I)Hablamos con un profesional activo en redes sociales y conocido por sus intervenciones en congresos y conferencias, además como archivero de Tinajo, colabora con la empresa Odilo, es un honor para nosotros entrevistarle:
(Archivoz) A finales de febrero el Ayuntamiento de Tinajo fue nominado en tres categorías en los premios que se otorgaron en el contexto del IX Congreso de Innovación y Servicios Públicos (CNIS) http://www.cnis.es/. Además, ya había recibido nominaciones en años anteriores ¿Cuáles eran las propuestas innovadoras que presentaba? ¿Cómo el Ayuntamiento de un municipio de pequeño tamaño como es Tinajo tiene esta capacidad de innovar?
(Pedro Cabrera) Se presentaron cinco candidaturas; El Archivo Electrónico Único, un Archivo Ciudadano, Tinajo Security System, TINAJO GIS del Dato Geográfico al Certificado Urbanístico Automatizado, Licita Tinajo y el Sistema Integral de Gestión de la Administración Electrónica. De estos proyectos, fueron tres los que obtuvieron nominación como finalistas:
Premio mejor proyecto de adecuación al ENS con El Archivo Electrónico Único, un Archivo Ciudadano,
Premio mejor Iniciativa de Innovación con TINAJO GIS del Dato Geográfico al Certificado Urbanístico Automatizado.
Premio mejor proyecto ejecutado de Adecuación normativa a las Leyes 39 y 40 y Accesibilidad con Sistema Integral de Gestión de la Administración Electrónica.
Pues no lo sé, supongo que la innovación está en las personas que están al frente de este tipo de proyectos. En este sentido, el equipo de trabajo constituido al efecto, del cual formo parte conjuntamente con la Secretaría y con el respaldo político tanto del Concejal de Nuevas Tecnologías y Archivo, así como del Alcalde, está dando importantes pasos y avanzado en iniciativas encuadradas en esta estratégica de modernización y mejora en la gestión, a efecto tanto de responsabilidad como de memoria, con una clara orientación estratégica de la corporación municipal hacia la necesidad de Modernizar la Gestión del Ayuntamiento, cuyo objetivo prioritario no es otro que la atención e información a la ciudadanía.
(Archivoz)Después de estas nominaciones sin conseguir finalmente premio… ¿qué intenciones tenéis para el futuro? ¿os presentaréis a otros concursos?
(PC) Seguir trabajando y mejorando en lo posible lo hecho hasta ahora. En cuanto a los concurso, nos hemos presentado, con el proyecto Automated Service of Urban Planning Certificates, a los Premios EPSA de la UE, compitiendo con 462 proyectos de los cuales han pasado a la segunda fase 146 de los cuales 54 son de Administraciones Locales o Supralocales, entre las que se encuentra Tinajo, de un total de 28 países, para posteriormente pasar las siguientes fases, aunque no tendremos noticias hasta octubre de este mismo año. Por otro lado, hemos tomado la decisión de presentarnos a los premios Novagob 2019 cuyo congreso se celebrará en Sevilla en el mes de octubre.
(Archivoz)¿Desde cuándo tenéis archivo municipal en Tinajo, llevas 15 años en el mismo,…debéis ser uno de los pioneros en la isla y en muchos otros municipios?
(PC) Efectivamente, 15 largos años con unos comienzos un tanto desordenado, en un entorno donde la consideración del archivo era poco menos que la de un almacén de papel donde iría a pasar, irremediablemente a mejor vida, el patrimonio documental de la institución que lo había producido. Así, con una más que preocupante carencia de medios de todo tipo, comenzamos nuestra aventura, la cual nos ha llevado a sortear una serie de vicisitudes a lo largo de todos estos años. Por otro lado, nada de lo ocurrido nos ha hecho perder la perspectiva de concebir proyectos de mayor o menor envergadura, aunque, haciendo algo de autocrítica, algunos de estos proyectos no fueron mucho más allá de intentos fallidos, mientras otros, por el contrario, vieron la luz.
En la isla ya existían otros Ayuntamiento prestando servicio de archivo mucho antes que Tinajo, aunque con una orientación más centrada en el investigador, mientras que en Tinajo hemos optado por un Servicio de Archivo algo más centrado en la gestión documental administrativa y no tanto en la visión tradicional del archivo, aunque sin perder de vista la vertiente cultural que es otra forma de gestión algo distinta, pero necesaria. Con esta orientación hacia la modernización continuamos la construcción de un modelo integrado de gestión, que respondiera a principios de innovación y a los retos futuros de los servicios públicos, permitiendo un crecimiento y adaptación rápidos y sencillos a las nuevas necesidades. La ejecución de este proyecto y la consecución de sus objetivos, lo definimos como un modelo de administración pública que pudiera ser un referente de futuro para los Archivos Municipales similares al nuestro con un cambio de visión orientado a responder a la exigencia de una administración más transparente y eficaz, cada vez más cercana, alineada con las nuevas tecnologías y con soluciones estándares de mercado en continuo proceso de innovación.
(Archivoz)El Archivo de Tinajo está trabajando en un proyecto que has bautizado como «El archivo ciudadano» donde las personas son las que adquieren el protagonismo ¿en qué consiste esta idea? ¿qué la diferencia del papel tradicional del archivo?
(PC) La idea nació en el año 2015, cuando nos planteamos la implantación del Archivo Electrónico, en ese momento, no habían entrado en vigor las nuevas leyes 39 y 40 de 2015, y por tanto el concepto de Archivo Electrónico Único se encontraba y aún se encuentra en situación de indefinición.
Concretamente el Servicio de Archivo eligió Odilo A3W-AE y su módulo de preservación para la gestión del depósito digital seguro, donde se conservarán de manera auténtica no sólo los objetos resultantes del sistema de producción sino también los componentes asociados a los mismos, además de permitirnos integrar, con sólo una misma aplicación, tanto la gestión de documentos en soporte físico como electrónicos. Este depósito se apoya en un modelo OAIS, aunque la orientación integradora elegida por el Archivo Municipal, en lugar de mantenerse en condiciones de aislamiento, conecta y recoge tanto documentos como metadatos desde el punto de origen de los mismos. Estos puntos de origen, los definiremos como los sistemas de producción que transferirán los documentos al Archivo, que en estos momentos son, por un lado, el tramitador y gestión de expedientesde la empresa esPublico.Gestiona y por otro, el sistema de Videoactas de la empresa Ambiser, posteriormente y aprobado en nuestra hoja de ruta, la posibilidad de archivar sistemas de información geográfica, en estos momentos en proceso de análisis. Por tanto, la idea se basa en el desarrollo de un modelo alternativo de preservación digital, para crear y mantener un depósito interoperable en conexión, aunque con cierta separación, con los sistema de producción descritos, mediante Apis y servicios web, manteniendo las condiciones de aislamiento que requiere la legislación, Así, una vez y que un expediente se declare cerrado, pasará a un primer estadio de archivo, realizado en la aplicación de producción por el archivo municipal, único órgano con permiso para ello, para posteriormente pasar a ser ingresado a través de nuestra aplicación Odiloa3w-ae en nuestro depósito digital seguro, si es que ha podido definir una concordancia entre los datos generados y los que alojará la aplicación, procediendo a transferir los expedientes junto con los metadatos mínimos obligatorios y los complementarios del documento, expediente, índice, firmas. Todos estos objetos llegan unidos mediante paquete SIP y antes de aceptarlos se comprueba la estructura normalizada de documentos y expedientes, además del chequeo de firmas.
Pero el verdadero reto se nos plantea a la hora de decidir transferir los objetos resultantes del aplicativo productor de VIDEOACTAS planteándose diversos problemas técnicos que han tenido que ser resueltos para su puesta en funcionamiento:
En primer lugar, ha sido necesario definir un modelo de paquete de información compatible con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas de interoperabilidad y que, al mismo tiempo, fuera capaz de albergar unos contenidos con unas características especiales como son las vídeo-actas (un documento audiovisual, de gran tamaño, con diversas firmas, etc.), acompañadas de otros documentos en formatos como el pdf.
Para esto, la empresa Odilo, conjuntamente con el Archivo Municipal y la colaboración de Ambiser ha definido un nuevo modelo de paquete SIP/PIT (Submission information package o paquete de información de transferencia) con una estructura respetuosa con el estándar establecido por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico y la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico. Este modelo de paquete ha sido asumido como propio por la empresa Ambiser para todos los intercambios de documentos. Este modelo de paquete elaborado por Odilo se encuentra en periodo de estudio por los técnicos de la AGE para su validación y su posible establecimiento como estándar para este tipo de materiales.
El segundo de los retos pasaba por la automatización del proceso de transferencia desde la plataforma de VideoActa de Ambiser, a la plataforma de archivo Odilo A3W-AE. Una institución con recursos limitados, como el caso del Ayuntamiento de Tinajo, requiere que los procesos de una intervención humana se reduzcan al máximo. Este caso no podía ser una excepción: el envío de paquetes de información desde VideoActa, la recepción por parte de A3W-AE, su descripción, la creación de registros descriptivos y su difusión en el portal de archivo debían ser procesos completamente automatizados.
Y así se ha hecho. Una vez finalizada la tramitación de la sesión y generada la documentación, se genera un paquete de información (SIP/PIT) y se pone a disposición de A3W-AE, donde el archivero se encarga de aceptar o rechazar el ingreso. A partir de esa acción, todo el proceso es automático:
Se genera un paquete de información de archivo (AIP/PIA – Archival information package o paquete de información de archivo) para la conservación a largo plazo del conjunto de documentación.
Se extraen los metadatos descriptivos (asunto de la sesión, participantes, etc.) y, de forma automatizada, se generan fichas descriptivas para el paquete y para cada uno de los objetos que lo conforman.
Si así lo determina el archivero, el contenido ya descrito, también se difunde automáticamente en el portal de archivo de la institución al que los ciudadanos pueden acceder libremente y sin restricción.
Pero para nosotros, con estos complejos desarrollos no terminaba todo, creíamos y creemos que para terminar de construir nuestro Archivo Electrónico Único, debíamos afrontar de manera decidida una cuestión de vital importancia: EL ACCESO DIRECTO AL ARCHIVO, UNA CARPETA CIUDADANA, cuyo objetivo se centra en mejorar el acceso a la documentación pública y a la que es personal y propia de cada ciudadano, siempre asegurando los criterios de confidencialidad y protección de datos personales, pero sin coartar las posibilidades de acceso remoto que exige el contexto actual de administración electrónica, lo que ha requerido todo un proceso previo de definición conceptual para permitir un acceso controlado a determinados conjuntos de documentación. Efectivamente, los sistemas actuales de tramitación incorporan unas descripciones pobres, no pensadas para la reutilización y gestión automatizada de la documentación, y con poca información relacionada con las cualidades de confidencialidad, datos personales, etc. En este sentido, el Ayuntamiento de Tinajo ha tenido que realizar un proceso previo de adaptación de los expedientes administrativos conservados en el Archivo para que los criterios de acceso fuesen adecuados al contexto de cada documento. Así, el trabajo para determinar qué expedientes y documentos concretos pueden ser accesibles si se acredita la identidad de un ciudadano ha sido muy manual, pero ha permitido sentar las bases de un proceso más automatizado a medio plazo, pudiendo incorporar servicios telemáticos adicionales junto con estas funcionalidades: solicitud virtual de documentación, copias auténticas, etc.
En segundo lugar, ha sido necesario adaptar la aplicación de archivo (A3W-AE) para permitir un acceso acreditando la identidad de los ciudadanos. Para conseguir este acceso se están ejecutado, puesto que es un proyecto aún en curso, las siguientes actividades:
– Creación de un acceso mediante clave y contraseña, certificado digital o cl@ve en el portal de archivo del Ayuntamiento de Tinajo. Esto permite a los ciudadanos acceder a documentación que les es propia, consultarla, obtener copias, etc. El acceso a esta documentación es automático en función de los permisos definidos por el Archivo. Actualmente está disponible el acceso mediante clave y contraseña para, progresivamente, incorporar el resto.
– Definición de un servicio web para integrar los servicios de consulta del Archivo con la sede electrónica del Ayuntamiento. De este modo, el ciudadano no tiene que visitar diferentes páginas y servicios del Ayuntamiento, sino que puede acceder a la documentación en trámite y a la archivada a través de un único servicio. Esta parte del proyecto se encuentra actualmente en fase de ejecución.
Estas funcionalidades, junto con las de difusión en abierto implantadas mediante la integración de un módulo OAI-PMH que permite reutilizar el contenido de carácter patrimonial por recolectores de todo el mundo, entre ellos Hispana y Europeana configuran al Archivo del Ayuntamiento de Tinajo como una de las instituciones con mayor transparencia y acceso a la documentación y, además, de una manera controlada y automatizada. Todo este proceso, unido a la configuración de permisos y restricciones de acceso, junto a las potentes medidas de seguridad aplicadas sobre el entorno en el que desarrolla este complejo procedimiento, ofrece garantías suficientes de que los documentos y expedientes se mantienen tan auténticos e íntegros como en el momento en que se realizó la transferencia, teniendo en cuenta que inevitablemente, en entornos digitales, éstos sufrirán en algún momento procesos de migración, conversión o refresco produciendo alteraciones que serán admisibles siempre que no impliquen cambios en los aspectos esenciales del documento y expediente.
(Archivoz) ¿Cuándo te planteaste tú o los miembros de tu corporación iniciar el proceso de inclusión de vuestro ayuntamiento en la Administración electrónica?
(PC) Todo comienza en el año 2008 cuando se decide emprender por el Ayuntamiento el primer esfuerzo, en previsión de la inminente implementación de un sistema de gestión documental con vistas hacia la administración electrónica. Se pretendía implantar una herramienta de gestión electrónica de expedientes orientada a las funciones del área de urbanismo como mecanismo previo a la implantación de la administración electrónica en las demás oficinas de gestión. Ante este hecho, el Archivo Municipal desarrolla un proyecto cuya finalidad era analizar los procedimientos de las distintas áreas de gestión, como primera fase, que pudiera permitir que los documentos que se generaran por medio de la citada aplicación pudieran ser convenientemente gestionados, contextualizados y conservados a efectos tanto de responsabilidad como de memoria. Nos encontramos con una más que evidente falta de colaboración, lo que produjo que casi de inmediato quedara abortado el proyecto, aunque hay que decir que en unos pocos departamentos el resultado no se nos reveló tan negativo, pudiendo definir algunos procedimientos.
Ante este fracaso, analizamos los hechos y llegamos a la conclusión de que en contra de este primer acercamiento jugó el hecho de que había sido promovido por un área desconocida, el Archivo. Otro elemento en contra fue el hecho del inexistente apoyo de la alta gestión, además, por qué no decirlo, de la falta de empatía mostrada por algunos técnicos. Por último, y a pesar de las reiteradas llamadas a la responsabilidad realizadas por el responsable del archivo municipal sobre la conveniencia de encarar de una vez por todas una política real de gestión documental, sobre el sistema implantado, no encontramos respuestas satisfactorias, limitándose simplemente a dar soluciones a corto plazo. Tal sistema fue desarrollado incomprensiblemente de manera aislada y no normalizada, sufría cambios y fallos en el sistema, los cuales no quedaban documentados, no era capaz de generar metadatos, no respondía a una necesaria interoperabilidad y por tanto daba la espalda a la legislación, era imposible de implementar, y lo peor es que era imposible de mantener por ser extremadamente caro.
Ahora la situación ha cambiado, y los responsables políticos, conscientes de la necesidad de una gestión integral si se quería implantar una administración electrónica eficaz, han mandatado un cambio de estrategia. Esto se tradujo en la creación, a principios del año 2014, de una comisión de trabajo que estudiara la implantación de un sistema capaz de producir y conservar, dentro del marco legislativo, documentos electrónicos, es decir, desde el momento que un ciudadano accede a la sede electrónica y registra una petición de tramitación, hasta que el expediente y todos sus componentes quedan depositados y teniendo valor permanente. Ante tal necesidad, nos enfocamos de manera decidida a explorar las oportunidades del Cloud Computing como modo de prestación de servicios, lo que se traduciría en crear y mantener evidencia en un entorno en el que nuestro sistema ya no es sólo nuestro sistema, sino más bien nuestro sistema en el sistema de otro, que a su vez aloja los sistemas de otros más, y por tanto un contexto nuevo y diferente a todo lo conocido. En el caso del Ayuntamiento de Tinajo, la primera medida tomada fue eliminar de manera decidida el software de gestión que se había implantado, para decidir el uso de tecnologías web como las únicas posibles, dado el escenario elegido. Concretamente se eligieron, en principio, dos aplicaciones, ambas de carácter propietario: por un lado Gestiona de es.publico para el sistema de producción, que a través del uso de varias herramientas de aplicaciones como la sede electrónica, que permite tramitar procedimientos haciendo uso del dni, módulo de firma, registro telemático, que de manera integrada con los servicios de la AGE como SIR, SIA, APODERA, NOTIFICA, BOE, CL@VE constituyen el sistema de tramitación y gestión de expediente. Por su parte el Servicio de Archivo eligió Odilo A3W-AE para la gestión del depósito digital seguro, donde se conservarán de manera auténtica no sólo los objetos resultantes del sistema de producción sino también los componentes asociados a los mismos, además de permitirnos integrar, con sólo una misma aplicación, tanto la gestión de documentos en soporte físico como electrónicos. OPAC del Archivo y su vinculación con un servidor OAI-PMH lo que permitirá la libre descarga, distribución y enlazado de datos normalizados y estructurados de valor. Su mayor potencial es que permite la recolección automatizada de ficheros XML con esquemas normalizados, de metadatos en Dublin Core, ESE, y EDM facilitando por tanto su posterior reutilización, intercambio y explotación sin ninguna barrera financiera, técnica o semántica permitirá trasmitir tanto contenido como metadatos tanto a Hispana como a Europeana e integración con el Sistema de Videoactas para la ingestas de los ficheros en formato ENI. Para la gestión Policial, Vinfopol, para le gestión de videoactas Ambiser, para la licitación electrónica Alicita, la firma biométrica en registro con Vidsigner, para la gestión del territorio Nexus Geographics, con el que nos encontramos desarrollando un front officce, que permita emisión y la descarga por parte de los ciudadanos de Certificados y Cédulas Urbanísticas de manera automatizada, para la gestión presupuestaria y contable, la aplicación IASoft que está plenamente integrada con el Gestor de expedientes de Gestiona y para la gestión del Padrón de Habitantes, la aplicación de Ayal, que también está integrada para la emisión automática de certificados de residencia y volantes del Padrón y en breve la incorporación como terceros en el sistema de gestión electrónica de las nuevas altas padronales y para la gestión de incidencias en la vía pública la aplicación Línea Verde, también integrada con Gestiona y, en el futuro, con nuestro sistema GIS.
(Archivoz) Por nuestra experiencia, la administración electrónica en un ayuntamiento pequeño tiene sus dificultades para implantarse, pero desde que te oí en tu conferencia en el seno de los archiveros municipales madrileños, dejaste claro que lo único que hay que hacer en principio es querer… y que con pocos recursos puede llevarse a cabo la transformación ya exigida por la ley, ¿qué pasos realizasteis en vuestro ayuntamiento?
(PC) Ya he dado algunas pistas, lo primero es que todo este proceso ha significado la implicación decidida de varios agentes con diferentes perfiles. Por un lado, el representante político, Concejal delegado de Archivo Municipal y Nuevas Tecnologías, que impulsa y provee a los demás agentes implicados los recursos necesarios para el adecuado alcance de objetivos. La Secretaría General, figura indispensable, impulsora y directora del proyecto, especialista en legislación, es la encargada de estudiar las fórmulas legales aplicables. El Servicio de Informática se encarga de que toda la red de sistemas funcione correctamente y se le apliquen las medidas de seguridad pertinentes, aplicando las mejores tecnologías disponibles. Por último, el Servicio de Archivo Municipal implanta normas técnicas, y dirige las integraciones entre aplicaciones, asegurándose de que los documentos producidos y conservados sean auténticos, fiables e íntegros. Además es necesario un estudio de las mejores tecnologías y en nuestro caso ya hemos dicho que la elección del Cloud Computing fue fundamental, la razón es simple, nuestra institución es incapaz de mantener una infraestructura tecnológica, como la que hemos construido, a través de la implantación de la misma en servidores propios teniendo presente que esta tecnología, es un modo de prestación de servicio, no de producto, es limpio, ahorra energía, libera de la necesidad de mantener infraestructuras informáticas y además es barato. Tengamos en cuenta que las aplicaciones no están instaladas en ningún equipo físicamente reconocible, lo que se traduce en un ahorro de consumo de recursos físicos, y por lo tanto no tiene que habérselas con problemas de instalación, mantenimiento, copia, sino que delega esas responsabilidades y además, el acceso a las aplicaciones se realiza a través de un navegador de uso común y las implantaciones son independientes de la plataforma, del sistema operativo, del gestor de base de datos, del servidor de aplicaciones y del navegador, lo que hace que nuestro modelo en sí sea mucho más ágil, económico y fácil de gestionar que un modelo en el que el usuario tiene el control.
(Continuará)
