Continuamos hablando con Enrique Vidal del interesantísimo Proyecto Carabela, sobre cómo se desarrolló y sus posibles aplicaciones futuras.

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Hoy queremos dar a conocer el Proyecto Carabela, consiste en la indexación probabilística de colecciones de manuscritos de los siglos XV – XVI con el fin de proteger nuestro patrimonio histórico subacuático. Para que nos explique en qué consiste y cómo ha sido el desarrollo de este proyecto, tenemos el placer de entrevistar a Enrique Vidal, uno de sus coordinadores.

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Hoy entrevistamos a Susanna Muriel Ortiz, archivera especializada en Patrimonio Fotográfico. Nos habla sobre las peculiaridades de la conservación y gestión de la documentación fotográfica, además de explicarnos los proyectos que lleva a cabo para su difusión en Barcelona.

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Hoy tenemos el placer de entrevistar a Ana Mª Martín, jefa de Servicio de Documentación y Archivo, y a Yolanda Cardito, técnico de Gestión del Archivo del Museo del Prado para que nos hablen de cómo han vivido desde su departamento la celebración del Bicentenario del Museo.

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Hoy nos acompaña Pilar Gil García, directora del Archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM) desde su creación en 1996, para hablar de la administración electrónica y de la transición digital de los archivos.

(Archivoz) La Universidad de Castilla-La Mancha y su Archivo se embarcaron en 2017 en un proyecto de implantación de aplicaciones tecnológicas para la tramitación administrativa y para el archivo de la documentación física y electrónica. Pero las soluciones tecnológicas no lo son todo, en realidad el proyecto comenzó mucho antes con la definición conceptual del modelo de administración y archivo. En todo este proceso ¿qué papel han desempeñado el archivo y los archiveros?

(Pilar Gil) El modelo de archivo de la UCLM nace simultáneamente a la creación del propio archivo ya que en 1998 se aprueba el primer Reglamento que, aunque modificado en 2005, define ya todos los elementos estructurales sobre los que, posteriormente, se desarrolla el servicio de Archivo Universitario hasta el día de hoy. En la definición y desarrollo de este modelo de archivo, las archiveras hemos tenido la suerte de contar con cierta autonomía, no exenta de limitaciones, aplicando criterios archivísticos durante más de veinte años, teniendo en cuenta las posibles soluciones tecnológicas y, por supuesto, trabajando juntamente con nuestros compañeros del Área UCLM TIC en un contexto que ellos mismos bautizaron como ArchivisTIC.

(Archivoz) Decíamos que la tecnología no lo es todo. ¿Qué peso deben tener los modelos conceptuales a la hora de gestionar un archivo?

(PG) La tecnología no lo es todo pero es mucho. Los modelos conceptuales pertenecen al mundo de las ideas y, sin la tecnología que permita implantarlos y desarrollarlos en el mundo real, no son gran cosa sólo modelos. Y, a la inversa, la tecnología, sin un sólido modelo conceptual, tiene poco recorrido porque es la tecnología la que debe adaptarse al modelo y no el modelo a la solución tecnológica que suele tener fecha de caducidad.

(Archivoz) ¿Cuál ha sido la mayor dificultad para hacer realidad el proyecto en el que estáis embarcados?

(PG) En un ámbito como el universitario en el cual el criterio académico tiene un peso determinante, la mayor dificultad ha sido conseguir que se reconociera que el Archivo Universitario tiene un ámbito de competencias más amplio que el estrictamente archivístico -en el sentido decimonónico del término- como coordinador de la gestión documental corporativa, lo cual no es poco. En este reconocimiento tenemos que agradecer el apoyo del Área UCLM TIC que nos ha confiado tanto el liderazgo de los proyectos específicos como la gestión documental de proyectos corporativos. No obstante, todavía estamos en ello porque es preciso que, más allá del reconocimiento puntual, los órganos de gobierno asuman que la gestión documental es un área funcional y se obre en consecuencia, así como que la comunidad universitaria supere la resistencia al cambio de paradigma documental, resistencia que, hoy por hoy, impide que el nuevo enfoque cale en la cultura de la organización; éste es el gran desafío que el Archivo Universitario tiene que afrontar y resolver.

(Archivoz) Desde tu experiencia trabajando como responsable del archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha, ¿crees que están preparadas las instituciones para dar el salto a la administración electrónica?

(PG) El término “administración electrónica” pese a su popularidad es un término imperfecto. Me parece imperfecto porque cuando se define la existencia de una “administración electrónica” se está dando por sentado la existencia de una “administración no electrónica” y, desde mi punto de vista, la administración no puede ser identificada por el tipo de medios con los que que se dota para desarrollar sus funciones en cumplimiento de sus fines. Personalmente, prefiero hablar de “transformación digital” o “digitalización” que es un concepto más preciso y perfecto por cuanto implica al conjunto de cualquier organización, sus procesos, procedimientos y servicios. En este sentido, respondiendo a tu pregunta, diría que las organizaciones, públicas y privadas, están, en general, inmersas en este proceso de transformación digital aunque algunas le llamen “administración electrónica”.

(Archivoz) ¿Crees que se está llevando de forma correcta esta transición hacia lo digital?

(PG) Llevamos una década asistiendo a la creación de un modelo de “administración electrónica” y, simultáneamente, observando como la tecnología responde lentamente o no acaba de responder a la hora de proporcionar las soluciones para armar ese modelo, especialmente en lo que se refiere al archivo electrónico , por citar un ejemplo: las plataformas de tramitación electrónica de expedientes administrativos todavía parecen ignorar que hay vida más allá de la tramitación. Y lo ignoran incluso cuando la Ley 39/2015 establece expresamente la existencia de un archivo electrónico en cada administración.

(Archivoz) El proyecto de implantación tecnológica en la Universidad de Castilla-La Mancha está siendo ejecutado por un consorcio de empresas: Telefónica, Tangram y Odilo ¿Cómo consideras que la empresa privada puede ayudar a las instituciones públicas en esta transición? ¿Cuál ha sido tu experiencia?

(PG) Mi experiencia en la colaboración público-privada viene de lejos porque desde hace muchos años he tenido la oportunidad de poder trabajar con soluciones propietarias simultáneamente con soluciones corporativas, algunas de ellas desarrollos de la “casa”. En este sentido, cada solución tiene su lugar y sólo un correcto análisis previo de las posibles opciones es el que puede asegurar que la decisión que se adopte sea la acertada. Por eso, no hay soluciones ideales pero lo que sí hay son opciones y allí donde los desarrollos propios ya no alcanzan, o no son sostenibles, es donde se abre paso la vía de la colaboración. La empresa privada aporta, sobre todo, conocimiento que es un intangible tan valioso como una herramienta correctamente desarrollada o un servicio de atención al usuario ágil y eficiente.

(Archivoz) Hasta ahora, los archivos conocían bien la realidad del papel pues la metodología, herramientas y técnicas estaban sobradamente probadas y asentadas en estos soportes. ¿El contexto electrónico cambia mucho las cosas?

(PG) El contexto electrónico es un nuevo modelo asentado en el cambio de soporte documental, esto es determinante y, obviamente, cambia muchas cosas en el modo de realizar la gestión documental y archivística. No se trata sólo de adaptar los procedimientos de tramitación o de gestión del archivo físico a un nuevo entorno sino de identificar y definir nuevos procedimientos de gestión para el archivo electrónico. Pero en este contexto, evidentemente, hay elementos estables como los asociados al proceso técnico de los documentos y otros aspectos que cambian poco como son los relacionados con la valoración documental o el régimen de acceso y difusión de la información.

(Archivoz) ¿Podemos hablar de conservación a largo plazo cuando nos referimos a la documentación electrónica? ¿en unos años se hará realidad el «agujero negro digital» de información irrecuperable que se pronostica? ¿Cómo aseguráis la preservación a medio y largo plazo de la documentación digital en la Universidad de Castilla-La Mancha?

(PG) Quiero pensar que sí que podemos hablar de conservación a largo plazo pero también es cierto que, en realidad, lo que estamos haciendo hoy en día es intentar gestionar el riesgo real de pérdida de información que no es un futurible sino algo que sabemos todos que está sucediendo ya. Y para gestionar este riesgo contamos con las soluciones tecnológicas que nos permiten desde cumplir los requisitos del ENI y el ENS, asegurando la conservación documental, hasta plantar cara a la obsolescencia tecnológica con la preservación documental a largo plazo como objetivo último.

(Archivoz) ¿Qué hay de los ciudadanos (comunidad universitaria)? ¿Es posible que los archivos se hayan preocupado mucho por la conservación y no tanto por la difusión y el acceso? ¿Tienen mucho terreno por recuperar los archivos en esta era digital?

(PG) Aunque es cierto que los miembros de la comunidad universitaria (alumnos, personal de administración y servicios, y personal docente e investigador) son nuestros principales usuarios, los archivos universitarios son servicios públicos abiertos a la ciudadanía en general, con las mismas obligaciones y limitaciones de cualquier servicio de archivo público en lo que se refiere al acceso y a la difusión. No es que los archiveros nos preocupemos sólo por la conservación documental en términos absolutos es que sabemos que de la conservación depende que se pueda ejercer el derecho de acceso a la información pública que es la finalidad última de nuestro servicio. Ahora bien para que los ciudadanos de todos los tiempos puedan acceder y los archivos puedan difundir la información pública, ésta no sólo debe conservarse sino conservarse organizada. Y esto lo tenemos tan claro como tenemos claras las increíbles posibilidades que el nuevo modelo de sociedad digital nos ofrece para cumplir nuestra misión pero mientras las instituciones, y los que las gobiernan, no lo tengan igualmente claro, seguiremos sin contar con los recursos necesarios para hacerlo realidad por mucha creatividad o imaginación que invirtamos en nuestro trabajo.

(Archivoz) Para concluir, actualmente, ¿cuál es el principal reto de los archivos?

(PG) Si me permitís una paráfrasis cinéfila, os diría que el principal reto de los archivos es encontrar su lugar en el sol.

(Archivoz) ¿Tu solución práctica aborda el problema de la preservación del documento electrónico y la recuperación de información por contenidos?

(María García González) No, mi solución aporta un modelo de descripción de procesos aplicado que permite ver cuales son las diferentes complejidades metodológicas para evaluar la manera adecuada de implantación de la Administración Electrónica, con el uso de metadatos para hacerlo. Hablo de preservación y recuperación en el diseño de los modelos como fases propias del ciclo de vida del proceso y en las conclusiones pero no trato de solucionar la problemática.

(Archivoz)Una de las realidades actuales es que se convive en todas las administraciones entre el documento en papel y la implantación de la Administración Electrónica ¿no es un problema de adaptación, compromiso y preparación que nos tomará y está tomando bastante tiempo?

(MGG) Creo que el papel permanecerá si se sigue actuando de una manera asíncrona en todos los niveles de la Administración Pública.

 (Archivoz)La elaboración de manuales de procedimientos en cada institución o administración no solucionan ya la redacción de textos normativos para los procesos administrativos, sin tener que encomendarse al legislador, como ya ha hecho la Universidad de Navarra por ejemplo?

(MGG) El procedimiento administrativo común debe estar legislado. Los esquemas conceptuales de procedimiento administrativo electrónico deben traducirse a leyes (de ahí la importancia de que los profesionales en derecho administrativo los tengan en cuenta). Todavía no lo han llevado a cabo, incluso la ley vigente sobre Procedimiento Administrativo Ley 39/2015 nos sigue diciendo lo mismo, (España, 2015).
«[…] la tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los procedimientos sino que debe constituir la actuación habitual de las administraciones. Porque una administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados. En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados […].
[…] resulta clave contar con una nueva ley que sistematice toda la regulación relativa al procedimiento administrativo, que clarifique e integre el contenido de las citadas Ley 30/1992, de 26 de noviembre y Ley 11/2007, de 22 de junio, y profundice en la agilización de los procedimientos con un pleno funcionamiento electrónico. Todo ello revertirá en un mejor cumplimiento de los principios constitucionales de eficacia y seguridad jurídica que deben regir la actuación de las administraciones públicas» […]». (España, 2015).
Y no solo lo dice la ley sino que también los expertos en derecho Administrativos (secretarios e interventores).
Precisamente, también por eso, por la forma disgregada, aislada y asíncrona en la que cada Administración actúa por su cuenta.

(Archivoz) Nos gustaría que nos fundamentes por qué crees que partiendo del análisis de lo más elemental, es decir, de los documentos, es más fácil extraer las funciones institucionales y así obtener más datos de carácter colectivo o contextual.

(MGG) El estudio del documento y las características que lo rodean son las causas fundamentales dentro de los Sistemas Integrados de Gestión de Información (SIGI), incluidos también los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD) para efectuar un análisis funcional en las organizaciones, siendo los cuadros de clasificación de funciones el resultado clave dentro de cualquier organización.
Se considera que la definición de los tipos documentales se establece cuando un documento refleja el desarrollo de las actividades o funciones de una organización. La definición está íntimamente ligada a la clasificación de los documentos debido a que estos se categorizan por ser afines a una misma categoría, en este caso, al desarrollo de una misma función.

(Archivoz) Qué diferencias hay entre procedimientos y procesos en el contexto de gestión de procesos que planteas?.

(MGG) En la definición de las características de los modelos que se desarrollan en la metodología de este trabajo me refiero a los procedimientos como partes (etapas) del proceso evaluado.

(Archivoz) ¿Desaparecerán los sistemas de gestión de documentos? La integración de la gestión documental en los sistemas de gestión por procesos supondrá la desaparición de los Archiveros?

(MGG) No, los sistemas de gestión de documentos de momento no desaparecerán. Tampoco creo que ello sea una amenaza para los archiveros, solo necesitarán adquirir nuevas competencias y adaptarse. Seguirán conviviendo las dos tipos de gestión.

(Archivoz)Qué puedes añadir como conclusiones para que aquellos profesionales preocupados por implantar la gestión electrónica en su ayuntamiento lo haga mediante la implantación de tu modelo de metadatos para la gestión de procesos?.

(MGG) Esta práctica ha dado lugar a que los profesionales expertos que conocen la estructura organizativa y funcional de las Administraciones Locales (secretarios, interventores, administrativos), profesionales expertos en la documentación-descripción de procesos administrativos (documentalistas) e informáticos, nos hayamos dado cuenta de las consecuencias en la aplicación de las disposiciones reglamentarias y por tanto nos hayamos pronunciado en la enumeración de las diferentes problemáticas existentes para justificar la difícil tarea de implantar la Administración Electrónica. Primero deberían solventarse esas fases definidas y posteriormente, como ya están haciendo algunas Comunidades Autónomas, asumir competencias delegadas para que aquellas Administraciones Locales de mediano pequeño nivel, las cuales no disponen de los recursos necesarios, puedan asumir este cometido y su cumplimiento.

Agradecemos a María su colaboración con nuestra entrevista y esperamos que quiera participar en otras ocasiones.

En esta ocasión hemos entrevistado a María García González profesional de las Ciencias de la Documentación y que ha publicado el  libro E-Administración: realidad encontrada tras la aplicación de un método descriptivo de gestión de procesos administrativos en entidades locales españolas que nos interesa por su actualidad con la implantación de la Administración Electrónica y en este caso en particular en las Administraciones locales.

(Archivoz)Podrías hablarnos de tu trayectoria?

(María García González) Mi contacto con el mundo laboral comenzó en el año 2002, cuando todavía estaba cursando segundo de carrera (Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación). Mi primer trabajo serio, “medio – remunerado”, fueron unas prácticas realizadas durante tres meses con un proyecto de auditoria para mejorar la gestión de información en algunos departamentos de la Autoridad Portuaria de Cartagena. Desde ese momento hasta el día de hoy no he parado de trabajar en aquello que me gusta. Hasta hace unos años, si me hubieran preguntado cual era mi perfil profesional, no hubiera sabido decantarme. He trabajado en bibliotecas, archivos y centros de documentación. Desde el año 2014, me dedico a las labores de consultoría y a la dirección de proyectos para la empresa Pandora Gestión Documental S.L, mi trabajo es muy versátil ya que las ciencias de la documentación tienen un carácter muy multidisciplinar, por eso me gustan tanto. Desde hace cuatro años, este trabajo lo compagino con la labor de profesora asociada en la Facultad de Comunicación y Documentación de la Universidad de Murcia.

(Archivoz) ¿Qué te lleva a escribir el libro e-Administración: realidad encontrada tras la aplicación de un método descriptivo de gestión de procesos administrativos en entidades locales españolas

(MGG) Tres son los motivos que me han llevado a escribir esta monografía: en primer lugar, mi experiencia profesional como agente implicado en las Administraciones Locales que se exponen en la publicación, debido a proyectos ejecutados en las mismas. En segundo lugar, mi condición de doctora – investigadora, siendo una linea de investigación de máxima actualidad y de obligado cumplimiento y, en tercer lugar, la convicción (quedando demostrada) de que los documentalistas debemos formar parte del diseño de las políticas de gestión para la Administración Electrónica. 

(Archivoz)En este libro creas dos modelos para implementar la Administración Electrónica en entidades locales…

(MGG) Sí, creo un modelo de descripción de procesos institucionales que vierte una estructura conceptual de un proceso real para un entorno electrónico; es un modelo de descripción/documentación  de la gestión de procesos administrativos. Y por otro lado creo un modelo de metadatos que comprende una estructura lógica que permite  describir/traducir esa conceptualización para una realidad electrónica hasta ahora no contemplada.
El primer modelo está basado en metodología DIRKS, ISO 15489, ModReq de gestión de documentos, ISO 26122 de análisis de procesos para la gestión de documentos, familia de normas ISO 9000 de sistema de calidad en las organizaciones; ISO 9001 de enfoques basados en procesos; modelo EFQM y conjunto de legislación que afecta de forma general y específicamente al proceso.
El segundo modelo esta basado en metadatos para la descripción de recursos electrónicos, es decir, información de contenido y estructural basados en Dublin Core, como pueden ser el estándar neocelandés, el del Reino Unido, Minnesota, Ontario o el de Toronto y, por otro lado, los que se encargan de representar aspectos del contexto de los recursos electrónicos –información que no se puede extraer directamente del contenido del recurso electrónico pero que afecta al recurso–, es decir, las acciones producidas en la gestión de los documentos sin dejar de lado la antigua práctica archivística, como hace el modelo australiano y, posteriormente, el modelo español, ambos basados en las normas ISO 15489 e ISO 23081.

(Archivoz) ¿Por qué  planteas estos modelos para implantar la Administración Electrónica en las Administraciones locales?

(MGG) Planteo los modelos para observar las diferentes complejidades metodológicas existentes a la hora de implementar y evaluar la Administración Electrónica y en consecuencia para que los profesionales del derechos administrativo redacten los textos legislativos sobre procedimiento administrativo electrónico en consecuencia.
El objetivo de este desarrollo es la asignación de valores que hasta ahora no se habían contemplado y que conducen a las Administraciones Públicas a un punto de reflexión que les permita tomar una decisión en la definición de valores para resolver sus problemas de descripción de la gestión de procesos por medios electrónicos. También para  ver la importancia que se le otorga a las obligaciones legales en contraposición con la realidad encontrada

(Archivoz)No es la política de gestión documental electrónica de entidades locales la herramienta necesaria para implementar la Administración electrónica en las entidades locales? Qué aporta de novedoso o más necesario tu modelo?

(MGG) Sí, es la herramienta, pero no se aplica correctamente. Mi trabajo no nos conduce a desarrollar una política de gestión de documentos electrónicos, sino que crea modelo/s que permite la descripción/documentación de la gestión de procesos administrativos  y su  posterior ejecución por medios electrónicos aplicando metadatos, muestra la problemática encontrada en las Administraciones Locales una vez aplicados. No se puede pedir a las Administraciones Locales que publiquen sus “activos semánticos”, es decir, comiencen a implementar metadatos cuando todavía se aprecian varias fases definidas que deben solucionarse, como, por ejemplo, el diseñar una política de gestión de documentos electrónicos que finalmente quede integrada dentro de una política de gestión de procesos institucionales para nuestras administraciones públicas. 

(Archivoz) Puedes enumerar las ambigüedades que encuentras en el ENI y las normas técnicas de interoperabilidad a la hora de poner en funcionamiento la Administración Electrónica?

(MGG) El nuevo modelo de Administración que deseamos implantar precede a los requisitos tecnológicos que se han dado en las NTI. Solucionar los aspectos organizativos tienen que ver con la estructura orgánica y funcional de las instituciones, por lo que es necesario alinear todos los procesos y procedimientos efectuados en ellas para poder aplicar las Normas Técnicas de Interoperabilidad, en beneficio de esa Administración Electrónica.

(Archivoz)¿Qué puedes decirnos sobre las futuras líneas de investigación q planteas? Crees q conseguiremos la tan ansiada Interoperabilidad?

(MGG) Sí, si somos capaces de discernir entre la capacidad de actuación de los diferentes niveles de la Administración Pública para implantar la Administración Electrónica, ello permitirá estabilidad en la consecución y alcanzar el grado de interoperabilidad al que todas ellas desean llegar. Sabemos que no todas las administraciones, sobre todo las locales, disponen de recursos humanos y técnicos, a ello se suma el carácter de obligatoriedad de la ley queriendo aplicar normas procedimentales comunes donde no se puede garantizar un equilibrio entre la eficacia de la actuación administrativa y la salvaguarda de los derechos de los ciudadanos ejerciéndose de igual manera en cualquier parte del territorio, además, a todo ello se suma la falta de coordinación en la delegación de competencias, teniendo en cuenta la importancia creciente de las relaciones de cooperación inter-administrativa y de las necesidades de las entidades locales de contar con la cobertura y ayuda de otra administración, sería necesario que la ley profundizara más en cómo debe ser la delegación de competencias.

(Archivoz)¿Quiénes son los destinatarios de tu libro? Los informáticos de las administraciones locales o los archiveros?

(MGG)El resultado de esta investigación pretende despertar el interés en un colectivo de destinatarios: políticos, legisladores, documentalistas, ciudadanos…. El objetivo es romper la barrera meramente académica y pasar a un estado de comprensión, implicación y necesidad de cambio en las políticas de actuación para implantar la Administración Electrónica, entendiendo que los organismos y usuarios más afectados son aquellos de las Administraciones Locales de mediano, pequeño nivel.

Entrevistamos al doctorando Santiago Manuel Rodríguez Maldonado, quien participó en el pasado XXII Coloquio de Historia Canario-Americana. Desde su quehacer como investigador, nos habló de su experiencia en archivos y un enfoque distinto: la paleografía y la diplomática como bastión para analizar el documento.

(Archivoz) Antes que nada, ¿podrías decirnos cuál ha sido tu trayectoria profesional y cómo llegaste a interesarte en la archivística?

(Santiago) Mi trayectoria aún no es muy larga, pero sí tiene un matiz curioso. Empecé estudiando Economía, pero pronto descubrí que ese no era mi sitio. Fue la evolución humana y unos apuntes de una compañera en la biblioteca de mi municipio quienes hicieron decidirme por la Historia. Así, realicé mis estudios de Grado en Historia en la Universidad de La Laguna, graduándome en el año 2015. Ya desde finales de la carrera, la paleografía marcó el desarrollo de una de mis facetas más ventajosas; en base a ello, y al haber hallado en Sevilla una especialización, decidí ir a la ciudad hispalense a cursar el Máster Universitario en Documentos y Libros. Archivos y Bibliotecas de la Universidad de Sevilla, y en el cual obtuve el Premio Extraordinario Fin de Estudios al mejor expediente de mi promoción en 2016. Con este máster, obtuve las especialidades de paleografía, diplomática y archivística, lo que hizo interesarme por los documentos antiguos, ya fuese por su escritura, su estructura o su ordenación en un archivo. Actualmente estoy desarrollando el Programa de Doctorado en Historia por la Universidad de Sevilla, ampliando más específicamente las especialidades que poseo, además de asistir a congresos y presentar comunicaciones y publicar artículos.

(Archivoz) Te conocimos en el Coloquio de Historia Canario-Americana bajo la exposición titulada “La documentación al servicio del Concejo: las actas capitulares del Concejo de Tenerife en el siglo XVI”, por lo que entendemos que estás trabajando en el Archivo Histórico de Santa Cruz de Tenerife, en específico ¿cuáles fondos y cuál ha sido tu criterio para la selección y el estudio de estos?

(Santiago) Realmente, cualquier persona podría pensar que actualmente desarrollo mi investigación en un Archivo Histórico Provincial, pero no es así. Esa comunicación es una pequeña muestra de mi estudio doctoral y lo desarrollo en el Archivo Municipal de San Cristóbal de La Laguna. Esta documentación perteneció al Concejo de Tenerife cuando sólo existía un único ayuntamiento como lo entenderíamos ahora; y por ende hablamos de una documentación municipal que custodia la ciudad de San Cristóbal de La Laguna en su archivo, y no de otros tipos de documentos de carácter notarial, señorial o familiar, que se custodian en otros espacios. Las actas capitulares son el producto de las sesiones de cabildo que realizaba ese concejo, y pertenecen a la sección primera de dicho archivo y conforman un único bloque, denominado “Libros Capitulares”.

La propuesta de ello provino de mi codirectora de la tesis doctoral y, junto a mi tutora, decidimos analizar un tipo de documento que ha sido muy trabajado históricamente, pero ahora desde una perspectiva que hasta el momento no se ha realizado en las Islas Canarias, y que espero acabar con buenos resultados y mucha satisfacción. Además, vino motivada por la especialización que poseo, y que ya comenté, lo que hizo que centrara mi investigación en las vertientes específicas que menciono y que en las Islas Canarias será algo novedoso.

( Archivoz) ¿Cuál es la metodología que aplicas al trabajar con estos documentos, tanto en criterios de paleografía como de diplomática?

(Santiago) Realmente no hay una metodología específica, cuando tienes unos conocimientos previos y pasas la mayor parte de tu tiempo leyendo documentos acabas acostumbrándote. Principalmente, lo que aplicas paleográficamente primeramente es la identificación de la escritura para localizar los rasgos que la definen. Luego compruebas cómo el escribano y/o escribiente plasma esas características en los documentos y que, junto a sus aportaciones personales, van mostrando su forma de escribir. Muchas veces descubres formas de realizar ciertas letras o abreviaturas de algunas palabras que te llegan a sorprender. En cambio, con la diplomática es diferente. En este caso, el tipo documental está claro, pero a medida que se consulta más documentación debes identificar cada documento (y puedo asegurar que hay veces en las que cuesta conocer ante qué documento te encuentras). Ya una vez clasificado el documento, comienzas a establecer las partes que lo componen y a hacer comparaciones, ya sea con los mismos tipos de documentos (como es lo que realizo yo con mi estudio) o con otros tipos documentales diferentes. Eso es lo que enriquece cualquier estudio, la comparación. La emoción que siente uno como investigador cuando encuentra algo que le ayuda a su estudio o que le descubre algo nuevo que no conocía es una sensación que no se puede describir con palabras.

(Archivoz) Comentaste en tu exposición trabajar el documento, ya no sólo por el contenido sino por el continente ¿a qué te referías con ello?

(Santiago) Los historiadores, por lo general, a lo largo del tiempo se han preocupado por las principales preguntas a responder: qué, cómo, cuándo, dónde y por qué. Y son preguntas básicas que nos hacemos todos en cualquier investigación de carácter histórico, pero que se pueden aplicar también a este ámbito. Los documentos son la fuente básica de cualquier historiador y de sus estudios (aunque no la única) y siempre el foco de análisis documental se ha centrado en su contenido, es decir, en lo que dice, quiénes aparecen, la temática que tratan…pero, nadie se percataba de analizar otros aspectos de los documentos que también contribuyen a dar información relevante. No sólo importa si se funda un mayorazgo o si alguien se bautiza o se casa, sino que también revelan otro tipo de información: como la escritura que presentan esos documentos, cómo fueron redactados, su encuadernación, los materiales empleados, y principalmente quién realizó dichos documentos y dichas encuadernaciones. En definitiva, hay que prestar atención al continente y no sólo al contenido de los documentos. Afortunadamente con el paso del tiempo han aumentado los estudios de este tipo en España, principalmente en la Península Ibérica, y mucho menos en las Islas Canarias.

(Archivoz) Otro inciso que recalcaste fue darle un mayor valor a la paleografía y a la diplomática como disciplinas, ¿cuál es tu propuesta? ¿Consideras que la formación en estas disciplinas no se les da la relevancia que merecen?

(Santiago) Una de las razones por las que creo que no se les da la importancia que merecen, en los planes de estudio de las universidades, radica en la diversidad de ramas que debes aprender durante la realización de la carrera, para luego elegir el camino que mejor se adapte a tus habilidades o gustos. Siempre hablo desde mi experiencia, claro está. La Paleografía y la Diplomática son básicas para cualquier historiador, sea cual sea la época en la que esté especializado. Tradicionalmente, se han tratado como ciencias auxiliares, es decir, complementan a disciplinas como la Historia, la Filología, la Historia del Arte, entre otras. Sin embargo, también son ciencias propias y pueden ser objeto de estudio y de entidad suficiente como para realizar investigaciones propias, como ya se viene haciendo, y no como un apoyo a los análisis históricos. Yo, realmente, no propongo nada, pero sí abogo porque se les dé la importancia que tienen, ya que son la herramienta básica para cualquier investigador, como ya dije. A día de hoy, hay muchos estudios que se centran en las escrituras o en análisis diplomáticos de los documentos, como bien así desarrollo ahora mismo en mi tesis doctoral, y son estudios propios, donde la Historia funciona como apoyo y no al revés. Por eso, considero que se deben entender como unas ciencias mixtas: por un lado, tienen sus características y sus pilares para ser estudiadas independientes, y por otro lado, son el complemento de otras ramas, como ya dije, así de ciencias naturales y tecnológicas como humanísticas o sociales, porque sin conocimientos de paleografía, por ejemplo, no se podrían realizar estudios históricos sobre medicina o sobre ingeniería o arquitectura. A la hora de la verdad, la Paleografía y la Diplomática son unas de las principales piezas del ajedrez histórico.

(Archivoz) ¿Existen otros proyectos en los que estés trabajando actualmente, relacionado a este ámbito?

(Santiago) Ahora mismo mi proyecto clave es la tesis doctoral centrada en estos dos ámbitos y en esta documentación. Sin embargo, también estoy trabajando, laboralmente hablando, con documentación. No me libro de los documentos como puede comprobar. A día de hoy, estoy trabajando para una empresa que tiene adjudicado un proyecto del Gobierno de Canarias consistente en identificar y describir documentación en la Real Sociedad Económica de Amigos del País de Tenerife. Con ello se trata de dejar identificados y descritos los documentos que forman parte de esa entidad y, sobre todo, ordenados para que la institución y los usuarios que deseen consultarla puedan disponer de ella sin ningún tipo de problema. También tengo algunos proyectos con alguna institución pendientes de realizarse, y de los que por el momento no puedo adelantar nada, o incluso cosas que surgen en determinados momentos que uno aporta lo que puede. Espero que sigan saliendo más y que poco a poco se vea lo que yo, y muchas otras personas, estamos capacitados para desarrollar tanto en la academia como fuera de ella.

Entrevistamos al maestro David Ruiz Silera, archivista mexicano que ha lo largo de los años ha realizado una labor inconmensurable por el rescate de los archivos y la formación de profesionales en este ámbito en el estado de Michoacán. Nos contextualizó en la recientemente aprobada Ley General de Archivos de México y del proyecto que lleva a cabo la Red de Archivistas de Michoacán A.C, de la que es presidente.

(Archivoz) Antes que nada, cuéntenos como se interesó por la archivística.

(David Ruiz) Cuando terminé la carrera de Historia, decidí titularme por la opción de Catálogo Documental y fue ahí que me di cuenta de lo desatendidos que estaban los archivos y el desconocimiento en materia archivística que había en el ámbito.

(Archivoz) ¿Por qué surge la asociación de REDAMICH? ¿Cuáles son sus principales objetivos?

(David Ruiz) Debido al abandono por parte del Estado en materia de archivos. En el caso del gobierno de Estado, a través de la ley estatal de archivos se dicta quien es el órgano rector de los archivos en el estado siendo este el Sistema Estatal de Archivos de Michoacán (SESAM). Este órgano rector no sesiona ni atiende las necesidades en materia de archivos.

A partir de ahí, un grupo de la Facultad de Historia, Carmen del Pilar Varela Ortega, Álvaro Marcos Martínez y yo, nos reunimos y se nos ocurrió crear una asociación puesto que todos estábamos haciendo algo por los archivos, y realizar más cosas junto con otros profesores de la Facultad de historia y archivistas en el Estado de Michoacán. Así se creó la asociación: en esta idea de defender los derechos del Archivistas, hemos buscado la capacitación continua con ADABI, con la gente del Archivo Ejecutivo y a través de mí con cursos que he impartido en Morelia.  

Básicamente hay dos aspectos: defender los derechos de los archivistas y proteger el patrimonio documental del Estado de Michoacán. Fui presidente del Sistema de Archivos Estatales del 2013 al 2015, y en ese tiempo no se pudo hacer mucho pero ahora, con la administración actual, los archivos quedaron prácticamente desatendidos. Se han enfocado en otras cosas que no son las funciones sustantivas de una dirección de archivos ni de un Sistema estatal de Archivos.

Como asociación esperamos generar espacios de educación continua, dado que las administraciones no se preocupan por capacitar a sus empleados. Si no hay apoyo por parte de la administración, nosotros como asociación sí podemos apoyarlos.  Además, estamos abriendo espacios no sólo con archivos regionales, o con ADABI sino también con el mismo AGN. Estamos gestionando cosas en beneficio de los archivistas, pero a la larga el beneficio es para nuestro patrimonio documental, porque una buena praxis archivística nos permite el acceso a la consulta y a la conservación de los documentos.

(Archivoz) ¿Qué es lo que están trabajando dentro de la Red de Archivistas Michoacanos A.C.?

(David Ruiz) Ahora mismo estamos trabajando en un archivo muy particular que es el Archivo Parroquial del Sagrario Metropolitano en Morelia (conocido como el Archivo de Capuchinas). ADABI y el párroco de esa Iglesia están interesados en la organización de ese archivo.  Cuando comenzamos con el archivo se pensaba que el documento más antiguo databa de 1635. Sin embargo, a la hora de trabajar se encontró que el documento más antiguo es de 1560 y tantos. Esto significa que muchas veces los responsables de las instituciones no saben ni lo que tienen, de ahí la importancia de tener los inventarios. Lo que estamos haciendo en este archivo es generar el cuadro de clasificación, y de ahí crear los inventarios, además de limpiarlos porque todos esos documentos están en libros en una estantería de madera.

El siguiente paso es buscar declarar el archivo “Memoria del Mundo” a través del programa de la UNESCO, con el argumento académico correspondiente, dado que es un archivo muy valioso para entender la historia de la región.

He de comentarte que el archivo tiene todos los documentos del antiguo Obispado de Michoacán, pero particularmente toda la parte sacramental que corresponde a las élites novohispanas, por eso hay documentos de Iturbide, dotes matrimoniales, etc.; o sea, hay muchísima información para la reconstrucción de los grupos sociales de la ciudad de Morelia dado que este archivo es la parte sacramental de la catedral de Valladolid. Ese archivo arranca en el siglo XVI, pero sigue vigente porque es el archivo de la actual catedral. Esa sería la segunda parte del proyecto, buscar apoyos internacionales para la conservación de los documentos y poder contratar una persona para que se responsabilice directamente con el archivo, y que no quede a cargo de las secretarias de la notaría.

Gracias a ADABI que compró cajas de archivos histórico, sin embargo, falta más: mobiliario, estantería, etc. Antes las secretarias de la notaría prestaban los libros, a la buena fe. El problema es que no había un control: no sabíamos si en ese préstamo se desgajaron hojas, porque no había un inventario. Y esto es lo que estamos intentando hacer.

(Archivoz) Es decir, las pautas para poder empezar la organización.

(David Ruiz) Así es, la nueva ley viene a favorecer mucho la creación y organización de los archivos municipales, -casi inexistentes- por supuesto, la ley está enfocada a las cuestiones transparencia, acceso a la información, rendición de cuentas y al combate a la corrupción. A nosotros como investigadores de los social, se presenta la oportunidad de hacer muchas cosas en cuanto a materia histórica.

(Archivoz)Y entonces, ¿cómo ve el futuro de los archivistas en Michoacán?

(David Ruiz) Mal, muy mal. Tengo esperanzas de que con la Ley General de Archivos se mejore. Como ya te había comentado, nuestra asociación surge para dos objetivos: defender el derecho de los archivistas y defender el patrimonio documental del estado. Sin embargo, también estamos interesados en abrir espacios laborales para los egresados de la facultad de historia porque la Ley dice que los encargados de los archivos deben de ser historiadores. Si los municipios no tienen archivos, entonces hay que decirles que deben crearlos porque así lo dictamina ley. Y como asociación indicar que deben nombrar como encargados de archivos a historiadores porque lo marca ley. Es una manera de crear una bolsa de trabajo para aquellos egresados de la facultad de Historia.

(Archivoz) Ya por último ¿cuál es el provenir para REDAMICH?

(David Ruiz) Creo que la Asociación con el tiempo se va a consolidar. Estamos haciendo cosas pequeñitas pero que tendrán un gran impacto. Tal vez lo más importante que estamos haciendo ahora mismo sea el Archivo de Capuchinas porque es algo que nos toca por el lado de los historiadores y por parte de la archivística y que va a ser un buen ejemplo en gestión documental y la preservación de patrimonio documental. Considero que con este proyecto coordinado junto con la Mtra. Catalina Sáenz, nos irá dando suficiente reconocimiento como archivistas y también como asociación. A partir de aquí y con la nueva ley se irá consolidando la profesión: por un lado, por la necesidad de las instituciones de tener gente preparada y por el otro lado, nosotros apuntando a la conservación del patrimonio documental.

No veo otro futuro, esto tiene que cambiar: así esta planteados una cuestión de conservación de patrimonio documental, de la transparencia en el ejercicio de sus funciones de las entidades públicas y del combate a la corrupción. En esos tres sentidos, considero que son los tres ejes de estas leyes, tanto de la Ley de transparencia como la Ley de Archivos y que buscan plantear una nueva perspectiva en materia archivística.

Ivan Rosado Pacheco es CEO de la empresa Códice Gestión de la Información, de la provincia de Badajoz. Es especialista en información y documentación, information manager, gestión y digitalización de documentos. Debido a su gran participación e implicación por la puesta en marcha y preparación de la gestión documental de prácticamente toda la administración de la Comunidad de Extremadura, Ivan nos place hoy con su entrevista sobre la nueva ley de los archivos eléctronicos, desde un punto de vista cargado de experiencia.

(ARCHIVOZ) Hola Ivan, cuéntanos de forma breve tu historia como profesional de la documentación y cuál fue el punto de inflexión por el que dedicaste ser emprendedor y dedicar parte de tu vida en esta disciplina.

(Ivan Rosado) Durante mis estudios de Biblioteconomía y Documentación en la Universidad de Extremadura, tuve la oportunidad de trabajar como técnico de apoyo en varios proyectos de investigación. Esto me brindó la posibilidad de adquirir conocimientos y experiencia extra no solo en documentación, sino también en el mundo laboral. Fue entonces cuando me di cuenta de que existía un nicho de mercado vacío en Extremadura en cuanto a empresas que ofrecieran servicios especializados en información y documentación. A esto había que sumar un gran abanico de potenciales clientes con necesidades reales en esta materia pues, bibliotecas o archivos públicos y privados, debían adaptarse a los nuevos tiempos aplicando las nuevas tecnologías para su gestión. La correcta gestión de la información en todos sus ámbitos juega un papel crucial para el buen desarrollo de cualquier organización. Se daban, por tanto, los ingredientes necesarios para emprender un proyecto empresarial. Era el año 2005 y junto con otro compañero de facultad decidimos crear Códice Gestión de la Información, la primera empresa de la región, con un fuerte componente tecnológico, en ofrecer servicios especializados en gestión, digitalización y consultoría documental.

(ARCHIVOZ) ¿Cuáles son las funciones principales que está desarrollando actualmente Códice?

(Ivan Rosado) Desde entonces, son numerosos los proyectos realizados en esta materia, expandiendo nuestro horizonte empresarial a otras regiones de España. Hasta el día de hoy, Códice ha experimentado un crecimiento sustancial, contando, en la actualidad, con una amplia plantilla de excelentes profesionales con conocimiento y experiencia en las distintas áreas que abarcan las ciencias de la información y la documentación.

Nuestros servicios están orientados a facilitar a nuestros clientes su incorporación en la sociedad de la información en la que el usuario/cliente es cada vez más exigente a la hora de demandar información de forma rápida y eficaz.

Desde la gestión integral de una biblioteca o archivo, pasando por la catalogación, clasificación y descripción a través de sistemas electrónicos de gestión documental, digitalización o metadatación, hasta la consultoría especializada, la creación de programas de promoción y animación a la lectura, la formación o el desarrollo personalizado de aplicaciones de gestión, son algunos de los principales servicios que ofrecemos para ayudar a instituciones públicas y empresas a obtener, validar, analizar, organizar, acceder, conservar y distribuir información de calidad, de vital importancia por motivos de su propia supervivencia y rentabilidad.

(ARCHIVOZ) ¿Cuál crees que es el principal motivo por el que una empresa debería implantar un sistema de Gestión Documental?

(IR) Por tanto, una buena estrategia en la gestión de la información en una organización, con una política de gestión documental bien definida puede ser su principal activo por varios motivos:

1. Facilita el trabajo con los documentos, de manera que cada persona sepa qué documentos tiene que crear, guardar y conservar. Cuándo, cómo y dónde; y así mismo sepa cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesite.
2. Facilita que la documentación y la información que contiene se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, de forma que no sea necesario elaborar documentos o buscar informaciones ya existentes.
3. Garantiza un acceso controlado a la documentación, la información y los datos existentes.
4. Conserva la memoria de la organización, el «saber hacer», más allá de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia.
5. En definitiva, la correcta gestión de la información, contribuye a ganar eficacia, ahorrar en espacio, en tiempo y, por tanto, en costes.

(ARCHIVOZ) ¿Crees que la digitalización abarata los costes en el desarrollo de una empresa a medio/largo plazo? ¿cómo afecta esta técnica al acceso de la información tanto en el sector público como en el sector privado?

(IR) Si bien el mero hecho de convertir los documentos en formato analógico a digital no es por si solo un acto que genere ventajas, si enmarcamos la digitalización dentro de un proceso en el que se incluyan la selección, descripción, metadatación, autenticación o preservación, sin duda, se convierte en una de las técnicas que más influyen en la reducción de costes en cualquier organización tanto pública como privada. Gracias a este proceso sumado a las características intrínsecas de los documentos digitales frente, por ejemplo, al papel, hacen que el tiempo de recuperación y consulta de la información se reduzca notablemente, además de otras ventajas como la agilidad en cualquier proceso de gestión, la posibilidad de destruir toda esa documentación que no es susceptible de ser guardada, mayor facilidad a la hora de crear copias de seguridad, acceso on line desde cualquier lugar o mayor control de acceso a los datos mediante la asignación de roles y contraseñas que, además de filtrar los tipos de usuarios y tipos de documentos, permiten saber dónde, cuándo o cómo se ha realizado dicho acceso.

(ARCHIVOZ) ¿Cómo afectará la nueva ley de Archivo Electrónico Único en el desarrollo de las instituciones? ¿crees que es prematura y afectará su aplicación en las mismas y al acceso a la información?

(IR) La ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, sin duda afectarán de una manera crucial en la relación entre el conjunto de las administraciones del sector público y el usuario, ya que la misma se basará principalmente en medios y documentos electrónicos.

Si bien la entrada en vigor y, por tanto, la obligatoriedad del cumplimiento de algunos puntos de la ley 39/2015, como es el caso de la plena operatividad del archivo electrónico único, serán aplicables a partir del 2 de octubre de 2018, es decir, 3 años después, puede considerarse un tiempo prudente para que las administraciones hayan ido preparando los desarrollos oportunos, en mi opinión, a la hora de la elaboración y promulgación de las leyes no se ha tenido en cuenta los precedentes y circunstancias en las que se encuentran la mayoría de las administraciones públicas en materia archivística, uno de los sectores más directamente implicados en la puesta en marcha del archivo electrónico único. Por un lado existe una gran escasez de profesionales en información y documentación y por otro, no hay un plan adecuado de reciclaje que forme a los profesionales con respecto a las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión documental. A eso también hay que sumar que, sobre todo en pequeñas entidades como las locales, tampoco existen infraestructuras tecnológicas adecuadas para soportar los sistemas informáticos que participan en los distintos procesos y garantizar la conservación a largo plazo, el acceso de los ciudadanos y la adaptación de los documentos electrónicos conservados a las nuevas tecnologías, en constante cambio, para que puedan ser recuperables permanentemente.

Otra circunstancia que, bajo mi punto de vista, no se ha evaluado lo suficiente, es la capacidad de los usuarios a la hora de realizar procedimientos de forma electrónica. Aún existen muchas personas, más de las que pensamos, a las que se puede considerar analfabetos tecnológicos, es decir, con poca o ninguna capacidad para utilizar las nuevas tecnologías tanto en su vida diaria como en el mundo laboral.

No cabe duda de que el grueso de estas leyes y su aplicación están orientadas a mejorar sustancialmente la eficacia y agilidad en las relaciones entre administración y usuario, sin embargo, personalmente, dadas las circunstancias y el poco desarrollo de ciertos conceptos introducidos en la legislación, veo con incertidumbre que en este futuro inmediato logre llevarse a cabo con éxito la implantación de todas las medidas promulgadas en la legislación, suponiendo un gran reto de adaptación tanto a las administraciones como a los usuarios.

(ARCHIVOZ) Qué te parece la idea de crear una política de Gestión Documental que se apoye en dicha legislación y defina las buenas prácticas en cuánto al Archivo Electrónico Único.

(IR) El desarrollo de la política de gestión documental en cualquier administración es totalmente imprescindible ya que su objetivo es, precisamente, ofrecer una serie de directrices para la creación y gestión de documentos, independientemente de su formato, que sean auténticos, fiables, que estén disponibles a lo largo del tiempo y que se garantice su conservación, por tanto, sin definir esta política difícilmente puede crearse un archivo electrónico único.

(ARCHIVOZ) Muchas gracias Ivan por colaborar con la revista y por ofrecernos tus conocimientos y experiencias como profesional y emprendedor de la Gestión Documental.

Hoy tenemos la satisfacción de entrevistar a Pilar Sánchez Vicente, Profesional de la información polifacética con muchos años de trayectoria y sabiduría a sus espaldas, escritora y luchadora incesante por la profesión y los profesionales desde el mundo del Asociacionismo, hasta el año 2017 representante de APEI en la Junta directiva de FESABID. Actualmente, Archivera del Tribunal Superior de Justicia del Principado de Asturias.

(Archivoz) Profesional conocida y reconocida, aunque no creo que lo suficiente, actualmente trabajas como archivera en el Tribunal Superior de Justicia del Principado de Asturias, pero vamos a los inicios… ¿Dónde y cuándo supiste que tu vida estaría ligada a éste mundo?

(Pilar Sánchez) En realidad quería ser arqueóloga, pero para una familia de cinco hermanos ir a estudiar a Madrid era imposible, así que hice Geografía e Historia en la Universidad de Oviedo. En 1984, al graduarme, empezaban a despuntar con fuerza los estudios de Biblioteconomía y Documentación, aunque la carrera únicamente se impartía en Granada, así que realicé un Curso de Postgrado y otros varios de especialización y en 1986 ya tuve mi primer contrato como documentalista en el Gobierno del Principado de Asturias.

(Archivoz) ¿Nos puedes hacer un breve resumen de tu trayectoria?

(PSV) Estuve en Juventud durante 17 años, durante los cuales alumbré el Centro Regional de Información y Documentación de Juventud (CRIDJ) y la Red Asturiana de Información Juvenil (RAIJ).

Del 2004 al 2011 fui nombrada Jefa de Servicio en la Dirección General de Modernización y, con mi equipo de documentalistas, obtuvimos el Premio Adolfo Posada a las Iniciativas Innovadoras en la Administración por el proyecto SIDRA (Sistema de Información Documental en Red de Asturias) Pero si algo me gusta destacar es que, después de 175 años en papel, hicimos digital el BOPA (Boletín Oficial del Principado de Asturias).

Después estuve un par de años trabajando como Jefa de Sección de Documentación en el Servicio de Salud, el SESPA y ya recalé en el Tribunal Superior de Justicia como archivera hace cinco años.

(Archivoz) Voy a hacer un alto en ella, si nos remontamos a la época en la que fuiste Jefa del Servicio de Publicaciones, archivos administrativos y documentación de la Dirección General de Modernización del Principado de Asturias, la Comunidad se enfrentó a una transformación tecnológica y digital bestial. ¿Qué destacarías de esa época?

(PSV) La Ley 11/2007, de acceso electrónico de la ciudadanía a los servicios públicos, supuso un cambio de paradigma en la Administración. Eso nos permitió, por ejemplo, convocar para el Servicio doce plazas entre Documentación y Archivos, una oferta sin parangón para un comunidad tan pequeña. Interveníamos prácticamente desde el inicio de los procedimientos, marcando las pautas para su archivo o colaborando en convertirlos en electrónicos y lo digeríamos y sistematizábamos a través del Catálogo de Servicios. Tanto la administración funcional del portal www.asturias.es como la Sede Electrónica eran cosa nuestra y eso nos permitía enlazar backoffice y frontoffice acercando la administración a las personas 24×7 de forma usable y accesible. Asturias fue pionera y se mantuvo la primera en el ranking de Administración Electrónica por Comunidades Autónomas durante varios años seguidos.

(Archivoz) ¿Cómo ves ahora la situación respecto a aquel entonces?

(PSV) Se perdieron varios de los proyectos citados y otros se mantienen a duras penas. Hubo grandes recortes en el área, pero también falta de voluntad e iniciativa. La interoperabilidad, por ejemplo, debería estar ya implantada al cien por cien, nadie te debería requerir documentación que ya obre en poder de cualquier Administración y esto sigue sucediendo.

Seguimos dando vueltas sin hacer los deberes ni cumplir los mandatos europeos. Tuvimos una oportunidad de romper la barrera que nos aísla de la sociedad, pero creo que se desperdició.

(Archivoz) Centrándonos en tu trabajo actual. Háblanos del Archivo del Tribunal Superior de Justicia de Asturias.

(PSV) Los archivos judiciales adolecen de graves carencias en general y éste no podía ser menos. La falta de espacio, que es lo primero en que pensamos, podría ser suplida con una mínima organización. Se trabaja en oficina con aplicaciones que no están conectadas al archivo, las transferencias no están automatizadas, los expedientes no se relacionan entre sí, se sigue conservando la documentación indiscriminadamente, se carece de cuadro de clasificación, la comisión de identificación selección y valoración de las series documentales no se ha reunido jamás, etc.

Intentamos paliar esta situación caótica con inventarios y herramientas de descripción básicas pero, en general, hay poca conciencia al respecto y mucha desidia respecto a los expedientes una vez concluida la fase de tramitación. La función del Archivo no está dimensionada ni para la recuperación de documentos ni para la conservación de la memoria histórica. La falta de formación y cualificación del personal no contribuye en absoluto a su concienciación ni motivación.

En el Gobierno del Principado de Asturias hay soluciones corporativas de gestión archivística, como SIGIA, que podrían adaptarse a un bajo coste, pero se siguen realizando las transferencias al Archivo Histórico mediante una base de datos Access. En pleno siglo XXI.

(Archivoz) ¿Cómo crees que se encuentra la situación del Archivo del Tribunal de Justicia de Asturias en comparación con otras comunidades?

(PSV) Añadido a lo anterior, hay dos grandes problemas respecto a otras Comunidades Autónomas: la carencia de un Archivo Territorial y la falta de aplicación del Decreto de Expurgo que, por otra parte, se publicó ignorando las aportaciones de los y las profesionales.
La implantación del expediente judicial electrónico y de la Nueva Oficina Judicial se lleva con retraso por igual prácticamente en todas y el cataclismo que se avecina será también común si no somos capaces de consensuar y aplicar una normativa archivística adecuada.

(Archivoz) ¿Crees que la modernización de los archivos judiciales es sólo cuestión de presupuesto?

(PSV) El verdadero problema es la falta de una política de gestión documental. Una oficina judicial ágil y rápida debe llevar aparejada inexcusablemente un sistema de gestión y custodia de la documentación generada por los órganos judiciales en el ejercicio de sus funciones. Esto permitiría organizar y descongestionar el espacio físico de las sedes y, por otro lado, mejorar la atención al público.

(Archivoz) ¿Cómo ves el Archivo del Tribunal de Justicia de Asturias dentro de 20 años?

(PSV) Yo no estaré para verlo, pero me temo por la lentitud con que se implantan los procesos en el mundo judicial que siga parecido. Hace falta un cambio de mentalidad, eso es lo prioritario para empezar a avanzar. Y es necesario legislar, pero que no se quede en el papel, como hasta ahora.

(Archivoz) Además de tu trayectoria profesional, has tenido una participación activa en el mundo del Asociacionismo, ABADOM, APEI, FESABID… ¿En qué crees que contribuyen las Asociaciones al mundo profesional?

(PSV) Las asociaciones contribuyen al crecimiento de la profesión, además de actuar en defensa de las personas asociadas. La desunión y falta de organización perjudica a nuestros colectivos, si no somos capaces de organizarnos y pelear por lo nuestro mal vamos. Y no me refiero solo a cuestiones de índole laboral o personal, las asociaciones cumplen un importante papel de denuncia de situaciones injustas pero también son abanderadas de la modernidad, incrementan nuestra formación, facilitan encuentros e intercambios entre profesionales, fomentan la colaboración interdisciplinar, etc. Asociarse no supone más que ventajas, sobre todo en estos sectores donde trabajar en solitario puede llevar al aislamiento y al estancamiento.

(Archivoz) Luchadora, historiadora, documentalista, archivera, escritora… ¿Hay algún don más oculto?

(PSV) Más que dones son opciones vitales y profesionales que una va definiendo en el discurrir de los días y durante el transcurso de su existencia. ¡Y de momento creo que tengo ya bastante! Jajaja

Muchísimas gracias Pilar por dejarnos conocerte un poco más, mucha suerte con tu última novela “Mujeres errantes” (http://pilarsanchezvicente.es), sin duda alguna Prometo estarte agradecida…

Anabel es Licenciada en Historia por la Universidad de Santiago de Compostela desde el 2001  y Doctora cum laude desde el 2016,  ha participado como ponente en varias conferencias entre ellas en la VI y VII Jornada ICA Motor correspondientes al 2017 y 2018 respectivamente y es autora de varios libros: La Ceca de Juvia. La última fábrica de la moneda de Galicia , La fabricación de fusiles en la ría de Ferrol,  A Enerxía do planeta, La capilla de Serantes, El Pazo Libunca, y Los soldados del Tercio Norte y las tres Españas en la guerra de Cuba  este último presentado  recientemente el 7 de junio. Además completa su formación con la asistencia a cursos y congresos de Archivística, Historia y Arqueología. Hoy nos habla de su labor profesional que ejerce en el ayuntamiento de Narón.

(Archivoz) – ¿Desde cuándo trabajas en el archivo, qué tipo de archivo es, y qué funciones realizas en el mismo?

Trabajo desde el 3 de septiembre del 2001 en el Archivo municipal. Mi trabajo consiste en recoger documentación, preparar las hojas de remisión, hacer registros de entrada y salida, realizo inventario, índice, traslado de cajas…todo lo que requiere el trabajo de archivo…No tenemos nada informatizado y lo hago todo manual. La realización de fichas para el archivador, montaje de cajas y rotulación, quitar grapas, gomas, postits, duplicados, es decir, la documentación viene ‘a monte’ como está en el archivo de cada oficina…y tengo que separar lo que  es archivable en nuestro Archivo de lo que no, meter la documentación en carpetillas, en cajas nuevas, numerar al índice  e inventario y la ficha.

Los documentos de descripción que realizo son el índice general y el inventario general. En este archivo lo que nos interesa es recuperar la información que te piden lo más rápido posible. El índice sigue un orden alfabético y para el inventario sigo las series del cuadro de Anabad. Las consultas principales de los usuarios, que son los trabajadores del ayuntamiento, son peticiones como: necesito el expediente 325/2008 o…una factura que se pagó en agosto del 2004…no necesitamos saber datos como quién hizo la factura ni el concepto,…o qué hay en el expediente o sobre qué es…No hacemos índice de autoridades ni tesauros porque son demasiado específicos.

Además con las series que son “problemáticas” se trabaja a parte, con unos inventarios específicos como, por ejemplo, algunas series que son muy antiguas, o que ya no existen y que no se sabe muy bien como van, vemos el orden cronológico y alfabético…o series que cambian de nombre, borradores que ya no se hacen,… por ejemplo con la serie de expedientes de obra no aparecía el proyecto de obra, que estaban guardados por separado, lo que hicimos fue darles un orden cronológico-alfabético y tomar como referencia a los arquitectos redactores, y a partir de ahí enlazar ambas con referencias cruzadas.

Nuestro trabajo es mucho bajo demanda, cuando vemos que nos piden mucho de una cosa y ves que no tienes esa serie ordenada, la ordenas para economizar tiempo, con los expedientes•proyectos de obra nos pasó algo así, nos pedían el nombre del arquitecto, o el proyecto…y tuvimos que enlazarlas porque las tenemos por separado.

Además del Archivo situado en el sótano del concello, en el que aplicamos el cuadro de clasificación de Anabad, tenemos el Archivo de la Policía local que está en su sede, en la nave de la policía local, a 1 Km del concello. La documentación policial tiene su cuadro de clasificación específico que elaboramos un oficial de la Policía Local y yo, como proyecto específico para organizar en consonancia con el departamento que tiene distintas secciones como son los motoristas, atestados, policía de barrio, medioambiente, educación vial. Mientras mi compañero y yo trabajamos juntos estuvimos viendo qué tipo de documentación generaba cada sección, cómo debía de ser el expediente completo para archivarlo…hacemos índices e inventarios específicos de esta documentación, mi compañero se encarga del archivo de la nave y estamos comunicados,…entre otras cosas me informa cuando la documentación acumulada cumple cinco años y realizamos la hoja de remisión y demás para efectuar la transferencia. 

(Archivoz) – ¿Cuál es la documentación más antigua que tiene el archivo?

Censos de contribución rústica y territorial, es de 1802 y pertenece a la parte de lo que llamamos “archivo histórico’’

(Archivoz) – ¿Realizáis visitas?

Tenemos el Servicio Comunitario desde el que se organizan visitas de todos los colegios del municipio, e institutos. Se hace una visita global al ayuntamiento, los recibe la alcaldesa, ven la Sala de Plenos les explican cómo funciona,…ven las distintas plantas del edificio y hay una visita específica al Archivo. Les enseñamos la primera Acta municipal que es de 23 de noviembre de 1837, los censos de población que tenemos desde 1910, el censo de contribución rústica y territorial que es el documento más antiguo…les llevamos a la zona del depósito y ven los armarios sobre raíles, ven que tenemos los deshumidificadores, se les explica por qué, por qué se trabaja con guantes, mascarilla y pincel con los documentos antiguos, ven la sala de investigadores y la oficina que hay.

(Archivoz) – ¿Qué otro tipo de consultas y visitas tenéis, de investigadores por ejemplo?

Tenemos algunas visitas de historiadores que hacen trabajos de recuperación de la  “memoria histórica’’ o de “historia contemporánea’’. Para realizar la visita en principio me llaman y ponemos una cita, además me informan sobre la documentación que están buscando y así puedo prepararla, si la hay. También vienen personas de la Universidad para hacer su Tesis. Además como colaboramos con la Universidad de A Coruña para las prácticas del Máster de Patrimonio, tenemos alumnos en el archivo desde septiembre del 2001, primero venían del practicum de la carrera de Biblioteconomía y Documentación, y ahora del Máster, para ello hemos firmado sus correspondientes convenios. También tenemos convenio con la Universidad de Santiago y vienen alumnos de la Facultad de Historia, por ejemplo recuerdo a un chico de Geografía que tenía una asignatura de libre configuración y trabajó aspectos de toponimia, una chica de Historia del Arte que trabajó sobre la Iglesia de Santa Rita. También tuvimos a un chico que es arquitecto y que trabajó sobre cómo se fueron urbanizado las ciudades de Carballo, Ribeira, Narón, para establecer una comparativa… Este arquitecto vino por libre.

(Archivoz) – ¿Desde cuándo existe un archivo en Narón?

Cuando yo llegué ya había algo hecho por otra persona que estuvo aquí desde el 98, se había aplicado el cuadro de ANABAD. Y antes había estado un policía que había trabajado organizando la documentación bajo su criterio, en los años 80. Había organizado la documentación por año en distintos legajos, por ejemplo obras del año tal o cual, todas atadas, y por arquitectos.

(Archivoz) – ¿Qué proyectos de mejora tienes para el archivo? ¿Las instalaciones del archivo las consideras adecuadas? ¿Tenéis publicaciones sobre el archivo?

Publicaciones no tenemos.  La última Memoria que se hizo fue del 2006. Las instalaciones no son las adecuadas porque tengo seis arquetas que derraman y vierten agua al suelo, porque la iluminación es totalmente deficiente en la zona de trabajo, porque el aire que entra es directamente del Parking que tenemos en este sótano. Cuando yo llegué el local de archivo ya era este, quien estaba como técnico A2 o le pareció adecuado o no le permitieron decidir, no lo sé. No hay ventanas ni luz natural. Es decir, que las recomendaciones de humedad, temperatura, iluminación…no se cumplen. Tenemos dos cuadros eléctricos dentro del depósito y las tuberías de los baños pasan por el techo del mismo.

(Archivoz) – ¿Has intentado cambiar estas condiciones?

Sí, por supuesto. Intentas explicar que esas condiciones no son las adecuadas pero no hacen caso…ya ha habido inundaciones, varias…en una semana tres veces, lunes, miércoles y viernes en el 2008, en esa ocasión se hizo un informe porque a parte de agua había otros elementos…y hubo que sacar la documentación a los pasillos y abrir todas las puertas con la consiguiente propagación del olor por los demás pasillos y dependencias del concello desde el sótano hasta la última planta a través de las escaleras,…fue vergonzoso. Se tomó como medida limpiar las arquetas, se iba a llevar un control todos los años pero no se hizo. Hubo una segunda fuga hace dos años más o menos. Y tuvimos otra en enero de este año 2018 mientras yo estaba de permiso, la cuestión es que precisamente por eso no sabemos cuándo se produjo porque la persona que estaba encargada del archivo mientras tanto…no lo vio y cuando yo llegué me encontré el agua por debajo de las estanterías y el papel higiénico pegado al suelo (aún no se limpió el suelo a día de la entrevista, 30 de abril), y por eso están los  tres deshumidificadores todo el tiempo en funcionamiento, que vacío cada día, y además dejo las puertas abiertas…

(Archivoz) – ¿Qué presupuesto anual tienes asignado?

 Lo desconozco. Cuando necesito algo me dirijo a alcaldía sin escrito. Imagino que sí hay un presupuesto pero yo no lo conozco. Yo soy la auxiliar y hay un titular (pero no mantienen contacto  aunque el único personal dedicado al Archivo es ella y algún alumno que viene de prácticas cuando lo hay). Cuando hacen falta cajas para trabajar por ejemplo las pido en alcaldía.

No me permiten hacer ninguna actividad, hasta ahora mis propuestas han sido siempre desoídas…yo realizo todo el trabajo diario, y cuando yo no estoy en teoría el titular (su función es recopilar y documentarse para una Historia del concello) tiene que atender el archivo. Yo he tenido que hacer un escrito exponiendo que no me responsabilizo de la documentación que se mueva en los días en los que yo no estoy en mi puesto de trabajo, no puedo garantizar la cadena de custodia cuando no estoy. Cada tres meses realizo un informe por orden de alcaldía dando cuenta del trabajo que realizo, también tengo que realizar un informe al irme de vacaciones y a mi regreso, debido a que cuando regreso nadie me informa del trabajo que se realizó en mi ausencia (no hay una comunicación fluida, continua entre el titular A1 y la auxiliar). 

No hay un plan de gestión documental. Tampoco tenemos el sistema informático funcionando. Teníamos el Albalá  desde el 2007 que nos proporcionó la Xunta pero debido a una falta de entendimiento entre el concello y la Xunta estamos sin servicio. 

Mis funciones de custodiar, conservar y servir no las puedo garantizar.

(Archivoz) – ¿Tenéis un reglamento del archivo? ¿Se cumple? 

Sí tenemos. Las transferencias cuando yo estoy sí se realizan en condiciones,  o por ejemplo en situaciones imprevistas la hoja de remisión la hago yo…Me bajan documentación al final de cada año, los documentos que hayan cumplido los cinco años en las oficinas.

(Archivoz) – ¿Puedes hablarnos del proceso de eliminación?

Para llevar a cabo la eliminación de documentos sabes que tenemos que contar con el Consejo de Evaluación documental de la Xunta, pero de hecho soy yo quien tiene que hacer el estudio de las series y no tengo tiempo. Ningún archivo municipal puede de realizar esos estudios que llevan tiempo y dedicación, y no hay personal suficiente. Nosotros tenemos que hacer la valoración de las series y después aportar la propuesta al consejo y esperar su resolución. 

Yo por ejemplo aprovecho el tiempo de vacaciones de mis compañeros para realizar el trabajo archivístico como descripciones, ordenar y guardar, series nuevas… no hay tiempo para más. 

(Archivoz) – ¿Puedes hablarnos un poco más de tu labor en el concello?

Después de todo lo que he dicho parece que todo son cosas malas pero tengo que decir que hemos podido ir haciendo cosas a lo largo de los años,…hemos colocado las estanterías sobre raíles, están digitalizados todos los Libros de actas y Comisión de Gobierno/ comisión municipal permanente y los hemos guardado en discos duros externos y en CDs. Es decir, hemos hecho cosas bien, pero es tanto el volumen de documentación que tengo y soy yo sola que a veces da la sensación de que no avanzo. Al final del año me bajan un montón de cajas, y en el proceso de ordenación y clasificación con las series de obras voy por las del 2004, y en el depósito las tengo hasta el 2007, sólo de obras. 

Las recomendaciones que yo he dado para que gestión en sus oficinas no son atendidas, en su mayoría, a ver, algunos departamentos lo hacen mejor que otros…y sí me cubren las hojas de remisión bien. 

Aunque tenemos visitas de los colegios todo el año (desde septiembre u octubre  hasta mayo), mis propuestas de hacer exposiciones, visitas guiadas u otras actividades no son atendidas. Propuse hacer exposiciones con algún documento antiguo y curioso que tenemos en el día de los archivos (9 de junio) en el que la Xunta nos convoca para que hagamos alguna…

Hace unos años la asociación de vecinos de Pedroso nos pidió ayuda para recuperar la romería de la Oca, pudimos recuperar documentación antigua que está en el Archivo Diocesano y en el Archivo Nacional, nos mandaron documentación del antiguo monasterio de Pedroso que está hoy desaparecido, en la documentación había unos sellos muy interesantes de Pedroso y de Jubia… bueno, pues propuse que hiciéramos una réplica de la documentación hallada o que nos mandaran una copia de la documentación que tienen en esos archivos…pero la respuesta también ha sido no.

Propuse hacer un tríptico con los horarios de apertura, el tipo de documentos que tenemos…pero tampoco. Pedí hacer una edición facsímil del primer libro de actas y no se hizo.

Hay un fondo histórico de documentos muy interesante aunque lo conozco “a grosso modo’’ porque mi función principal de servir al ayuntamiento no me deja mucho más tiempo…hace poco apareció un libro de matrícula industrial en el que hay información sensible sobre curtidurías y fábricas de curtido que un chico que vino pudo recuperar e incorporar a su Tesis Doctoral.  

La mayor parte de nuestra documentación son expedientes de Quintas, tenemos siete mil y pico de cajas archivadas y cincuenta mil sin archivar, con dos chicas de prácticas y yo es lo que podemos ir haciendo. Además yo trabajo con Educación Vial, con Cultura y con Turismo haciendo colaboraciones. Por qué? Por mi formación en Historia. Hago visitas guiadas en el Monasterio do Couto…en Educación Vial estoy participando en un congreso a nivel protocolario y organización…

A raíz del trabajo de tesis de un arquitecto alumno nos hemos encontrado con que tenemos proyectos de obras con dibujos de las casas de los años 50 que son maravillosos que no sabíamos que los teníamos y que son también interesantes para una exposición.

(Archivoz) – ¿En cuanto a la gestión de documentos en qué momento estáis en el concello?

Hay un programa de gestión en línea en el que hay un módulo de archivo pero yo no tengo conexión al mismo. Trabajan mis compañeros con él pero yo no tengo acceso.

(Archivoz) – Dentro del sistema de archivos de Galicia dependéis de la Subdirección Xeral de Arquivos…¿qué tipo de relaciones y colaboraciones tenéis?

La sala de investigadores, la restauración del primer libro de actas y los muebles  estantería sobre raíles se colocaron por subvención de la Xunta. Lo último que hicimos con ellos fue en el 2008. Actualmente lo que ocurre es que cambiaron el sistema de concesión… podíamos pedir cada concello lo que necesitáramos y nos concedían el 80 por ciento del coste y un 20 por ciento lo tenía que sufragar el concello, pero ahora sólo puede pedir un archivo cada año, y si pides dos años seguidos te puntúa menos. Hay que realizar un proyecto y se supone que el mejor…es el que se lleva la subvención…con la consiguiente competencia entre compañeros…

Se realizan cursos orientados a la era de la Administración electrónica y Archivos digitales  (proyecto ARPAD) como Galiciana, Europeana, los cuales a mi no me solucionan nada, ni al resto de archivos municipales que tenemos más o menos las mismas deficiencias. Hay mucha diferencia entre los archivos públicos y privados que son los que tienen mayor apoyo en cuanto a subvenciones, junto con los grandes como los de las diputaciones y los históricos, que ya tienen medios y que podrían subvencionarse de otro modo.

 (Archivoz) – ¿No crees que si hacéis una asociación de archiveros municipales podríais conseguir más cosas?

Lo hemos pensado pero al final creemos que nos van a dejar avanzar hasta donde ellos quieran o les interese, además de que temo que nadie quiere implicarse porque es trabajo a mayores y tiempo que no tenemos.

 (Archivoz) – Entonces el papel de la Xunta con respecto a los archivos…

Es muy gracioso que te convoquen a cursos sobre temáticas actuales para ellos, justificar que están trabajando en la alineación del personal con los tiempos presentes cuando yo les estoy diciendo que no tengo muebles o personal. Y esta situación es parecida entre mis compañeros. Nos hablan de conectarnos con Suiza por ejemplo para que alguien me pida algún documento o asesoramiento…cuando yo todavía no sé lo que tengo en el archivo. Cuando sepa todo lo que tengo, me podré incorporar a Europeana…

Piden campañas de recogida de fotos…pero hubo un problema de extravío y la gente ya no se fía, las que tenemos llegan a nosotros por vía extraoficial y no tenemos el consentimiento debidamente cedido…

Es un problema muy grave porque creo que no entienden que no todos los archivos tenemos los mismos medios ni estamos al mismo nivel. La situación de los archivos de concellos pequeños es aún peor. Si yo tengo un problema o duda consulto con mis otros compañeros archiveros municipales, nos ayudamos entre nosotros en lo básico. En algunos casos son plazas mixtas biblioteca archivo (Mugardos). Los que tenemos algo de personal estable vamos haciendo algo pero los pequeños cuentan con becarios que están sólo una temporada. Nos están invitando desde la Xunta a ver un programa que te conecta con Europa pero a mi me falta la base…lo esencial del trabajo diario del archivo.

Además en cuanto a los cursos muchas veces son con un número de plazas cerradas y la mayoría de las veces no puedes acceder a ellos. Y cuando sí puedes ir a un curso…nos ofrecen cursos que no nos sirven para nuestras necesidades reales. Si tengo una visita programada no puedo ir, faltaría un poco de coordinación.

Cuando hice el cuadro de clasificación de la policía acudí a mis otros compañeros para consultarles si les parecía adecuado,…y resultó que era la primera que había trabajado sobre esas series y la Subdirección me lo pidió.

Llevamos muchos años demandando servicios básicos y no nos los dan, desde el 2008, con las subvenciones sí íbamos haciendo algo. Y no creo que se deba sólo a la crisis. No es normal tampoco que se financien propuestas de los archivos más grandes.

Las actualizaciones del Albalá me siguen llegando y me mandan las estadísticas…Diálogo fluido con los compañeros de la Xunta no hay, a ver, puedo llamar por teléfono a veces están y otras no, a veces dejas el recado y tampoco contestan, otras veces sí. Para hacer el trabajo de expurgo con la serie de plusvalías me llamó el archivero de Ferrol, no la Xunta, por si me apetecía participar en el trabajo. En vez de hacer una reunión y explicar el asunto de expurgo (valoración y eliminación).

Yo entiendo que somos muchos, también entiendo que hay ayuntamientos más pequeños que todavía que no tienen nada…ni personal, cuando sacan una beca van a concellos donde no hay muebles, ni cajas archivadoras, ni un edificio en condiciones ni ordenador…te dan un programa informático (Xaral) y el resultado final es rellenar los datos que te pide el programa (Inventario) que en dos o tres años estarán obsoletos. La política de cara a los archivos municipales pequeños  y  el sistema de becas fallan pues debe de haber una continuidad, a mi me puede ayudar una persona a seguir con mi labor…pero para qué quiere un concello pequeño que no tiene archivero un becario durante seis meses. Ese dinero era mejor invertirlo en otro sitio.

 Veo mucha preocupación por los archivos de la cabecera del sistema, por Europeana, Galiciana y el proyecto de archivo digital y poca preocupación por los archivos base, los municipales. Si quieres hacer un estudio fotográfico, yo te puedo conseguir de todo…soy el primer contacto que tiene el ciudadano con la Administración pero si no me dan las herramientas…no puedo hacerlo.

Este tipo de cosas las comentamos entre nosotros los archiveros municipales pero no hemos hecho llegar una queja oficial pues creemos que sería ‘papel mojado’. Que nosotros nos reunamos puede resultar incómodo y puede repercutir negativamente. También yo puedo hacer hasta donde mi concello me permita y sabes que el archivo en el concello es lo último en todo. Ya no pido un servicio de reprografía ni de restauración…ni se me ocurre, pero sí quiero lo mínimo para hacer bien mi trabajo. En el caso de Narón, la Subdirección conoce la situación de este archivo. Saben que estoy yo sola.

Archivoz ha querido contactar con los profesionales del Archivo Municipal de Lorca para la importancia que tuvo el archivo tras los gravísimos terremotos que asolaron la ciudad de Lorca (Murcia) en el año 2.011. Entrevistamos a Manuel Muñoz Clares profesional del archivo desde 1.986.

(Archivoz) Manuel, ante todo gracias por atendernos, ¿Cuándo se crea el Archivo Municipal de Lorca?

(Manuel Muñoz) El Archivo Municipal se remonta a los primeros años del concejo medieval, cuando en el arca de las tres llaves comenzaron a custodiarse los documentos de mayor importancia, tales como privilegios sobre donaciones de castillos y tierras, o concesión de franquezas y exenciones, así como los libros de acuerdos que constituirán el eje central del gobierno de los regidores. El incremento lógico de la documentación con el paso de los años y con la mayor cantidad de trámites administrativos necesarios, hicieron que pronto se dedicara una habitación dentro del Ayuntamiento para este fin, poniendo su custodia también bajo tres llaves que estaban en manos del alcalde mayor, de un regidor y del escribano del Concejo. Esa situación se mantuvo hasta que los cambios en la vida política nacional y municipal ocurridos durante el siglo XIX dejaron sin valor jurídico una buena parte de la documentación custodiada en el archivo, al que paulatinamente se le fue prestando menos atención. Se tradujo esto en el descuido del local en que se albergaba y en la consecuente falta de organización, agravándose su situación por la inexistencia de personal cualificado. Este abandono se corregiría en parte con el nombramiento de archivero honorario recaído en Joaquín Espín Rael el año 1921, y con los sucesivos nombramientos que con ese carácter se fueron haciendo hasta que a mediados de los años 70 se contempló la necesidad de dotar al Archivo de personal específico y de un local adecuado. A comienzos de esa década el Archivo, con Juan Guirao García como director, se ubicó en el antiguo Pósito de Labradores, edificio que mostró pronto su insuficiencia para albergar los fondos de que consta, así como unas condiciones poco adecuadas para la conservación de la documentación y para ofrecer un entorno aceptable tanto para la consulta como para el trabajo del personal. En 2010 el Archivo se trasladó a su actual sede, a la llamada Casa de los Alburquerque, que fue completamente acondicionada al efecto. En la actualidad dos personas, encuadradas en el Grupo C1, se hacen cargo del funcionamiento de este servicio.

El Archivo Municipal de Lorca, cuyas series documentales abarcan desde 1257 hasta la actualidad, ha sobrepasado sus tareas iniciales para convertirse en un archivo histórico de la ciudad. Entre sus fondos cuenta ya con los de otras instituciones locales que tienen sus documentos aquí depositados, e incluso con algunas colecciones particulares, lo que ofrece unas perspectivas muy amplias para el historiador interesado casi por cualquier temática que afecte a Lorca y su municipio. Entre esos fondos documentales destacan:

• Archivo del Distrito Notarial de Lorca (1492-1914).
• Oficio de Hipotecas (1768-1866).
• Archivo de la Comunidad de Regantes de Lorca (1774-1950).
• Casino de Lorca (1845-1952).
• Actas Capitulares de la Colegiata de San Patricio (1533-1852).
• Granero Decimal de Lorca (1568-1836).
• Círculo Mercantil (1932-1959).
• Hospital de San Juan de Dios (Beneficencia) (1547-1978).
• Casa de Guevara (1495-1976).

Con respecto al fondo municipal, el primer documento conservado data de 1257, pero las series documentales no comienzan a estar completas hasta finales del siglo XV, siendo el caso más significativo el de las actas capitulares que arrancan en 1474. La desigual custodia de la documentación a lo largo del tiempo ha propiciado que algunas series documentales presenten notables lagunas. Las más significativas, las que afectan a las actas capitulares, en las que puntualmente hay faltas de algunos años en la Edad Moderna y la ausencia significativa de los libros de acuerdos comprendidos entre 1811 y 1829. En cuanto a otros fondos, ya se recibieron con algunas mermas o seleccionados por los organismos de origen. A modo de ejemplo, en los protocolos notariales se observa la falta de aquellas escribanías que se vieron afectadas por riadas históricas (ej. 1802) y en el caso del Hospital de San Juan de Dios, no se han conservado completos los libros de actas de la institución de Beneficencia.

(Archivoz) ¿Cómo afectó el terremoto al archivo municipal físicamente?

(MM) La estructura del nuevo edificio, salvo alguna pequeña grieta en los muros perimetrales de la antigua edificación adaptada que contiene la parte administrativa y de servicios, se comportó extraordinariamente bien, lo que permitió al Archivo seguir con su actividad habitual en los días siguientes.

(Archivoz) Al día siguiente de los terremotos tenemos entendido que se hicieron numerosas solicitudes de ciudadanos particulares al archivo ¿qué documentos solicitaban?

(MM) A la mañana siguiente del terremoto se comenzaron a recibir peticiones de expedientes de obra mayor de aquellos edificios más gravemente afectados. Se trataba de conocer la estructura sobre plano para proceder a apuntalamientos en las zonas que precisaran de un apeo urgente, por encontrarse dañados los pilares o por simple prevención. La gran cantidad de edificios afectados en diverso grado generó durante meses nuevas consultas de propietarios y de arquitectos ocupados de la recuperación de los inmuebles afectados. La excepcionalidad y la urgencia de las primeras semanas nos hizo adoptar la decisión de prestar los planos o expedientes que se solicitaban con sólo la garantía de los datos personales. Transcurridos dos meses, se habilitó un sistema regulado de préstamo que arroja la cifra de algo más de cuatrocientos préstamos de documentación entre mediados de julio de 2011 y finales de ese año. En ese cómputo no se incluyen las consultas en sala ni tampoco las consultas y préstamos realizados desde el 12 de mayo. La tasa de devolución de estos préstamos fue del 100%, no habiendo retrasos significativos que deban subrayarse ni otras incidencias destacables.

(Archivoz) En esas fechas, en plena crisis económica, ¿se pudo atender con normalidad, con los profesionales con los que contaba el archivo?

(MM) Las primeras dos semanas hubo que habilitar un horario especial de atención, acordado por los propios funcionarios del archivo ante la urgente demanda de información, para cumplir con aquellas peticiones que verdaderamente urgían, ya que se trataba de saber si el edificio podría aguantar en pie o bien habría que derribarlo. Cuando se tomaron las decisiones más importantes sobre el estado de estructuras gravemente afectadas, el horario volvió a ser el habitual, aunque la intensidad en la demanda de información no comenzaría a declinar hasta unos tres o cuatro meses después de los seísmos.

(Archivoz) Los trabajos de recuperación de la muralla medieval de Lorca tras los terremotos sacaron a la luz un curioso descubrimiento: unos 300 documentos que van desde el siglo XVII hasta comienzos del siglo XX ¿Qué clase de documentos eran? ¿Cómo va la restauración?

(MM) No se trata de 300 documentos en sí, sino de algo más de 300 fragmentos de documentos que ya tenían un nivel de abandono y deterioro notable cuando se introdujeron en la obra de reparación de la muralla que debió hacerse hacia 1903, fecha de los últimos fragmentos datables. Unos restos, por tanto, con interés únicamente para la datación de la obra de reparación de la muralla y que no contienen cosa alguna que sea interesante para la historia. Los fragmentos se conservan en el archivo Municipal en compañía del informe realizado por los técnicos del Archivo General de la Región de Murcia, a donde se llevaron para su limpieza e identificación.

Una vez más queda demostrada la importancia de los archivos y sobre todo la profesionalidad de las personas que trabajan para la conservación de la documentación ante los graves terremotos ocurridos en la ciudad de Lorca en 2.011.

Carmen Sierra es la Directora del Archivo Histórico Nacional y participa como Presidenta del Comité científico de las XIX Jornadas de Gestión de la Información de SEDIC, que se celebrarán el próximo 15 de noviembre en la Biblioteca Nacional de España.

(Archivoz) Hola Carmen, antes de nada, queremos agradecerte que participes en esta entrevista, es un honor poder entrevistarte para Archivoz. Nos gustaría comenzar conociéndote un poco mejor, ¿nos hablas un poco sobre tu carrera profesional? ¿Cómo has llegado hasta la dirección del principal archivo histórico español?

(Carmen Sierra) Empecé a trabajar en el archivo de la extinguida organización sindical española (AISS), realizando labores de descripción e instalación.  Posteriormente forme parte del equipo organizador de la recogida y trasferencia de los diferentes archivos del organismo al AGA y a los archivos históricos provinciales.  En el año 1977 comencé a trabajar en el CIDA, organismo creado en ese  año,  realizando las siguientes funciones:

• Coordinación  el proyecto del censo guía de archivos  españoles que posteriormente se amplió a censo- guía de archivos iberoamericanos.
• Coordinación de los proyectos Guías de Fuentes donde se integraron documentos de archivos públicos, privados y de diferentes países de América.
•  Coordinación y seguimiento  de la subvenciones a los archivos  privados.
•  Relaciones internacionales con los archivos nacionales o generales del área iberoamericana.
•  Ayuda a los grupos d investigación para la potenciación  de los archivos de Historia Oral. 

Carta de Alfonso X referente a la consagración de los obispos electos de Osma y Cuenca en la iglesia de Sevilla

(Archivoz) ¿Cuáles son los retos más importantes a los que te has tenido que enfrentarte a lo largo de tu carrera como profesional de los archivos?

(CS) La transferencia de la documentación de la AISS que se llevó a cabo paralelamente en toda España, la implantación de las nuevas tecnologías  para la difusión de la información (en los años 80) y la exposición virtual de “la guerra de la independencia española a través de los fondos del Archivo histórico nacional”. Fueron retos por ser la primera vez que se realizaban y por los resultados obtenidos.

(Archivoz) ¿Qué crees que motiva a los archiveros a desarrollar una carrera en esta profesión? ¿Los archivos “enganchan”?

(CS) En un principio creo que son pocas las personas que en su juventud manifiestan el deseo de ser archiveros/as. A lo largo de nuestra formación académica vamos descubriendo la importancia y el valor de los archivos. Sentimos la necesidad de acercarnos a ellos y, sin darnos cuenta, nos vemos integrados y “enganchados” a los mismos.

(Archivoz) En estos últimos años, principalmente por el avance tecnológico, la profesión ha ido evolucionando y adaptándose a estos nuevos requerimientos. ¿Qué diferencias encuentras entre los perfiles de carrera más dilatada y los nuevos profesionales que se van incorporando actualmente? ¿Qué echas en falta en estos nuevos perfiles, si es que echas en falta alguna cosa?

(CS) Como en cualquier profesión hay diferencias entre los más veteranos y los nuevos, pero ambos son complementarios. Los, digamos, veteranos pueden tener conocimientos más especializados de los que carecen los más jóvenes como el latín, la paleografía… Por el contrario, los jóvenes suelen tener más conocimientos de lenguas modernas, nuevas tecnologías… Lo fundamental es que según el centro en el que se trabaje se hagan esfuerzos para mejorar los conocimientos que permitan un tratamiento óptimo para la descripción, conservación y difusión de los fondos documentales.

(Archivoz) Preguntarte sobre tus usuarios es complejo, porque imagino que será un perfil muy diverso, pero ¿Qué le dirías a un usuario o a un investigador para que visite el AHN? ¿Cuándo y por qué es necesario visitar el AHN al realizar una investigación?

(CS) Creo que el Archivo Histórico Nacional debe ser visitado, virtual o físicamente, por la mayoría de los ciudadanos, para que tomen conciencia del rico patrimonio documental de nuestro país. De hecho, las visitas guiadas del archivo están abiertas a todo tipo de colectivos: Investigadores, Colegios, profesionales de diferentes áreas, asociaciones culturales…

Respecto a los investigadores no hace falta recordarles que nuestro volumen de documentación y el arco cronológico que abarca, hace que la visita a este centro sea obligada.

(Archivoz) Los archivos se han tenido que enfrentar a los largo de su historia a numerosas actualizaciones que los han transformado en centros de información mejor organizados y más accesibles. La normalización, la digitalización… ¿Cuáles son los próximos retos tecnológicos? ¿Qué se espera de los archivos del futuro?

(CS) La integración de los denominados documentos electrónicos y su preservación.

(Archivoz) De los documentos que se custodian en el AHN, ¿Cuáles suelen ser los más consultados?

(CS) Los documentos de inquisición, universidades, sobre todo la universidad central, Consejos suprimidos, Órdenes militares  y Asuntos Exteriores.

(Archivoz) Imaginamos que con el acervo documental que alberga el ANH no es fácil responder a la siguiente pregunta, pero ¿Qué joya documental destacarías entre todos vuestros fondos?

(CS): Verdaderamente, es muy difícil decantarse por uno, cuando tenemos depositado el documento más antiguo de todos los existentes en los archivos de titularidad estatal, del año 857 hasta documentación del siglo actual. Aun siendo consciente de que nos es una elección real podemos destacar, la venta de una viña del año 857, el beato de Tábara, el catecismo de Pedro De Gante, el privilegio rodado de Sancho IV a la catedral de Toledo eligiéndola como su lugar de enterramiento, el rollo de Esther,  los diarios de Azaña, documentos audiovisuales, concesión por parte del emperador de Japón a  Alfonso XIII de la orden del crisantemo  y como documento singular  conservamos la medalla de un premio Nóbel español y el cheque con la compensación económica del premio que nunca llegó a cobrar.

Es imposible inclinarse por un documento. De hecho, desde el 2008 vamos exponiendo en la página Web del archivo un documento destacado con un breve estudio sobre el mismo que denominamos  “la pieza del mes“.

sello de Alfonso X (centro) lleva el de los arzobispos de Toledo (izquierda) y Sevilla (derecha)

(Archivoz) ¿Estáis trabajando en la actualidad en algún nuevo proyecto? ¿Nos puedes adelantar algo?

(Carmen Sierra) Tenemos varios proyectos tanto para el edificio, como para el  tratamiento y difusión de los fondos pero debido a las restricciones presupuestarias no conviene crear expectativas que no sabemos cuándo podrán desarrollarse.  

(Archivoz) Por último, ¿algún deseo para el AHN?

(Carmen Sierra) Primero, contar con una amplia plantilla de trabajadores, adecuada y bien dotada, para potenciar al máximo el patrimonio documental que custodia este archivo y segundo, conseguir que legalmente se estableciera que los documentos del Presidente del Gobierno, una vez finalizado su mandato, fueran depositados en el AHN, con las restricciones de acceso que se consideren oportunas. No me refiero a los documentos burocráticos del gabinete ni de la secretaría del jefe del gobierno que normalmente se transfieren al AGA, sino a los documentos mas importantes para la historia del País que genera el jefe del gobierno y que años después, en muchos casos, salen a la venta.