Archivos: gestores y preservadores de la documentación resultante del enfrentamiento a la COVID-19

Toda la realidad mundial ha cambiado en días. Parece una película del cine norteamericano en que una pandemia azota la humanidad, pero con diferentes protagonistas y gestores. Pero, es pura realidad. La COVID-19 ha venido a cambiar las vidas humanas cual fenómeno sanitario de envergadura mundial. Una reflexión sobre el papel de los Archivos es válida. Como preámbulo es conveniente pensar que estas organizaciones, más que entes depositarios de documentos históricos al servicio de la comunidad, son una unidad viva donde confluyen garantías, salvaguarda de derechos, respuestas al futuro inmediato, proactividad, sueños y vidas. Durante siglos estas instituciones han sido vistas desde una óptica muy reducida y poco práctica, hacia la realidad de nuestros días. La noción de que solo son de interés para historiadores y estudiosos ha rebasado, de forma casi formal, la contemporaneidad.

Función social de los Archivos

En un artículo publicado en el 2019 ya se reflexionaba sobre la función social de los Archivos. (1) La función social de los Archivos ha variado con el paso del tiempo, a pesar que en todas las épocas históricas han sido considerados instrumentos de poder por el valor de la información contenida en los documentos que custodian. Un ejemplo ilustrativo de ello es que, en el Feudalismo, acceder a los Archivos era un privilegio de los decisores, de los altos funcionarios del clero y de los más poderosos señores feudales, y estos, con rejas y cerrojos, protegían sus registros de los ciudadanos. Aunque algunos consideren otras razones para que la iglesia, entidad que principalmente los conservaba, adoptara estas medidas, indudablemente había un trasfondo económico en tales restricciones. (2) Hace unas décadas era común que la sociedad viera a sus Archivos con un enfoque cultural. Es indudable el valor de sus documentos como fuente primaria para la investigación científica de procesos y hechos históricos, sobre todo los históricos patrimoniales. Esta es la razón por que los historiadores de cualquier especialidad son los mayores defensores y aliados de los Archivos o sus mayores críticos cuando de políticas de acceso se trata. (3) Además de los valores identitarios y culturales que emanan de los Archivos, su conformación como producto comunicacional y su insólita composición son un vivo reflejo de las épocas de un país. Ello ha condicionado que en muchos países de Iberoamérica estas entidades se subordinen administrativamente a los organismos cuyo encargo estatal está vinculado a la cultura. Desde la teoría, en la actualidad se ve al Archivo con una visión y concepto más amplios y racionales.

El carácter probatorio de sus documentos, su bien más importante, demuestra su papel asegurador en la gestión de cualquier entidad administrativa, imprescindible para lograr el control sobre los activos y demás recursos de una organización, para asegurar procesos y probar transacciones, por solo citar algunos ejemplos. (2) Esto se une al carácter impositivo que tienen estas entidades como preservadoras de derechos tanto de personas naturales como jurídicas. Un ciudadano común entiende el valor de los Archivos cuando requiere de uno de sus servicios durante un trámite legal, y se percata de que la preservación documental fue vital para solucionar o no dicho trámite, pues probar la existencia de un ser humano, la propiedad sobre sus bienes materiales, la muerte y posteriores efectos requiere de los servicios de estas instituciones de la memoria. (4)

Las personas jurídicas, en cualquiera de sus variantes, aunque más familiarizadas con estas entidades, ven en ellas un resguardo y la prueba evidente del buen hacer o no, ajustado a la legislación de su territorio de residencia. Probar su existencia o personalidad y sus vínculos en el tráfico social y mercantil, así como la tenencia de bienes y su extinción, pasan por una generación documental. En ese sentido, también la teoría reconoce el papel de los Archivos en la rendición de cuentas y, por ende, su aporte a la trasparencia administrativa, pues la única evidencia real y objetiva que queda del actuar vinculado a los funcionarios son los registros generados o recibidos durante su gestión. Cualquier acto de corrupción, delictivo o de buen gobierno tendrá un reflejo documental y, por consiguiente, el ulterior destino serán estas organizaciones. (5) Por esta razón, el movimiento generado a nivel mundial en función de proteger la información como un recurso vital para el ser humano tiene en su mira a los Archivos como los mayores repositorios informacionales de cualquier país.(6)

Archivos y COVID-19

Existen sobradas razones para valorar la pandemia de COVID-19 que vive hoy Cuba como un fenómeno sanitario con múltiples consecuencias sobre lo económico, lo político y lo social, un hecho más que histórico con múltiples reacciones y repercusiones sociales. Este fenómeno tiene ya sus reflejos en los documentos generados por la Administración Pública como fiel evidencia de su actuar. Por una parte, serán el reflejo de la ciencia y la medicina en la batalla por lograr un protocolo de actuación ante la enfermedad y, por otra, el actuar de las entidades cubanas en una realidad constante ante las medidas que se adoptan por el gobierno, como reflejo de la realidad social. Esta papelería, como la pandemia en sí misma, se generará en todas las esferas de la sociedad, y corresponde al archivo, en su sentido genérico, gestionarlas, conservarlas y brindar servicios ulteriores con ellas.

En un futuro inmediato los historiadores, psicólogos y hombres de ciencia visualizarán, desde la documentación, la realidad objetiva que se vive hoy en el país. Las historias clínicas, los informes resultantes de la gestión, las causas judiciales y los planes de contingencia serán algunos de los tipos documentales más relevantes para estudiar. Eventualmente se presentará la variedad de formatos que se emplean hoy: el papel, como más importante soporte en la realidad archivística cubana de hoy; la fotografía y los materiales audiovisuales, con un fuerte impacto sobre lo digital, ante la evidente situación coyuntural del momento y la rapidez con que se toman decisiones administrativas.

Esta documentación, indiscutiblemente, no solo nos aproximará a los protocolos que proporciona la medicina, como fiel referente ante esta y otras enfermedades que seguramente el tiempo impondrá, sino que será un reflejo evidente de las reacciones socioculturales de las personas, del actuar de las entidades públicas ante la preservación de los derechos humanos de los cubanos y del estado de necesidad, jurídicamente hablando, que se crea antes estas circunstancias.

Una arista importante sería asumir esta documentación como referente para evaluar y demostrar el uso legítimo de los recursos que el Estado pone en función de solucionar el problema mayor. Desde las formas de auditoria se podrá ver la transparencia administrativa y la gestión individual de los implicados. No faltarán en su momento personas inescrupulosas que se aprovechen de la pandemia y lucren con sus desmedidas proporciones, todo ello como un fenómeno contrastante entre un sistema político que pone la salud humana como recurso más importante y los que se aprovechan y subvaloran a la ciudadanía. Se recuerda que en todos estos fenómenos la documentación funciona como medio de prueba para demostrar los detalles de la ejecución del hecho en cualquiera de sus manifestaciones.

Es menester pensar desde ya cómo, desde la gestión documental, se podrá recuperar esta memoria viva para ilustrar un fenómeno sistémico, holístico y multidisciplinario. Así será la documentación que se genere, y una mirada integradora permitirá resguardar la crisis sanitaria desde las herramientas que la Archivística proporciona.

Conclusiones
  • Los Archivos, como entidades públicas, conservadores de la documentación generada por un país, un territorio, una entidad, una disciplina jurídica etc., tienen un papel preservador de derechos, garante de la gestión, de rendición de cuentas de la administración y de transparencia admirativa. Esta función social se cumple más allá de la edad del documento y la función cultural e historicista de estos.
  • Las regulaciones propician que los Archivos cumplan el rol que les corresponde por derecho propio en el cumplimento de las funciones y el actuar de estas organizaciones en la sociedad de derecho.
  • Desde la gestión documental se podrá recuperar la memoria viva que se genera y, por consiguiente, se seguirá produciendo ante la pandemia de la COVID-19 para ilustrar, a futuro, este fenómeno sistémico, holístico y multidisciplinario. Así será la documentación que se generará, y una mirada integradora permitirá resguardar la crisis sanitaria que se vive hoy desde las herramientas que la archivística proporciona.
Referencia bibliográfica
  1. Delgado, Y. Los Archivos como entidades públicas en Cuba: un análisis desde su marco legal. Revista General de Información y Documentación. [Internet]. [diciembre, 2019].  Volumen 29, (2). Disponible en:: https://doi.org/10.5209/rgid.66979.
  2. Martín, C. Concepto y función de archivo. Clases de archivos. El Sistema Archivístico Español. [Internet] [7 de marzo de 2009]. Disponible en: http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf
  3. Mancipe, E y Vargas, E. La responsabilidad de la memoria en la función social de la archivística. Revista Códices. [Internet]. [2013]; volumen 9, (1): Disponible en: http://eprints.rclis.org/19860/1/La%20responsabilidad%20de%20la%20memoria%20en%20la%20funci%C3%B3n%20social%20de%20la%20archiv%C3%ADstica.pdf
  4. Heredia, A. ¿Qué es un archivo?. Gijón, España: TREA; 2007. Pp. 105.
  5. Mendoza, A. Legislación Archivística: lo que el archivero debe conocer. Lima: Perú: Textos Editores; 2002. Pp. 210
  6. Nahabetián, L. Acceso a la información pública: Pilar fundamental del buen gobierno. Montevideo, Uruguay: Editorial y Librería jurídica “Amalio M Fernández”; 2010. Pp. 299

 

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