María García

María es licenciada y Doctora en Ciencias de la Información y Documentación. Profesora Asociada en el Departamento de Información y Documentación de la Universidad de Murcia (UM), tesis doctoral sobresaliente cum laude y premio extraordinario de doctorado. Forma parte del grupo de investigación SEMIODOC UM, participa en algunos proyectos de investigación a nivel nacional e internacional. Autora de varias publicaciones sobre calidad en los sistemas de gestión de contenidos en las organizaciones, procesos de negocio institucionales, gestión documental, archivística y Administración Electrónica. Directora y consultora de proyectos para la empresa Pandora Gestión Documental. Es especialista en el estudio, diseño e implementación de contenidos y herramientas para la óptima descripción de la gestión de datos, información, conocimiento (DIC)/ procesos (ECM-BPM), tanto para la Administración Pública como para la empresa privada. Ha trabajado para el Congreso de los Diputados, el Senado, y el Ministerio de Defensa de España. Actualmente presta servicios a la Administraciones Locales y empresas privadas.

“El procedimiento administrativo común debe estar legislado“. Entrevista a María García González, directora de proyectos en Pandora (2ª parte)

Hoy publicamos la continuación de la entrevista que hicimos a María García González y que publicamos anteriormente el día 3 de diciembre de 2018, el enlace a la primera parte
(Archivoz) ¿Tu solución práctica aborda el problema de la preservación del documento electrónico y la recuperación de información por contenidos?

(María García González) No, mi solución aporta un modelo de descripción de procesos aplicado que permite ver cuales son las diferentes complejidades metodológicas para evaluar la manera adecuada de implantación de la Administración Electrónica, con el uso de metadatos para hacerlo. Hablo de preservación y recuperación en el diseño de los modelos como fases propias del ciclo de vida del proceso y en las conclusiones pero no trato de solucionar la problemática.

(Archivoz)Una de las realidades actuales es que se convive en todas las administraciones entre el documento en papel y la implantación de la Administración Electrónica ¿no es un problema de adaptación, compromiso y preparación que nos tomará y está tomando bastante tiempo?

(MGG) Creo que el papel permanecerá si se sigue actuando de una manera asíncrona en todos los niveles de la Administración Pública.

 (Archivoz)La elaboración de manuales de procedimientos en cada institución o administración no solucionan ya la redacción de textos normativos para los procesos administrativos, sin tener que encomendarse al legislador, como ya ha hecho la Universidad de Navarra por ejemplo?

(MGG) El procedimiento administrativo común debe estar legislado. Los esquemas conceptuales de procedimiento administrativo electrónico deben traducirse a leyes (de ahí la importancia de que los profesionales en derecho administrativo los tengan en cuenta). Todavía no lo han llevado a cabo, incluso la ley vigente sobre Procedimiento Administrativo Ley 39/2015 nos sigue diciendo lo mismo, (España, 2015).
«[…] la tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los procedimientos sino que debe constituir la actuación habitual de las administraciones. Porque una administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados. En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados […].
[…] resulta clave contar con una nueva ley que sistematice toda la regulación relativa al procedimiento administrativo, que clarifique e integre el contenido de las citadas Ley 30/1992, de 26 de noviembre y Ley 11/2007, de 22 de junio, y profundice en la agilización de los procedimientos con un pleno funcionamiento electrónico. Todo ello revertirá en un mejor cumplimiento de los principios constitucionales de eficacia y seguridad jurídica que deben regir la actuación de las administraciones públicas» […]». (España, 2015).
Y no solo lo dice la ley sino que también los expertos en derecho Administrativos (secretarios e interventores).
Precisamente, también por eso, por la forma disgregada, aislada y asíncrona en la que cada Administración actúa por su cuenta.

(Archivoz) Nos gustaría que nos fundamentes por qué crees que partiendo del análisis de lo más elemental, es decir, de los documentos, es más fácil extraer las funciones institucionales y así obtener más datos de carácter colectivo o contextual.

(MGG) El estudio del documento y las características que lo rodean son las causas fundamentales dentro de los Sistemas Integrados de Gestión de Información (SIGI), incluidos también los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD) para efectuar un análisis funcional en las organizaciones, siendo los cuadros de clasificación de funciones el resultado clave dentro de cualquier organización.
Se considera que la definición de los tipos documentales se establece cuando un documento refleja el desarrollo de las actividades o funciones de una organización. La definición está íntimamente ligada a la clasificación de los documentos debido a que estos se categorizan por ser afines a una misma categoría, en este caso, al desarrollo de una misma función.

(Archivoz) Qué diferencias hay entre procedimientos y procesos en el contexto de gestión de procesos que planteas?.

(MGG) En la definición de las características de los modelos que se desarrollan en la metodología de este trabajo me refiero a los procedimientos como partes (etapas) del proceso evaluado.

(Archivoz) ¿Desaparecerán los sistemas de gestión de documentos? La integración de la gestión documental en los sistemas de gestión por procesos supondrá la desaparición de los Archiveros?

(MGG) No, los sistemas de gestión de documentos de momento no desaparecerán. Tampoco creo que ello sea una amenaza para los archiveros, solo necesitarán adquirir nuevas competencias y adaptarse. Seguirán conviviendo las dos tipos de gestión.

(Archivoz)Qué puedes añadir como conclusiones para que aquellos profesionales preocupados por implantar la gestión electrónica en su ayuntamiento lo haga mediante la implantación de tu modelo de metadatos para la gestión de procesos?.

(MGG) Esta práctica ha dado lugar a que los profesionales expertos que conocen la estructura organizativa y funcional de las Administraciones Locales (secretarios, interventores, administrativos), profesionales expertos en la documentación-descripción de procesos administrativos (documentalistas) e informáticos, nos hayamos dado cuenta de las consecuencias en la aplicación de las disposiciones reglamentarias y por tanto nos hayamos pronunciado en la enumeración de las diferentes problemáticas existentes para justificar la difícil tarea de implantar la Administración Electrónica. Primero deberían solventarse esas fases definidas y posteriormente, como ya están haciendo algunas Comunidades Autónomas, asumir competencias delegadas para que aquellas Administraciones Locales de mediano pequeño nivel, las cuales no disponen de los recursos necesarios, puedan asumir este cometido y su cumplimiento.

Agradecemos a María su colaboración con nuestra entrevista y esperamos que quiera participar en otras ocasiones.

“Mi trabajo es muy versátil ya que las ciencias de la documentación tienen un carácter muy multidisciplinar“. Entrevista a María García González, directora de proyectos en Pandora

En esta ocasión hemos entrevistado a María García González profesional de las Ciencias de la Documentación y que ha publicado el  libro E-Administración: realidad encontrada tras la aplicación de un método descriptivo de gestión de procesos administrativos en entidades locales españolas que nos interesa por su actualidad con la implantación de la Administración Electrónica y en este caso en particular en las Administraciones locales.

(Archivoz)Podrías hablarnos de tu trayectoria?

(María García González) Mi contacto con el mundo laboral comenzó en el año 2002, cuando todavía estaba cursando segundo de carrera (Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación). Mi primer trabajo serio, “medio – remunerado”, fueron unas prácticas realizadas durante tres meses con un proyecto de auditoria para mejorar la gestión de información en algunos departamentos de la Autoridad Portuaria de Cartagena. Desde ese momento hasta el día de hoy no he parado de trabajar en aquello que me gusta. Hasta hace unos años, si me hubieran preguntado cual era mi perfil profesional, no hubiera sabido decantarme. He trabajado en bibliotecas, archivos y centros de documentación. Desde el año 2014, me dedico a las labores de consultoría y a la dirección de proyectos para la empresa Pandora Gestión Documental S.L, mi trabajo es muy versátil ya que las ciencias de la documentación tienen un carácter muy multidisciplinar, por eso me gustan tanto. Desde hace cuatro años, este trabajo lo compagino con la labor de profesora asociada en la Facultad de Comunicación y Documentación de la Universidad de Murcia.

(Archivoz) ¿Qué te lleva a escribir el libro e-Administración: realidad encontrada tras la aplicación de un método descriptivo de gestión de procesos administrativos en entidades locales españolas

(MGG) Tres son los motivos que me han llevado a escribir esta monografía: en primer lugar, mi experiencia profesional como agente implicado en las Administraciones Locales que se exponen en la publicación, debido a proyectos ejecutados en las mismas. En segundo lugar, mi condición de doctora – investigadora, siendo una linea de investigación de máxima actualidad y de obligado cumplimiento y, en tercer lugar, la convicción (quedando demostrada) de que los documentalistas debemos formar parte del diseño de las políticas de gestión para la Administración Electrónica. 

(Archivoz)En este libro creas dos modelos para implementar la Administración Electrónica en entidades locales…

(MGG) Sí, creo un modelo de descripción de procesos institucionales que vierte una estructura conceptual de un proceso real para un entorno electrónico; es un modelo de descripción/documentación  de la gestión de procesos administrativos. Y por otro lado creo un modelo de metadatos que comprende una estructura lógica que permite  describir/traducir esa conceptualización para una realidad electrónica hasta ahora no contemplada.
El primer modelo está basado en metodología DIRKS, ISO 15489, ModReq de gestión de documentos, ISO 26122 de análisis de procesos para la gestión de documentos, familia de normas ISO 9000 de sistema de calidad en las organizaciones; ISO 9001 de enfoques basados en procesos; modelo EFQM y conjunto de legislación que afecta de forma general y específicamente al proceso.
El segundo modelo esta basado en metadatos para la descripción de recursos electrónicos, es decir, información de contenido y estructural basados en Dublin Core, como pueden ser el estándar neocelandés, el del Reino Unido, Minnesota, Ontario o el de Toronto y, por otro lado, los que se encargan de representar aspectos del contexto de los recursos electrónicos –información que no se puede extraer directamente del contenido del recurso electrónico pero que afecta al recurso–, es decir, las acciones producidas en la gestión de los documentos sin dejar de lado la antigua práctica archivística, como hace el modelo australiano y, posteriormente, el modelo español, ambos basados en las normas ISO 15489 e ISO 23081.

(Archivoz) ¿Por qué  planteas estos modelos para implantar la Administración Electrónica en las Administraciones locales?

(MGG) Planteo los modelos para observar las diferentes complejidades metodológicas existentes a la hora de implementar y evaluar la Administración Electrónica y en consecuencia para que los profesionales del derechos administrativo redacten los textos legislativos sobre procedimiento administrativo electrónico en consecuencia.
El objetivo de este desarrollo es la asignación de valores que hasta ahora no se habían contemplado y que conducen a las Administraciones Públicas a un punto de reflexión que les permita tomar una decisión en la definición de valores para resolver sus problemas de descripción de la gestión de procesos por medios electrónicos. También para  ver la importancia que se le otorga a las obligaciones legales en contraposición con la realidad encontrada

(Archivoz)No es la política de gestión documental electrónica de entidades locales la herramienta necesaria para implementar la Administración electrónica en las entidades locales? Qué aporta de novedoso o más necesario tu modelo?

(MGG) Sí, es la herramienta, pero no se aplica correctamente. Mi trabajo no nos conduce a desarrollar una política de gestión de documentos electrónicos, sino que crea modelo/s que permite la descripción/documentación de la gestión de procesos administrativos  y su  posterior ejecución por medios electrónicos aplicando metadatos, muestra la problemática encontrada en las Administraciones Locales una vez aplicados. No se puede pedir a las Administraciones Locales que publiquen sus “activos semánticos”, es decir, comiencen a implementar metadatos cuando todavía se aprecian varias fases definidas que deben solucionarse, como, por ejemplo, el diseñar una política de gestión de documentos electrónicos que finalmente quede integrada dentro de una política de gestión de procesos institucionales para nuestras administraciones públicas. 

(Archivoz) Puedes enumerar las ambigüedades que encuentras en el ENI y las normas técnicas de interoperabilidad a la hora de poner en funcionamiento la Administración Electrónica?

(MGG) El nuevo modelo de Administración que deseamos implantar precede a los requisitos tecnológicos que se han dado en las NTI. Solucionar los aspectos organizativos tienen que ver con la estructura orgánica y funcional de las instituciones, por lo que es necesario alinear todos los procesos y procedimientos efectuados en ellas para poder aplicar las Normas Técnicas de Interoperabilidad, en beneficio de esa Administración Electrónica.

(Archivoz)¿Qué puedes decirnos sobre las futuras líneas de investigación q planteas? Crees q conseguiremos la tan ansiada Interoperabilidad?

(MGG) Sí, si somos capaces de discernir entre la capacidad de actuación de los diferentes niveles de la Administración Pública para implantar la Administración Electrónica, ello permitirá estabilidad en la consecución y alcanzar el grado de interoperabilidad al que todas ellas desean llegar. Sabemos que no todas las administraciones, sobre todo las locales, disponen de recursos humanos y técnicos, a ello se suma el carácter de obligatoriedad de la ley queriendo aplicar normas procedimentales comunes donde no se puede garantizar un equilibrio entre la eficacia de la actuación administrativa y la salvaguarda de los derechos de los ciudadanos ejerciéndose de igual manera en cualquier parte del territorio, además, a todo ello se suma la falta de coordinación en la delegación de competencias, teniendo en cuenta la importancia creciente de las relaciones de cooperación inter-administrativa y de las necesidades de las entidades locales de contar con la cobertura y ayuda de otra administración, sería necesario que la ley profundizara más en cómo debe ser la delegación de competencias.

(Archivoz)¿Quiénes son los destinatarios de tu libro? Los informáticos de las administraciones locales o los archiveros?

(MGG)El resultado de esta investigación pretende despertar el interés en un colectivo de destinatarios: políticos, legisladores, documentalistas, ciudadanos…. El objetivo es romper la barrera meramente académica y pasar a un estado de comprensión, implicación y necesidad de cambio en las políticas de actuación para implantar la Administración Electrónica, entendiendo que los organismos y usuarios más afectados son aquellos de las Administraciones Locales de mediano, pequeño nivel.