad, se configura atendiendo, en primer lugar a la concepción poliédrica y multidimensional de las teorías del continuo así como, en segundo término, al empleo de la normalización.

La normalización, en los entornos automatizados de descripción existentes en las postrimerías del siglo XX, ha sido utilizada como un factor de regulación ante la necesaria organización y recuperación de la información contenida en los documentos. Por tanto, el proceso de normalización, tanto internacional como nacional, se enfocó a superar la tradicional finalidad técnica de la descripción de contenidos basada en instrumentos de referencia heterogéneos. Se centró en “normalizar” la organización de los contenidos, su presentación y su codificación para facilitar intercambios de datos, información, así como el acceso mismo al recurso mediante su disponibilidad en grandes portales. Es en esta época donde se da inicio al esfuerzo normalizador acometido por la comunidad archivística, el cual se desenvuelve en dos ámbitos geográficos, el internacional y el nacional, con la intervención del Consejo Internacional de Archivos, así como de comisiones y grupos de normalización nacionales, enfocados, en principio, a la descripción.

No obstante, es en el siglo XXI donde la normalización se conforma como motor de desarrollo y progreso para la gestión de documentos, con su persistente desarrollo normativo, participativo y participado, en cuanto que las normas se crean mediante la colaboración de diferentes profesionales procedentes de sectores diversos (ejemplo, claro son las normas ISO) y son un producto que ha de ser participado para su implementación en una organización, dado que defiende gestiones distribuidas (entre productores, gestores de documentos y otros especialistas, tales como informáticos, por ejemplo). El recorrido normalizador es extenso. Desde una propuesta operativa de buenas prácticas para la gestión de documentos en aplicaciones documentales empleadas en las actividades de negocio (norma ISO 15489: 2001), hasta la conformación de una estrategia mediante la planificación, diseño, implementación y evaluación de un sistema de gestión normalizada para los documentos de una organización (Serie de normas ISO 30300).

La normalización contribuye al establecimiento de principios básicos para la gestión documental en contextos de transformación digital: se fundamentan sistemas para la gestión normalizada de los documentos en las organizaciones; se aportan conocimientos esenciales para el almacenamiento en aplicaciones documentales y repositorios; se acuerdan principios y técnicas para afrontar estrategias de conservación así como para organizar y representar los contenidos; se armonizan pautas para auxiliar en otros sistemas de gestión, etc. En suma, se confirma la construcción de teorías básicas en torno a principios de actuación y de seguimiento.

Otra de las ventajas de la normalización es la creación de un vocabulario básico, contribuyendo a la sistematización del lenguaje entre los profesionales en un ámbito nacional e internacional, donde la disparidad terminológica, a modo de talón de Aquiles, se ha postulado como reflejo de cierta fragilidad en la disciplina. Además, se ha logrado la implementación de dicho vocabulario reconocido por los profesionales en otras áreas y sectores de producción, mediante su uso en diversos sectores donde se aplican normas ISO (calidad, gestión medioambiental, seguridad, etc.).

Una tercera ventaja es el despliegue de una metodología específica que incluye diversidad de técnicas y de herramientas. Se acuerdan requisitos tecnológicos y funcionales para gestores de documentos y sistemas de gestión para los documentos, así como para funcionalidades diversas organizativas, de tratamiento documental, de almacenamiento, de conservación, de representación de la información, entre otras. A su vez, se establecen técnicas de análisis y de identificación de necesidades informativas, de riesgos, por ejemplo, o pautas ante el diseño de productos, tales como repositorios confiables, así como para la conservación a largo plazo de documentos e información en archivo electrónico.

Los entornos electrónicos en e-administraciones exigen demostración de interoperabilidad y seguridad de la información ante su gestión. La normalización contribuye a sustentar el desarrollo de normas técnicas para afrontar ambos cometidos y se retroalimenta, a su vez, de sus contenidos. Ejemplo de ello es observable en las normas técnicas de interoperabilidad de la e-administración española. La gestión de documentos normalizada auxilia en la gobernanza de las organizaciones reduciendo riesgos y apoyando en la construcción de transparencia y rendición de cuentas.

Resulta necesaria la identificación y sistematización, atendiendo a su utilidad, del conjunto de productos normativos, procedentes de ISO, del Consejo Internacional de Archivos, así como de otros organismos nacionales. Entre ellos se establecen las siguientes categorías: normas para representar y recuperar contenidos, para facilitar la continuidad y preservación de los recursos digitales, así como para construir y certificar sistemas de gestión de calidad y de excelencia empresarial.

Así mismo, se destaca la importancia y utilidad de recibir formación sobre el conjunto de normas que se presentan, subrayando sus interrelaciones. El aprendizaje de las normas es necesario para poder afrontar la transformación digital de las organizaciones y de la sociedad. La normalización facilita la trasformación de la profesión de archivista en un mediador entre agentes (productores, comunidades específicas y sociedades), objetos (analógicos, digitalizados y nacidos digitales), máquinas (de creación, almacenamiento conservación y mediación), apariencias (objetos de datos con una u otra estructura y formato), contextos (productor y sociedad en el tiempo, analógico, digital y virtual) y tiempo (pasado, presente y futuro). En suma, normalizar es observada como factor de impulso para aportar y vender valor en las organizaciones y la sociedad.

*(Versión divulgativa del artículo publicado por Manuela Moro Cabero y Dunia Llanes Padrón en la Revista Investigación Bibliotecológica: archivonomía, bibliotecología e información, Vol. 32, No. 74, bajo el título “La importancia de la normalización para el ejercicio profesional del archivista”, disponible en http://dx.doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2018.74.57919)

Santiago Martínez: investigando al discípulo predilecto de Sorolla en los archivos españoles

Las fuentes archivísticas son las herramientas de búsqueda fundamentales a la hora de realizar una biografía acerca de un personaje de interés como es Santiago Martínez en la historia sevillana del S. XX que aquí se revisan. Los recursos archivísticos consultados permiten acceder a documentación en papel, microfilm, o recuperar contenido de interés gracias a la bibliografía en diversas bibliotecas o a través de repositorios en internet.

En esta investigación se han seleccionado breves apuntes sobre Santiago Martínez Martín por ser un personaje sevillano muy ilustre del cual se conoce poco, al parecer siempre le gustó pasar desapercibido en todas sus colaboraciones y publicaciones. Santiago principalmente dedicó su tiempo a la pintura por ser el medio por el cual veía su vida, todo lo que él sentía y que le producía curiosidad era plasmado en sus cuadros y en sus obras. Principalmente lo más conocido de él es su pintura por ser discípulo de Sorolla; pero lo que cabe resaltar de este artista es su capacidad de adaptación a cualquier situación en la que se ha encontrado, siendo pintor, artista, cartelista, diseñador, escritor, ateneísta, teniente-alcalde, catedrático, etc.

A modo de introducción, Santiago Martínez nació en la localidad de Villaverde del Río (Sevilla) el 2 de febrero de 1890 y falleció el 11 de noviembre de 1979 en Sevilla capital. Desde pequeño, su interés por las bellas artes y su capacidad como pintor fue observada y admirada por quienes le rodearon.

DISCÍPULO DE SOROLLA

En su etapa adolescente y más tarde siendo un adulto, fue pupilo de los pintores sevillanos García Ramos y Gonzalo Bilbao. Pero su mejor aprendizaje fue como discípulo predilecto de Joaquín Sorolla y para tal fin, se ha consultado el archivo que se encuentra en el mismo edificio del Museo Sorolla. En la base de datos del mismo aparecen menos de 40 resultados, incluyendo cartas, telegramas entre ambos y material fotográfico donde indudablemente se reconoce a Santiago.

En su etapa como aprendiz bajo el nombre de Santiaguillo, Sorolla decía que era el único que le comprendía y entendía su sensibilidad pintando, por lo tanto le ayudó en los momentos en que la salud comenzaba a fallar. Según correspondencia consultada, en diciembre de 1915 (Cataluña), Sorolla escribe a su mujer Clotilde “Hoy estuvo a ver el cuadro Santiago Martínez y Delgado. Gusta ver la cara de pasmo …”. Con el encargo de la Hispanic Society de la colección Visión de España Santiago le acompañó en algunos de sus viajes, como a Elche, Huelva, Mallorca e Ibiza, donde colaboró en los cielos y mares de algunos de los cuadros y también pudo practicar y aprender de la técnica de su maestro, haciendo el cuadro Las ibicencas o Retrato de Sorolla de espaldas pintando el mar. En el viaje a Plasencia para realizar el cuadro de Extremadura, Sorolla vuelve a escribir a su mujer, diciendo: “toda la tarde fue aprovechada para dibujar el fondo que representa la vista de la ciudad, que es preciosa. Santiaguillo la dibujó bien, así casi me ha salvado de un porrazo, pues él es más joven y yo estaba al cuidado”.

Posteriormente, al fin de la creación de la obra de la Hispanic, siguieron en contacto como se relata en las cartas consultadas en el archivo del Museo, las cuales estaban timbradas con el escudo del Ateneo. Según la correspondencia (archivo familiar y archivo del Museo Sorolla) se denota la gran relación de amistad y admiración entre ambos, obsequiando a Santiago con su obra La niña curiosa. Después de su muerte en 1924, Santiago promueve un monumento a su maestro en el Paseo de las Delicias de Sevilla y en 1966, es nombrado Patrono de la Fundación Museo Sorolla.

SU PINTURA

Santiago en su evolución profesional en el campo del arte inició siendo becario en la Escuela de Artes e Industrias y Bellas Artes de Sevilla, donde fue alumno entre 1903 y 1911. Por su gran talento recibió becas por parte del Ayuntamiento de la ciudad de Sevilla para realizar unos viajes de estudio entre 1919 y 1921 a Inglaterra, Ámsterdam, Bruselas, Londres, París, Praga, Italia, etc. En 1922 comenzó como ayudante meritorio de Dibujo Artístico en la Escuela de Sevilla, socio meritorio de de la Asociación de Pintores y Escultores de Madrid, tres años más tarde es nombrado Académico numerario de la Real Academia de Bellas Artes de Santa Isabel de Hungría, posteriormente ascendió a catedrático numerario interino de la materia sobre colorido y ropaje de la Escuela Superior de Bellas Artes de Sevilla.

Pero sus cargos más importantes y honoríficos dentro de esta faceta artística han sido como redactor-jefe artístico de la Revista Bética (1912), Concejal Corporativo del Ayuntamiento de Sevilla en representación del Ateneo desde 1924 hasta 1929; en 1928 es nombrado Vocal Artístico del Comité para la Exposición Iberoamericana de 1929 en la que también participa como Secretario de la Sección de Arte Moderno; en 1949 director propietario de la Escuela de Artes y Oficios hasta 1951. Y ha recibido las medallas en Exposiciones Nacionales de Bellas Artes: 1918, 1920 y 1923.

Es un gran autor de paisajes de toda la geografía española, destacando Cataluña y Baleares, La Jara (Sanlúcar de Barrameda, Cádiz), Galicia y Olivares (Sevilla) y un cuadro muy preciado titulado Aldea del Rocío. En los tipos tiene el mismo gusto que Sorolla, retratando a lugareñas y campesinas de distintas regiones, destacando: María, Después del Baile, Payesas Ibicencas, Montehermoseña, El Canito, La Chiquitita, etc. Además, importantes retratos de la Familia Real Española, de toda la gama política de la época así como de la sociedad sevillana, y numerosos de su esposa, hijos y otros familiares, destacando: El Rey Alfonso XIII, Pilar en la Jara, D. Ignacio de Cepeda, Santiago de Aférez, y Mi Madre.

Expuso en varias exposiciones principalmente colectivas, a destacar tenemos en 1915 Faiàns Catlá de Barcelona; 1918 Exposición Regional de Huelva obteniendo la medalla de oro y el Primer Premio por Campesina de Montehermoso; 1919 la exposición de Arte Español en París; 1920 Exposición Nacional de Bellas Artes siendo premiado con la segunda medalla por su cuadro Fábrica de conservas (el cual se perdió durante la Guerra Civil estando guardado en el Ministerio de Trabajo), este mismo año expone en Londres; 1927 en el Círculo de Bellas Artes de Madrid; 1963 en la Major Peel Gallery de Broadway (Inglaterra); etc. Las individuales, se realizaron en el círculo de Ulises de Sevilla en 1947 y en la Sala Macarrón de Madrid en 1952.

Sus obras pictóricas se encuentran en museos como el caso del Museo de Bellas Artes de Sevilla, algunas iglesias como en la Palma del Condado (Huelva), en el Ateneo de Sevilla, particulares que los han adquirido por compra o que el mismo Santiago regaló a su familia y entorno. Son de interés las fotografías contenidas en la Fototeca de Sevilla (en la planta baja del mismo edificio del Archivo Municipal en calle Almirante Apodaca), en este caso no se tiene acceso a los fondos microfilmados y el resultado obtenido hace unos años fue la fotografía de Santiago en edad avanzada pintando un cuadro.

OTRAS FACETAS ARTÍSTICAS

Además, dedicó parte de su tiempo a dibujar carteles oficiales de las fiestas pertenecientes al ayuntamiento de Sevilla, estos surgieron como publicidad tanto para la ciudad como para la provincia donde se retratan las costumbres y acontecimientos de la ciudad, con los temas iconográficos de la giralda, el escudo, los pasos de semana santa, el torero, el caballo, etc. Los carteles Las dimensiones han variado con el paso del tiempo y también varias fueron las casas litográficas que se encargaron de la reproducción (en el caso de Santiago es un litógrafo en Madrid). Este material se puede consultar en el archivo del Museo de Artes y Costumbres Populares de Sevilla (ubicado en el Parque Mª Luisa) donde se conserva parte del patrimonio histórico de la ciudad, en este caso han sido de interés los carteles oficiales (restaurados recientemente). Al consultar bibliografía en este ámbito se encuentra que ha sido doblemente premiado en 1910 y en 1919 con el cartel de las Fiestas de Primavera de Sevilla.

Por otra parte, en su desarrollo artístico religioso realizó numerosos cuadros a pequeña y gran escala pero su obra más importante fue el diseño del Paso de la Virgen de la Soledad de San Lorenzo de Sevilla (estrenado 1951) que sirvió de inspiración para la talla de otros elementos como en el caso de la iglesia del Corpus Christi de Sevilla. Esta información se puede aumentar en el archivo de la referida Hermandad.

TENIENTE ALCALDE DE SEVILLA

Santiago Martínez fue un personaje del Ayuntamiento que colaboró en diversos actos y al que se le dio importantes encargos del mundo artístico. Su principal puesto en el Ayuntamiento fue el nombramiento como 2º, 7º y 10º Teniente de Alcalde del Excmo. Ayuntamiento de Sevilla: 1914-29. Este episodio de su vida se puede documentar gracias a la información contenida en el Archivo Municipal de Sevilla, que se completa con la hemeroteca, fototeca y biblioteca con carácter auxiliar del fondo documental creada a partir de 1859. Tiene un índice mecanografiado que dirigen a los dos subíndices sobre la exposición iberoamericana, entre los cuales algunos títulos resultan relevantes para biografiar a Santiago, estos fondos citados se encuentran igualmente microfilmados por la institución. Se completa la información documental con la obra de José Santotoribio Sumariba: En la vida municipal: 1920-1991 (Sevilla, 1994), en la que aparecen numerosos actos en los cuales Santiago participó. A modo de ejemplo, “El 11 de mayo de 1927 se inaugura en la glorieta que el ayuntamiento erigió a los hermanos Alvarez Quintero en el parque de María Luisa, culmina la obra que inició el teniente alcalde del ayuntamiento sevillano y llevó a la práctica Anibal Concejales corporativos 2º Ayuntamiento de Vázquez Armero. Está como Concejal Santiago Martínez

Estos mismos acontecimientos se pueden refrendar con las noticias encontradas en la Hemeroteca del mismo edificio, la cual primero estuvo en el Alcázar y posteriormente pasó al pabellón mudéjar de la plaza de América y al edificio de los jardines de San Telmo, hasta su actual ubicación (con unos 25 000 volúmenes correspondientes a 8.250 títulos). Se ha consultado la revista Bética y el Diario de Andalucía (ambas en microfilm), mencionando de esta última la efemérides: “La comisión permanente celebrada el 12 de octubre de 1924, acuerda levantar un monumento a los hermanos Álvarez Quintero, la moción de los Quinteros fue presentada por Santiago Martínez» (Correo de Andalucía, el 7 de diciembre de 1924). Otra herramienta en esta investigación ha sido la Hemeroteca Digital ABC obteniendo un resultado de unos 1000 registros, de los cuales una cuarta parte pertenecería a Santiago Martínez y a su hijo del mismo nombre.

Por su cargo, el libro de actas de sesiones es fundamental para seguir su presencia en la institución. En la sesión 10 del Archivo Municipal, sobre Actas capitulares, existe un catálogo de documentos contenidos en los libros del Cabildo del Concejo de Sevilla con fecha de 1975. En las Actas del Consejo del Ayuntamiento Pleno, cada sesión se extenderá por el secretario del ayuntamiento un acta en la que consta los nombre del presidente y demás concejales presentes, los asuntos que trataren y lista de los nominados cuando las hubiesen. El acta será firmada por los concejales concurrentes a la sesión, donde se encuentra en numerosas ocasiones a Santiago por ser Teniente-Alcalde de Sevilla.

EN LA EXPOSICIÓN IBEROAMERICANA DEL 29

Desde su cargo del Ayuntamiento, colaboró artísticamente en diversos acontecimientos como el caso de su vinculación oficial a la Exposición del 29 como vocal secretario del Comité de Arte Moderno y Asesor Artístico hizo que se le encargase la labor de diseñar los emblemas, diplomas, medallas, programas de mano y otras funciones como el exorno de la Plaza de España donde se celebró la inauguración, además del logotipo principal: “en la parte central de la bandera se inscribía el escudo de la Exposición, compuesto por una Giralda sobre el globo terráqueo en el lugar geográfico que ocupa España, con una carabela de fondo”. En aquellos momentos también era Concejal de la Corporación Municipal, recibió el encargo del Pleno del Ayuntamiento de realizar un cuadro con figuras de tamaño natural, alusivo a la inauguración del evento y del cual queda el boceto debido a que nunca se realizó por el advenimiento de la República. Otro solemne encargo fue la medalla y pergamino de la imposición de la Cruz del Mérito Militar a la Infanta Dª Mª Luisa en 1928.

La documentación que permite conocer esta faceta de su vida, se encuentra en el Ayuntamiento y se conserva en el Archivo Municipal, sesión 18, Exposición Iberoamericana, que comprende los documentos emanados de la comisión ejecutiva, cuyo organismo entregó al ayuntamiento si bien lo conservado solo es una parte de aquel archivo ya que antes de pasar al ayuntamiento se había perdido parcialmente, esta sección se encuentra instalada provisionalmente en la hemeroteca municipal con el ámbito cronológico 1910, 20, 30. El fondo recoge las actuaciones, aspectos administrativos y de régimen interno, propaganda, festejos, jurídicos, técnicos, relaciones con distintos países participantes, etc.

Entre los documentos consultados cito: “Homenajes a la infanta doña María Luisa del pergamino e insignia, declarándola hija adoptiva y preclara de la ciudad, llegaron al ayuntamiento sus altezas don Carlos, doña María Luisa, doña Isabel Alfonsa, doña Esperanza, doña Dolores, ..Pasaron a la sala capitular, el alcalde entregó el pergamino, obra del artista y concejal sevillano Santiago Martínez”. (P. 100 de la sesión 10 del Archivo Municipal anteriormente revisada). Y para el tema que se revisa, los rollos de microfilm (Propaganda, caja 35 y 36, secretaría) con las facturas para todo lo necesario en la exposición, trajes, botas, libretas, etc; ofrecen interés los diseños de Santiago sobre la carpintería familiar Martínez que desvela el encargo de amueblar el Pabellón Real de la Exposición, y dibujos como vitrinas, mesas y sillas que posteriormente pasaron al Teatro de María Guerrero en Buenos Aires.

En algunos libros consultados de la biblioteca del archivo sobre la exposición del 29, hay uno muy interesante, Alfonso XII y la Exposición Iberoamericana de Sevilla de 1929, donde hay un anexo con fotografías de los actos y personajes célebres de la exposición, donde se puede reconocer a Santiago sin duda alguna (las mismas se encuentran en la fototeca en sus originales de cristal). Además, se deben revisar los fondos del archivo del Museo de Artes y Costumbres, además del archivo familiar, recopilado, catalogado y almacenado por su nuera Margot (fotografías, cartas de Sorolla, bocetos, apuntes, etc).

ATENEÍSTA

Desde muy joven comenzó su andadura en el Ateneo de Sevilla, originariamente denominado en su fundación Ateneo y Sociedad de Excursiones, que cuenta con más de un siglo de historia y tuvo prácticamente el monopolio de la vida cultural sevillana, sobre la que ejerció un poderoso ascendiente. Santiago, en sus inicios, participó en el diseño industrial y gráfico como redactor y jefe artístico de la revista Bética del Ateneo (1913-1917), que consta de pocos años y se puede consultar gracias a dos rollos de microfilm en la Hemeroteca Municipal. Le corresponde el logotipo de la institución de 1914 que reproduce el escudo del ateneo pintado sobre un pergamino que envolvía la flor natural que portaba Mª de Gracia Sánchez-Blanco y Pardo, dama de honor de la reina de los Juegos Florales en ese año. Además, colabora en numerosos actos como en la Cabalgata de los Reyes Magos en 1924 y un año más tarde, pasa a ser presidente de la sección de Bellas Artes. Cuatro décadas después recibirá la medalla de Oro del Ateneo de Sevilla.

A modo de conclusión, la investigación no termina en estas líneas, puede seguir ampliándose gracias a los acerbos documentales conservados en las instituciones españolas y particulares. Cabe mencionar, que continúa su difusión artística, entre otros eventos, con exposiciones póstumas como fue la dirigida por su hijo Carlos y su nuera Margó Davison, 1990 y 2003 (ambas en Sevilla).

BIBLIOGRAFÍA
  • Braojos Garrido, Alfonso. Alfonso XII y la exposición iberoamericana de Sevilla de 1929. Fuentes fotográficas del Fondo del archivo de Serrano (Hemeroteca Municipal de Sevilla). Sevilla: Universidad de Sevilla, 1992.
  • Collantes de Terán y Sánchez, Antonio. Guía del archivo municipal de Sevilla. Sevilla: Ayuntamiento de Sevilla, 1977.
  • Los carteles en Sevilla: fiestas de primavera, semana santa y feria. Granada: Junta de Andalucía, Consejería de Cultura, 1989. (PP. 110).
  • Martínez Lara, Pedro Manuel. La Hermandad del Calvario en la pintura de Santiago Martínez. Sevilla: Calvario, 2014.
  • Pérez Calero, Gerardo. Diccionario de ateneístas. Sevilla: Ateneo de Sevilla, 2007.
  • Pérez Calero, Gerardo. El Ateneo y la vida artística de Sevilla en 1925. Sevilla: Ateneo de Sevilla, 2005.
  • Rordríguez Aguilar, Inmaculada Concepción. Arte y cultura en la prensa: la pintura sevillana (1900-1936). Sevilla: Universidad de Sevilla, 2000.
  • Santiago Martínez. Sevilla: Obra cultural El Monte, caja de ahorros de Huelva y Sevilla, 1990.
  • Santiago Martínez: antología en pequeño formato. Sevilla: Obra social de Caja Madrid, 2003.
  • Santiago Martínez Martín. (2018). Retrieved from http://www.galeon.com/juliodominguez/2016/psantiago.html

El curioso testamento de un archivero de la Catedral de Sevilla en el siglo XVIII

El testamento constituye un documento, ante notario, que pone de manifiesto las inquietudes del testador ante la proximidad de su muerte. Aunque su contenido varía según la época que le toca vivir, incluyen claúsulas sobre los herederos y albaceas y las normas a seguir tras el fallecimiento, particularmente y en el caso que nos ocupa del siglo XVIII, suelen tener un gran carácter religioso con la mención de las misas por su alma, dónde pedían ser sepultados, detallan el acompañamiento del féretro, donaciones a las Obras Pías, etc.

Menos frecuentes son las informaciones sobre las actividades profesionales del testador, en ocasiones salen a luz aspectos aún pendientes sobre deudas y cobros, a veces legan sus puestos de trabajos a hijos y parientes. Sin embargo, los testamentos no suelen contener cláusulas que reivindiquen sus actividades en cargos oficiales, porque solían ser vitalicios en la época, sólo en contadas ocasiones sacan a la luz sus puestos en la administración. De ahí la curiosidad que despierta el testamento de Gaspar Pérez Sáenz de la Calle, encontrado en el Archivo de Protocolo de Sevilla, natural de Santo Domingo de la Calzada (La Rioja) y asentado en Sevilla donde se casó en 1695 con Isabel de Lara de Villalba del Alcor en la iglesia de Santa Catalina. 1

Residente en la ciudad de Sevilla, testó el 14 de septiembre de 1748 ante el escribano Luis Palacios, donde dejando aparte otras cuestiones propias del entierro y herencia, contiene una extensa cláusula con informaciones desconocidas sobre los servicios realizados en su vida con la dignidad arzobispal de Sevilla desde el año 1694. De ello se deduce que fue archivero de los Tribunales Eclesiásticos por los señores prelados, alaba su elección al decir que el trabajo con «esmero celo y eficacia, en desempeño de sus recomendables confianzas, mereciendo como trasmitiendo al dean y cabildo la aceptación ha sido en los archivos de los tribunales eclesiasticos, en el que estan depositado la mayor confianza y cuidado de los señores prelados, por la importancia que se sigue a la dignidad y al público en los papeles ejemplares antiguos que se conservan en los referidos archivos«. Por tanto, pone de manifiesto su satisfacción en la elección a su persona y la trascendencia de su trabajo en la Iglesia Catedral de Sevilla.

Nombrado notario archivista en 1711 por el arzobispo Manuel Arias y Porres (1702-1717), al respecto debemos aclarar que formó parte de la Santa Metropolitana y Patriarcal Iglesia Catedral de Sevilla, que acumulaba documentos desde su fundación por el Rey Fernando el Santo tras la conquista de Sevilla, un generoso patrimonio incrementado en la etapa siguiente. En razón de sus fondos documentales puede ser considerado el más importante de los archivos catedralicios de España desde la Edad Media. Su Deán y Cabildo se ocuparon de la organización de los papeles guardados en arcas o «almarios» y hasta comienzos de la Edad Moderna no llegan noticias certeras sobre la ardua labor de organización de los mismos, momento en el que se nombró una comisión para la organización de los fondos. De entonces es el inventario mandado hacer durante el cardenal Alonso Manrique de Lara (1523-1538) que rigió hasta 1698, año que estaba ya en estas tareas el archivero Gaspar Sáenz.

De capital importancia fue en la última fecha la labor archivística del señor canónigo de la catedral Juan de Loaysa hasta su fallecimiento en 1709, sin lograr completarla. Su método de trabajo fue continuado por el procurador mayor Francisco Losada y Ledesma a cuyas órdenes trabajó un grupo de archiveros hasta el 31 de diciembre de 1720 2. Entre ellos debió estar el caso que revisamos, aunque no ha sido posible encontrar y corroborar esta información al respecto. El mismo Gaspar comenta en el testamento que aparte de su asistencia diaria, tuvo cuatro empleados «a veces mayor numero a sus espensas coste y sueldo, que el papel de escritorio encuadernacion conservar los papeles en legasados gaste de mi caudal una suma considerable, sin lograr la mas leve ayuda de costa por haber fallecido antes de su conclusion el señor Arias». Fruto de este ingente trabajo realizando en equipo es el «Inventario Protocolo Universal de todos los papeles que hay en esta Santa Iglesia» 3. El cual menciona «son 48 cajones, el refiere que eran un total 507 inventarios, que se compone de 47 libros de folio encuadernados, un protocolo marca mayor, hasta 1722 en que se finalizo esta importante obra«.

El primer volumen aclara que «Loaisa trabajó haciendo legajos. muerto nombro de archivista a los señores Diego de Victoria Y Carvajal canonigo y Tomas Santos racionero, y después Conrado Monteverde prebendado en los que cayo el zelo de Loaysa«. Sin embargo, Gaspar dice que trabajó por un periodo de 11 años. Desde entonces se conservan 22 volúmenes del referido inventario que podemos consultar en el Archivo de la Catedral de Sevilla, en la catalogación actual se hubican en la sección IX: Fondo Histórico General, que comenzó su ejecución 11 de octubre de 1709, un inventario de todos los papeles en forma de protocolo, hasta el 31 de diciembre de 1720.

Se compone de 48 caxones de documentos y un índice final abecedario de los papeles contenidos en ellos. Son libros de gran tamaño, el número 11 del inventario contiene los caxones 1, 2 y 3 (36,5 x 25 x 9 cms), que ha sido re-encuadernado en piel con decoraciones en oro, muy deteriorada y cierres metálicos contemporáneos; en su interior el papel es verjurado con diversas filigranas, con tinta parda y negra y en buen estado de conservación (los restantes libros mantienen un formato análogo). Estos caxones contienen los resúmenes manuscritos de los documentos, de carácter misceláneo, clasificados por cajones, legajos y número; por tanto van agrupados los fondos medievales (diplomáticos e históricos, a veces en pergaminos pontificios, reales y eclesiásticos) de particular interés, con otros sin guardar relación temática ni cronológica. Aunque estarían entre los documentos guardados en los fondos actuales, algunos desaparecieron, sobre todo en la Desamortización de los bienes temporales del Cabildo al final del siglo XIX, o a consecuencia del abandono que sufrió el archivo a partir de la desamortización.

Otro aspecto que debió realizar el archivero que revisamos fue la búsqueda de papeles para garantizar los derechos de las capellanías que quedaban vacantes. El titulo de notario archivista de 1711 lo tuvo «con el fin y animo de entender la confianza de los papeles, sin orden, ni cordinacion era dificil encontrase los papeles, sus defensas y justificacion de sus genealogias para las infinitas capellanias que lo comprende este dilatado arzobispado, de esta confusion las quejas de las personas eran reiteradas. Añade estaba sin sueldo alguno ni otro emolumentos más que los aprovechamientos, que segun arancel producen las busquedas, testimonios y complusas que se solicitan». Se han encontrado documentadas varias certificaciones de 1719, en calidad de notario contador de Fábrica de Catedral de Sevilla, a «cuyo cargo están los archivos de los tribunales eclesiásticos de Sevilla y su arzobispado, de los papeles y autos que custodia relativos a capellanías y otras dotaciones» 4. Al respecto refiere que «al trabajo indispensable de dos tres y cuatro meses que anualmente es preciso tener para recoger de los oficios los pleitos conclusos, reconocerlos, inventariarlos y colocarlos en su respectivo lugar siguiendo el orden de su recibimiento, por lo que no ha habido, ni tenido, recompensa alguna de tan crecido trabajo».

Deja entrever que se encargó de hacer la misma separación, reconocimiento e inspección de los muchos papeles que igualmente tenía el archivo del juzgado de la Santa Iglesia que estaba separado del antecedente. Amplió la obra con la anuencia y orden del exmo Sr. Luis de Salcedo y Azcona, al frente del arzobispado entre 1722-1741. Se trasportaron al sitio donde estaban, y depositaron dentro de la misma iglesia bajo su cuidado en los cuartos que se usan sobre las oficinas, donde permanecieron hasta que concluida la obra se volvieron a colocar en las piezas y sitios anteriores. E igualmente gastó parte de su caudal, añade que le quedó el sentimiento de no haber podido hacer inventario igual que el anterior por falta de medios.

Por todo ello, «pide al infante cardenal arzobispo de la ciudad, don Luis Antonio Jaime de Borbon (1741-1754) y a los ilustrados señores dean y cabildo que luego que dios nuestro señor sea servido llevarme a su eterno descanso, como lo espero y confio de su infinita misericordia, se digne en consideracion de este servicio hecho a la dignidad y al publico atender el merito tenido en mas de 54 años de servicio». Lo que pretende hacer extensivo a sus hijos Gaspar y Joseph, ambos presbíteros, por haber asistido con él a todo durante su enfermedad y la falta de caudal, debiendo conservarlos en los referidos archivos durante sus vidas, justifica que por este medio puedan asegurar su manutención y contribuyan a la de su madre, hermanas, y familia. Pudiendo ambos «perfecionar y disponer el inventario que falta del archivo del juzgado de la iglesia, que deberán entregar los libros por inventario con recibo del archivista en la Secretaria de Camara o en las notarias mayores del provisorato y juzgado de la iglesia para que cualquier novedad se puedan pedir y no experimenten extraño alguno por lo que importa su conservacion a la dignidad». Y suplica en el testamento a su Alteza Real y al señor prelado que al tiempo de su fallecimiento fuere de esta santa iglesia, «haciendo como hago gracias y donacion en favor de la dignidad arzobispal de los referidos libros y de todo el caudal que he gastado y distribuido que pueda corresponder a mi trabajo».

Bibliografía
  1. Archivo Histórico Provincial de Sevilla. Protocolo, Leg. 8754, fols. 764-770v.
  2. Rubio Merino, Pedro. Archivo de la Santa Metropolitana y Patriarcal iglesia catedral de Sevilla. Madrid, 1987.
  3. Fondo Capitular. Seccion O, libro 11. Inventario Protocolo Universal.
  4. Sección IX, serie Fondo Histórico General, Leg. 11274, doc. 48.

El Archivista y las Relaciones Públicas (2ªparte)

En la primera parte de este texto, se contextualizó la situación actual del archivista en relación con la imagen que socialmente se tiene de él, así como la falta de acciones concretas por parte de dicho especialista para poder incidir positivamente en la obtención de puestos de alto directivo, tanto en el ámbito público como en el de capital privado; en esta segunda parte del texto, se proponen cuatro estrategias relacionadas con las relaciones públicas y la alta dirección para poder entrar en la competencia, hasta ahora, desleal para nosotros, por puestos directivos de nivel superior.

Nadie es indispensable; el chiste es hacerse más difícilmente reemplazable

Antes que nada, es importante mencionar que eso de “nadie es indispensable” es una frase que se utiliza con fines de terrorismo y manipulación, toda vez que, si bien todos somos reemplazables (empezando por los que están en la cima de la pirámide), los que se encuentran hasta arriba nos hacen creer que únicamente los de “las masas somos los remplazables”; sin embargo, la historia (y la naturaleza, por supuesto) nos indican lo contrario: cuando asesinaron a Kennedy fue sustituido por el vicepresidente Lyndon Baines Johnson; cuando muere un Papa, un conclave decide quién será el siguiente en sustituirlo; al morir algún integrante de la realeza, es remplazado por alguien más del clan. Y ocurre exactamente lo mismo con los dirigentes y presidentes de las poderosas multinacionales: TODOS SOMOS REMPLAZABLES (ejemplo concreto: la renuncia de Azcárraga Jean a la presidencia de grupo Televisa).

En el contexto que a nosotros nos interesa, si bien esta frase (muy utilizada por los administradores y los directivos para aterrorizar) tiene cierto grado de certeza, también es verdad que hay personas que son muy difícilmente reemplazables; con esto no quiero decir que caigamos en la vieja y nada saludable práctica de volvernos indispensables por que nadie más sabe en donde están los expedientes.

Durante muchos años fue común que el encargado del archivo era el único que sabía en donde estaban los “papeles” necesarios para las gestiones; ello hacía que el pobre hombre no pudiera enfermarse ni tomar vacaciones, mucho menos jubilarse y ya no digamos que se le ocurriera morirse. No, se trata de hacernos indispensables por nuestra capacidad de respuesta y manejo de habilidades sociales (porque me queda claro que nuestros conocimientos no nos han servido de mucho para destacar, laboralmente hablando); aunque adicionalmente nosotros como especialistas tenemos esa gran ventaja que no hemos sabido aprovechar: el hecho de que somos pocos.

Así pues, algo en lo que deberíamos estar trabajando es en la auto-promoción, en este sentido, las relaciones públicas pueden ser grandes aliadas para incrementar nuestra presencia en diversos ámbitos.

Vístete para triunfar (o “el Archivísta viste a la moda”)

Es importante tener presente que como profesionistas no solo estamos ofertando nuestro conocimiento en el mercado laboral, sino también nuestra imagen. Aunque parezca exagerado, nuestra apariencia física puede ser determinante. Si han visto la película Mi encuentro conmigo (Disney´s the kid) que protagoniza Bruce Willis sabrán de que estoy hablando.

Esa cuestión del impacto de la imagen pude comprobarla cuando hace tiempo tomé un curso que originalmente me lo habían vendido como “Etiqueta y protocolo”; el caso es que terminó siendo un diplomado de modelaje (sí, leyeron bien, de modelaje, de esos en los que te enseñan a caminar en pasarela, a posar para fotografías, a utilizar ropa y colores de acuerdo a tu edad, tipo y complexión entre otras cuestiones relacionadas con el impacto social de la imagen).

Evidentemente no se trata de que nos descubra una agencia de modelos para que terminemos desfilando en alguna de las semanas de la moda de las grandes capitales, pero sí de causar un impacto positivo en los interlocutores; muchas veces la primera impresión es la única impresión.

Aunque pensándolo bien, sí podemos terminar haciendo pasarela: todos los eventos archivísticos (reuniones, encuentros, coloquios, seminarios) en realidad son eso, pasarelas en las cuales desfilan los mismos de siempre vistiendo el mismo modelito (léase mismos temas, mismas propuestas, en general, mismo discurso) pero aderezado con ligero toque kitsch que les permite legitimar su propuesta.

Dime con quién te juntas y te diré… qué tan lejos llegas

En alguna plática de café, me enteré de que un profesionista no especializado en centros documentales, había conseguido la jefatura en una biblioteca por ser amigo de un directivo; moraleja: tenemos que empezar a crear vínculos con personas que tengan poder, debemos conseguirnos aliados si queremos empezar a figurar dentro de la plantilla de altos mandos en las empresas, organismos e instituciones.

Pablo Helguera (2005) en su texto Manual del estilo del arte contemporáneo presenta una analogía muy creativa entre el mundo del arte y el juego de ajedrez, dicha analogía equipara a los involucrados (artistas, críticos, galeristas, coleccionistas) con las piezas del juego: “el rey (el director del museo), la dama (los coleccionistas o trustees), los curadores (las torres), los galeristas (los caballos), los críticos (los alfiles), los peones (los artistas).” (p. 15).

En el mundo archivístico si bien no contamos con galeristas, curadores, museógrafos ni críticos, (en el ámbito de archivos históricos y fondos valiosos, coleccionistas si tenemos) sí hay dioses, semi-dioses, reyes, príncipes y vasallos. Y por supuesto los “Archivistas de origen” hemos venido desempeñando desde hace mucho el papel de vasallos (¿hasta cuándo?). Ahora bien, dentro de la propuesta de Helguera también se hace referencia a los movimientos que realizan las piezas del juego, aunque a diferencia de los movimientos “tradicionales”, aquí éstos se desarrollan de manera multifactorial:

  • Desplazamiento social: el relacionarse con otra pieza del tablero.
  • Desplazamiento económico: el controlar una pieza o piezas a través de adquisición económica (comprando obras de artistas o contratando curadores, críticos, etc.)
  • Desplazamiento político: adquiriendo un puesto de influencia (director de una bienal, etc) (Helguera, 2005, p. 15)

En lo que respecta al desplazamiento económico este no es tan determinante, básicamente porque no hemos visualizado la cuestión del patronato o mecenazgo para el apoyo a los archivos, pero el social y el político definitivamente pueden aplicarse perfectamente en nuestro ámbito.

 De la misma manera, Víctor Roura (2004) en su muy lúcido y atinado texto “Codicia e intelectualidad” presenta un análisis de los intelectuales orgánicos, es decir, aquellos que siendo “críticos” con el Estado y el sistema pueden, sin ningún remordimiento, recibir cada mes las generosas becas, premios y estímulos que otorga “papi gobierno”, o bien, fungir como asesores de alguna dependencia gubernamental. Si bien el texto de Roura se centra en los intelectuales mexicanos, con énfasis en los del mundo de letras, ello no impide que presente anecdóticamente a intelectuales de otros ámbitos y latitudes.

Ahora me explico por que Jorge Luis Borges fue director de la Biblioteca Nacional de Argentina, porque, admitámoslo, si bien el hombre tenía oficio, de escritor por supuesto, eso no implica que tuviera el conocimiento y la experiencia necesarios para dirigir una biblioteca (y menos nacional), pero como buen amigo (aliado) de la clase política (el presidente en turno) pues…

El arte de la guerra… para Archivistas

En principio parece completamente fuera de contexto que en un ensayo acerca de la imagen y las relaciones públicas se aborde un tema como el del texto atribuido a Sun Tzu. No nos engañemos; vivimos en una sociedad con un sistema económico que nos obliga a ser extremadamente competitivos (el más fuerte, el más inteligente, el más atractivo… la lista es laaaarga), por tanto socialmente estamos inmersos (a veces de manera inconsciente) en batallas para sobrevivir, y en este caso sí estamos librando una: competimos contra profesionistas de diversas áreas porque queremos ganar puestos directivos dentro de las instituciones y empresas, luego entonces, estamos luchando por el reconocimiento social positivo, y como en la guerra y en el amor todo se vale, resultan necesario preparar un estrategia de combate; por tanto debemos adoptar una actitud más beligerante y desarrollar ciertas habilidades adicionales que nos permitan lograr nuestro objetivo:

Diplomacia. Este término (que siempre me ha parecido chocante por cierto) es la forma más aceptada de hipocresía social; en este sentido el Diccionario de la Real Academia Española presenta dos definiciones que se encuadran perfectamente en dicha caracterización: cortesía aparente e interesada” y “habilidad, sagacidad y disimulo”. Este tipo de estrategia muchas veces se convierte en la única forma de sobrevivencia laboral; la canción Odio a mi jefe de Amandititita resume bastante bien lo que es su aplicación en dicho ámbito: “yo le sonrío, de sus chistes me río; pero quiero verlo, ahogarse en el río”. En esta misma tónica se desarrolla la película Liar Liar (Mentiroso Mentiroso) protagonizada por Jim Carrey en la cual el personaje principal tiene una serie de desventuras al no poder actuar “diplomáticamente”; luego entonces, se trata de fingir para sobrevivir socialmente.

Retórica y oratoria. De acuerdo con el Diccionario de la Lengua Española la retórica es el “arte de bien decir, de dar al lenguaje escrito o hablado eficacia bastante para deleitar, persuadir o conmover” mientras que a la oratoria la define como el “arte de hablar con elocuencia”. Se trata entonces de convencer al otro por medio del lenguaje.

Recuerdo que hace varios años cuando estudiaba el bachillerato un profesor comentó: “en Derecho no gana quién dice la verdad, sino el que mejor argumenta” (¿será por eso que la materia de retórica y argumentación jurídica forma parte del plan de estudios en muchas escuelas de abogados?)

Negociación. Esta habilidad, junto con las dos anteriores, deberíamos haberla desarrollado hace muchos años, es más, deberíamos ser expertos en el tema y así no tendríamos problemas en conseguir recursos para el buen funcionamiento de nuestros archivos.

En cierta reunión archivística se le cuestionó a uno de los ponentes el hecho de que en determinada institución no les daban ni escobas; la respuesta del conferencista fue tajante: “Cambien de administrador, si su administrador no les está proporcionando lo que ustedes necesitan para realizar sus actividades entonces no esta cumpliendo con su función, no les sirve, reemplácenlo!!”. Si bien esta respuesta fue muy drástica tiene razón, hay cosas que pueden ser negociadas; hay otras que no están a discusión, se realizan o se realizan. En el caso de aquellas que pueden ser negociadas debemos tener presente la actitud ganar-ganar.

Concluyendo, los puestos directivos dependen más de nuestras relaciones y habilidades sociales que de nuestros conocimientos y preparación en determinada área, especialidad o disciplina; por tanto, debemos empezar a ejercitar dichas habilidades si queremos llegar a ocupar puestos de funcionarios superiores en las instituciones, no podemos quedarnos únicamente con los que aprendimos en la escuela, debemos tener un desarrollo integral de habilidades, conocimientos y actitudes para lograr impactar socialmente de manera positiva. Si nosotros no ejercemos el liderazgo en nuestra área (la Archivística) y en nuestro ámbito (los Archivos) es evidente que alguien más debe asumir ese liderazgo.

Bibliografía
  1. Alday García, A. (2010, Feb.). Legislación archivística mexicana federal y estatal, 1977-2009. Archivoqué Gaceta del Archivista. 4(16), 40-52
  2. Cooper, G. (2010). La biblioteca de los muertos. México: Grijalbo.
  3. Gil Paneque, C. (2010). El alto destino de los escribas. Historia y vida, XLII(507), 53-59
  4. Helguera, P. (2005). Manual de estilo del arte contemporáneo. México: Tumbona ediciones.
  5. Maquiavelo, N. (2012). El príncipe. España: Alianza editorial.
  6. Marina, J.A. (2004). La inteligencia fracasada: teoría y práctica de la estupidez. Barcelona: Anagrama.
  7. Real Academia Española. Diccionario de la lengua española [en línea]. Disponible en: <www.rae.es>
  8. Roura, V. (2004). Codicia e intelectualidad. México: Librorum.
  9. Sun Tzu. (2008). El arte de la guerra. México: Tomo
  10. Vázquez Martínez, J.A. (1995). La función social del tlacuilo, los amoxtlis y los amoxcallis. México: Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.

El Archivista y las Relaciones Públicas (1ª parte)

Con la publicación en México de la Ley General de Archivos pareciera que el tan ansiado reconocimiento para la profesión será por fin un hecho; la realidad es que la Ley no establece la obligatoriedad de que los responsables de archivo en ninguna de sus tres etapas sean Archivistas con titulación de nivel superior. Lo que sí establece dicho instrumento jurídico es la obligatoriedad de tener conocimientos en Archivística así que quién compruebe experiencia o haber acreditado un curso, taller o diplomado (en el mejor de los casos) cubre el perfil que estipula la normativa. Esto en principio nos vuelve a poner en clara desventaja puesto que cualquiera que demuestre tener aunque sea la más deslucida y pálida idea de técnica archivística es considerado jurídicamente apto para ser responsable de archivo.

Sí bien es cierto que esta Ley General puede llegar a tener una gran influencia para el reconocimiento de la profesión archivística, este no se dará por sí mismo ya que, de acuerdo con Alday (2010), existe en México toda una serie de normativa que impacta en el quehacer de los Archivos, no así en el reconocimiento del Archivísta Profesional.

Siendo honestos, el creer que una Ley por sí sola va a lograr que se nos reconozca como profesionistas es tan fantasioso como pensar que quién trabaja con esfuerzo y dedicación, algún día llegará a ser millonario; si eso fuera cierto habríamos billones de millonarios en este planeta. El hecho de que en nuestras actividades laborales seamos dedicados, honestos, trabajadores, eficaces y eficientes no necesariamente significa que vayamos a recibir un ascenso.

En el ámbito gubernamental sabemos perfectamente que los puestos directivos son puestos políticos, generalmente asignados a parientes, amigos, amantes, compadres, ahijados o cualquier otro vínculo parecido de quienes tienen el poder (y lo ejercen); lo cual no necesariamente quiere decir que todos los que son designados de esa manera tengan completo desconocimiento de Archivística o de la administración de centros documentales, pero no deja de ser, por lo general, una situación de demagogia (en nuestro perjuicio, por supuesto). Y otro tanto ocurre en la iniciativa privada, los “puestos grandes” también son para los familiares de los accionistas (¿conocen algún Archivista que sea gerente general, director general o que tenga un puesto por el estilo?). La verdad, los hijos de los multimillonarios no se dedican a esto, por lo común estudian derecho, economía, relaciones internacionales, comercio internacional, política o alguna otra profesión considerada “de éxito”.

El verdadero problema es que al parecer carecemos de un auténtico sentido de conquista y liderazgo ya que por lo general nos la pasamos quejándonos de la falta de atención de los titulares y directivos hacía los repositorios archivísticos y bibliotecarios. Nosotros mismos nos hemos victimizado, preferimos ir por la vida haciéndonos los mártires y lamentándonos el nulo apoyo que se otorga a los Archivos así como de la falta de reconocimiento a nuestra profesión en lugar de realizar acciones para modificar dicha situación; esto al único lugar que nos ha llevado ha sido al hoyo así que aquí valdría preguntar ¿tenemos el reconocimiento que nos merecemos?, ¿qué tan responsables somos de nuestra situación profesional?

Si bien es verdad que tenemos perfectamente claros los conocimientos técnicos archivísticos así como de áreas auxiliares (administración, derecho, historia, sistemas de cómputo, restauración), no es menos cierto que se necesita más que ello para acceder a un cargo de alto funcionario ya sea en la administración pública o en la iniciativa privada, por lo cual se hace necesario auto-analizarnos y determinar en qué estamos fallando, qué nos hace falta para lograr un impacto positivo y por tanto el tan anhelado reconocimiento.

Todo es cuestión de actitud

Parecer ser que somos nuestro peor enemigo, lo que en verdad nos esta impidiendo llegar a tener cargos importantes en el ámbito laboral es nuestra actitud y presencia: la forma en la cual hablamos (el volumen y tono que utilizamos), el lenguaje corporal (¿caminamos erguidos o encorvados?), la vestimenta que utilizamos; todo ello transmite un mensaje, de modo que ¿cuál es la imagen que proyectamos? Dicen los especialistas que, en algún momento de la historia antigua, los archivos y las bibliotecas eran territorio de personas de la más alta elite, algunos ejemplos de ello los presentan Juan Ángel Vázquez (1995) en su texto “La función social del tlacuilo, los amoxtlis y los amoxcallis” en el cual analiza el papel de éstos dentro de la sociedad mexica y Cristina Gil Paneque (2010) en su artículo “El alto destino de los escribas” que hace lo propio, pero con los escribas en Egipto.

Es triste admitirlo, pero la percepción que actualmente se tiene de nosotros como profesionistas esta socialmente devaluada; los siguientes párrafos ilustran la forma en la cual somos visualizados los Archivistas y Bibliotecarios:

El hombre se detuvo y dio la vuelta. Era un tipo obeso, con una barba negra moteada y revuelta, que iba vestido de invierno, con botas de montaña, un jersey apolillado y una trenca. Tenía las mejillas irritadas y picadas y una nariz bulbosa con la textura de una piel de naranja. Llevaba unas gafas con montura de metal que parecían sacadas de un rastrillo. Aunque debía de rondar los cincuenta, tenía todo el aspecto de un niño al que han pillado haciendo una travesura.

Will se acercó con prudencia.

–¿Me estaba siguiendo?

–No

–Me ha parecido que lo hacía.

–Le estaba siguiendo —- admitió.

 Will se relajó. Aquel hombre no representaba ningún peligro. Lo clasificó como esquizofrénico no violento controlado.

–¿Por qué me seguía?

–Para ayudarle a encontrar un libro. – No había modulación en su voz. Cada palabra tenía el mismo tono y énfasis que la anterior, pronunciadas todas con una seriedad absoluta.

–Bueno amigo, podría irme bien su ayuda. Las bibliotecas no son lo mío.

El hombre sonrío y mostró una hilera de dientes enfermos.

–A mí me encanta la biblioteca.

–Vale, ayúdame a encontrar un libro. Me llamo Will.

–Yo Donny

–Hola, Donny. Tú primero, yo te sigo. (Cooper, 2010, p. 323)

Con este ejemplo la primera conclusión que me atrevo a formular es que estamos totalmente equivocados con respecto a que la sociedad no nos reconoce. Sí lo hace, no como quisiéramos ni como necesitamos, pero sí hay reconocimiento; de forma negativa como se ha podido apreciar en los párrafos anteriores, pero reconocimiento al fin y al cabo. Así las cosas, nos hace falta empezar a trabajar como gremio en la modificación de la imagen que se tiene del Archivísta y del Bibliotecario.

Y es justo aquí en donde hacen acto de presencia las relaciones públicas, esta rama de la Comunicación tiene como objetivo crear o modificar y mantener la imagen positiva de una empresa, organización, ente o persona; luego entonces, sí queremos cambiar la percepción que se tiene de nosotros necesitamos modificar tanto nuestra imagen exterior como nuestra forma de relación con los demás. Obviamente no se trata de crear una falsa imagen de lo que somos, las relaciones públicas deben ser el medio que nos permita la modificación real de aquello que nos esta impidiendo transmitir un mensaje de éxito hacia los interlocutores (para ser, hay que parecer).

En la siguiente parte del texto, se proponen cuatro estrategias que permitan incidir de manera positiva en la imagen que tanto social como laboralmente se tiene del archivista; y por tanto, que le permitan ingresar en el reducido círculo de la elite directiva, tanto en organismos públicos como en la iniciativa privada.

Bibliografía
  1. Alday García, A. (2010, Feb.). Legislación archivística mexicana federal y estatal, 1977-2009. Archivoqué Gaceta del Archivista. 4(16), 40-52
  2. Cooper, G. (2010). La biblioteca de los muertos. México: Grijalbo.
  3. Gil Paneque, C. (2010). El alto destino de los escribas. Historia y vida, XLII(507), 53-59
  4. Helguera, P. (2005). Manual de estilo del arte contemporáneo. México: Tumbona ediciones.
  5. Maquiavelo, N. (2012). El príncipe. España: Alianza editorial.
  6. Marina, J.A. (2004). La inteligencia fracasada: teoría y práctica de la estupidez. Barcelona: Anagrama.
  7. Real Academia Española. Diccionario de la lengua española [en línea]. Disponible en: <www.rae.es>
  8. Roura, V. (2004). Codicia e intelectualidad. México: Librorum.
  9. Sun Tzu. (2008). El arte de la guerra. México: Tomo
  10. Vázquez Martínez, J.A. (1995). La función social del tlacuilo, los amoxtlis y los amoxcallis. México: Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.

Ejercicio del secreto profesional en periodistas, bibliotecarios y archivistas

Introducción

Es obvio que en la actualidad los principios y valores de las profesiones ligadas a la información evolucionan constantemente y deben adecuarse a los cambios que imponen las tecnologías de la información y comunicación (TIC), especialmente en relación con el secreto profesional. En efecto, las TIC trajeron consigo el manejo intensivo de datos (personales, públicos y administrativos) y son múltiples las profesiones u oficios que tienen la obligación de guardar secreto profesional; de tal forma, que no solo los sacerdotes, abogados, médicos y periodistas tienen este privilegio, sino que se ha ampliado a otras profesiones justamente ante la irrupción de las TIC en las diferentes esferas de la actividad humana. El secreto profesional es un deber y derecho que tienen los profesionales de mantener la confidencialidad de la información que han recibido de sus usuarios o fuentes y por esta razón es necesario reflexionar acerca del secreto profesional.

Ejercicio del secreto profesional
Periodistas

De las profesiones elegidas, quizás la más desarrollada en términos de secreto profesional es la del periodismo. El profesional está facultado para negarse a revelar la identidad de sus fuentes de información y a entregar material informativo que pueda conducir a la revelación de las mismas y que puede valer ante la empresa para la que trabaja, ante las autoridades administrativas y judiciales. En muchas profesiones u oficios se coincide en no revelar la “fuente” de información y esa es la diferencia principal del periodista con los otros secretos profesionales; estas profesiones u oficios consideran que la información recibida en confidencial no es divulgable (lo que le da la categoría de “secreto”); en cambio, el periodista recibe la información y la ofrece públicamente; aunque la relación con las fuentes y el material informativo deben responder a un principio periodístico que exige corroborar y contrastar la información, así como, confirmar la veracidad e interés público general de la misma.

Bibliotecarios

No es extraño que a los bibliotecarios se les demande la divulgación de información utilizada por el usuario que proviene de solicitudes de los padres, colegas, profesores, investigadores e inclusive organizaciones gubernamentales ante el deseo de conocer el consumo de información de hijos, trabajos de investigación de colegas; por estas razones, tiene prevalencia el secreto profesional, porque evita que se indague sobre temas o cuestiones de interés y posibilita leer y ver la información sin temer el juicio, la vigilancia, castigo, o el ostracismo; ahora las redes sociales es un nuevo desafío por la continua vulneración de la confidencialidad y la vigilancia global.

Muchas de las actividades que realizan los ciudadanos y profesionales con respecto a la información no podrían llevarse a cabo sin el desarrollo de la doctrina y principios que la libertad intelectual (intellectual freedom) como principio fundamental. La libertad intelectual permite el acceso equitativamente a todo tipo de información, sin ningún tipo de censura o prohibición, permite reflejar diferentes tipos de opiniones y prevalecer la libertad de expresión e información que debe conjugarse con el respeto a la intimidad; una dualidad particular necesaria en la práctica de la libertad intelectual

La libertad intelectual permite el acceso a la información, la confidencialidad y la privacidad. El acceso significa simplemente la ruptura de las barreras de información y una posibilidad de obtener una amplia diversidad de opiniones y de oportunidades; impide y se opone directamente al control, manipulación o censura de la información. Existe una dicotomía exige libertad para el uso de la información y confidencialidad de los datos personales y sensibles.

Archivistas

Los archivistas no tienen una doctrina muy desarrollada sobre el secreto profesional pero basan o delinean sus principios en la legislación relativa a los archivos, el acceso a la información o la protección de datos personales y los conjuga con la ética profesional existente. Las actividades de los archivistas se centran primordialmente en el resguardo de la documentación pública o gubernamental.

La Associació-d’Arxivers-de-Catalunya menciona como deber del archivista “no divulgar ni utilizar nunca de forma ilícita, en beneficio propio o de terceros, o de forma que pueda perjudicar una persona física o jurídica, la información custodiada o recogida en el curso de su actividad” (Art. 4.6); expresa un comportamiento ético, sobre la información que maneja o custodia debido al valor de los datos que maneja y las implicancia que podría generar la divulgación; por eso, el archivista debe tener la obligación de ejercer el secreto profesional sobre la información que las administraciones han confiado a él.

El archivista deberá empeñarse para facilitar, en la forma más amplia, el acceso a los archivos para todo aquello que se relacione con el interés público; pero deberá ceñirse estrictamente a cualquier disposición que limite o restrinja su uso y resguarde datos sensibles. Dentro de los límites de su presupuesto y de acuerdo con las circunstancias, deberá trabajar sin descanso por la mayor difusión y publicidad, haciendo que los documentos bajo su custodia sean fácilmente conocidos por todos aquellos a quienes pueda interesar, ya sea mediante publicaciones o a través de consultas personales.

Conclusiones

El secreto profesional es un deber, derecho y obligación, así como una condición que se ejerce desde la práctica en las profesiones; es un privilegio otorgado por la sociedad e identifica a los sujetos en los que recae el secreto profesional, en este caso, periodistas, bibliotecarios y archivistas, siendo una condición indispensable el ejercicio profesional activo. La confidencialidad del secreto de los datos personales y los datos sensibles es un principio en los bibliotecarios y los archivistas; mientras que los periodistas pueden vulnerar la confidencialidad de los datos personales si existe un interés público o hay un hecho noticioso.

 

Extracto de: Estrada-Cuzcano, A., & Alfaro-Mendives, K. (2017). Análisis comparativo del secreto profesional desde la perspectiva del ejercicio de las disciplinas informativas: periodistas, bibliotecarios y archivistas. Revista española de Documentación Científica, 40(2), e176. doi: http://dx.doi.org/10.3989/redc.2017.2.1406

¿Son útiles y seguras las aplicaciones móviles en salud?

La tecnología móvil ha cambiado la forma en que vivimos, trabajamos y nos comunicamos afectando a todas las esferas de nuestra vida. Oficialmente según GSMA ya hay más dispositivos móviles que personas en el mundo (Julio Alonso-Arévalo, 2017)3. El campo de la salud móvil se ha convertido en un sub-segmento de la eSalud, que tiene que ver con el uso de los avances tecnológicos, tales como teléfonos móviles, GPS, apps o monitores de pacientes en los servicios de Salud e información. Así, el uso de las tecnologías móviles para apoyar el logro de objetivos de salud se denomina Salud móvil o mHealth, y tiene un potencial importante para transformar la prestación de servicios de salud en todo el mundo, tal como se reconoce el Libro Verde sobre la Salud móvil publicado por la Comisión Europea (Libro Verde sobre Salud Móvil en la UE COM(2014) 219 final 2014)7.

Este mismo documento estima que la utilización de apps móviles podría mejorar la eficiencia de la atención al paciente, minimizando hasta en un 30% del tiempo empleado en acceder a información y a su análisis, con un ahorro adicional del 15% de los costes por disminución de la demanda y utilización de los servicios de atención sanitaria. Por tanto, se estima que la Salud móvil es un campo emergente y de rápido desarrollo que tiene el potencial de desempeñar un papel clave en la transformación de la asistencia sanitaria y, puede aumentar la Calidad y eficiencia. Su misión es completar en lugar de sustituir a forma de asistencia sanitaria tradicional (mHealth App Developer Economics 2016: The current status and trends of the mHealth app market: 6 th annual study on mHealth app publishing based on 2,600 plus respondents, 2016)8.

MHealth incluye el uso de dispositivos móviles en la recogida de datos sobre la clínica, la asistencia, la entrega y, el acceso a información para profesionales, investigadores, y pacientes. También para el seguimiento en tiempo real de los pacientes, y en la provisión directa de atención a través de la telemedicina móvil. Esto está implicando rápidos avances en el ámbito tecnológico y un crecimiento exponencial de las aplicaciones móviles dedicadas a usos en la Salud. Sin embargo, la calidad de estas apps tiene una alta variabilidad, tanto en contenidos como en características funcionales, muchas de ellas son de dudosa validez y fiabilidad y, la mayoría de ellas no están integradas en el sistema sanitario, de manera, que este crecimiento desordenado hace necesario establecer mecanismos de regulación que garanticen que estas aplicaciones se utilicen con seguridad (Julio. Alonso-Arévalo, 2016)2 a través de indicadores de Calidad y Seguridad para sus usuarios (Junta de Andalucía, 2016)3.

Las cuestiones relativas a seguridad deben tener en cuenta dos aspectos fundamentales: la seguridad de funcionamiento para que no afecten negativamente a la Salud del paciente y, la privacidad y confidencialidad de los datos. Algunos informes señalan que buena parte de las aplicaciones no están avaladas ni certificadas por organismos y entidades competentes, que su funcionamiento no está suficientemente testado, y que pueden tener comportamientos anómalos que pueden conllevar posibles efectos adversos para los pacientes.

En lo relativo a las cuestiones de privacidad y protección de datos hay informes que estiman que el 83% de las aplicaciones que instalamos permiten acceder a datos sensibles (Corcobado, 2016)5 y, por lo tanto el envío y recepción de datos no es seguro, con lo cual se compromete la privacidad del paciente. Por ello es necesario establecer regímenes jurídicos con responsabilidades por riesgos para la Salud para los fabricantes, y normativas y sellos de calidad que garanticen un uso confiable de estas aplicaciones (Unión Europea, 2016)7.

Algunos países han empezado a regular el mercado de apliaciones móviles dedicadas a la Salud, prevención y vida sana; este es el caso de Estados Unidos, donde el Department of Health and Human Services Food and Drug Administration (FDA) publicó el documento Mobile Medical Applications de orientación para informar a los fabricantes, distribuidores y otras entidades acerca de cómo la FDA aplica sus autoridades reguladoras para seleccionar las aplicaciones (Patel, 2013)10. También dispone de un directorio de aplicaciones Patient Apps for Improved Healthcare (Patient Apps for Improved Healthcare 2013)11, elaborado por el Instituto IMS Healthcare Informatics en 2013, que incluye un análisis de más de 40.000 las aplicaciones sanitarias. En Europa, disponemos del directorio The myhealthapps directory 2015-2016 que recoge una serie de aplicaciones de salud recomendadas por los grupos de pacientes o consumidores autorizados (The myhealthapps directory 2015-2016: Featuring health apps that focus on care in the community, disability, health, and wellness – a review by patient groups and empowered consumers 2016)9. En España la Agencia de Calidad Sanitaria de Andalucía otorga el Distintivo AppSaludable, que es el primer sello en español que reconoce la calidad y seguridad de las apps de salud. (Junta de Andalucía, 2016)3.

Aun así, tras un análisis de las normativas de Salud más destacadas en el ámbito (5th Annual State of Application Security Report : Perception vs. Reality, 2016)1, se observó que algunas de las aplicaciones que son consideradas como seguras por parte de algunos organismos reguladores, no superan algunos de los tests de seguridad móvil, como el reconocido Open Web Application Security Project (OWASP), pues la mayoría de las aplicaciones contienen vulnerabilidades de seguridad críticas, así según los datos del informe, más del 80 por ciento de las aplicaciones de salud probadas que previamente habían sido aprobadas como seguras por la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) o por el Servicio Nacional de Salud (NHS) del Reino Unido tenían vulnerabilidades en al menos dos de los 10 principales riesgos establecidos por OWASP. Es decir, que el 98% de las aplicaciones móviles probadas carecían de protección binaria y el 83% de las aplicaciones móviles no tenían suficiente protección de la capa de transporte. En otro estudio del Imperial College de Londres publicado en BioMed Central (Huckvale , Prieto , & Tilney, 2015)6, un grupo de investigadores probó que 79 de las 200 aplicaciones certificadas por el Sistema Sanitario del Reino Unido como segura, utilizaban datos falsos. Además, encontraron que ninguna de las aplicaciones cifraba datos en el dispositivo, y de las 35 aplicaciones que enviaron información de identificación a través de Internet, dos tercios no usaron ningún cifrado. Además, cuatro aplicaciones enviaron datos sin ningún cifrado.

En consecuencia, se recomienda la existencia de medidas regulatorias adicionales que minimicen los posibles riesgos del uso de las aplicaciones móviles en Salud por parte de los médicos y pacientes para de este modo puedan beneficiarse de su potencial (Julio Alonso-Arévalo & Mirón-Canelo, 2017)4.

*(Versión divulgativa del artículo publicado por Julio Alonso Arévalo y José Antonio mirón canelo en la Revista Cubana de Información en Ciencias de la Salud bajo el título «Aplicaciones móviles en salud: potencial, normativa de seguridad y regulación», disponible en http://scielo.sld.cu/pdf/ics/v28n3/rci05317.pdf )

Bibliografía
  1. 5th Annual State of Application Security Report : Perception vs. Reality. (2016). Arxan.  https://www.arxan.com/wp-content/uploads/2016/01/State_of_Application_Security_2016_Consolidated_Report.pdf (consultado el 20 de julio de 2018)
  2. Alonso-Arévalo, J. (2016). Aplicaciones moviles en medicina y salud. XII Jornadas APDIShttp://gredos.usal.es/jspui/bitstream/10366/130118/1/Aplicaciones%20m%C3%B3viles%20en%20medicina%20y%20salud.pdf (consultado el 20 de julio de 2018)
  3. Junta de Andalucía. Agencia de la Calidad Sanitaria en Andalucía. Apps Saludables. Recomendaciones, 2016. Disponible en:  http://www.calidadappsalud.com/listado-completo-recomendaciones-app-salud/
  4. Alonso-Arévalo, J. (2017). Oficialmente ya hay más dispositivos móviles que personas en el mundo. Universo Abierto. Blog de la biblioteca de la Facultad de Traducción y Documentación de la Universidad de Salamancahttps://universoabierto.org/2015/12/22/oficialmente-ya-hay-mas-dispositivos-moviles-que-personas-en-el-mundo/ (consultado el 20 de julio de 2018)
  5. Alonso-Arévalo, J., & Mirón-Canelo, J. A. (2017). Aplicaciones móviles en salud: potencial, normativa de seguridad y regulación.  https://gredos.usal.es/jspui/handle/10366/135608 (consultado el 20 de julio de 2018)
  6. Corcobado, M. A. (2016). Estos son los permisos que concedes cuando instalas una app. El Paishttp://tecnologia.elpais.com/tecnologia/2017/03/27/actualidad/1490626770_125439.html (consultado el 20 de julio de 2018)
  7. Unión Europea. Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) (Texto pertinente a          efectos del EEE).
  8. Huckvale , K., Prieto , J. T., & Tilney, M. (2015). Unaddressed privacy risks in accredited health and wellness apps: a cross-sectional systematic assessment. BioMed Centralhttps://bmcmedicine.biomedcentral.com/articles/10.1186/s12916-015-0444-y  (consultado el 20 de julio de 2018)
  9. Libro Verde sobre Salud Móvil en la UE COM(2014) 219 final (2014). Bruselas: Comisión Europea. http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/1/2014/ES/1-2014-219-ES-F1-1.Pdf  (consultado el 20 de julio de 2018)
  10. mHealth App Developer Economics 2016: The current status and trends of the mHealth app market: 6 th annual study on mHealth app publishing based on 2,600 plus respondents. (2016). Daman, eHealth.  http://www.ticsalut.cat/media/upload/arxius/portal-appsalut/r2g-mHealth-App-Developer-Economics-2016.pdf  (consultado el 20 de julio de 2018)
  11. The myhealthapps directory 2015-2016: Featuring health apps that focus on care in the community, disability, health, and wellness – a review by patient groups and empowered consumers (2016). European Commission http://www.patient-view.com/uploads/6/5/7/9/6579846/_the_myhealthapps_directory_2015-2016.pdf  (consultado el 20 de julio de 2018)
  12. Patel, B. (2013). Mobile Medical Applications. Washington D. C.: U.S. Department of Health and Human Services Food and Drug Administration https://goo.gl/oZGjNE  (consultado el 20 de julio de 2018)
  13. Patient Apps for Improved Healthcare (2013). IMS Health.  https://goo.gl/Xj77Bs (consultado el 20 de julio de 2018)

«Los archivos no están actuando como un sistema de información coordinado en pos de un objetivo común»: entrevista a Roberto Lucas Andrada, docente en la UNC y UNLAR

Las VII Jornadas de Archivos, Museos y Bibliotecas en La Rioja (JAMyBLaR 2018) han dado comienzo hoy 7 de junio de 2018 y continuarán mañana día 8 en Argentina. Archivoz ha contactado con el Licenciado en Archivología Roberto Lucas Andrada, Docente del Departamento Académico de Ciencias Humanas y de la Educación de la Universidad Nacional de La Rioja y de la Escuela de Archivología de la Universidad Nacional de Córdoba.

Los archivos de las diferentes jurisdicciones no está articulando acciones, incluso dentro de una misma institución (en particular aquellos insertos en las Administraciones Públicas) no tienen un flujo adecuado de comunicación entre ellos. No están actuando como un sistema de información coordinado en pos de un objetivo común.”

(Archivoz) – ¿Cuáles son las expectativas que se tiene en esta Jornada VII de Archivos, Museos y Bibliotecas en La Rioja (Argentina)?

La principal expectativa que se tiene con respecto a esta jornada es consolidar su realización en la Universidad Nacional de La Rioja y seguir organizando este evento con regularidad, gracias al apoyo que nos brinda el Departamento de Ciencias Humanas y de la Educación del cual dependen nuestras carreras: Tecnicatura Universitaria en Administración de Documentos y Archivos, Tecnicatura Universitaria en Bibliotecología y Tecnicatura Universitaria en Museología.

(Archivoz) – El eje central de esta Jornada es la Ciencia de Información ¿Cómo considera que este nuevo paradigma impacta en la gestión del profesional archivero?

Este eje implica un desafío para el profesional y su formación, ya que se propone debatir sobre el impacto de la tecnología en la creación del documento, con nuevos soportes y su preservación digital. Esto nos pone en debate como profesionales y también lo que se enseña en las diferentes curricular de las carreras en Argentina.

(Archivoz) – En la actualidad se habla del archivo como sistema de información ¿cree Usted que los Archivos en Argentina, como en Latinoamérica existe un sistema de información que este regulado con una legislación que amerite el buen uso de la información? ¿Considera que podemos seguir algún ejemplo que este en práctica algún país del mundo?

Los archivos de las diferentes jurisdicciones no está articulando acciones, incluso dentro de una misma institución (en particular aquellos insertos en las Administraciones Públicas) no tienen un flujo adecuado de comunicación entre ellos. No están actuando como un sistema de información coordinado en pos de un objetivo común. La experiencia de la Provincia de La Rioja, es rescatable. La carrera de archivología fue creada en el año 2010 por la Universidad Nacional de La Rioja, y con tan solo 8 años de existencia ha logrado conjuntamente con autoridades de la Provincia de La Rioja la sanción de la Ley Provincial Nº 1080/18, ahora se presenta un mayor desafío que es operativizar acciones para aplicar la normativa.

(Archivoz) ¿Cómo se puede implementar la información archivística como producción científica?

Los estudios actuales de nuestra disciplina se centran en casos puntuales, debemos realizar una mayor producción académica, fomentar la investigación multidisciplinar, y cooperativa. Insertarnos en el marco de programas de investigación internacionales.

(Archivoz) – ¿Cuáles son los límites entre la Información Archivística y la información que posee la archivalia de un archivo sea público o privado?

Los archivos son las principales fuentes de información para cualquier investigación, estamos preparados para atender las demandas de los usuarios. El límite está dado por la naturaleza del documento archivístico y el tipo de información que contiene. Recientemente en Argentina se sancionó la Ley Nº 27.275 sobre Acceso a la Información Pública del Estado, que tiene incidencia directa en nuestra profesión, así como también la garantía Constitucional del Habeas Data.

(Archivoz) – Con influencia de la tecnología en el tratamiento de la información ¿cuál son las técnicas con las que debe adornase el profesional archivero para con los metadatos en el contexto archivístico?

Los planes de estudios y los contenidos de las cátedras de automatización de la información y descripción archivística deben articular acciones intercátedras para la profundización de la utilización de las nuevas tecnologías para el control, búsqueda y puesta a disposición de los documentos. Es necesario investigar y producir con mayor celeridad sobre la descripción con la web semántica para publicar grandes volúmenes de datos legibles.

(Archivoz)-Conocemos la importancia de los archivos en las Universidades, como fomento de la cultura y desarrollo de la identidad Nacional, podrá darnos de manera lineal resaltando los sucesos más notorios desde la Reforma Universitaria en Argentina en 1918.

Los documentos generados en torno a la Reforma Universitaria de 1918, hoy tienen una enorme importancia y son sacados a luz, tienen visibilidad nacional debido al centenario de la reforma. Todas las acciones de alguna manera quieren reflejar lo sucedido en aquella gesta estudiantil, mostrando los objetos, los documentos, los textos impresos para darle color a los eventos académicos que se están llevando a cabo.

Los archivos somos fuentes documentales para la historiografía y somos soporte junto a otras instituciones culturales para mantener vigente la identidad de un pueblo. Para cerrar, quiero agregar que los archivos de Argentina, y de cada región de nuestro país deben articular acciones conjuntas, para constituirse como verdaderos sistema de información documentada y contribuir a la transparencia y democratización de la información. Cada ciudadano, cada sujeto comprendido debe estar informado para mejorar sus opciones al momento de decidir. La información y su acceso es un derecho humano.

Agradecemos a Roberto su disponibilidad y su compromiso universitario en la formación de nuevos profesionales.

Hay vida más allá del documento electrónico administrativo

Introducción

Han pasado ya más de 10 años de la aprobación de la Ley 11/2007 que fue el detonante del impulso a la administración electrónica en nuestro país. Dicho texto introdujo la definición del documento electrónico y fue base para el posterior desarrollo de las Normas Técnicas de Interoperabilidad; la ley 39/2015 que consagra la obligatoriedad del expediente y documento electrónico vino a reforzar a reforzar la imparable evolución de los documentos hacia el soporte digital.

Han sido años muy interesantes en los que muchos profesionales de la archivística y la gestión documental han tenido la ocasión de participar activamente en el diseño y definición de los modelos de administración electrónica de sus instituciones y en los que se ha avanzado significativamente en la concienciación de la necesidad de aplicar políticas de gestión documental y archivo acordes con la mejores prácticas nacionales e internacionales.

La evolución en esta década se ha centrado sobre todo en la aplicación de los procesos documentales a la gestión activa de los documentos y expedientes electrónicos, vinculados éstos a los trámites y procedimientos administrativos originadores de dicha documentación. Sigue siendo una asignatura pendiente para la mayoría de las instituciones la conformación del archivo electrónico que se menciona de manera muy imprecisa en la ley 39/2015.

Sin negar los avances positivos en relación con los documentos y expedientes administrativos, observamos escasas iniciativas que aborden la gestión y preservación de otros tipos de documentos/información digital producida por las administraciones públicas con un indudable valor patrimonial y archivístico y que reside principalmente en las aplicaciones transaccionales de datos

Documentos y datos: vidas separadas

Si nos preguntamos el porqué de esa distanciación entre la gestión de documentos y el mundo de los datos podemos encontrar diversas razones:

En primer lugar, la propia acepción del término documento sigue “grabado” en el subconsciente colectivo como un objeto autocontenido en sí mismo y con una fuerte asociación al mundo papel. Por más que tratemos de introducir la definición ISO que traduce el concepto “record” anglosajón,  casi nadie -salvo el colectivo profesional- es capaz de asociar la palabra documento a cualquier tipo de “información creada, recibida y conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales” (ISO 30300).

Desde el punto de vista normativo, las definiciones adoptadas por la ley 17/2011 y la NTI de documento electrónico han contribuido aún más a que se asocie el concepto de documento electrónico a un fichero o conjunto de ficheros autocontenidos. De ahí que la mayor parte de las políticas de gestión documental desarrolladas hasta el momento limitan el ámbito de aplicación de los procesos documentales y de archivo a los documentos y expedientes administrativos, quedando fuera toda referencia a al mundo de los datos.

La dificultad para trasladar a nuestro entorno el concepto de documento en su sentido más amplio, hace muy difícil explicar que el ámbito de la archivística y gestión documental también comprende la información que se produce en bases de datos u otras tecnologías emergentes. Tampoco el uso del término registro como traducción literal de un “record” nos ayuda con los profesionales informáticos, pues un registro documental -como conjunto de información que evidencia una acción o decisión-  puede estar integrado por uno o n registros informáticos -filas de datos de una base de datos.

En el contexto organizativo, la posición tradicional de los archivos como receptores de la documentación en fase inactiva también ha facilitado su distanciamiento del mundo de los datos. Así, muchas series documentales se han ido desmaterializando en forma de datos, que se actualizan de forma dinámica y pueden mantenerse almacenados en línea durante años por lo que están en una situación de “actividad permanente”. Ello ha contribuido a que la responsabilidad sobre el ciclo de vida de los datos no se vea como competencia del archivo y quede en las áreas TIC de las administraciones.

Por último, el nivel de conocimiento y actualización tecnológica necesario para involucrase en el mundo de los datos, ha inhibido a muchos profesionales de los archivos de intervenir en este terreno que implica abrir un frente de actuación adicional al del documento y expediente electrónico.

Un futuro orientado a los datos

La evolución actual de la tecnología y de los procesos de transformación digital de las organizaciones, está presidida por una fuerte orientación a datos. El “data driven” se presenta como tendencia capaz de mejorar la eficiencia de los procesos frente al “document driven” o formas de trabajo orientadas a generar documentos.  Este proceso se dirige hacia la reducción en la producción de documentos “textuales” en su sentido más tradicional.  Esto es un aviso a navegantes para la profesión: si circunscribimos la gestión documental a los documentos como objetos/ficheros electrónicos, nuestros archivos electrónicos estarán gestionando una muy pequeña proporción -y cada vez menor- de la información de valor que se produce.

La conversión de los documentos en datos no es nueva, pues comenzó con los primeros procesos de automatización de las administraciones públicas hace ya más de 30 años. Hemos ido asistiendo a la progresiva desmaterialización de importantes series documentales tradicionalmente custodiadas en los archivos y su conversión en datos residentes en grandes bases de datos: catastralo, padrones municipales, estadísticas, registros climatológicos, información medioambiental, cartografía, estadística, libros de contabilidad, registros mercantiles… etc.

Hoy en día se apunta un nuevo cambio de ciclo que afectará también a las e-administraciones. La tendencia a que todo se convierta en datos, va acompañada de una innovación tecnológica constante. Se plantean nuevos retos para la gestión y el gobierno de los documentos /registros y su preservación digital:  la información será más descentralizada (véase Distributed Ledger Technologies o Blockchain), ubicua (Cloud computing) compartida (redes sociales, espacios de colaboración, procesos compartidos entre distintas aplicaciones…) con interrelaciones y formas de representación más complejas (BIM, realidad aumentada, realidad virtual) y con un crecimiento masivo de los datos (Data Analitycs, Big Data, IoT Internet de las cosas…).

Es el momento de actuar

Debemos tomar ejemplo de países, como Estonia, que ya han adoptado estrategias orientadas al gobierno de la información digital de los records en su conjunto. También seguir de cerca los avances en materia de preservación digital bajo esta orientación a datos (i.e The UK National Archives).

Debemos incidir en lo que la disciplina del “records management” aporta al gobierno de la información desde el momento en que esta se produce y ser capaces de impulsar y colaborar con equipos multidisciplinares en la exploración de nuevas alternativas para hacer frente a los retos que plantea la proliferación de los datos digitales.

Si los profesionales y las instituciones responsables de administración electrónica y del patrimonio documental no iniciamos ya un camino que vaya más allá de la gestión del documento y el expediente electrónico administrativo, corremos el riesgo de que una gran masa de información quede situada en un “limbo” que dificulte o impida su adecuada gestión y preservación para el futuro.

La documentación española de época contemporánea en el archivo secreto vaticano

El Archivo Secreto Vaticano (ASV) nace como tal a principios del siglo XVII (1612), cuando el papa Pablo V Borghese (1605-1621) ordena la recopilación de todo el material archivístico relativo a la Santa Sede conservado hasta ese momento en distintos lugares de Roma. Su inmenso fondo documental es el resultado de los acontecimientos vividos por la Iglesia de Roma a lo largo de su historia, desde los inicios de la administración pontificia hasta nuestros días. En particular, el ASV custodia todos los actos y documentos relativos al gobierno de la Iglesia, y con sus más de seiscientos fondos archivísticos, constituye la mayor estructura administrativa de documentación histórica a nivel mundial pues conserva la memoria de las relaciones entre el Vaticano y todas las diócesis del mundo.

La historia del ASV está marcada por varios acontecimientos: desde el establecimiento del papado en Aviñón durante el Cisma de Occidente (1378-1417), con la consecuente creación de dos series archivísticas paralelas una en Roma y otra en Aviñón, hasta el Saco de Roma por las tropas de Carlos V en 1527 o la Unificación de Italia con la toma de Roma el 20 de septiembre de 1870, y la sucesiva división del patrimonio documental entre Italia y el Vaticano. Sin embargo, el hecho más trágico para el ASV durante el siglo XIX fue el traslado forzoso de la documentación del archivo a París, por orden de Napoleón, junto a otras bibliotecas, archivos y obras de arte de la Santa Sede. Cuando tras la caída de Napoleón la documentación pudo regresar a Roma, entre 1815 y 1817, las pérdidas fueron enormes y muchos volúmenes se quedaron en la capital francesa. Este hecho marcó un antes y un después en la documentación vaticana y determinó la reforma archivística de 1816, cuando inicia la denominada “Época moderna” en el ASV.

El interés de los historiadores españoles por el estudio de la documentación vaticana en general y de época contemporánea en particular se ha incrementado en los últimos años gracias, entre otros factores, a la apertura en 2006 de los archivos correspondientes al pontificado de Pío IX (6 de febrero de 1922- 10 de febrero de 1939). La documentación de este pontificado, teniendo en cuenta que el secretario del papa Pío IX era el cardenal Eugenio Pacelli, futuro papa Pío XII (1939-1958), ha despertado muchas expectativas y ya han salido a la luz varias obras sobre estos años, en su mayoría de la mano del historiador Vicente Cárcel Ortí[1].

En realidad, la historiografía no se ha centrado solo en el siglo XX sino que también el siglo XIX ha sido objeto de numerosas publicaciones de autores españoles. En este sentido, el aspecto que ha despertado mayor interés ha sido el estudio de las relaciones entre España y la Santa Sede y, como consecuencia, los tres fondos más trabajados han sido el Archivo de la Nunciatura de Madrid, la sección Spagna de la Secretaría de Estado y el Archivo de la Congregación de Asuntos Eclesiásticos Extraordinarios (hoy la Segunda Sección de la Secretaría de Estado encargada de las relaciones con los Estados).

Mientras que el Archivo de la Nunciatura de Madrid recoge la documentación procedente de la representación pontificia en España, en los fondos de la Secretaría de Estado encontramos los despachos originales de los nuncios y las minutas o borradores de las instrucciones enviadas desde Roma, siendo una documentación que hace referencia tanto a acontecimientos de carácter modesto como a cuestiones de política general proporcionando una visión muy detallada de la circunstancias no solo religiosas, sino también sociales y políticas del país en ese momento. Por otro lado, en el Archivo de la Congregación de los Asuntos Eclesiásticos Extraordinarios (AA.EE.SS.), órgano consultivo instituido por Pío VII (1800-2823) en 1814, el fondo de los Rapporti delle Sessioni cardenalicias (es decir, las relaciones de las reuniones de los cardenales miembros), y especialmente la rúbrica Spagna, presenta una documentación pormenorizada sobre las cuestiones problemáticas de vario tipo que eran presentadas ante la Congregación. Desde el punto de vista cronológico, el material del archivo está clasificado en cuatro periodos y, salvo algunos documentos de los siglos XVI al XVIII, la documentación corresponde básicamente a los siglos XIX y XX. Una parte de esta documentación ha sido publicada, pero queda todavía mucho material inédito por descubrir.

Al mismo tiempo, existen otros fondos del Archivo Secreto Vaticano que también proporcionan información sobre aspectos económicos, sociales y políticos de la sociedad española contemporánea. Un ejemplo es la serie Relationes Dioecesium que conserva las relaciones presentadas en Roma por parte de los obispos u otros ordinarios sobre el estado de la diócesis y sus territorios en ocasión de la visita ad limina a Roma. Estas visitas, que se convierten en obligatorias tras la bula Romanus Pontifex de Sixto V (1585-1590) en 1585 y que tenían que producirse cada tres, cuatro o cinco años según la distancia de la diócesis respecto a Roma, continuarán en la época contemporánea. A ello es necesario añadir los fondos de las diferentes Congregaciones Romanas, como la Congregación de las Causas de los Santos o la Congregación Consistorial.

La característica de la documentación vaticana y el aspecto que la hace más interesante, es la variedad y riqueza de la información que proporciona. En ella se tratan desde asuntos ordinarios de la administración eclesiásticas (nombramientos de beneficios menores y mayores, facultades concedidas a prelados, religiosos etc.,) hasta noticias sobre el comportamiento de los gobiernos y sus programas legislativos, el avance del liberalismo, el anticlericalismo o la masonería, etc.

En el caso de la documentación relativa al País Vasco, que he tenido la ocasión de analizar con motivo de una próxima publicación referente a este tema, el material comprende junto a mensajes sobre el próximo parto de la reina o la utilización de las luces de gas en las iglesias de Bilbao, la expulsión del obispo de Vitoria Múgica (21 mayo 1931), o un informe sobre los protestantes que viven en la diócesis de Vitoria y la propaganda que están haciendo ofreciendo biblias en español y en euskera (1931). También las protestas por el bombardeo de Guernica, Durango, Eibar (1936-1939), o noticias sobre los niños vascos enviados a Estados Unidos y las iglesias destruidas durante la Guerra Civil entre otros.

Como decíamos, la fecha límite para consultar la documentación vaticana es el pontificado del papa Pío IX (1922-1939) que incluye, por tanto, la documentación relativa a la Segunda República y a la Guerra Civil española salvo los dos últimos meses de la contienda. Es evidente el interés de esta documentación para los investigadores, dado que en su mayor parte es todavía inédita pues este pontificado se abrió a la consulta en el año 2006.

Cada papa, durante su pontificado, tiene la facultad de abrir a la consulta de los investigadores un nuevo periodo de documentación del ASV. El papa Francisco todavía no lo ha hecho y se espera que en breve sea posible consultar la documentación referente a los pontificados de Pío XII (1939-1958) y Juan XXIII (1958-1963), ello daría acceso a gran cantidad de documentación inédita tanto de interés general, por ejemplo, en temas relacionados con la II Guerra Mundial, o más específicos pero con muchos interrogantes por resolver como es el caso de algunas nunciaturas de América Latina.

[1] https://dialnet.unirioja.es/servlet/autor?codigo=22380


Bibliografía

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La búsqueda y recuperación de información: una materia transversal en la archivística moderna

¿Es la recuperación de información, una materia transversal en la archivística moderna? ¿Hasta qué punto es relevante para un archivero conocer los métodos de búsqueda de información en Google? Para dar respuesta justa a estas preguntas, lo primero que hay que considerar es el concepto de Documentación-Archivística y ser plenamente conscientes del contexto en el que vivimos. La archivística es la disciplina encargada del análisis documental de los documentos, generados por las personas físicas y jurídicas en el ejercicio de sus funciones. En este ejercicio, la archivística adapta técnicas ampliamente desarrolladas en los procesos documentales, tales como la catalogación, la clasificación, la indización, y otras específicas como los cuadros de clasificación funcional y orgánicos, los principios de procedencia, herencia descriptiva o de transferencia. Pero el lector no debe olvidar que la razón de ser, tanto de la Archivística, Biblioteconomía y Documentación es, sobre todo, la recuperación de los documentos. Las Ciencias de la Documentación lo son, no por el estudio de la historia del libro o del documento, si no por razones muchas más prácticas; para encontrar la información que se necesita en cada momento. Puntualizo este asunto, ya que existe gran debate y confusión sobre lo que resulta esencial en nuestras disciplinas ¿Cuál es el objetivo final de la biblioteca o el archivo? ¿Para qué se catalogan o clasifican los documentos? ¿Para qué existen las normas y reglas de catalogación? ¿Para qué se ha diseñado toda la tecnología y software de gestión documental? ¿Qué es lo que desean habitualmente los usuarios e investigadores de las bibliotecas y archivos? La clave de todo, está en la búsqueda y recuperación de la información, o de los expedientes y series documentales que cada tipo de usuario demanda. Estas razones son el corazón de los profesionales de la información. Se dice “profesionales”, por su nivel y capacidad para encontrar la información demandada, en corto espacio de tiempo, con precisión y relevancia.

Volviendo al caso de los archivos, probablemente, la localización de una agrupación documental, dependerá de muchos factores. Por ejemplo, del conocimiento de las autoridades que figuran en el documento y, por ende, en la descripción archivística del fondo. Pero también, de la materia, data tópica, palabras clave presentes en la motivación del documento, quizás por alguna de las palabras clave que figuran en las referencias bibliográficas que citan o mencionan el documento en cuestión. En resumen, dependemos de los puntos de acceso, que un experto archivero, tuvo que detectar y referir en la ficha catalográfica de la agrupación documental. Pero tampoco hay que olvidar, que la ficha está automatizada gracias a un software de gestión, inspirado por las Ciencias de la Documentación, y que ha sido programado de tal forma, que resulta óptimo para la recuperación de dichos puntos de acceso. ¿Tarea de informático? No, rotundo. Tarea de archivero con conocimientos en tecnologías de la información y sobre todo “Recuperación de Información”. Así debería de ser, aunque la realidad no lo refleje hoy en día. Sólo un profesional de la archivística con los conocimientos en programación e informática necesarios, puede crear el instrumento perfecto para recuperar de forma eficiente la información y satisfacer las necesidades de la institución para la que trabaja. El conocimiento de la teoría y práctica del archivo, resulta en todo caso, esencial. Por tanto, puede afirmarse que la “Recuperación de Información” es o debería ser nuclear en el desarrollo de cualquier plan de estudios de una carrera de Documentación, tanto en grado como en máster.

Llegados a este punto del artículo, falta responder a la segunda pregunta relativa a los conocimientos de búsqueda de información en Google. Si bien “Recuperación de Información” es una disciplina científico-técnica que aborda los procesos algorítmicos del cálculo de similaridad de los documentos de una colección, su proyección e ingeniería de programación, así como el estudio de la experiencia del usuario y su automatización; la “Búsqueda de Información” es la disciplina que estudia el diseño de estrategias de búsqueda en los distintos sistemas de recuperación de información, también denominados “Buscadores”. Dicho de otra forma, se encarga del diseño óptimo de consultas, para mejorar la pertinencia y relevancia de los resultados obtenidos en cada caso. Por ello, también resulta clave en la formación de los archiveros y por extensión, de todos los bibliotecarios y documentalistas, el conocimiento de tales técnicas y estrategias que favorezcan la recuperación efectiva de la información. Uno de los paradigmas de la búsqueda de información es Google, dada su extensa base de conocimiento y su capacidad para modular los intereses de cada usuario. Google puede ser empleado para buscar contenidos de interés para el archivero, por ejemplo:

http://www.google.es/search?q=inurl:ParesBusquedas+intext:%22Búsqueda+del+usuario%22

Con este enlace de tipo RESTful, el usuario realizará una búsqueda directa en el Portal de Archivos Españoles PARES, sin necesidad de acceder a su página principal, reduciendo el tiempo de ejecución de la búsqueda y optimizando los resultados del buscador. La consulta en cuestión se compone de un operador “inurl” que contiene un fragmento de la dirección URL de la página web PARES, presente en los resultados de las búsquedas efectuadas con su aplicación. Si se añade el operador “intext” y las comillas dobles para “búsqueda literal”, se puede especificar una frase, expresión o palabra compuesta, que deberá estar presente entre los documentos recuperados. Este sencillo ejemplo, demuestra que el conocimiento, tanto de los operadores de búsqueda, como del funcionamiento del buscador Google, pueden ser una baza muy favorable para el archivero. Pero observemos un ejemplo real:

http://www.google.es/search?q=-direccion+-calle+-domicilio+intext:%22Hernan+cortes%22+america+(site:gob.es+OR+site:doi.org)

En este caso, se define la recuperación de documentos en los que se menciona expresamente “Hernán Cortés” y su actividad en América. Sin embargo, es necesario eliminar el ruido relativo a las calles, direcciones, domicilios en los que puede figurar su nombre. Por otra parte, se declara que la recuperación debe restringirse a sitios web del dominio del gobierno de España y artículos científicos publicados con numeración de tipo DOI. Probablemente el resultado de la recuperación, sea pertinente para estudiar algún hecho concreto del conquistador, en relación a unos legajos recientemente hallados en el Archivo de Indias. En conclusión, se evidencia la importancia de la búsqueda avanzada o experta en buscadores, y de la recuperación de información, para el desempeño profesional en nuestra área de conocimiento. Quiero finalizar este artículo con una cita de Friedrich Nietzsche que ya advirtió la importancia del asunto aquí tratado “Desde que me cansé de buscar he aprendido a hallar”.


 

Estrategias de búsqueda experta en Google

El profesor Manuel Blázquez ha publicado recientemente el libro titulado “Estrategias de búsqueda experta en Google” en el que aborda la base teórica y práctica de la búsqueda de información, los operadores de consulta de Google y más de 200 ejemplos de búsquedas avanzadas para el entrenamiento de las habilidades de recuperación de información. El libro puede adquirirse en Amazon en formato eBook y en Paperback.

Un nuevo medio digital de almacenamiento… No tan nuevo

En el ámbito de los Archivos y la Gestión Documental muchos profesionales han trabajado con microfilm, puesto que sus cualidades de duración, fidelidad al original e inalterabilidad le hacían imprescindible en la conservación de fondos documentales valiosos, así como en la puesta a disposición de los mismos al público.

En los últimos años, desde la generalización del uso de Internet, el microfilm ha ido quedando arrinconado a trabajos de preservación, puesto que no puede competir en la facilidad de uso de las tecnologías digitales para la difusión de información al mayor número de personas.

El microfilm tenía una carencia importante con respecto al mundo digital: la información tenía que ser visual, no podía almacenar más que documentos o imágenes y con cierta calidad puesto que las características del soporte y el proceso tenían un límite.

Sin embargo, hace unos años se diseñó un nuevo uso para el microfilm que viene a solucionar este problema y permite el almacenamiento fiel de cualquier tipo de formato y con la calidad original. Este sistema convierte los bits de la información digital en niveles de gris que se plasman en un código de barras 2D y los imprime en la película para su conservación.

Este proceso permitiría la recuperación de la información archivada en la película hasta al menos 500 años en condiciones normales, sin necesidad de ninguna intervención humana para transformar los datos o cambiarlos de soporte. Al evitar esta necesidad de transformación, se impide la perdida de información, sea por carencias de los soportes utilizados y de los formatos, por errores humanos y técnicos o por acciones deliberadas de quien tiene acceso a la información. Las buenas prácticas en estos procesos indican que en cada migración se pierde de media un 5% de la información original y, por tanto, el riesgo introducido en la conservación a largo plazo es importante.

Además, para garantizar el acceso futuro a la información, los desarrolladores de esta tecnología  incluye en una zona reservada del propio film y en formato legible por humanos las instrucciones necesarias para que quien vaya a utilizarlo en el futuro disponga de toda la información que le permita acceder de nuevo a los contenidos que almacena, por ejemplo, descripciones del formato de los fotogramas, descripciones de formatos de los archivos, equipos necesarios, etc.

Un sistema informático complementa esta solución y permite gestionar de manera eficiente otros aspectos de la preservación digital, como la normalización de formatos, validación de los archivos para garantizar su preservabilidad a largo plazo, verificaciones de contenido, ingestión automática de metadatos, definición de políticas, así como el control de las tareas en marcha. Este sistema se ha construido siguiendo las pautas definidas en el estándar OAIS y puede integrarse con los sistemas de difusión y gestión que puedan tener las entidades y así facilitar aún más el proceso de preservación.

Una última cuestión a destacar de este tipo de soluciones es que su disponibilidad de almacenamiento no está disponible de forma online (las películas se almacenan en un archivo sin conexión) lo que puede ser un elemento importante para minimizar posibles accesos no deseados que son posibles en otro tipo de soluciones conectadas.

En este mundo digital, con unas necesidades cada día mayores de almacenamiento, una visión disruptiva como este tipo de soluciones puede ayudar a garantizar el acceso futuro a la información digital más valiosa cambiando los paradigmas existentes sobre el coste de la preservación y la forma en que ha de realizarse.

A veces hace falta mirar al pasado para encontrar soluciones de futuro.

Es hora de cambiar

Durante muchos años (¿siglos?) el manejo de los documentos de una institución (pública o privada) se ha mantenido de forma bastante estática. El surgimiento de diversas tecnologías, aunque ha permitido automatizar el proceso, básicamente ha cambiado poco el modelo.

Los documentos de consulta/relativos a información se han mantenido en un sistema de gestión de bibliotecas o en un gestor documental y la documentación administrativa y/o propia del trabajo de la entidad, en un programa de archivo (o en ocasiones en gestor documental). Centraré mi reflexión en este último grupo.

  1. Lo que ha tenido en común en muchos casos este tratamiento de los documentos de trabajo es que:
  2. Se han incorporado/registrado al software cuando ya ha acabado el proceso, y “se archiva el expediente”.
  3. Se han manejado generalmente como expedientes, es decir no se desglosaba/clasificaba cada documento.
  4. Se han manejado por unos pocos usuarios, generalmente el/los archiveros, que centralizan el acceso.
  5. Se han manejado manteniendo una estructura de archivo tradicional (fondo/series…), incluyendo unos criterios de expurgo definidos y claros.
  6. Generalmente se manejaba papel (digitalizando en algún caso).

Sin embargo esto hace tiempo que ha cambiado, está cambiando, en muchas entidades y debería generalizarse a todas las instituciones, privadas y especialmente públicas, que quizá por sus menores medios y por las limitaciones que conlleva su normativa y su obligado carácter “notarial” tienen menos opciones y libertad de acción, estando más retrasadas.

¿Qué está cambiando y que implicaciones tiene?
  1. Las entidades se están planteando que el digitalizar y/o registrar documentación cuando “ya no se usa”, aporta poco valor, en cambio el tenerlas localizables y accesibles desde el instante en que entran en la entidad, aporta mucho valor. Se pueden distribuir automáticamente al equipo adecuado en formato electrónico, se dispone de una “copia de seguridad” y se puede acelerar los procesos.
  2. Al registrarse inicialmente, el expediente no estará completo, ya sea porque se reciben los documentos uno a uno por la propia lógica del procedimiento (un parte del seguro con su declaración, facturas, etc., una hipoteca,..) o bien porque aunque se reciba teóricamente completo (un concurso), siempre es posible que existan errores que deben subsanarse aportando o sustituyendo documentos.  Por tanto debe registrarse cada documento, introduciendo sus metadatos propios (no solo los del expediente). Pero esto multiplica la cantidad por 10 o 20 la cantidad de elementos a manejar (y la complejidad); a cambio tiene como ventaja que puede clasificarse y controlarse automáticamente cada documento, verificar automáticamente qué falta o incluso comprobar automáticamente que el documento es correcto (Ej.: extrayendo datos puede verificarse si el DNI está caducado). Además, al tratar cada documento separado, surge la oportunidad ¿para qué pedir este documento si ya lo tengo de otro expediente?, es posible compartir/copiar documentos entre expedientes digitales, evitando molestias al usuario/ciudadano, agilizando el proceso y ahorrando espacio. Un proceso automático al abrir el expediente puede buscar los documentos en otros repositorios o expedientes (cumpliendo el clásico axioma: “La administración no debe solicitar al ciudadano documentación que ya tiene”).
  3. Este expediente vivo requiere que los usuarios que lo procesan/tramitan tengan acceso a él, tanto para tomar decisiones como para corregir metadatos o asignaciones o para aportar documentación adicional. Adicionalmente cada vez es más frecuente el autoservicio por parte de los ciudadanos, que pueden aportar documentación a los expedientes (fotos y documento en un siniestro, documentos para abrir una cuenta, tramites electrónicos) o consultar la documentación (facturas, trámites,..). Todo ello complica enormemente el modelo de seguridad, ya no hay usuarios administradores y otros que consultan (en algunos casos tras solicitarlo), sino múltiples grupos trabajando simultáneamente, con permisos muy diferentes (un usuario podría acceder a un tipo de expediente y no a otro, incluso a otros del mismo tipo según asignación, localización geográfica, departamento,.. tener permisos diferentes sobre cada uno, de forma que puede leer en un caso, modificar en otro y borrar en un tercero, etc.).
  4. Por último el manejar expedientes por varios usuarios (e incluso parcialmente por los ciudadanos) complica el manejo y clasificación de los mismos dentro de una estructura “tradicional” de archivo. Asimismo, se complica por otros motivos, tales como ¿qué hacer con los documentos erróneos (corresponden a otro expediente) o no válidos para lo que se esperaba? (en principio borrarlos, pero puede ser necesario mantenerlos para justificar decisiones o retrasos) ¿Qué criterios de expurgo aplicar a los documentos “compartidos” entre expedientes?
  5. Los documentos cada vez son en menor porcentaje papel. Se contrata con las operadoras de telefonía por medio de una llamada, con lo que el documento de contrato es un fichero de audio, se puede digitalizar una factura y destruir el original con un procedimiento de digitalización certificada o puede reportarse un siniestro de autos enviando unas fotos. Todo ello cambia el modelo ya que no se trata de utilizar herramienta para guardar referencias a los documentos/expedientes sino guardar los propios documentos.
¿Qué cambios implica todo lo anterior?

Desde el punto de vista de las herramientas, esto desplaza el foco desde aplicaciones tradicionales de archivo hacia el uso de gestores documentales de los cuales hay una gran variedad disponible, tanto de comerciales (Documentum, OpenText, Filenet, Onbase) como OpenSource (Alfresco, OpenKM, OpenProdoc) ya que permiten almacenar los documentos y no solo referencias, definir modelos de metadatos muy variables y manejar una seguridad sofisticada. Como complemento, dado que hay que automatizar la entrada, se potencia cada vez más el uso de herramientas de clasificación y extracción automática de metadatos, como Athento, A2iA, Captiva o Kofax.

Desde el punto de vista de los profesionales, dado que la entrada es en gran parte automática y que el acceso es también “automático” (en función de los permisos), el trabajo se desplaza desde la “gestión diaria de los documentos” al diseño del sistema desde el punto de vista documental.

¿Hasta qué punto está disponible el modelo anterior?

Como indicación, yo llevo más de 10 años diseñando proyectos donde, por ejemplo, usuarios repartidos en diferentes centros pueden digitalizar grupos de expedientes (sin ningún tipo de separación), los documentos digitales se separan, clasifican y asigna al expediente correspondiente automáticamente, se almacenan con todos sus metadatos en el gestor documental, se notifica a las personas encargadas de la llegada de los documento (si es necesario revisarlos) y se gestiona toda su vida (incluido expurgo) de forma automática, algo casi inevitable ya que hablamos de volúmenes que pueden alcanzar 100.000 y 200.000 documentos/día. Al iniciar el expediente puede comprobarse si ya se dispone de todos o parte de los documentos, asociándolos al nuevo expediente. Así que hablamos de modelos, productos y tecnologías más que probadas a día de hoy.

UNA BREVE MIRADA AL CONFLICTO Y CRISIS HUMANITARIA QUE VIVE COLOMBIA, EN RELACIÓN AL PROTOCOLO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS REFERIDOS A LAS GRAVES Y MANIFIESTAS VIOLACIONES A LOS DDHH, E INFRACCIONES AL DIH

La primera parte del documento expone un breve resumen del conflicto en Colombia, posteriormente se expone porqué se debe aplicar el protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los DDHH, e infracciones al DIH.

Si bien es cierto, Colombia cuenta con un robusto marco legal que le apuesta a la atención de situaciones de riesgo y las posibles violaciones de los DDHH y DIH, a la par de los numerosos esfuerzos del Gobierno Nacional por la aplicación total de dichas normas, pero es acertado decir que no es suficiente solo con emitirlas. El más reciente intento del actual legislativo Colombiano no solo contempla el ámbito jurisprudencial, sino que en esta ocasión también se le apuesta a la construcción de memoria, es por ello durante el primer trimestre del 2017 el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el  Centro Nacional de Memoria Histórica, publicaron El Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno, la importancia y relevancia de este documento radica en su implementación, ya que debe ser adoptado por la administración pública en todos sus niveles, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o los organismos regulados por la Ley 594 de 2000, a la luz del Decreto 1084 de 2015.

Pues bien, con el fin de no caer en el error del ciclo normativo clásico, y por el contrario entender un poco mejor el cómo y porqué debemos aplicar el Protocolo de Gestión Documental,  será necesario entender de forma resumida el contexto general del conflicto y la crisis humanitaria que vive Colombia, dado que dichas problemáticas han sido y serán la base para la construcción de memoria, y por supuesto todos sus registros de impactos en DDHH se materializa en documentos de Archivo.

MARCO ANALÍTICO DEL CONFLICTO – CRISIS HUMANITARIA QUE VIVE COLOMBIA

La crisis económica, la desigualdad, las economías ilícitas, los factores de violencia en las últimas décadas y la implantación de proyectos extractivos, agroindustriales e infraestructuras, se han acompañado o han sido instrumentalizadas por grupos armados ilegales, como una forma de apalancar su implantación violenta en diversos territorios, contribuyendo a la destrucción de tejidos sociales y prácticas culturales tradicionales.

En numerosas regiones el Estado central se desligó de responsabilidades esenciales transfiriéndolas a las regiones, en un marco de descentralización defectuoso, mientras que aspectos claves como la salud y la educación sufrieron un proceso de mercantilización, menoscabo en el acceso y la calidad de la atención.

De otra parte respecto a los contenidos geopolíticos y fronterizos es sabido que históricamente la frontera internacional colombiana se ha caracterizado por la baja presencia estatal y la captura de la institucionalidad por jerarquías y clientelas locales, condicionando el surgimiento de la violencia por la incapacidad del Estado para ejercer el monopolio de la fuerza, lo que lógicamente desencadena en vulnerabilidades sociales, económicas e institucionales, sumadas como lo mencione antes a la debilidad en el control y contención de las fronteras entre Colombia y las repúblicas vecinas, y esto como era de esperarse ha posibilitado la expansión de factores de violencia y conflicto armado.

Ahora bien en la actualidad vivimos un proceso de desarme y desmovilización, que  inició con el proceso de paz, reparación y reconciliación, pero este a su vez ha motivado la transformación y expansión de antiguas estructuras, así como el surgimiento de nuevas organizaciones armadas, estas estructuras armadas se encuentran disputando territorios, rentas lícitas e ilícitas, así como la injerencia en las administraciones locales y regionales, contribuyendo a ahondar las brechas existentes entre victimarios y victimas en temas como la justicia, la verdad, y la reparación, a la par  de alimentar fenómenos como la corrupción y procesos de desinstitucionalización y exclusión política.

Mientras que la Política de seguridad y derechos humanos no incluya componentes reales de seguridad como centro y eje transversal, se continuara con el subsumiendo del respeto y garantía de los derechos humanos, de forma tal que el lugar privilegiado que debe ocupar la realización de la dignidad humana en la política pública (por mandato constitucional), termina subordinado y con los mismos resultados negativos.  Dicho esto podemos afirmar que las expresiones del conflicto en escenarios urbanos ilegales históricamente han requerido de la influencia o control de los centros urbanos como el único camino para la consolidación del control político y poblacional, mientras que el país y la gran mayoría de su población no se concentra en recuperar su memoria.

Importancia de los Archivos en los DDHH – Protocolo de Gestión Documental

«La importancia de este protocolo para el país es que ofrece herramientas destinadas a identificar, proteger y conservar aquellos documentos que se han elaborado, acopiado y recopilado, durante las décadas que han sido escenario del conflicto armado interno, pero también de aquellos que se produzcan durante el tiempo que tome la superación del mismo. Los documentos denuncian, narran y ayudan a comprender y superar la violencia. Una vez hayan sido identificados, serán parte del patrimonio documental de la nación, enriqueciendo el conocimiento del pasado que posibilite develar la verdad acerca de lo sucedido y además, registrando las distintas maneras en las que concebimos el futuro» afirma el director del AGN, Armando Martínez Garnica.

Podríamos decir entonces que el objetivo general del protocolo es entregar a la comunidad archivística colombiana un instrumento que promueva, mejore y consolide los lineamientos y medidas tendientes a las mejores prácticas de gestión documental y así proteger los archivos referentes a violaciones en materia DDHH y DIH.

¿Por qué implementar el Protocolo de Gestión Documental?

El protocolo reconoce como documentos de archivo todos los formatos y soportes siempre y cuando registre cualquier información referente a la transgresión a los DDHH y DIH, amparando este postulado no solo en la legislación colombiana vigente, sino también, en el Principio Internacional de Lucha contra la Impunidad[1] .

Ahora bien el porqué de la implementación parece sencillo a simple vista, dado que la legislación colombiana, ordena a cada una de las ramas del poder público con representación institucional y a las empresas del sector privado que ejercían función pública a cumplirlo, pero es ineludible atender como un mandato también los principios internacionales sobre la lucha contra la impunidad, los principios institucionales (únicos para cada entidad), y por supuesto los principios relacionados con la función archivística (normatividad emanada por el AGN entre otros), entonces la respuesta a la pregunta inicial es, Si implementamos el protocolo, no solo seremos garante en el proceso de atención a víctimas, sino que también construiremos memoria nacional y lo más importante tendremos un aporte directo en la aproximación de un País que sale del conflicto y la crisis humanitaria.

[1] Conjunto de principios actualizado para la protección y la promoción de los derechos humanos mediante la lucha contra la impunidad. Consejo Económico y Social, Comisión de Derechos Humanos, Naciones Unidas. 61º período de sesiones, Documento e/cn.4/2005/102/add.1, 8 de febrero de 2005, http://www.idhc.org/esp/documents/PpiosImpunidad.pdf, consultada 11 de agosto de 2017

Archivos y Posconflicto: Archivos Para Construir Nación

Durante más de seis décadas de conflicto armado interno en Colombia, los archivos fueron las víctimas silenciosas de los diferentes actores del conflicto, cuando no de actos delictivos deliberados para cubrir hechos de corrupción a lo largo y ancho de la geografía nacional. Durante las tomas guerrilleras y las retomas por parte del otro bando, los archivos fueron destruidos, volados por bombas, mutilados, incendiados o abandonados en las regiones donde más se recrudeció el conflicto. El resultado: archivos destruidos, desaparecidos, desmembrados, incompletos o con los bordes quemados, testigos mudos de la presencia estatal a través de las administraciones públicas regionales o locales.

No obstante las dificultades para el acceso y uso de los documentos, los archivos judiciales fueron la mina de oro para valientes periodistas que sacaban a la luz pública hechos de despojos, corrupción, desplazamiento forzado, restitución de tierra, masacres, etc. como lo evidencia el trabajo de portales como verdadabierta[1] que ha hecho el cubrimiento del conflicto armado en Colombia.

Por otro lado, firmado el “Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera” entre las FARC-EP y el Gobierno Nacional, termina el conflicto con el grupo armado ilegal más antiguo del continente y con más capacidad de respuesta militar para enfrentar al Estado, abriendo la compuerta para generar condiciones para una paz estable y duradera.

En dicho Acuerdo Final se establece la Comisión para el Esclarecimiento de la Verdad, la Convivencia y No Repetición, que tiene entre sus funciones: “Adoptar medidas para el archivo de la información recolectada en el marco de sus funciones y al término de su mandato tomas las medidas necesarias para asegurar su preservación. La comisión definirá la entidad que será depositaria de estos archivos y los custodiará.”[2] En el mismo documento dispone que la comisión establecerá los lineamientos para que la entidad depositaria adopte los mecanismos correspondientes para que las víctimas y la sociedad en general puedan acceder al archivo de la información recolectada.

Por su parte, el ex comandante de las AUC, Iván Roberto Duque, alias “Ernesto Báez”, en entrevista a Noticias Uno hace énfasis en que el verdadero aporte para una paz estable y duradera es la verdad completa, “No la verdad expuesta por el gobierno sobre lo ocurrido en el conflicto, no la verdad que reposa en los anaqueles oficiales, que muchas veces se extravía y se pierde”[3].

Desde el punto de vista archivístico el reto es más complejo que la intervención cotidiana con la que se ha venido trabajando de espaldas a la realidad política del país: i) Hacer de los archivos un verdadero centro de información, antes que un mero depósito de archivos con documentos dispuestos para cumplir con mandatos legales; ii) Realizar los esfuerzos necesarios para aterrizar el lenguaje técnico documental a un lenguaje que le permita a las víctimas acceder a la información contenida en los depósitos de archivo, incluyendo el esfuerzo interdisciplinario para ello; iii) Realizar las acciones de descripción que se requieran para garantizar el acceso a la información, visibilizando los archivos donde potencialmente puedan existir recursos de información para la reconstrucción colectiva de la verdad total; iv) Ampliar el espectro de intervención tradicional que trascienda la visión orgánico-funcional con que se han intervenido los procesos de archivos y documentos, toda vez que los registros serán: colecciones de documentos, informes técnicos, grabaciones, testimonios orales y documentos que no se consideran documentos de archivo en estricto sentido, ya que los archivos oficiales solo son una parte de la verdad no contada sobre el conflicto armado.

Finalmente, para que los archivos sean el recurso para construir memoria, verdad, justicia y reparación integral, requiere que sus procesos técnicos sean acordes a los conceptos de enfoque territorial y poniendo a las víctimas como el objetivo principal en el acceso a la información; visibilizar a los olvidados, a las víctimas, a los territorios que tienen una historia por narrar, es en definitiva, construir Nación.

 

[1] Portal Verdad Abierta http://www.verdadabierta.com/

[2] Acuerdo Final para la terminación del conflicto. http://www.altocomisionadoparalapaz.gov.co/procesos-y-conversaciones/Documentos%20compartidos/24-11-2016NuevoAcuerdoFinal.pdf

[3] Noticias Uno. Edición de julio 22 de 2017. https://www.youtube.com/watch?v=bvGzw_7GQbQ

Archivos y Posconflicto: Archivos Para Construir Nación

Durante más de seis décadas de conflicto armado interno en Colombia, los archivos fueron las víctimas silenciosas de los diferentes actores del conflicto, cuando no de actos delictivos deliberados para cubrir hechos de corrupción a lo largo y ancho de la geografía nacional. Durante las tomas guerrilleras y las retomas por parte del otro bando, los archivos fueron destruidos, volados por bombas, mutilados, incendiados o abandonados en las regiones donde más se recrudeció el conflicto. El resultado: archivos destruidos, desaparecidos, desmembrados, incompletos o con los bordes quemados, testigos mudos de la presencia estatal a través de las administraciones públicas regionales o locales.

No obstante las dificultades para el acceso y uso a los documentos, los archivos judiciales fueron la mina de oro para valientes periodistas que sacaban a la luz pública hechos de despojos, corrupción, desplazamiento forzado, restitución de tierra, masacres, etc. como lo evidencia el trabajo de portales como verdadabierta que ha hecho el cubrimiento del conflicto armado en Colombia.

Por otro lado, firmado el “Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera” entre las FARC-EP y el Gobierno Nacional, termina el conflicto con el grupo armado ilegal más antiguo del continente y con más capacidad de respuesta militar para enfrentar al Estado, abriendo la compuerta para generar condiciones para una paz estable y duradera.

En dicho Acuerdo Final se establece la Comisión para el Esclarecimiento de la Verdad, la Convivencia y No Repetición, que tiene entre sus funciones: “Adoptar medidas para el archivo de la información recolectada en el marco de sus funciones y al término de su mandato tomas las medidas necesarias para asegurar su preservación. La comisión definirá la entidad que será depositaria de estos archivos y los custodiará.” En el mismo documento dispone que la comisión establecerá los lineamientos para que la entidad depositaria adopte los mecanismos correspondientes para que las víctimas y la sociedad en general puedan acceder al archivo de la información recolectada. 

Por su parte, el excomandante de las AUC, Iván Roberto Duque, alias “Ernesto Báez”, en entrevista a Noticias Uno hace énfasis en que el verdadero aporte para una paz estable y duradera es la verdad completa, “No la verdad expuesta por el gobierno sobre lo ocurrido en el conflicto, no la verdad que reposa en los anaqueles oficiales, que muchas veces se extravía y se pierde”.

Desde el punto de vista archivístico el reto es más complejo que la intervención cotidiana con la que se ha venido trabajando de espaldas a la realidad política del país: i) Hacer de los archivos un verdadero centro de información, antes que un mero depósito de archivos con documentos dispuestos para cumplir con mandatos legales; ii) Realizar los esfuerzos necesarios para aterrizar el lenguaje técnico documental a un lenguaje que le permita a las víctimas acceder a la información contenida en los depósitos de archivo, incluyendo el esfuerzo interdisciplinario para ello; iii) Realizar las acciones de descripción que se requieran para garantizar el acceso a la información, visibilizando los archivos donde potencialmente puedan existir recursos de información para la reconstrucción colectiva de la verdad total; iv) Ampliar el espectro de intervención tradicional que trascienda la visión orgánico-funcional con que se han intervenido los procesos de archivos y documentos, toda vez que los registros serán: colecciones de documentos, informes técnicos, grabaciones, testimonios orales y documentos que no se consideran documentos de archivo en estricto sentido, ya que los archivos oficiales solo son una parte de la verdad no contada sobre el conflicto armado.

Finalmente, para que los archivos sean el recurso para construir memoria, verdad, justicia y reparación integral, requiere que sus procesos técnicos sean acordes a los conceptos de enfoque territorial y poniendo a las víctimas como el objetivo principal en el acceso a la información; visibilizar a los olvidados, a las víctimas, a los territorios que tienen una historia por narrar, es en definitiva, construir Nación.

[1] Portal Verdad Abierta http://www.verdadabierta.com/

[2] Acuerdo Final para la terminación del conflicto. http://www.altocomisionadoparalapaz.gov.co/procesos-y-conversaciones/Documentos%20compartidos/24-11-2016NuevoAcuerdoFinal.pdf

[3] Noticias Uno. Edición de julio 22 de 2017. https://www.youtube.com/watch?v=bvGzw_7GQbQ

El Archivo electrónico: metadatos para la gestión documental

Los metadatos obligatorios para los documentos y expedientes electrónicos vienen determinados en las correspondientes normas técnicas de interoperabilidad (NTI). En principio, el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) solo nos obliga a incorporar estos metadatos a la hora de intercambiar, pero tenemos que tener en cuenta que la transferencia al archivo electrónico es en sí un intercambio, de forma que antes o después habrá que agregar los metadatos mínimos imprescindibles. En este sentido, el ENI no solo es intercambio sino también conservación, como se indica en el preámbulo del propio Real Decreto 4/2010. Por ello, el capítulo X está dedicado en exclusiva a la conservación de documentos electrónicos.

El artículo 26 de la Ley 39/2015, que regula la emisión de documentos por las administraciones públicas, establece que éstos tendrán al menos una firma electrónica y los metadatos necesarios, entre los que se mencionan sutilmente el identificador y la fecha de captura. Se entiende que el resto de metadatos son los establecidos en el ENI a través de la NTI de documento electrónico.

Por su parte, en lo relativo al expediente electrónico, el artículo 70.3 de la reciente ley establece que éstos tendrán la estructura y metadatos definidos por el ENI a la hora de intercambiar, de lo que se puede deducir que la conformación de los expedientes no está normalizada, salvo en el caso de remisión a otra unidad. No obstante, el artículo 17 nos indica que “cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados”. Con ello se infiere que, una vez finalizados los expedientes, éstos deberían ser remitidos al archivo con las estructuras definidas en el ENI.

Por ese motivo, se hace cada vez más necesario implementar desde el primer momento estas estructuras, adaptando las aplicaciones de gestión y tramitación, algo que es sin duda urgente, puesto que estamos asistiendo a una situación en la que en algunos órganos de la administración ni siquiera se están formando expedientes, por lo que podemos perder varias décadas de información para las generaciones futuras.

Un ejemplo que refleja esta situación es la plataforma de tramitación del Plan E. Diseñada con anterioridad al ENI, los datos que custodia tienen un evidente valor histórico. Los expedientes se tramitaron íntegramente en electrónico y ahora estamos ante el reto de garantizar su conservación en el futuro, lo que entraña grandes dificultades y costes. Por eso, es necesario que las aplicaciones que se utilizan en el sector público se adecuen al ENI lo antes posible.

Aunque el ENI nos habla de unos metadatos mínimos obligatorios, éstos son insuficientes para gestionar la información en un archivo, sobre todo en lo relativo a seguridad, acceso y calificación. Para solucionar esta deficiencia, la NTI de Política de Gestión de documentos electrónicos establece que cada administración debería aprobar una política específica y determinar los metadatos complementarios necesarios.

A raíz de esta NTI, en el 2014 fue publicada la Política de Gestión de documentos electrónicos del MINHAP. Ésta fue elaborada bajo la coordinación de Gerardo Bustos Pretel, subdirector general de Información, Documentación y Publicaciones, con el consenso de diferentes organismos del Ministerio, así como la participación de la Subdirección General de los Archivos Estatales del MECD y el Ministerio de la Presidencia. Uno de sus principales logros fue la definición del perfil de aplicación de metadatos, es decir un conjunto de metadatos seleccionados entre el listado que recoge el eEMGDE, que es el esquema nacional de metadatos consensuado entre la Administración General del Estado, comunidades autónomas, la FEMP y las universidades.

En este perfil se establecieron tres bloques de metadatos. El primero era un mapeo ente los metadatos del eEMGDE y los que se han establecido como obligatorios en las NTI de documento electrónico y expediente electrónico.

El segundo bloque fue el más debatido, pues se trataba de elegir cuáles eran los metadatos precisos para la gestión documental en un archivo. En este bloque se incluyeron metadatos de clasificación, calificación, seguridad y acceso, uso y reutilización, además del metadato de fecha fin.

El tercer bloque está formado por otros metadatos recomendados dentro del eEMGDE en base a que tienen una especial relevancia para la gestión documental. En este bloque se incluyen los metadatos relacionados con el registro, la trazabilidad o el nombre natural, equivalente al título del expediente.

La política del MINHAP es sin duda pionera y ejemplar por elaborarse dentro de un consenso amplio, con participación de diferentes ministerios. Es la que ha servido de modelo a otras políticas que han surgido después como la del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, Presidencia, Defensa o la de entidades locales. Por estos motivos, recibió el premio al mejor proyecto archivístico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y León en el 2016.

No obstante, la redacción de una política de gestión de documentos electrónicos es meramente un planteamiento teórico. Al poco tiempo de iniciar los trabajos de desarrollo de la aplicación Archive1, que tiene la vocación de ser la aplicación de archivo electrónico de las diferentes administraciones, se hizo evidente que los metadatos relativos a seguridad, acceso y calificación podrían heredarse de la serie documental a la que pertenecían.

En el desarrollo de estos trabajos se verificó que sería suficiente con que las unidades productoras cumplimentasen los metadatos obligatorios definidos en las NTI de documento y expediente electrónico así como los complementarios de fecha fin y nombre natural del expediente. El de fecha fin permite automatizar toda una serie de tareas. El de nombre natural, si bien, en un principio había quedado relegado al tercer bloque en el perfil de aplicación, es innegable que es fundamental a la hora de realizar búsquedas y poder recuperar información de una forma ágil y rápida. Este metadato tiene su equivalencia con el campo título de la ISAD (G), en la que es considerado obligatorio.

En el modelo planteado, cada expediente hereda los metadatos de calificación, seguridad y acceso en el momento de cambio de responsabilidad de la custodia. Eso no impide que los organismos que lo precisen puedan cumplimentar estos metadatos con anterioridad al ingreso en el archivo. En este sentido, cualquier metadato del eEMGDE puede incorporarse al expediente electrónico y agregarse al paquete de transferencia (SIP).

El anexo 11 de la segunda versión de la Política de Gestión de documentos electrónicos del MINHAP, publicada en el 2016, llega un poco más allá que las NTI de documento y expediente electrónico, y resuelve la forma de integrar en el paquete de transferencia (SIP) los metadatos complementarios, tanto los de nombre natural y fecha fin, como todos aquellos que las unidades considerasen necesarios para la gestión de sus documentos y expedientes electrónicos.

El modelo está definido y funciona, pero ahora tenemos por delante un largo y difícil camino con un objetivo principal: normalizar y adecuar al ENI todas las aplicaciones de gestión. Si no lo hacemos va a ser muy difícil ingresar los expedientes en el archivo electrónico y garantizar su conservación. Ese es el principal reto.

 


[1] El equipo de trabajo que ha desarrollado la primera versión de Archive está formado por las siguientes personas: Gerardo Bustos Pretel y Aitor Cubo Contreras, como coordinadores; Javier Hernández Díez y Laura Flores Iglesias, como técnicos de sistemas y tecnologías; y Rosa María Martín Rey y José Luis García Martínez, como jefes de área de archivo en el MINHAFP.

El control de autoridades en archivística: Una necesidad en aumento

El mundo de las bibliotecas entendió hace tiempo la necesidad de encontrar mecanismos de coordinación entre los diferentes catálogos de cada institución, haciendo posible la similitud de criterios y la adopción de una normalización cada vez más consolidada y extendida, en aras de permitir un óptimo acceso a los puntos principales y secundarios de esos catálogos automatizados. Así, desde la Conferencia de París de 1961 que marcó los principios de la catalogación bibliográfica y, sobre todo, desde la publicación de la primera versión de la norma ISBD(M), en 1974, que unificó la descripción de la bibliografía, se viene trabajando activamente en dicha estandarización, lo que impulsó el uso del denominado control de autoridades.

En palabras llanas, el control de autoridades puede entenderse como el conjunto normalizado que alberga la forma adecuada de los nombres, sus relaciones, los títulos uniformes y los encabezamientos de materias de una biblioteca. Cumple, por lo tanto, los objetivos de: “Dar consistencia e integridad a las bases de datos; Conseguir mejorar la precisión en la recuperación de la información; Ayudar en el trabajo de referencia de todo tipo de biblioteca; Facilitar el intercambio de información bibliográfica, y con ello aligerar los costes de la catalogación”.[1]

Esta preocupación se plasmó, en el seno de la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA), con la edición en 1984 de las Directrices para Asientos de Autoridades y Referencias (Guidelines for Authority Records and References, GARE), revisada en el año 2001 e incorporada ya de pleno al panorama bibliotecario internacional.

Los archivos, nuestro verdadero campo de batalla, han quedado sin embargo algo rezagados en este proceso, tal y como se demuestra con una rápida búsqueda online sobre las autoridades archivísticas, aunque la intención de las presentes líneas es resaltar justamente los avances que sí se han producido en este sentido. Porque, impregnados de la misma interconexión en un mundo globalizado, son igualmente necesarias ciertas herramientas que vinculen los trabajos llevados a cabo en los diferentes centros documentales, para un contexto donde la información fluye dinámica y masivamente.

De esta manera, el Consejo Internacional de Archivos (CIA), a finales de 1989 –véase la diferencia temporal con respecto al ámbito anterior–, emprendió las tareas encaminadas hacia la normalización de las descripciones archivísticas, con dos textos fundamentales que son hoy el santo y seña de la disciplina, aunque en la práctica creemos que uno de ellos ha gozado de mayor auge con respecto al otro. Nos referimos, claro está, a la Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD(G), y, por otra parte, a la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, la ISAAR(CPF).

El contenido y estructura de la primera de estas normas, constituida como punto de partida esencial para las descripciones en los archivos, son de sobra conocidos, resultando impensable que alguna institución archivística que se precie como tal no la haya puesto en funcionamiento. La ISAD(G), dividida en siete áreas informativas (área de identificación, de contexto, de contenido y estructura, de condiciones de acceso y uso, de documentación asociada, de notas, y de control de la descripción), está compuesta por un total de 26 elementos, siendo los más básicos e indispensables los siguientes:

  1. Código de referencia (signatura)
  2.  Título
  3. Productor
  4. Fecha (s)
  5. Extensión de la unidad de descripción
  6. Nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental)

En cuanto a la norma ISAAR(CPF), en su segunda versión de 2004 y que es complementaria con la propia ISAD(G), está concebida como una macroestructura de datos, puesto que sólo establece las reglas generales para la representación de las autoridades, haciéndose perentorio el desarrollo particular para cada ámbito nacional o para cada lengua. En el caso concreto de España, ello se vertebró en la Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados de instituciones, personas, familias, lugares y materias en el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales (julio de 2010), promovida por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Cultura.[2]

En su raíz, la ISAAR(CPF) tiene como prioridad la utilización de los registros de autoridad en los archivos, sirviendo estos exactamente para: “a) describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico; b) controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas; c) documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen”.[3]

Está estructurada en 4 áreas de información, con 25 elementos totales de descripción: 1. Área de Identificación, para el encabezamiento de la autoridad (tipo de entidad, nombre autorizado del nombre…); 2. Área de Descripción, sobre la naturaleza de la institución, persona o familia (fechas, historia, lugares, funciones desempeñadas…); 3. Área de Relaciones, donde se recogen los vínculos con otras autoridades (naturaleza de esa relación, descripción de la misma); y 4. Área de Control, con datos sobre cómo se creó el registro de autoridad, quién lo hizo, etc. (estado de elaboración, fecha de creación, lengua, fuentes…).

Permite, finalmente, la compartición de la información generada entre los distintos archivos y centros de documentación, gracias a la integración en sistemas nacionales e internacionales. Para ello necesita de protocolos fiables de intercambio, por ejemplo mediante las aplicaciones basadas en linked data, un método de publicación de datos estructurados a través de las tecnologías web estándar (HTTP, los URI, etc.).

En definitiva, tanto la ISAD(G) como especialmente la ISAAR(CPF) se convierten en apoyos útiles para el establecimiento del control de autoridades en los archivos, lográndose así la simbiosis del sistema archivístico a escala global, tal y como reclama la sociedad de la información en la actualidad.

 


[1] Biblioteca Nacional de España, Manual de Autoridades, julio de 2010. Disponible en: http://www.bne.es/opencms/es/Servicios/NormasEstandares/Docs/Manual_de_Autoridades.pdf (Consultado el 30 de junio de 2017).
[2] Norma disponible en el enlace: https://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/novedades/norma-para-la-elaboracion-de-puntos-de-acceso-normalizados-en-las-descripciones-de-documentos-de-archivo.html (Consultado el 30 de junio de 2017).
[3] Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, ISAAR (CPF), 2004, p. 8. Disponible en: http://www.ica.org/sites/default/files/ISAAR2ES.pdf Consultado el 30 de junio de 2017)

Mapa del Software Libre, directorio de proyectos en unidades de información

El Mapa del Software Libre es un directorio de proyectos implementados con software libre en unidades de información españolas. Permite conocer qué proyectos se han implementado con aplicaciones de software libre en nuestro territorio y cuáles son las aplicaciones que se han utilizado. El principal punto de acceso a los proyectos son los marcadores geográficos de los diferentes proyectos, aunque también es posible acceder a la información de cada proyecto a través de un buscador, y de las diferentes taxonomías creadas para identificar a los diferentes tipos de entidades (biblioteca pública, universitaria, centro de documentación…), tipos de aplicaciones (repositorios, sistemas integrados de gestión bibliotecaria, sistemas de gestión de contenidos…) o las aplicaciones en cuestión (Omeka, Dspace, WordPress, Koha…).

El principal objetivo de este recurso es dar a conocer proyectos de implementación y facilitar el contacto entre unidades de información susceptibles de estar interesadas en las mismas aplicaciones, proporcionando información sobre aquellos centros que ya se han enfrentado a los problemas habituales a la hora de escoger e implementar un software y que han acabado optando por una solución libre.

Otros objetivos del proyecto son:

  • Aumentar la visibilidad del software libre en el ámbito de la información y la documentación.
  • Facilitar el contacto entre instituciones cercanas que utilizan el mismo software.
  • Facilitar el contacto entre instituciones que quieran implementar una herramienta determinada y no saben a quién dirigirse.
  • Recopilar datos y realizar estudios sobre el uso del software libre en unidades de información de nuestro territorio.

En este sentido, los verdaderos protagonistas del Mapa son los centros que han decidido utilizar software libre en sus instituciones. Los colores de los marcadores hacen referencia a los diferentes tipos de aplicaciones según la siguiente leyenda:

El Mapa ha sido creado por el Grupo de Trabajo de Software Libre para Profesionales de la Información del COBDC. El Grupo, creado en el 2004, tiene entre sus objetivos la investigación y difusión de iniciativas relacionadas con el software libre aplicadas a la biblioteconomía y la documentación, así como a abrir vías de cooperación con otros grupos profesionales interesados en este modelo. Las líneas de trabajo en que el grupo desarrolla sus tareas son:

  • Línea de difusión: tareas relacionadas con la difusión de noticias e iniciativas relacionadas con el software libre (i difusión del propio grupo), organización y asistencia a cursos.
  • Línea de proyectos: colaboraciones y apoyo a proyectos de software libre.
  • Línea de sinergia interprofesional: tareas orientadas a facilitar la convergencia de grupos profesionales interesados en el software libre.

El mapa fue creado en 2013 y, a fecha de hoy, contiene más de 160 proyectos, entre los que se pueden encontrar a modo de resumen de los más representativos:

Resumen de proyectos

Si en vuestro centro habéis implementado software libre os invitamos a colaborar para ofrecer el mejor y más completo de los directorios posibles. Para ello, podéis enviarnos la información de vuestro proyecto para incorporarla al Mapa, desde el siguiente formulario: http://www.cobdc.net/mapasoftwarelibre/como-aparecer-en-el-mapa/

Los archivos históricos provinciales y la construcción de la memoria colectiva

Los archivos son la memoria del poder. En el caso de los archivos públicos, el Estado (en su más amplia acepción) se preocupa de conservar la documentación producida por él mismo, controlando así la información que se legará a las generaciones futuras. En otras palabras: los archivos aseguran que la construcción de la memoria colectiva se ajusta a la voluntad del poder. Esto no es necesariamente malo. Incluso, en una sociedad democrática, donde el poder reside en la colectividad, es la única opción razonable. Pero no es inevitable.

Los AHP no son una excepción. Incluso su fondo documental más característico, los protocolos notariales, son producto del control estatal sobre los negocios privados. En realidad, en los AHP se conserva solo la memoria de la ejecución del poder en las provincias, puesto que las decisiones realmente se toman en los órganos administrativos centrales, cuya documentación se controla y se custodia en otros archivos. Es lógico, por cuanto las provincias no tienen apenas entidad política propia y son meras circunscripciones administrativas donde, en realidad, no se decide nada sino que se cumplen las órdenes que provienen del centro del poder, bien sea estatal o autonómico.

Por otro lado, a despecho de la teoría archivística ortodoxa, los AHP no son archivos nacidos naturalmente dentro de una organización concreta, sino que se crean ex profeso como “archivos históricos”, del mismo modo que se crea un museo. Por tanto, a lo largo del tiempo, se les ha hecho responsables de la documentación histórica de órganos perfectamente ajenos a su estructura administrativa, desde las notarías a las delegaciones provinciales de ministerios o consejerías. Si en un archivo municipal o ministerial el archivero tiene dificultades para superar la desconfianza o la desidia de los productores de la documentación a la hora de realizar transferencias, pueden suponerse las que esperan al director de un AHP. En la práctica, se les enviará la documentación considerada inocua o cuya información esté bien controlada. Nada de enviar al archivo “histórico” discursos heterodoxos o alternativos.

Finalmente, pese al epíteto de “histórico”, los AHP no han alcanzado en ningún momento el aura de prestigio de los grandes centros. Relegados durante mucho tiempo en medios y personal, han sido campo casi exclusivo para investigadores locales, generalmente con más voluntad que conocimiento, de modo que ni siquiera en su propia ciudad puedan ser considerados instituciones culturales de referencia.

La llegada de la administración electrónica parecería que fuese su sentencia de muerte. El archivo único que establece la Ley de Procedimiento Administrativo hace que estos centros sean ya innecesario para la gestión de documentos electrónicos, que es, por cierto, casi lo único que parece preocupar a la literatura científica archivística en los últimos años.

Y, sin embargo, a los más de 85 años de su creación, los AHP siguen ahí. No solo eso, sino que las cifras sobre servicio y sobre actividad que se pueden espigar señalan que no se trata en absoluto de centros moribundos, sino todo lo contrario. A modo de ejemplo, en 2016 los cinco AHP de Castilla-La Mancha atendieron a casi 30.000 ciudadanos que realizaron más de 33.000 consultas y a los que se entregaron más de 54.000 reproducciones; además, se realizaron 235 actividades culturales a las que acudieron casi 21.500 personas. No son las cifras de unas instituciones en trance de desaparecer. Además, es innegable que la situación de los AHP en cuanto a infraestructuras, medios y personal ha mejorado sensiblemente desde su paso a la gestión autonómica.

Esta supervivencia no debe llevarnos a la dejadez. Los AHP siguen funcionando, pero podrían dejar de hacerlo en cualquier momento sin que temblase la tierra. Si queremos que tengan realmente un futuro, es necesario estar atentos a los signos de los tiempos y retocar algunos aspectos. En mi opinión, el porvenir de los AHP pasa por dos vías.

La primera es la asunción sin complejos de su carácter de centro cultural. Repitamos que es la cultura lo que hace populares a los archivos, no la gestión administrativa, por muy importante que esta pueda ser y por muy de moda que esté entre los archiveros. De hecho, casi todos los AHP ya dedican mucho tiempo y esfuerzo a la acción cultural, orientada preferentemente al entorno local o provincial que les es propio: restauraciones, exposiciones, conferencias, programas de visitas guiadas, talleres educativos, difusión por redes sociales… Todo eso pone a los AHP delante de los ojos de los ciudadanos.

La segunda vía es la atención a los fondos documentales privados. Al principio decía que los archivos públicos se centran en gestionar lo que el Estado quiere recordar. Pero existen archivos alternativos, producidos y conservados por organizaciones o personas privadas. Esta memoria alternativa siempre ha podido ser depositada en los archivos públicos, es verdad, pero con limitaciones. La más evidente es que los productores de los documentos hayan sido personas o instituciones relativamente trascendentes. Rara vez los archivos públicos dedicarán su espacio, tiempo y esfuerzo a los documentos de una familia anónima o de una pequeña empresa. Pues bien, en estos pequeños fondos documentales ignorados hasta ahora se encuentra una narración diferente de los acontecimientos, un punto de vista, si no alternativo sí al menos complementario al oficial. No creo que podamos prescindir de esta memoria a la hora de construir una auténtica memoria colectiva. Y los AHP son, a mi parecer, los centros mejor situados para recogerla.

En efecto, son centros suficientemente cercanos. Una familia de pequeños terratenientes, el dueño de una tienda de una ciudad mediana, o el prioste de una humilde cofradía rural no acudirán jamás al Archivo Histórico Nacional o al Archivo General de la Administración a proponer el depósito de su documentación, pero probablemente les resultará más cercano el AHP, que seguramente ya conozcan por haber acudido a alguna gestión y que, en todo caso, forma parte de los centros de servicio de su provincia, como el hospital o las oficinas de Hacienda. Y, por otro lado, los AHP están relativamente bien equipados y dotados como para garantizar que la documentación va a ser correctamente tratada, sin miedo a que se pierda o se deteriore, lo que no siempre ocurre en otros archivos más cercanos, como los municipales o parroquiales. Así, los AHP pueden ir transformándose en lugares de custodia de esta “memoria de los no-poderosos”, si no alternativa sí complementaria a la memoria del poder a la que desde el principio se han dedicado.

Se puede acceder al artículo completo a través de este enlace: http://eprints.ucm.es/42922/1/Comunicacion.pdf